Protocole d'entente

Annexe 1 : Gestion financière

1.0 Responsabilité financière

Les Organismes subventionnaires sont assujettis à la Loi sur la gestion des finances publiques (http://laws.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html) et à ses règlements afférents tels que la Politique sur les paiements de transfert (conditions) (http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.html). Les Organismes subventionnaires et les personnes qui reçoivent leurs fonds doivent donc assumer des responsabilités.

2.0 Responsabilités

2.1 Responsabilités de l'Établissement

L'Établissement accepte :

1. de mettre en place et de maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des moyens de contrôle qui demandent aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse de se conformer aux politiques et aux règlements que les Organismes subventionnaires publient dans leurs guides officiels et dans la documentation sur leurs programmes, et qui garantissent la pleine responsabilité à l'égard des fonds. L'Établissement devra au minimum adopter des systèmes et des procédures relatives :
   1. au suivi des comptes de subventions individuels dans lesquels sont inscrits toutes les dépenses et tous les crédits portés aux comptes;
   2. aux pistes de vérification, accompagnées de toute la documentation justificative, concernant toutes les transations financières effectuées dans les comptes;
   3. aux frais de déplacement portés aux comptes;
   4. à la délégation du pouvoir de signer propre aux comptes;
   5. à la cessation des subventions et des bourses;
   6. aux transferts de subventions entre les Établissements.

2. de ne pas accorder ou de retirer l'approbation des dépenses proposées par le Titulaire de subvention qui, à la connaissance de l'Établissement, contreviennent aux règlements des Organismes ou aux politiques de l'Établissement et, s'il y a lieu, de demander l'avis ou les décisions des Organismes;

3. d'aviser les Organismes subventionnaires le plus rapidement possible lorsqu'ils ont connaissance que les fonds ont été utilisés de manière inappropriée;

4. d'effectuer les paiements de bourses rapidement;

5. de mettre en place et de maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des moyens de contrôle efficaces qui assurent – avant de dégager les fonds – qu'ont été satisfaites toutes les conditions et exigences réglementaires en matière du certificat déontologique relatif à la recherche avec des êtres humains, des animaux et des matières présentant un danger biologique;

6. d'aider les chercheurs à administrer leurs fonds de recherche en leur offrant des conseils de travail adéquats et de l'information sur les finances et les programmes, et en les encourageant à adopter des pratiques de gestion financière professionnelles;

7. d'adhérer à l'obligation de rendre compte énoncée dans les guides officiels des Organismes subventionnaires, ainsi qu'à toute autre exigence spéciale associée à une subvention ou à une bourse;

8. de donner accès à tous les comptes, dossiers ou renseignements relatifs à des subventions ou bourses que les Organismes pourraient raisonnablement demander pendant une visite de suivi ou une enquête sur les lieux; de répondre ouvertement et avec franchise aux demandes de renseignements soumises par les Organismes concernant des comptes de subventions particuliers.

2.2 Responsabilités des Organismes subventionnaires

Les Organismes subventionnaires acceptent :

1. de dégager les fonds en temps opportun selon les méthodes et les calendriers de paiement décrits dans les guides officiels des programmes des Organismes subventionnaires;

2. de fournir les documents justificatifs pour chaque paiement, lesquels indiquent, au moins, la subvention ou la bourse (incluant le numéro de la demande ou de la subvention et sa durée), le montant et le nom des chercheurs à qui le paiement est fait;

3. de donner aux Établissements, aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse des renseignements clairs et concis quant aux fins auxquelles les subventions ou les bourses sont accordées et aux dépenses admissibles;

4. de répondre rapidement et avec cohérence aux demandes de renseignements, de questions ou d'interprétation de politiques relatives à l'administration des subventions et des bourses;

5. de consulter les Établissements suffisamment de temps à l'avance des changements importants apportés aux politiques relatives aux finances et aux autres exigences concernant l'administration financière des subventions et des bourses;

6. de consulter et d'avertir les Établissements suffisamment de temps à l'avance des visites sur les lieux du suivi des subventions et des bourses; de coordonner les visites de suivi avec les autres Organismes subventionnaires, dans la mesure du possible; de fournir en temps opportun des rapports sur le résultat des visites de suivi et des examens connexes;

7. de promouvoir une bonne relation de travail avec les Établissements et les chercheurs afin d'améliorer de façon continue la responsabilité en matière de fonds et d'assurer
l'adoption de pratiques de gestion financière exemplaires.

3.0 Bonnes pratiques

Les Organismes subventionnaires publient régulièrement une sélection de pratiques exemplaires. Le document est habituellement distribué aux Établissements. On peut se procurer la plus récente version à http://www.caura-acaru.ca/main.html (adresse temporaire).

4.0 Résolution des cas d'inobservation

Si un désaccord survient entre l'un ou plusieurs des Organismes subventionnaires et un Établissement, l'Organisme subventionnaire suit la procédure décrite à l'annexe 8, à l'étape appropriée à la situation.