Chaque année, le gouvernement fédéral produit et reçoit des millions de documents concernant les affaires gouvernementales. Le mandat des Archives nationales consiste en partie à faciliter la gestion efficace de ces documents, à déterminer ceux qui ont une valeur archivistique et à les sauvegarder.

Les fonds gouvernementaux comprennent plus de 80 kilomètres de documents textuels, de cartes, de photos, de dessins et d'estampes, 14 000 bobines de microfilm et plus de 2 700 fichiers de données. Ils portent sur toutes les facettes de l'histoire du Canada depuis le XVIII^e siècle jusqu'à nos jours.

Les Archives nationales conservent les documents du personnel qui concernent environ 5 500 000 d'anciens militaires et fonctionnaires. On y trouve également des milliers de documents apparentés, tels que des listes d'embarquement en temps de guerre, des ordres courants de l'Aviation royale canadienne, des feuilles de paie et des dossiers médicaux.

Les fonds se présentent sous des formes très variées : chemises, registres d'enregistrement du courrier, rapports, enquêtes, bases de données, registres, index et autres documents semblables manuscrits, dactylographiés et informatiques.

Le personnel des Archives nationales indexe ou répertorie les documents textuels jusqu'au dossier individuel qui constitue l'unité de base. La panoplie des instruments de recherche va des registres contemporains de correspondance et d'index aux répertoires, catalogues topographiques, listes de dossiers, index sur fiches et index-matières informatisés pour les groupes d'archives plus vastes et plus utilisés. Quant aux documents informatiques, chaque fichier informatique fait l'objet d'un dossier documentaire qui indique la disposition des documents, décrit les rubriques et le système, fournit des organigrammes de données, mentionne les publications connexes et les sorties d'imprimantes, etc.

La base de données contient des renseignements sur un certain nombre de dossiers qui ont été créés et gérés par les ministères et agences du gouvernement fédéral canadien à des fins légales, administratives et opérationnelles. Ces données peuvent être utile à toute personne intéressée par les dossiers du gouvernement fédéral conservés aux Archives nationales du Canada. La consultation de la base de données peut par exemple aider à repérer des dossiers qui contiennent des renseignements sur les documents importants du point de vue historique et sur les activités passées des commissions, des organismes et des ministères du gouvernement fédéral. Les dossiers décrits touchent à tous les aspects de l'histoire du gouvernement canadien depuis le dix-huitième siècle jusqu'à nos jours.

La base de données contient environ 1,2 million de descriptions de dossiers. Plus de 1 000 documents numerisés des décisions et des documents du Cabinet de 1970 sont consultables en direct. On y retrouve certes un grand nombre de descriptions de documents portant sur une foule de sujets, mais il demeure que la vaste majorité des documents n'y figurent pas. La plupart de nos fonds demeurent décrits dans des instruments de recherche ou inventaires disponibles dans nos locaux à Ottawa seulement. Comme la recherche dans ces fonds est sujette à de nombreuses contraintes, dont celle non négligeable de l'obligation de consultation des pièces originales à Ottawa, nous invitons les chercheurs intéressés par ces collections à nous écrire pour obtenir de plus amples renseignements. Nous croyons cependant qu'une grande partie des besoins des chercheurs peut être comblée par le truchement de la présente base de données.

Les descriptions sont en principe rédigées dans la langue du créateur du document, mais on constatera que l'anglais domine largement. Les pratiques en description ayant changé au fil des années où a été constituée la base de données, il est fort probable que la quantité de détails sur chaque dossier varie d'une notice à l'autre. Il faut de plus signaler que les bases de données d'origine sont en constante évolution et que des corrections, ajouts et retraits peuvent y être faits à n'importe quel moment.

Deux écrans de recherche permettent au chercheur de naviguer dans la base de données, soit l'écran de recherche générale, qui apparaît par défaut, et l'écran de recherche détaillée auquel on accède en cliquant sur le bouton portant son nom. Une case à cocher et une liste à choix multiples permettent de raffiner la recherche.

