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 Table de Matieres
ObjectifLe présent document a pour objectif de définir des lignes directrices pour la livraison de documents au Canada et de proposer des moyens de choisir la méthode adéquate pour expédier une demande de document et assurer la livraison de documents. ContexteIl existe déjà un certain nombre de manuels de procédures connus pour le prêt entre bibliothèques, comme ceux produits par la Canadian Library Association et l'American Library Association. En outre, nombre de régions et de groupements ont élaboré des manuels de pratique locale. Il faudrait consulter un ou plusieurs de ces manuels afin d'avoir de l'information sur la vérification bibliographique, les droits d'auteur, ce que l'on peut et ce que l'on ne peut pas demander, les renouvellements, etc. Le présent document n'aborde pas la question des frais, des emprunts réciproques, etc. Il existe divers scénarios. Les bibliothèques devraient s'assurer de connaître les politiques de la bibliothèque avec laquelle elles ont choisi d'interagir et être préparées à respecter les politiques de celle-ci. Les politiques de prêt entre bibliothèques de nombre de bibliothèques canadiennes se trouvent dans le document Politiques de prêt entre bibliothèques au Canada, publié par la Bibliothèque nationale du Canada et en vente chez le Groupe Communication Canada. Dans le présent document, les documents de bibliothèque ont généralement été définis comme copies ou originaux. On considérera les substituts imprimés ou électroniques et les copies remplaçant les prêts comme des copies. Ces documents ne sont pas destinés à être retournés au prêteur par l'emprunteur. Les originaux comprennent tous les documents que l'emprunteur devra retourner au prêteur, par exemple, les volumes reliés, les microformes, les documents audiovisuels, les livres parlés et les documents photographiques. DiversIl est important de se rappeler que chaque bibliothèque a sa clientèle propre et ses ressources particulières, qui peuvent, séparément ou ensemble, influencer les choix des méthodes de livraison ou de demande de document. Les délais d'exécution présentés constituent le minimum que la plupart des bibliothèques peuvent s'attendre à atteindre dans 80 % des cas.
A.1 Délai d'exécutionLe besoin du client devrait constituer le principe directeur lorsque l'on détermine le délai d'exécution. Ce besoin a été identifié en fonction de trois niveaux de priorité élevée, moyenne et faible tout au long de ce document. Le temps est compté en heures et en jours ouvrables. A.1.1 Pour la bibliothèque emprunteuse, le délai d'exécution est défini comme la période écoulée entre la réception de la demande du client et la livraison de la demande à la bibliothèque prêteuse. Les bibliothèques emprunteuses devraient s'efforcer de respecter les délais d'exécution suivants:
A.1.2 Les bibliothèques emprunteuses devraient inciter les clients à présenter leurs demandes de documents bien à l'avance lorsque cela est possible, de manière à éviter les engorgements de demandes de priorité élevée. A.2 Envoi d'une demandeA.2.1 La décision quant à l'endroit où il faut envoyer une demande et à la manière de le faire devrait être basée sur une combinaison des besoins du client, des préférences de la bibliothèque prêteuse, des facteurs géographiques, de la disponibilité des services de messagerie (service postal, téléphone, courrier électronique), de la disponibilité des services de livraison et des coûts. Une proposition de tableau de décision figure à la page suivante. Les délais d'exécution comprennent le temps du traitement et de la transmission. Ainsi, si le client a demandé un délai d'exécution moyen (48 heures), la bibliothèque emprunteuse devrait choisir une méthode grâce à laquelle la bibliothèque prêteuse recevra la demande dans le temps qui restera après le traitement interne. Par exemple, si le traitement de la demande par l'emprunteur prend une journée, le meilleur choix serait un service qui peut livrer la demande à la bibliothèque prêteuse avant la fin de la journée qui reste. A.2.2 Évidemment, il est toujours possible d'utiliser une méthode plus rapide comme le télécopieur ou le courrier électronique même pour les documents de faible priorité. TABLEAU DES MÉTHODES DE TRANSMISSION DES DEMANDES  A.3 Destination d'expéditionA.3.1 La bibliothèque emprunteuse devrait fournir à la bibliothèque prêteuse la destination exacte. Prière d'indiquer l'adresse complète, y compris le nom d'une personne-ressource et un numéro de téléphone, par exemple : Bureau du prêt entre bibliothèques, pièce 234, 5, avenue X, Ville (Province), A1B C2D, aux soins de Pierre Untel, (code régional) 555-6789. A.4 ManipulationA.4.1 Retirer les agrafes de l'emballage extérieur avant
