Définitions utiles
accord sur le transfert
ADD (autorisation de disposer de documents)
APDD (autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents)
ASDD (autorisation spécifique de disposer de documents)
bureau de premier intérêt (BPI)
bureau d'intérêt secondaire (BIS)
catégories de documents
centre fédéral de documents
contrôles intégrés
délais de conservation de documents
document
document d'exploitation
document éphémère
documents administratifs communs
exclusion
fonction
fonction « administration générale »
information gouvernementale
modalités
profil fonctionnel
FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) - questions fréquemment posées
Quelles sont les législations fédérales qui traitent de l'information
gouvernementale?
Quelles sont les politiques du Conseil du Trésor du Canada qui traitent de
l'information gouvernementale?
Comment la Loi sur le droit d'auteur s'applique-t-elle à l'appartenance de
l'information gouvernementale?
Quelle article de la Loi des Archives nationales du Canada me permet de
disposer de l'information gouvernementale?
Où puis-je trouver des conseils pour établir des délais de conservation pour les
documents administratifs communs?
Que dois-je faire des délais de conservation pour les documents d'exploitation?
à propos des APDD :
Quel est le but des APDD?
Qui peut utiliser les APDD?
Combien y a-t-il d'APDD?
Quelle autorisation dois-je appliquer en premier, les autorisations
institutionnelles pour les documents d'exploitation, les APDD pour les
documents administratifs communs, les cinq APDD génériques ou l'autorisation
de détruire les documents éphémères?
Dois-je détruire les documents administratifs communs à la fin des délais de conservation identifiés dans les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada?
• Puis-je modifier ces délais de conservation?
Qu'est-ce qu'un document?
Document, selon l'article 2 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada,
« Éléments d'information, quels que soit le support; la présente définitionne vise pas les publications. »
(Source: Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada - Article 2 et APDD 2.1, 4. Définition)
Cette définition met l'accent sur le support physique du document. Les APDD
visent les formats spécifiques, par exemple :
l'Autorisation nº 96/023 | Documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique; |
l'Autorisation nº 96/024 | Secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales; et |
l'Autorisation nº 2001/004 | Les documents audio-visuels entreposés au nom de ministères clients par la Direction générale des services de coordination des
communications de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada. |
Par contre, les APDD Documents administratifs communs visent la fonction qui
détermine la création des documents, par exemple :
l'Autorisation nº 98/001 | Fonction « administration générale »; |
l'Autorisation nº 99/003 | Fonction « gestion du matériel »; |
l'Autorisation nº 99/004 | Fonction « contrôleur »; |
l'Autorisation nº 98/005 | Fonction « gestion des ressources humaines »; |
l'Autorisation nº 2001/002 | Fonction « gestion immobilière ». |
La définition de documents du Conseil international des archives peut aider à
comprendre son caractère fonctionnel :
« un document est une information enregistrée qui est produite ou reçue dans le
cadre de la mise en oeuvre, de la réalisation ou de l'achèvement d'une activité
institutionnelle ou personnelle et qui englobe le contenu, le contexte et la
structure permettant de prouver l'existence de l'activité. »
(Source: Conseil international des archives, Comité sur les documents électroniques, Guide pour la
gestion des documents électroniques d'une perspective archivistique, Étude nº 8, édition révisée, [Paris,
2000])
Qu'est-ce qu'un document administratif commun?
Les documents administratifs communs sont les documents qu'une institution de
l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner
des vastes fonctions et activités administratives internes que toutes les
institutions fédérales exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice
(par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines).
(Source: APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe I - Modalités, A. Définitions clés)
Qu'est-ce qu'un document d'exploitation?
Les documents d'exploitation sont les documents qu'une institution de
l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner
des fonctions, programmes, processus, transactions, services et toutes autres
activités assignés à cette institution spécifiquement ou uniquement aux termes
d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.
(Source: APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe I - Modalités, A. Définitions clés)
Qu'est-ce qu'un document éphémère?
Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement
pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger
d'autres documents.
Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires
aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou
documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour
prendre des décisions, ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.
(Source: APDD 2.1, 4. Définition)
Qu'est-ce que les contrôles intégrés?
Les contrôles intégrés s'entendent, dans le contexte de la présente politique La
gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG)*, des
pratiques et des procédures institutionnelles approuvées par l'administrateur
général et définissant le processus de planification, d'administration,
d'organisation et d'évaluation de la collecte, de la création, de l'utilisation, du
maintien, de la sécurité et de la conservation ou de l'élimination de l'information
nécessaire à la réalisation des objectifs de programme et des objectifs
opérationnels.
