Étude des conférences de la Bibliothèque et Archives Canada

Préparé par la Division de la vérification et l'évaluation

Bibliothèque et Archives Canada

Mars 2004

Rapport final

Table des matières

• 1.0 Introduction

• 2.0 Étude des conclusions

• 3.0 Conclusions

• 4.0 Réponse de la gestion

• Liste des annexes

1.0 Introduction

1.1 Historique

Au cours de 2003, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a participé à plusieurs conférences importantes, soit le Forum international de la littérature canadienne pour enfants, le Symposium 2003 sur la Préservation des documents informatiques, le Forum sur les « métadonnées » au Canada et le Symposium sur la gestion de l'information du Gouvernement du Canada. Le Comité de gestion de BAC aimerait tirer profit de l'ensemble de ces expériences en explorant les possibilités d'un partage de l'information accru et de meilleures pratiques et en examinant les résultats des conférences et les retombées dans le contexte du mandat de BAC. (Note : Dans ce rapport, l'utilisation du mot « rapport » fait référence à symposium, forum et autres types d'événements majeurs similaires).

1.2 Objet

L'objet de cette étude est d'évaluer, de façon générale, le succès des conférences présentées ci-dessus, en ciblant les leçons apprises, les forces et les faiblesses et l'alignement des résultats des conférences par rapport au mandat de BAC.

1.3 Approche

L'approche choisie était de mener une étude des documents existants et de la couverture médiatique, suivie d'entrevues avec un échantillon représentatif des organisateurs des conférences importantes, des partenaires à l'extérieur et des commanditaires, des personnes de BAC responsables des programmes respectifs, des participants d'autres ministères et des organisations externes, des Services de communications intégrés de BAC et autres spécialistes de conférence. Le guide d'entrevue ainsi qu'une liste des personnes interviewées sont inclus dans l'Annexe 1. Le travail sur place associé à la présente étude a été effectué par le Groupe de recherche ministériel.

2.0 Étude des conclusions

2.1 Objectifs

Les objectifs de la conférence portaient principalement sur les besoins à court terme de la communauté et la conscientisation, mais ne touchaient pas les implications en aval à l'égard des résultats potentiels et des retombées sur l'institution.

• Les objectifs à court terme de l'augmentation de la conscientisation et du développement de la conscience communautaire ont été clairement établis et rencontrés; ils se sont manifestés par les hauts niveaux de participation, la satisfaction de la conférence, et la demande d'une initiative de suivi.

• Dans la majorité des cas, le type de conférence n'était pas clair, par exemple, une conférence unique, un projet pilote pour tester l'eau, premier d'une série, ou autre type.

• Également, les implications possibles en aval n'étaient pas claires que ce soit les retombées, les résultats désirables/non prévus, et les impacts sur l'institution.

• Des commentaires positifs ont été reçus à l'égard de l'atteinte des objectifs reliés à la conscientisation et au développement de la conscience communautaire par le biais de sondage sur la satisfaction des participants et autres mécanismes de commentaires directs.

• L'évaluation de résultats tangibles, les retombées et les impacts sur l'institution n'a pu être complétée, les résultats potentiels n'ayant pas été pris en considération lors de la phase d'application des résultats.

2.2 Logistique des conférences

Dans la plupart des cas, les organisateurs des conférences devaient tout concevoir et avaient une compréhension limitée des exigences.

• En raison de l'inexpérience relative des organisateurs et de l'absence d'une infrastructure interne de conférence, ou d'un accès direct à des ressources expérimentées, les organisateurs avaient recours à des approches ad hoc, la planification à la dernière minute et un embrouillage de ressources.

• Une lourde charge de travail était donc imposée au personnel et des dépenses additionnelles ont été encourues en raison de la nécessité d'embaucher des compétences externes.

• Les organisateurs n'étaient généralement pas familiers avec les exigences du gouvernement à l'égard des arrangements partenariat/commanditaires, les événements publics et la publicité (Politique des communications du Gouvernement du Canada).

2.3 Travailler avec des partenaires

L'emphase sur le partenariat et l'engagement des partenaires représentaient d'excellentes possibilités pour la progression du programme de l'institution, et de nouveaux défis à l'égard du choix et de la gestion des relations avec les partenaires de la conférence.

• Au total, les conférences attiraient plus de 40 partenaires/commanditaires, incluant les agences et ministères fédéraux, les entreprises du secteur privé, les institutions culturelles, le monde universitaire et autres niveaux du gouvernement (voir l'annexe 5 pour une liste de partenaires/commanditaires).

