Guide du programme ÉCLATS

• Bienvenue au programme ÉCLATS du CRSNG
• Rayonnement, progrès, enrichissement
• Communiquer les bonnes nouvelles
• Se préparer à accueillir les étudiants
• Écrire de bons articles
• Liste de vérification d’ÉCLATS
• Trouver un public
• Médias spécialisés
• Obtenir du financement
• Présenter des rapports au CRSNG
• Laisser le CRSNG contribuer à accroître le nombre de lecteurs
• Annexe 1
• Annexe 2
• Annexe 3
• Annexe 4
• Annexe 5

Bienvenue au programme ÉCLATS du CRSNG

Félicitations! Vous vous joignez aujourd'hui à ÉCLATS. Et merci d'accepter le rôle de mentor dans le cadre de ce programme national tout à fait passionnant.

En 1999, le CRSNG a entrepris un projet pilote en vue de transformer le programme ÉCLATS de l'University of Guelph, qui connaissait un franc succès, en un programme national. Depuis lors, 28 établissements ont pris part au programme du CRSNG, y compris les 14 participants actuels.

Nous devons beaucoup à Owen Roberts, fondateur d'ÉCLATS et directeur des communications sur la recherche à l'University of Guelph, qui nous a aidés à donner le coup d'envoi au programme au sein du CRSNG. Non seulement il a consacré beaucoup de temps et d'efforts à assurer la liaison avec le personnel du Conseil, mais également il a organisé et dirigé un atelier pour le tout premier groupe de mentors participant au programme. En fait, le présent guide est issu du manuel que M. Roberts et son assistante, Margaret Boyd, avaient rédigé pour cet atelier initial, tenu à l'University of Guelph en avril 1999. M. Roberts demeure une personne-ressource extrêmement précieuse pour le CRSNG et les mentors d'ÉCLATS.

J'espère que vous trouvez beaucoup de satisfaction à faire office de mentor pour ÉCLATS. Je sais que notre coordonnatrice d'ÉCLATS, Joyce French, est enchantée à la perspective de travailler avec vous pour vous aider à assurer le succès du programme. Il est dans notre int´rêt à tous que la recherche que nous subventionnons soit vulgarisée et communiquée largement aux Canadiens.

Arnet Sheppard
Gestionnaire, Bureau des nouvelles du CRSNG

Rayonnement, progrès, enrichissement

Nous vous félicitons de passer à l'action pour aider les jeunes en début de carrière à promouvoir votre Établissement et enrichir votre vie professionnelle en vous ralliant à ÉCLATS (Étudiants communiquant les liens et les avancés technologiques et scientifiques). Grâce à votre dévouement, ÉCLATS changera la vie des étudiants que vous encadrez, donnera un coup de pouce aux chercheurs en faisant connaître leurs travaux et accroîtra la satisfaction personnelle que vous procure votre travail.

Les mentors d'ÉCLATS guident les étudiants dans leur démarche pour amener ces derniers à prendre conscience des avantages de la recherche. Le fait d'aider un étudiant à mieux comprendre la recherche a des retombées considérables, car son cercle d'influence – amis, pairs et famille – lui permet d'atteindre des auditoires par des moyens encore plus efficaces que les reportages et les communiqués.

Le CRSNG et son Comité des communications appuient solidement le programme national ÉCLATS, car le prestige de la recherche et l'essor d'une culture scientifique dans la société canadienne ne peuvent être que bénéfiques pour toutes les universités. La recherche de pointe ne manque pas dans les universités canadiennes – et les communicateurs des universités ont assez de dynamisme pour inonder les médias de tonnes de textes d'un océan à l'autre. C'est à cette tâche que le CRSNG apportera tout son appui.

La création du programme national ÉCLATS jouera le rôle d'un catalyseur auprès des parrains potentiels de la recherche. ÉCLATS peut favoriser un climat propice à une meilleure compréhension de la recherche, si bien que les Canadiens seront mieux renseignés, comprendront qu'il y a deux côtés à toute question scientifique complexe et chercheront à bien les cerner. À mesure que les conclusions de la recherche seront connues et feront rapidement leur chemin dans les médias, les Canadiens seront de plus en plus sensibilisés à l'équilibre et à l'intégrité de l'actualité. Ils verront la recherche dans une bonne perspective – en tant que source de nouvelles connaissances et d'idées inédites.

Au cours des 15 dernières années, le programme ÉCLATS de l'University of Guelph a fait son chemin en tant que volet à part entière des communications au sein de la communauté de chercheurs de cette université. Il ajoute des piliers au pont qui relie le monde universitaire au grand public. Il a aidé à former des partenariats avec les divers intervenants de l'université, notamment le corps professoral, les autres employés, les étudiants, le gouvernement, les médias, l'industrie et le grand public. À Guelph, il a conduit à de nombreuses innovations sur le front des communications scientifiques s'adressant à des auditoires cibles, notamment des publications sur les produits appuyées par les industries axées sur la recherche qui soutiennent le programme ÉCLATS.

Qui plus est, le programme donne aux rédacteurs étudiants une formation et une expérience sur le tas extrêmement précieuses. À Guelph, plus de 60 étudiants appartenant à diverses disciplines ont participé au programme ÉCLATS. Ils ont écrit des centaines d'articles sur la recherche, qui ont été publiés dans des dizaines de revues, de bulletins et de journaux. Ils se sont lancés dans la radio, la conception de sites Web et la photographie au cours de leurs activités de communication et d'acquisition de connaissances, acquérant au passage de nouvelles compétences et établissant nombre de nouveaux contacts.

Plusieurs étudiants ayant collaboré à ÉCLATS ont opté pour le journalisme ou une carrière en communications. D'autres se sont tournés vers l'enseignement et d'autres encore vers diverses professions dans des domaines comme les soins de santé et la conception de logiciels. Tous en sont arrivés à mieux comprendre la recherche et ont appris à l'apprécier, étape essentielle pour créer un climat favorable aux sciences dans la société canadienne.

