Gestion du courrier des ministères et organismes gouvernementaux

Ce guide servira à utiliser comme référence pour les gestionnaires de salle du courrier du gouvernement et tous les autres qui exercent des responsabilités associées aux opérations de traitement du courrier. Il fournit un excellent plan de pratiques de gestion de courrier.

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Table des matières

1. Introduction

• 1.1 But du présent guide
• 1.2 Définition de la gestion du courrier
• 1.3 Fonction d’une salle du courrier
• 1.4 Coûts du courrier du gouvernement
• 1.5 Méthodes pour réduire les coûts du courrier
• 1.6 Consortium de courrier et de messagerie – service de courrier K1A
• 1.7 Services de messagerie

2. Partie 1 – Organisation de la salle du courrier

• 2.1 Principes
• 2.1.1 Planification
• 2.1.2 Organisation
• 2.1.3 Coordination – contrôle
• 2.1.4 Budgétisation
• 2.1.5 Organigramme de la salle du courrier
• 2.2 Espace, configuration et équipement
• 2.2.1 Arrangement de base
• 2.2.2 Approche au problème de la configuration
• 2.2.3 Étapes de la préparation de la configuration
• 2.2.4 Configuration du déroulement du travail
• 2.2.5 Équipement moderne complexe
• 2.2.6 Conclusion
• 2.3 Personnel
• 2.3.1 Généralités
• 2.3.2 Le gestionnaire de salle du courrier
• 2.3.3 Superviseur des services de courrier
• 2.3.4 Commis au courrier
• 2.3.5 Superviseur des services de messagerie et de distribution
• 2.3.6 Messager
• 2.3.7 Horaires du personnel
• 2.3.8 Formation
• 2.3.9 Liste de vérification d’un gestionnaire du courrier
• 2.3.10 Sécurité

3. Partie 2 – Fonctionnement de la salle du courrier

• 3.1 Courrier d’arrivée
• 3.1.1 Généralités
• 3.1.2 Réception de Postes Canada
• 3.1.3 Vidage des boîtes ou des sacs de courrier
• 3.1.4 Filtrage et balayage
• 3.1.4 Filtrage ou balayage – procédures opérationnelles
• 3.1.5 Tri primaire
• 3.1.6 Tri primaire – procédures opérationnelles
• 3.1.7 Courrier à signer (recommandé et messagerie)
• 3.1.8 Courrier d’arrivée à signer – procédures opérationnelles
• 3.1.9 Valeurs d’arrivée
• 3.1.10 Valeurs d’arrivée – procédures opérationnelles
• 3.2 Ouverture du courrier
• 3.2.1 Généralités
• 3.2.2 Points importants
• 3.2.3 Acheminement du courrier ouvert
• 3.2.4 Courrier en langue étrangère
• 3.2.5 Courrier mal adressé
• 3.2.6 Enveloppes ouverte
• 3.2.7 Estampillage de l’heure
• 3.2.8 Aides pour l’ouverture du courrier
• 3.2.9 Ouverture du courrier – procédures opérationnelles
• 3.3 Services de messagerie
• 3.3.1 But
• 3.3.2 Principes d’un service de messagerie
• 3.3.3 Livraison par messager du courrier recommandé et du courrier spécial
• 3.3.4 Messagers – procédures opérationnelles
• 3.4 Courrier de départ
• 3.4.1 Généralités
• 3.4.2 Horaires de distribution
• 3.4.3 Envoi en enveloppe grand format
• 3.4.4 Tri du courrier de départ - généralités
• 3.4.5 Tri des lettres
• 3.4.6 Tri des colis (accélérés et réguliers)
• 3.4.7 Courrier de départ à signer (recommandé et par messagerie)
• 3.4.8 Courrier de départ à signer – procédures opérationnelles
• 3.4.9 Courrier diplomatique de départ
• 3.4.10 Avis de courrier non distribué
• 3.4.11 Enquête sur le courrier perdu
• 3.4.12 Enquête sur le service du courrier
• 3.4.13 Opérations spécialisées
• 3.4.14 Adressage du courrier
• 3.4.15 Calcul de l’affranchissement détaillé

4. Partie 3 – Rôle de la société canadienne des postes

• 4.1 Renseignements sur les règlements de Postes Canada
• 4.2 Enquêtes et rapports
• 4.3 Révolution numérique

Annexe A

• Liste de vérification opérationnelle du courrier d’arrivée

Annexe B

• Liste de vérification opérationnelle pour les services de messagerie et le courrier (interne) entre bureaux

Annexe C

• Liste de vérification opérationnelle pour le courrier de départ

Annexe D

• Bibliographie

Annexe E

• Glossaire

Annexe F

• Figures