Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Rapports annuels

1^er avril 2002 au 31 mars 2003

Table des matières

• Introduction
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • Mandat
  • Mission
  • Vision
  • Responsabilités
  • Secteurs d’activité
  • Activités de l’AIPRP
• Partie II — Rapport sur la Loi sur l'accès à l’information
  • Faits saillants
  • Annexe A: Statistiques - Loi sur l'accès à l’information
• Partie III — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Faits saillants
  • Annexe B: Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1^er juillet 1983.

La première loi donne aux Canadiens et aux Canadiennes, aux résidents permanents et à tout individu ou toute corporation présents au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La seconde loi permet aux particuliers d’avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, encore une fois sous réserve de certaines conditions bien déterminées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès à ces renseignements personnels et leur permet d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent qu’à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d’une institution fédérale fait préparer pour présentation au Parlement le rapport d’application de ces lois dans son institution.

Les présents rapports annuels sont préparés afin de rendre compte des activités de la Commission de la fonction publique associées à l’application de ces lois au cours de l’année 2002-2003.

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Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mandat

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est un organisme indépendant et comptable au Parlement; elle est responsable de la sauvegarde des valeurs qui caractérisent une fonction publique professionnelle, à savoir la compétence, l’impartialité et la représentativité. Elle s’acquitte de cette obligation en :

• appliquant la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et en administrant un système de dotation fondée sur le mérite;
• en assurant la nomination de personnes qualifiées à la fonction publique;
• en offrant des possibilités de recours et d’examen au sujet de questions visées par la LEFP, en dispensant des programmes de formation et de perfectionnement; et
• en assumant d'autres responsabilités prévues dans la LEFP et la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LÉE).

Mission

La mission de la CFP est d’assurer que la fonction publique demeure compétente, impartiale et représentative de la population canadienne et est en mesure de servir les membres du public dans les deux langues officielles.

Responsabilités

Responsabilités exclusives

Dans l’exécution de sa mission et de son mandat à titre d’organisme indépendant, la Commission de la fonction publique assume la responsabilité générale de l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) au sein de la fonction publique fédérale. Cette loi régit divers aspects de l’emploi au sein de la fonction publique fédérale, y compris la dotation, et confère à la Commission de la fonction publique le pouvoir exclusif de faire des nominations dans tous les ministères et organismes auxquels aucun pouvoir de dotation n’a été conféré par une loi particulière. Voici, aux termes de la LEFP, les responsabilités exclusives de la Commission de la fonction publique :

• faire des nominations externes et internes à la fonction publique selon le principe du mérite;
• élaborer et administrer des normes et des procédés de sélection et d’évaluation s’appliquant aux nominations au sein de la fonction publique;
• mettre en oeuvre un régime d’appel relatif aux nominations et un processus de recours dans le cas des mutations;
• vérifier et surveiller les activités de dotation;
• mener des enquêtes sur les processus de dotation;
• appliquer les articles 32, 33 et 34 de la LEFP qui concernent les droits politiques des fonctionnaires de briguer les suffrages lors d’élections;
• prévoir des exemptions à l’application de la LEFP ou à certaines dispositions de cette loi, sous réserve de l’approbation du gouverneur en conseil;
• élaborer des règlements régissant les questions visées par la LEFP;
• faire rapport au gouverneur en conseil sur les questions liées à l’application de la LEFP;
• présenter un rapport annuel de ses activités au Parlement.

Trois commissaires sont investis de pouvoirs de compétence. L’un d’eux est nommé président ou présidente et agit à titre de premier dirigeant ou première dirigeante. Désignés par le gouverneur en conseil pour une période de dix ans, les commissaires ont tous le statut d’administrateur général. Ensemble, ils veillent à ce que la Commission atteigne tous ses objectifs et s’acquitte de toutes ses fonctions et responsabilités conformément à la LEFP.

La LEFP autorise la CFP à déléguer son pouvoir de nomination aux ministères et organismes. Grâce à des ententes concernant la délégation de pouvoirs et la responsabilisation en dotation, la CFP confère donc à ces ministères et organismes un rôle et une responsabilité de grande importance en ce qui concerne la sélection des personnes et leur nomination à des postes de la fonction publique fédérale. Les ministères et les organismes, qui agissent en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués par la CFP, doivent lui rendre compte de leurs activités.

