Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Rapports annuels

1^er avril 2001 au 31 mars 2002

Table des matières

• Introduction
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • Mandat
  • Mission
  • Vision
  • Responsabilités
  • Secteurs d’activité
  • Activités de l’AIPRP
• Partie II — Rapport sur la Loi sur l'accès à l’information
  • Faits saillants
  • Annexe A: Statistiques - Loi sur l'accès à l’information
• Partie III — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Faits saillants
  • Annexe B: Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur l'accès à l’information ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983.

La première loi donne aux Canadiens et aux Canadiennes, aux résidents permanents et à tout individu ou corporation présents au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La deuxième loi permet aux particuliers d’avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, encore une fois sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès à ces renseignements personnels et leur permet d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information.

L’article 72 de la Loi sur l'accès à l’information et l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent que, à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d’une institution fédérale fait préparer pour présentation au Parlement le rapport d’application des présentes lois dans leur institution.

Ces rapports annuels sont préparés afin de rendre compte des activités de la Commission de la fonction publique associées à l’application de ces lois au cours de l’année 2001-2002.

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Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mandat

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est un organisme indépendant responsable de la sauvegarde des valeurs qui caractérisent une fonction publique professionnelle, à savoir la compétence, l’impartialité et la représentativité. Elle le fait pour protéger l'intérêt public en tant que partie intégrante du système de conduite des affaires publiques du Canada. Elle s’acquitte de cette obligation, notamment par l’administration de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et d’un système de dotation fondée sur le mérite, mais également, en étant responsable de la nomination de personnes qualifiées à la fonction publique, en offrant des possibilités de recours et d’examen au sujet de questions visées par la LEFP, en dispensant des programmes de formation et de perfectionnement, et en assumant d'autres responsabilités prévues dans la LEFP et la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LÉE).

Mission

La mission que la CFP doit mener à terme en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi est la suivante :

• maintenir et préserver une fonction publique hautement compétente et qualifiée, dont les membres sont nommés selon le principe du mérite; et
• assurer une fonction publique non partisane et représentative de la société canadienne.

Conformément à son mandat, la CFP est un partenaire dynamique de l’élaboration du cadre général de gestion des ressources humaines et de la surveillance de la santé du système fédéral de ressources humaines.

Vision

Un partenaire clé qui façonne pour la population canadienne une fonction publique efficace et respectée.

Responsabilités

Responsabilités exclusives

Dans l’exécution de sa mission et de son mandat à titre d’organisme indépendant, la Commission de la fonction publique assume la responsabilité générale de l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique au sein de la fonction publique fédérale. Cette loi régit divers aspects de l’emploi au sein de la fonction publique fédérale, y compris la dotation, et confère à la CFP le pouvoir exclusif de faire des nominations dans tous les ministères et organismes auxquels aucun pouvoir de dotation n’a été conféré par une loi particulière. Voici, aux termes de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les responsabilités exclusives de la Commission de la fonction publique :

• faire des nominations externes et internes à la fonction publique selon le principe du mérite;
• élaborer et administrer des normes et des procédés de sélection et d’évaluation s’appliquant aux nominations au sein de la fonction publique;
• mettre en oeuvre un régime d’appel relatif aux nominations et un processus de recours dans le cas des mutations;
• vérifier et surveiller les activités de dotation;
• mener des enquêtes concernant les processus de dotation;
• appliquer les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique qui concernent les droits politiques des fonctionnaires de briguer les suffrages des électeurs;
• prévoir des exemptions à l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ou à certaines dispositions de cette loi, sous réserve de l’approbation du gouverneur en conseil;
• élaborer des règlements régissant les questions visées par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
• faire rapport au gouverneur en conseil sur les questions liées à l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique; et
• présenter un rapport annuel de ses activités au Parlement.

Trois commissaires sont investis de pouvoirs de compétence. L’un d’eux est nommé président ou présidente et agit à titre de premier dirigeant ou première dirigeante. Désignés par le gouverneur en conseil pour une période de dix ans, les commissaires ont tous le statut d’administrateur général. Ensemble, ils veillent à ce que la Commission atteigne tous ses objectifs et s’acquitte de toutes ses fonctions et responsabilités conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique autorise la CFP à déléguer son pouvoir de nomination aux ministères et organismes. Grâce à des ententes concernant la délégation de pouvoirs et responsabilisation en dotation, la CFP confère donc à ces ministères et organismes un rôle et une responsabilité de grande importance en ce qui concerne la sélection des personnes et leur nomination aux postes de la fonction publique fédérale. Les ministères et les organismes, qui agissent en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués par la CFP, doivent lui rendre compte de leurs activités.

