L'évaluation du mérite

Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration d'approches organisationnelles.

Table des matières

1. Introduction
2. Comment sera appliqué le mérite
3. Rôles et responsabilités
4. Évaluation et sélection
5. Responsabilisation

I. Introduction

Le système du mérite constitue le fondement d'une fonction publique compétente, professionnelle et impartiale depuis presque un siècle. Il joue un rôle essentiel non seulement pour ce qui est de protéger la fonction publique contre le favoritisme politique, mais aussi pour s'assurer que les membres du personnel sont embauchés et promus en fonction de leur capacité à effectuer le travail, et non de favoritisme personnel. Le système du mérite illustre un engagement envers les valeurs fondamentales inhérentes à la fonction publique et comprend davantage que le principe du mérite comme tel.

En effet, le système du mérite est fondé sur un ensemble de processus, de pratiques, de règles et de procédures régissant des mesures de nomination en particulier. Certaines d'entre elles sont décrites dans la loi ou son règlement d'application, et d'autres découlent des dispositions habilitantes de la loi ou du règlement. D'autres encore sont le résultat de décisions stratégiques que la Commission de la fonction publique (la Commission) ou des organisations ont prises.

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II. Comment sera appliqué le mérite

La nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) :

• donne une définition du mérite;
• accorde aux administrateurs généraux et aux administratrices générales le pouvoir discrétionnaire d'établir les facteurs qui seront pris en compte pour déterminer le mérite;
• crée un équilibre entre ce pouvoir discrétionnaire et le pouvoir important octroyé à la Commission dans l'établissement du cadre qui orientera le processus de prise de décisions. Ce cadre comprend la délégation claire de pouvoirs et de solides mesures de responsabilisation.

Les éléments suivants de la nouvelle LEFP sont particulièrement importants pour la protection du mérite et l'orientation de son application :

• le préambule établit le but, à savoir l'excellence, l'intégrité et des pratiques d'emploi justes et transparentes;
• une interdiction légale de l'influence politique dans les nominations;
• un pouvoir clair octroyé à la Commission lui permettant d'établir des lignes directrices qui garantiront que les décisions relatives aux nominations sont fondées sur des principes valables;
• une obligation explicite, pour les administrateurs généraux et les administratrices générales, de respecter ces lignes directrices.

Dans le cadre de son rôle touchant l'établissement de lignes directrices en matière de mérite, la Commission exigera que les valeurs de justice, d'accessibilité et de transparence guident les organisations dans le processus de nomination. Ces valeurs sont définies comme suit :

• Par justice, on entend que les décisions sont prises de façon objective et exempte de toute influence politique ou de tout favoritisme personnel. Ainsi, les lignes directrices et les pratiques doivent témoigner d'un traitement juste des fonctionnaires de même que des postulants et des postulantes.
• Par accessibilité, on entend que les personnes ont une occasion raisonnable de poser leur candidature et d'être prises en considération pour un emploi à la fonction publique.
• Par transparence, on entend que l'information concernant les décisions, les lignes directrices et les pratiques est communiquée ouvertement et en temps opportun.

En tant que valeur, l'accessibilité contribue à promouvoir la dualité linguistique, la représentativité des groupes désignés dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi, et la diversité régionale et culturelle de la fonction publique.

La Commission n'imposera pas le processus par lequel les nominations sont effectuées. En se fondant sur les valeurs touchant les nominations, elle établira plutôt des lignes directrices s'appliquant aux principaux points de décision du processus de nomination et aux enjeux déterminants. Les lignes directrices organisationnelles internes qu'établissent les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent être conformes à celles de la Commission. De telles lignes directrices organisationnelles ne sont nécessaires qu'en ce qui concerne la zone de sélection ainsi que les mesures correctives et révocations.

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III. Rôles et responsabilités

En vertu de la nouvelle LEFP, le mérite comporte deux éléments.