Je suis convaincu que le programme national ÉCLATS ouvrira la voie à de nouvelles initiatives passionnantes dans les universités de toutes les régions du Canada. J'espère que le présent à mieux comprendre la recherche et ont appris À l'apprécier, étape essentielle sité et je me ferai un plaisir de vous y aider autant que faire se peut.

Owen Roberts
Fondateur et conseiller national d'ÉCLATS

Communiquer les bonnes nouvelles

Obtenez des appuis.

Le succès du programme ÉCLATS repose sur l’appui du corps professoral et de l’administration. Faute de quoi, le programme ne parviendra pas à prendre son essor et n’aura jamais le profil qu’il mérite.

Vous devez obtenir l’appui de votre patron, du vice-recteur à la recherche et du directeur des relations publiques (ou leurs équivalents). Les principaux bureaux avec lesquels vous serez en contact sont le bureau de la recherche – étant donné qu’il gère les projets de recherche des membres du corps professoral – et le service des relations publiques, en raison du volet communications d’ÉCLATS.

Passez le message

Plusieurs moyens sont à votre disposition pour donner le coup d’envoi à ÉCLATS sur le campus, dont les suivants :

• publication dans le journal du campus d’articles présentant le programme;
• publication dans le journal étudiant d’articles présentant le programme et diffusion de messages à la radio étudiante;
• rencontres avec les directeurs de départements à fort coefficient de recherche;
• rencontres avec des professeurs menant des travaux auxquels les rédacteurs d’ÉCLATS pourraient consacrer un article;
• rencontres avec des leaders étudiants du premier, du deuxième et du troisième cycle;
• rencontres avec le personnel des principaux départements axés sur la recherche;
• exposés devant des auditoires susceptibles de fournir des candidats, notamment dans les cours se rapportant aux médias;
• diffusion d’annonces dans le site Web.

En prenant des mesures pour faire connaître votre programme au sein de la communauté universitaire, vous serez en mesure de trouver des idées d’articles et d’éventuels parrains que vous n’auriez peut-être pas découverts autrement, de même que des partisans déterminants de votre programme ÉCLATS.

Insistez sur l’utilité d’ÉCLATS

Soulignez l’importance de faire connaître la recherche menée à votre université à un plus large auditoire et précisez comment ÉCLATS peut aider à atteindre cet objectif. Expliquez avec précision ce que font les rédacteurs étudiants et en quoi cette activité sera utile à leur carrière et au rayonnement de l’université. Citez des projets précis sur lesquels ils seront appelés à travailler – reportages, communiqués, publications, sites Web, etc. Décrivez le mode de fonctionnement du programme et indiquez en quoi consiste la participation des étudiants aux entrevues, à la rédaction et à la révision de textes.

Il convient de préciser qu’ÉCLATS est un programme qui doit être instauré à l’échelle du campus; il n’est donc pas réservé à certains départements ni aux étudiants en journalisme.

Se préparer à accueillir les étudiants

Avant de lancer votre programme ÉCLATS, il y a plusieurs questions pratiques à régler.

Prévoyez pour les étudiants un local et des postes de travail à proximité de votre bureau

Les étudiants auront besoin d’un poste de travail situé à proximité de votre bureau et vous y gagnerez également. Vous êtes l’expert doué de la capacité et du désir d’enseigner. Idéalement, il vous faudra superviser et encadrer les étudiants à toutes les étapes de leur apprentissage. Fournissez-leur tous les outils nécessaires – information et ressources sur le journalisme, conseils rédactionnels et renseignements sur le mode de fonctionnement du bureau de la recherche, les communications et tous les programmes de formation connexes. Suivez leurs progrès de près et intéressez-vous à toutes les difficultés qu’ils peuvent rencontrer. Les étudiants apprennent mieux lorsqu’on leur donne des responsabilités et qu’ils participent à la prise des décisions concernant les projets de rédaction.

Trouvez des étudiants

Vous n’avez pas besoin de faire tout un tapage publicitaire – il ne vous faut que quelques étudiants – mais il vaut mieux vous efforcer de constituer un effectif aussi diversifié que possible. Vous pouvez recruter vos rédacteurs étudiants au sein de n’importe quel département ou discipline du campus. Exemple de l’University of Guelph : presque tous les étudiants ont été recrutés par le bouche à oreille. Si votre campus organise un salon de l’emploi à temps partiel, il serait utile d’y tenir un stand d’information. Les bureaux des bourses d’études administrant des programmes d’alternance travail-études sont également des endroits où vous pourrez recruter des étudiants et trouver un appui (voir Obtenir du financement).

Vous pouvez également explorer d’autres sources, notamment :

• les bureaux d’emploi
• la radio du campus
• les offres d’emploi dans les journaux du campus
• les directeurs de départements

Quand vous faites connaître le programme, précisez clairement à l’intention de votre auditoire ou de vos lecteurs que la participation à ÉCLATS n’est pas limitée aux étudiants en journalisme ou à ceux du premier cycle. Toutefois, ce n’est pas une mauvaise idée de cibler les étudiants de première ou de seconde année ou les étudiants à la maîtrise qui en sont encore au début de leur programme, car ils pourront peut-être demeurer avec vous un certain temps. Laissez l’information pertinente sur ÉCLATS à la disposition des intéressés dans tous les lieux de recrutement, sans oublier de préciser le nom et le numéro de téléphone d’une personne-ressource que les candidats intéressés pourront joindre pour obtenir des renseignements supplémentaires. Élaborez un formulaire de demande (voir l’exemple présenté à l’annexe 1).

