Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Rapports annuels
1er avril 2004 au 31 mars 2005
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983.
La Loi sur l’accès à l’information donne aux Canadiens et aux Canadiennes, aux résidents permanents et à tout individu ou toute corporation présents au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux particuliers d’avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, là aussi sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées. La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès à ces renseignements personnels et leur permet d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information.
L'article 72 de la Loi sur l’accès à l’information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent qu'à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d'une institution fédérale fait préparer pour présentation au Parlement le rapport d'application de ces lois dans son institution au cours de l’exercice.
Les présents rapports annuels ont pour objectif de décrire comment la Commission de la fonction publique a administré ses responsabilités en ce qui concerne ces Lois au cours de l’exercice 2004-2005.
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Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
Mission, Vision et Valeurs - À la poursuite de l’excellence
La Commission de la fonction publique s’est engagée à bâtir une fonction publique qui recherche l’excellence. Nous protégeons les valeurs du mérite, de l’impartialité, de la représentativité et l’utilisation des deux langues officielles.
Nous veillons au respect de l’intégrité dans la dotation et de l’impartialité politique des fonctionnaires. Nous élaborons des politiques et des directives pour les gestionnaires de la fonction publique et nous les tenons responsables de leurs décisions en matière de dotation. Nous menons des vérifications et des enquêtes pour confirmer l’efficacité du système de dotation et pour les améliorer. En tant qu’organisme indépendant, nous faisons rapport de nos résultats au Parlement.
Nous recrutons des Canadiens et des Canadiennes de talent provenant de tous les coins du pays. Nous renouvelons continuellement nos services de recrutement afin de répondre aux besoins d’une fonction publique moderne et innovatrice.
Les valeurs qui guident nos actions
En servant le Parlement et les Canadiens et les Canadiennes, les valeurs ci-après nous guident et nous y adhérons fièrement :
- Intégrité dans nos actions;
- Justice dans nos décisions;
- Respect dans nos relations;
- Transparence de nos communications.
Notre mandat
La CFP est un organisme indépendant qui fait rapport au Parlement. L’organisme détient les pouvoirs pour faire des nominations à des postes de la fonction publique et à l’intérieur de celle-ci. Pour faire en sorte que les Canadiens et les Canadiennes continuent de bénéficier d’une fonction publique représentative de la diversité du Canada et fondée sur la compétence, le mérite et l’impartialité, la CFP veille à ce que ces valeurs soient préservées.
Aussi la CFP s’emploie-t-elle à :
- administrer la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP);
- surveiller le système de dotation basé sur le mérite;
- prendre la responsabilité de la nomination de personnes qualifiées à des postes de la fonction publique et à l’intérieur de celle-ci;
- assurer le recours et l’examen des instances en vertu de la LEFP;
- exécuter d’autres fonctions telles que prévues dans la LEFP et la
- Loi sur l’équité en matière d’emploi.
Note : La Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP) a reçu la sanction royale le 7 novembre 2003 et entrera en vigueur par étapes en apportant des changements à la LEFP et au mandat de la Commission.
Activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels
Le coordonnateur ministériel ou la coordonnatrice ministérielle de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d'assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur ou la coordonnatrice est également responsable des politiques, systèmes et procédures relatifs à ces lois, tels que la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique.
Les responsabilités du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels incluent les suivantes :
- traiter les demandes présentées en vertu des deux Lois;
- servir de porte-parole de la Commission de la fonction publique auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et d'autres ministères et organismes pour ce qui est de l'application des deux lois dans la mesure où elles concernent la CFP;
- répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant des documents produits par la CFP qui se trouvent dans leurs dossiers tout en traitant leurs demandes;
- examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
- mettre en oeuvre et promouvoir l'utilisation de la nouvelle politique du Conseil du Trésor concernant l'évaluation de l'incidence sur la vie privée;
- rédiger des rapports annuels au Parlement et d'autres rapports statutaires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
- élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer la mise en application méthodique des deux lois par la CFP;
- sensibiliser le personnel de la CFP aux obligations que ces deux lois imposent aux organismes du gouvernement;
- veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements, ainsi que les procédures et politiques pertinentes.
