Commissariat à l'information : Rapports Annuels

Fiche de rendement sur la conformité avec les délais de réponse visés par la Loi sur l’accès à l’information

Pendant plusieurs années, le Commissariat à l’information a reçu des plaintes à propos de demandes en situation de présomption de refus. Il est vraisemblable que, dans l’ensemble du gouvernement, le nombre de plaintes relatives aux demandes en situation de présomption de refus ne représente qu’une portion du nombre réel de demandes qui n’ont pas été traitées dans le délai prévu par la Loi sur l’accès à l’information. Les fiches de rendement précédentes publiées depuis 1999 par le Commissariat à l’information révèlent le volume inacceptable de demandes en situation de présomption de refus.

Chaque année, dans le cadre du mandat proactif du Commissariat à l’information, on choisit un ministère (ou des ministères) pour effectuer un examen visant à déterminer la mesure dans laquelle ce ministère se conforme aux délais réglementaires de traitement des demandes d’accès établis par la Loi sur l’accès à l’information.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) était l’un des deux ministères choisis cette année pour examen. Le Ministère est l’une des institutions qui devaient faire l’objet d’un examen en raison de ses difficultés chroniques à respecter les délais de réponse. Lorsque le Commissariat à l’information reçoit un nombre élevé de plaintes relatives à des présomptions de refus à propos d’un ministère, cela peut être symptomatique d’un problème à cet égard.

Le présent rapport contient les résultats de l’examen des statistiques de rendement de TPSGC effectué par le Commissaire à l’information du 1^er avril au 30 novembre 2002.

Puisque les Canadiens ont le droit d’accéder rapidement à l’information (c.-à-d. 30 jours ou dans les délais prorogés dans des conditions spécifiques), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a précisé cette exigence au paragraphe 10(3) de la Loi, qui se lit comme suit :

10.(3) Le défaut de communication total ou partiel d’un document dans les délais prévus par la présente Loi vaut décision de refus de communication.

Par conséquent, le Commissaire à l’information a adopté une norme qui constitue la meilleure mesure de la conformité d’un ministère avec les délais de réponse : pourcentage de demandes reçues qui font l’objet d’une présomption de refus. Dans la présente fiche de rendement, TPSGC est évalué selon la norme de notation suivante :

Selon cette échelle, TPSGC obtient la note F¹ . Ce rendement est inacceptable.[Durant l’exercice terminé le 30 novembre 2002, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus se chiffrait à 684:180=26,3 %.]

Les divers questionnaires et différentes réponses sur lesquelles se fonde la note, les observations, les recommandations de la présente fiche de rendement sont annexés au rapport.

Les tableaux ci-dessus présentent un graphique de l’arriéré des demandes de TPSGC.

Au début de l’exercice 2001-2002, la Direction de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de TPSGC avait 201 demandes en suspens, dont 75 (37,3%) étaient déjà en situation de présomption de refus. Au début de l’exercice 2002-2003, l’arriéré était de 159 demandes en suspens, dont 45 (28,3%) étaient en situation de présomption de refus.

La tendance à un arriéré continuel de demandes en présomption de refus au début de l’exercice (760 nouvelles demandes reçues en 2001-2002 et 684 nouvelles demandes au 30 novembre 2002-2003) représente un fardeau pour la Direction de l’AIPRP. Sans parler des questions liées à la non-conformité, cet arriéré doit être éliminé.

Le temps requis pour traiter les nouvelles demandes révèle aussi que les délais visés par la Loi sont difficiles à respecter.

Au 30 novembre 2002, 58 nouvelles demandes étaient en situation de présomption de refus. La période durant laquelle les demandes ont fait l’objet d’une présomption de refus ne faisait pas partie des réponses requises par le Commissariat à l’information.

En 2001-2002, le Commissariat à l’information à l’information a reçu 17 plaintes relatives à des présomptions de refus de TPSGC, dont 14 (82,4%) ont été confirmées (réglées).

Du 1^er avril au 30 novembre 2002, le Commissariat à l’information a reçu 24 plaintes de présomption de refus. Sur les 13 plaintes examinées, 13 (100%) ont été confirmées (réglées).

