Protocole d'entente

Protocole d'entente

Entre

Le (nom de l'établissement), ci-après appelé « Établissement »

et

les organismes subventionnaires fédéraux, à savoir le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ci-après appelés « Organismes ».

ATTENDU QUE l'Établissement et les Organismes subventionnaires (ci-après collectivement désignés « les Parties ») reconnaissent que trois partenaires, en l'occurrence le Titulaire de subvention ou de bourse, l'Établissement et l'Organisme, participent à l'opération de recherche et de formation au Canada;

ATTENDU QUE les Parties reconnaissent l'importance capitale de la recherche, et des nouvelles connaissances, des applications et des ressources humaines bien informées et qualifiées qu'elle engendre;

ATTENDU QUE les Organismes fournissent des ressources publiques pour promouvoir et pour favoriser la recherche et que, de ce fait, ils ont la responsabilité de déployer ces ressources avec une aussi grande efficacité que possible, de rendre compte aux Canadiens de l'utilisation, de l'affectation et des résultats de ces ressources, et d'assurer que les activités soutenues sont menées selon les normes financières, de droit et d'éthique les plus strictes;

ATTENDU QU'il est possible d'exercer efficacement la fonction de contrôle sans trop limiter la recherche et ses résultats;

ATTENDU QU'il est dans l'intérêt de la recherche et des participants à la recherche que la fonction de contrôle soit exercée d'une manière aussi simple et aussi uniforme que possible dans tous les Organismes, et que des normes de gestion et de reddition de comptes appropriées soient observées;

ATTENDU QUE les Parties reconnaissent que les systèmes et les moyens de contrôle de soutien administratif liés à la recherche financée par les Organismes subventionnaires imposent aux Parties des frais liés aux installations et à l'administration, ce qui demande de faire des choix judicieux en ce qui concerne la nature de ces systèmes et de ces moyens de contrôle;

ATTENDU QUE le rôle et les responsabilités de ces Établissements représentent les exigences de base pour obtenir et maintenir l'admissibilité à l'administration des fonds de l'Organisme.

LES PARTIES conviennent de ce qui suit :

1. Définitions

Administration de la recherche – agents des Établissements qui fournissent des services administratifs aux chercheurs. Ces agents peuvent appartenir au bureau de la recherche, au bureau de la comptabilité de la recherche ou au bureau de liaison des bourses, selon le cas.

Chercheur – toute personne qui mène des activités de recherche.

Établissements – universités, hôpitaux, collèges, instituts de recherche, centres et autres organisations satisfaisant aux conditions requises pour gérer les subventions et les bourses au nom des Organismes et des Titulaires de subventions et des Titulaires de bourses.

Fonction de contrôle – fonction à laquelle se rattachent des responsabilités bien définies, un contrôle efficace des ressources, une saine gestion des risques et des évaluations du rendement et la présentation transparente de rapports sur les résultats en fonction des fonds publics dépensés.

Partenaires – Organismes, Établissements et Titulaires de subvention ou de bourse comme groupe coopératif et non comme partenariat ou une société au sens juridique.

Personnel de recherche – étudiants de 1^er cycle et des cycles supérieurs, titulaires d'une bourse postdoctorale, assistants de recherche, associés de recherche, techniciens, programmeurs, analystes, etc., qui peuvent contribuer aux activités de recherche du Titulaire de la subvention.

Politique de l'Organisme subventionnaire – l'ensemble des règles, des directives et des lignes directrices publiées par un ou plusieurs Organismes subventionnaires, de façon indépendante ou concertée.

Titulaires de bourse – étudiants des premier, deuxième et troisième cycles et de niveau postdoctoral bénéficiant d'une bourse accordée par le CRSNG, le CRSH et les IRSC, ou chercheurs recevant une subvention de soutien de la carrière ou un salaire versé par le CRSNG, le CRSH et les IRSC.

