Règlements internes et principes de régie interne de la Commission

(mise à jour janvier 2006)

Table des matières

• Préambule
• 1. La Commission
• 2. Principes de régie interne
• 3. Rôles et responsabilités de la Commission
  • 3.1 Surveillance du mérite et responsabilités légales
    3.2 Régie interne de l’organisation
    3.3 Rôle de la présidente
• 4. Structures et mécanismes de régie interne de la Commission
  • 4.1 Structure de la Commission
    4.2 Réunions de la Commission
    4.3 Processus décisionnel
    4.4 Langues officielles
    4.5 Rémunération et dépenses
    4.6 Rôle du secrétaire général
    4.7 Rôle de l’avocat général
• 5. Comités de la Commission
• 6. Relations externes et conflits d’intérêts

Préambule

Les règlements administratifs de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) constituent un document évolutif qui s’inspire de l’histoire, de la culture, des valeurs et des objectifs d’une organisation qui, en tant qu’institution fédérale, a contribué à bâtir le Canada. Ce document se veut adaptable au changement constant qui se produit à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, tout en demeurant fidèle aux valeurs depuis longtemps honorées et respectées par les démocraties parlementaires en général, et les citoyennes et citoyens canadiens en particulier.

Les règlements administratifs décrivent le cadre de régie interne dans lequel la Commission dirige l’organisation pour s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Ce cadre porte essentiellement sur les principes qui gouvernent la Commission, la façon dont les responsabilités y sont partagées, les rapports entre différentes parties de l’organisation, ainsi que les mécanismes utilisés pour assurer la responsabilisation et évaluer l’atteinte des objectifs.

La nouvelle LEFP a été mise en oeuvre 31 décembre 2005. L’intention de la nouvelle législation est de déléguer le plus de pouvoirs possibles et de permettre à la CFP de se concentrer sur la surveillance.

Le secrétaire général révisera régulièrement les règlements administratifs, et ils pourront être révisés en tout temps à la demande de la Commission.

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1. La Commission

1.1 La Commission de la fonction publique est un organisme indépendant, mandaté par le Parlement et chargé de s’assurer que la fonction publique est compétente, impartiale, représentative de la population canadienne et capable de servir les Canadiens et les Canadiennes avec intégrité, dans la langue officielle de leur choix. Le mandat de la Commission est prévu par la LEFP (articles 11 et 12). Elle est notamment chargée :

• de nommer ou faire nommer à la fonction publique, conformément à la présente loi, des personnes appartenant ou non à celle-ci ;
• d’effectuer des enquêtes et vérifications conformément à la présente loi;
• d’appliquer les dispositions de la présente loi concernant les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux
• de s’acquitter des fonctions touchant à la fonction publique que lui confie le gouverneur en conseil.

1.2 Dans le cadre des pouvoirs qui lui ont été conférés par la loi, la CFP a la responsabilité de protéger de façon indépendante l’intégrité de la dotation dans la fonction publique du Canada, de promouvoir l’impartialité politique des fonctionnaires et d’en rendre compte au Parlement.

1.3 La Commission se compose d’une présidente et d’au moins deux commissaires à temps partiel (ci-après appelés commissaires). La présidente est nommée sous le grand sceau, et les commissaires sont nommés par le gouverneur en conseil. La présidente remplit aussi les fonctions de première dirigeante.

1.4 La présidente et les commissaires occupent une charge à titre amovible pour une période maximale de sept ans. Ils peuvent à tout moment être démis de leurs fonctions par le gouverneur en conseil sur adresse du Sénat et de la Chambre des communes.

1.5 Avant leur entrée en fonctions, les commissaires doivent prêter serment ou faire une déclaration solennelle devant le greffier du Conseil privé ou la personne qu’il aura désignée aux termes du paragraphe 4(8) de la LEFP.

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2. Principes de régie interne

La Commission s’inspirera des principes suivants dans toutes ses délibérations :

2.1 Leadership – La Commission doit fournir un leadership stratégique à l’organisation relativement à l’établissement de sa vision, de sa mission et de ses valeurs fondamentales. Elle doit aussi approuver des politiques qui en sont le reflet et s’assurer qu’elles sont mises en œuvre.