• En plus de l'aide financière, des synergies ont été créées dans certains cas en stimulant les liens et le travail d'organisations ayant des visions similaires dans la poursuite d'intérêts communs - l'événement de la littérature canadienne pour enfants est un bon exemple.

• Les défis comprennent le choix de « bons » partenaires, selon les règles/réglementations au sujet des ententes de partenariat, la charge de travail additionnelle, l'équilibre des intérêts des secteurs commerciaux et publics, et les attentes des gestionnaires.

• Une aide financière majeure du gouvernement et des organismes non gouvernementaux indique un vaste intérêt et la possibilité d'ententes de partenariat comme un moyen de rendre le patrimoine documentaire canadien plus accessible au Canada et au monde.

2.4 Résultats et retombées

Les retombées ont eu des effets positifs, particulièrement dans le cas de la conférence sur la littérature pour enfants, toutefois, les attentes ont été créées pour que BAC organise des suivis de ces événements, ce qui susciterait l'intérêt à un autre niveau.

• La conférence sur la littérature canadienne pour enfants a eu un effet catalyseur pour créer un partenariat et obtenir l'aide financière pour plusieurs programmes actuels avec la Banque TD, La Compagnie de la Baie d'Hudson, Harper Collins et le Conseil national de recherches.

• L'outil de vérification de la gestion de l'information a généré plusieurs appels et a conduit à la livraison de services conseil aux autres ministères à l'égard de l'état de leur gestion de l'information.

• L'Institut canadien de la conservation a eu plusieurs demandes de formation à la suite de la conférence.

• Après la conférence sur les « métadonnées », plusieurs protocoles d'entente ont été négociés avec d'autres ministères pour la livraison de services de métadonnées sur le principe de la récupération des coûts.

• Les conférences sur les « métadonnées » et la gestion de l'information ont généré une attente pour un événement de suivi dans un avenir rapproché. Un intérêt s'est également manifesté de la part des participants à la « Canadian Children's Literature and Preservation of Electronic Records conferences » pour une certaine forme d'initiative de suivi.

2.5 Les ressources de la conférence et la charge de travail

La sous-évaluation de la charge de travail et les exigences en ressources ont occasionné l'imposition d'un fardeau important sur le personnel à l'interne et, dans certains cas, le besoin de ressources additionnelles.

• À cause de l'inexpérience relative et de l'absence d'aide pour la conférence interne, la charge actuelle et les exigences en ressources dépassaient généralement les attentes. Ceci était particulièrement le cas dans les semaines menant à la conférence lorsque les organisateurs manquaient d'aide nécessaire à l'enregistrement, à la logistique, aux TI, Internet, aux communications, à la promotion, aux contrats à l'externe et autres aspects.

• Les organisateurs ont démontré un esprit d'initiative en réussissant une compensation importante des coûts sous forme de financement de commanditaires et des contributions « en nature » provenant des organismes non-gouvernementaux et du gouvernement.

• Bien qu'il y ait eu des évaluations et un budget préparés lors de la phase de planification, tous les aspects n'ont pas été pris en considération quant à l'évaluation complète des coûts de la conférence, ce qui inclut l'ensemble des niveaux d'effort du personnel interne et d'autres coûts indirects, en d'autres mots le coût total pour la Couronne.

3.0 Conclusions

1. Lors de l'établissement des objectifs, il faut tenir compte des priorités stratégiques des institutions, des résultats potentiels, des impacts sur l'institution, et des stratégies post-conférence.
2. La rentabilité des futures conférences serait améliorée si un niveau minimal de ressources internes et/ou d'ententes d'offre permanentes avec les experts du secteur privé étaient disponibles afin de fournir une orientation et de l'aide. Si l'institution a l'intention d'utiliser les conférences comme instruments stratégiques pour faire avancer les priorités du gouvernement et/ou de BAC, il serait pertinent d'établir un Guide de conférence couvrant tous les aspects de l'organisation de conférences, ce qui inclut les rôles et les responsabilités de plusieurs parties de BAC et des ressources gouvernementales disponibles. Ce guide pourrait être mis à jour régulièrement, au fur et à mesure de l'acquisition d'expérience organisationnelle et de meilleures pratiques.
3. La promotion du partenariat de conférence devrait être fait partout où c'est possible. Le choix des partenaires pourrait être fait en tenant compte de leur valeur ajoutée, des liens avec le mandat de BAC et de leur capacité de travailler en respectant les exigences du gouvernement.
4. L'évaluation des objectifs est nécessaire pour évaluer le succès des conférences à répondre aux objectifs, à la valeur ajoutée et aux impacts sur l'institution. Ces mesures pourraient représenter une partie du processus d'approbation initial et donner lieu à un rapport subséquent.
5. Un processus d'approbation et d'évaluation de conférence davantage basée sur un modèle d'affaires est nécessaire pour maximiser le retour sur les investissements et respecter les priorités stratégiques de l'institution, l'ensemble des coûts et bénéfices, ainsi que les impacts sur l'institution.