Écran de recherche générale

Cet écran offre les deux champs de recherche suivants :

Une recherche par Mots clés permet de repérer tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

Par exemple :

Tapez King, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il sujet d'un dossier, créateur du document, élément de toponyme, etc.

Une recherche par Groupe d'archives permet de retrouver l'ensemble des dossiers créés par un ministère ou un organisme du gouvernement fédéral à partir de la cote «RG» qui a été assignée aux archives du ministère lors de l'arrivée des documents aux Archives nationales. Un menu déroulant vous permet de consulter la liste des groupes d'archives incluant la cote «RG» qui leur a été assignée. Vous pouvez sélectionner tous les groupes d'archives ou en choisir un en particulier.

Par exemple :

Choisissez Ministère des Affaires indiennes (RG 10), vous devriez obtenir la liste des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10). Sachez par contre que cette liste ne constitue qu'une portion des dossiers créés par ce ministère, sous la garde des Archives nationales. Suivez le lien Inventaire des archives du ministère des Affaires indiennes pour obtenir des renseignements sur l'ensemble de la collection.

L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les termes que vous inscrivez dans un champ.

L'option Nombre de références par page permet de changer, pour la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de vingt.

Écran de recherche détaillée

L'écran de recherche détaillée possède les mêmes attributs que l'écran de recherche générale, mais offre en plus la possibilité d'interroger des champs précis.

Une recherche par N° de versement permet de retrouver des descriptions de dossiers acquis par les Archives en un moment bien précis. Le numéro doit être connu d'avance, mais il est possible de se faire une idée de numéros de versements pertinents grâce à une recherche générale.

Par exemple :

Tapez 1983-84/215, vous n'obtiendrez que des descriptions de dossiers portant ce numéro de versement, dans ce cas-ci des dossiers du ministère de la Défense nationale (RG 24). Plusieurs numéros de versement ne figurent pas dans la base de données. Le cas échéant, adressez-vous auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Une recherche par N° de volume/boîte permet de retrouver un dossier à partir du numéro de volume ou de boîte que vous auriez pu trouver au cours de vos recherches dans des publications ou ailleurs.

Par exemple :

Tapez 170, vous devriez obtenir les dossiers contenus dans les volumes ou les boîtes portant le numéro 170. Plusieurs numéros ne figurent pas dans la base de données. Le cas échéant, adressez-vous auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Une recherche par N° de dossier permet de repérer un dossier bien précis ou, si l'on utilise les caractères de substitution, un ensemble de dossiers appartenant à une série précise. Vous aurez sans doute à préciser le fonds dont devront provenir les références désirées.

Par exemple :

Tapez 2001-12/989, vous devriez obtenir la référence complète du dossier portant ce numéro.

Tapez 2001-12/$, vous devriez obtenir une liste de dossiers dont le numéro débute par le préfixe 2001-12.

Une recherche par N° de microfilm permet de repérer des dossiers à partir des numéros de bobines de microfilm sur lesquels ils ont été copiés. Les numéros de bobines sont habituellement composés d'un lettre suivie d'une série de chiffres.

Par exemple :

Tapez C-13624, vous devriez obtenir les descriptions des dossiers qui ont été copiés sur la bobine de microfilm portant ce numéro, dans ce cas-ci des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10).

Une recherche par Instrument de recherche permet de repérer les dossiers décrits dans un instrument de recherche particulier à partir du numéro qu'il porte. Le numéro d'un instrument de recherche est généralement composé de la cote «RG» suivi d'un numéro séquentiel qui identifie chacun des instruments de recherche dans un groupe d'archives donné.