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Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information
Faits saillants
Au cours de la période du 1er avril 2004 au 31 mars 2005, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 67 nouvelles demandes au total en vertu de la Loi sur l’accès à l’information . Sept demandes avaient été reportées de l'année précédente. Le nombre de demandes s’est accru légèrement par rapport à l’année précédente, passant de 62 à 67.
Cette année encore, les demandes ont porté sur toutes les facettes du rôle de la CFP en tant qu'organisme parlementaire chargé de sauvegarder l'intégrité des processus de nomination. Plus précisément :
- Vingt-huit demandes (42 %) visaient des marchés et des commandes subséquentes pour des services de travail temporaire, des listes de nouveaux fonctionnaires nommés pour une période déterminée et occasionnels, ainsi que les télécommunications.
- Seize demandes (24 %) avaient trait aux divers tests, évaluations et vérifications effectués par la CFP. La plupart des demandes concernaient les statistiques sur l’évaluation de la langue seconde et les questions relatives à la formation linguistique. À noter qu’en avril 2004, les programmes de formation linguistique ont été transférés de la CFP à l’École de la fonction publique du Canada.
- Quatorze demandes (21 %) concernaient des questions relatives aux opérations de dotation, y compris la dotation de postes de direction et les dossiers des priorités administratives. D'autres demandes portaient sur des statistiques liées à l'administration de la délégation de la dotation, ainsi que sur l'établissement de tests et de normes de sélection et sur les initiatives d'équité en emploi.
- Cinq demandes (7 %) avaient trait aux recours; dans chaque cas, on recherchait de l'information reliée aux décisions d'appels et des transcriptions de cassettes utilisées lors des auditions d'appels.
- Quatre demandes (6%) concernaient divers sujets, dont une portait sur la vérification faite par la Direction générale de la vérification des processus de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée.
Comme c’était le cas l’année dernière, la CFP ainsi que les ministères et les organismes fédéraux ont indiqué que les demandeurs désiraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement pouvoir examiner ceux-ci.
Des soixante-dix demandes réglées au cours de la période visée, cinquante-huit (83 %) ont été complétées dans les trente jours, sept (10 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et cinq (7 %) dans un délai de 61 à 120 jours. En dépit du fait que le nombre de demandes a augmenté, la CFP a répondu à 100 % des demandes dans les délais prescrits par la Loi.
La CFP a reçu une plainte du Commissariat à l’information au cours de la période visée. Le demandeur n’était pas convaincu que toute l’information contenue dans son dossier personnel à la CFP lui avait été remise. Cette demande fait toujours l’objet d’une enquête; toutefois, des dossiers additionnels ont été trouvés en réponse à la requête du demandeur et ils lui ont été remis depuis. Une plainte non réglée au cours de l’exercice 2003-2004 portait sur les exemptions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information invoquées par la CFP. Puisque les consultations n’ont pas été d’abord menées avec l’autre institution gouvernementale concernée, celles-ci ont été entreprises durant le processus de plainte et d’autres dossiers ont été remis au demandeur. La plainte a été réglée durant l’exercice 2004-2005.
Il est à noter que la CFP a reçu trente et une demandes de consultation de la part d'autres ministères et organismes gouvernementaux (une augmentation de 100 % sur l’année précédente). Après avoir examiné les dossiers, elle a jugé que des renseignements relatifs à la CFP pouvaient être communiqués entièrement dans 21 des 31 demandes de consultation. Les institutions ont consulté la CFP sur des questions relatives à la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), les dossiers ayant trait à l’administration des priorités, l’évaluation de la langue seconde et les cahiers d’information.
La CFP a également entrepris de nombreuses consultations avec les autres ministères du gouvernement. La grande majorité de ces consultations ont été faites avec l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et l’École de la fonction publique du Canada.
