Bibliothèque nationale du Canada
Politique de gestion des collections
Publications officielles de gouvernements étrangers (2002)

Définition d’une publication officielle

Aux fins du présent document, la définition d’une publication officielle est la suivante : publication émise par un gouvernement ou un ministère gouvernemental, soit dans le cadre d’une série ou comme publication distincte. La Convention de l’UNESCO concernant les échanges entre États de publications officielles et documents gouvernementaux (1958) considérait les documents qui suivent, lorsqu’ils sont exécutés par ordre et aux frais d’une autorité gouvernementale nationale, comme étant des publications officielles : les journaux officiels, les documents, rapports et annales parlementaires et autres textes législatifs; les publications et rapports de caractère administratif émanant d’organismes gouvernementaux de caractère national, central, fédéral ou régional; de bibliographies nationales, les répertoires administratifs, les recueils de lois, les décisions des cours de justice et autres publications dont il serait convenu de faire l’échange.

I. Introduction

1.1 Historique de la collecte de publications officielles

La Bibliothèque nationale du Canada constitue sa collection de publications officielles étrangères depuis les années 50, principalement par le biais d’accords d’échange avec des pays étrangers ainsi que de cadeaux et de transferts de collections d’autres bibliothèques canadiennes, et plus particulièrement les collections rétrospectives considérables qui ont été transférées de la Bibliothèque du Parlement. Malgré les efforts déployés au fil des ans afin de normaliser la méthode de collecte des publications officielles des pays étrangers, l’élaboration et la gestion de celles-ci ont été quelque peu ad hoc et inégales. Au cours des années 60 et 70, la Bibliothèque nationale a conclu de nombreux accords officiels d’échange avec des pays étrangers et les publications officielles de ceux-ci ont été rassemblées activement. Pendant les années 80, des modifications aux politiques ont été amorcées et ont rétréci la portée de la collecte des documents étrangers, et, par la suite, les accords d’échanges avec un grand nombre de pays étrangers ont été modifiés ou supprimés. Au cours des dernières années, certaines collections ont été élaborées grâce à des mécanismes d’achat tels que des abonnements et des commandes permanentes. Pour un petit nombre de pays, dont les États-Unis, la France, la Grande-Bretagne, l’Australie, l’Allemagne et la Belgique, la collecte poussée de publications officielles s’est poursuivie jusque dans les années 90. L’accès bibliographique aux publications officielles étrangères de la Bibliothèque a été limité, dans la plupart des cas, à celui fourni dans les fichiers sur cartes manuelles sur place. En raison de cette situation, la connaissance de ces collections n’a pas été étendue au Canada et, par conséquent, leur utilisation a été restreinte sérieusement.

1.2 Motifs généraux d’une révision de la politique

En raison de modifications apportées aux pratiques de publication et de diffusion de nombreux États, un accès plus élargi et plus facile, au moins aux publications importantes actuelles (législatives et exécutives) d’un pays, est rendu possible par le biais d’outils électroniques. Ainsi, l’accès par les sites Web des gouvernements ou par la livraison de documents électroniques, réduit au minimum la nécessité de se fier aux collections physiques. En outre, la tendance récente de certains États à recouvrer des coûts et à sous-traiter la production et la diffusion de leurs publications officielles a entraîné la réduction du nombre de publications distribuées sans frais par le biais d’ententes d’échange ou de dépôts, et elles doivent maintenant être achetées. Étant donne que la Bibliothèque nationale fait face à de nouveaux défis en matière de collections, particulièrement dans le domaine des publications électroniques sur l’ensemble du réseau, la plus haute priorité doit consister à axer les ressources sur la collection globale de Canadiana dans tous les formats. À l’échelle nationale, on estime que le public canadien est mieux servi en disposant de collections physiques de publications officielles étrangères dans les établissements de recherche du pays engagées à maintenir des collections complètes et ayant des programmes de recherche, des collections de référence et le personnel nécessaires afin d’appuyer la recherche d’un seul pays. Par conséquent, la Bibliothèque nationale a décidé d’être plus sélective en matière d’acquisition et de mise sur pied de collections de publications officielles étrangères et elle se concentrera sur la collecte de publications officielles étrangères qui contribuent directement à l’objectif de mettre sur pied une ressource nationale complète pour l’étude du Canada. La Bibliothèque continuera à maintenir des collections importantes de publications officielles axées sur les pays uniquement pour les États-Unis, la Grande-Bretagne, la France et l’Australie. La responsabilité des collections des autres pays sera partagée par le biais de l’importance accrue accordée à la collaboration et aux partenariats avec diverses bibliothèques de recherche universitaire et fédérales du Canada.