Titulaires de subvention – personnes bénéficiant des subventions de recherche accordées par les Organismes.

2. Rôles et responsabilités des Titulaires de subvention et des Titulaires de bourse

Bien que le présent protocole d'entente représente un accord entre deux des trois Partenaires, à savoir les Organismes et les Établissements, les rôles et les responsabilités des Titulaires de subvention et des Titulaires de bourse sont décrits ci-dessous. Ces rôles et responsabilités sont énumérés, par des termes différents, dans les guides et les publications des Organismes s'adressant aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse.

2.1 Titulaires de subvention : Les Organismes choisissent des Titulaires et leurs projets et leur attribuent des fonds à la suite d'évaluations par les pairs fondées sur des concours. Se basant sur l'infrastructure fournie par les Établissements, les Organismes confient aux Titulaires de subvention la responsabilité, entre autres, de mener la recherche de manière responsable et de prendre des décisions réfléchies quant à l'affectation des ressources. Les Titulaires de subvention doivent respecter les lignes directrices et les règlements pertinents des Organismes, ainsi que les politiques applicables de l'Établissement en matière de gestion et d'exécution de la recherche, de gestion financière de la recherche, et de gestion du personnel de recherche.

2.2 Lorsque ni l'Organisme ni l'Établissement n'ont de politique régissant une question liée à une subvention, le Titulaire de la subvention doit demander, par l'intermédiaire du bureau d'administration de la recherche de son Établissement, que l'Organisme pertinent donne son avis ou rende une décision appropriée.

2.3 Suivant ces principes généraux, les Titulaires de subvention ont la responsabilité :

1. de gérer et de mener la recherche d'une manière efficace et économique, conformément aux lignes directrices des programmes et aux normes d'éthique et de droit;
2. de se conformer aux conditions générales régissant les subventions et celles, établies par les Organismes, qui s'appliquent à chaque subvention individuelle et aux différents programmes de subventions, ainsi que d'observer les politiques de l'Établissement;
3. de gérer et de superviser le personnel de recherche;
4. d'informer les agents de l'Organisme approprié et de l'Établissement des changements touchant l'admissibilité ou la nature de la recherche qui peuvent avoir une incidence sur les attestations ou approbations visant à réaliser une recherche avec des êtres humains ou des animaux et la recherche comportant des risques biologiques, les évaluations environnementales, les rapports sur l'état des dépenses et les politiques connexes;
5. de satisfaire aux exigences particulières de la subvention ou du programme de subventions en matière de rapport;
6. chaque fois que c'est possible, de souligner l'aide financière apportée à la recherche par les Organismes.

2.4 On encourage les Titulaires de subventions à participer au processus d'évaluation par les pairs de l'Organisme, s'il y a lieu.

2.5 Titulaires de bourse : Les Organismes choisissent les Titulaires de bourse à la suite de sélections par les pairs fondées sur des concours. Les Titulaires de bourse doivent respecter les lignes directrices et les règlements pertinents des Organismes, ainsi que les politiques de l'Établissement régissant l'exécution de la recherche.

2.6 Les Titulaires de bourse ont la responsabilité :

1. de respecter les conditions générales régissant leurs bourses et celles, établies par les Organismes, qui s'appliquent aux différents programmes de bourses, ainsi que d'observer les politiques de l'Établissement;
2. d'informer les agents de l'Organisme approprié et de l'Établissement des changements touchant l'admissibilité ou la nature de la recherche qui peuvent avoir une incidence sur les attestations, les évaluations environnementales et les politiques connexes;
3. chaque fois que c'est possible, de souligner l'aide financière apportée à la recherche par les Organismes.