Responsabilités non exclusives

La Commission de la fonction publique est responsable de certaines fonctions liées à son mandat mais qui ne sont pas de son ressort exclusif. Ainsi, elle exerce certaines activités qui lui sont confiées par le gouverneur en conseil ou qui lui sont demandées par le Conseil du Trésor, notamment :

• la formation des superviseurs et la formation spécialisée;
• la formation linguistique;
• les programmes de perfectionnement;
• les vérifications portant sur certaines fonctions de gestion du personnel;
• les enquêtes au sujet des plaintes de harcèlement en milieu de travail;
• des activités particulières dans les domaines de la planification des ressources humaines, du perfectionnement et de l’orientation professionnelle à l’intention du groupe de la direction, et de la participation des groupes sous-représentés; et
• l’administration et la mise en oeuvre de mesures spéciales et de programmes d’équité en emploi (ÉE) du Conseil du Trésor.

Depuis octobre 1996, la Loi sur l’équité en matière d’emploi s’applique à la fonction publique. En vertu de cette loi, la Commission partage avec le Conseil du Trésor certaines responsabilités en raison des pouvoirs conférés à la Commission en matière de dotation au sein de la fonction publique. Dans le cadre des activités qui lui sont propres, la CFP peut également mettre en oeuvre des programmes visant à favoriser l’ÉE dans la fonction publique et adopter des règlements concernant la nomination de personnes issues de groupes visés par l’ÉE.

Secteurs d’activité

Afin de réaliser ses objectifs et de respecter ses engagements, la Commission de la fonction publique a organisé ses activités autour de cinq secteurs d’activité, comme il est mentionné ci-dessous.

Renouvellement du personnel

Le secteur du renouvellement du personnel a comme objectif d’aider les ministères et les organismes fédéraux à instaurer un système de renouvellement du personnel qui assure une fonction publique hautement compétente, non partisane et représentative de la société canadienne.

Le secteur du renouvellement du personnel comprend des activités qui appuient la dotation déléguée et non déléguée, c’est-à-dire l’élaboration de programmes, l’administration de la délégation de la dotation, l’élaboration de tests et de norme de sélection, l’administration des priorités de dotation, le recrutement et l’avancement professionnel, et les initiatives d’ÉE.

Il comprend aussi les programmes de renouvellement, d’échange et de perfectionnement du groupe des cadres de la direction.

Ce secteur est également responsable des initiatives d’équité en emploi et des programmes de perfectionnement pour le compte du Conseil du Trésor.

Apprentissage

Les objectifs de ce secteur consistent à améliorer la compétence professionnelle des fonctionnaires fédéraux et à les aider à satisfaire aux exigences linguistiques des postes pour lesquels ils sont sélectionnés ou auxquels ils aspirent.

Ce secteur regroupe deux gammes de service principales : la formation linguistique et le perfectionnement professionnel à l’intention du personnel non cadre.

Le secteur de la formation linguistique évalue le potentiel de réussite des employés et employées admissibles à la formation linguistique, offre la formation linguistique statutaire et facultative dans les deux langues officielles et l’orientation pertinente, de même que des services de formation linguistique. Il est responsable de la conception et de l’élaboration des cours de langue seconde et des outils qui permettent de satisfaire aux exigences linguistiques des ministères, et de la prestation d’une vaste gamme de services de consultation, d’information et de coordination dans le domaine de la formation linguistique.

La CFP propose tout un éventail de services et de produits d’apprentissage à différents groupes cibles, notamment les analystes de politique, les cadres intermédiaires et les superviseurs, les spécialistes des ressources humaines, les responsables de la fonction contrôle, les analystes en communication et d’autres. L’accent est mis sur les messages généraux de l’apprentissage (comme l’appareil gouvernemental, les valeurs et l’éthique) ainsi que sur les produits propres à l’apprentissage au sein du gouvernement, et non sur la formation propre au travail, dont la responsabilité revient aux ministères. La CFP offre des services de formation dans les deux langues officielles aux fonctionnaires fédéraux de tout le Canada, conformément aux politiques du Conseil du Trésor et selon les besoins des ministères.

Recours

Ce secteur d’activité a comme objectif de fournir des mécanismes de recours indépendants à l’appui du principe du mérite, afin de protéger l’intérêt public et de promouvoir, au moyen d’initiatives efficaces d’intervention et d’éducation, l’application du mérite, la justice, l’équité et la transparence.

Ce secteur entend les appels que les fonctionnaires interjettent au sujet d’allégations d’infractions à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et au Règlement qui en découle, appels qui portent sur des questions telles que les nominations et l’avancement professionnel. Il doit également enquêter sur les plaintes concernant des irrégularités touchant le processus de renouvellement du personnel qui ne sont pas sujettes à un appel, enquêter sur les plaintes de harcèlement en milieu de travail, et parvenir à un règlement dans les cas où les plaintes sont fondées. Il assure également la prestation d’une formation, de conseils et d’aide aux ministères, aux représentants des employés et employées, à d’autres organismes et aux particuliers.