4.0 Réponse de la gestion

A être présenté à la rencontre du Comité de vérification et d'évaluation du 23 avril 2004.

Liste des annexes

1. Méthodologie et guide d'entrevue
2. Faits saillants de la conférence
3. Meilleures pratiques et lacunes
4. Profils de conférence
5. Liste des partenaires/commanditaires

Annexe 1

Méthodologie

L'approche comprend l'étude des documents et de la couverture médiatique de la conférence, suivi d'entrevues et un profil des personnes responsables de différents aspects de la conférence respective. Un guide d'entrevue a été élaboré pour assurer l'uniformité de la collecte de données; il est présenté plus loin avec une liste des personnes interviewées.

Guide d'entrevue

Guide d'entrevue - Titre de la conférence : _______________________

1. Information générale

• Principal contact : Date : Durée (jours) :
• Hôte(s) de la conférence :
• Aménagement/Équipement : Gouvernement, privé?
• Type de conférence : pédagogique, participative, informative, promotionnelle, technique, …
• Budget approximatif : Commanditaire/Autre financement :
• Nombre et niveau général des participants :
• Organisation de la conférence et gestion : gouvernement, privée et partagée…
• Impact de la charge de travail sur le personnel :
• Participation des Services de communication intégrée de BAC :
• Traduction, aides techniques et besoins spéciaux particuliers à cette conférence :

2. Planification de la conférence et déroulement

Veuillez décrire le succès de la conférence à établir et à atteindre un objectif clair, des buts et des résultats escomptés. Veuillez décrire en termes de rôle/contribution des éléments suivants de la conférence et, lorsque approprié, établir un lien avec le mandat et les objectifs du gouvernement et/ou de l'agence :

(i) Planification de conférence

Vision de la conférence/Thème principal * Objet Buts * Critères de succès * Résultats escomptés * Promotion/Marketing * Groupe visé * Nombre de participants

(ii) Déroulement de la conférence

* Structure de la gouvernance * Participation des partenaires (Comités, partenaires, co-hôtes, commanditaires)
* Programme de la conférence/Ordre du jour (conférencier d'honneur, salon professionnel, Activités interactives, Visites …)
* Activités d'information du public (lorsque applicable)
* Organisation de la conférence/Administration
* Services de communication intégrée de BAC
* Endroit/Aménagements/Equipement

(iii) Étude et commentaires post-conférence

Étude* Évaluation * Commentaires informels des participants
* Commentaires des autres partenaires
* Commentaires du public * Articles des médias * Autres

3. Résultats de la conférence et initiatives de suivi

3.1	Veuillez décrire les réussites, en d'autres mots, lesmeilleures pratiques que vous répéteriez et recommanderiez pour les autres conférences.
3.2	Veuillez décrire les échecs ou les éléments pour lesquels les efforts suffisants n'ont pas été déployés, en d'autres mots, leslacunes/faiblessesque vous ne répéteriez pas ou ne recommanderiez pas aux autres.
3.3	Veuillez décrire lesrésultats visés/les initiativesde suivi et les autres produits complémentaires non planifiés, lesquels ressortent de cette conférence, et établissent un lien avec le mandat et les objectifs du gouvernement et/ou de l'agence.
3.4	Est-ce que cette conférence était considérée comme un événement unique ou est-ce le début de quelque chose de nouveau? Est-ce que l'Agence s'est-elle engagée en générant des attentes, lesquelles pourraient être difficiles à suivre, ou est-ce une merveilleuse possibilité pour laquelle l'Agence devrait consacrer des priorités et de ressources ?
3.5	Pour les conférences, qui ont été entreprises en partenariat avec une ou plusieurs autres organisations, veuillez décrire les bénéfices ainsi que les inconvénients, s'il y a lieu. Dans l'avenir, recommanderiez-vous une approche de partenariat, s'il y a lieu?
3.6	Pensez-vous qu'il serait utile de préparer un court aide-mémoire des meilleures pratiques ou une liste de vérification de conférence pour guider les organisateurs lors de futures conférences ?
3.7	Quel type d'indicateurs d'objectifsou de critères pourraient être utilisés pour juger du succès des conférences importantes? En d'autres mots, sur quelle base évaluez-vous qu'une conférence a été couronnée de succès?