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a continué d'assumer son rôle en offrant aux gestionnaires de la CFP des conseils et de la formation au sujet des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information relativement à l'incidence de diverses initiatives de programmes. Cette année, sept sessions de sensibilisation à l’AIPRP ont été offertes au personnel de la CFP. Ces sessions ont été présentées à la Direction générale de la vérification et au Comité de gestion de la Direction du ressourcement des cadres. Au total, 133 employés ont été formés, ce qui représente plus de 10 % de l’effectif de la CFP. Pour ce qui est des conseils donnés aux gestionnaires de la CFP, le bureau de l’AIPRP a été consulté plus de 50 fois cette année sur des sujets couvrant aussi bien les activités politiques, la LEFP, la nouvelle LMFP et son règlement, les enquêtes faites en vertu du paragraphe 7.1 de la LEFP, ainsi que les dossiers de recours.
Annexe A: Statistiques - Loi sur l'accès à l’information (Format PDF)
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Partie III — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Faits saillants
Au cours de la période du 1er avril 2004 au 31 mars 2005, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu un total de 43 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Deux demandes avaient été reportées de l’année précédente. Le nombre total de demandes reçues représente une augmentation de 60 % par rapport à 2003-2004 (de 27 à 43) et une légère augmentation par rapport aux années précédentes (les demandes en 2003-2004 ont été particulièrement faibles). Par contre, il y a lieu de noter que le nombre de pages traitées a augmenté considérablement, passant de 1 400 pages à plus de 12 000 pages. Nous croyons que cette tendance se maintiendra étant donné le nouveau mandat de la CFP en matière de vérification et d’enquête.
En 2004-2005, les demandes ont porté sur les activités suivantes :
- Quinze demandes (35 %) visaient des activités de dotation. Dans la majorité des cas, les demandeurs sollicitaient de l’information les concernant dans des dossiers de concours, les dossiers de l’administration des priorités ou les résultats d’examens obtenus durant l’évaluation d’un concours. Cinq de ces demandes ont soit été abandonnées ou encore les dossiers n’ont pas été trouvés parce que les demandeurs pensaient que la CFP s’occupait de combler tous les postes dans la fonction publique.
- Douze demandes (28 %) provenaient d’individus qui voulaient de l’information contenue dans les dossiers d’enquête et les dossiers d’appel de la Direction générale des recours.
- Sept demandes (16 %) visaient des personnes qui désiraient de la rétroaction à propos de leur examen de langue seconde.
- 3 demandes (7 %) concernaient de l’information personnelle contenue dans des dossiers de vérification externe.
Des quarante-trois demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, 30 demandes (70 %) ont été traitées en moins de 30 jours, 11 demandes (25 %) dans un intervalle de 31 à 60 jours, et deux demandes (5 %) dans un intervalle de 61 à 120 jours. Parmi ces 43 demandes, 41 ont été traitées dans le délai prescrit par la Loi (taux de conformité de 93 %), alors que deux demandes ont été traitées après 61 jours au lieu des 60 jours prévus.
Au total, le Commissaire à la protection de la vie privée a reçu quatre plaintes au cours de la période du présent rapport. (Il s’agit d’une diminution de presque 50 % par rapport aux années précédentes.) Deux plaintes concernaient des exemptions ou des refus d’accès. Les deux autres plaintes portaient sur la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation de documents.
Huit plaintes relatives à la communication de renseignements personnels ont été réglées au cours de la période du rapport. Trois d’entre elles découlaient d’un délai de réponse. Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a conclu que les trois plaintes étaient fondées, puisque la CFP avait oublié de jumeler la demande d’accès à l’information de la personne à ses demandes de communication de renseignements personnels. Une plainte concernant la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels a été confiée à l’École de la fonction publique du Canada. Une autre plainte liée au refus d’accès a été jugée non fondée par le CPVP, car la personne n’avait pas présenté de demande. Les trois dernières plaintes portaient sur la non-divulgation et des exemptions, et le CPVP a conclu qu’elles n’étaient pas fondées et que les exemptions invoquées étaient appropriées.
