Vérification des nominations intérimaires à des postes du groupe de la direction (EX) – Points saillants

Octobre 2006

Pourquoi la Commission de la fonction publique a-t-elle mené cette vérification?

En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP délègue ses pouvoirs de dotation en matière de nominations intérimaires aux administrateurs généraux et administratrices générales. Une nomination intérimaire consiste en l’affectation temporaire d’un ou d’une fonctionnaire aux fonctions d’un poste de niveau supérieur, dans le cas où l’exercice de ces fonctions aurait constitué une promotion si cette personne avait été nommée au poste visé.

Notre vérification poursuivait les objectifs suivants : déterminer dans quelle mesure les décisions relatives aux nominations intérimaires à des postes de EX respectaient le principe du mérite tel qu’il est énoncé dans l’ancienne LEFP, la législation connexe, le Règlement et les lignes directrices ainsi que les valeurs de dotation; et évaluer l’efficacité des cadres de gestion de la dotation ministérielle régissant les nominations intérimaires. La décision de procéder à cette vérification provient de l’inquiétude de la CFP à propos du manque d’assurance adéquate que ces nominations intérimaires avaient été faites conformément aux conditions des pouvoirs délégués. La CFP était également préoccupée au sujet des résultats de l’étude menée en 2001 par l’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX) sur les perspectives d’emploi dans le groupe de la direction (EX) ainsi que les obstacles à celles-ci. L’étude avait établi que 42 p. cent des répondants avaient l’impression que les fonctionnaires qui occupaient un poste par intérim pour une période prolongée bénéficiaient d’un avantage certain dans le cadre d’un concours visant ce poste.

La vérification s’articulait autour des nominations intérimaires au groupe EX qui étaient assujetties aux dispositions complètes de l’ancienne LEFP – soit celles faites pour des périodes de plus de quatre mois au groupe EX et celles pour des périodes supérieures à six mois au sein du groupe EX. Ces nominations intérimaires au groupe EX représentaient environ le tiers de tous les types de nomination à des postes de EX. Les sept ministères choisis aux fins de la vérification représentaient 20 p. cent de toutes les nominations intérimaires faites par tous les ministères à des postes de EX. Nous avons examiné une sélection aléatoire de 89 nominations, soit environ 40 p. cent du nombre total de nominations intérimaires à des postes de EX faites par les organisations sélectionnées, du 1^er avril 2002 au
31 mars 2004.

Qu’avons-nous trouvé?

Notre vérification a révélé que les gestionnaires d’embauche avaient régulièrement recours à des processus sans concours pour accélérer les nominations intérimaires à des postes de EX. Des 80 dossiers que nous avons examinés pour lesquels il n’y avait pas eu de concours, 73 (ou 91 p. cent) ne contenaient pas de raison ni de justification de la nomination de la personne en particulier comme c’était requis. En outre, aucun des 80 dossiers de nomination sans concours ne contenait suffisamment d’information relative à une évaluation pour indiquer que la candidature avait été évaluée complètement en regard de l’énoncé de qualités. Neuf dossiers de dotation que nous avons examinés avaient trait à des dossiers de nominations intérimaires à des postes de EX par voie de concours. Les deux tiers de ceux-ci ne contenaient pas suffisamment de renseignements permettant de déterminer que ces nominations étaient conformes aux exigences de la Loi et les lignes directrices pertinentes. C’est également pour nous une source de préoccupation parce que, selon une étude récente de la CFP, nous savons que le taux de promotion dans les quatre mois suivant la fin d’une nomination intérimaire est évalué à 38 p. cent en ce qui concerne les nominations externes et internes au groupe EX.

De plus, nous avons trouvé des lacunes dans les cadres de gestion de la dotation des ministères. Nous avons noté en particulier un manque de planification et une absence de définition claire des rôles et des responsabilités ainsi qu’un manque de mécanismes de surveillance et d’établissement de rapports.

Quels correctifs sont apportés?

En vertu de la nouvelle LEFP, entrée en vigueur en décembre 2005, la CFP a délégué tous les pouvoirs de dotation aux administrateurs généraux et administratrices générales, y compris les pouvoirs de nomination à des postes de EX. Les administrateurs généraux et les administratrices générales ont accepté les observations de cette vérification. Ils ont convenu de mettre en œuvre les recommandations qui leur sont faites quant à l’importance de veiller à ce que les nominations intérimaires à des postes de EX pour des périodes de quatre mois ou plus :

• respectent le mérite, l’impartialité et les valeurs de nomination;
• satisfassent aux exigences de la nouvelle LEFP, du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et de tout autre texte réglementaire dans la mesure où ceux ci se rapportent à l’intégrité des nominations et aux valeurs de nomination;
• soient conformes aux lignes directrices de la CFP en matière de nomination.

La CFP va englober dans ses activités de surveillance les nominations intérimaires de quatre mois ou plus à des postes de EX. Elle apportera tout ajustement nécessaire au Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) pour qu’il prenne en compte les nominations intérimaires à des postes de EX, le cas échéant. Le CRGD fixe les attentes et sert à surveiller les résultats, fournir des commentaires et formuler des recommandations en vue d’améliorer les activités de dotation au sein des ministères.