4. Autres commentaires/Recommandations

Veuillez identifier d'autres questions ou facteurs qui n'ont pas été traités plus haut.

5. Autres contacts principaux

Veuillez identifier un échantillon représentatif de 3 ou 4 participants et contacts de partenaires avec lesquels nous pourrions communiquer pour obtenir leurs points de vue sur cette conférence. Si possible, nous aimerions interviewer 4 personnes pour chaque conférence, y compris le principal organisateur, le responsable du programme, un participant d'un autre ministère et un partenaire de l'extérieur provenant d'une autre organisation.

6. Documentation pertinente

Veuillez transmettre les documents pertinents, incluant estimation, évaluation, commentaire du participant, témoignages, couverture médiatique, articles dans journaux d'entreprise, autre.

Interviewers de conférence

En plus des participants majeurs présentés plus haut du Service de communication
intégré de BAC, ont été également interviewés :

Bob Ferris, Gestionnaire, Programmes publics
François Gagnon, Services d'aide au programme
Ghislaine Roy, Directrice, Division des communications et des programmes publics

Annexe 2

Faits saillants de la conférence

Littérature canadienne pour enfants

• Cette conférence s'est avérée un catalyseur pour établir un partenariat et une aide financière pour la nouvelle programmation d'initiatives qui sont maintenant gérées par les institutions : programme de lecture d'été (Banque TD), Children's Translation Awards (Hudson Bay Company), Broadbent Virtual Discussion Group (Conseil national de recherches), et the Harper Collins Lecture Series.

• Le programme de lecture d'été (The Summer Reading Program) a mené à un engagement de financement de 2 ans de la part de la Banque Toronto Dominion (500 000 $) pour que BAC coordonne le contenu du programme et la participation de bibliothèques locales au Canada. Les cadres de la Banque TD ont indiqué qu'ils étaient vraiment impressionnés par le professionnalisme du personnel de BAC et seraient prêts à s'associer dans l'avenir si les conditions le permettent

• L'importante contribution apportée par le conférencier vedette (M. Roch Carrier) a été reconnu comme étant un élément important du succès de la conférence.

• Les sessions d'information et les activités interactives avec les enfants ont aussi été incluses dans les conférences.

Préservation de documents informatiques

• Cette conférence était co-présidée par Archives nationales, Bibliothèque nationale, Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) et l'Institut canadien de conservation (ICC) dont la contribution a été essentielle.

• ICC avait déjà en place le matériel et les outils, ayant accumulé une solide expérience lors de plusieurs conférences importantes, y compris la capacité de solliciter des spécialistes de conférence internes de l'Institut.

• La journée d'information publique (quête de préservation) a été un énorme succès, donnant l'occasion à 500 personnes du public de poser des questions aux experts sur la façon de préserver des films à la maison, CD, vidéos et davantage.

• Les revenus générés par la conférence proviennent de documents imprimés à la suite de la conférence, p. e. document des conférenciers, lesquels ont été modifiés après la conférence afin de refléter les données des participants.

• Le rapport final préparé par ICC fournit un excellent modèle à suivre pour l'organisation et la tenue d'importantes conférences.

Métadonnées

• BAC a fait preuve d'un excellent leadership en accueillant cette conférence « d'introduction » qui a suscité un vif intérêt dans l'ensemble de la communauté des praticiens en métadonnées -- illustrant l'importance de ce nouveau domaine.

• Les coûts directs ont été récupérés. Nous remercions les commanditaires du fédéral et du privé.

• Environ 90 % des participants (200) ont indiqué leur satisfaction et la nécessité d'une conférence de suivi en 2004 pour amener ce domaine à un niveau supérieur.

• La conférence a été décrite par un des plus éminent spécialiste du domaine comme « inexorablement positif ».