Politiques, recherche et relations externes

Ce secteur a comme objectif de fournir des connaissances, de l’information, une orientation et des conseils pour appuyer la capacité de la Commission de la fonction publique de promouvoir une fonction publique indépendante, professionnelle et représentative.

Ce secteur d’activité assure une capacité de mesurer, de faire rapport, de conseiller et d’élaborer des politiques dans les domaines relevant de la CFP.

Ce secteur appuie le repositionnement à moyen et à long terme de la CFP au moyen de recherches et d’analyses stratégiques, d’analyses de l’environnement, de liaisons et de communications avec les intervenants, principalement en ce qui concerne les questions liées au rôle de la CFP en tant que promotrice et gardienne d’une fonction publique compétente, non partisane et représentative, et des valeurs fondamentales de l’administration publique.

Ce secteur se charge en outre de renforcer et de coordonner le tronc commun des connaissances de la CFP. Il fournit des données stratégiques à la CFP et, en bout de ligne, au Parlement (Rapport annuel de la CFP), données découlant de la surveillance, de l’évaluation et de l’examen des politiques et des programmes de la CFP, ainsi que de la surveillance de la santé de la fonction publique dans les domaines liés au mandat de la CFP.

Ce secteur s’acquitte des fonctions associées aux relations externes, comme les rapports au Parlement, au gouvernement et aux conseillers des organismes centraux sur les questions stratégiques intéressant la CFP, la liaison et l’échange d’information aux niveaux fédéral, provincial et international, dans des domaines liés au mandat de la CFP et aux responsabilités qui lui ont été déléguées, et relations externes (en collaboration avec d’autres directions générales dans la CFP) avec les gestionnaires qui embauchent du personnel et la collectivité des ressources humaines.

Gestion ministérielle

Ce secteur d’activité a comme objectif de fournir des services et des systèmes centraux pour appuyer la gestion générale et toutes les activités du programme de la CFP.

La Gestion ministérielle regroupe les activités du président et des commissaires, les politiques et systèmes de gestion, les finances, la gestion des ressources humaines, l’informatique, la vérification interne et l’évaluation interne, ainsi que d’autres services administratifs et de soutien.

Activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est chargé de l’élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur est également responsable des politiques, systèmes et procédures relatifs à ces lois, par exemple, la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l’opinion publique.

Les responsabilités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels se résument comme suit :

• traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
• servir de porte-parole de la Commission auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes pour ce qui est de l’application des deux lois dans la mesure où elles concernent la Commission;
• répondre aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales concernant des documents produits par la Commission de la fonction publique qui se trouvent dans leurs dossiers;
• examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l’opinion publique;
• préparer le rapport annuel au Parlement et autres rapports statutaires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d’assurer la mise en application méthodique des deux lois par la Commission;
• sensibiliser les employés de la Commission aux obligations que les deux lois imposent au gouvernement;
• veiller à ce que la Commission respecte les deux lois, les règlements, ainsi que les procédures et les politiques pertinentes.

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Partie II — Rapport sur la Loi sur l'accès à l’information

Faits saillants

Au cours de la période du 1er avril 2001 au 31 mars 2002, la Commission de la fonction publique a reçu 40 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l’information. Aucune demande n’avait été reportée de l’année précédente et deux demandes ont été reportées à l’exercice 2002-2003. Cela constitue une augmentation de 23 demandes (135 %) par rapport à l’année précédente.

À l’instar de l’année précédente, les demandes ont porté sur toutes les facettes du rôle de la Commission de la fonction publique en tant qu’organisme parlementaire responsable de la nomination de personnes qualifiées et de la prestation de programmes de formation et de perfectionnement. Ainsi :

