Protocole d'entente

Annexe 8 : Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires¹

En tant que Partenaires dans l'administration efficace de l'entreprise canadienne de recherche et de formation, les Organismes subventionnaires fédéraux et les Établissements ont intérêt à prévenir les cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires en ce qui concerne (1) la gestion des fonds de ces derniers et (2) les conditions dans lesquelles sont effectués les travaux de recherche financés par l'Organisme. Néanmoins, il peut se produire des situations par suite desquelles un Établissement est considéré ou tenu comme ayant violé la politique de l'Organisme subventionnaire. Bien qu'il soit impossible de prévoir toutes les situations éventuelles, la présente annexe propose un modèle de procédure à suivre dans de telles situations. Il est possible que ce modèle de procédure doive être adapté afin de convenir à des cas spécifiques². Il est permis d'entamer une action à tous les niveaux, si les circonstances le justifient. De plus, il est possible que les Établissements aient à tenir compte des conventions collectives appropriées.

Procédure

Les éventuels cas d'inobservation peuvent être signalés par le personnel de l'Organisme, le personnel de l'Établissement ou le Titulaire d'une subvention. Ces cas sont résolus de la façon suivante :

Palier 1 – Si l'Organisme et l'Établissement considèrent la faute alléguée comme une inobservation mineure, l'Organisme et l'Établissement font enquête de façon informelle et, s'il y a lieu, corrigent la situation. On informe les agents chargés de l'administration de la recherche concernés, mais les cadres supérieurs de l'Établissement ne participent généralement pas à la résolution du cas. Normalement, les détails de tels cas ne sont pas divulgués aux autres Organismes subventionnaires fédéraux.

Palier 2 – Si l'Établissement ou l'Organisme considère que l'inobservation signalée est grave, l'une ou l'autre Partie, selon le cas, documente les infractions alléguées, rassemble les preuves pertinentes et détermine les options possibles pour rectifier le problème si l'on confirme qu'il y a eu inobservation d'une politique.

En consultation avec l'Organisme, les agents chargés de l'administration de la recherche concernés examinent la documentation et fixent un délai réaliste, qu'ils peuvent modifier d'un commun accord, pour remédier à la situation. On donne aux parties en cause toutes les occasions possibles de faire des observations et de participer au processus de résolution.

Tout en respectant la vie privée des personnes en cause et le caractère confidentiel des cas particuliers, et conformément à toute loi relative à la protection des renseignements personnels pouvant être appliquée, les Organismes échangent entre eux les renseignements pertinents concernant des problèmes généralisés d'inobservation des politiques au sein des Établissements.

Si l'Organisme est d'avis qu'il y a eu inobservation d'une politique, on peut demander que l'Établissement prenne des mesures correctives, par exemple qu'il embauche un consultant pour faciliter l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de redressement.

Palier 3 – Si le problème n'est pas résolu au palier 2 ou s'il s'agit d'un cas très grave ou de nature très délicate, on renvoie le cas aux cadres supérieurs de l'Établissement et de l'Organisme, soit :

1. les cadres supérieurs chargés de l'administration de la recherche concernés (vice-président ou cadre supérieur équivalent) de l'Établissement; un directeur général ou le ou la Secrétaire du Conseil de l'Organisme subventionnaire; ou
2. le dirigeant de l'Établissement; le président de l'Organisme subventionnaire.

Ensemble, ces cadres supérieurs établiront un calendrier réaliste qui leur permettra de résoudre la situation. D'un commun accord, ce calendrier pourra être modifié. Si l'une des Parties estime que la médiation pourrait aider à trouver une solution mutuelle satisfaisante, le président de l'Organisme nommera un médiateur qui convient aux deux Parties et qui leur fera des recommandations non contraignantes.

En plus de demander que l'Établissement prenne des mesures correctives, l'Organisme peut suspendre temporairement, après avoir soumis un avis par écrit à l'Établissement, le financement qu'il verse à des programmes ou à des projets particuliers jusqu'à ce que les mesures correctives nécessaires, jugées acceptables par l'Organisme, soient appliquées.

Cas d'inobservation irrémédiable

Advenant qu'un cas d'inobservation ne puisse être résolu de façon satisfaisante, le président de l'Organisme peut juger que l'Établissement ou son corps professoral, en totalité ou en partie, n'est plus admissible au financement de l'Organisme.

L'Organisme étudiera la demande de rétablissement quand l'Établissement observera à nouveau les politiques.

Infraction criminelle

Si, au cours du processus, les faits signalés portent à croire qu'il y a eu infraction criminelle, l'Organisme renverra immédiatement le cas aux autorités compétentes.

¹Étant donné que cette annexe fait partie d'un protocole d'entente entre les Établissements et les Organismes subventionnaires, elle n'intéresse uniquement que les infractions commises par les Établissements et n'a pas pour objet de régler les infractions commises par les Titulaires de subvention ou par les Titulaires de bourse. Ce type d'infraction est réglé selon le processus décrit dans les guides de programmes de l'Organisme.

² Dans le cas des subventions de RCE dont la responsabilité est partagée par un Établissement et le RCE, l'Organisme subventionnaire collaborera avec les agents de l'administration de la recherche de l'Établissement et le fondé de pouvoir du RCE en vue de trouver une solution à la situation.