Enjeux et questions

Définition

Voici les enjeux et les questions pris en considération dans l'évaluation de l'efficacité du cadre de contrôle administratif et financier en place à l'établissement, aux fins de l'administration des fonds du CRSNG, du CRSH et des IRSC.

Les réponses sont évaluées d'après les normes du CRSNG, du CRSH, et des IRSC décrites dans le Guide des programmes destinés aux professeurs du CRSNG, le Guide des subventions du CRSH et les Guides de subventions et bourses des IRSC qui indiquent les mesures de contrôle que les trois organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à trouver à l'établissement.

Depuis le 1^er avril 1999, les paiements globaux des bourses ES A et ES B du CRSNG et des bourses de doctorat du CRSH sont aussi soumis à un examen à l'établissement.

Cadre administratif

Généralités

1. Comment les fonctions d'appui aux candidats à une subvention ou aux titulaires d'une subvention sont-elles organisées? Par exemple, sont-elles centralisées ou décentralisées?

• Qui est responsable de quelle activité?

2. Décrivez comment le système d'information qui appuie la recherche et les activités de financement est organisé.

• S'agit-il d'un système intégré ou y a-t-il des systèmes distincts pour les demandes, les octrois, les dépenses, les RH, etc.?
• Existe-t-il des interfaces entre les divers systèmes?

Rôle et responsabilités du titulaire d'une subvention

3. Décrivez les perspectives de l'établissement quant au rôle et aux responsabilités du titulaire d'une subvention dans l'administration de sa ou ses subventions.

Rôle et responsabilités du Bureau des subventions de recherche

4. Décrivez l'appui offert au titulaire d'une subvention dans le processus de présentation de sa demande.

5. Décrivez le processus de certification pour la recherche avec des animaux ou des sujets humains, ou comportant des risques biologiques :

• Comment vous assurez-vous que les fonds ne sont débloqués qu'après l'obtention du certificat?
• Comment traitez-vous les cas dans lesquels de nouvelles exigences en matière de certification apparaissent au cours de la période de validité d'une subvention (c.-à-d. qui n'avaient pas été déterminées au moment de la demande de subvention)?
• Comment vous assurez-vous que la certification a été obtenue lorsqu'une subvention :
  • est transférée à votre établissement?
  • est transférée dans un autre établissement?
• Est-ce que les certificats sont renouvelés annuellement ou sont-ils valides pour la durée totale de la subvention ?

6. Quel processus existe-t-il pour signaler :

• les changements de statut après l'octroi de la subvention?
• la cessation des subventions en place?

7. Quelles sont les procédures en place en ce qui concerne l'administration du Fonds général de recherche?

8. Comment administrez-vous les intérêts générés par les fonds dans le compte de recherche des chercheurs?

9. Quel type de renseignements est transmis aux chercheurs au sujet du solde non dépensé au terme de la période de subvention?

10. Comment les subventions sont-elles administrées lorsque l'équipe comprend des cochercheurs d'un autre établissement?

• L'autre établissement vous facture-t-il pour les dépenses qu'il engage ou transférez-vous une partie des fonds de la subvention?
• Les fonds sont-ils engagés dans le compte du titulaire d'une subvention au moment où les fonds sont transférés? Sinon, quelle procédure utilisez-vous?
• Comment faites-vous le rapprochement de l'état des dépenses (formulaire 300)?

Rôle et responsabilités du Bureau des finances

11. Décrivez brièvement les systèmes administratifs en vigueur pour administrer les subventions du CRSNG, du CRSH et des IRSC.

• Quand un compte de subvention ou de bourse est-il ouvert?
• Qui autorise l'ouverture du compte?
• Quels renseignements, le cas échéant, sont transmis aux chercheurs lorsqu'un compte est ouvert (p. ex. politiques internes)?
• Quand le chercheur a-t-il accès aux fonds?

Autorisation des dépenses par le chercheur

12. Quand et comment les chercheurs examinent-ils et approuvent-ils les dépenses facturées à leur compte?

13. À quelle fréquence les rapports financiers sont-ils diffusés ?

• Sont-ils disponibles en ligne?
• Les chercheurs reçoivent-ils une certaine formation ou un appui en ce qui concerne l'interprétation des rapports financiers?

14. Les pouvoirs financiers peuvent-ils être délégués par les chercheurs à d'autres personnes?

• Sous quelles conditions?
• Quel est le processus et qui assure le suivi de ces renseignements?

15. Qui vérifie que les dépenses imputées aux comptes de subvention sont directement liées à la recherche et aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée (le cas échéant)?

16. Qui s'assure que les dépenses sont admissibles, qu'elles sont conformes aux lignes directrices de l'organisme et qu'elles sont bien documentées?

17. Comment les dépenses sont-elles imputées au compte approprié?

• Au besoin, comment les chercheurs demandent-ils des modifications et comment sont-elles traitées par le Bureau des finances?

18. Comment assure-t-on la juste répartition des coûts partagés (c.-à-d. salaires, avantages non discrétionnaires, déplacements, etc.)?

• Quelle procédure est utilisée pour s'assurer que le coût reflète la valeur reçue?

19. Les dépassements ou engagements excédentaires sont-ils permis?

• Sous quelles conditions? À l'intérieur de quelles limites?
• Comment sont-ils administrés?
• S'ils ne sont pas permis, comment les évite-t-on?

20. Lorsqu'une dépense est engagée dans un magasin auxiliaire (p. ex. librairie, magasin de produits chimiques), comment cette dépense est-elle imputée au compte de subvention?

