Réponses de la direction préparées par : René Quirouette, directeur de la Division de l’administration
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Recommandation des vérificateurs |
Réponse de la direction |
Lacunes en matière de passation des marchés
Il est recommandé : |
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qu’un document écrit soit officiellement transmis à tous ceux qui ont recours aux marchés de services, faisant état des pratiques particulières observées par le passé qu’il faut corriger à l’avenir; |
D’accord. Au cours du dernier exercice, le gestionnaire de la Section du matériel et de la gestion des contrats a rencontré les équipes de direction des clients clés pour leur faire savoir que nous avions besoin de participer dès le début à tout processus qui est censé conduire à la passation d’un marché. Nos clients ont compris l’importance d’élaborer des stratégies et des procédures d’approvisionnement appropriées et ils prennent maintenant des mesures pour remédier à nos lacunes en matière de passation des marchés, ce qui a permis de résoudre efficacement la majorité des problèmes mis en évidence au cours de la vérification. Les consultations auprès des groupes utilisateurs se poursuivront jusqu’à ce que tous les clients aient été sensibilisés à ces questions. Pour que la direction s’engage à assurer la conformité à la procédure de passation des marchés et à la politique connexe, le présent document, qui renferme le rapport de vérification et les réponses de la direction, sera déposé aux comités de direction respectifs du CRSH et du CRSNG et au Comité des opérations du CRSNG aux fins de discussion et d’approbation.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- directeur, Division de l’administration
Échéance : automne 2004 |
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que la Section du matériel et de la gestion des contrats multiplie les contacts avec les groupes utilisateurs de manière à être au courant des acquisitions prévues, afin d’améliorer la planification des stratégies d’approvisionnement et la gestion des marchés; |
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que l’on améliore de façon proactive les pratiques commerciales en prévoyant de consulter au départ les groupes clients et de les former pour assurer la conformité à la procédure de passation des marchés et à la politique connexe; |
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que la Section du matériel et de la gestion des contrats prévienne le directeur de la Division de l’administration par écrit lorsqu’elle a connaissance de pratiques qui semblent inacceptables, afin que ce dernier puisse prendre les mesures qui s’imposent; |
D’accord. L’équipe du matériel et de la gestion des contrats signalera toute pratique inacceptable au directeur de la Division de l’administration, afin qu’il puisse prendre les mesures qui s’imposent.
Centre de responsabilité :
- équipe du matériel et de la gestion des contrats
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- directeur, Division de l’administration
Échéance : en cours |
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qu’un rapport semestriel sur les lacunes observées en matière de passation des marchés soit produit et remis au directeur général de la DSAC pour analyse au cours d’une réunion regroupant les dirigeants visés. |
D’accord. Nous préparerons deux fois l’an un rapport sur la passation des marchés à l’intention du directeur général de la DSAC.
Centre de responsabilité :
- équipe du matériel et de la gestion des contrats
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- directeur, Division de l’administration
Échéance : en cours |
Collecte de données et présentation de l’information
Il est recommandé : |
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que la Section du matériel et de la gestion des contrats établisse et gère une base de données Excel sur les marchés pour fournir des renseignements aux fins d’analyse, de gestion et de présentation de l’information; |
D’accord. Comme il est proposé dans le rapport, nous avons créé une base de données Excel.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
Échéance : terminé |
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que l’on examine à la lumière des suggestions des utilisateurs (clients) le nouveau rapport mensuel sur la passation des marchés et que l’on envisage de le synthétiser pour rendre la saisie de données plus économique et en faciliter l’utilisation par les clients. |
Après avoir consulté les utilisateurs, nous mettrons au point une nouvelle méthode pour faire part des activités de passation des marchés aux clients, ce qui ajoutera une valeur au processus de passation des marchés.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
Échéance : mars 2005 |
Délégation de pouvoir pour amorcer la procédure de passation des marchés (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques )
Il est recommandé : |
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que la Section du matériel et de la gestion des contrats collabore avec les groupes utilisateurs dans le but d’établir clairement un mécanisme pour exercer de façon non ambiguë la responsabilité du pouvoir délégué d’engager des dépenses en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. |
D’accord. L’équipe du matériel et de la gestion des contrats collaborera avec l’équipe des comptes payables pour examiner, élaborer et mettre en œuvre un processus approprié qui donnera l’assurance que le pouvoir délégué en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques sera clairement exercé et documenté dans nos dossiers.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- gestionnaire, Section des comptes payables
Échéance : automne 2004 |
Évaluation de la performance de l’entrepreneur
En ce qui concerne les articles 16.11.8 et 16.11.9 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, il est recommandé : |
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que l’on élabore une grille appropriée pour permettre de compiler l’information type sur la performance de chaque entrepreneur; | D’accord. Nous élaborerons une procédure d’évaluation des entrepreneurs adaptée à la fonction de passation des marchés exécutée par l’organisme.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
Échéance : mars 2005 |
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que l’entrepreneur reçoive une copie de cette analyse de sa performance et qu’il puisse consigner sa réponse au dossier; |
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que l’information documentée sur la performance de l’entrepreneur soit versée dans une base de données accessible aux personnes compétentes pour permettre de sélectionner efficacement les entrepreneurs ou de prévoir au contrat des dispositions permettant de mieux assurer que l’entrepreneur fournira la performance escomptée. |
Renouvellement du personnel de la Section du matériel et de la gestion des contrats de la DSAC
Il est recommandé : |
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que l’on examine la Section du matériel et de la gestion des contrats pour bien comprendre l’environnement en pleine évolution et les compétences nécessaires, afin d’adopter une démarche proactive axée sur la consultation pour offrir des services de passation des marchés adaptés à cet environnement; |
D’accord. Nous examinerons la fonction exercée par la Section du matériel et de la gestion des contrats pour mettre en évidence les éléments complexes de cet environnement en constante évolution et pour déterminer les compétences nécessaires afin d’assumer cette fonction. Les clients du service participeront au processus pendant toute sa durée.
Centre de responsabilité :
- équipe du matériel et de la gestion des contrats
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- directeur, Division de l’administration
- utilisateurs
- Ressources humaines
Échéance : mars 2005 |
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que l’on mette en évidence tous les nouveaux facteurs ajoutant à la complexité de la passation des marchés et que l’on élabore une intervention ciblée afin de trouver les moyens d’avoir accès aux compétences requises pour chacun; |
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que l’on consulte les utilisateurs clients au sein du CRSNG et du CRSH pour déterminer leur vision des services offerts par la Section du matériel et de la gestion des contrats. |
Normes de service
Il est recommandé : |
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que des normes de service soient établies à l’égard du temps alloué pour la Section du matériel et de la gestion des contrats, rajustées selon les besoins et adoptées officiellement après les commentaires des groupes utilisateurs. |
D’accord. Après avoir consulté les groupes utilisateurs, la Section du matériel et de la gestion des contrats préparera une entente sur les niveaux de service s’inspirant du modèle récemment élaboré par la DSI. Selon la direction, non seulement cette entente définira les niveaux de service de la section, mais aussi elle déterminera clairement les attentes en ce qui a trait aux responsabilités des utilisateurs de ce service.
Centre de responsabilité :
- gestionnaire, Section du matériel et de la gestion des contrats
- directeur, Division de l’administration
Échéance : mai 2005 |