• Treize demandes (33 %) concernaient des questions relatives aux opérations de dotation, telles que des statistiques sur le groupe professionnel d’administration financière (FI); certaines demandes touchaient le programme de recrutement postsecondaire, tandis que d’autres portaient sur des statistiques relatives aux nominations ou encore des listes d’admissibilité (ces genres de demandes sont généralement aiguillées vers les ministères hôtes).
• Dix demandes (26 %) visaient des marchés et des commandes subséquentes pour services de travail temporaire.
• Six demandes (15 %) avaient trait aux recours; dans le cas de chaque demande, on recherchait de l’information inhérente aux décisions d’appels et des transcriptions de cassettes utilisées lors des auditions d’appel.
• Six demandes (15 %) visaient des résultats d’examen et des évaluations. Une des demandes, à titre d’exemple, touchait les Programmes d’apprentissage; plus particulièrement, on demandait comment les résultats du test de l’interaction orale en français comme langue seconde (formulaire CFP-3255) sont déterminés. Le Centre de psychologie du personnel a répondu que le test d’interaction orale mesure les compétences linguistiques requises pour accomplir certaines fonctions qui exigent une communication verbale. Il en résulte que l’attribution du niveau A, B, C ou de l’exemption découle d’une évaluation globale de la capacité du candidat à accomplir certaines fonctions linguistiques. Le formulaire de rétroaction (CFP-3255) a été conçu pour démontrer au candidat les améliorations à apporter afin de mieux communiquer. Un autre demandeur voulait savoir comment la durée d’un test utilisé lors d’un concours avait été déterminée; nous n’avons pu répondre puisque le test n’avait pas été élaboré par la CFP.
• Deux demandes (5 %) portaient sur le programme Échanges Canada.
• Un demandeur (3 %) voulait s’enquérir sur l’état de la réforme de la gestion des ressources humaines par rapport au rôle et aux responsabilités de la Commission de la fonction publique.

En ce qui a trait à la méthode d’accès privilégiée, la CFP ainsi que les ministères et les organismes fédéraux ont déclaré qu’à l’instar de l’année précédente, les demandeurs désiraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement pouvoir lire ceux-ci.

Au cours de la période visée par le présent rapport, 32 demandes (84 %) ont été traitées en moins de 30 jours, et 6 (15 %) dans un délai de 31 à 60 jours. En dépit du fait que le nombre de demandes a augmenté de façon significative, la CFP continue d’améliorer le temps de réponse.

La CFP a reçu deux plaintes du Commissariat à l’information. L’un des plaignants alléguait que la CFP n’avait pas divulgué toute l’information dans un dossier de recrutement des cadres. Au terme d’une enquête exhaustive, le Commissaire à l’information a jugé que toute l’information pertinente avait été divulguée et que la plainte était non fondée.

Notons également que la CFP a reçu plus de 20 dossiers de consultation d’autres ministères et organismes.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a continué d’assumer son rôle en offrant aux gestionnaires de la CFP des conseils au sujet des dispositions de la Loi sur l'accès à l’information relativement à l’incidence de diverses initiatives de programmes.

Annexe A: Statistiques - Loi sur l'accès à l’information (Format PDF)

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Partie III — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Faits saillants

Au cours de la période du 1er avril 2001 au 31 mars 2002, la Commission de la fonction publique a reçu 39 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce chiffre s’apparente aux 37 demandes reçues en 2000-2001. Cinq demandes avaient été reportées de l’année précédente et deux demandes ont été reportées à l’exercice 2002-2003. Le nombre total de demandes reçues est légèrement plus élevé qu’en 2000-2001, mais s’apparente aux chiffres des années précédentes.

En 2001-2002, les demandes ont porté sur les facettes suivantes du rôle de la Commission de la fonction publique :

• Treize demandes (28 %) visaient des dossiers d’enquête. La plupart portaient sur des plaintes de harcèlement, tandis que deux avaient trait à des plaintes relatives à des concours.
• Douze demandes (26 %) visaient des activités de dotation; dans la majorité des cas, les demandeurs sollicitaient de l’information les concernant dans des dossiers de concours; dans deux cas, les demandes concernaient le Programme de recrutement des cadres et le programme Cours et affectations de perfectionnement.
• Onze demandes (26 %) portaient sur divers tests et évaluations où les demandeurs voulaient connaître les résultats de tests administrés dans le cadre d’un concours; dans certains cas, on voulait des précisions sur l’évaluation de la langue seconde.
• Six demandes (11 %) émanaient de gens qui cherchaient de l’information personnelle à leur égard dans les dossiers de la Commission de la fonction publique; la majorité de ces demandes ont été transférées à d’autres ministères, car on avait confondu la Commission de la fonction publique avec la fonction publique en général; deux des demandes visaient toutefois les dossiers d’employés de la CFP et elles ont été traitées en conséquence.

Au cours de la période visée par le présent rapport, 30 demandes (71 %) ont été traitées en moins de 30 jours, 10 (24 %) dans un intervalle de 31 à 60 jours, et 2 (5 %) dans un intervalle de 61 à 120 jours (ces délais ont été causés par le volume élevé de documents et par la nécessité de consulter une autre institution).

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a reçu trois plaintes au cours de la période visée par le présent rapport. Six plaintes avaient été reportées d’années précédentes.

Mentionnons enfin que la CFP n’a reçu que trois demandes de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il est à noter qu’une consultation impliquait la revue de mille pages. La revue des documents a été effectuée conjointement avec le ministère, afin de simplifier et d’accélérer le processus.

Annexe B: Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels (Format PDF)