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Enjeux et questions
Nom de l'établissement |
Type d'organisation |
Adresse |
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Définition
Voici les enjeux et les questions pris en considération
dans l'évaluation de l'efficacité du cadre de contrôle
administratif et financier en place à l'établissement,
aux fins de l'administration des fonds du CRSNG, du CRSH et des
IRSC.
Les réponses sont évaluées d'après
les normes du CRSNG, du CRSH, et des IRSC décrites dans le
Guide des programmes destinés
aux professeurs du CRSNG, le Guide
des subventions du CRSH et les Guides
de subventions et bourses des IRSC qui indiquent les mesures
de contrôle que les trois organismes subventionnaires fédéraux
s'attendent à trouver à l'établissement.
Depuis le 1er avril 1999, les paiements globaux des
bourses ES A et ES B du CRSNG et des bourses de doctorat du CRSH
sont aussi soumis à un examen à l'établissement.
Cadre administratif
Généralités
- Comment les fonctions d'appui aux candidats à une subvention
ou aux titulaires d'une subvention sont-elles organisées?
Par exemple, sont-elles centralisées ou décentralisées?
- Qui est responsable de quelle activité?
- Décrivez comment le système d'information
qui appuie la recherche et les activités de financement est
organisé.
- S'agit-il d'un système intégré ou y a-t-il
des systèmes distincts pour les demandes, les octrois, les
dépenses, les RH, etc.?
- Existe-t-il des interfaces entre les divers systèmes?
Rôle et responsabilités du titulaire d'une subvention
- Décrivez les perspectives de l'établissement
quant au rôle et aux responsabilités du titulaire d'une
subvention dans l'administration de sa ou ses subventions.
Rôle et responsabilités du Bureau des subventions de
recherche
- Décrivez l'appui offert au titulaire d'une subvention
dans le processus de présentation de sa demande.
- Décrivez le processus de certification pour la
recherche avec des animaux ou des sujets humains, ou comportant des
risques biologiques :
- Comment vous assurez-vous que les fonds ne sont débloqués
qu'après l'obtention du certificat?
- Comment traitez-vous les cas dans lesquels de nouvelles exigences
en matière de certification apparaissent au cours de la période
de validité d'une subvention (c.-à-d. qui n'avaient
pas été déterminées au moment de la demande
de subvention)?
- Comment vous assurez-vous que la certification a été obtenue
lorsqu'une subvention :
- est transférée à votre établissement?
- est transférée dans un autre établissement?
- Est-ce que les certificats sont renouvelés annuellement
ou sont-ils valides pour la durée totale de la subvention
?
- Quel processus existe-t-il pour signaler :
- les changements de statut après l'octroi de la subvention?
- la cessation des subventions en place?
- Quelles sont les procédures en place en ce qui
concerne l'administration du Fonds général de recherche?
- Comment administrez-vous les intérêts générés
par les fonds dans le compte de recherche des chercheurs?
- Quel type de renseignements est transmis aux chercheurs
au sujet du solde non dépensé au terme de la période
de subvention?
- Comment les subventions sont-elles administrées
lorsque l'équipe comprend des cochercheurs d'un autre établissement?
- L'autre établissement vous facture-t-il pour les dépenses
qu'il engage ou transférez-vous une partie des fonds de la
subvention?
- Les fonds sont-ils engagés dans le compte du titulaire d'une
subvention au moment où les fonds sont transférés?
Sinon, quelle procédure utilisez-vous?
- Comment faites-vous le rapprochement de l'état des dépenses
(formulaire 300)?
Rôle et responsabilités du Bureau des finances
- Décrivez brièvement les systèmes
administratifs en vigueur pour administrer les subventions du CRSNG,
du CRSH et des IRSC.
- Quand un compte de subvention ou de bourse est-il ouvert?
- Qui autorise l'ouverture du compte?
- Quels renseignements, le cas échéant, sont transmis
aux chercheurs lorsqu'un compte est ouvert (p. ex. politiques internes)?
- Quand le chercheur a-t-il accès aux fonds?
Autorisation des dépenses par le chercheur
- Quand et comment les chercheurs examinent-ils et approuvent-ils
les dépenses facturées à leur compte?
- À quelle fréquence les rapports financiers
sont-ils diffusés ?
- Sont-ils disponibles en ligne?
- Les chercheurs reçoivent-ils une certaine formation ou un
appui en ce qui concerne l'interprétation des rapports financiers?
- Les pouvoirs financiers peuvent-ils être délégués
par les chercheurs à d'autres personnes?
- Sous quelles conditions?
- Quel est le processus et qui assure le suivi de ces renseignements?
- Qui vérifie que les dépenses imputées
aux comptes de subvention sont directement liées à la
recherche et aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée
(le cas échéant)?
- Qui s'assure que les dépenses sont admissibles,
qu'elles sont conformes aux lignes directrices de l'organisme et
qu'elles sont bien documentées?
- Comment les dépenses sont-elles imputées
au compte approprié?
- Au besoin, comment les chercheurs demandent-ils des modifications
et comment sont-elles traitées par le Bureau des finances?
- Comment assure-t-on la juste répartition des
coûts partagés (c.-à-d. salaires, avantages non
discrétionnaires, déplacements, etc.)?
- Quelle procédure est utilisée pour s'assurer que
le coût reflète la valeur reçue?
- Les dépassements ou engagements excédentaires
sont-ils permis?
- Sous quelles conditions? À l'intérieur de quelles
limites?
- Comment sont-ils administrés?
- S'ils ne sont pas permis, comment les évite-t-on?