Le traitement des demandes d’accès relève la Direction de l’AIPRP et de son directeur. La Direction est aussi chargée de traiter les demandes visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le personnel de la Direction de l’AIPRP affecté aux activités liées à l’AIPRP est formé de 26 employés : 5 chefs d’équipe, 13 agents, 5 employés de soutien, un étudiant et 2 employés en détachement. En outre, trois expertsconseils collaborent aux activités liées à l’AAI de la Direction. Le directeur de l’AAI est d’avis que le nombre d’employés n’est pas suffisant pour répondre aux besoins du Ministère en matière de traitement des demandes d’AAI (surtout parce que cinq employés qui collaboraient au traitement des demandes d’AAI ont récemment été affectés au traitement des demandes de protection des renseignements personnels).

Pour 2002-2003, le budget salarial de l’AAI relatif au programme d’accès à l’information s’élève à 886 000 $ pour 17 années-personnes. Le 29 novembre 2002, un montant supplémentaire de 311 800 $ a été affecté à neuf employés temporaires chargés de gérer la charge de travail associée aux demandes d’accès relatives au programme de commandites. Pour 2001-2002, le budget salarial de l’AAI s’élevait à 1 270 222 $ pour 23,5 années-personnes. Quant au budget de 2000-2001, il se chiffrait à 921 700 $ pour 20 années-personnes.

Pour 2002-2003, le budget opérationnel de l’AAI s’élève à 187 000 $. Le 29 novembre 29 2002, un montant supplémentaire de 251 200 $ a été affecté à l’AAI. Le budget opérationnel de l’AAI s’élevait à 285 793 $ en 2001- 2002. Les budgets des exercices de 2000- 2001 et de 1999-2000 s’élevaient à 373 874 $ et 138 884 $, respectivement.

La portion du budget affecté à la formation en 2002-2003 s’élevait à 11 600 $. Ce montant se chiffrait à 21 010 $ pour 2001-2002, à 10 855 $ pour 2000- 2001 et à 8 612 $ pour 1999-2000.

Le délai réglementaire de 30 jours comprend 20 jours ouvrables qu’on peut consacrer au traitement d’une demande d’accès sans qu’une prorogation de délai visée par l’article 9 de la Loi ne soit demandée. Les délais d’exécution actuels prévus par TPSGC figurent dans le tableau ci-dessous. Le tableau de traitement de TPSGC permet un délai de 30 jours civils pour répondre à une demande (sans prorogation).

Un certain nombre de raisons semblent justifier le problème de retard à TPSGC, qui fait en sorte que les demandes d’accès sont traitées après le délai réglementaire visé par la Loi sur l’accès à l’information.

Diverses raisons expliquent l’incapacité de répondre aux demandes d’accès dans les délais établis par la Loi sur l’accès à l’information. La haute direction doit être informée lorsque le nombre de demandes en situation de présomption de refus commence à augmenter pour former un arriéré inacceptable de réponses tardives. La haute direction doit aussi être au courant des mesures correctives qui peuvent être prises pour réduire le nombre de demandes en présomption de refus. Le plan de mesures correctives ne peut être élaboré qu’après que le Ministère a analysé les causes des retards.

Pour superviser de façon efficace le processus d’accès, la haute direction devrait recevoir régulièrement des rapports sur l’état des demandes, y
compris la conformité avec les délais réglementaires. La Direction de l’AIPRP de TPSGC dispose d’informations complètes sous forme de divers rapports qui permettent d’assurer le suivi des échéances à diverses étapes du processus d’accès. On envoie aussi des rappels aux cabinets du Ministre et du sousministre lorsque l’échéance relative à l’examen des documents qui doivent être communiqués à la suite de demandes intéressantes approche.

Le Ministère pourrait tirer profit de rapports plus précis et proactifs sur les demandes d’accès qui sont en situation de présomption de refus ou sur le point de l’être. On devrait reconnaître et régler le problème de présomption de refus à l’aide du soutien de la haute direction. Pour aider à trouver la solution, la haute direction exige un sommaire des délais prévus et réels concernant toutes les parties de l’organisation qui contribuent au processus d’accès.

Des rapports courants permettent à la haute direction de mesurer le rendement de l’ensemble du Ministère par rapport aux mesures de rendement planifié. Ce type de rapport fournira aussi à la haute direction les informations nécessaires pour assurer le suivi des mesures prises pour réduire le nombre de demandes en situation de présomption de refus.