Gestion de l'information (GI)

• Cette conférence a été couronnée de succès en amenant un grand nombre de cadres supérieurs du gouvernement (245) à partager le progrès et à relever les défis GI auxquels le gouvernement du Canada fait face.

• L'introduction de l'outil de vérification de gestion de l'information de BAC a généré un enthousiasme considérable pour l'utilisation de cet outil, ainsi que de nombreuses demandes de post-conférences de la part de l'audience.

• L'évaluation de « Voting Technology » a apporté des commentaires utiles sur l'état de la gestion de l'information des ministères fédéraux (relativement bas) et la pertinence d'un autre symposium semble assez élevée (80%).

Annexe 3

Meilleures pratiques et lacunes

Ci-dessous sont présentées les observations générales ou les meilleures pratiques et les domaines où les conférences présentaient des lacunes à l'égard de l'organisation et de tenue de la conférence.

Meilleures pratiques

• Présence de conférenciers de haut calibre
• Organisation de conférence ICC et déroulement
• Importante utilisation des ententes de partenariat et de commanditaires
• Structure de gouvernance de la conférence, p.ex., comité directeur et organisateur
• Utilisation efficace d'événements spéciaux, tels que forums publics, salon professionnel et autres mécanismes, tels que modèle de prise de décision, cérémonie de remise de prix, outil de vérification de la capacité de gestion de l'information
• Préparation de rapports finaux de conférence
• Stimulation de conférencier vedette
• Aménagement approprié et événements sociaux

Lacunes

• Planification tardive et implication des Services de communication intégrés par BAC et conférences d'experts du secteur privé.
• Sous-estimation des ressources et des exigences quant à la charge de travail, particulièrement pour des événements impliquant le public.
• Manque de familiarité avec les politiques de communication du gouvernement
• Manque d'équilibre linguistique
• Davantage de planification et une plus longue période de préparation pour un marketing et de la promotion efficaces.
• Manque de soutien technique, appui logistique, bénévoles
• Utilisation minime d'Internet
• La sous-traitance de services professionnels n'a pas permis le temps nécessaire pour prendre avantage complet de leur compétence, par exemple relié à la recherche de commanditaire et à la participation aux salons professionnels.

Annexe 4

Profil de la conférence

Annexe 5

Liste des partenaires

• Banque Toronto Dominion
• Verity Software Solutions
• VIA + Rail
• Air Canada
• Amazon
• Coca Cola
• Harper Collins
• Hudson Bay
• Ottawa Citizen
• Power Corporation
• Conseil national de la recherche
• Le Droit
• Statistics Canada
• Défense nationale
• Secrétariat du Conseil du Trésor
• Musée canadien de la civilisation
• Communications Research Centre
• Musée canadien de la nature
• Patrimoine canadien réseau d'information
• Groupe de travail en ligne du gouvernement
• Conseil canadien des arts
• Institut canadien de conservation
• Affaires étrangères
• Canadian Initiative on Digital Laboratories
• Les amis de Bibliothèque et Archives Canada
• Amis multiculturels
• Centre national des arts
• National Film Board - Office nationale du film
• Musée des arts du Canada
• Bibliothèque Municipale de Gatineau
• Ottawa Public Library/Bibliothèque d'Ottawa
• La Télévision de Radio - Canada
• BFB Sales Ltd.
• Institut canadien de microproductions historiques
• Carr McLean
• ROMifications Publishing Inc.
• Crowley Micrographics
• Promomedia Group Inc.
• Tunstall and Tunstall Inc.
• Zomax Canada
• Plusieurs éditeurs
• CBC/SRC

17 décembre 2004

Réponse de la gestion à l'évaluation de la participation de BAC aux conférences (fora)

1. Nous sommes d'accord avec les conclusions énoncées dans le rapport.
2. Dans le cadre de la création de la nouvelle institution, il incombe que BAC voit à l'organisation de conférences qui découlent en droite ligne de ses orientations stratégiques et priorités. Le Secteur des programmes et services, en collaboration avec le Bureau de la stratégie et le Bureau des communications, élaborera un cadre, incluant procédés et critères, qui aidera à évaluer les propositions et à décider s'il s'avère approprié d'organiser la conférence. Ce cadre, qui doit être approuvé par le Conseil de direction, permettra à ce dernier d'établir des objectifs clairs quant aux secteurs qui deviendront les points de mire de nos investissements sur une périodes de plusieurs années.