(Source: Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, Annexe D, Définitions. *Nota : cette politique du S.C.T. est en cours de
révision.)
Quels sont les catégories de documents?
Pour les besoins de la «disposition» des documents, il y a trois catégories de
documents gouvernementaux:
- les documents qui concernent l'administration et le fonctionnement des
institutions;
- les documents qui concernent les responsabilités opérationnelles
particulières d'une institution; et
- les documents ministériels.
(Source: APDD 2.1, 5. Lignes directrices)
Qu'est-ce qu'un bureau de premier intérêt?
Compte tenu de l'APDD, un bureau de premier intérêt (BPI), c'est l'institution
fédérale – qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un
bureau ou d'un autre organisme – qui tient son autorité et sa responsabilité
spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.
(Source: APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe I - Modalités, A. Définitions clés)
Qu'est qu'un bureau d'intérêt secondaire?
Compte tenu de l'APDD, un bureau d'intérêt secondaire (BIS), c'est l'institution
fédérale – qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un
bureau ou d'un autre organisme – qui participe ou est associé à l'exécution ou
à l'un des aspects, d'une fonction, de la gestion d'un programme ou de la
prestation d'un service de l'administration fédérale en raison d'une loi, d'un
règlement, d'une politique ou d'un mandat.
(Source: APDD 3.2, Fonction « gestion immobilière », Annexe I - Modalités, A. Définitions clés)
Que dois-je faire avec les délais de conservation?
Les institutions fédérales doivent s'assurer que tous les renseignements, tels
qu'identifiés dans leur répertoire central, fassent l'objet d'un plan de
conservation et d'élimination.
(Source: Politique de gestion des renseignements deténus par le gouvernement, Exigences d'ordre politique, 6. Préservation, conservation et élimination. Nota : cette
politique du S.C.T. est en cours de révision.)
Il incombe à chacune des institutions de l'administration fédérale de comprendre
et d'appliquer les dispositions législatives qui ont trait à la conservation et à la
communication de l'information et, tout particulièrement, les dispositions
législatives qui les concernent directement. Chaque institution a par conséquent
le devoir de fixer les délais de conservation qui conviennent à ses documents, y
compris les documents administratifs communs visés par les APDD.
(Source: APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe I - Modalités, B. Portée de l'autorisation)
Qu'est-ce que l'information gouvernementale?
Information gouvernementale : information créée, reçue et tenue à jour à titre de
preuve et information préparée pour ou produite par le gouvernement du
Canada dans le cadre de ses activités ou conformément aux obligations qui lui
incombent aux termes des lois.
(Source: S.C.T. Politique de gestion de l'information gouvernementale - ÉBAUCHE)
Voici les termes connexes qui sont rattachés au terme cadre Information
gouvernementale :
Documents: Tous éléments d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information.
(Source: Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada; Loi sur l'Accès à l'information)
Matériel publié : Aux fins de la présente politique, le matériel publié s'entend d'un document de la bibliothèque de tout genre, de toute nature et de toute description résultant de la publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications renferment notamment les livres, les cartes, les périodiques, les documents, les documents de travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vidéo, les publications en ligne/en réseau (tant statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent être sur n'importe lequel support sur lequel l'information est rédigée, consignée, conservée ou reproduite. La Bibliothèque nationale offre des conseils au sujet des documents sur un site Internet du gouvernement qui sont considérés comme des " livres " en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
(Source: S.C.T. Politique de gestion de l'information gouvernementale - ÉBAUCHE)
Quels sont les législations fédérales qui traitent de l'information
gouvernementale?
Plusieurs législations fédérales peuvent traiter de l'information. Par contre les lois
suivantes régissent la gestion de l'information gouvernementale :
- Loi sur l'accès à l'information
- Loi sur la preuve au Canada
- Loi sur le droit d'auteur
- Loi sur le casier judiciaire
- Loi sur la protection civile
- Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
- Loi sur les langues officielles
- Loi sur les secrets officiels
- Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Loi sur la statistique
Quels sont les politiques du Conseil du Trésor du Canada qui traitent de
l'information gouvernementale?
Plusieurs politiques du Conseil du Trésor traitent de l'information gouvernementale, par contre les
politiques suivantes régissent la gestion de l'information gouvernementale :
Comment la Loi sur le droit d'auteur s'applique-t-elle à l'appartenance de
l'information gouvernementale?
