La supervision d’un système de dotation modernisé

Les mois qui ont suivi la publication du dernier numéro d’INFO-CFP, en janvier, ont été bien remplis. Nous avons célébré l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Des élections fédérales ont eu lieu et un nouveau gouvernement a pris le pouvoir. Nous avons aussi assisté à la mise en oeœuvre des lignes directrices modifiées sur l’utilisation d’une zone nationale de sélection dans la région de la capitale nationale.

Ces changements ont nécessité quelques ajustements et les ministères et organismes ont tout mis en oeuvre pour être à jour. Au moment présent, les ministères continuent de travailler à la mise en œuvre et soutiennent activement le processus continu de modernisation du système de dotation.

La CFP, pour sa part, offre son appui. Nous avons organisé au printemps la troisième série de séances « Préparons-nous » afin d’aider les spécialistes des ressources humaines à mieux connaître les divers aspects de la dotation dans le contexte de la nouvelle LEFP. Pour faciliter la transition vers la zone nationale de sélection, le Système de ressourcement de la fonction publique est désormais accessible dans tous nos bureaux régionaux. De même, la Direction générale des services de dotation et d’évaluation continue d’offrir des conseils de dotation spécialisés et d’autres services de recrutement, de ressourcement des cadres de direction et d’évaluation aux ministères.

Nous continuons d’apporter notre soutien à la mise en œuvre globale de la LEFP. Nous mettons également l’accent sur notre mandat de surveillance. Tout au long de ses 100 ans d’existence, la CFP a joué un rôle unique en rendant compte au Parlement de l’intégrité du système de dotation au sein de la fonction publique. En outre, nous présentons des rapports au Parlement et lui donnons des avis. Récemment, dans le cadre d’une réunion du Comité législatif de la Chambre des communes chargé d’examiner la législation proposée, nous avons formulé des commentaires sur le nouveau projet de loi C-2 visant à accroître la responsabilisation au gouvernement.

C’est d’ailleurs le Parlement qui trace la voie à la CFP. Or, en vertu du projet de loi C-2, le Parlement nous donnera une nouvelle orientation. Bien que la CFP ait toujours assumé la responsabilité de l’administration des nominations prioritaires des membres des cabinets de ministres, le projet de loi C-2 prévoit une modification qui éliminerait la priorité de nomination dont jouissent ces personnes, ce qui aurait pour conséquence de changer notre pratique visant la nomination prioritaire du personnel des cabinets de ministres.

Nous avons publié récemment une étude qui traite de cette question. L’étude statistique de la CFP intitulée La nomination prioritaire du personnel des cabinets de ministres à la fonction publique fédérale fait ainsi le point sur la nomination et les antécédents professionnels des 243 membres du personnel de cabinets de ministres qui, pendant les 11 années couvertes par l’étude, ont été nommés à la fonction publique grâce à leur droit de priorité.

Une deuxième étude intitulée La durée du processus de dotation au sein de la fonction publique a été publiée simultanément. Le temps de dotation constitue un enjeu au sein de la fonction publique fédérale depuis de nombreuses années déjà. Cette étude fournit des points de repère sur le temps que peuvent prendre différents processus de nomination.

Ces deux études statistiques marquent la première étape d’une série qui s’appuie sur les fonds de renseignements de la CFP pour faire la lumière sur les questions relatives à l’embauche et à la dotation. Nous espérons que l’information ainsi divulguée pourra servir à améliorer le système de dotation au fur et à mesure qu’il sera modernisé.

Aussi, nous avons déposé, en mai, deux rapports de vérification spéciaux : la Vérification de suivi auprès du Commissariat à la protection de la vie privée et la Vérification de l’Agence spatiale canadienne. Les vérifications de ce genre visent à déterminer dans quelle mesure le système de dotation fonctionne adéquatement et à déceler les aspects pouvant être améliorés. Ces vérifications peuvent aussi entraîner des changements au chapitre de la délégation des pouvoirs de dotation. En ce qui a trait à l’Agence spatiale canadienne, des conditions lui ont été imposées; pour ce qui est du Commissariat à la protection de la vie privée, l’organisme a récupéré ses pouvoirs de dotation délégués.

De plus, nous déposerons notre Rapport annuel 2005-2006 sur l’état du système de dotation à l’automne. D’autres détails à cet égard suivront dans le prochain numéro d’INFO-CFP.

Il n’est jamais facile d’apporter des changements, mais grâce à notre engagement permanent et notre travail acharné, nous pouvons y arriver. Comme la CFP s’est donné comme objectif de devenir un instrument positif qui appuie l’établissement d’un système de dotation plus efficace, nous continuerons de travailler en collaboration avec les organisations qui s’engagent avec nous à atteindre cet objectif.

Maria Barrados

Liens utiles

• Services d’évaluation, de recrutement et de ressourcement des cadres de direction;
• La nomination prioritaire du personnel des cabinets de ministres à la fonction publique fédérale;
• La durée du processus de dotation dans la fonction publique;
• La Vérification de l’Agence spatiale canadienne;
• La Vérification de suivi auprès du Commissariat à la protection de la vie privée;
• Discours prononcé par Maria Barrados sur le projet de loi C-2, Loi fédérale sur l’imputabilité.

Vous souhaitez vous porter candidate ou candidat à une élection?

Même si les élections fédérales sont derrière nous, des élections municipales auront lieu au cours des prochains mois dans de nombreuses localités au pays. Songez-vous à vous présenter à l’un ou l’autre de ces postes électifs? La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) reconnaît le droit qu’ont les fonctionnaires de participer à des activités politiques, dans la mesure où l’impartialité politique de la fonction publique n’en est pas compromise. Or, vous ne pouvez chercher à devenir candidat ou candidate que si vous demandez et obtenez d’abord la permission de la Commission de la fonction publique, qu’il s’agisse d’élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales.

Alors, que faut-il faire?

