Acquisition de documents de l’administration fédérale

Chaque année, pour appuyer ses politiques, programmes et services, le Gouvernement du Canada crée et gère des documents présentés sur différents supports d’enregistrement, par ailleurs de plus en plus électroniques. Ces documents, qui vont de la correspondance des cadres, énoncés de politique, accords, rapports de recherche, dossiers de programme, marchés, actes, baux, enquêtes et opérations de services aux données statistiques, photographies, dessins architecturaux, plans, cartes géographiques et enregistrements audiovisuels et sonores, sont essentiels à :

• la bonne administration du gouvernement, qui dirige les affaires de l’État au nom du public canadien;
• la capacité de l’ensemble des citoyens et citoyennes de tenir l’administration fédérale responsable de ses décisions et actions dans notre société démocratique;
• la préservation de la connaissance de notre histoire nationale et de notre mémoire collective dans l’intérêt et pour l’usage des générations futures.

Les Archives nationales du Canada sont le dépositaire permanent des documents archivistiques et historiques de l’administration fédérale et elles facilitent la gestion des documents des institutions fédérales et des documents ministériels. Selon la Loi sur les Archives nationales du Canad (1987), la disposition des documents des institutions fédérales et des documents ministériels, soit par leur transfert aux Archives nationales, soit par leur élimination ou leur aliénation, est subordonnée à l’autorisation de l’Archiviste national du Canada (article 5), qui peut en outre obliger ces ministères et organismes à transférer les documents qu’il estime avoir une importance archivistique ou historique aux Archives nationales afin d’assurer leur conservation à long terme (article 6).

Aux termes des engagements qu’elles ont pris eu égard à la préservation de l’information consignée de l’administration fédérale, les Archives nationales du Canada acquièrent et protègent les documents :

• qui documentent les délibérations, décisions et actions de l’administration fédérale relatives aux fonctions, programmes et activités de son ressort et qui président à la souveraineté, à l’organisation et à l’administration de cet ordre de gouvernement;
• qui renseignent l’administration fédérale et le public sur l’évolution des politiques, décisions et programmes des ministères et organismes du gouvernement fédéral, et qui leur permettront dès lors de les revoir, de les analyser et de les comprendre;
• qui documentent l’incidence des décisions de l’administration fédérale sur les citoyens et citoyennes et sur les groupes au Canada et l’interaction entre le public canadien et l’État;
• qui sont considérés comme essentiels à la protection des droits et privilèges collectifs et individuels des Canadiens et Canadiennes et de leur environnement social, culturel et physique;
• qui revêtent une importance nationale du simple fait des renseignements significatifs ou exceptionnels qu’ils contiennent, et qui sont dès lors de nature à enrichir considérablement la compréhension de l’histoire, de la société, de la culture et de la population canadiennes;
• que le gouvernement canadien est tenu par la loi de garder à long terme.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les documents de l’administration fédérale, prière de consulter Services au gouvernement.

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