Par exemple :

Tapez 10-1, vous devriez obtenir les descriptions des dossiers décrits dans l'instrument de recherche numéro 1 des archives du ministère des Affaires indiennes (RG 10). Le numéro doit être connu d'avance, mais il est possible de se faire une idée des numéros pertinents grâce à une recherche générale ou en suivant le lien Inventaire des archives du gouvernement fédérale pour consulter l'inventaire général des fonds gouvernementaux. Plusieurs numéros d'instruments de recherche ne figurent pas dans la base de données. Le cas échéant, adressez-vous auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Une recherche par Groupe d'archives permet de retrouver l'ensemble des dossiers créés par un ministère ou un organisme du gouvernement fédéral à partir de la cote «RG» qui a été assignée aux archives du ministère lors de l'arrivée des documents aux Archives nationales.

Par exemple :

Choisissez Ministère des Affaires indiennes (RG 10), vous devriez obtenir la liste des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10). Sachez par contre que cette liste ne constitue qu'une portion des dossiers de ce ministère sous la garde des Archives nationales. Suivez le lien Inventaire des archives du ministère des Affaires indiennes pour obtenir des renseignements sur l'ensemble de la collection.

Une recherche par Mots clés permet de repérer tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

Par exemple :

Tapez King, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il sujet d'un dossier, nom d'un créateur de document, élément de toponyme, etc.

L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les termes que vous inscrivez dans un champ. Cette option ne fonctionne qu'avec l'écran de recherche détaillée.

L'option Nombre de références par page permet de changer, pour la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de vingt.

Inscrivez dans le champ approprié les termes qui vous semblent le mieux décrire le document que vous recherchez. Ce peut être le nom d'une personne, le titre d'un dossier, sa description générale, le nom d'un lieu, etc.

À moins que vous ne désiriez retrouver un dossier bien précis, conduisez d'abord votre recherche initiale à l'aide de peu de termes. Ne craignez pas d'utiliser les troncatures ? (remplace un seul caractère) ou $ (remplace une chaîne de caractères) pour contourner d'éventuelles fautes de frappe et le problème des variantes orthographiques. Si la recherche donne trop de références, il vous sera toujours possible d'en réduire le nombre en vous servant des opérateurs qui conviennent.

Tapez Sm?th, vous obtiendrez Smith, Smyth.

Tapez patriot$, vous obtiendrez patriote, patriotes, patriotisme, patriotique, patriotic, patriotism, etc.

Les connecteurs logiques AND, OR, ADJ permettront davantage de raffinement (suivez le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage).

Tapez Ottawa OR Bytown, vous obtiendrez des dossiers portant sur cette ville, qu'elle soit identifiée de l'une ou de l'autre façon.

Tapez war AND ship, vous obtiendrez toute description combinant ces deux mots.

Tapez war ADJ ship, vous obtiendrez toute occurrence de ces deux mots ensemble, dans l'ordre où ils sont inscrits.

Si possible, cherchez en français et en anglais. S'il est aujourd'hui coutume de décrire les documents dans la langue du créateur, il faut savoir que cela n'a pas toujours été le cas. La majorité des descriptions sont en anglais seulement. Sauf exception, les titres des dossiers ne sont pas traduits.

Tapez d'abord navire et ensuite ship, les résultats ne se recouperont pas et le second terme donnera sans doute une bien meilleure récolte.

Attention aux dates. Vous n'obtiendrez que les dates qui correspondent strictement à ce que vous avez demandé.

Tapez 1940-1950, vous n'obtiendrez que des descriptions comportant cette expression précise, s'il y en a, et vous passerez à côté de 1941, 1942, 1943, etc. Utilisez les troncatures pour augmenter vos chances de succès.

Tapez 194$, les résultats seront améliorés.

Comme la base de données décrit des documents anciens, il faut savoir la questionner en prenant un certain recul.

Soyez attentifs aux changements de sens de certains mots :

Sauvage, savage, eskimo.

Sachez aussi qu'on a souvent anglicisé les noms de lieu du Québec :

Trois-Rivières devient Three Rivers.
Pointe-Lévis devient Point Levi.

Les descriptions contiennent des renseignements destinés à vous permettre de juger rapidement de la pertinence des dossiers trouvés. L'information inscrite entre parenthèses carrées reflète généralement les hypothèses émises par le personnel des Archives à partir d'indices paraissant sur le dossier. Chaque page décrira 20 dossiers, valeur par défaut que vous pouvez changer. Vous pouvez exporter ces résultats vers une disquette ou vers votre propre ordinateur.