La première étape consiste à présenter une demande de permission écrite. La Commission de la fonction publique (CFP) doit recevoir votre demande au plus tard 30 jours (minimum) avant le moment où vous prévoyez vous porter candidat ou candidate. Cependant, une période plus longue pourrait être requise pour des situations plus complexes ou délicates. Votre demande doit contenir les éléments suivants :

• le titre de votre poste;
• une description détaillée des fonctions que vous remplissez, approuvée par votre ministère;
• les groupe et niveau de votre poste;
• le lieu de travail;
• un organigramme;
• la nature de l’élection visée, la circonscription et le type de fonction convoité;
• la date à laquelle vous avez besoin d’une réponse;
• vos coordonnées;
• la CFP communiquera avec vous pour obtenir d’autres renseignements, le cas échéant.

Il n’est pas nécessaire d’indiquer le parti pour lequel vous avez l’intention de vous présenter.

Comment la CFP accorde-t-elle ou non la permission de se porter candidat ou candidate ou de le devenir?

La CFP accordera sa permission uniquement si elle est convaincue que la capacité de la personne visée de remplir ses fonctions de manière politiquement impartiale n’est pas compromise, ou ne donne pas l’apparence d’être compromise par sa mise en candidature. La CFP tient compte d’un certain nombre de facteurs pour prendre sa décision. Il s’agit notamment de la nature de l’élection et des fonctions de la personne visée, ainsi que du niveau et du degré de visibilité de son poste. Chaque décision est prise au cas par cas en fonction des circonstances liées à chaque demande.

Prenons l’exemple d’un dessinateur travaillant dans un bureau régional. Il a demandé la permission de se porter candidat aux élections de sa province. Il n’avait aucun contact avec le public, et son poste faisait l’objet d’une visibilité limitée. Il ne gérait ni personnel, ni budget, ni contrats, il n’embauchait pas de consultants et n’accordait pas de subventions ni de contributions. Sur examen de sa demande, la CFP a déterminé que sa candidature ne compromettrait pas, ou ne donnerait pas apparence de compromettre sa capacité de remplir ses fonctions de manière politiquement impartiale. Sa requête a donc été approuvée. Comme il n’a pas réussi à devenir candidat, il a pu réintégrer son emploi.

Tous les cas ne sont pas aussi clairs. Pour prendre une décision, la CFP prend connaissance de tous les renseignements à sa disposition, y compris ceux qu’elle a demandés au ministère dont relève la personne visée. La CFP communique sa décision par écrit dans les meilleurs délais et indique les motifs qui y ont mené. Elle peut également assortir sa permission de conditions, en exigeant par exemple de la personne visée qu’elle prenne un congé non payé, si elle est élue à l’échelon municipal.

Dans certains cas, on n’a pas d’autre choix que de refuser une demande. Par exemple, un personne occupant un poste de directeur général des communications verrait probablement sa demande refusée, en raison de la nature de son emploi, de son niveau et du degré de visibilité dont il fait l’objet.

Ce ne sont que des exemples. Chaque cas est différent – certains sont simples, d’autres sont plus complexes. Et tous doivent être évalués individuellement.

Vous prévoyez vous porter candidat ou candidate – une demande de congé sans solde peut être requise

Si vous souhaitez vous présenter à des élections fédérales, provinciales ou territoriales, la CFP exige que vous demandiez et obteniez un congé non payé pour toute la période électorale. En ce qui a trait aux élections municipales, la LEFP lui confère les pouvoirs de déterminer s’il y a lieu de prendre un congé non payé, selon que votre candidature aux élections visées risque ou non de compromettre, ou de donner l’apparence de compromettre votre capacité de remplir vos fonctions de manière politiquement impartiale.

Qu’advient-il si vous êtes élu candidat ou candidate?

Dès qu’une personne est élue à des élections fédérales, provinciales ou territoriales, elle perd sa qualité de fonctionnaire. En ce qui concerne les élections municipales, la CFP peut imposer un congé non payé ou peut décider que la personne visée doit renoncer à sa qualité de fonctionnaire.

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique confirme le droit qu’ont les fonctionnaires d’être actifs sur la scène politique. Elle réitère néanmoins à quel point il est important de maintenir l’impartialité de la fonction publique. La nouvelle approche en matière d’activités politiques vise précisément à atteindre cet équilibre. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section sur les activités politiques du site Web de la CFP.

Pour toute question à ce propos, veuillez communiquer avec la représentante ou le représentant désigné aux activités politiques de votre organisation. Ces représentants agissent à titre de personne-ressource pour tout conseil ou orientation en matière d’activités politiques, et appuient l’administrateur général ou l’administratrice générale dans l’exercice de ses fonctions en vertu de l’article 7 de la LEFP. Vous trouverez une liste des représentantes et représentants ministériels au http:// www.psc-cfp.gc.ca/psea-lefp/political/political_contacts_f.htm.

Tirer profit du Manuel de vérification de la CFP

Dans son numéro de juin dernier, INFO-CFP consacrait un article au Manuel de vérification de la Commission de la fonction publique (CFP). Cet ouvrage, qui a adopté une approche rigoureuse à l’égard de la vérification, a été élaboré pour orienter la conduite des vérifications et des études menées par la CFP.

En janvier, les vérificateurs et vérificatrices de la CFP ont suivi un cours de formation afin de savoir comment tirer profit de ce nouveau manuel. En mars dernier, on a aussi dispensé cette formation aux nouveaux vérificateurs et nouvelles vérificatrices. Parmi les participants et participants (voir photo ci-contre) figuraient des vérificateurs et vérificatrices de la Direction générale de la vérification ainsi que des représentants et représentantes des Services juridiques, de la Direction générale des enquêtes et des Services et produits de communication. Grâce à une combinaison dynamique d’exposés, de discussions et d’exercices en petits groupes, les participants et participantes ont parcouru l’ensemble des étapes d’une vérification, de la planification au suivi en passant par l’examen et la production des rapports.

Pour consulter l’article d’origine portant sur le Manuel de vérification de la CFP, visitez le www.psc-cfp.gc.ca/centres/newsletter-bulletin/2005/issue2/3-audit_manual_f.htm.

