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Foire aux questions (FAQ)

Les questions suivantes concernant le processus de présentation électronique des demandes ont été adressées à l'équipe du Projet des affaires électroniques. Ces questions portent entre autres sur des aspects précis de l'ouverture de session, des pièces jointes électroniques et de l'approbation préliminaire par l'université. Nous avons pris soin de donner des réponses complètes afin que la présentation électronique des demandes se révèle une expérience positive. Veuillez vous reporter souvent à la présente section et nous écrire si vous ne trouvez pas réponse à vos questions.

Ouverture de session/Accès/Sécurité
Pièces jointes
Liens avec les demandes
Présentation des demandes
Règles administratives/Procédures/Processus
Approbation préliminaire par l'université
Aspects techniques
Divers
Outils
Curriculum vitæ commun
Assistance et formation

Ouverture de session/Accès/Sécurité
  1. Quelle est la différence entre le numéro d’usager et le NIP (numéro d'identification personnel)?
    Le NIP ne fait qu'identifier un utilisateur dans nos systèmes internes. Le numéro d’usager est un identificateur confidentiel qui donne à l'utilisateur accès au système en ligne. Le NIP ne peut être changé, mais le numéro d’usager peut être changé et validé n'importe quand.

  2. Si une personne a déjà un numéro d’usager, peut-elle le changer à une date ultérieure?
    Oui. Le numéro d’usager peut être changé en tout temps aux fins d'ouverture de session. Cependant, le NIP et le numéro de la demande ne peuvent être changés.

  3. Si l'utilisateur assume divers rôles, lui faut-il plus d'un numéro d’usager?
    Non. Le système de sécurité est conçu pour permettre à un utilisateur ayant un nom d'accès unique d'assumer plusieurs rôles. Certains rôles devront être confirmés par l'université, c'est-à-dire par le responsable des subventions de recherche (RSR), l'agent de liaison des bourses (ALB), le responsable des finances (RF), etc., et un profil de sécurité devra leur être attribué pour assurer l'accès approprié.

  4. Comment un examinateur actif s'inscrirait-il?
    Les examinateurs auront un accès général et s'inscriront de la même façon que les candidats, c'est-à-dire, en utilisant leur numéro d’usager et mot de passe.

  5. Si un RSR cesse d'exercer ses fonctions, comment le CRSNG s'assure-t-il qu'il n'aura plus accès au système?
    L'université doit aviser le CRSNG de tout changement de statut. L'ancien code d'accès sera éliminé et un nouveau code sera créé pour le nouveau RSR.

  6. Les collaborateurs peuvent-ils modifier la demande une fois qu'ils y ont accès?
    Non. Dans le processus de présentation électronique des demandes, nous avons établi un principe selon lequel le candidat est le seul à pouvoir modifier la demande. Les membres du groupe ou collaborateurs contribuent à la demande par l'intermédiaire du candidat.

  7. Étant donné que plusieurs personnes peuvent porter le même nom, comme par exemple, Michel Tremblay, comment le candidat sait-il qu'il offre un lien d'accès au bon Michel Tremblay?
    Avant d'offrir un lien d'accès à quelqu'un, le candidat devra s'assurer (en personne, au téléphone ou par courriel) que le « Michel Tremblay » en question est bien le « bon ». Pour accorder l'accès à un collaborateur, le candidat aura besoin du nom de cette personne et de son adresse de courriel.

  8. Les candidats auront-ils accès aux résultats de l'évaluation de leur demande?
    Un des objectifs du Projet des affaires électroniques est d'offrir éventuellement aux candidats, par l'entremise du Web, les résultats de l'évaluation de leur demande. Tout d'abord, nous commencerons par envoyer seulement la notification de décision; nous pourrons par la suite inclure les commentaires des comités de sélection et du personnel. Plus tard, nous prévoyons donner accès aux commentaires des examinateurs de l'extérieur ainsi qu'aux modalités des subventions (s'il s'agit par exemple de subventions du PPR). Quant aux candidats aux bourses, nous prévoyons leur donner accès, par l'entremise du Web, aux lettres d'offre de bourse.