L’Ordonnance de délégation de pouvoirs de TPSGC précise les pouvoirs et le processus de prise de décisions relatifs aux demandes d’accès. Cette ordonnance délègue toutes les responsabilités décisionnelles visées par la Loi sur l’accès à l’information au directeur de la Direction de l’AIPRP. Cinq chefs d’équipe de l’AIPRP signent, au nom du directeur, les prorogations de délais et les avis visés par l’article 27. Tous les agents de l’AIPRP signent, au nom du directeur, tous les avis de consultation envoyés aux ministères du gouvernement. Le pouvoir de signer au nom du directeur n’est pas délégué au moyen de l’Ordonnance de délégation.

Selon d’autres ministères, la délégation des décisions administratives visée par la Loi et la prise de décisions concernant certaines exceptions contribuent à l’efficience du processus d’accès. Par exemple, les décisions à propos des droits estimatifs peuvent être déléguées au sein de la Direction de l’AIPRP.

L’Ordonnance donne au directeur de l’AIPRP pleins pouvoirs en matière de prise de décisions en vertu de la Loi.

En ce qui concerne les demandes d’accès « intéressantes », il existe un processus d’examen par la haute direction. Ce processus suppose la transmission des documents qui doivent être communiqués à un certain nombre de fonctionnaires de TPSGC.

En 2001-2002, 18,5% des demandes d’accès étaient considérées comme « intéressantes ». En 2002-2003, au 30 novembre, on estimait que 15% des demandes étaient « intéressantes »³.

Si des infocapsules sont nécessaires, sept jours civils sont consacrés au processus d’examen; cette période est réduite à trois jours lorsque des infocapsules ne sont pas nécessaires. Une copie des documents à communiquer est remise à la haute direction pour examen. En même temps, copie des documents à communiquer est remise au BPR et à la Direction générale des communications.

Les formulaires utilisés dans le cadre des examens révèlent qu’un certain nombre de fonctionnaires approuvent les documents qui doivent être communiqués.

En ce qui concerne les demandes d’accès « intéressantes » avec infocapsules, il y a un maximum de trois signatures à la Direction générale et une signature à la Direction générale des communications pour confirmer la date de réception des documents pour examen.

Parallèlement à ce processus, on envoie aux cabinets du sous-ministre et du Ministre une copie des documents à communiquer où l’on doit préciser la date de reéception ainsi que le nom de la personne dans chaque bureau qui l’a reçue.

La portion de la procédure relative à toutes les autres demandes d’accès « intéressantes » relève des cabinets du sous-ministre et du Ministre (procédure décrite ci-dessus).

Tableau 1 : Demandes intéressantes du 1^er avril au 30 novembre 2002
Avec infocapsules — Délai prévu de sept jours			Sans infocapsules — Délai prévu de trois jours
Délai réel	_{Nbre de demandes}	% du total	Délai réel	_{Nbre de demandes}	% du total
7 ou moins	21	31	3 ou moins	2	7
8 – 15	28	42	4 – 6	7	25
16 – 23	8	12	7 – 9	11	40
24 – 30	2	3	10 – 12	4	14
31 et plus	8	12	13 et plus	4	14
TOTAL	67	100		28	100

On attribue à chaque participant au processus d’accès un délai prévu pour assumer les tâches du processus qui lui incombent. Le processus d’examen par la haute direction n’est pas nécessairement la cause d’une situation de présomption de refus donnée. Le tableau 1 illustre les délais réels et prévus requis par la haute direction pour effectuer sa partie de l’examen.

Sur un total de 95 demandes d’accès reçues par la haute direction, 24% ont été examinées dans le délai prévu.

Le Commissariat à l’information reconnaît qu’il est utile pour toute partie de l’organisation qui peut être touchée par la divulgation de l’information à la suite d’une demande d’accès d’être informée des documents qui sont communiqués. En disposant de renseignements sur les documents qui doivent être communiqués plutôt que de faire examiner ces documents par des parties multiples--document par document--on crée une culture axée sur la prudence. Des examens multiples retardent aussi le processus d’accès et se soldent invariablement par des présomptions de refus.

On devrait examiner le processus d’accès afin d’éliminer la nécessité des approbations multiples.

Une institution dispose de 30 jours civils pour répondre à une demande d’accès, à moins qu’on ne demande une prorogation de délai en vertu de l’article 9 de la Loi. Le BTR détermine les demandes « intéressantes » reçues par TPSGC et en avise le directeur de l’AIPRP.