Le besoin d’un pouvoir indépendant pour la dotation dans la fonction publique canadienne existe-t-il?

Peter Aucoin, l’un des chefs de file dans le domaine des politiques publiques, s’est penché sur la question dans son étude intitulée La nouvelle gouvernance publique et la Commission de la fonction publique, publiée en mars 2006 dans la Revue de gestion du secteur public. Selon M. Aucoin, la nouvelle dynamique associée à la gouvernance publique justifie le maintien d’une instance indépendante régissant la dotation dans la fonction publique. Parmi les concepts explorés dans cette étude figurent la réforme de la gestion publique et la nouvelle gouvernance publique. INFO-CFP vous invite à vous inscrire en ligne à Optimum Online pour consulter l’étude de M. Aucoin. (À l’heure actuelle, l’inscription aux services d’Optimum Online est gratuite.)

M. Aucoin est un éminent et réputé professeur d’université qui a contribué à façonner la gestion de la fonction publique canadienne. En 2005, il a reçu la plus haute distinction de la fonction publique. En effet, l’Institut d’administration publique du Canada (IAPC) lui a remis la Médaille Vanier 2005. Cette médaille est attribuée, une fois l’an, à une personne qui s’est montrée un leader hors pair ou qui a servi avec distinction la cause de l’administration publique au Canada.

Les pouvoirs statutaires de la CFP – que signifient-ils pour vous?

La Commission de la fonction publique (CFP) joue un rôle important : protéger l’intégrité du système de dotation et la neutralité politique de la fonction publique. Pour jouer son rôle adéquatement, la CFP dispose d’un certain nombre de pouvoirs qui lui sont conférés par la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique et la Loi sur les enquêtes. Ces pouvoirs permettent à la CFP d’enquêter sur les activités de nomination des organisations et d’en faire la vérification, de tenir responsables les administrateurs généraux et les administratrices générales de l’exercice qu’ils font des pouvoirs de dotation qui leur sont délégués, de formuler des recommandations, de prendre des mesures correctives au besoin, et de surveiller les activités politiques des fonctionnaires.

Peut-être vous demandez-vous ce que cela signifie pour votre ministère?

Si votre ministère fait l’objet d’une vérification, cela signifie que votre personnel pourra être appelé à produire tout document requis pour la tenue d’une enquête exhaustive. Nous pouvons également convoquer des membres du personnel à témoigner sous serment.

Si votre organisation fait l’objet d’une enquête, la CFP est investie d’un droit d’accès à l’ensemble de vos locaux. Une fois sur place, nous pouvons examiner tout document requis pour la tenue d’une enquête exhaustive. Nous pouvons également, entre autres, convoquer des personnes à témoigner ou les obliger à produire tout document relatif à l’enquête en cours.

En plus de ces pouvoirs, c’est aussi la CFP qui doit accorder la permission et les congés aux fonctionnaires souhaitant poser leur candidature à des élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales. Nous avons en outre le pouvoir exclusif de faire enquête sur les allégations d’activités politiques irrégulières de la part de fonctionnaires et, de ce fait, sommes autorisés à prendre toute mesure corrective ou à faire rapport de nos constatations.

La CFP s’emploie à préparer des fiches de renseignements décrivant précisément ses droits dans le cadre d’activités de surveillance. Ces fiches seront bientôt disponibles sur le site Web de la CFP.

La surveillance du système de dotation

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le 31 décembre 2005, les administrateurs généraux et administratrices générales se sont vu déléguer la quasi-totalité des pouvoirs de dotation dans leur organisation. En vertu de la subdélégation, la Loi leur accorde, à eux et à leurs gestionnaires, une marge de manoeœuvre sans précédent leur permettant non seulement de choisir les processus de dotation, mais la manière dont ils seront utilisés. En revanche, les ministères et organismes doivent encore et toujours respecter les valeurs fondamentales que sont le mérite et l’impartialité ainsi que les valeurs de dotation telles que l’accessibilité, la transparence, la justice et la représentativité. Les gestionnaires doivent en outre se conformer aux exigences de la Loi et des lignes directrices de la CFP en matière de nomination.

Mais une question demeure : dans un système aussi fortement délégué, comment peut-on s’assurer que la dotation se déroule adéquatement?

Une partie de la réponse réside en un outil appelé le CRGD, soit le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation. Ce cadre décrit les attentes de la CFP à l’endroit des administrateurs généraux et des administratrices générales. On y explique également les indicateurs que recherchera la CFP pour déterminer si une organisation fédérale exerce adéquatement ses pouvoirs de dotation.

Les administrateurs généraux et administratrices générales sont tenus de démontrer qu’ils respectent les indicateurs établis dans le CRGD, par ailleurs obligatoires pour toutes les organisations. Ils doivent en outre :

• s’assurer que leur organisation conserve des renseignements exacts constituant une représentation juste et fiable de ses activités;
• s’assurer que les pratiques, les mesures de contrôle et les résultats associés à la gestion de la dotation font l’objet d’une surveillance active au sein de leur organisation, que la dotation soit faite à l’interne ou par un fournisseur de services externe;
• modifier et améliorer leurs systèmes et pratiques de dotation, au besoin;
• faire rapport à la CFP suffisamment tôt pour que la CFP puisse à son tour rendre compte au Parlement;
• se conformer aux demandes de la CFP en matière de surveillance (p. ex. vérifications, enquêtes et études spéciales).

Si le CRGD joue un rôle important dans la manière dont la CFP surveille le système de dotation, celle-ci peut compter sur d’autres moyens. Elle utilise en effet d’autres mécanismes pour assurer la surveillance des ministères et des organismes, comme les vérifications, les études et les enquêtes.

Un départ prometteur : la mise en oeœuvre de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique

La nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), entrée en vigueur le 31 décembre 2005, constitue à la fois un nouveau départ et l’occasion, pour tous les fonctionnaires, de travailler de concert à l’élaboration du système de dotation de demain. Depuis plus d’un an déjà, la Commission de la fonction publique incite les ministères et organismes à saisir les occasions qu’offre cette loi qui ne pourra manquer de faire date. Ces derniers mois, de nombreuses organisations ont relevé le défi.