3. Rôles et responsabilités de l'Établissement

L'Établissement est le gardien des fonds publics qu'il détient en fidéicommis pour l'usage des Titulaires de subvention et les Titulaires de bourse afin de financer leurs travaux de recherche ou leur formation en recherche. L'Établissement fournit l'infrastructure matérielle, organisationnelle, politique et administrative nécessaire à l'exécution de la recherche. Il établit également les normes relatives à la supervision du personnel de recherche. Ces normes comprennent, en outre, des politiques et des processus liés aux pratiques de dotation et au statut du personnel de recherche. Ainsi, l'Établissement a pour rôles de soutenir et d'administrer le Partenariat de recherche. Ces rôles aident les Titulaires de subvention, les Titulaires de bourse et les Organismes à remplir leurs obligations respectives et font en sorte que les Titulaires de subvention et les Titulaires de bourse de même que leurs travaux de recherche satisfont aux exigences juridiques qui s'appliquent à tous les milieux de travail, et aux normes d'éthique et financières. L'Établissement compte forcément sur le jugement des Titulaires de subvention et des Titulaires de bourse.

3.1 En consultation avec le candidat concerné, le Titulaire de subvention ou le Titulaire de bourse, l'Établissement peut retirer son soutien à une demande de subvention ou de bourse, ou à une subvention ou une bourse existante, si l'exigence de se conformer aux politiques de l'Organisme ou d'un organisme de réglementation externe impose des frais excessifs à l'Établissement qui ne peuvent pas être réglés par suite de discussions avec l'Organisme. Dans cette circonstance, l'Organisme mettrait un terme à toute subvention ou bourse concernée.

3.2 Dans le cas où la politique d'un Établissement entre en conflit avec la politique d'un Organisme au sujet d'un problème, la problématique sera réglée selon les principes énoncés dans l'annexe 8, Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires. Les Parties reconnaissent que la politique d'un Établissement peut être plus stricte que celle d'un Organisme, dans quel cas, la politique de l'Établissement l'emporte normalement. Dans de telles situations, l'Établissement doit aviser les Organismes.

3.3 L'Établissement a la responsabilité :

1. de fournir l'infrastructure matérielle et organisationnelle nécessaire à l'exécution de la recherche subventionnée par les Organismes;
2. de mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs et des mécanismes de contrôle appropriés et efficaces pour que la recherche soit menée conformément à toutes les normes applicables en matière de droit, d'éthique, de responsabilité et de gestion financière;
3. de respecter et d'appliquer les règlements des Organismes, notamment en refusant d'accorder ou de retirer l'approbation des dépenses qui y contreviennent ou qui contreviennent à ceux de l'Établissement concernant l'utilisation des fonds, et, s'il y a lieu, de demander aux Organismes de donner leur avis ou de rendre une décision appropriée;
4. de fournir aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse un soutien administratif efficace, des données financières claires et à jour, ainsi que des conseils, une interprétation et de l'aide bien documentés relativement aux politiques de l'Établissement et des Organismes;
5. 'informer l'Organisme pertinent de tout changement concernant l'admissibilité des Titulaires de subvention ou de bourse et/ou des problèmes graves liés à l'utilisation des fonds de recherche;
6. de présenter des états financiers ainsi que des rapports, de temps en temps tel que requis, sur des questions telles que la mise en œuvre de nouvelles politiques.

4. Rôles et responsabilités des Organismes

4.1 Les Organismes élaborent des stratégies et des plans pour la promotion et le soutien de la recherche et la formation en recherche, pour lesquelles ils conçoivent des programmes et des politiques appropriés. Par l'intermédiaire de ceux-ci, ces Organismes fournissent du financement sous forme de subventions aux Titulaires de subvention pour soutenir leurs travaux de recherche, et de l'aide financière aux Titulaires de bourse sous forme de salaires et de bourses.

4.2 Les Organismes ont la responsabilité envers le gouvernement et le milieu de la recherche de la qualité et de la pertinence de leurs programmes, politiques, décisions et processus décisionnels. Étant donné que les budgets des programmes sont restreints, chaque Organisme applique des processus décisionnels fondés sur des concours et des évaluations par les pairs pour déterminer les meilleures activités, qui répondent à la fois aux critères d'admissibilité et aux normes de qualité des programmes.