Article 12 de la Loi sur le droit d'auteur stipule que
« sous réserve de tous les droits ou privilèges de la Couronne, le droit d'auteur sur les oeuvres préparées ou publiées par l'entremise, sous la direction ou la surveillance de Sa Majesté ou d'un ministère du gouvernement, appartient, sauf stipulation conclue avec l'auteur, à Sa Majesté et, dans ce cas, il subsiste jusqu'à la fin de la cinquantième année suivant celle de la première publication de l'oeuvre. »
Article 13 (3) de la Loi stipule que
« lorsque l'auteur est employé par une autre personne en vertu d'un contrat de louage de service ou d'apprentissage, et que l'oeuvre est exécutée dans l'exercice de cet emploi, l'employeur est, à moins de stipulation contraire, le premier titulaire du droit d'auteur... »
Qu'elle est l'article de Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada qui me
permet de disposer de l'information gouvernementale?
L'article 9 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada stipule que
« L'administrateur général peut aliéner ou éliminer les publications ou documents dont il a la responsabilité s'il estime que leur conservation n'est plus nécessaire. »
Afin de répondre à ces exigences législatives, le Bibliothècaire et Archiviste du Canada émet des
autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.
(Source: APDD, Introduction)
Qu'est-ce qu'une autorisation de disposer des documents (ADD)?
Afin de répondre à ces exigences législatives, l'Archiviste national émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales
de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert aux Archives nationales ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.
L'Archiviste national délivre les autorisations de disposer de documents de l'une ou l'autre des façons suivantes :
- l'autorisation s'adresse à une institution fédérale en particulier;
- ou bien l'autorisation s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluriinstitutionnelle.
(Source: APDD, Introduction)
Qu'est-ce qu'une ASDD?
Une ASDD ou autorisation spécifique de disposer de documents est une autorisation de disposer de documents (ADD) (voir définition autorisation de disposer de documents) vise les documents gérés par cette seule institution et habilite l'institution à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités qui sont contenues dans un accord négocié entre le Bibliothècaire et Archiviste du Canada et l'institution.
Les autorisations spécifiques (ASDD) ont préséance sur toutes les autres autorisations de disposer de documents émises par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada.
(Source: APDD, Introduction)
Qu'est-ce qu'une APDD?
Une APDD ou autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents est une autorisation de disposer de documents (voir définition autorisation de disposer de documents) l'autorisation accordée par le Bibliothècaire et Archives du Canada s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluri-institutionnelle vise les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilite les institutions à disposer des documents en autant qu'elles respectent certaines modalités.
Une APDD est composée de trois éléments: l'autorisation de disposer de documents, des modalités et du profil fonctionnel.
(Source: APDD, Introduction)
Qu'est-ce qu'un accord de transfert?
Selon l'article 13 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le Bibliothècaire et Archiviste du Canada passe un accord avec les institutions fédérales afférents aux transfert des documents ayant une valeur archivistique des institutions à Bibliothèque et Archives Canada.
Lorsque les documents archivistiques sont indentifiés, un accord de transfert fait partie de l'autorisation de disposer de documents ; les détails du transfert des documents sont expliqués dans les modalités de transfert annexées à l'accord.
Qu'est-ce que les modalités?
Les modalités et conditions de transfert font partie de l'accord négocié et annexé à l'Autorisation spécifique de disposer de documents. (ASDD)
Les documents identifiés ayant une valeur archivistique sont spécifiés dans les modalités de transfert et transférés sous la garde et le contrôle des Archives nationales en tant qu'institution cliente selon les articles indiquées, de plus l'accord de transfert est annexé, tel que le ferait un contrat.
(Source: Principes directeurs pour la révision et la traduction des modalités de transfert des documents archivistiques, Documentation de Bibliothèque et Archives Canada, procédures internes)
Les modalités et conditions apparentées aux autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents sont annexées à l'autorisation ou, dans le cas de l'Autorisation de détruire des documents éphémères, intégrés à l'autorisation. Les modalités et conditions des APDD régissent l'application des autorisations de documents administratifs communs.
Qu'est-ce qu'un profil fonctionnel?
Les profils fonctionnels sont inclus à chaque APDD des documents administratifs communs pour faciliter l'application des modalités de transfert des documents archivistiques qui sont annexées à chacune de ces autorisations.