Nous avons récemment interviewé deux administrateurs généraux, tous deux anciens coprésidents du sous-comité des sous-ministres sur la dotation et les ressources en dotation, afin d’obtenir leurs réactions à l’égard de la nouvelle LEFP et de connaître les répercussions de sa mise en œuvre au sein de leur organisation respective.

Selon Larry Murray, sous-ministre à Pêches et Océans, et Alain Jolicoeur, président de l’Agence des services frontaliers du Canada, pour que la mise en oeœuvre de la nouvelle loi soit couronnée de succès, trois conditions sont essentielles : tout le monde doit donner au nouveau système de dotation la chance de faire ses preuves; les cadres supérieurs doivent donner la priorité à la nouvelle loi; puis les ministères, les organismes et les gestionnaires d’embauche doivent avoir accès à des outils et à un soutien adéquats.

Selon M. Jolicoeur, la nouvelle loi suppose un changement fondamental de culture : « Le nouveau système de dotation repose sur les valeurs, la crédibilité et la confiance plutôt que sur les règles. Que le personnel soit d’accord ou non avec les résultats d’une mesure de dotation, il doit être convaincu que le processus était fondé sur les valeurs. » Autrement, affirme-t-il, les gestionnaires comme les membres du personnel seront tentés de recréer l’ancien système.

Il ne fait aucun doute que les valeurs établies dans la LEFP joueront un rôle déterminant dans le nouveau système de dotation. Pour que le nouveau système fonctionne efficacement, les gestionnaires, les spécialistes des ressources humaines et les administrateurs généraux et administratrices générales doivent respecter les valeurs fondamentales que sont le mérite et l’impartialité ainsi que les valeurs directrices de dotation que sont la justice, l’accessibilité et la transparence.

Quant à M. Murray, il est convaincu que les cadres supérieurs adhèrent pleinement aux valeurs de dotation de la nouvelle LEFP. « La nouvelle LEFP, appelée à évoluer constamment, suppose un engagement et un leadership à tous les niveaux. Nous devons donner aux gestionnaires les outils et le soutien dont ils ont besoin pour prendre en charge leurs propres responsabilités de leadership. »

La mise en oeœuvre de la nouvelle LEFP est un processus continu, et non une étape déjà atteinte et dépassée. Il y a certes encore beaucoup à faire, mais, lorsqu’on discute avec les gens des ministères, il ressort clairement que tous et toutes ont à coeur le succès du nouveau système de dotation.

MM. Murray et Jolicoeur, pour leur part, se disent optimistes quant à la mise en oeœuvre globale de la nouvelle LEFP, qui, estiment-ils, nécessitera temps et patience. D’ici là, ils sont d’avis que nous sommes tous et toutes responsables de la réussite du nouveau système de dotation.

De gauche à droite, Larry Murray et Alain Jolicoeur qui se disent optimistes au regard de la mise en œuvre globale de la nouvelle LEFP.
Photo : Harry Turner, Conseil national de recherche.

La nouvelle LEFP – son accueil dans les régions

Dans le cadre du lancement de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), Maria Barrados, présidente de la Commission de la fonction publique (CFP), a rencontré les membres des conseils fédéraux régionaux de plusieurs villes canadiennes (Montréal, Halifax, Vancouver, Edmonton et Toronto), entre décembre 2005 et mai 2006, afin de discuter de la nouvelle loi et des répercussions de sa mise en oeœuvre sur le travail.

Les conseils fédéraux régionaux sont composés de cadres supérieurs de chaque région. Ils servent de tribune de premier plan pour les perspectives régionales et les initiatives fédérales en région. Ils ont donc un rôle important à jouer dans la mise en oeœuvre de la nouvelle LEFP. Globalement, les membres des conseils ont convenu que la nouvelle loi offrait des possibilités intéressantes, pour eux comme pour les autres gestionnaires.

« En tant que conseil régional, nous recherchons les occasions de partager les efforts et les retombées. La nouvelle LEFP nous permettra de mieux faire valoir nos intérêts communs, affirme Jim Vollmershausen, président du Conseil fédéral de l’Alberta. Les assouplissements de la nouvelle loi en matière de dotation rapprochent la fonction publique de ce qui se fait dans la société. »

Il ne fait aucun doute que la LEFP changera la façon de faire de la fonction publique qui, à son tour, aura besoin de temps pour s’y adapter. M. Vollmershausen s’est également prononcé sur l’engagement et le changement de culture nécessaires pour atteindre le plein potentiel de la Loi. Il a enfin souligné que c’est en grande partie grâce à la CFP si la fonction publique s’appuyait sur des normes supérieures à celles d’autres secteurs : « Le rôle de surveillance de la CFP nous aidera à relever les nombreux défis qui nous attendent et à respecter les valeurs de dotation de la Loi. »

Dans le cadre de ses présentations, Mme Barrados a réitéré les objectifs de la Loi : permettre à la fonction publique d’attirer les personnes dont elle a besoin pour servir la population canadienne, permettre d’embaucher les bonnes personnes et assurer la transparence de la dotation.

À chacune des rencontres, les participants et participantes ont reconnu que tous les intervenants du système devaient travailler de concert s’ils voulaient tirer parti des assouplissements inhérents à la Loi. Mme Barrados leur a fait la réflexion suivante : « Les possibilités qu’offre la nouvelle loi sont extraordinaires, et nous mettrons tout en oeœuvre pour en assurer la réussite; mais de votre côté, vous devez saisir les occasions qui s’offrent à vous en intégrant de manière exhaustive la planification des ressources humaines à la planification de vos activités. »

Pour de plus amples renseignements sur la mise en oeœuvre de la nouvelle LEFP, veuillez consulter notre site Web.

De gauche à droite : à Edmonton, Doug Nelson, directeur général régional de la CFP pour l’Alberta et les Territoires du Nord-Ouest; Heather Peden, cadre et membre du Conseil fédéral de l’Alberta; Maria Barrados, présidente de la CFP; Jim Vollmershausen, président du Conseil fédéral de l’Alberta.