d'extraire le document. A.4.2 Toute restriction ou instruction spéciale concernant la manipulation imposée par la bibliothèque prêteuse doit être notée et respectée. A.4.3 Les trombones de plastique ou le ruban de coton non blanchi doivent être utilisés si l'on doit joindre quelque chose aux documents originaux de bibliothèque. Les trombones de métal, les élastiques, les feuillets autoadhésifs et le ruban autoadhésif ne doivent jamais être utilisés sur des documents de bibliothèque car ils pourraient les endommager. A.4.4 Il faut rappeler aux clients qu'ils ne doivent jamais écrire dans des documents de bibliothèque. Lorsqu'il est nécessaire de prendre des notes pendant la consultation d'un document de bibliothèque, il est préférable d'utiliser des crayons plutôt que des stylos afin de diminuer les risques de taches. A.4.5 Il faut rappeler aux clients qu'ils ne doivent pas consommer de nourriture ni de boissons pendant la consultation de documents de bibliothèque. A.5 RéceptionA.5.1 Voici les délais à respecter pour avertir un client que le document qu'il a demandé est arrivé:
A.5.2 Au moment de la réception, on doit vérifier chaque document en le comparant à la demande originale afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur. A.5.3 On doit tenir un registre dans lequel on inscrit le moment de la réception du document, le nom de la bibliothèque d'où il provient et toute instruction particulière quant à la méthode de retour, au besoin. A.5.4 Tout dommage évident au document doit être inscrit sur le formulaire de demande et signalé à la bibliothèque prêteuse. Il est également recommandé d'en aviser le client afin de dissiper chez lui toute crainte de blâme. Lorsqu'un client retourne un document, ce dernier doit être vérifié afin de s'assurer que son état correspond à l'état indiqué au moment de la réception et qu'aucun dommage ou dommage supplémentaire n'a été fait. A.6 RetourA.6.1 Les fiches de sortie et autres documents permettant de retracer une demande doivent être retournés à la bibliothèque prêteuse avec le document. A.6.2 Les documents empruntés doivent être retournés rapidement à la bibliothèque prêteuse, d'ordinaire dans les 24 heures suivant la remise par le client. A.6.3 La bibliothèque emprunteuse doit conserver un registre dans lequel on inscrit le moment où le document emprunté est retourné à la bibliothèque prêteuse et par quelle méthode. A.6.4 On peut prendre des dispositions avec la bibliothèque prêteuse pour que les documents soient retournés par un moyen différent, par exemple, envoi par messagerie, retour par la poste. A.7 EmballageA.7.1 Les méthodes d'envoi et d'emballage utilisées doivent être équivalentes aux méthodes utilisées par la bibliothèque prêteuse au moment de l'envoi des documents. Les documents audiovisuels arrivent parfois dans des boîtiers spéciaux; dans ces cas, il faut s'assurer de les retourner dans les mêmes boîtiers. A.7.2 Tous les documents originaux envoyés par la poste ou par un service de livraison devraient être emballés de manière à assurer une protection adéquate, c'est-à-dire qu'il faut utiliser des sacs rembourrés, des boîtes ou des feuilles rembourrées (emballage à alvéoles) solidement fixées autour du document avec du papier d'emballage et du ruban. Le ruban de coton non blanchi est préférable au ruban autoadhésif, car il n'endommagera pas les documents en cas de contact. Il ne faut pas utiliser d'agrafes pour fermer les emballages. Si toutefois on en utilise, il faut les couvrir de ruban autoadhésif et s'assurer qu'elles ne viendront pas en contact avec le document. La réutilisation des emballages est une bonne idée. Il faut alors s'assurer qu'ils sont encore assez robustes pour protéger les documents et pour supporter la manipulation pendant la livraison, et que toutes les inscriptions qui y figuraient ont été effacées. A.7.3 Lorsqu'on utilise des boîtes, les espaces vides doivent être remplis avec un matériau d'emballage pour empêcher le contenu de changer de position et rendre l'emballage plus robuste. L'emballage de polypropylène à alvéoles est idéal. On peut aussi utiliser du papier sans acide, mais le papier froissé peut