1.3 État-Unis, Grande-Bretagne, France, Australie

La Bibliothèque nationale continuera à rassembler une vaste gamme de publications officielles émises par les États-Unis, la Grande-Bretagne, la France et l’Australie. Les publications officielles émanant de ces quatre pays échapperont donc aux critères et aux directives de sélection qui suivent. La collecte actuelle des publications officielles des États-Unis, de la Grande-Bretagne, de la France et de l’Australie sera entreprise jusqu’au palier de la recherche, en reconnaissance de l’influence et de l’incidence importantes et continues de ces pays sur le Canada. Les collections rétrospectives provenant de ces quatre pays ont toujours été rassemblées depuis nombre d’années et chaque collection constitue un atout majeur en matière de recherche. Les publications officielles provenant des États-Unis, de la Grande-Bretagne, de la France et de l’Australie, sont perçues comme très pertinentes au chapitre de la formation du Canada, du développement historique de la société canadienne et des nombreux intérêts et expériences partagées par les Canadiens avec ces pays. Les collections rétrospectives de ceux-ci seront donc conservées et maintenues conformément aux politiques de conservation établies par la Bibliothèque nationale.

2. Portée de la collecte

2.1 Objectifs de la collecte actuelle

En rassemblant des publications officielles étrangères, la Bibliothèque nationale tirera parti des forces existantes de ses collections afin d’appuyer les besoins de recherche dans les études canadiennes. On rassemblera plus particulièrement des publications portant sur le Canada comparativement avec un ou plusieurs autres pays ou traitant d’un concept ou d’une question présentant un intérêt particulier dans l’expérience canadienne. L’un des objectifs consistera à fournir au Canadiens une compréhension des développements politiques, sociaux, culturels et économiques mondiaux plus vastes ainsi que des questions et des événements mondiaux ayant une signification importante ou croissante pour le Canada.

La collecte de publications officielles étrangères reflétera les modifications apportées aux relations du Canada avec le reste du monde et les développements mondiaux généraux qui touchent directement le pays. Voici certains des changements qui devraient s’intensifier au cours des prochaines années : l’engagement croissant auprès des pays d’Asie-Pacifique et d’Amérique du Sud; participation décroissante avec des pays européens individuels; une participation croissante avec des organisations européennes de l’union économique et politique; et une participation accrue du Canada à des organisations et à des organismes intergouvernementaux internationaux.

2.2 Intentions en matière de collecte

La Bibliothèque ne rassemblera que les publications officielles des gouvernements étrangers qui remplissent l’aspect patrimonial de sa mission, c’est-à-dire l’établissement d’une ressource nationale de calibre mondial permettant aux Canadiens d’apprendre à se connaître et à connaître leur pays. La Bibliothèque fera preuve de sélectivité en établissant les gouvernements étrangers, les domaines généraux et les types de publications rassemblées. La sélection sera fondée sur une approche axée sur le sujet et non sur les compétences ou les sources. L’exigence relative à l’appui du partage des ressources au sein du Canada ne sera pas considérée en soi comme un motif suffisant pour rassembler les publications d’un pays précis. Le sujet servant à la sélection tiendra compte de l’accent que met la Bibliothèque sur les sciences de l’homme ainsi que des besoins et des forces particuliers de la collection de référence de la Bibliothèque. Celle-ci fera l’acquisition de publications par les méthodes les plus adéquates (p. ex., achat, cadeau, échange) et sous le format qui convient le mieux, selon le besoin de cette publication à long terme. Le traitement des publications sera fait par les voies courantes et elles seront incorporées dans la collection générale. On fournira un niveau d’accès bibliographique adéquat selon les directives établies relativement aux niveaux de catalogage . Les publications officielles pourront être utilisées sur place et à l’extérieur, leur accès étant établi par la méthode de collecte, p. ex. l’accès électronique à la publication par le biais d’un lien maintenu par la Bibliothèque.