Comment régler les litiges en dotation – une approche proactive

Le règlement des litiges en dotation peut s’avérer complexe et délicat. La plupart des gestionnaires associent encore le règlement des litiges en dotation au processus d’appel qui caractérisait la gestion des ressources humaines sous l’ancien régime – processus reconnu pour sa longueur et sa nature conflictuelle. Mais les choses ont changé depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

À titre de gestionnaire, la première, et la meilleure, mesure à prendre pour régler les litiges en dotation est d’essayer de faire en sorte qu’il y en ait le moins possible. Vous pouvez y arriver en lançant des processus de nomination qui respectent l’esprit de la LEFP – c’est-à-dire la justice, la transparence, l’accessibilité et la représentativité. C’est pourquoi les décisions que vous prenez lorsque vous choisissez un type de processus de nomination sont importantes.

Par exemple, les gestionnaires doivent s’assurer que leur choix respecte les valeurs de dotation, de même que les critères que leur organisation a établis relativement à l’utilisation des processus annoncés ou non annoncés. Il s’agit d’ailleurs d’une exigence imposée par les lignes directrices de la CFP en matière de processus de nomination.

La LEFP vise à favoriser l’utilisation de processus de nomination justes et transparents et le maintien d’un environnement de travail ouvert et positif. Dans l’ancien système, les appels exacerbaient plutôt les conflits en milieu de travail. Sous le régime actuel de la LEFP au contraire, on peut traiter les litiges de façon informelle et au sein de l’organisation où ils se déclarent pour en accélérer le règlement. On peut ainsi, d’une part, éviter que les conflits se dégradent et, d’autre part, finaliser les processus de nomination rapidement.

Par exemple, si malgré tous vos efforts pour respecter les valeurs de dotation, des préoccupations sont soulevées à la suite d’un processus de nomination, les personnes concernées peuvent en faire état pendant une discussion informelle. Comme son nom l’indique, la discussion informelle est une conversation, qui se déroule entre le ou la gestionnaire et une personne dont la candidature n’a pas été retenue aux fins de nomination. Elle peut avoir lieu à n’importe quelle étape du processus de nomination. Toutefois, la LEFP et la CFP exigent que, une fois le processus d’évaluation terminé, la ou le gestionnaire délégué avise, au moyen d’une notification, les personnes qui se trouvent dans la zone de sélection (dans le cas d’un processus de nomination non annoncé), ou les personnes dans la zone de sélection qui ont participé au processus de nomination (lorsqu’il s’agit d’un processus de nomination annoncé) du nom de la candidate ou du candidat retenu aux fins de nomination, au moins cinq jours avant de prendre la décision de nomination finale. Les membres du personnel ont ainsi la possibilité de présenter leurs préoccupations. Les gestionnaires, quant à eux, peuvent ainsi donner des explications et dissiper les préoccupations, et peuvent corriger, le cas échéant, toute erreur ou omission avant de confirmer la nomination.

On prévoit donc que les gestionnaires utiliseront des moyens informels pour résoudre les problèmes eux-mêmes, avant qu’une plainte soit déposée. Ainsi, en vertu de la LEFP, les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent corriger des erreurs après qu’une nomination est effectuée. Prenons l’exemple d’un processus de nomination interne. Si une enquête détermine qu’il y a eu des irrégularités, l’administrateur général ou l’administratrice générale a le pouvoir de prendre des mesures correctives pouvant aller jusqu’à la révocation des nominations effectuées dans le cadre du processus. Pour ce faire, il ou elle doit avoir la conviction qu’une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a entaché la décision en matière de sélection.

On s’attend aussi à ce que les mesures informelles que prendront les gestionnaires aideront à résoudre les problèmes à l’interne, avant qu’une plainte ne soit déposée devant une tierce partie. Par exemple, la CFP peut mener une enquête lorsqu’il y a des soupçons de fraude ou d’influence politique à l’égard d’un processus de nomination. Dans un tel cas, la CFP peut elle aussi prendre des mesures correctives pouvant aller jusqu’à la révocation de la nomination.

Enfin et surtout, dans tous les cas où une nomination est effectuée dans le cadre d’un processus de nomination interne, les membres du personnel qui estiment que leur candidature a été éliminée injustement du processus peuvent présenter une plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP). Le TDFP est la nouvelle entité qui a été mise sur pied pour traiter les plaintes relatives aux nominations internes. Il reçoit également les plaintes portant sur d’autres questions de dotation : mises en disponibilité, révocations et mise en oeuvre de mesures correctives. En ce qui concerne les nominations internes, les motifs pour porter plainte sont exclusivement les suivants :

• abus de pouvoir dans l’établissement et l’application des critères de mérite;
• abus de pouvoir dans le choix du processus de nomination;
• défaut d’évaluer les candidats et candidates dans la langue officielle de leur choix.

Bien sûr, l’utilisation des nouvelles mesures d’assouplissement, comme les discussions informelles, qui permettent aux ministères et organismes de résoudre rapidement les problèmes, se répandra. Il sera alors possible d’éviter le dépôt de plaintes devant le TDFP ainsi que la conduite d’enquêtes par la CFP ou par les administrateurs généraux et administratrices générales. En outre, les mesures d’assouplissement permettront de préserver un environnement de travail sain et de veiller à ce que les processus de nomination se déroulent sans heurt.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec votre conseiller ou conseillère en dotation de la CFP ou consulter le site Web de la CFP à l’adresse http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/psst-tdfp/index_f.htm.

Élargissement de l’accès aux emplois de la fonction publique

Le 1^er avril 2006, les lignes directrices de la Commission de la fonction publique (CFP) sur la zone de sélection ont été modifiées. Désormais, tous les postes de niveau d’agent qui sont annoncés dans la région de la capitale nationale (RCN) et auxquels le grand public est admissible devront afficher une zone nationale de sélection (ZNS). C’est un changement qui représente une autre étape de l’engagement qu’a pris la CFP d’accroître l’accès aux emplois dans la fonction publique fédérale pour les Canadiens et Canadiennes.