  9. Après avoir reçu une demande, le CRSNG en restreint l'accessibilité pendant un certain temps. Pendant cette période, est-ce qu'un chercheur aura toujours accès, aux fins de référence, à la demande qu'il aura présentée par voie électronique?
    Oui, le chercheur y aura toujours accès, mais aux fins de référence seulement. Une fois la demande transmise au CRSNG, celui-ci fera une « copie » de la demande. Par la suite, le chercheur aura toujours accès à la demande jusqu'à ce que le CRSNG la mette définitivement en archive.

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Pièces jointes
  1. Comment pourra-t-on rattacher des formules mathématiques et des graphiques à la demande qu’on écrit? Quel type de logiciel pourra-t-on utiliser à cette fin?
    Le format Tex/LaTeX est beaucoup utilisé pour la production des formules mathématiques. Le logicial utilisé par le CRSNG accepte ce format et le convertit au format PDF.

  2. Comment savoir quels formats nous pouvons utiliser? Votre outil de conversion pourra-t-il prendre en charge le format que nous utilisons?
    L’outil de conversion utilisé par le CRSNG peut convertir la plupart de formats couramment utilisés.

  3. Les formats MacInstosh seront aussi convertis?
    Oui.

  4. Un fichier en format PDF peut-il être téléchargé directement vers l'ordinateur central?
    Oui. Ces fichiers peuvent être traités comme une pièce jointe et téléchargés directement.

  5. Les demandes seront-elles rejetées si les chercheurs ne les présentent pas en format PDF?
    Le système convertira les documents en format PDF et permettra aux candidats de s'assurer que la conversion au format PDF a réussi et que le document résultant est identique à l'original.

  6. A-t-on prévu suffisamment d'espace pour pouvoir inscrire de longs titres dans les champs où l'on indique les noms de fichiers?
    Les champs de texte peuvent accepter de longs titres jusqu’à la concurrence de 180 caractères.

  7. Si l'utilisateur fournit un fichier Word, sera-t-il automatiquement converti en format PDF?
    Oui, le système convertira les fichiers Word en format PDF et permettra au chercheur de les examiner, de les approuver et de les présenter.

  8. Les utilisateurs pourront-ils utiliser différents types de caractères pour écrire leurs demandes?
    Non. Les utilisateurs devront préparer les documents à annexer conformément aux directives générales de présentation des demandes du CRSNG, tel qu'il est indiqué dans le Guide des programmes destiné aux professeurs.

  9. Comment les utilisateurs peuvent-ils s'assurer que le document présenté au CRSNG dans son format final sera exactement le même que l'original?
    Effectuer la conversion en format PDF revient à prendre une photo du document. Une fois la conversion effectuée, le candidat a accès au document à partir de son écran et peut alors l'approuver.

  10. Un document Word converti en fichier PDF peut-il toujours être modifié?
    Les textes en format PDF ne peuvent être modifiés. Le document converti en format PDF devrait être la version finale du document présenté. L'utilisateur pourra remplacer le fichier converti jusqu'au moment de la présentation finale de la demande à l'administrateur de l'université (RSR, ALB,etc.).

  11. Si des propositions de prix pour de l'appareillage sont lues optiquement puis présentées électroniquement, comment le CRSNG préviendra-t-il les fraudes?
    Pendant la première phase du Projet de présentation électronique des demandes, les propositions de prix devront être présentées sur copie papier. Il se peut que propositions de prix lues optiquement soient acceptées dans les phases ultérieures du projet. Le CRSNG examinera différentes technologies visant à assurer la sécurité et à prévenir la fraude.

  12. Une fois qu'il a annexé un document, le candidat peut-il y apporter d'autres changements? Jusqu'à quel stade peut-il le faire?
    Oui. Le candidat peut détacher le document de la demande, le réviser puis l'annexer de nouveau. Toute pièce annexée auparavant est alors supprimée et remplacée. Ces modifications sont permises jusqu'à ce que la demande reçoive l'approbation finale de du RSR et soit envoyée au CRSNG, habituellement avant la date limite de présentation des demandes. Après cela, aucun autre changement ne sera permis.

  13. Le nombre de pages que peut contenir une demande est limité; qu'en est-il pour les pièces jointes?
    Les limites établies en ce qui concerne le nombre de pages que peuvent comporter les demandes et les pièces jointes continueront de s'appliquer, conformément aux lignes directrices actuelles du programme.