Si des infocapsules s’imposent, on en informera les Communications. Le cas échéant, les documents qui doivent être communiqués seront envoyés aux Communications sept jours civils avant leur communication. Le processus d’examen par la haute direction se déroule au même moment (avec une autre copie des documents à communiquer). Une fois que les documents qui doivent être communiqués sont prêts, il semble qu’il reste peu de tâches associées au traitement.

La Direction de l’AIPRP n’assure pas le suivi du délai réel requis par la Direction générale des Communications. Selon la Direction, les documents seront communiqués peu importe si la Direction générale des communications doit ou non préparer des infocapsules.

Les BPR doivent chercher et récupérer les documents afin de répondre aux demandes d’accès. Ils sont tenus de fournir des documents à la Direction de l’AIPRP dans un délai de dix jours civils après que le bureau de l’AAI a reçu la demande.

Le délai requis pour répondre à une demande de récupération de documents soumise par la Direction de l’AIPRP est illustré au tableau 2, qui comprend les demandes de consultation reçues d’autres ministères gouvernementaux.

Le tableau 2 permet de cerner une raison pour laquelle le traitement des demandes d’accès fait l’objet de retards et se solde par des présomptions de refus : dans de nombreux cas, les BPR ne récupèrent pas les documents qui font l’objet d’une demande d’accès dans le délai établi par TPSGC.

L’un des moyens de renforcer les responsabilités associées à l’accès à l’information est de les inclure dans la description de travail des agents et des gestionnaires et de conclure des contrats de rendement visant à établir dans quelle mesure ces responsabilités sont assumées.

Tableau 2 : Récupération de documents par les BPR, du 1^er avril au 9 novembre 2002
				Nombre de jours en retard
Direction (Niveau 1)	Nbre de fois	Nbre à temps	% à temps	1-5	6-10	11-20	21-30	31-40	41
SA	486	330	67.9	82	28	41	2	2	1
Pacifique	11	6	54.0	4	0	0	0	1	0
Communi-cations	34	19	55.8	2	4	0	3	1	5
Québec	27	14	51.8	7	2	4	0	0	0
SOG	111	55	49.6	33	10	11	0	0	2
Réel	48	28	58.3	15	4	1	0	0	0
DGRH	18	10	55.5	2	2	3	1	0	0
Ontario	18	11	61.1	4	1	2	0	0	0
Traduction	2	2	100.0	0	0	0	0	0	0
Ouest	12	7	58.3	5	0	0	0	0	0
DGVE	51	14	27.5	9	6	9	4	1	8
Atlantique	28	17	60.7	5	5	1	0	0	0
CVC	11	4	36.3	4	0	1	0	0	2
SGTI	15	5	33.3	3	2	2	1	0	2

TPSGC a pris ou prévoit de prendre des mesures visant à réduire le nombre de demandes d’accès en situation de présomption de refus. Une comparaison des statistiques de l’exercice 2001-2002 avec celles de la période du ₁er avril au 30 novembre 2002, révèle une augmentation probable de l’arriéré de demandes d’accès en présomption de refus pour fin de comparaison d’année à année. En outre, le nombre de jours requis après l’expiration du délai réglementaire pour traiter les demandes d’accès continue d’être problématique, comme l’illustrent les tableaux 3 et 4 ci-dessous.

Des efforts non coordonnés pour réduire le nombre de demandes en présomption de refus ne sont généralement pas aussi efficaces qu’un groupe de mesures intégrées établies à la suite d’une analyse de la situation. TPSGC devrait s’attaquer au problème de retards en établissant un plan général de gestion des tâches nécessaires, afin de parvenir à une bonne conformité, puis à une conformité idéale avec les délais visés par la Loi. Ce plan devrait préciser les sources des retards et comprendre les objectifs, tâches, produits livrables, étapes clés et responsabilités permettant une conformité idéale. La haute direction devrait assurer régulièrement le suivi de ce plan.

La Direction de l’AIPRP recourt au système ATIPflow pour gérer le volume de demandes d’accès. Ce système est capable de fournir de nombreux rapports permettant de gérer et de signaler la charge de travail. La Direction de l’AIPRP fournit régulièrement à diverses sections de TPSGC des rapports sur l’état des demandes d’accès et les délais. En outre, elle dispose à l’interne de nombreux rapports sur les délais prévus et réels associés au processus d’accès.

Le personnel de la Direction de l’AIPRP dispose d’un guide administratif complet du traitement des demandes d’accès intitulé Formalités administratives concernant l’AIPRP. Ces formalités ont été modifiées en novembre 2002.