Le recours généralisé à une ZNS sera également mis à l’essai par certains ministères de l’Alberta et du Québec, à compter du 30 juin 2006. La CFP évaluera leur incidence ainsi que celle de l’application de la ZNS dans la RCN, puis, selon les résultats, pourrait être étendue en avril 2007 à tous les postes de niveau d’agent du pays, qui seront ouverts au public. À long terme, sous réserve des résultats de l’évaluation, on prévoit établir, d’ici décembre 2007, une ZNS pour tous les autres postes auxquels le public est admissible, dans l’ensemble du pays.

Pour faciliter la mise en oeœuvre de la ZNS, la CFP a doté tous nos bureaux régionaux du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Combiné aux nouveaux assouplissements prévus par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, cet outil Web de recrutement et de présélection permettra de gérer le nombre accru de demandes d’emploi qui sera généré par l’application de la ZNS.

Les agentes et agents régionaux de la CFP offrent actuellement un service-conseil aux organisations quant à la meilleure façon de tirer parti de cet outil pour sélectionner uniquement les candidatures convenant à l’emploi à doter. Nous offrons également la formation et le soutien technique nécessaires pour faire fonctionner le système. Dans les mois à venir, nous organiserons des séances pratiques sur le mode de fonctionnement du SRFP, qui seront destinées aux spécialistes des ressources humaines et aux gestionnaires de tout le pays. Si vous souhaitez la tenue de ces séances au sein de votre organisation, veuillez communiquer avec le bureau régional de la CFP le plus près de votre localité.

Comme le volume élevé de demandes risque d’être une source de préoccupation pour les ministères et les organismes, la CFP offre un certain nombre d’outils d’information afin d’aider les organisations à s’adapter aux nouvelles lignes directrices en matière de zone de sélection. Nous avons également fait parvenir un message aux chefs des ressources humaines dans lequel nous faisions état des nouvelles exigences de ces lignes directrices. Nous avons aussi élaboré une foire aux questions sur la ZNS et des fiches de renseignements sur les services de la CFP et le SRFP. Ces produits, distribués aux ministères et organismes, peuvent être consultés sur la page de notre site Web portant sur la zone de sélection.

Enfin, la CFP a tenu, d’un bout à l’autre du pays, 17 séances d’information « Préparons-nous, série 3 » sur la ZNS. Nous avons également établi une ligne d’information sans frais (1 866 900-6267) pour répondre aux questions en provenance des ministères . Dans les mois à venir, notre soutien prendra la forme de séances d’information et d’une série de documents d’orientation comprenant des conseils pratiques sur la façon d’appliquer le processus de dotation et la ZNS.

Le Système de ressourcement de la fonction publique – un nouveau mode de sélection des candidatures

Le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) promet de changer la manière dont la fonction publique sélectionne les candidatures provenant de l’externe. Cet outil Web de présélection des candidatures et de recrutement mis au point par la CFP est en service dans la région de la capitale nationale et de l’Est de l’Ontario ainsi que dans celle du Centre et du Sud de l’Ontario depuis 2003. L’automne dernier, on a étendu son application aux organisations fédérales, en l’instaurant dans tous les bureaux régionaux de la CFP.

En décembre 2005, la CFP améliorait son système afin de pouvoir répondre aux exigences de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Depuis, elle a entamé des pourparlers avec deux ministères afin de leur fournir un accès direct à la version actuelle du système, démarche qui devrait se concrétiser sous peu. Des discussions ont également été entreprises avec d’autres ministères et organismes qui se sont aussi montrés intéressés à accéder directement au SRFP.

Alors, quels sont les avantages du SRFP et en quoi changera-t-il le processus de présélection de la fonction publique?

D’abord et avant tout, cet outil permettra de réduire considérablement le nombre de candidatures qui devront faire l’objet d’une présélection manuelle de la part des spécialistes des ressources humaines et des gestionnaires d’embauche de la fonction publique fédérale. Il rendra en outre le processus de présélection auquel doivent se soumettre les membres du public canadien souhaitant occuper un emploi dans la fonction publique fédérale plus clair, plus transparent et mieux adapté.

Si les avantages associés à l’instauration d’un système sans papier ne font aucun doute pour les spécialistes des ressources humaines et les gestionnaires, les postulants et postulantes pourront aussi profiter de plusieurs avantages. Le nouveau système leur permettra, entre autres, de sauvegarder de façon sécuritaire des renseignements personnels dans leur propre dossier en ligne et leur signalera automatiquement les emplois pour lesquels ils pourraient être qualifiés.

Outil des plus polyvalents, le SRFP offrira aux utilisateurs et utilisatrices une grande variété d’options dont le but consiste à s’assurer que les candidatures les plus appropriées seront retenues à la présélection, peu importe le poste à doter.

En créant un questionnaire à partir d’une ou de plusieurs « familles d’emplois », l’organisation cliente pourra connaître le niveau d’expérience d’une personne, savoir si cette expérience est récente ou non et déterminer la mesure dans laquelle la personne en question répond aux divers critères liés à l’expérience. Les candidates et candidats éventuels fournissent l’information requise en répondant à ces questions au moment de poser leur candidature. Les gestionnaires d’embauche peuvent aussi composer leurs propres questions portant sur un facteur d’expérience ne se trouvant pas dans le questionnaire, le tout dans le but d’obtenir de l’information plus détaillée au sujet d’une exigence jugée cruciale.

Les réponses à ces questions permettent aux personnes responsables de l’embauche de mieux effectuer la présélection des candidatures compatibles en se concentrant sur la candidature des personnes possédant véritablement les antécédents recherchés. De plus, le SRFP permet aux groupes d’utilisateurs et d’utilisatrices de poser différentes questions, par exemple de demander si une personne est titulaire d’un permis de conduire d’une classe particulière ou possède une expérience de travail unique dans un domaine donné, selon les exigences de l’emploi. à cela s’ajoutent d’autres fonctions permettant entre autres aux postulants et postulantes de rédiger un court texte portant sur l’une ou l’autre des exigences. Toutes ces options contribuent à simplifier encore plus la tâche des spécialistes des RH et des gestionnaires au chapitre du processus de présélection, permettant du coup d’assurer la qualité des candidatures retenues.