Il vise la portée de l'autorisation particulière et se compose essentiellement de descriptions de sous-fonctions, chacune de ces sous-fonctions étant à son tour subdivisée en tâches, activités et processus, selon le cas.
(Source: APDD 3, Documents administratifs communs, Annexe II de chaque autorisation)
Qui peut utiliser une APDD?
À moins d'indication contraire, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada peuvent avoir recours aux autorisations pluriinstitutionnelles pour disposer de leurs documents dépourvus de valeur archivistique ou historique.
(Source: APDD, Introduction)
Quel est le but d'une APDD?
Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents sont délivrées par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada afin de guider les institutions fédérales assujetties à la
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada qui désirent disposer des documents gérés par toutes les institutions fédérales ou du moins un grand nombre d'entre
elles.
Elles ont été conçues pour libérer les institutions fédérales de l'obligation de préparer individuellement des demandes d'autorisation et de négocier des accords avec le Bibliothècaire et Archiviste du Canada pour pouvoir disposer de documents essentiellement de même nature - qu'elle soit administrative ou opérationnelle.
(Source: APDD, Introduction)
Qu'est-ce qu'un centre fédéral de documents?
Selon l'article 8 (1) (g) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives Canada fournit « des services à cette fin. »
Ces centres, qui gèrent des documents sur tous supports pour le compte de 80 ministères et organismes du gouvernement fédéral, se trouvent à Halifax, à Québec, à Montréal, à Ottawa, à Toronto, à Winnipeg, à Edmonton et à Vancouver.
- Ils prennent en charge leurs documents ayant encore une valeur au
moment où il ne devient plus rentable pour ces ministères et organismes de
les garder dans leurs locaux.
- Ils disposent de divers moyens économiques pour entreposer et protéger ces documents, pour les repérer au besoin à des fins de consultation ou de recherche, pour isoler les documents désignés comme historiques et archivistiques par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada afin qu'ils soient conservés en permanence et pour détruire de manière sûre et en temps opportun les autres documents lorsqu'ils seront devenus inutiles.
- Ils conservent en outre des copies de sauvegarde des documents informatiques qui pourraient s'avérer essentiels aux opérations de l'administration fédérale et à la protection des droits en cas d'urgence ou de catastrophe.
- Le centre d'Ottawa à la gestion des documents des anciens militaires et le centre de Winnipeg à la gestion des documents d'anciens fonctionnaires fédéraux.
Pour plus des renseignements voir Bibliothèque et Archives Canada - Services de GI Opérations régionales.
Qu'est-ce qu'une fonction?
Aux fins d'évaluation des archives, d'élimination des documents et de la conception des systèmes de classification des documents et des fichiers, une fonction englobe :
- toute mission de haut niveau, responsabilité, tâche ou activité assignée au dossier de responsabilité d'une institution aux termes d'une loi, d'une politique ou d'un mandat;
- d'une manière générale, les fonctions administratives communes ou opérationnelles liées à l'élaboration des politiques et aux programmes ou à la livraison des biens et à l'exécution de services;
- un ensemble ou une série d'activités (d'une façon générale, un procédé administratif) qui, lorsqu'elles sont exercées selon une séquence prescrite, entraînent une institution ou une personne à produire les résultats attendus quant à la fourniture des biens ou des services dont on l'a chargée ou déléguée.
(Source: APDD 3.2, Fonction de gestion immobilière, Annexe II - Profil)
Est-ce qu'il y a des délais de conservation dans les APDD?
Non, il n'y a aucun délai de conservation.
Les autorisations de disposer de documents délivrées par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales, y compris les autorisations pluriinstitutionnelles, ne fixent pas les délais de conservation des documents non plus qu'elles ne sanctionnent.
Lorsque des documents ont été identifiés comme possédant une valeur archivistique ou historique et que leur transfert à la garde et au contrôle de Bibliothèque et Archives Canada est exigé, le Bibliothècaire et Archiviste du Canada négocie plutôt des accords avec les institutions fédérales concernant le moment où les transferts seront effectués (ou d'autres mesures prises) en tenant compte de ce qui est nécessaire pour assurer la préservation des documents dotés de valeur archivistique.
(Source: APDD, Introduction)
Les institutions fédérales doivent s'assurer que tous les renseignements, tels qu'identifiés dans leur répertoire central, fassent l'objet d'un plan de conservation et d'élimination.