Des consultations ont eu lieu auprès de plusieurs ministères, surtout en ce qui concerne les dossiers de l'administration des priorités, les recours, les enquêtes et les concours. La CFP a reçu quatre demandes de consultation d’autres organismes et a recommandé une divulgation complète dans deux de ces quatre cas, et deux divulgations partielles, car on y trouvait des renseignements personnels sur une autre personne.
Tel que mentionné dans la partie du rapport concernant l’accès à l’information, le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a continué d’assurer son rôle qui consiste à offrir de la formation et des conseils liés aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels aux gestionnaires de la CFP, en ce qui concerne les conséquences des diverses initiatives de programmes.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et de l’évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) de la Commission de la fonction publique
EFVP sur les outils analytiques : Système d'information analytique sur les emplois (SIAE), outils d’analyse de cubes de données, et Programme de sondages spéciaux électroniques (PSSE) de la Direction de l'information sur les nominations et de l'analyse (débuté en 2003-2004)
Résumé
Au sein de la CFP, la Division de la gestion de l'information (DGI) de la Direction générale des politiques est responsable, entre autres, de la production des rapports statistiques dont a besoin la CFP pour remplir son mandat. Ces rapports sont publiés dans le Rapport annuel de la CFP et sont diffusés et utilisés par la CFP à des fins d’analyse. Pour moderniser son fonctionnement, la DGI développe actuellement l’utilisation de ses systèmes d’information et met en œuvre de nouveaux outils d’analyse :
Le Système d'information analytique sur les emplois (SIAE) est un système longitudinal utilisé comme outil de surveillance pour analyser les tendances dans toute la fonction publique. Il s’agit d’une base de données contenant plus de deux millions de documents publiés sur une période de 15 ans (de 1990 à aujourd’hui). Des intervenants internes et externes faisant partie de la fonction publique fédérale ont demandé un accès à de l’information contenue dans le SIAE.
Les cubes sont formés d’outils d’analyse des données mis en œuvre par la CFP qui permettent à des personnes d’extraire des renseignements statistiques précis liés aux activités se rapportant à l’embauche et à la dotation.
Le Programme de sondages spéciaux (PSS) est un outil de sondage élaboré pour s’assurer que le système de dotation fonctionne efficacement. Le PSS fournit des renseignements de nature quantitative et qualitative qui permettront à la CFP et aux ministères et organismes délégataires d’améliorer la dotation. Le PSS est en période de transition. En effet, il passera d’une version papier à une version électronique dorénavant appelée le Programme de sondages spéciaux électronique (PSSE).
Pour faciliter la réussite de la conception, de l’élaboration et de la mise en œuvre des outils d’analyse, la CFP a déterminé qu’il fallait procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Cette EFVP a été envoyée au CPVP en juin 2004, et la CFP attend une réponse du CPVP avant d’afficher le résumé sur Internet.
EPFVP concernant l’Initiative de services partagés de la technologie de l’information (ISPTI) est un projet conjoint qui a été proposé de la Commission de la fonction publique (CFP), de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), du Commissariat aux langues officielles (COLO) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ce projet ne continuera pas tel que décrit. (débuté en 2004-2005)
Résumé
L’ISPTI prévoyait la création d’une unité spécialisée en TI au sein de TPSGC, qui serait chargée d’offrir aux ministères clients des services liés à la TI. L’unité spécialisés aurait été créée à partir d’une proportion importante de membres du personnel actuel de la TI faisant partie de la CFP, de l’EFPC et du COLO.
À cette période, il avait donc été jugé approprié de procéder à une évaluation préliminaire des répercussions sur la protection des renseignements personnels. Tous les ministères participants ont signalé une circulation de renseignements personnels et ont évalué le nouveau concept des opérations par rapport à leurs plans préliminaires relatifs à la protection des renseignements personnels. En avril 2005, la présente EPFVP était sous forme d’ébauche, et le projet ne continuera pas tel que décrit.
EPFVP concernant le Système de gestion de l’information sur les priorités préparée pour le Service d'administration des priorités de la Direction de la délégation, Direction générale des politiques (débuté en 2004-2005)
Résumé
La Direction générale des politiques appuie le mandat de la CFP, qui consiste à protéger de façon indépendante l'intégrité de la dotation et à favoriser l'impartialité politique de la fonction publique.