4.3 Les Organismes doivent respecter les lois et les politiques fédérales qui régissent les pratiques financières et les autres pratiques de gestion, et qui fixent les normes régissant la reddition de comptes. L'exécution de la recherche et la gestion des subventions et des bourses relèvent des Titulaires de subvention, des Titulaires de bourse et des Établissements.

4.4 Les Organismes ont la responsabilité et l'obligation :

1. d'établir et de gérer les politiques et les programmes qui leur permettront de remplir leur mandat, tel que défini par leur législation individuelle (pour la loi des IRSC, voir http://lois.justice.gc.ca/fr/C-18.1/51301.html; pour la loi du CRSNG, voir http://lois.justice.gc.ca/fr/N-21/23259.html; pour la loi sur le CRSH, voir http://lois.justice.gc.ca/fr/S-12/23205.html);
2. de rendre compte de leurs programmes, de leurs politiques et du déploiement des ressources qui leur ont été confiées;
3. d'exiger que les Établissements se dotent de structures organisationnelles, de politiques, de mécanismes de contrôle et de systèmes adéquats pour la gestion des fonds des Organismes;
4. de communiquer avec efficacité aux Établissements, aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse l'information sur les programmes, ainsi que les exigences en matière de gestion et de reddition de comptes, et de s'assurer que cette information est conforme au protocole d'entente et à ses annexes et de rendre cette information accessible au public;
5. de vérifier l'admissibilité des Établissements, des candidats, des Titulaires de subvention et des Titulaires de bourse;
6. de fournir des conseils opportuns, des explications ou des décisions sur les politiques, les programmes et les règlements;
7. d'organiser des évaluations par les pairs justes et efficaces, fondées sur des concours;
8. de n'examiner que les demandes qui ont reçu la mention appropriée de l'Établissement, s'il y a lieu;
9. de communiquer les résultats des concours en temps opportun aux candidats et aux agents du bureau d'administration de la recherche désignés par l'Établissement à recevoir cette information;
10. de tenir des consultations au sujet des changements apportés aux programmes et aux politiques ou à leur mise en œuvre qui pourrait avoir une grande incidence sur les Établissements;
11. de gérer les fonds de recherche et les bourses, et de les attribuer conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et aux lois (p. ex. la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale), politiques et directives pertinentes.

5. Lignes directrices et procédures particulières

5.1 Gestion financière

Étant donné que les Organismes reçoivent leur financement sous forme de crédits, ils ont envers le Parlement et les Canadiens la responsabilité de bien gérer les fonds publics qui leur sont confiés. En sa qualité de partenaire administrant ces fonds, l'Établissement doit fournir un soutien financier et administratif adéquat aux Titulaires de subvention ou de bourse pour assurer la saine gestion des fonds. Il doit aussi rendre compte de l'utilisation de ces fonds aux Organismes. En conséquence, les Parties conviennent d'adhérer aux lignes directrices énoncées à l'annexe 1.

5.2 Évaluation éthique de la recherche avec les êtres humains

Les chercheurs, les Établissements et les Organismes reconnaissent que la liberté de l'enseignement s'accompagne de responsabilités, y compris la responsabilité de faire en sorte que toute recherche avec des êtres humains satisfasse à des normes scientifiques et éthiques rigoureuses. Les Organismes ont établi des normes (l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains) et des procédures, à l'intérieur d'un cadre éthique commun, pour l'évaluation de l'éthique de la recherche avec des êtres humains et pour le respect d'un niveau de responsabilité approprié. De plus, les IRSC ont développé des lignes directrices pour la recherche sur les cellules souches pluripotentes. Les Établissements doivent tout au moins observer ces normes et procédures. Par conséquent, les Parties conviennent d'adhérer aux lignes directrices énoncées à l'annexe 2.