Chaque description comprendra toutes les rubriques décrites ci-dessous ou seulement certaines d'entre elles. Si l'information paraît insuffisante ou obscure, puisque des fautes d'orthographe ou des erreurs sont toujours possibles, il faudra vous adresser auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Une description peut contenir un certain nombre de rubriques parmi les suivantes :

Référence : Numéros attribués à un dossier ou à un document aux fins d'identification et de repérage. Cette rubrique regroupe les numéros suivants : le groupe d'archives, le versement, la série, le volume ou la boîte, le microfilm et le code d'accès.

Groupe d'archives : Terme utilisé pour désigner l'ensemble de documents provenant d'un ministère, d'un organisme ou d'une direction qui a fait preuve d'une certaine continuité administrative. Chacun des groupes d'archives est généralement consacré à un seul ministère ou à une direction importante d'un ministère.

N° de versement : Numéro de contrôle administratif assigné à l'ensemble des documents de la même source au moment de son arrivée aux Archives nationales du Canada.

Séries : À l'intérieur des groupes d'archives, les séries comprennent généralement les documents des subdivisions administratives du ministère ou de l'organisme qui a produit le groupe d'archives dans son ensemble.

Volumes ou boîtes : Il s'agit du numéro d'identification assigné au contenant des documents décrits. L'unité décrite peut toutefois correspondre à un contenant ou à un élément à l'intérieur du contenant.

Code d'accès : Ce code décrit les règles de consultation pour l'ensemble des documents contenus dans le volume ou la boîte de documents. Dans les cas où l'unité décrite correspond à un des éléments du contenant, comme par example dans le cas d'un dossier ou d'un registre, il est bon de se rappeler que les restrictions peuvent différer pour chacune des pièces qui se trouvent à l'intérieur du volume ou de la boîte. Suivez le lien Code d'accès pour connaître les règles d'accès associées au contenant du dossier décrit.

Titre du dossier : Il s'agit du titre du dossier, comme il apparaît généralement dans les listes qui accompagnaient les versements.

Dates extrêmes : Période couverte par les documents contenus dans l'unité décrite. Cette date peut être exacte ou présumée.

Instrument de recherche : Numéro attribué à l'instrument de recherche duquel a été tirée la description. Ce numéro est généralement composé de la cote «RG» qui a été assignée au ministère ou à l'agence et d'un numéro séquentiel attribué à chacun des instruments de recherche dans un même groupe d'archives (par exemple le chiffre 10-1 réfère à l'instrument de recherche numéro 1 du groupe d'archives 10).

Pour acheminer une demande de consultation ou de reproduction, veuillez prendre note du numéro de référence, incluant la cote «RG», le numéro du versement (s'il y a lieu), la série, le volume ou la boîte, ainsi que la bobine de microfilm (s'il y a lieu).

Les chercheurs qui habitent à l'extérieur de la région d'Ottawa peuvent avoir accès à des copies de microfilms de nombreux documents de nos collections par l'entremise d'un accord de prêt entre institutions. Les demandes de prêt doivent être soumises par l'institution emprunteuse et doivent indiquer clairement les numéros de source et de bobine requis.

Veuillez suivre les liens Obtenir des copies et Consulter les archives pour plus de renseignements sur nos services de reproduction et de consultation.

La reproduction de certains documents de collections gouvernementales peut être sujette à des restrictions en vertu du droit d'auteur. De nombreux dossiers historiques du gouvernement du Canada déposés aux Archives nationales sont soumis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Bien que ces lois prévoient un droit d'accès aux dossiers fédéraux, elles comportent également des dispositions qui restreignent l'accès à certains types de renseignements. En conséquence, avant que les documents puissent être reproduits, ils doivent être examinés afin de s'assurer qu'aucun des renseignements qu'ils contiennent n'est sujet aux dispositions susmentionnées de ces lois.