Contrôle
de gestion de l'entente de contribution avec le Conseil canadien
des archives
Préparé pour les
Archives nationales du Canada
(AN)
Par
Conseils et Vérification Canada
No de projet : 330-1290
Mars
2003
Sommaire exécutif
On a retenu les
services de Conseils et Vérification Canada afin de vérifier
si le programme de paiements de transfert des Archives nationales
du Canada (AN) était bien géré et administré
conformément à la Politique du CT sur les paiement
de transfert. On a effectué cette vérification au
nom de la Division de la vérification et de l'évaluation,
Bureau de la gestion stratégique. Le travail de vérification
sur le terrain fut réalisé entre décembre 2002
et février 2003. Plus précisément, la vérification
consistait à évaluer les politiques et les méthodes
mises en place aux AN et au Conseil canadien des archives dans le
but d'assurer une gestion prudente des fonds publics conformément
aux modalités qui les régissent.
En vertu de la politique du Conseil du Trésor sur les paiements
de transfert, les AN devront faire face d'ici le 31 mars 2005 au
le renouvellement des modalités régissant leurs programmes
de paiements de transfert. Cette vérification de la gestion
et l'administration du programme de subventions et de contributions
met en lumière les défis que doivent relever les AN
pour s'assurer que son programme de paiements de transfert réponde
aux exigences de l'actuelle politique du CT.
Si l'on se
base sur cette vérification, voici les principaux enjeux
auxquels les AN se voient confrontées :
Gouvernance ministérielle
- La relation
que les AN entretiennent avec le CCA a évolué
depuis 20 ans. Cette relation a débuté au début
des années 1980 alors que les AN jouaient un rôle
particulier au sein de la vaste communauté archivistique.
Depuis ce temps, les AN ont accepté des tâches
qui débordent de leurs responsabilités en tant
qu'agence de financement.
- Selon
la version originale, les autorisations du CT ne cadrent plus
avec sa politique actuelle, ce qui donne à penser qu'on
doit revoir la vision des AN, ainsi que sa relation avec le
CCA et les autorisations du CT en ce qui a trait au programme
de contribution.
Administration du
programme
- Un examen
du cadre de prestation du programme a révélé
que la relation que les AN ont toujours entretenue avec le CCA
visait avant tout à assurer un financement annuel et
à subventionner la communauté archivistique à
l'échelle nationale sans toutefois se baser sur les principales
exigences politiques touchant le contrôle des dépenses
et le processus entourant le programme.
- Une gestion
améliorée des programmes de paiement de transfert
repose sur une synergie avec des facteurs d'ordre opérationnel.
Depuis qu'on l'a instauré, le programme de paiements
de transfert des AN se déroule au niveau exécutif.
En l'adaptant à la division opérationnelle des
AN, la gestion globale du programme en profiterait.
Conclusion générale
Les AN devront
relever un certain nombre de défis pour s'assurer que leur
programme réponde aux exigences politiques du CT afin de
renouveler leur programme de paiements de transfert d'ici le 31
mars 2005. Les recommandations qu'on retrouve dans ce rapport
sont importantes sur le plan stratégique et requièrent
l'attention de la haute direction des AN pour en assurer le suivi
et la mise en oeuvre de mesures correctives.
Le point de vue de
la direction
La direction
des AN reconnaît les enjeux qu'on aborde dans ce rapport,
incluant notre relation avec la communauté archivistique,
et nous agirons dans le cadre de la transformation menant à
la création de la Bibliothèque et des Archives du
Canada.
Pour obtenir
une copie complète du rapport de vérification, veuillez
communiquer avec :
Gillian Cantello
Directrice, Division du rendement institutionnel
Direction de la gestion intégrée
Bibliothèque et archives Canada
Pièce 837, 8e
étage 550, Boul. de la Cité
Gatineau, Québec K1A 0N4
Tél : 819-934-4450
Téléc : 819-934-5265
Courriel : gillian.cantello@lac-bac.gc.ca |