La Direction de l’AIPRP emploie actuellement trois experts-conseils chargés de traiter les demandes d’accès. Ces experts-conseils (ou entrepreneurs) sont utiles durant les périodes de pointe où la charge de travail est lourde. Lorsque la charge de travail a tendance à augmenter sur une longue période, l’utilisation à long terme d’experts-conseils ne correspond pas à une optimisation des ressources. Le financement d’un expert-conseil est considérablement plus élevé que celui d’un employé. En outre, les connaissances à propos des documents de l’organisation et du processus d’accès disparaîtront à la fin du contrat des experts-conseils.

Le Ministère ne possède pas une politique documentée sur les honoraires de traitement des demandes d’accès. La Direction de l’AIPRP devrait élaborer une politique concernant les honoraires afin de favoriser la transparence des décisions relatives aux dispenses de frais.

Pour que les BPR assument les tâches du processus d’accès qui leur incombent, une formation sur l’AAI et des procédures documentées (notamment en ce qui concerne les délais) sont nécessaires. En 2002-2003, l’information, y compris celle des BPR et de la Direction secteur de l’AIPRP, consistera en séances d’information qui seront tenues au besoin.

Les BPR s’attendent à recevoir un solide soutien du bureau de l’AAI sur le plan de la formation, afin de comprendre précisément quelles sont ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, particulièrement en ce qui concerne les délais et les prorogations. En outre, les BPR ont besoin d’informations et d’instructions sur la façon d’assumer les tâches qui leur ont été attribuées dans le cadre du processus de traitement des demandes d’accès.

TPSGC dispose d’une version préliminaire de la mise à jour complète du Guide destiné aux agents de liaison de l’AIPRP et aux gestionnaires des BPR de TPSGC. Le Ministère met aussi la Politique ministérielle de l’AIPRP à la disposition des employés sur l’intranet. La politique contient des procédures et décrit les rôles et responsabilités des gestionnaires et employés. Les agents de liaison de l’AIPRP ont des contacts réguliers avec la Direction de l’AIPRP et en reçoivent des instructions.

La formation est un élément essentiel des activités associées à l’AIPRP. Un programme de formation sur l’AAI bien planifié et exécuté permettra aux BPR d’assumer les responsabilités du processus d’accès qui leur incombent. En outre, une approche planifiée permettra de maximiser les dépenses de formation. Il existe un besoin de stratégie en formation des BPR à TPSGC, particulièrement du fait que le personnel de liaison de l’AIPRP a fait l’objet de nombreux changements.

La Direction de l’AIPRP devrait élaborer une stratégie de formation sur l’AAI pour 2002-2003. Cette stratégie pourrait comprendre les priorités en matière de formation, le nom des employés qui pourraient tirer profit d’une formation nouvelle ou supplémentaire, le nombre et l’emplacement des séances et les responsabilités qu’il faudra assumer pour dispenser l’information et mettre en œuvre la révision du guide. La Direction de l’AIPRP est la mieux placée pour déterminer les priorités en matière de formation. Le bureau connaît le niveau de connaissance des BPR sur la Loi sur l’accès à l’information, grâce à son interaction avec ces derniers à propos des demandes d’accès. La Direction est au courant des plaintes concernant le non-respect des exigences de la Loi et des questions ministérielles qui peuvent avoir un impact sur la Loi.

L’article 27 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit le processus que doit suivre un ministère lorsqu’une demande d’accès contient des renseignements de certains tiers qui ne sont pas visés par la Loi. Dans le cadre de ce processus, on doit aviser le tiers afin de solliciter son avis à propos de la communication ou de la non-communication de l’information. Le tiers dispose de 20 jours civils pour faire part de ces observations au Ministère.

Selon le directeur de l’AIPRP, une grande proportion des demandes d’accès reçues par TPSGC suppose l’envoi d’avis à des tiers en vertu de l’article 27. Les avis nécessaires peuvent être multiples. Voici ce qui peut empêcher le Ministère de respecter les délais visés par la Loi lorsqu’il doit transmettre des avis en vertu de l’article 27 de la Loi :

Le bureau de la Direction de l’AIPRP a introduit un certain nombre de mesures visant à réduire le nombre de demandes d’accès en situation de présomption de refus. Ces mesures sont décrites dans la section Réaction de la Direction du présent rapport.