Responsabilités non exclusives

La Commission de la fonction publique est responsable de certaines fonctions liées à son mandat qui ne sont pas de son ressort exclusif. Ainsi, elle exerce certaines activités qui lui sont confiées par le gouverneur en conseil ou qui lui sont demandées par le Conseil du Trésor, notamment :

• la formation professionnelle;
• la formation linguistique;
• des programmes de perfectionnement;
• les vérifications portant sur certaines fonctions de gestion du personnel;
• le rôle d’organisme expert pour la prévention et le règlement des problèmes de harcèlement en milieu de travail;
• des activités particulières dans les domaines de la planification des ressources humaines, du perfectionnement et de l’orientation professionnelle à l’intention du groupe de la direction, et de la participation des groupes sous-représentés;
• l’administration et la mise en oeuvre de mesures spéciales et de programmes d’équité en emploi (ÉE) du Conseil du Trésor.

Depuis octobre 1996, la Loi sur l’équité en matière d’emploi s’applique à la fonction publique. En vertu de cette loi, la Commission partage avec le Conseil du Trésor certaines responsabilités en raison des pouvoirs conférés à la Commission en matière de dotation au sein de la fonction publique. Dans le cadre des activités qui lui sont propres, la CFP peut également mettre en oeuvre des programmes visant à favoriser l’ÉE dans la fonction publique et adopter des règlements concernant la nomination de personnes issues des groupes visés par l’ÉE.

Secteurs d’activité

Afin de réaliser ses objectifs et de respecter ses engagements, la Commission de la fonction publique a organisé ses activités autour de cinq secteurs d’activité, lesquels sont décrits ci-après.

Renouvellement du personnel

Le secteur du renouvellement du personnel a pour objectif d’aider les ministères et les organismes fédéraux à instaurer un système de renouvellement du personnel qui assure une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative de la société canadienne.

Le secteur du renouvellement du personnel comprend des activités qui appuient la dotation déléguée et non déléguée, c’est-à-dire l’élaboration de programmes, l’administration de la délégation de la dotation, l’élaboration de tests et de normes de sélection, l’administration des priorités de dotation, le recrutement et l’avancement professionnel, et les initiatives d’ÉE. Il comprend aussi les programmes de dotation, d’échange et de perfectionnement du groupe de la direction.

Ce secteur est également responsable des initiatives d’équité en emploi et des programmes de perfectionnement pour le compte du Conseil du Trésor.

Apprentissage

Les objectifs de ce secteur consistent à améliorer la compétence professionnelle des fonctionnaires fédéraux et à les aider à satisfaire aux exigences linguistiques des postes pour lesquels ils ont été sélectionnés ou auxquels ils aspirent.

Ce secteur regroupe deux gammes de services principales : la formation linguistique et le perfectionnement professionnel à l’intention du personnel non cadre.

Le secteur de la formation linguistique évalue le potentiel de réussite des fonctionnaires admissibles à la formation linguistique, offre la formation linguistique statutaire et facultative dans les deux langues officielles et l’orientation pertinente, de même que des services de formation linguistique. Il est responsable de la conception et de l’élaboration des cours de langue seconde et des outils qui permettent de satisfaire aux exigences linguistiques des ministères, et de la prestation d’une vaste gamme de services de consultation, d’information et de coordination dans le domaine de la formation linguistique.

La CFP propose tout un éventail de services et de produits d’apprentissage à différents groupes cibles, notamment les analystes stratégiques, les cadres intermédiaires et les superviseurs, les spécialistes des ressources humaines, les responsables de la fonction de contrôle, les analystes en communication et d’autres intervenants. L’accent est mis sur les messages généraux de l’apprentissage (comme l’appareil gouvernemental, les valeurs et l’éthique) ainsi que sur les produits propres à l’apprentissage au sein du gouvernement, et non sur la formation propre au travail, dont la responsabilité revient aux ministères. La CFP offre des services de formation dans les deux langues officielles aux fonctionnaires fédéraux à l’échelle du Canada, conformément aux politiques du Conseil du Trésor et selon les besoins des ministères.

Recours

Ce secteur d’activité a pour objectif de fournir des mécanismes de recours indépendants à l’appui du principe du mérite, afin de protéger l’intérêt public et de promouvoir, au moyen d’initiatives efficaces d’intervention et d’éducation, l’application du mérite, la justice, l’équité et la transparence.