2.2 Valeurs et éthique – La Commission doit établir et favoriser une culture qui met en valeur la confiance, le débat ouvert, l’auto-examen, l’équité, la transparence et le respect pour tous. Elle doit appliquer des pratiques efficaces, efficientes et professionnelles.

2.3 Collégialité – La Commission doit bien connaître ses responsabilités collectives en vertu de la LEFP, et ses membres doivent travailler à l’unisson en tant que conseil d’administration de l’organisation pour s’acquitter de ces responsabilités.

2.4 Collaboration – La Commission doit assurer la mise en place de mécanismes et de processus appropriés afin que les membres du personnel et les intervenants participent activement et régulièrement à façonner ses valeurs, ses politiques, ses programmes et ses services.

2.5 Responsabilisation – La Commission a la responsabilité ultime de ses opérations et de ses affaires, et doit rendre compte au Parlement.

2.6 Bilinguisme – La Commission doit appuyer et encourager l’emploi des deux langues officielles dans toutes ses délibérations.

2.7 Règle de droit – La Commission doit bien connaître les fonctions et responsabilités inhérentes à ses rôles d’administration, de réglementation, d’établissement de politiques, de vérification et d’enquête aux termes de la LEFP.

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3. Rôles et responsabilités de la Commission

3.1 Surveillance du mérite et responsabilités légales

Lorsqu’elle remplit ses obligations et responsabilités prévues par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la Commission doit :

1. approuver et revoir les cadres stratégiques des nominations pour la fonction publique fédérale aux termes de la LEFP;
2. approuver les règlements et les décrets d’exemption liés aux dispositions de la LEFP, conformément à la loi et de manière à sauvegarder l’intérêt de la fonction publique;
3. approuver et revoir des cadres de délégation de la dotation aux administratrices et administrateurs généraux, et surveiller la reddition de comptes sur le rendement ministériel;
4. approuver et revoir des cadres de surveillance (p. ex. des examens de la dotation, des vérifications, des enquêtes, des activités de surveillance, etc.) afin de protéger l’intégrité du système de nomination;
5. approuver le cadre stratégique de politique en matière des activités politiques pour ce qui concerne les demandes de congé des fonctionnaires qui désirent briguer l’investiture d’un parti politique et se porter candidats à des élections fédérales, territoriales, provinciales ou municipales (pas encore en vigueur) afin d’assurer l’impartialité de la fonction publique fédérale; et
6. rendre compte annuellement au Parlement de questions relevant de sa compétence et, s’il y a lieu, présenter un rapport spécial sur toute question relevant de ses attributions et dont l’urgence ou l’importance sont telles, selon elle, qu’il serait contre-indiqué d’en différer le compte-rendu jusqu’à l’époque du rapport annuel suivant.

3.2 Régie interne de l’organisation

Lorsqu’elle remplit son rôle relatif à la régie interne de la CFP, la Commission doit :

1. fournir une orientation stratégique à la CFP dans l’établissement de sa vision, de sa mission et de ses valeurs fondamentales, et assurer la mise en oeuvre de celles-ci;
2. sous réserve des limites établies par la LEFP, déléguer, à sa discrétion et selon ses conditions, certains de ses pouvoirs à la présidente et à des fonctionnaires de l’organisation;
3. orienter les communications externes, y compris les relations avec les parlementaires;
4. approuver les règlements administratifs et les principes de fonctionnement de la Commission de la fonction publique, et surveiller le rendement de la Commission en tant qu’organe directeur.

3.3 Rôle de la présidente

En plus d’assumer son rôle et ses responsabilités de membre de la Commission, la présidente doit s’acquitter de responsabilités supplémentaires en tant que présidente de la Commission et première dirigeante de l’organisation.

À titre de présidente, elle doit :

1. généralement présider les réunions de la Commission;
2. agir comme premier porte-parole de la Commission auprès des principaux intervenants (le Parlement, le public, des groupes d’intérêts particuliers, les ministères, etc.);
3. veiller à ce que la CFP collabore avec les intervenants clés afin de maintenir la crédibilité de la Commission et de protéger l’intégrité du système de nomination au sein de la fonction publique fédérale;
4. rendre compte à la Commission des pouvoirs qui lui ont été délégués.