Sélectionnez les candidats

Comme vous consacrerez beaucoup de temps à la formation des rédacteurs d’ÉCLATS, il vaut la peine d’être exigeant. Un exercice de rédaction vous permettra de repérer immédiatement les candidats vraiment intéressés et d’évaluer leurs compétences, notamment en rédaction. Vous pourrez ainsi éviter de recruter les candidats qui sont davantage intéressés par les avantages financiers du travail que par les apprentissages en communications et leur cheminement professionnel. Suggestion : demandez aux aspirants rédacteurs de résumer en 450 mots un article sur une étude de recherche relativement facile à comprendre. Demandez-leur ensuite de formuler de cinq à dix questions qu’ils poseraient au chercheur s’ils avaient pour mandat de l’interviewer à propos de la recherche. Donnez-leur une semaine pour vous rendre leur travail. Remettez-leur la liste de vérification d’ÉCLATS.

Écrire de bons articles

Les articles rédigés par les étudiants ne seront de qualité que si ces derniers réunissent la documentation requise. Accompagnez-les à toutes les étapes de la préparation d’une entrevue et donnez-leur tous les outils que vous fourniriez normalement à un rédacteur débutant. Munissez-les d’un guide de rédaction, éventuellement du Ramat ou de votre propre code typographique. Donnez-leur des lignes directrices concernant les règlements sur la diffamation et les marques de commerce (voir l’exemple à l’annexe 2). Une fois familiarisés avec la procédure, ils pourront transmettre leurs connaissances aux nouveaux rédacteurs qui se joindront à votre comité de rédaction (voir la liste de vérification d'ÉCLATS.

Pour trouver des sujets d’articles à confier aux étudiants, explorez les mêmes sources que votre service des relations publiques ou des communications – avis concernant des fonds en fidéicommis, réunions avec les directeurs de départements, le doyen et les membres du corps professoral, bouche à oreille, etc. Encouragez vos rédacteurs d’ÉCLATS à suggérer des idées d’articles, mais mentionnez-leur qu’il est fort probable qu’on choisira à leur intention des thèmes ayant une portée stratégique pour l’université.

Considérez les rédacteurs d’ÉCLATS comme des journalistes débutants. À mesure qu’ils acquerront de l’expérience, ils pourront composer avec un degré de difficulté de plus en plus élevé. Il serait donc judicieux de confier aux étudiants d’ÉCLATS quelques petites tâches avant qu’ils se lancent dans la rédaction de leur premier article digne de faire la une. À mesure que vous connaîtrez mieux leur style et que vous saurez si vous pouvez leur faire confiance, vous serez plus à l’aise de leur confier des sujets d’articles.

En ce qui concerne l’approbation des textes, les articles d’ÉCLATS passent habituellement par les mêmes étapes que les autres articles de l’établissement. Exemple de l’University of Guelph : 

• le mentor du bureau de la recherche répartit les articles à rédiger;
• le rédacteur d’ÉCLATS réalise l’entrevue et rédige la première version;
• le mentor révise cette version préliminaire et en discute avec le rédacteur d’ÉCLATS;
• le rédacteur d’ÉCLATS présente au chercheur la version modifiée;
• le chercheur fait des suggestions;
• le rédacteur d’ÉCLATS et le mentor examinent les suggestions;
• l’article est soumis à l’approbation finale du chercheur qui peut alors apporter d’autres corrections;
• l’article approuvé est diffusé ou publié.

Exemple de l’University of Guelph : La liste de vérification suivante a été conçue pour aider les rédacteurs d’ÉCLATS à respecter à la lettre le processus élaboré pour le programme.

Liste de vérification d’ÉCLATS

Présentation

Lorsque vous téléphonez à une personne que vous voulez interviewer, commencez par vous présenter clairement et par indiquer vos intentions. Comme les chercheurs mènent souvent plusieurs projets de front, vous avez intérêt à connaître le nom ou le titre du projet de recherche sur lequel vous voulez interroger votre interlocuteur. Par exemple : « Bonjour monsieur Sullivan, je suis Christian Caron, rédacteur étudiant au bureau de la recherche. Connaissez-vous le nouveau programme ÉCLATS? [Expliquez-le brièvement.] J’aimerais vous interviewer pour rédiger un article sur les récentes découvertes que vous avez faites au cours de vos recherches visant à mettre au point une fraise génétiquement modifiée. Pourriez-vous me dire quand vous serez disponible prochainement? »

Introduction

Lorsque vous rencontrez le chercheur, soulignez bien que vous êtes un rédacteur étudiant pour lui indiquer que vous en êtes à vos premières armes en journalisme. Certaines images – tant bonnes que mauvaises – généralement associées aux journalistes ne s’appliqueront peut-être pas à vous.

Il peut être utile de mentionner la majeure de votre programme d’études pour donner à votre interlocuteur une idée de votre niveau de compréhension. Parfois, les chercheurs pensent que les rédacteurs étudiants ont atteint un niveau beaucoup plus élevé qu’il ne l’est en réalité. La plupart des chercheurs apprécieront votre honnêteté et cela aidera à prévenir les situations embarrassantes ou les erreurs.

Les six grandes questions du journalisme

Si votre interlocuteur vous demande par quoi vous voulez commencer, répondez « par le début » pour vous faire une idée d’ensemble. Au cours de l’entrevue, demandez-vous mentalement si les questions suivantes ont été abordées.

• Qu’est-ce qui a été découvert ou réalisé? Si la recherche n’est pas terminée, qu’essaie-t-on de réaliser? Cet élément est le nœud de l’article.
• Qui a mené la recherche? Assurez-vous que vous écrivez correctement le nom et les prénoms du chercheur, de même que ceux de ses collaborateurs ou des étudiants diplômés qui travaillent avec lui.
• Où la recherche a-t-elle été menée? Y a-t-il eu des travaux à effectuer sur le terrain?
• Quand la recherche a-t-elle été menée et quand a-t-on fait la découverte ou mené à bien la réalisation?
• Comment est-on parvenu au but? Cet élément peut se rattacher aux questions « où » et « qu’est-ce qui » (par exemple, le chercheur peut être parvenu à une découverte après trois ans de travaux sur le terrain à un endroit donné). Demandez-lui également si sa découverte s’est appuyée sur des recherches fondamentales menées à l’université et si des chercheurs d’autres départements, collèges ou établissements y ont participé. Posez précisément la question : « Votre recherche est-elle interdisciplinaire? »
• Toutefois, la question la plus importante est : Pourquoi la découverte en question est elle importante pour la société? En quoi touche-t-elle la vie des Canadiens?