Ce secteur entend les appels que les fonctionnaires interjettent au sujet d’allégations d’infractions à la LEFP et au Règlement connexe, appels qui portent sur des questions telles que les nominations et l’avancement professionnel. Il doit également enquêter sur les plaintes et les irrégularités touchant au processus de renouvellement du personnel qui ne sont pas sujettes à un appel, enquêter sur les plaintes de harcèlement en milieu de travail, et parvenir à un règlement dans les cas où les plaintes sont fondées. Il assure également la prestation de formation, de conseils et d’aide aux ministères, aux représentants du personnel, à d’autres organismes et aux particuliers.

Surveillance et relations externes

Ce secteur vise à fournir des connaissances, de l’information, de l’orientation et des conseils pour appuyer la capacité de la Commission de la fonction publique à promouvoir une fonction publique indépendante, professionnelle et représentative.

Ce secteur d’activité assure une capacité d’évaluer, de faire rapport, de conseiller et d’élaborer des politiques dans les domaines relevant de la CFP.

Ce secteur appuie le repositionnement à moyen et à long terme de la CFP par le truchement de recherches et d’analyses stratégiques, d’analyses environnementales, de liaisons et de communications avec les intervenants, principalement en ce qui concerne les questions liées au rôle de la CFP en tant que promotrice et gardienne d’une fonction publique compétente, impartiale et représentative, et des valeurs fondamentales de l’administration publique.

Ce secteur se charge en outre de renforcer et de coordonner le tronc commun des connaissances de la CFP. Il fournit des données stratégiques à la Commission et, en bout de ligne, au Parlement (Rapport annuel de la CFP), données découlant de la surveillance, de l’évaluation et de l’examen des programmes et politiques de la CFP, ainsi que de la surveillance de la viabilité de la fonction publique dans les domaines liés au mandat de la CFP.

Ce secteur s’acquitte des fonctions associées aux relations externes, telles que les rapports au Parlement, au gouvernement et aux conseillers et conseillères des organismes centraux sur les questions stratégiques intéressant la CFP, la liaison et l’échange d’information aux niveaux fédéral, provincial et international, dans des domaines liés au mandat de la CFP et aux responsabilités qui lui ont été déléguées.

Services ministériels

Ce secteur d’activité vise à fournir des services et systèmes centraux pour appuyer la gestion générale et toutes les activités du programme de la CFP.

Les Services ministériels regroupent les activités du président et des commissaires, les politiques et les systèmes de gestion, les finances, la gestion des ressources humaines, l’informatique, la vérification et l’évaluation internes, ainsi que d’autres services administratifs et de soutien.

Activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est chargé de l’élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur est également responsable des politiques, systèmes et procédures relatifs à ces lois, tels que la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l’opinion publique.

Les responsabilités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels se résument comme suit :

• traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
• servir de porte-parole de la Commission de la fonction publique auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes pour ce qui est de l’application des deux lois dans la mesure où elles concernent la CFP;
• répondre aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales concernant des documents produits par la CFP qui se trouvent dans leurs dossiers;
• examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l’opinion publique;
• mettre en oeuvre et promouvoir l’utilisation de la nouvelle politique du Conseil du Trésor concernant l’évaluation de l’incidence sur la vie privée;
• préparer des rapports annuels au Parlement et d’autres rapports statutaires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d’assurer la mise en application méthodique des deux lois par la CFP;
• sensibiliser le personnel de la CFP aux obligations que les deux lois imposent au gouvernement;
• veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements, ainsi que les procédures et politiques pertinentes.

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Partie II — Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

Faits saillants

Au cours de la période du 1^er avril 2002 au 31 mars 2003, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 48 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Deux demandes avaient été reportées de l’année précédente. Cela constitue une augmentation de huit demandes (20 %) par rapport à l’année précédente.