(Source: Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, Exigences d'ordre politique, 6. Préservation, conservation et élimination. Nota : cette politique du S.C.T. est en cours de révision.)
Où puis-je trouver des conseils pour établir des délais de conservation pour les documents administratif communs?
Bibliothèque et Archives Canada prépare de nouvelles lignes directrices pour permettre aux institutions fédérales d'établir des délais de conservation pour les documents administratifs communs. Jusqu'à ce que les nouvelles lignes directrices soit émises, Bibliothèque et Archives Canada a émis des lignes directrices provisoires visant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada. Cet instrument de travail présente des délais de conservation pour les documents administratifs communs qui sont fondées sur les meilleures pratiques des trente dernières années. Il contient aussi la politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne la conservation et la destruction des documents qui contiennent des renseignements personnels. Les lignes directrices peuvent être utilisées provisoirement par les institutions fédérales.
Lorsque les présentes lignes directrices provisoires ne satisfont pas aux exigences des institutions, elles peuvent être adaptées aux besoins spécifiques des institutions. Veuillez noter que lorsque les institutions fédérales demandent aux Centres fédéraux des documents (CFD) de Bibliothèque et Archives Canada de gérer les documents administratifs communs en leur nom, les demandes institutionnelles de conservation pour les documents administratifs communs dépassent le cadre de conservation déterminé par les lignes directrices; les représentants des CFD exigeront des représentants institutionnels une justification pour s'éloigner des lignes directrices.
Les Lignes directrices s'appliquent aux documents des institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada lorsque les documents cueillis, créés ou reçus par ces institutions témoignent des fonctions administratives internes. Les Lignes directrices, par contre, ne s'appliquent pas aux documents cueillis, créés ou reçus par une institution lorsqu'ils témoignent d'une fonction administrative exercée par cette institution pour l'ensemble du gouvernement du Canada. (Voir bureau de premier intérêt et bureau d'intérêt secondaire).
Renseignements personnels
La conservation et la disposition des documents qui contiennent des renseignements personnels sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles sont également réglementées par le Conseil du Trésor qui publie des descriptions et des normes de conservation et de destruction pour de tels documents. Les présentes lignes directrices incluent les normes de conservation et de destruction du Conseil du Trésor pour les documents décrits dans des fichiers ordinaires et mentionnés dans sa publication InfoSource : Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Les informations sur les normes de conservation et de destruction contenues dans les fichiers ordinaires sont obligatoires et doivent donc être observées. Les normes de conservations de de destruction des renseignements personnels concernant les employés fédéraux relèvent du Conseil du Trésor du Canada.
(Source: APDD, 1.4 Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs
communs du gouvernement du Canada)
Que dois-je faire des délais de conservation pour les documents
d'exploitation?
En ce qui à trait à l'élaboration des délais de conservation pour les documents
d'exploitation, il y a plusieurs publications sur le sujet; une bibliographie est
disponible sur demande.
Les points essentiels à relever:
- compiler un inventaire des fonds de renseignements ou identifier les fonctions et les activités opérationnelles;
- déterminer les besoins d'accès à l'information – afférents à l'administration et la gestion des programmes qui occasionnent la création et la collecte des
renseignements; et
- rechercher les lois et législations, règlements et/ou politiques de l'administration fédérale et de l'institutionnel qui précisent les exigences de conservation.
Depuis que la valeur de l'information est le témoignage des actions de l'institution par suite des rôles et des responsabilités (par ex. pour instaurer une piste de vérification pour la prise de décisions) et pour protéger les garanties juridiques de la Couronne, les citoyens et/ou les organismes extérieurs, les délais de conservation doivent être révisés par des autorisations établies, telles que gestionnaires de programmes, conseillers juridiques et agents financiers pour ne citer que ceux-ci.
L'approbation finale des délais de conservation de documents devraient être autorisé par un cadre supérieur, habituellement désigné par la haute direction; « agira au nom de l'administrateur général auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et des autres organismes centraux, aux fins de la présente politique. »
(Source: Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, Exigences de politique. Nota: cette politique du S.C.T. est en cours de révision.)
Combien y a-t-il d'APDD?
Les Archives nationales du Canada ont émis onze des autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents afférentes aux documents éphémères, aux documents administratifs communs et aux documents d'exploitation communs et documents propres à un support particulier.
Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) des documents éphémères, c'est l'Autorisation de détruire les documents éphémères.