  14. Les pièces jointes sont-elles vraiment « jointes » à la demande? Est-il possible de voir la demande au complet y compris ses annexes, ou d'en voir sélectivement les diverses parties?
    Oui. Le candidat pourra voir sélectivement les différentes parties de la demande ou celle-ci au complet.

  15. Étant donné que les renseignements sur les entreprises peuvent être hautement confidentiels, celles-ci peuvent-elles choisir entre le système en ligne et l'envoi de documents par la poste?
    Nous avons l'intention de mettre au point une fonction de présentation électronique qui permettra de présenter les renseignements confidentiels électroniquement.

  16. Si le candidat choisit de présenter une partie de la demande sous forme de copie papier et une autre partie électroniquement, y a-t-il une façon de l'indiquer?
    Les candidats pourront présenter leur demande électroniquement ou par la poste en envoyant une copie papier. Si un candidat choisit de présenter sa demande électroniquement, les seules annexes sur copie papier qui peuvent accompagner la présentation sont : les tirages préliminaires, les tirés à part, les propositions de prix pour l'appareillage, et les relevés de notes universitaires. Le système précisera les documents que le chercheur devra envoyer par la poste au CRSNG et qui devront accompagner sa demande.

  17. Comment saura-t-on si tous les documents relatifs à une demande de subvention ont été envoyés?
    Une liste de vérification, produit par le système, alertera le candidat à savoir si la demande est complète ou pas. (Cette liste de vérification servira également d'aide-mémoire au candidat en lui indiquant les documents qu'il a envoyés et, s'il y a lieu, les documents qu'il doit faire parvenir au Conseil).

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Liens avec les demandes
  1. Le candidat pourra-t-il modifier le Formulaire de renseignements personnels ou le curriculum vitæ du membre du groupe qui aura été lié à la demande, et le membre du groupe pourra-t-il modifier la demande?
    La fonction de collaboration en ligne permettra au candidat d'accorder au membre du groupe la « permission » de créer un lien entre son Formulaire de renseignements personnels ou son curriculum vitæ et la demande, mais pas de modifier ces renseignements. De façon semblable, le membre du groupe n'aura accès à la demande que pour « lecture seule » et ne sera pas autorisé à la modifier.

  2. A-t-on prévu des dispositions pour prendre en charge les collaborations importantes dans le processus des liens?
    Oui. Il n'y a aucune limite quant au nombre de collaborateurs pouvant être liées à une demande.

  3. Signatures - a-t-on prévu des dispositions pour que plusieurs établissements puissent approuver la collaboration?
    Oui. Il est prévu que :
    • l'établissement du candidat principal aura accès en ligne à toutes les composantes des demandes, au stade de l'élaboration. Cela permettra de savoir si d'autres établissement sont en jeu et d'effectuer un suivi pour s'assurer que toutes les approbations ont bien été obtenues avant que la demande ne soit présentée;
    • une lettre d'entente (ou lettre de transfert), indiquant que toutes les parties comprennent les modalités et conditions de la collaboration, sera signée avant le transfert de fonds;
    • le CRSNG validera la liste de toutes les demandes présentées par l’établissement, que ce soit à titre d'établissement principal ou collaborateur, par l'entremise du site sécurisé.

  4. Sera-t-il possible de créer des liens pour les rapports d'étape et les rapports définitifs, les rapports à l'industrie, aux entreprises, etc.?
    Fort probablement. Il s'agit d'une question qui sera traitée lors d'une phase ultérieure du Projet des affaires électroniques.


  5. Qui peut-on considérer comme un collaborateur dans une demande?
    Toute personne (université, gouvernement, secteur privé) qualifiée pour entreprendre des travaux de recherche indépendamment est considérée comme un collaborateur. (Reportez-vous aux critères d'admissibilité du CRSNG dans le Guide des programmes destiné aux professeurs.)

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Présentation des demandes
  1. Quelle est la différence entre l'approche du CRSNG et le processus de présentation électronique en ce qui concerne l'élaboration et la présentation des demandes?
    Le processus de présentation électronique offrira de nombreux avantages par rapport à l'approche traditionnelle, notamment :
    • l'élimination du besoin d'imprimer de nombreuses copies de la demande à envoyer au CRSNG;
    • l'autorisation de l'accès pour les collaborateurs et les organismes parrains;
    • la possibilité de joindre électroniquement tous les documents à la demande;
    • la possibilité d'imprimer la demande complète ou des parties de la demande;
    • des listes de vérification afin de réduire le risque d'omettre les documents requis;
    • la capacité pour les administrateurs d'université comme les RSR, les ALB et les RF de donner leur approbation en ligne.