Comme pour toute nouvelle technologie, nous cherchons toujours de nouvelles manières d’améliorer l’efficacité et le fonctionnement de notre logiciel, tant pour les utilisateurs et utilisatrices que pour la clientèle. Des modifications sont constamment apportées au système afin d’en assurer la convivialité et de l’adapter à diverses situations, y compris le volume élevé de candidatures. Les séances de formation, combinées à l’expérience et à l’expertise des personnes déjà rompues à l’ensemble des fonctions du système, ont contribué à accélérer l’apprentissage et à renforcer l’expertise des utilisateurs et utilisatrices. Qui plus est, la Direction générale des services organise des ateliers destinés à des groupes d’utilisateurs et d’utilisatrices afin de répondre à leurs besoins particuliers.

Depuis l’expansion de la zone nationale de sélection (ZNS), en avril dernier, le SRFP est devenu un véritable pilier pour le processus de recrutement et de présélection. En effet, les systèmes papier sont devenus inadéquats compte tenu de l’élargissement des zones de sélection et de l’accroissement inévitable du volume de candidatures qui devrait s’ensuivre.

La Direction générale des services, avec l’aide du SRFP, s’assure que la CFP est prête à aller de l’avant et à répondre aux besoins de recrutement de ses organisations clientes, notamment en s’assurant qu’elle pourra réagir à l’accroissement du volume de candidatures qui devrait découler de la nouvelle ZNS.

Avis – Des candidates et candidats préqualifiés sont prêts à occuper des postes de EX-1 dans votre organisation

Plus de 41 candidates et candidats préqualifiés sont actuellement disponibles et prêts à pourvoir des postes de EX-1 au sein de toute organisation fédérale. En effet, ces personnes ont réussi à s’inscrire au répertoire de préqualification EX-1 de la CFP. Si vous travaillez dans une organisation qui cherche des candidats et candidates de ce niveau, voilà peut-être la solution que vous cherchiez.

D’où proviennent ces personnes? En mai 2005, la CFP a lancé un processus de sélection pancanadien dans le but de créer un répertoire de préqualification (EX 1) composé de personnes issues des minorités visibles. Chacune de ces personnes a fait l’objet de la même série d’examens rigoureux qui accompagnent tous les autres processus de sélection de mêmes groupe et niveau. La liste définitive de candidats et de candidates a été rendue publique en février 2006.

La participation de la CFP s’appuie sur l’objectif-repère de l’initiative « Faire place au changement ». En vertu de cet objectif-repère, dont l’échéance était fixée à 2005, 1 personne sur 5 occupant un poste de direction devait être issue de minorités visibles. Le répertoire de préqualification a vu le jour lorsque la CFP a décelé des lacunes en matière de dotation des EX dans plus de 11 ministères. Nous avons alors communiqué avec ces ministères pour discuter de leur intérêt concernant un éventuel répertoire de préqualification (EX-1) composé de personnes issues des minorités visibles. Par la suite, cinq autres ministères se sont également montrés intéressés par cette initiative.

Ce processus a permis de faire la lumière sur un certain nombre d’idées reçues. Par exemple, le terme « minorités visibles » a semblé causer une certaine confusion. Au Canada, les minorités visibles désignent les « personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche ». Certains croient parfois à tort que les termes « minorités visibles » et « groupes visés par l’équité en matière d'emploi » sont interchangeables. Même s’il y a quelques recoupements, le terme « groupes visés par l’équité en emploi » est beaucoup plus large et comprend les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées.

La liste de candidats et candidates préqualifiés a été communiquée à tous les ministères visés par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Elle viendra à échéance dans deux ans, après quoi les ministères devront traiter leurs processus de sélection de niveau EX-1 comme tous les autres. C’est donc le temps où jamais de puiser dans la liste! La procédure à suivre est simple, et la CFP est prête à répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir. Pour de plus amples renseignements sur le sujet, veuillez communiquer avec Jocelyne Bérubé, coordonnatrice du ressourcement des cadres, par téléphone au 613-947-3330, ou par courriel à jcberube@psc-cfp.gc.ca.

Comment choisir une candidature du groupe EX – Évaluation des cadres au moyen du nouveau Profil des compétences clés en leadership

En août 2005, la Commission de la fonction publique (CFP) et l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) ont lancé le nouveau Profil des compétences clés en leadership. Ce document permet de normaliser les compétences clés que doivent posséder les cadres de direction et d’assurer l’uniformité du niveau de compétence dans l’ensemble du groupe Direction (EX).

En vertu des nouvelles normes de qualification du groupe Direction (EX) du Conseil du Trésor, le Profil des compétences clés en leadership doit être utilisé pour les nominations de ce groupe. Pour mesurer ces compétences, le Centre de psychologie du personnel (CPP) a conçu trois instruments d’évaluation : les Simulations pour la sélection des EX (SELEX), l’Identification de parcours de perfectionnement au niveau EX (IPEX) et la Vérification normalisée des références.

Ces instruments peuvent aider les ministères et organismes à effectuer le recrutement de leurs cadres de direction et à assurer le perfectionnement des personnes de leur organisation présentant le potentiel requis pour occuper un tel poste.

SELEX

Les Simulations pour à la sélection des EX (SELEX) permettent d’effectuer une évaluation rigoureuse et indépendante des candidats et candidates aspirant à des postes de direction de niveau d’entrée dans la fonction publique fédérale.

Les SELEX ont été mises à jour dernièrement afin de permettre l’évaluation des quatre grands éléments du nouveau Profil des compétences clés en leadership – les valeurs et l’éthique, la réflexion stratégique, l’engagement et l’excellence en gestion (et en particulier la gestion par l’action et la gestion de l’effectif).

