La surveillance du système de dotation

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le 31 décembre 2005, les administrateurs généraux et administratrices générales se sont vu déléguer la quasi-totalité des pouvoirs de dotation dans leur organisation. En vertu de la subdélégation, la Loi leur accorde, à eux et à leurs gestionnaires, une marge de manœœuvre sans précédent leur permettant non seulement de choisir les processus de dotation, mais la manière dont ils seront utilisés. En revanche, les ministères et organismes doivent encore et toujours respecter les valeurs fondamentales que sont le mérite et l’impartialité ainsi que les valeurs de dotation telles que l’accessibilité, la transparence, la justice et la représentativité. Les gestionnaires doivent en outre se conformer aux exigences de la Loi et des lignes directrices de la CFP en matière de nomination.

Mais une question demeure : dans un système aussi fortement délégué, comment peut-on s’assurer que la dotation se déroule adéquatement?

Une partie de la réponse réside en un outil appelé le CRGD, soit le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation. Ce cadre décrit les attentes de la CFP à l’endroit des administrateurs généraux et des administratrices générales. On y explique également les indicateurs que recherchera la CFP pour déterminer si une organisation fédérale exerce adéquatement ses pouvoirs de dotation.

Les administrateurs généraux et administratrices générales sont tenus de démontrer qu’ils respectent les indicateurs établis dans le CRGD, par ailleurs obligatoires pour toutes les organisations. Ils doivent en outre :

• s’assurer que leur organisation conserve des renseignements exacts constituant une représentation juste et fiable de ses activités;
• s’assurer que les pratiques, les mesures de contrôle et les résultats associés à la gestion de la dotation font l’objet d’une surveillance active au sein de leur organisation, que la dotation soit faite à l’interne ou par un fournisseur de services externe;
• modifier et améliorer leurs systèmes et pratiques de dotation, au besoin;
• faire rapport à la CFP suffisamment tôt pour que la CFP puisse à son tour rendre compte au Parlement;
• se conformer aux demandes de la CFP en matière de surveillance (p. ex. vérifications, enquêtes et études spéciales).

Si le CRGD joue un rôle important dans la manière dont la CFP surveille le système de dotation, celle-ci peut compter sur d’autres moyens. Elle utilise en effet d’autres mécanismes pour assurer la surveillance des ministères et des organismes, comme les vérifications, les études et les enquêtes.