1. Premièrement, toutes les personnes nommées devront posséder les qualifications essentielles établies pour le poste, y compris la compétence dans les langues officielles.
2. Deuxièmement, le ou la gestionnaire (ou un ou une délégataire de 'administrateur général ou l'administratrice générale) pourra prendre en compte ce qui suit :
   • les qualifications considérées comme un atout pour le travail à effectuer, que ce soit actuellement ou dans l'avenir;
   • toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel, actuel ou futur qu'il ou elle détermine;
   • les besoins actuels et futurs de la fonction publique, tels que l'employeur les détermine, pour prendre des décisions relatives aux besoins de l'organisation.

Les qualifications essentielles, les qualifications considérées comme un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels constituent le fondement de l'évaluation du mérite. Ensemble, ils constituent les « critères de mérite ». La loi accorde aux administrateurs généraux et aux administratrices générales le pouvoir d'établir ces critères. Ces derniers établiront les qualifications essentielles et les atouts conformément aux normes que détermine l'employeur.

Le pouvoir d'évaluer et de sélectionner les personnes à être nommées relève de la Commission, pouvoir qu'elle délègue aux administrateurs généraux et aux administratrices générales, dans tous les cas sauf dans des circonstances comme la nomination de bénéficiaires de priorité de personnel de cabinets de ministre au niveau EX. Ainsi, c'est au nom de la Commission que les gestionnaires évaluent et sélectionnent des personnes.

Par conséquent, les gestionnaires jouent deux rôles. Lorsqu'ils et elles établissent des qualifications, les gestionnaires exécutent une fonction qui leur est déléguée par l'administrateur général ou l'administratrice générale. Cependant, lorsqu'ils et elles évaluent et sélectionnent des personnes, les gestionnaires le font au nom de la Commission.

Un ou une gestionnaire peut faire appel aux services d'autres personnes pour l'aider dans le cadre du processus d'évaluation. Par exemple, il ou elle peut demander à d'autres personnes de faire partie d'un comité chargé de mener des entrevues. Leur rôle consiste seulement à lui fournir l'information nécessaire à la prise de décision relativement à la nomination. La décision définitive concernant la nomination relève uniquement du ou de la gestionnaire. Pour prendre sa décision, il ou elle agira en tant que délégataire de la Commission et, en ce qui concerne les critères de mérite, en tant que délégataire de l'administrateur général ou l'administratrice générale. Alors que les autres personnes qui contribuent à l'évaluation sont assujetties aux critères de mérite que le ou la gestionnaire a établis, ce dernier ou cette dernière disposera de la souplesse nécessaire pour déterminer quels critères s'appliqueront à chaque décision en matière de nomination.

Pour que le principe du mérite s'applique, le ou la gestionnaire doit s'assurer que les personnes sélectionnées en vue d'une nomination possèdent les qualifications essentielles déterminées au début du processus de nomination. Il ou elle doit également « prendre en compte » les autres critères établis au début du processus : les qualifications considérées comme un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels. Cette obligation ne signifie pas que tous les autres critères doivent s'appliquer à chaque nomination. Elle donne plutôt la souplesse permettant d'appliquer les critères nécessaires à la sélection de la bonne personne en vue de la nomination.

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IV. Évaluation et sélection

Les nominations peuvent être effectuées par le biais d'un processus annoncé ou non annoncé. Les lignes directrices de la Commission indiquent ce qui suit :

• le choix du processus de nomination doit respecter la planification des ressources humaines de l'organisation et les valeurs en matière de nomination (justice, accessibilité et transparence);
• l'administrateur général ou l'administratrice générale établit et communique les critères d'utilisation des processus non annoncés;
• une justification écrite de la décision d'utiliser un processus non annoncé doit être rédigée pour montrer la façon dont le processus respecte les critères établis et les valeurs en matière de nomination.

Les critères de mérite peuvent être appliqués dans n'importe quel ordre. Un ou une gestionnaire peut déterminer quelles personnes répondent à un besoin organisationnel ou à une exigence opérationnelle avant d'évaluer les qualifications essentielles, s'il est plus efficace de procéder ainsi.