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD) des documents administratifs communs :
Autorisation nº 98/001 | Fonction « administrative générale » |
Autorisation nº 98/005 | Fonction « gestion des ressources humaines » |
Autorisation nº 99/003 | Fonction « gestion du matériel » |
Autorisation nº 99/004 | Fonction « contrôleur » |
Autorisation nº 2001/002 | Fonction « gestion immobilière » |
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD) des documents d'exploitation communs et documents propres à un support particulier :
Autorisation nº 96/021 | Documents institutionnels d'un cabinet de ministre |
Autorisation nº 96/022 | Documents des responsables d'institutions fédérales |
Autorisation nº 96/023 | Documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique |
Autorisation nº 96/024 | Les secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales |
Autorisation nº 2001/004 | Les documents audio-visuels entreposés au nom de ministères clients par la Direction générale des services de coordination des communications de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada |
Qu'est-ce qu'une exclusion?
Les lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada contiennent également un grand nombre d'exclusions, c.-à-d. des documents dont la disposition n'est pas expressément visée par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents et qui ne sont donc pas accompagnés d'une mention de période de conservation spécifique dans ces lignes directrices.
Cette situation est principalement attribuable à ce qui suit :
- les documents peuvent être reliés de façon plus logique au mandat opérationnel des institutions et devraient donc relever d'une autorisation spécifique régissant les documents de l'institution (ASDD) visée; ou
- les documents peuvent être regroupés de façon plus logique sous une autre activité administrative et devraient donc se voir attribuer la même période de conservation que cette nouvelle activité.
Des exemples de documents qui seraient habituellement exclus de chacune des fonctions administratives se trouvent dans l'introduction des parties 1 à 5.
(Source: APPD 1.4, Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du Gouvernement du Canada)
Dois-je détruire les documents administratifs communs à la fin des délais de conservation identifiés dans les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada?
• Puis-je modifier ces délais de conservation?
Les APDD, tout comme les ADD émisent par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada de détruire des documents, ne constituent pas une exigence de détruire des documents non-archivistiques non plus qu'elle ne comportent la moindre implication quant au moment approprié de détruire les documents.
(Source: APDD, Introduction)
Les délais de conservation de documents sous le contrôle des institutions fédérales sont établis par les lois, directives et politiques gouvernementales qui s'appliquent aux documents à travers des analyses de risques d'exploitation touchant la disposition des documents.
Jusqu'à ce que le Conseil du Trésor et Bibliothècaire et Archives du Canada émettent de nouvelles lignes directrices pour la conservation des documents administratifs communs, les Centres fédéraux des documents de Bibliothèque et Archives Canada respecteront les lignes directrices décrites dans les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada ou les délais de conservation négociés par votre institution.
(Source: APPD 1.4, Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du Gouvernement du Canada, Introduction)
Pour de plus amples renseignements, regarder les réponses à la FAQ «Où
puis-je trouver des conseils pour établir des délais de conservation?»
Quelle autorisation dois-je appliquer en premier, les autorisations institutionnelles pour les documents d'exploitation, les APDD pour les documents administratifs communs, les quatre APDD génériques ou l'autorisation de détruire des documents éphémères?
Les institutions fédérales doivent appliquer les autorisation de disposer des documents dans l'ordre suivant :
- Les autorisations spécifiques qui visent exclusivement les documents gérés par des institutions agissant à titre particulier. Les autorisations spécifiques ont préséance sur toutes les autres autorisations de disposer de documents émises par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada.
- Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents d'exploitation (ou opérationnels) ou des documents consignés sur un support particulier.
- Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents administratifs communs.
(Source: APDD, Introduction)
Nota : L'Autorisation de détruire des documents éphémères peut être appliquée en tout temps à des documents qui rencontre les critères de détruire sous les modalités de l'autorisation, à l'exception des directives du contraire inscrites aux ASDD.
Qu'est-ce une fonction « administration générale »?
Une fonction « administration générale » (de l'administration fédérale) réunit les fonctions, processus, activités et transactions de nature administrative qui ont trait aux services administratifs ordinairement offerts au sein de chacune des institutions de l'administration fédérale, afin de faciliter l'application des politiques relatives aux opérations ainsi que l'exécution de programmes et la prestation de services. Afin d'identifier et d'expliquer les exigences en matière d'élimination des documents, la fonction « administration générale » a été subdivisée comme suit : la gestion des renseignements détenus par l'administration fédérale, la sécurité et le soutien administratif.
(Source: APDD 3.1, Annexe I)
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