Le Ministère procède à un pourcentage élevé de consultations en vertu du paragraphe 9b) de la Loi.

La Direction de l’AIPRP devrait examiner les demandes d’accès qui ont fait l’objet d’une intervention ou d’une consultation d’un tiers et qui se sont soldées par une présomption de refus, afin de déterminer si les retards étaient justifiés par des raisons systémiques. Le cas échéant, il pourra déterminer et prendre des mesures dans le cadre du plan d’amélioration de l’AAI afin de réduire le nombre de retards.

TPSGC reçoit un nombre croissant de demandes d’accès à des renseignements sur les commandites. Le nombre et la complexité de ces demandes limitent grandement la capacité de la Direction de l’AIPRP d’y répondre rapidement.

Des renseignements supplémentaires sur les causes des retards se trouvent à la Partie C, Facteurs contributifs, de la section B.II, de la fiche de rendement.

TPSGC a pris un certain nombre de mesures afin de s’attaquer au problème des présomptions de refus.

La Direction de l’AIPRP dispose de rapports complets permettant d’assurer le suivi des délais associés au processus d’accès.

ATIPflow contient une icône qui avertit la Direction de l’AIPRP et les chefs d’équipe qu’une échéance concernant une demande d’accès approche. Puisque ATIPflow est consulté tous les jours, un agent ou un chef d’équipe prendra note des demandes dont l’échéance approche.

Les agents de l’AIPRP utilisent les rapports d’ATIPflow afin de déterminer l’état des dossiers permanents et ceux dont le délai est expiré ou sur le point de l’être. Les agents produisent aussi une liste des échéances et un rapport sur la situation.

Les agents de l’AIPRP préparent des plans d’action relatifs à diverses demandes d’AAI dont l’échéance risque d’être dépassée ou n’a pas été respectée. Ces plans visent à souligner avec précision les étapes et les dates clés associées à chaque demande d’accès et servent de guide à l’agent de l’AIPRP lorsqu’il traite la demande. Les plans d’action constituent aussi un outil d’encadrement et servent de fondement aux discussions entre les agents et les chefs d’équipe à propos des progrès réalisés, des besoins en formation et des questions liées au rendement.

Le personnel de soutien prépare des rapports hebdomadaires qu’il envoie par voie électronique à tous les employés de la Direction de l’AIPRP. Ces renseignements sont extraits d’ATIPflow et visent à rappeler aux agents de l’AIPRP les dossiers dont l’échéance approche ou n’a pas été respectée.

Un rapport sur les échéances imminentes est préparé et envoyé au personnel chaque mercredi. Ce rapport présente les dossiers dont l’échéance se trouve dans les huit jours suivants ainsi que les demandes « intéressantes » qui doivent être traitées dans les 15 jours suivants.

Un rapport sur les dossiers qui font l’objet d’un examen par la haute direction est préparé chaque semaine et envoyé à tous les chefs d’équipe. Ce rapport présente les documents qui doivent être communiqués à la suite d’une demande « intéressante » et qui ont été envoyés aux cabinets du sousministre et du Ministre pour examen. Il comprend le texte de la demande, la date où la demande a été envoyée et la date où l’examen devrait prendre fin. Ce rapport vise à inciter les chefs d’équipe à assurer un suivi lorsque le délai concernant la préparation des documents qui doivent être communiqués approche ou a été dépassé.

On a augmenté considérablement, année après année, le financement de la Direction de l’AIPRP. Le nombre d’employés a aussi augmenté. En 1999- 2000, 11,89 années-personnes ont été affectées au bureau de la Direction de l’AIPRP. Ce nombre est passé à 23,5 années-personnes durant l’exercice 2001-2002.

On a pris un certain nombre de mesures pour rationaliser les examens du processus d’accès. La Direction de l’AIPRP poursuit ses analyses afin de rationaliser le processus. Par exemple, seulement deux sous-ministres adjoints de la Direction générale participent maintenant au processus d’examen par la haute direction.

La Direction de l’AIPRP prévoit tenir des réunions mensuelles régulières avec les agents de liaison de l’AAI au cours de l’exercice 2003-2004. Le Guide destiné aux agents de liaison de l’AIPRP et aux gestionnaires des BPR de TPSGC révisé sera distribué à tous les employés de liaison de l’AIPRP du Ministère au début de 2003.