5.3 Évaluation éthique de la recherche avec des animaux

Les chercheurs, les Établissements et les Organismes doivent garantir que la recherche menée sur les vertébrés et les céphalopodes (pieuvres et calmars) vivants répond à des normes scientifiques et éthiques rigoureuses. Les lignes directrices de réglementation sont définies par le Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), l'organisme national d'évaluation par les pairs chargé de la mise en place et du maintien des normes relatives aux soins des animaux utilisés en recherche, en enseignement et pour les tests, partout au Canada.

Cochez l'une des deux cases, selon le cas :

Établissements utilisant des animaux en recherche, en enseignement et pour les tests. L'Établissement et les Organismes subventionnaires acceptent d'observer les lignes directrices précisées à l'annexe 3.

OU

Établissements n'utilisant pas actuellement d'animaux en recherche, en enseignement et pour les tests. Les Parties reconnaissent qu'à la date de signature du présent protocole d'entente, l'Établissement ne possède pas d'installations pour les animaux et n'effectue pas de recherche, d'enseignement et de tests sur des animaux. Dans le cas où l'Établissement décidait de mener de telles recherches, il doit en aviser immédiatement les Organismes subventionnaires et effectuera tous les changements nécessaires afin de se conformer aux lignes directrices précisées à l'annexe 3.

5.4 Intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition

L'Établissement et les Organismes s'engagent à respecter les normes les plus rigoureuses en matière d'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition. Bien qu'il revienne principalement aux chercheurs d'observer des normes rigoureuses d'intégrité, de reddition de comptes et de responsabilité, les Établissements et les Organismes ont un rôle à jouer en instaurant un cadre propice à l'atteinte de cet objectif. Par conséquent, les Parties conviennent d'adhérer aux lignes directrices énoncées à l'annexe 4.

5.5 Évaluation environnementale

Bien que la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale oblige les Organismes à évaluer les effets potentiels des propositions sur l'environnement, les chercheurs, les Établissements et les Organismes doivent collaborer pour s'assurer que les activités de recherche n'auront aucun effet nocif grave sur l'environnement. Les rôles des Parties sont énoncés à l'annexe 5.

5.6 Évaluation par les pairs

Pour que les Organismes puissent permettre la réalisation d'excellents travaux de recherche dans les Établissements, il faut que des membres du milieu de la recherche participent bénévolement au processus d'évaluation par les pairs. Bien que l'évaluation par les pairs comprenne aussi des activités telles que la présentation de rapports d'examinateurs et de l'appréciateur et des visites sur place relativement à des propositions précises, l'annexe 6 porte principalement sur la participation à des comités consultatifs et de sélection et définit les rôles des Parties.

5.7 Énoncé de principes : stagiaires postdoctoraux

Les stagiaires postdoctoraux sont des membres importants du milieu de la recherche et ils apportent une contribution précieuse à la recherche. Les Organismes ont élaboré un Énoncé de principe afin d'encourager les universités et les autres établissements de recherche à reconnaître l'importante contribution que les boursiers postdoctoraux apportent au milieu de la recherche et à l'essor de leur Établissement. Les rôles des Parties sont énoncés à l'annexe 7.

5.8 Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques

En tant que Partenaires dans l'administration efficace de l'entreprise de recherche et de formation, les Organismes et les Établissements ont intérêt à prévenir les cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires en ce qui concerne la gestion des fonds de ces derniers et les conditions dans lesquelles sont effectués les travaux de recherche financés par ces Organismes. Dans l'éventualité où il survient des situations dans lesquelles un Établissement est considéré ou tenu comme ayant violé la politique d'un Organisme subventionnaire, l'annexe 8 énonce les procédures à suivre afin de gérer une telle situation.

6. Amendements

Ce protocole d'entente ainsi que les annexes jointes ne peuvent être amendés que par un accord écrit et signé par toutes les Parties.