Sources de financement

Publication

La réalisation sera-t-elle présentée dans une revue scientifique ou universitaire? A-t-elle déjà fait l’objet d’un article?

Confidentialité

La recherche a-t-elle donné lieu à un contrat avec une entreprise? Le chercheur pense-t-il pouvoir obtenir un brevet? Dans l’affirmative, le service de développement des affaires de l’université s’intéressera à une recherche susceptible de déboucher sur un brevet ou une licence. Donnez à votre interlocuteur le nom d’une personne-ressource au service de développement des affaires et informez votre mentor de cet aspect de votre entrevue.

Conclusion

Comme vous, les chercheurs sont des personnes occupées. Remerciez chaleureusement votre interlocuteur, assurez-lui que vous serez de retour dans une semaine avec un projet d’article que vous lui donnerez à lire et informez-le qu’un photographe entrera peut-être en contact avec lui.

Trouver un public

ÉCLATS a pour objet d’exposer au grand jour la recherche effectuée à votre établissement. Vous y parviendrez plus efficacement en mettant l’accent sur votre auditoire et sur les intervenants. Vous voulez qu’ÉCLATS contribue à accroître le financement à la recherche. Il vous faut donc susciter l’intérêt d’auditoires qui influencent ce financement ou dont l’activité est influencée par les résultats de la recherche :

• le grand public
• les politiciens (au niveau municipal, provincial ou fédéral)
• les personnes d’influence au sein du gouvernement (sous-ministres et sous-ministres adjoints)
• les entreprises ou les industries qui parrainent la recherche
• les anciens de l’université

Possibilités de communications internes

Journaux du campus (en versions imprimée et électronique)

Ils sont généralement en quête d’articles et peuvent même avoir certains articles à commander (et dans certains cas, disposer d’un budget pour les pigistes). Consultez le rédacteur en chef pour éviter les articles qui font double emploi.

Magazine des anciens

Si votre établissement ne possède pas de revue vouée à la recherche, peut-être communique-t-il l’actualité de la recherche dans le magazine des anciens. En outre, même si l’université dispose de sa propre revue spécialisée, son rédacteur en chef sera peut-être intéressé par vos articles.

Département

Nombre de départements, de centres et d’organismes publient leur propre bulletin, souvent à l’intention d’un auditoire externe trié sur le volet et extrêmement influent. Certains membres de cet auditoire pourraient être intéressés à parrainer votre programme ÉCLATS (voir Obtenir du financement).

Radio du campus

Des articles d’ÉCLATS rédigés sous forme de communiqués peuvent convenir parfaitement aux émissions de radio. Si la station est exploitée par les étudiants, elle peut être assez favorable aux communications produites par des étudiants comme les articles d’ÉCLATS.

Possibilités de communications externes

Il est indispensable de nouer des relations avec des organismes intéressés et des médias externes afin de trouver de nouveaux débouchés pour les communications.

CRSNG

Le CRSNG peut être l’un de vos plus précieux alliés pour faire connaître vos articles (voir Présenter des rapports au CRSNG). Le CRSNG se fera un plaisir de diffuser vos articles.

Médias

Les journalistes sont intrigués par ÉCLATS. En collaboration avec votre service de communications externes, entrez en contact avec votre journal local concernant la publication d’une chronique sur la recherche constituée d’articles rédigés par des étudiants, accompagnés d’une mention indiquant clairement la source de l’article. Exemple de l’University of Guelph : Le Mercury de Guelph publie chaque semaine les info-capsules sur la recherche intitulées « SPARKplugs ».

Médias spécialisés

Les articles qui font valoir l’excellence de votre établissement en matière de recherche attireront l’attention de médias ayant un auditoire extrêmement ciblé. Exemple de l’University of Guelph : Les info-capsules sur la recherche intitulées « SPARKplugs », publiées dans la revue Ontario Country Guide; les reportages pleine page sur la recherche laitière, publiés dans la revue Ontario Milk Producer, ainsi que dans les revues Ontario Farmer consacrées au bœuf, au porc, à la volaille et aux produits laitiers. Les chercheurs veulent parfois que l’on écrive des articles pour des revues spécialisées ou des bulletins dans leur domaine. Demandez aux principaux chercheurs et aux directeurs de département de l’université de vous donner le nom de personnes-ressources.

Bulletins

Entrez en contact avec le rédacteur en chef de bulletins qui s’intéressent de près au programme de recherche de votre établissement. Exemple de l’University of Guelph : ÉCLATS produit maintenant des articles pour Cuisine Canada, qui diffuse un bulletin à l’intention des principaux rédacteurs du secteur alimentaire.

Nouveaux auditoires

En misant sur les atouts de votre établissement, communiquez avec les intervenants de l’industrie et proposez-leur de produire un bulletin qui sera écrit par des étudiants. Exemple de l’University of Guelph : ÉCLATS rédige plusieurs bulletins axés sur différentes industries et distribués aux intervenants de l’industrie ou par eux, notamment PigPens pour l’industrie du porc, Nuggets pour l’industrie de la volaille et Aquatalk pour l’industrie aquicole.