Le Ministère a pris un certain nombre de mesures pour réduire le nombre de demandes d’accès en situation de présomption de refus. Une lettre est jointe aux documents envoyés aux tiers en vertu de l’article 27 de la Loi. Les tiers peuvent retourner cette lettre par télécopieur à la Direction de l’AIPRP de TPSGC afin d’autoriser la transmission de documents qui font l’objet d’un avis à un tiers.

L’agent de l’AIPRP communiquera avec le tiers peu après la transmission de l’avis, afin de confirmer si le tiers l’a bien reçu et de lui expliquer le processus associé aux avis visé par la Loi.

On doit féliciter le Ministère pour la qualité de l’imposante documentation qui soutient les renseignements du questionnaire d’examen. Cela révèle une volonté de bien faire les choses.

Un certain nombre de ministères ont obtenu la note F (signal rouge) pour leur rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus. Grâce à un engagement délibéré, à des mesures bien planifiées et exécutées, d’autres ministères sont parvenus à une bonne conformité et à une conformité idéale et ce, dans des délais aussi court que deux ans. En nous fondant sur ces réalisations, nous formulons les recommandations suivantes :

Le 7 janvier 2003, le directeur de l’AIPRP de TPSGC a été interrogé dans le cadre de la présente fiche de rendement.

"Le ministre et moi-même souscrivons pleinement au programme d’accès à l’information du Ministère et cherchons constamment à améliorer le rendement de celui-ci en matière de respect des délais. Ainsi que vous l’avez souligné, la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a désormais des éléments solides dont elle peut s’inspirer pour élaborer un plan d’amélioration au cours du présent exercice.

Des treize recommandations faites par le Commissariat, je me réjouis de vous faire savoir que nous avons rationalisé notre processus d’approbation des demandes qui avait été qualifié d’« intéressant » , que nous avons examiné les causes des retards au sein du Ministère et que nous sommes en train d’élaborer le plan d’amélioration. De plus, la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels augmentera le nombre de séances d’information qui seront données pendant l’exercice et est en train d’élaborer des rapports sur le respect des délais qui seront régulièrement transmis aux cadres supérieurs de la Direction générale.

Je puis vous assurer que TPSGC étudiera et examinera sérieusement chacune de vos recommandations lorsqu’il s’agira de déterminer les mesures les mieux à même de nous permettre d’améliorer notre taux de respect des délais."

Questionnaire aux fins d’analyses statistiques à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent		1er avril 2001-31 mars 2002	1er avril 2002-30 nov. 2002
1.	Nombre de demandes reportées	201	159
2.	Demandes reportées à partir du dernier — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice	75	45
Partie B : Nouvelles demandes – à l’exclusion des demandes incluses dans la partie A		1er avril 2001-31 mars 2002	1er avril 2002- 30 nov. 2002
3.	Nombre de demandes reçues pendant l’exercice	760	648
4.A	Combien de demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours prévu par la Loi?	350	254
4.B	Combien de demandes ont été traitées au-delà du délai de 30 jours prévu par la Loi sans qu’une prorogation de délai ne soit demandée?	55	42
4.C	Combien de jours après le délai prévu par la Loi a-t-il fallu pour répondre à la demande sans qu’une prorogation de délai ne soit demandée?
	De 1 à 30 jours	47	20
	De 31 à 60 jours	7	9
	De 61 à 90 jours	1	6
	Plus de 91 jours	0	7
5.	Combien de délais ont été prorogés en vertu de l’article 9?	324	342
6.A	Combien de demandes ont été traitées dans le nouveau délai?	129	82
6.B	Pour combien de demandes le nouveau délai a-t-il été dépassé?	67	80
6.C	Combien de jours a-t-il fallu après l'expiration du nouveau délai pour traiter la demande?
	De 1 à 30 jours	20	38
	De 31 à 60 jours	10	29
	De 61 à 90 jours	16	10
	Plus de 91 jours	21	3
7.	Au 30 novembre 2002, combien de demandes étaient en situation de présomption de refus?		58

En moyenne, chaque demande suppose la récupération de 315 pages de documents et exige la consultation de deux ministères gouvernementaux et de deux tiers. Chaque agent de l’AIPRP gère environ 15 demandes d’accès en même temps.