Selon la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son Règlement, certaines personnes ont droit, pour une période limitée, d’être nommées en priorité de toute autre à tout poste dans la fonction publique pour lequel elles sont qualifiées. Ce droit est un droit individuel garanti par la Loi et le Règlement, et il s’agit d’une exception à l’application habituelle du principe du mérite qui s’applique à tous les postes, peu importe le ministère, l’emplacement et la durée du poste, l’occupation et le processus de sélection utilisé. Habituellement, les droits de priorité découlent de mesures prises directement par les ministères (p. ex. autorisation de certains congés, remplacement d’une personne en congé, fait de déclarer un membre du personnel comme excédentaire, mise en disponibilité, etc.).
Tout bénéficiaire ou toute bénéficiaire de priorité a le droit d’être nommé sans concours et en priorité absolue (avant toute autre personne) aux postes pour lequel il est jugé qualifié, sauf si cette nomination oblige l’organisation à accorder à une autre personne le droit à une nomination prioritaire (en la déclarant excédentaire). Pour être admissible à une nomination prioritaire, il suffit que la ou le bénéficiaire de priorité soit jugé qualifié. Il n’est pas nécessaire qu’il ou elle soit la personne la mieux qualifiée parmi les candidats et candidates intéressés. Aucun droit d’appel ne peut être exercé à l’égard des nominations prioritaires.
Les droits de priorité, qui ont une portée à la fois nationale et interministérielle, s’appliquent à la plupart des nominations faites en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Ces droits ne s’appliquent pas aux mutations, aux détachements ou affectations, aux nominations intérimaires et aux nominations pour une période temporaire, et la plupart de ces mesures de nomination doivent être exécutées selon le mérite individuel.
La Commission de la fonction publique met en œuvre actuellement le Système de gestion de l'information sur les priorités, un répertoire national et interministériel sur le Web utilisé pour jumeler les bénéficiaires de priorité avec les postes vacants. Le Système de gestion de l'information sur les priorités donne la liste des bénéficiaires de priorité inscrits dans un répertoire dans lequel les ministères effectuent ensuite des recherches, ce qui constitue la première étape de la dotation ou du recrutement.
Le Système de gestion de l'information sur les priorités remplace le Système de dotation intégré utilisé par les agents et agentes responsables du placement des bénéficiaires de priorité de la Commission de la fonction publique et les formulaires sur Internet que le personnel des ministères responsable de la dotation utilisait dans le processus relatif aux droits de priorité.
Comme le Système de gestion de l'information sur les priorités comprend des renseignements personnels concernant les bénéficiaires de priorité, le présent rapport porte sur les répercussions du Système de gestion de l'information sur les priorités sur la protection des renseignements personnels et propose des stratégies d’atténuation appropriées en ce qui concerne les risques relevés. En mars 2005, la présente EFVP était sous forme d’ébauche, et elle sera envoyée au CPVP au cours du présent exercice.
Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Cette année, des renseignements personnels ont été communiqués en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(ii) dans le rapport Un an plus tard qui porte sur la vérification de suivi concernant le Commissariat à la protection de la vie privée. Une vaste analyse a été réalisée avant la divulgation. Des tests ont été effectués en ce qui a trait à l’intérêt public et aux intérêts privés et, finalement, il a été déterminé que le droit à l’information du public l’emportait sur le droit des individus à la protection des renseignements personnels les concernant. Tel que demandé, la Commissaire à la protection de la vie privée a reçu une lettre pour l’informer des intentions de la CFP en matière de divulgation. La CFP a également envoyé un avis de courtoisie aux personnes concernées afin de les informer avant la divulgation.
La CFP a aussi communiqué régulièrement des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)b). Ce type de communication est autorisé par le paragraphe 21(1) de la LEFP en ce qui concerne les questions liées aux appels qui relèvent de la CFP.
Annexe B: Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels (Format PDF)
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