Obtenir du financement

Trouver du financement pour le programme ÉCLATS représente un défi permanent qui exige de la créativité, mais le jeu en vaut la chandelle. Il faut rémunérer les étudiants, toutefois, il n’est pas toujours évident de trouver des sources de financement… Cependant, une fois que vous avez découvert des personnes intéressées à parrainer le programme, elles peuvent se révéler des partisans et des alliés fidèles. Envoyez une lettre à des parrains potentiels ou présentez-leur un exposé (voir l’exemple à l’annexe 3); vous pouvez aussi leur remettre un feuillet d’information sur les avantages de parrainer le programme ÉCLATS (voir l’exemple à l’annexe 4).

Parrains actuels

Pour commencer, mettez d’abord l’accent sur ceux qui parrainent déjà la recherche à votre établissement. Vous devriez obtenir la liste de ces personnes par l’entremise du bureau de la recherche ou du vice-recteur à la recherche. Ceux qui croient en la recherche et ont manifesté leur appui en la parrainant seront tout à fait ouverts au concept d’ÉCLATS et comprendront pourquoi vous avez besoin d’appui. En sollicitant avant tout les parrains actuels de la recherche, vous mettrez également l’accent sur vos atouts. Les parrains de la recherche appuient un établissement parce que les chercheurs qui y mènent leurs travaux comprennent les besoins de leur domaine. Voici le message qu’il faut leur communiquer : en appuyant ÉCLATS, vous nous aidez à dire au monde entier que les choses bougent dans le domaine de la recherche relative à VOTRE industrie. Exemple de l’University of Guelph : environ 70 % de la recherche menée à Guelph se rapportent à l’industrie agroalimentaire. Les communicateurs scientifiques demeurent à l’écoute de leur auditoire en adhérant à des organismes comme la Canadian Agri-Marketing Association et la Canadian Farm Writers’ Federation. Les deux organismes comptent parmi leurs membres des représentants du secteur public et des entreprises qui contribuent au financement de la recherche à l’University of Guelph.

Anciens

ÉCLATS a un grand rayonnement et les responsables de l’association des anciens de votre établissement sont peut-être en mesure de jumeler vos besoins au domaine d’intérêt d’un de leurs anciens. Le programme est extrêmement peu coûteux et produit des résultats concrets évidents, ce qui constitue un avantage fort appréciable. Un modeste don de quelques centaines de dollars peut faire toute une différence pour le programme ÉCLATS. Si votre bureau des anciens peut vous constituer un petit magot en regroupant des donateurs, vous aurez fait un pas de plus dans la voie de l’autonomie. Il vous sera facile de tenir vos donateurs au courant de l’usage que vous faites de leur argent en leur envoyant une copie des articles de vos étudiants. Dans un tel contexte, il n’est pas déraisonnable de penser qu’ils renouvelleront leur appui.

Sur le campus

Il faut nouer des relations avec des donateurs sur le campus même. Si les parrains de l’extérieur sont les plus prisés, il n’est pas exceptionnel que le directeur d’un collège ou le doyen d’une université juge tout à fait valable d’appuyer un étudiant qui collabore à ÉCLATS. Ces personnes comprennent à quel point une couverture médiatique de la recherche peut en fin de compte inciter des donateurs à verser des fonds à leur établissement. Leur appui concrétise leur adhésion au programme (ce qui est bon à la fois pour eux et pour vous) et signifie qu’ils disposent d’un moyen de plus pour faire connaître l’actualité de la recherche. Cela montre également à quel point il est impératif de bien faire circuler l’information entre vos rédacteurs d’ÉCLATS, vous-même en tant que mentor et le reste du service des communications, pour vous assurer que vos rédacteurs ne font pas double emploi avec les autres équipes. Les programmes d’alternance travail-études financés par le gouvernement provincial constituent une autre source d’appui sur le campus, dans la mesure où ils assument une partie de la rémunération des étudiants et n’imposent aucune restriction concernant la source de financement de l’autre partie. Vérifiez auprès de votre bureau des bourses d’études – où on aura peut-être d’autres idées à vous soumettre.

Présenter des rapports au CRSNG

Le CRSNG a hâte de savoir comment progresse votre programme ÉCLATS – de même que son parrainage. Il tient à travailler en étroite collaboration avec vous pour vous aider à régler vos préoccupations et vos problèmes… mais il veut aussi participer à vos succès et être présent dans les grandes occasions. De façon non officielle, l’information peut être communiquée par le serveur de liste de SPARKNET, qui permettra un contact immédiat.

Il existe par ailleurs une structure officielle de présentation de rapports, et le prochain versement de la subvention ne sera effectué que si les progrès sont jugés satisfaisants. Par conséquent, si vous ne vous conformez pas à ces exigences, le financement de votre programme ÉCLATS pourrait se trouver compromis et, ultimement, votre subvention pourrait être annulée.

Changement de mentor

Les fonds accordés à ÉCLATS par le CRSNG sont acheminés à votre nom au bureau des finances de l’université. Si vous quittez l’université, même temporairement (par exemple, pour prendre un congé de maternité, un congé parental ou un congé de maladie ou encore pour assumer des responsabilités familiales liées à des problèmes de santé), il faut en informer le CRSNG. Si l’université choisit un autre mentor, le CRSNG doit être mis au courant et recevoir les mêmes renseignements pertinents qui figuraient dans la demande initiale adressée au CRSNG pour obtenir un appui dans le cadre du programme ÉCLATS :

• le nom, le titre, l’adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l’adresse de courriel du mentor proposé;
• un paragraphe décrivant son expérience en qualité de mentor ou ses écrits.

Rapports d’étape

Avant le 1^er septembre et le 1^er décembre de chaque année, les mentors doivent envoyer sous forme électronique (de préférence en format Word – voir à cet égard les droits de reproduction) et sur copie papier, tous les articles qui portent sur la recherche liée au CRSNG et qu’ont écrits les rédacteurs d’ÉCLATS depuis le 1^er mai et le 1^er septembre respectivement. Il faut indiquer dans quel organe de presse ils ont été publiés, dans la mesure du possible, ainsi que le nom du rédacteur d’ÉCLATS. Utilisez le nom de famille du chercheur comme nom de fichier pour le texte et les photos en format électronique. Tous les articles devraient comporter un titre.