À l’instar de l’année précédente, les demandes ont porté sur toutes les facettes du rôle de la CFP en tant qu’organisme parlementaire chargé de sauvegarder l’intégrité des processus de dotation et d’assurer la prestation de programmes de formation et de perfectionnement. Ainsi :

• Seize demandes (33 %) concernaient des questions relatives aux opérations de dotation, y compris la dotation de postes de direction. Certains demandeurs ont sollicité des renseignements sur des concours tenus dans d’autres ministères. Les demandes de ce genre sont généralement aiguillées vers les ministères hôtes. D’autres demandes portaient sur des statistiques liées à l’administration de la délégation de la dotation, ainsi que sur l’établissement de tests et de normes de sélection et sur les initiatives d’équité en emploi.
• Dix-huit demandes (38 %) visaient des marchés et des commandes subséquentes pour des services de travail temporaire, des listes de nouveaux fonctionnaires temporaires et occasionnels, ainsi que les télécommunications.
• Quatre demandes (8 %) avaient trait aux recours; dans le cas de chaque demande, on recherchait de l’information inhérente aux décisions d’appels et des transcriptions de cassettes utilisées lors des auditions d’appels.
• Six demandes (13 %) visaient des résultats d’examen et des évaluations. Une des demandes portait sur des données statistiques concernant la réussite ou l’échec de candidats et candidates qui avaient subi des examens de connaissance linguistique. Le Centre de psychologie du personnel a répondu aux demandes portant sur l’évaluation de la compétence linguistique, les résultats d’exercices in-basket et/ou d’autres tests.
• Quatre demandes (8 %) portaient sur la formation linguistique. Ces demandes concernaient l’obtention de statistiques, d’études et/ou de documents.

En ce qui a trait à la méthode d’accès privilégiée, la CFP ainsi que les ministères et les organismes fédéraux ont déclaré qu’à l’instar de l’année précédente, les demandeurs désiraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement pouvoir examiner ceux-ci.

Au cours de la période visée par le présent rapport, 42 demandes (84 %) ont été traitées en moins de 30 jours, 7 demandes (14 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et une demande (2 %) a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours. En dépit du fait que le nombre de demandes a augmenté, la CFP a maintenu son temps de réponse.

La CFP a reçu une plainte du Commissariat à l’information. Le plaignant alléguait que la CFP n’avait pas divulgué toute l’information contenue dans un dossier régional. Au terme d’une enquête exhaustive, le Commissariat à l’information a jugé que toute l’information pertinente n’avait pas été divulguée et que la plainte était fondée. Depuis, des mesures ont été prises afin de s’assurer que toute la documentation est versée aux dossiers.

Notons également que la CFP a reçu 29 demandes de consultation d’autres ministères et organismes. Suite à la révision de ces dossiers, la CFP a accepté que l’information, ayant trait à la CFP, contenue dans les dossiers des ministères soit partagée avec les parties.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a continué d’assumer son rôle en offrant aux gestionnaires de la CFP des conseils et de la formation au sujet des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information relativement à l’incidence de diverses initiatives de programmes.

Annexe A: Statistiques - Loi sur l'accès à l’information (Format PDF)

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Partie III — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Faits saillants

Au cours de la période du 1^er avril 2002 au 31 mars 2003, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 41 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce chiffre s’apparente aux 39 demandes reçues en 2001-2002. Deux demandes avaient été reportées de l’année précédente. Le nombre total de demandes reçues cette année est légèrement plus élevé, mais s’apparente aux chiffres des années précédentes.

En 2002-2003, les demandes ont porté sur les facettes suivantes du rôle de la Commission de la fonction publique :

• Dix demandes (24 %) visaient des dossiers d’enquête portant sur les mécanismes de recours en place à la CFP.
• Vingt-quatre demandes (59 %) visaient des activités de dotation. Dans la majorité des cas, les demandeurs sollicitaient de l’information les concernant dans des dossiers de concours ou les résultats d’examens obtenus durant l’évaluation d’un concours. Certaines de ces demandes ont été transférées à d’autres ministères, car on avait confondu la CFP avec la fonction publique en général.
• Sept demandes (17 %) portaient sur divers tests et évaluations où les demandeurs voulaient connaître les résultats de tests administrés dans le cadre d’un concours; dans certains cas, on voulait des précisions sur l’évaluation de la langue seconde.

Au cours de la période visée par le présent rapport, 39 demandes (95 %) ont été traitées en moins de 30 jours et 2 (5 %) dans un intervalle de 31 à 60 jours. Le délai était imputable à la nécessité de consulter une autre institution.

La CFP a reçu dix plaintes du Commissariat de la protection de la vie privée. Une de celles-ci était fondée et le Commissariat à la protection de la vie privée poursuit son enquête sur les neuf autres plaintes.

Annexe B: Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels (Format PDF)