  2. Comment le candidat peut-il s'assurer que sa demande est complète lorsqu'elle est présentée?
    Le système demandra aux candidats de vérifier leurs demandes avant de les envoyer. Une liste de contrôle les informera si la demande est complète et qu'il ne manque aucun document. Le système validera automatiquement les demandes et rejettera celles qui sont incomplètes. Une fois que la demande a été présentée électroniquement et que les documents imprimés requis (tirages préliminaires, tirés à part, propositions de prix pour l'appareillage, relevés de notes) ont été envoyés par la poste, le personnel du CRSNG communiquera avec les candidats afin de leur demander les documents manquants, le cas échéant. De plus, le système accusera réception de la demande présentée, au moyen d'un message automatique.

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Règles administratives/Procédures/Processus
  1. Pourquoi les membres du groupe et les collaborateurs ne sont-ils pas autorisés à modifier la demande?
    Afin d'assurer la sécurité, la protection des renseignements personnels et le contrôle approprié du processus de rédaction des demandes, il est préférable qu'une seule personne, à savoir le chercheur principal (CP), soit autorisée à modifier la demande. Les membres du groupe et les collaborateurs auront l'autorisation de lire la demande mais pas de la changer. Les changements proposés par les membres du groupe devront être validés puis apportés par le CP lors d'une même étape.

  2. Les examinateurs pourront-ils avoir accès aux demandes en ligne?
    Oui. Lors d'une phase ultérieure du Projets des affaires électroniques, les examinateurs pourront avoir accès aux demandes en ligne et aussi les imprimer.

  3. Les candidats pourront-ils imprimer leur demande?
    Oui. Les candidats pourront imprimer l'ébauche ou la version finale de leur demande (en partie ou en entier) à n'importe quel stade du processus de présentation électronique des demandes.

  4. Les membres de comités devront-ils lire les demandes, les tirés à part et les tirages préliminaires à l'écran? Les documents papier sont plus pratiques étant donné qu'ils peuvent être annotés, qu'on peut y souligner des passages, y rédiger des commentaires, etc. De plus, le CRSNG continuera-t-il d'imprimer et de distribuer les recueils de demandes, ou les membres de comités devront-ils les télécharger et les imprimer eux-mêmes?
    À court terme et à moyen terme, des copies papier des recueils de demandes, des tirages préliminaires, des tirés à part, des propositions de prix pour l'appareillage, des relevés de notes universitaires et d'autres documents continueront d'être envoyées aux membres de comités afin qu'ils les examinent.

  5. Prévoit-on un document standard pour le module du curriculum vitæ commun, dans tous les conseils de recherche, afin d'éviter qu'il soit présenté dans de nombreux formats différents?
    Le CRSNG convient avec les conseils de recherche partenaires que le curriculum vitæ commun doit tirer parti des points communs des différentes organisations, mais doit pouvoir être adapté lorsque des renseignements particuliers sont requis par l'une et non par l'autre.

  6. Lorsqu'on remplit un formulaire de demande en ligne, peut-on sauvegarder les données automatiquement après une certaine période (si l'on s'éloigne de l'ordinateur) pour s'assurer de ne pas perdre le travail?
    Étant donné les contraintes relatives au temps de réponse, ce genre de souplesse ne peut être offert à ce stade-ci. Le CRSNG examinera les possibilités de sauvegarde automatique des données et est confiant qu'une solution pourra être mise en œuvre à une date ultérieure. On recommande aux utilisateurs de sauvegarder fréquemment les données qu'ils introduisent.

  7. Les candidats pourront-ils présenter des ébauches?
    Le processus qui permettra la présentation des ébauches est à l’étude et sera testé lors d’une phase ultérieure du Projet des affaires électroniques, probablement en 2005.

  8. En attendant qu'une pièce jointe soit convertie en document de format PDF, les candidats pourront-ils continuer de rédiger la demande?
    Oui. Une fois que le document en format PDF pourra être examiné, les candidats en seront informés.