Remarque : Les fonds du CRSNG doivent être utilisés exclusivement pour des articles portant sur la recherche financée par le CRSNG.

Rapport annuel

Afin d’obtenir le deuxième ou le troisième versement (de 2 000 $ et 1 000 $ respectivement), les mentors doivent fournir avant le 1^er mars :

• une liste des articles rédigés au cours de l’année, indiquant le nom du rédacteur étudiant d’ÉCLATS et, dans la mesure du possible, les organes de presse où les articles ont été publiés;
• une lettre d’un ou de plusieurs parrains dans laquelle ils témoignent de leur volonté de fournir pour l’année suivante des fonds qui, s’ajoutant au financement du CRSNG (susmentionné), assureront au programme ÉCLATS le même niveau de financement qu’au cours de la première année (4 000 $), c’est à-dire un financement de parrainage de 2 000 $ pour la deuxième année du programme ou de 3 000 $ pour la troisième;
• une déclaration du mentor attestant qu’il accepte d’assumer ce rôle au cours de l’année suivante (ou précisant le nom, le titre et les coordonnées d’un nouveau mentor);
• une déclaration de l’administration de l’université (vice-recteur à la recherche ou l’équivalent) indiquant que l’établissement continuera d’appuyer le programme et le mentor, d’une part, et de fournir un local aux étudiants, d’autre part.

Laisser le CRSNG contribuer à accroître le nombre de lecteurs

Autorisation du chercheur

Le CRSNG peut choisir de présenter certains articles dans son site Web ou dans une publication imprimée. Par conséquent, on demande aux mentors de faire parvenir sur copie papier une autorisation de publier, signée par le chercheur et attestant qu’il autorise le CRSNG à reproduire l’article (voir l’exemple à l’annexe 5). Si le CRSNG apporte d’importants changements à l’article en raison de la nature de la publication, il les soumettra à l’approbation du chercheur.

Traduction

Comme tous les articles utilisés par le CRSNG doivent être publiés dans les deux langues officielles, le Conseil se charge de la traduction.

Photos

Les photos mettent un article en valeur et le CRSNG aimerait, dans la mesure du possible, recevoir la photo accompagnant l’article, pour la reproduire dans son site Web ou dans l’une de ses publications. Il faut également nous communiquer le nom du photographe et, si ce dernier le demande, la mention de la source.

Si vous nous faites parvenir une photo en format électronique, veuillez noter les spécifications ci-après, pour nous permettre de l’utiliser dans une publication électronique ou imprimée.

• N’importe lequel des formats électroniques suivants, pourvu que l’image graphique ait été créée et sauvegardée dans un fichier haute définition d’au moins 300 dpi (ou pixels par pouce) pour une photo de 5 po x 7 po (ou 15 cm x 20 cm) : tiff, bmp, jpg.

Droits de reproduction

Si vos articles et les photos qui les accompagnent sont publiés dans le site Web de votre université, le CRSNG les reproduira dans son site ÉCLATS, pourvu que vous fournissiez au Conseil l’autorisation écrite dont il a besoin pour ce faire. Par exemple, si vos articles sont régulièrement publiés dans le journal en ligne de votre campus, demandez à votre Webmestre (ou au rédacteur en chef du journal) de vous envoyer un courriel indiquant que le CRSNG peut reproduire les articles et les photos d’ÉCLATS, en mentionnant la source de la publication – et faites suivre ce courriel à Joyce French, coordonnatrice d’ÉCLATS au CRSNG. Ainsi, au lieu de faire parvenir au CRSNG une copie électronique des articles accompagnant votre rapport d’étape, vous pouvez envoyer un courriel précisant l’adresse des pages Web à reproduire.

Remerciements

Les chercheurs titulaires d’une subvention du CRSNG sont tenus de faire état de l’aide accordée par le CRSNG dans les publications diffusant de l’information sur les recherches appuyées par le CRSNG. Comme l’un des objectifs du programme ÉCLATS est de mieux faire connaître au public non seulement la recherche, mais également le rôle du CRSNG à l’appui de cette dernière, le Conseil s’attend à ce que les articles d’ÉCLATS comportent une mention indiquant que la recherche est financée par le CRSNG.

Par ailleurs, le CRSNG apprécierait que le mentor s’assure qu’une phrase, similaire à celle qu’a composée un mentor en fonction et que nous reproduisons ci-après, soit ajoutée, dans la mesure du possible, à la fin de l’article :

• (nom du rédacteur étudiant d’ÉCLATS) poursuit des études (indiquer le cycle, par exemple, de maîtrise) en (discipline) et rédige des articles pour le programme ÉCLATS (Étudiants communiquant les liens et les avancées technologiques et scientifiques) à l’université (nom de l’université). Le programme, s’inspirant d’une initiative qui a vu le jour à l’University of Guelph, a été lancé en 1999 par le CRSNG (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada).

Compte tenu de la popularité croissante d’ÉCLATS, le Conseil est conscient que certains mentors du programme recevront à l’occasion des fonds d’autres organismes subventionnaires et les utiliseront pour rémunérer les étudiants d’ÉCLATS afin qu’ils rédigent des articles sur les chercheurs financés par ces organismes. Dans la mesure du possible, la mention ci-dessus doit également être utilisée dans ce cas.

Dans les articles qu’il reproduira, le CRSNG mentionnera le nom du rédacteur étudiant d’ÉCLATS, autant que faire se peut.

Annexe 1

Formulaire de demande

Annexe 2

Lignes directrices concernant les règlements sur la diffamation et les marques de commerce (exemple de l’University of Guelph)

Afin de protéger l’université contre les poursuites possibles en diffamation, les rédacteurs et les photographes d’ÉCLATS doivent respecter les lignes directrices suivantes.