Lors d'un processus de nomination particulier, l'évaluation des critères de mérite que le ou la gestionnaire a choisis d'utiliser doit être terminée avant que la nomination ne soit effectuée. Ainsi, il n'est pas nécessaire d'effectuer l'évaluation de tous les critères pour toutes les nominations éventuelles en même temps. Dans le cadre de grands processus d'évaluation desquels découleront de nombreuses nominations échelonnées sur une longue période, il pourrait être plus efficace d'évaluer d'abord tous les éléments communs du processus et d'appliquer les autres critères au fur et à mesure que les postes doivent être dotés. Cette procédure s'appliquera surtout lorsque le ou la gestionnaire (ou les gestionnaires) appliquent des critères différents aux diverses nominations, selon les facteurs propres à chaque nomination. Conformément aux lignes directrices de la Commission, les critères de mérite qui seront utilisés aux fins de la présélection doivent être inclus dans l'annonce et les renseignements au sujet des méthodes d'évaluation doivent être fournis au moment approprié aux personnes à évaluer.

Les qualifications essentielles doivent toujours être évaluées. Cependant, il n'est pas toujours nécessaire d'évaluer tous les autres critères dès le début du processus pour chaque décision en matière de nomination. Parallèlement, alors que toute personne nommée doit posséder les qualifications essentielles, le ou la gestionnaire décidera lequel ou lesquels des autres critères seront utilisés afin de choisir la bonne personne pour occuper le poste.

Il est aussi possible d'appliquer des critères différents à diverses nominations dans le contexte d'un même processus annoncé. Par exemple, un besoin organisationnel peut être appliqué à une nomination afin d'atteindre des objectifs liés à l'équité en matière d'emploi. Une autre nomination effectuée à la suite du même processus peut être fondée sur les solides capacités analytiques d'une personne ou sur une autre qualification en particulier qui contribuerait au travail de l'équipe. Un ou une gestionnaire peut également décider de nommer une personne possédant une ou plusieurs qualifications qui constitueraient un atout pour le travail, ou se fonder sur une combinaison de critères. Les autres critères peuvent être utilisés de nombreuses façons afin de choisir la bonne personne pour occuper le poste, pourvu que la personne sélectionnée possède les qualifications essentielles.

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V. Responsabilisation

Les gestionnaires doivent pouvoir expliquer pourquoi quelqu'un est considéré comme la bonne personne pour occuper un poste, et ce, en tenant compte des qualifications et des autres critères déterminés et utilisés pour procéder à la nomination. Au début de chaque processus de nomination, les gestionnaires doivent planifier attentivement afin de s'assurer que les facteurs utilisés pendant le processus de prise de décision sont déterminés et communiqués aux personnes qui seront évaluées.

Les lignes directrices de la Commission exigent que les motifs d'une décision en matière de nomination soient documentés. Elles prescrivent aussi que les personnes dont la candidature n'a pas été retenue dans un processus de nomination interne aient l'occasion de discuter de la décision dès que possible. La détermination et l'application des critères de mérite dans les processus internes peuvent aussi faire l'objet d'un recours devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique. Par ailleurs, la Commission a le pouvoir de vérifier l'utilisation que fait un administrateur général ou une administratrice générale de son pouvoir d'établir les critères de mérite.

La loi accorde aux administrateurs généraux et aux administratrices générales une plus grande souplesse pour décider de quelle façon les processus de nomination seront menés dans leur organisation. La Commission tiendra les organisations responsables de leurs décisions. En raison de la définition du mérite, qui se veut moins rigide, de la délégation de pouvoirs accrue aux administrateurs généraux et aux administratrices générales et du pouvoir discrétionnaire accru en matière de gestion, la Commission met un accent particulier sur l'établissement de mesures de protection visant à s'assurer que les nominations sont exemptes de toute influence politique ou de tout favoritisme personnel.