avoir des bords tranchants et doit donc être utilisé avec discernement. Il ne faut jamais utiliser de journaux, car les encres d'imprimerie ont tendance à se transférer par frottement et peuvent endommager les documents. A.7.4 Dans le cas d'envoi de microfiches, inclure un morceau de carton ou d'un autre matériau rigide pour empêcher le pliage. Si possible, les microfiches doivent être mises dans des fourreaux fabriqués de carton permanent ou d'un plastique inerte épais comme le mylar. Il faut prendre soin que les microfiches n'entrent pas en contact avec des matériaux qui pourraient les érafler ou laisser des résidus. A.7.5 Les emballages doivent porter clairement l'adresse du destinataire et l'adresse de l'expéditeur. A.8 RepérageA.8.1 D'ordinaire, aucun mécanisme de repérage n'est nécessaire pour les documents non retournables, comme les photocopies, ou les documents d'une valeur inférieure à 50 $. A.8.2 Les documents originaux d'une valeur supérieure à 50 $ peuvent nécessiter un accusé de réception à l'arrivée à destination. A.9 StatistiquesA.9.1 Les statistiques de base à relever comprennent : a. Nombre de documents originaux reçus d'autres bibliothèques
B.1 Délai d'exécutionLà encore, les besoins du client guident l'établissement du délai d'exécution. B.1.1 Pour la bibliothèque prêteuse, le délai d'exécution est défini comme la période de temps écoulée entre le moment de la réception de la demande à la bibliothèque prêteuse et la livraison du document à la bibliothèque emprunteuse. Les bibliothèques prêteuses devraient s'efforcer de respecter les délais d'exécution suivants:
B.1.2 Les demandes devraient être traitées et les documents envoyés à la bibliothèque emprunteuse à l'intérieur du délai d'exécution fixé. Si, pour une raison ou pour une autre, on ne peut répondre à la demande dans ce délai, la bibliothèque emprunteuse devra être avertie le plus tôt possible (dans l'heure pour une priorité élevée et dans les 24 heures pour une priorité moyenne ou faible), de sorte qu'elle puisse envisager d'autres options. B.1.3 Les délais d'exécution de moins de 48 heures (service urgent) peuvent être offerts sur demande par certaines bibliothèques. Il revient à la bibliothèque prêteuse de préciser les normes de son service urgent. B.2 EmballageB.2.1 Avant d'envoyer un document, on doit indiquer clairement le nom de la bibliothèque prêteuse sur l'emballage. B.2.2 Tous les documents originaux envoyés par la poste ou par un service de livraison doivent être emballés de manière à assurer une protection adéquate, c'est-à-dire qu'il faut utiliser des sacs rembourrés, des boîtes ou des feuilles rembourrées (emballage à alvéoles) solidement fixés autour du document avec du papier d'emballage et du ruban. Le ruban de coton non blanchi est préférable au ruban autoadhésif car il n'endommagera pas les documents en cas de contact. Il ne faut pas utiliser d'agrafes pour fermer les emballages. Si toutefois on en utilise, elles devraient être recouvertes de ruban adhésif et ne pas pouvoir entrer en contact avec le document. La réutilisation des emballages est une bonne idée. Il faut alors s'assurer qu'ils sont encore assez robustes pour protéger les documents et pour supporter la manipulation pendant la livraison, et que toutes les inscriptions qui y figuraient ont été effacées. Les enveloppes rembourrées munies d'une fenêtre réutilisable pour les adresses sont également une bonne idée, dans les cas où cela est possible. B.2.3 Lorsqu'on utilise des boîtes, les espaces vides doivent être remplis avec un matériau d'emballage pour empêcher le contenu de changer de position et rendre l'emballage plus robuste. L'emballage de polypropylène à alvéoles est idéal. On peut aussi utiliser du papier sans acide, mais le papier froissé peut avoir des bords tranchants et doit donc être utilisé avec discernement. Il ne faut jamais utiliser de journaux, car les encres d'imprimerie ont tendance à se transférer par frottement et peuvent endommager les documents. B.2.4 Dans le cas d'envoi de microfiches, inclure un morceau de carton ou d'un autre matériau rigide pour empêcher le pliage. Si possible, les microfiches doivent être mises dans des fourreaux fabriqués de carton permanent ou d'un plastique inerte épais comme le mylar. Il faut prendre soin que les microfiches n'entrent pas en contact avec des matériaux qui pourraient les érafler ou laisser des résidus. B.3 Étiquetage et documentation d'accompagnementB.3.1 Le document devrait