Lignes directrices concernant la rédaction

Éviter de porter atteinte à une marque de commerce ou de l’utiliser à mauvais escient. Les marques de commerce sont réservées pour des mots, des symboles ou des dessins qui, dans l’esprit du consommateur, identifient un bien ou un service. Pour les protéger contre les imitations ou les utilisations à mauvais escient, des recours en justice sont prévus. Le propriétaire d’une marque de commerce peut empêcher quiconque d’utiliser cette marque pour identifier des biens ou services similaires.

Avoir recours de préférence à des termes génériques plutôt qu’à des marques de commerce – par exemple, on ne parlera pas d’aspirine mais de comprimés contre les maux de tête, et l’on parlera de boisson au cola plutôt que de « Coca-Cola ».

Éviter de mentionner dans les articles des produits de marque ou le nom d’entreprises de manière critique ou négative.

Si l’on cite une marque de commerce, il faut respecter les majuscules – par exemple, « Band-Aid » et non pas « band-aid ».

La liste des marques de commerce protégées est répertoriée dans le Canadian Trade Index. Avant de citer une marque de commerce déposée dans une communication, il faut y être autorisé et en reconnaître la propriété.

Généralités

Ne jamais faire état de la race, de la couleur, de l’origine ni de la religion des gens, à moins que cette information ne soit en rapport avec le sujet de l’article.

Lignes directrices concernant les photos

Il est interdit de publier la photo de billets de banque canadiens. En effet, l’impression de la photo de billets de banque canadiens, en tout ou en partie lorsqu’ils sont reconnaissables, est illégale.

Il est interdit de représenter des biens ou services protégés par une marque de commerce déposée, et reconnaissables, dans des photographies ou de les nommer dans les légendes, à moins d’y être autorisé par le propriétaire.

Lignes directrices concernant le droit d’auteur

Il convient de respecter la loi canadienne sur le droit d’auteur. On évitera de citer des extraits de chanson ou de poème ou d’utiliser des photos sans permission expresse des auteurs.

Si l’on cite des chansons, il faut mentionner le droit d’auteur et le nom du propriétaire.

Annexe 3

Lettre à un parrain éventuel (exemple de l’University of Guelph)

Le 31 mars 1999

Madame Danielle Blain
Coordonnatrice du Conseil d’administration
Institut Danone du Canada
100, rue de Lauzon
Boucherville (Québec)
J4B 1E6

Madame,

Je tiens à vous remercier de me donner la possibilité de vous parler du programme ÉCLATS (Étudiants communiquant les liens et les avancées technologiques et scientifiques). Grâce à ce programme de formation unique et primé s’adressant à des étudiants spécialistes en communications de l’University of Guelph, les candidats retenus ont la chance d’apprendre à rédiger des articles sur la recherche de pointe et de contribuer ainsi à la création d’une culture nationale qui favorisera l’appui à la recherche.

J’ai mis sur pied le programme ÉCLATS il y a dix ans, en collaboration avec M. Larry Milligan, alors vice-recteur à la recherche. Ma collègue Margaret Boyd, du bureau de la recherche de l’University of Guelph, et moi-même en assurons personnellement l’administration et faisons office de mentors. Nous sommes tous deux journalistes de profession et spécialistes des communications. Nous donnons aux participants d’ÉCLATS une formation individuelle intensive en journalisme, en stratégies de communication et en relations avec les médias.

Voici comment nous procédons. Les mentors dressent une liste d’articles d’importance stratégique pour l’université qu’ils répartissent ensuite entre les rédacteurs étudiants. L’étudiant interviewe alors le chercheur et rédige une ébauche de son article. Cette première version est révisée d’abord par un rédacteur étudiant d’expérience, puis par les journalistes qui assurent l’encadrement. On transmet par la suite l’article au chercheur, lequel en vérifie l’exactitude. Tout au long du processus, les étudiants reçoivent une formation pratique dans le domaine des communications, de l’édition et des médias. Ils apprennent les techniques de rédaction et de révision, de même que le marketing stratégique pour faire publier les articles.

Les étudiants choisissent des sujets d’articles pour certaines publications – dont la coordination est assurée la plupart du temps par les étudiants d’ÉCLATS eux-mêmes – comme la revue Research de l’université et « SPARKplugs », chronique consacrée à la recherche qui paraît dans le quotidien de Guelph. En coordonnant les publications, les rédacteurs étudiants sont à même de se familiariser avec toutes les facettes du monde de l’édition. Ils apprennent notamment à planifier, à cibler un auditoire, à faire une maquette et la mise en page, tout en s’initiant au photojournalisme, à l’impression et à la publicité ainsi qu’au parrainage. Par ailleurs, les étudiants sont encouragés à rédiger des articles à la pige et certains ont réussi à faire publier leurs écrits dans divers organes de presse.

Par l’entremise des médias, ÉCLATS fait connaître à l’échelle nationale et internationale la recherche menée à l’University of Guelph. En dix ans, plus de 40 étudiants ont participé au programme (on compte habituellement environ huit étudiants participant à la fois). Ils ont écrit des centaines d’articles sur la recherche publiés dans divers médias et revues spécialisées, notamment le Ontario Milk Producer et le bulletin trimestriel de Cuisine Canada.

En formant des communicateurs canadiens, le programme ÉCLATS profite à la fois aux étudiants qui y participent et à la société dans son ensemble. L’University of Guelph joue un rôle de plus en plus important dans la recherche sur les aliments et la nutrition. En outre, avec la création récente du Guelph Centre for Functional Foods, du Guelph Food Technology Centre et du Human Nutraceutical Research Unit, intégrés au Département de biologie humaine et de nutrition, notre université s’impose comme un chef de file mondial de la recherche sur les aliments fonctionnels et les nutraceutiques. Les rédacteurs d’ÉCLATS communiquent avec dynamisme l’information sur la recherche dans le domaine de la nutrition aux intervenants du secteur agroalimentaire et au grand public. En fait, nous avons entendu parler de votre programme destiné aux étudiants par un professeur de biologie humaine et de nutrition, nommément M. Bruce Holub, avec qui nous avons beaucoup travaillé. Il espère, tout comme nous, que nous pourrons mettre au point une initiative de communication conjointe concernant l’appui de votre programme.