On établira une distinction entre les pratiques de collecte actuelles et la pertinence historique des collections rétrospectives. Les collections rétrospectives des pays seront examinées pour en établir la pertinence et celles qui ne sont pas resélectionnées seront attribuées à d’autres institutions canadiennes, dans la mesure du possible.

2.3. Exceptions

Les publications officielles des États-Unis, de la Grande-Bretagne, de la France et de l’Australie seront rassemblées et conservées sur une base globale et juridictionnelle, tel que précisé au point 1.3 ci-dessus.

3. Directives et critères de sélection

En mettant en application la politique de collecte énoncées dans les sections 2.1 et 2.2, on doit se servir des critères et des directives qui suivent.

3.1 Palier de gouvernement

La Bibliothèque nationale concentrera généralement sa collecte sur des publications officielles aux paliers fédéral et national dans les domaines indiqués. La collecte de publications émises par des paliers de gouvernement inférieurs au palier national (p. ex. au palier de l’État) sera effectuée sure une base de titre par titre, selon la pertinence du sujet de la publication.

3.2 Couverture chronologique

La Bibliothèque nationale concentrera sa collecte sur des publications officielles actuelles. Des collections rétrospectives peuvent être rassemblées lorsqu’on le juge à propos.

3.3 Couverture géographique

Les publications officielles individuelles ou les publications officielles en série qui font partie de la portée de la collecte et qui répondent aux critères de sélection seront rassemblées sélectivement sans égard au pays d’origine.

Collections existantes

Les collections rétrospectives de publications officielles étrangères seront examinées pays par pays, afin d’établir lesquelles, s’il y a lieu, ont une pertinence historique ou actuelle. Toute publication ou collection de publications non pertinente sera attribuée à des bibliothèques canadiennes, dans la mesure du possible, ou à des institutions de leur pays d’origine. (Voir la Section 4)

3.4 Langue

La Bibliothèque du Canada rassemblera surtout, mais non exclusivement, des publications dans les langues d’origine du Canada. Bien qu’on accorde la prédominance à l’anglais, au français et à d’autres langues existant au Canada (p. ex., le chinois, l’espagnol, le hindi, l’italien, etc.), des publications dans d’autres langues originales d'un pays peuvent être rassemblées lorsqu’on le juge à propos.

3.5 Domaines

La Bibliothèque nationale du Canada rassemblera des publications officielles étrangères dans les domaines directement liés à son mandat. À l’instar d’autres types de publications émises à l’extérieur du Canada, une publication officielle étrangère peut être désignée comme faisant partie de Canadiana si le sujet dont elle traite est surtout lié au Canada, c’est-à-dire si le tiers de l’œuvre est considéré comme traitant du Canada.

Généralités

Les domaines qui suivent seront rassemblés en reconnaissance des responsabilités de la Bibliothèque nationale en tant que centre de leadership, tant à l’échelle nationale qu’internationale, dans les domaines de la bibliothéconomie et des sciences de l’information, de la technologie de l’information ainsi que des politiques et des pratiques en matière d’information, et afin de refléter son rôle en facilitant l’accès aux ressources en matière d’information à l’échelle mondiale.

a) bibliographie nationale
b) bibliothéconomie et sciences de l’information
c) bibliographie
d) histoire du livre
e) disciplines liées au développement de l’information et la politique en matière d’information
f) conservation
g) droit d’auteur
h) tendances et politique relatives aux publications
i) politique culturelle/du patrimoine
j) politique en matière d’éducation/d’apprentissage

Contexte canadien et comparaison

La Bibliothèque nationale concentrera sa collecte sur les domaines suivants dans la mesure où ils appuient une recherche et une étude comparatives liées au Canada.

a) structure du gouvernement
b) élaboration des politiques publiques
c) régimes politiques et politiques
d) questions constitutionnelles et développement constitutionnel
e) questions autochtones
f) multiculturalisme
g) questions actuelles (p. ex. le Nord, l’environnement)

Contenu propre au Canada

La Bibliothèque nationale rassemblera des publications dans les domaines suivants ayant rapport à un contenu, une participation ou une incidence propres au Canada.