  9. Le CRSNG forcera-t-il éventuellement les organismes parrains à présenter des documents en ligne?
    Non. À moyen terme, le CRSNG n'a pas l'intention de forcer les organismes parrains à présenter les documents en ligne.

  10. Les accusés de réception des documents seront-ils propres à un programme?
    Oui. L'accusé de réception donnera des renseignements de base sur la demande présentée, tels que le nom du candidat, le programme, le titre, etc.

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Approbation préliminaire par l'université
  1. Les demandes seront-elles aussi envoyées électroniquement aux RSR?
    Oui. Le RSR pourra lire la demande et faire des commentaires aux candidats avant d'approuver la demande et de la présenter au CRSNG.

  2. Une fois que le RSR approuve une demande, est-elle automatiquement envoyée au CRSNG?
    Non. La demande se trouve déjà dans le serveur du CRSNG pendant que le candidat la rédige. Par conséquent, la fonction d'approbation par le RSR indiquera au CRSNG que la demande est complète et a été présentée.

  3. Certains établissements ont des processus d'approbation interne en place, qui exigent la signature de divers cadres de l'établissements avant que la demande ne soit présentée au CRSNG. Comment le CRSNG traitera-t-il cette question?
    Les établissements seront libres de déterminer leurs propres processus d'approbation interne tant que l'administrateur ou le cadre approprié de l'établissement (RSR, ALB) présente les demandes au CRSNG.

  4. Il semblerait que la présentation électronique des demandes ne profite qu'au CRSNG étant donné que les chercheurs doivent toujours imprimer deux copies de la demande (une pour eux et l'autre pour l'établissement). Y a-t-il des avantages pour la communauté des chercheurs?
    Bien que l'on puisse encore avoir besoin de copies papier pour les dossiers ou à des fins de suivi, les établissements sont libres de décider d'imprimer ou non des copies de la demande. Les chercheurs et le RSR de l'établissement peuvent lire et imprimer les demandes. Cette capacité permet aux établissements de réaliser des économies. Le CRSNG compte bien que cette fonction et d'autres fonctionnalités de présentation électronique des demandes apporteront de nombreux avantages à la communauté en lui faisant gagner du temps et en lui faisant réaliser des économies.

  5. Comment les candidats seront-ils avisés des mesures prises par le RSR en ce qui concerne leur demande?
    Les candidats recevront automatiquement par courriel un avis des mesures prises par le RSR ou l'ALB (demande approuvée et présentée, commentaires du RSR/ALB, etc.).

  6. Lorsque le RSR effectue une recherche, le système saura-t-il de quelle université il provient? Le RSR ou l'ALB pourra-t-il effectuer une recherche par département?
    Le profil de sécurité des RSR et des ALB indiquera de quel établissement ils proviennent; par conséquent, ces agents n'auront accès qu'aux données du CRSNG associées à leur établissement. Les RSR et les ALB pourront effectuer leur recherche selon plusieurs critères, y compris « par département ».

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Aspects techniques
  1. L'infrastructure de serveurs du CRSNG sera-t-elle améliorée pour pouvoir prendre en charge le trafic accru? Craint-on que les serveurs ne puissent prendre en charge tout le volume des données pendant les périodes de pointe?
    Oui. La capacité des serveurs et du réseau du CRSNG a été accrue en prévision de l'augmentation du volume. De plus, le personnel technique du CRSNG sera en rapport avec les unités de technologie de l'information des établissements pour les aviser des répercussions possibles du Projet de présentation électronique des demandes sur leurs réseaux et leurs passerelles.
    Certains établissements ont échelonné leurs dates limites afin de réduire la pression sur le système. Les RSR et les ALB pourront présenter des demandes en tout temps, ce qui aidera à répartir la charge. De plus, le CRSNG continuera de promouvoir cette approche auprès des établissements afin de réduire les augmentations subites de volume.

  2. Comment le CRSNG compte-t-il accélérer le téléchargement des documents aux dates limites, alors qu'il est probable que de nombreuses personnes soient actives au même moment?
    Voir la réponse ci-dessus concernant le trafic accru. Les dates limites internes des établissements pourraient également être échelonnées pour aider à réduire le trafic.