être accompagné d'une copie de la demande originale ou de suffisamment d'information pour que la bibliothèque emprunteuse puisse identifier la demande. Joindre le numéro de demande de la bibliothèque emprunteuse et le nom du client dans les cas où cela s'applique. B.3.2 Les frais et le mode de paiement doivent être inscrits clairement. Inscrire également si la facture doit suivre. B.3.3 Les documents prêtés à l'extérieur du Canada doivent être clairement identifiés et être accompagnés de la déclaration douanière appropriée. Pour faciliter le retour des documents, inclure, à titre d'information pour les bibliothèques emprunteuses, des renseignements sur les procédures spéciales nécessaires pour satisfaire aux exigences en matière de TPS et de douanes au moment du retour. B.3.4 Il faut s'assurer que le nom et l'adresse de retour de la bibliothèque prêteuse figurent bien sur l'emballage. C'est une bonne idée que d'inclure à l'intérieur du paquet une étiquette où figure l'adresse de retour. B.3.5 Tous les emballages doivent porter l'inscription "Prêt entre bibliothèques" bien en vue afin d'éviter que la bibliothèque emprunteuse ne prenne, par erreur, le document pour un des siens. B.3.6 La bibliothèque prêteuse doit conserver un registre où elle inscrit quand, où et comment un document est envoyé à une bibliothèque emprunteuse. B.4 RepérageB.4.1 D'ordinaire, aucun mécanisme de repérage n'est nécessaire pour les documents non retournables, comme les photocopies, ou les documents d'une valeur inférieure à 50 $. B.4.2 Les documents originaux d'une valeur supérieure à 50 $ peuvent nécessiter un accusé de réception à l'arrivée à destination. B.5 Endroit de prise en chargeB.5.1 Si la bibliothèque emprunteuse doit aller chercher un document, la bibliothèque prêteuse doit lui indiquer exactement où et quand le document peut être récupéré, par exemple, au comptoir du prêt entre 9 h et 22 h. Le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource peuvent également être utiles, en cas de problèmes. B.6 StatistiquesB.6.1 Les statistiques de base à relever comprennent: a. Nombre de documents originaux envoyés à d'autres
bibliothèques B.7 Méthode de livraisonB.7.1 La décision quant à la méthode de livraison à utiliser devrait être basée sur une combinaison des besoins du client du type de document, des préférences de la bibliothèque prêteuse, des facteurs géographiques, du coût, de la disponibilité de services de livraison, par exemple, service local de fourgonnette, télécopieur ou réseau électronique. Une proposition de tableau des décisions concernant la livraison figure à la page suivante. Les délais d'exécution comprennent le temps du traitement et de la livraison. Ainsi, si la bibliothèque emprunteuse a demandé un délai d'exécution moyen (5 jours), la bibliothèque prêteuse devrait choisir une méthode grâce à laquelle elle pourra livrer le document dans le temps qui restera après le traitement interne. Par exemple, si le traitement de la demande par la bibliothèque prêteuse prend 4 jours, le meilleur choix de livraison serait un service qui peut livrer le document à la bibliothèque emprunteuse à l'intérieur d'une journée. B.7.2 Le ramassage local est une option que l'on peut envisager dans tous les cas mentionnés plus haut. Évidemment, il est toujours possible d'utiliser une méthode plus rapide comme le télécopieur ou le courrier électronique même pour les documents de faible priorité. TABLEAU DES MÉTHODES DE LIVRAISON DE DOCUMENT 1. COPIES  * Les enveloppes fournies par les services de messagerie et les enveloppes ordinaires ne doivent être utilisées que pour un seul document de moins de 25 pages. Elles pourraient ne pas assurer une protection suffisante pour de multiples copies et des documents plus volumineux.  * Ce tableau doit être utilisé en combinaison avec les normes de service fournies par les diverses sources de livraison, soit Postes Canada, le service local de fourgonnette, les services de messagerie, etc. Boucher, Virginia. Interlibrary loan practices handbook. Chicago : American Library Association, 1984. Manuel des procédures du prêt entre bibliothèques. Montréal : ASTED, 1989. Peat Marwick Stevenson & Kellogg. Interlibrary document delivery study. Ottawa, 1993. Politiques de prêt entre bibliothèques au Canada. Ottawa : Bibliothèque nationale du Canada (publication annuelle) Welch, Grace. Summary report of the Document Delivery Working Group. Ottawa : National Library of Canada, 1990. |