a) histoire diplomatique
b) relations extérieures
c) traités et accords internationaux
d) développement de la société canadienne
e) musique canadienne
f) littérature canadienne

3.6 Types de publications

Les publications choisies selon les critères énumérés ci-dessus pourraient comprendre, par exemple, les types suivants de publications officielles étrangères :

a) législatives (p.ex. gazettes, débats, travaux et documents)
b) juridiques (p. ex. lois et statuts, règlements)
c) rapports de corps législatifs, exécutifs et de tribunaux
d) publications ministérielles
e) publications d’organismes centraux
f) matériel de référence (p. ex. recueils, bibliographies)
g) statistiques

3.7 Formats des publications

La Bibliothèque nationale concentrera sa collecte sur des documents publiés de tous les formats, c.-à-d. imprimés, microfilms, enregistrements sonores et vidéo, et électroniques (présentation physique et en direct). Les documents non publiés peuvent être rassemblés si on le juge à propos.

3.8 Accès

Les publications officielles étrangères individuelles seront classées et rangées dans la collection appropriée selon leur sujet. Elles recevront le niveau de catalogage adéquat et feront partie du catalogue en ligne AMICUS de la Bibliothèque nationale. Celles qu’on juge comme faisant partie de la collection Canadiana recevront le niveau de catalogage qui convient et seront intégrées dans la bibliographie nationale, Canadiana. On pourra généralement consulter les publications tant sur place qu’à distance.

3.9 Conservation

La Bibliothèque nationale conservera des publications officielles étrangères individuelles selon les directives relatives aux documents de la Bibliothèque en cette matière

3.10 Méthode d’acquisition

La Bibliothèque nationale fera l’acquisition des publications officielles étrangères, titre par titre, à l’aide des méthodes les plus adéquates, dont par achat, cadeau, accord d’échange, saisie électronique, et par liaison électronique à la publication.

3.11 Collaboration avec d’autres institutions

La Bibliothèque nationale a des ententes de coopération en vigueur avec un certain nombre de bibliothèques canadiennes en vertu desquelles elle est le partenaire d’échange officiel et signataire d’un accord d’échange avec un pays, tout en permettant à une bibliothèque canadienne d’agir en qualité de dépôt des publications officielles de ce pays. La Bibliothèque nationale continuera de maintenir les accords d’échange inhérents aux ententes de coopération existantes. Elle élaborera également de nouvelles ententes de coopération de nature semblable avec des bibliothèques canadiennes, s’il y a lieu. L’élaboration de telles ententes dépendra de la permission qu’accordera le partenaire d’échange étranger de conserver ses publications dans une institution canadienne autre que la Bibliothèque nationale.

Ententes de coopération existantes

University of Alberta, Humanities & Social Sciences Library : Publications officielles de l’Allemagne.

University of British Columbia, Asian Studies Library : Publications de la Chine, publications officielles du Japon.

4. Directives générales relatives à la conservation et au retrait des collections rétrospectives

4.1. On peut envisager de ne pas sélectionner les petites collections non représentatives qui n’apportent qu’une faible contribution à l’ensemble des collections de la Bibliothèque nationale. Cette directive s’applique à la fois aux documents traités et non traités.

4.2. Lorsque la justification des efforts de collecte du passé était axée sur des collections complètes au palier de la recherche, celles-ci sont une ressource nationale précieuse. Reloger les collections à des institutions canadiennes qui conviennent.

4.3. Lorsqu’on reloge des documents dans des institutions canadiennes qui

conviennent, les collections doivent être conservées dans leur ensemble et leur intégralité, dans la mesure du possible. Conserver les publications individuelles pour les collections de la Bibliothèque nationale, si on le juge à propos.

4.4.Les publications des collections faisant l’objet d’un accord d’échange

actuel ne doivent être relogées dans d’autres institutions canadiennes que lorsque le pays donateur ou le partenaire d’échange en a donné la permission.

4.5. Le déplacement doit être équitable aux plans de la distribution géographique et linguistique ainsi que du nombre et de l’ampleur des collections expédiées par institution. Il doit être effectué en consultation avec les institutions touchées.