Le programme ÉCLATS et les intervenants de l’industrie agroalimentaire de même que les organismes gouvernementaux ne cessent de conclure des alliances. Par exemple, l’an dernier, Agriculture et Agroalimentaire Canada a parrainé des rédacteurs d’ÉCLATS en vue d’obtenir des services de communication pour le compte du Programme de facilitation de la recherche de l’Ontario, qui possède une large assise à l’University of Guelph. Parmi les autres partenaires d’ÉCLATS, mentionnons Pioneer Hi-Bred Limited, qui a parrainé cette année un cours de communication axé sur ÉCLATS et une publication agricole; le Conseil de l’adaptation agricole de l’Ontario (organisme fédéral), le Collège d’agriculture de l’Ontario, les services de laboratoire et le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales de l’Ontario.

Comme vous pouvez le constater d’après les organismes qui nous parrainent, la grande majorité de nos activités se rapportent à des communications sur la production alimentaire et la consommation, domaines où la nutrition occupe une place de choix. Les Canadiens – en partie en raison de leur profil démographique – se renseignent de plus en plus sur la santé et la nutrition. ÉCLATS peut aider à répondre à ce besoin en formant des communicateurs.

À en juger par votre mandat, l’Institut Danone du Canada a de nombreux objectifs en commun avec le programme ÉCLATS, en particulier l’établissement de liens entre les chercheurs du domaine de la santé et la diffusion des conclusions de la recherche. Le programme de bourses de l’Institut Danone du Canada, qui encourage le journalisme et les communications sur la nutrition, pourrait permettre à ÉCLATS de poursuivre sur sa lancée en tant que centre de formation de communicateurs en sciences et en nutrition dans les médias et l’aider à recruter davantage d’étudiants en nutrition. J’espère que ma lettre a éveillé votre intérêt et je me réjouis d’avance à l’idée de collaborer avec vous.

Veuillez agréer, Madame, l’assurance de mon profond respect.

Owen Roberts
Adjoint (communications) au vice-recteur à la recherche

Annexe 4

Pourquoi parrainer le programme ÉCLATS (exemple de l’University of Guelph)

Le parrainage de projets de rédaction faisant appel à des étudiants dans le cadre du programme ÉCLATS donne à votre entreprise le rayonnement exceptionnel et une excellente image en matière de relations publiques. Outre qu’il vous donne droit à une déduction fiscale, votre parrainage vous apportera différents avantages, en vous permettant notamment :

• de créer une relation à long terme avec des étudiants universitaires extrêmement ambitieux et aspirant à réussir, qui seront nombreux à opter pour une carrière en journalisme ou en relations publiques;
• d’entretenir une relation fructueuse avec l’University of Guelph, l’une des universités canadiennes les plus dynamiques sur le front de la recherche;
• de montrer votre désir d’appuyer les études postsecondaires;
• de participer à des interactions universités-entreprises, qui sont la clé de la compétitivité du Canada;
• d’obtenir une reconnaissance dans un éventail de publications universitaires et d’organes de presse, notamment la revue Research, qui est distribuée aux artisans de la politique gouvernementale, aux cadres supérieurs des entreprises, à des médias ciblés et aux anciens de l’université;
• de forger d’importants rapports avec les médias extérieurs auxquels participent les rédacteurs d’ÉCLATS;
• de nouer un lien avec un programme qui a reçu de nombreuses distinctions honorifiques prestigieuses, sur la scène tant nationale qu’internationale, notamment le premier prix décerné en 1994 à la meilleure idée novatrice par le Conseil canadien pour l’avancement de l’éducation, le prix argent de 1995 du Council for the Advancement and Support of Education dans la catégorie du meilleur projet mené avec la participation d’étudiants, de même que de nombreux prix de la Canadian Farm Writers’ Federation (ouverte à tous les journalistes du pays spécialisés en agriculture) dans la catégorie des meilleurs communiqués;
• de faire partie d’un réseau d’envergure national à mesure qu’ÉCLATS prend de l’ampleur au Canada;
• de créer des liens avec d’autres parrains d’ÉCLATS.

Annexe 5

Formulaire d’autorisation signé par le chercheur (exemple de l’University of Calgary)

Date :

Destinataire :

Expéditeur :

Nous vous remercions de participer au programme ÉCLATS (Étudiants communiquant les liens et les avancées technologiques et scientifiques) de l’University of Calgary. Le CRSNG (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie) finance cette année le programme ÉCLATS de l’University of Calgary, programme qui a pour objectifs de promouvoir votre recherche, l’University of Calgary et le CRSNG ainsi que d’aider des rédacteurs étudiants de talent à acquérir une expérience professionnelle fort précieuse.

Avant d’imprimer l’article, nous vous offrons la possibilité de le relire pour vérifier son exactitude. Veuillez tenir compte du fait que le CRSNG demande aux rédacteurs d’ÉCLATS et à leurs mentors de rédiger les articles dans un langage simple.

Le CRSNG demande également que tous les chercheurs mis en vedette dans des articles écrits par les étudiants d’ÉCLATS signent un formulaire d’autorisation de publier. Ce formulaire autorise le CRSNG à reproduire l’article dans son site Web et dans ses publications. Si le CRSNG apporte d’importants changements à l’article, il vous soumettra la version modifiée pour vous permettre de la réviser et d’approuver les changements.

Veuillez signer le présent formulaire et me le renvoyer d’ici le…

Formulaire d’autorisation

J’autorise par la présente le CRSNG à reproduire, dans son site Web ou dans diverses publications, l’article d’ÉCLATS portant sur mes recherches.