Voici leur fonctionnement : une personne prend part à trois simulations interdépendantes. Ces simulations, qui ont toutes lieu le même jour, traitent d’une grande variété de sujets propres aux postes de direction de niveau d’entrée. La personne en question peut démontrer qu’elle possède les compétences clés en leadership selon la manière dont elle réagit pendant les simulations. Des évaluatrices et évaluateurs dûment formés observent, consignent et évaluent son comportement au moyen de procédures de cotation normalisées.

À la suite de l’évaluation, un rapport faisant état du rendement est transmis au candidat ou à la candidate ainsi qu’au jury de sélection. La personne visée peut également demander d’avoir la rétroaction d’un ou d’une psychologue du CPP.

IPEX

L’Identification de parcours de perfectionnement au niveau EX (IPEX) est un nouvel instrument d’évaluation. Contrairement aux SELEX, qui servent à des fins de dotation, cet outil vise à faciliter le perfectionnement des cadres de direction. L’IPEX fournit aux participants et participantes une évaluation exhaustive de leur comportement sur le plan du leadership et leur indique, grâce à des recommandations détaillées et personnalisées, comment ils peuvent perfectionner leurs compétences en leadership. Cet exercice s’adresse tout particulièrement aux personnes potentielles qui ont été présélectionnées pour le niveau d’entrée du groupe EX ainsi qu’aux niveaux équivalents EX et EX moins 1.

Le processus d’évaluation de l’IPEX comprend trois parties. Tout d’abord, l’IPEX fait appel à des examens psychométriques visant à évaluer les compétences personnelles en leadership. Ensuite, il y a un processus de rétroaction 360° du candidat ou de la candidate, qui permet de recueillir des commentaires sur son comportement en situation de travail, de la part de ses supérieurs, de ses pairs et de ses subalternes. Les participants réalisent également une série d’exercices de simulation. Leur comportement est ainsi observé et leurs compétences en leadership, évaluées. Enfin, le ministère ou le programme d’apprentissage reçoit un rapport contenant des recommandations personnalisées visant à guider le perfectionnement en leadership de la personne visée.

Vérification normalisée des références

La vérification normalisée des références sert souvent à évaluer les capacités, les compétences, les qualités personnelles et les autres qualifications. Elle permet entre autres de corroborer, de préciser et de compléter les renseignements déjà recueillis grâce aux autres instruments d’évaluation.

Depuis la mise en oeœuvre du nouveau Profil des compétences clés en leadership, la vérification des références effectuée par le CPP a été revue et corrigée. On peut en effet compter dès maintenant sur une vérification normalisée et ciblée des références pour les postes de niveaux EX-1, 2 et 3. Pour ce qui est des niveaux EX-4 et 5, on a également procédé à l’élaboration d’un processus de vérification approfondie des références pour le compte du Réseau du leadership.

Le CPP revoit et actualise ses instruments d’évaluation de façon régulière afin d’en assurer la pertinence et l’efficacité. C’est dans cette optique que nous nous assurons que nos instruments d’évaluation respectent le nouveau Profil des compétences clés en leadership. Dans les mois à venir, le CPP révisera ses autres instruments d’évaluation afin de les rendre à jour et conformes au nouveau profil.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le CPP, au 613-992-9741 ou consulter notre site Web, à www.psc-cfp.gc.ca/ppc/ppc-cpp.htm.

INFO-CFP – Le coin des questions

INFO-CFP,

J’occupe un poste de conseillère municipale depuis quelques années et souhaiterais me présenter de nouveau aux prochaines élections. Dans le passé, je n’ai jamais eu à m’adresser à la Commission de la fonction publique à ce sujet – que devrais-je faire?

Une candidate chevronnée,
Saint-Réginald (Québec)

Madame,

Ne vous inquiétez pas. Même s’il est vrai que vous devez désormais demander l’autorisation à la Commission de la fonction publique (CFP) pour vous présenter à une élection municipale, le processus n’a rien de compliqué. Pour demander la permission, vous devez présenter une demande écrite. Assurez-vous d’indiquer le titre de votre poste, votre niveau, une description détaillée de vos tâches approuvée par votre ministère, votre lieu de travail, le type d’élection à laquelle vous souhaitez vous présenter et vos coordonnées. N’oubliez pas de préciser le moment avant lequel une décision doit être rendue, car une période plus longue pourrait être requise pour certaines situations plus complexes ou plus délicates. De plus, vous ne pouvez pas commencer à faire campagne tant que vous n’avez pas obtenu l’autorisation de la CFP.

La CFP déterminera si le fait de vous porter candidate à une élection municipale risquerait de compromettre d’une quelconque façon votre capacité de remplir vos fonctions de manière politiquement impartiale. Et ce qui est tout aussi important, la CFP évaluera si d’autres personnes pourraient avoir l’impression que votre impartialité politique pourrait être compromise par votre candidature.

Ensuite, la CFP déterminera si vous devez prendre un congé pour vous porter candidate. Dans l’affirmative, l’autorisation de vous porter candidate sera conditionnelle à votre décision de prendre ce congé. Là encore, cela variera selon que le fait d’être candidate pourrait ou non compromettre, ou sembler compromettre votre capacité de remplir vos fonctions de manière politiquement impartiale.

La CFP décidera en outre si vous devez prendre congé de la fonction publique si vous remportez l’élection, ou si vous devez renoncer à votre qualité de fonctionnaire. Dans le cas des élections municipales, il est possible d’occuper les deux emplois sans que votre impartialité politique ne semble être remise en cause.

Espérant que la présente vous aura été utile, Madame, nous vous invitons à consulter le site Web de la CFP pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de demander la permission de se porter candidat ou candidate à une élection : www.psc-cfp.gc.ca/centres/leave_f.htm#demarche.

Pour toute question à ce propos, veuillez communiquer avec la représentante ou le représentant désigné aux activités politiques de votre organisation. Vous trouverez une liste des représentants ministériels au www.psc-cfp.gc.ca.

Bonne chance!