À titre de première dirigeante, elle doit :

5. rendre compte au ministre du Patrimoine canadien et au Conseil du Trésor de certaines fonctions et responsabilités en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
6. rendre compte à la Commission aux termes de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP);
7. mobiliser efficacement les ressources humaines et financières de l’organisation pour élaborer, promouvoir et appliquer au moment opportun des stratégies et des approches appropriées, fondées sur une évaluation des risques, afin d’assurer la mise en oeuvre du Plan d’activités de la Commission;
8. subdéléguer aux gestionnaires de la Commission des pouvoirs de dotation en vertu de la LEFP et des pouvoirs financiers en vertu de la LGFP.

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4. Structures et mécanismes de régie interne de la Commission

La taille, la composition et le cadre juridique de la Commission sont prévus par la LEFP. La Commission peut s’organiser comme elle le juge approprié et embaucher des personnes pour l’aider à remplir ses fonctions.

4.1 Structure de la Commission

1. La Commission est formée de trois membres ou plus, dont la présidente.
2. La présidente exerce ses fonctions à temps plein, et les commissaires, à temps partiel.
3. Le quorum est atteint à la Commission lorsque la majorité des membres de la Commission sont présents.

4.2 Réunions de la Commission

La Commission utilise les réunions comme sa principale tribune pour la conduite de ses affaires.

1. La Commission se réunit régulièrement, à l’administration centrale ou en tout autre lieu que la présidente choisit, à toute fin que la présidente aura déterminée, y compris l’exercice des responsabilités décrites aux articles 3.1 et 3.2.
2. La présidente préside les réunions ordinaires de la Commission. La présidente peut désigner un commissaire qui présidera les réunions en son absence.
3. La présidente peut convoquer une réunion officielle de la Commission sans préavis en cas d’urgence.
4. Le quorum à une réunion de la Commission est atteint lorsqu’une majorité des membres de la Commission sont présents. Un commissaire qui participe aux réunions de la Commission par téléphone ou par tout autre moyen satisfait aux exigences du quorum.
5. La présidente détermine la participation de membres du personnel ou d’autres personnes ou organismes à ses réunions.
6. La présidente peut limiter la participation à une réunion ou à une partie de réunion, de manière à respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
7. Des personnes de l’extérieur de la Commission peuvent présenter un exposé à la Commission dans le cadre de son processus décisionnel, mais uniquement sur invitation de la présidente; chaque invitation doit d’abord avoir été étudiée et recommandée par le secrétaire général, avec l’avis des Services juridiques.
8. La Commission peut tenir ses réunions à huis clos.

4.3 Processus décisionnel

1. Sous réserve de l’alinéa « d » ci-dessous, toutes les décisions, approbations et ordonnances de la Commission requièrent le quorum.
2. Toutes les décisions de la Commission doivent être prises par une majorité des membres de la Commission.
3. La Commission doit toujours viser à recueillir le consensus quant aux décisions à prendre.
4. La Commission peut autoriser la présidente ou un commissaire à exercer seul certains pouvoirs ou certaines fonctions de la Commission aux termes de la LEFP.

4.4 Langues officielles

1. Tous les rapports de décision, ordres du jour et procès-verbaux doivent être rédigés dans les deux langues officielles.
2. Les exposés et les documents destinés à la Commission peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des deux langues officielles. On encourage les fonctionnaires à utiliser la langue officielle de leur choix.

4.5 Rémunération et dépenses

1. Pour leur participation aux réunions de la Commission ou à toute autre réunion de comité auxquelles la présidente leur aura demandé d’être présents, les commissaires seront rémunérés selon le taux quotidien établi par le gouverneur en conseil.
2. Un commissaire peut, avec l’approbation préalable de la présidente, toucher une rémunération au taux quotidien établi par le gouverneur en conseil pour des travaux liés aux réunions de la Commission ou des travaux réalisés pour le compte de la Commission, autres que les travaux susmentionnés.
3. La journée de travail comprend sept heures et demie. Pour chaque portion de journée travaillée, ou pour des périodes de travail dépassant sept heures et demie, le commissaire touchera un montant proportionnel du taux quotidien, selon l’approbation de la présidente.
4. Les frais de déplacement et de séjour seront remboursés aux commissaires conformément aux directives du Conseil du Trésor et de la CFP.