Dépenses imputées aux subventions de recherche

Demandes de remboursement de frais de déplacement

21. Décrivez votre processus d'autorisation relatif aux déplacements.

• La signature du supérieur immédiat est-elle obtenue avant ou après le voyage?
• Comment décide-t-on des signataires autorisés et comment assure-t-on le suivi à cet égard?

22. Comment faites-vous le rapprochement des cartes de crédit de voyage et les avances de fonds avec les demandes de remboursement?

23. Les avances de fonds pour déplacements sont-elles imputées habituellement au compte de subvention ou à un codage central à l'extérieur du compte de recherche?

• Comment fait-on pour en assurer la concordance?

Transactions de salaire

24. Qui approuve l'embauche d'un étudiant?

25. Les salaires sont-ils engagés?

26. Comment vous assurez-vous que les salaires se situent dans les limites acceptables?

27. Quelles sont les modalités en ce qui concerne les congés payés et non payés?

28. Comment les avantages non discrétionnaires sont-ils calculés et imputés au compte de subvention?

Véhicules (achetés avec les subventions des organismes subventionnaires)

29. Les frais d'immatriculation et d'assurance sont-ils assumés par l'établissement?

30. Les frais respectent-ils les règlements du CRSNG ou du CRSH? (Les frais d'essence et d'entretien sont des dépenses admissibles; les frais de kilométrage ne sont pas des dépenses admissibles.)

Appareillage

31. Dans le cas d'une subvention d'appareillage, vérifiez-vous si l'appareillage acheté correspond à celui indiqué dans la demande?

• Comment effectuez-vous cette vérification?
• S'il y a un écart entre les deux, a-t-on obtenu la permission écrite du CRSNG avant de faire l'achat de l'appareillage?

32. Expliquez comment vous encouragez l'utilisation optimale de l'appareillage (partage avec d'autres chercheurs dans la mesure du possible).

33. Quelle est la politique en ce qui concerne le transfert de l'appareillage vers d'autres établissements?

• Informez-vous l'autre établissement que l'appareillage lui sera transféré?

34. Décrivez comment est administré le répertoire des immobilisations.

• Par quel système d'information la gestion des stocks est-elle assurée?

35. Qui paie l'assurance?

• La police d'assurance couvre-t-elle l'appareillage hors campus?

36. Qui reçoit le produit de la vente de l'appareillage acheté avec des fonds des organismes subventionnaires?

Services internes

37. Y a-t-il des frais d'utilisation pour les photocopies, les télécopies, les services informatiques?

    • Comment ces frais sont-ils calculés et imputés au compte de subvention approprié?
    • Le titulaire de la subvention passe-t-il les frais en revue avant qu'ils soient prélevés de la subvention?

Achats

38. Les achats sont-ils effectués par l'entremise d'appels d'offres et d'offres permanentes?

39. Les titulaires d'une subvention ont-ils la possibilité d'acheter du fournisseur de leur choix?

40. Les pouvoirs et les délégations de signature électronique sont-ils mis en œuvre?

• Comment?

41. Fournissez-vous une carte d'achats aux titulaires d'une subvention?

• À qui est-elle offerte et sur quelle base?
• Quel est le plafond mensuel des achats imposé?
• Quels documents sont conservés et par qui?

42. Les achats sont-ils engagés au moment où la commande est passée?

• Y a-t-il un montant minimal pour engager des dépenses?

Allocation de dégagement pour la recherche (CRSH)

43. Décrivez comment vous vous assurez que les dépenses liées au remplacement du candidat dans ses fonctions d'enseignement n'excèdent pas les niveaux approuvés ou les montants octroyés par le CRSH.

44. Comment vérifiez-vous si des montants égaux (50 % université / 50 % CRSH) sont consacrés au paiement des coûts de remplacement du candidat dans ses fonctions d'enseignement, surtout dans les cas où ces coûts sont moindres que le montant prévu à l'origine?

45. Comment effectuez-vous le contrôle du remboursement au CRSH des fonds non utilisés de l'année courante?

Paiements globaux (bourses)

46. Décrivez comment vous vous assurez que les fonds que vous recevez des organismes subventionnaires au titre des paiements globaux sont distribués aux titulaires d'une bourse.

47. Comment les étudiants sont-ils avisés de la réception de leurs fonds?

48. Quel est votre calendrier de paiement pour les bourses?

• Y a-t-il des exceptions?

49. Quel cadre de contrôle avez-vous à votre établissement afin d'assurer le rapprochement approprié des fonds reçus avec les fonds distribués?

50. Comment contrôlez-vous l'admissibilité des étudiants?

51. Quel cadre de contrôle avez-vous en place pour le suivi du rapport d'avancement annuel des étudiants?

52. Quels services sont offerts aux étudiants en ce qui a trait aux paiements globaux?

Réseaux des centres d'excellence (RCE)

53. Pour les subventions dans le cadre des RCE, les fonds provenant des organismes subventionnaires et ceux qui ne le sont pas sont-ils conservés dans le même compte?

• Si tel est le cas, comment vous assurez-vous que les fonds des organismes ne servent qu'à des dépenses admissibles et sont conformes aux lignes directrices des RCE et des organismes subventionnaires?

Nous attestons que les renseignements fournis dans le présent questionnaire sont exacts et qu'ils font état des processus administratifs et financiers qui sont en place au sein de notre établissement.