Il existe une tendance notable à l’augmentation du nombre de consultations demandées par d’autres ministères à propos de l’AAI, augmentation proportionnelle à celle du volume de documents à examiner (qui a presque doublé). Durant l’exercice 2000-2001, le Ministère a reçu 169 demandes de consultation associées à 6 722 pages de documents; en 2001-2002, il a reçu 186 demandes de consultation associées à 13 751 pages; et du ₁er avril au 30 novembre 2002, 151 demandes de consultations concernaient 13 080 pages de documents.

Le bureau de l’AIPRP doit établir un équilibre entre la nécessité de respecter les délais législatifs des autres ministères qui consultent TPSGC à propos d’un nombre croissant de documents et celle de respecter les délais associés à ses propres demandes d’AAI.

En tant qu’organisme de services courants, TPSGC traite un grand volume de demandes d’AAI associées aux activités immobilières et aux activités d’approvisionnements gérées au nom d’autres ministères du gouvernement. Ces activités, d’une complexité variable, vont du simple approvisionnement de fournitures de bureau à l’exécution d’importants projets d’approvisionnement de la Couronne (hélicoptères, avions à réaction, etc.).

Durant l’exercice 2001-2002, le bureau de l’AIPRP a procédé à 710 consultations de tiers. En général, la conformité avec l’article 28 de la Loi sur l’accès à l’information est un processus logistique et juridique qui engendre des retards. Les employés du secteur doivent :

En 2001-2002, le bureau de l’AIPRP a procédé à 417 consultations à propos des renseignements qu’il détient sur les activités d’autres ministères.

En général, le bureau demande des prorogations de délais de 60 jours afin de pouvoir consulter d’autres ministères du gouvernement, notamment à propos de documents confidentiels du cabinet.

Même si la plupart des consultations prennent fin dans les 30 jours après l’envoi de l’avis, celles qui concernent le Bureau du Conseil privé exigent fréquemment un délai supplémentaire. Cette situation se complique étant donné que TPSGC consulte fréquemment le BCP à propos d’informations qui se trouvent dans des parties de documents. Puisque les documents confidentiels du cabinet ne peuvent pas tous être localisés facilement, il peut être nécessaire d’envoyer plusieurs avis de consultation pour la même demande, et certains avis sont envoyés lorsque le processus est déjà bien entamé.

Le 5 novembre 2001, la Section de première instance de la Cour fédérale a ordonné que tout renseignement obtenu auprès de tiers en vertu de l’article 16 de la Loi sur la production de défense (LPD) fasse l’objet de la exception obligatoire visée par l’article 24 de la Loi sur l’accès à l’information (art. 30 de la LPD).

À la lumière de cette décision judiciaire, le bureau de l’AIPRP de TPSGC et le ministère de la Justice ont entrepris des discussions à propos de ces répercussions sur la procédure et du nouveau contenu des avis envoyés aux tiers. Comme ces discussions se sont déroulées sur plusieurs mois, le traitement de plus de 30 demandes d’accès visées par la LPD a fait l’objet d’importants retards durant l’exercice 2001-2002.

Depuis l’exercice 1999-2000, le nombre de demandes d’AAI concernant des demandes de commandites a augmenté de façon spectaculaire. Du 1er avril au ₁er septembre 2001, 18% des demandes d’AAI qui ont été reçues avaient trait aux commandites. Du 1er avril au 30 novembre 2002, ce pourcentage était passé à 31%.

Par conséquent, le traitement des demandes d’AAI a fait l’objet de retards pour les raisons suivantes:

Ces facteurs ont eu un impact considérable sur la conformité avec les délais associés aux demandes de commandites et, pendant une courte période, sur la conformité avec les délais concernant toutes les autres demandes d’AAI.

¹ Cette note ne reflète que la capacité du Ministère de respecter les délais de réponse au 30 novembre 2002. Il ne s’agit pas d’une mesure du rendement du Ministère dans l’application des exceptions. En général, TPSGC applique les dispositions relatives aux exceptions de la Loi de façon professionnelle et avec restriction. [Retour]

² En ce qui concerne les demandes « intéressantes », on joint un formulaire aux documents qui doivent être communiqués. Toutes les demandes « intéressantes » sont examinées par les cabinets du sous-ministre et du Ministre. [Retour]

³ Les pourcentages sont fondés sur le nombre de demandes révisées par la haute direction. Du départ, un pourcentage 221 plus élevé de demandes furent qualifiées ``d’intéressantes``, mais le qualificatif fut supprimé pour diverses raisons, avant la révision de la haute direction. [Retour]

Rapport annuel : 2002-2003