- Lorsqu'une dépense est engagée dans un
magasin auxiliaire (p. ex. librairie, magasin de produits chimiques),
comment cette dépense est-elle imputée au compte de
subvention?
Dépenses imputées aux subventions de recherche
Demandes de remboursement de frais de déplacement
- Décrivez votre processus d'autorisation relatif
aux déplacements.
- La signature du supérieur immédiat est-elle obtenue
avant ou après le voyage?
- Comment décide-t-on des signataires autorisés et
comment assure-t-on le suivi à cet égard?
- Comment faites-vous le rapprochement des cartes de crédit
de voyage et les avances de fonds avec les demandes de remboursement?
- Les avances de fonds pour déplacements sont-elles
imputées habituellement au compte de subvention ou à un
codage central à l'extérieur du compte de recherche?
- Comment fait-on pour en assurer la concordance?
Transactions de salaire
- Qui approuve l'embauche d'un étudiant?
- Les salaires sont-ils engagés?
- Comment vous assurez-vous que les salaires se situent
dans les limites acceptables?
- Quelles sont les modalités en ce qui concerne
les congés payés et non payés?
- Comment les avantages non discrétionnaires sont-ils
calculés et imputés au compte de subvention?
Véhicules (achetés avec les subventions des organismes
subventionnaires)
- Les frais d'immatriculation et d'assurance sont-ils
assumés par l'établissement?
- Les frais respectent-ils les règlements du CRSNG
ou du CRSH? (Les frais d'essence et d'entretien sont des dépenses
admissibles; les frais de kilométrage ne sont pas des dépenses
admissibles.)
Appareillage
- Dans le cas d'une subvention d'appareillage, vérifiez-vous
si l'appareillage acheté correspond à celui indiqué dans
la demande?
- Comment effectuez-vous cette vérification?
- S'il y a un écart entre les deux, a-t-on obtenu la permission écrite
du CRSNG avant de faire l'achat de l'appareillage?
- Expliquez comment vous encouragez l'utilisation optimale
de l'appareillage (partage avec d'autres chercheurs dans la mesure
du possible).
- Quelle est la politique en ce qui concerne le transfert
de l'appareillage vers d'autres établissements?
- Informez-vous l'autre établissement que l'appareillage lui
sera transféré?
- Décrivez comment est administré le répertoire
des immobilisations.
- Par quel système d'information la gestion des stocks est-elle
assurée?
- Qui paie l'assurance?
- La police d'assurance couvre-t-elle l'appareillage hors campus?
- Qui reçoit le produit de la vente de l'appareillage
acheté avec des fonds des organismes subventionnaires?
Services internes
-
Y a-t-il des frais d'utilisation pour les photocopies, les télécopies,
les services informatiques?
- Comment ces frais sont-ils calculés et imputés
au compte de subvention approprié?
- Le titulaire de la subvention passe-t-il les frais en revue
avant qu'ils soient prélevés de la subvention?
Achats
- Les achats sont-ils effectués par l'entremise
d'appels d'offres et d'offres permanentes?
- Les titulaires d'une subvention ont-ils la possibilité d'acheter
du fournisseur de leur choix?
- Les pouvoirs et les délégations de signature électronique
sont-ils mis en uvre?
- Fournissez-vous une carte d'achats aux titulaires d'une
subvention?
- À qui est-elle offerte et sur quelle base?
- Quel est le plafond mensuel des achats imposé?
- Quels documents sont conservés et par qui?
- Les achats sont-ils engagés au moment où la
commande est passée?
- Y a-t-il un montant minimal pour engager des dépenses?
Allocation de dégagement pour la recherche (CRSH)
- Décrivez comment vous vous assurez que les dépenses
liées au remplacement du candidat dans ses fonctions d'enseignement
n'excèdent pas les niveaux approuvés ou les montants
octroyés par le CRSH.
- Comment vérifiez-vous si des montants égaux
(50 % université / 50 % CRSH) sont consacrés
au paiement des coûts de remplacement du candidat dans ses
fonctions d'enseignement, surtout dans les cas où ces coûts
sont moindres que le montant prévu à l'origine?
- Comment effectuez-vous le contrôle du remboursement
au CRSH des fonds non utilisés de l'année courante?
Paiements globaux (bourses)
- Décrivez comment vous vous assurez que les fonds
que vous recevez des organismes subventionnaires au titre des paiements
globaux sont distribués aux titulaires d'une bourse.
- Comment les étudiants sont-ils avisés
de la réception de leurs fonds?
- Quel est votre calendrier de paiement pour les bourses?
- Quel cadre de contrôle avez-vous à votre établissement
afin d'assurer le rapprochement approprié des fonds reçus
avec les fonds distribués?
- Comment contrôlez-vous l'admissibilité des étudiants?
- Quel cadre de contrôle avez-vous en place pour
le suivi du rapport d'avancement annuel des étudiants?
- Quels services sont offerts aux étudiants en
ce qui a trait aux paiements globaux?
Réseaux des centres d'excellence (RCE)
- Pour les subventions dans le cadre des RCE, les fonds
provenant des organismes subventionnaires et ceux qui ne le sont
pas sont-ils conservés dans le même compte?
- Si tel est le cas, comment vous assurez-vous que les fonds des
organismes ne servent qu'à des dépenses admissibles
et sont conformes aux lignes directrices des RCE et des organismes
subventionnaires?
Nous attestons que les renseignements fournis dans le présent
questionnaire sont exacts et qu'ils font état des processus
administratifs et financiers qui sont en place au sein de notre
établissement.
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Date |
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