  3. La demande peut-elle être sauvegardée sur une disquette?
    Une fois que le document a été converti en format PDF, cela pourrait être possible (il pourrait ne pas y avoir suffisamment d'espace sur la disquette). Il est fort probable que les candidats puissent sauvegarder leur demande sur le lecteur C de leur ordinateur.

  4. Dans quelle mesure le système exige-t-il que les utilisateurs disposent d'une connexion Internet haute vitesse (pour télécharger les recueils de demandes, etc.)?
    Cela n'est pas essentiel. Toutefois, plus l'utilisateur dispose d'une grande largeur de bande, plus la réponse à ses demandes sera rapide (p. ex., vitesse de traitement et de téléchargement).

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Divers
  1. Le processus de présentation électronique des demandes sera-t-il obligatoire pour tous les candidats?
    Ceux et celles qui veulent l'utiliser pourront le faire. Toutefois, le CRSNG n'a pas l'intention de forcer tous les candidats à présenter leur demande électroniquement. Il y aura une période de transition pendant laquelle la version électronique et la version papier des demandes seront toutes deux acceptées.

  2. Qu'arrivera-t-il aux fonctions du CRSNG (formulaires électroniques, etc.,) actuellement offertes dans le site Web?
    Il y aura une période de transition qui durera jusqu'à l'achèvement du Projet des affaires électroniques - probablement de 3 à 4 ans. Les fonctions actuelles seront adaptées au Projet des affaires électroniques.

  3. Le CRSNG a-t-il reçu de la rétroaction en ce qui concerne la fonction de présentation électronique des demandes?
    Oui. Le Service de dépannage du CRSNG a effectué un suivi de toutes les questions qui ont été soulevées. Plusieurs améliorations au système ont été introduites à même cette rétroaction.

  4. Les recueils de demandes seront-ils encore imprimés et envoyés aux membres de comités de sélection?
    Oui, et il est fort probable qu'il en soit de même pour les prochaines années jusqu'à ce qu'une solution acceptable pour les comités de sélection soit trouvée.

  5. Le CRSNG enverra-t-il aux examinateurs de l’extérieur les demandes papier pour évaluation?
    Oui, dans la mesure où ces documents sont nécessaires à l'évaluation des demandes.

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Outils
  1. Chaque module ou section de module sera-t-il validé? Le candidat pourra-t-il passer au prochain module?
    Oui. Le candidat devra sauvegarder l’information après avoir rempli chaque module et pourra alors passer au prochain module en attendant que le document (maintenant en format PDF) soit validé.

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Curriculum vitæ commun
  1. Le curriculum vitæ commun pourrait-il être mis en œuvre plus tôt afin de faciliter le traitement de l'information, l'identification des personnes, etc.?
    Non, parce que l'on ne sait pas encore comment les renseignements figurant dans le curriculum vitæ commun seront livrés au CRSNG. Il faudra encore de nombreuses discussions et beaucoup de travail de conception pour assurer la sécurité et la protection des renseignements, la correspondance des données du curriculum vitæ commun avec nos bases de données internes, et les liens appropriés avec les demandes.

  2. Quand le curriculum vitæ commun sera-t-il mis en œuvre?
    À l’hiver 2004-2005, un projet est planifié pour la mise en œuvre du Curriculum vitæ commun au CRSNG.

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Assistance et formation
  1. S'attend-on à ce que les utilisateurs puissent apprendre à utiliser le système en ligne? Y aura-t-il un ligne d'aide?
    Oui. Une ligne d'aide sera offerte pour le Projet des affaires électroniques et le Projet de présentation électronique des demandes au Service de dépannage du CRSNG. Des tutoriels sont displonibles en ligne et des documents de formation ont été fournis aux établissements.

  2. Quelles sont les heures d'affaires du Service de dépannage?
    Les heures d'ouverture du Service de dépannage sont de 8 h à 17 h, heure normale de l'Est. Pendant les périodes de pointe, un soutien peut également être offert les fins de semaine - comme par le passé.

  3. À quelle adresse courriel doit-on envoyer les demandes d'aide? Cette adresse est-elle actuellement annoncée?
    L'adresse actuelle est : webapp@crsng.ca.


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Mise à jour :  2004-06-08

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Avis importants