4.6 Rôle du secrétaire général

1. Le secrétaire général doit assurer la mise en œuvre du processus de régie interne conformément aux présents règlements administratifs de la Commission.
2. Le secrétaire général doit fournir des mécanismes appropriés pour permettre à la Commission de remplir ses obligations et doit formuler des recommandations pour accroître l’efficacité et l’efficience de la Commission.
3. Le secrétaire général doit conserver les rapports de décision et les procès-verbaux des réunions de la Commission et protéger la mémoire institutionnelle, tout en assurant le respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
4. Le secrétaire général doit veiller à ce que des méthodes et des mécanismes appropriés soient en place pour aider la Commission à surveiller la mise en oeuvre de ses décisions.
5. Le secrétaire général doit assurer le cheminement approprié de l’information entre la Commission et le personnel de direction.
6. Le secrétaire général doit assurer la prestation de services de secrétariat à la Commission, y compris la gestion et la coordination d’activités liées à la conduite des affaires officielles et officieuses de la Commission.
7. Le secrétaire général doit exercer toute autre fonction que lui assigne la Commission.

4.7 Rôle de l’avocat général

1. L’avocat général doit conseiller la Commission quant aux pouvoirs, fonctions et obligations qui relèvent de la compétence de la Commission.
2. L’avocat général doit indiquer à la Commission si les activités exercées par l’organisation sont compatibles avec le cadre constitutionnel et le cadre législatif du Canada.
3. L’avocat général doit tenir la Commission au courant des développements juridiques et judiciaires pouvant influer sur les activités de la Commission.
4. L’avocat général doit surveiller la gestion générale des litiges découlant de la LEFP ou influant sur la Commission.

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5. Comités de la Commission

5.1 La Commission peut mettre sur pied les comités permanents, spéciaux ou consultatifs qu’elle juge nécessaires pour bien s’acquitter de ses responsabilités.

5.2 La présidente détermine qui présidera chaque comité.

5.3 La Commission peut, par décision, dissoudre un comité en tout temps.

5.4 La Commission prescrit le mandat de tous les comités de la Commission.

5.5 La Commission peut temporairement retenir les services d’experts ou d’expertes ou ceux d’autres personnes pouvant l’aider dans son rôle consultatif et, sous réserve de l’approbation du Conseil du Trésor, fixer leur rémunération.

5.6 La structure des comités et leurs mandats respectifs doivent être annexés aux présents règlements et être révisés, au besoin, par le secrétaire général.

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6. Relations externes et conflits d’intérêts

6.1 La présidente est le principal porte-parole et représentant de la Commission.

6.2 La participation de tout membre de la Commission à une association, à une organisation ou à un organisme extérieur à la fonction publique doit être assujettie au paragraphe 4.(4) de la LEFP et se conformer aux principes du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique (première partie seulement pour les commissaires) et respecter le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique.

6.3 La Commission doit veiller à ce que sa participation, ou la participation d'un de ses membres, aux activités décrites à l’article 6.2 n'entrave pas l'exercice de ses fonctions.

6.4 La participation d'un membre de la Commission à toute activité ou fonction décrite à l’article 6.2 doit être approuvée par la Commission.

6.5 Les membres de la Commission participeront à l’établissement, au maintien et à l’application de normes de conduite rigoureuses, et veilleront à promouvoir et à préserver l’intégrité et la responsabilité de la Commission de la fonction publique envers la collectivité canadienne.

6.6 En particulier, lorsque les membres de la Commission exercent des pouvoirs et prennent des décisions touchant aux droits individuels, ils doivent s’efforcer d’agir de façon juste, objective et impartiale. En fait, leur devoir consiste à faire plus que d’assurer l’impartialité. Les membres de la Commission doivent se comporter de manière à ne laisser présager aucune apparence d’injustice, de partialité ou de parti pris.