Politique de développement des collections numériques

Conçue par le Secteur de la collection du patrimoine documentaire

(Adoptée par le Conseil de gestion de BAC le 1^er février 2006)

Table des matières

1. Cadre stratégique

2. Définitions

3. Énoncés de politiques fondamentales

4. Lignes directrices relatives à la sélection

4.1 Sites Web

4.2 Publications en réseau [en cours d'élaboration]

4.3 Documents de l'administration fédérale [en cours d'élaboration]

4.4 Documents privés [en cours d'élaboration]

5. Rôles et responsabilités

6. Contrôle et révision

1. Cadre stratégique

Objet

La présente politique indique les orientations suivies par Bibliothèque et Archives Canada pour constituer la collection de ressources du patrimoine documentaire numérique qui présentent un intérêt durable pour l'histoire et la culture du Canada et, en collaboration avec d'autres institutions, pour permettre la collecte d'autres ressources d'information précieuses pour les Canadiens.

Objectifs

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) agit en conformité avec son mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures, d'être une source d'information permanent et accessible à tous et d'agir comme mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

De plus en plus, le patrimoine documentaire du Canada est créé ou rendu accessible aux Canadiens sous une forme numérique. Le passage rapide à un environnement numérique a changé tous les éléments du mandat de BAC - la publication, l'administration, la recherche, l'apprentissage et la culture. Bibliothèque et Archives Canada s'est donc fixé comme objectif premier de devenir une institution numérique, ce qui signifie de devenir aussi habile à rassembler le patrimoine documentaire dans un format numérique qu'il l'a longtemps été à rassembler les ressources traditionnels.

Bibliothèque et Archives Canada cherche aussi à aider d'autres institutions ou individus à acquérir, décrire ou conserver les ressources d'informations canadiennes numériques dont il accepte la responsabilité. De plus, BAC s'engage à élaborer, avec d'autres institutions, des stratégies et initiatives nationales de collaboration pour la collection de documentation numérique.

Mandat

Le développement de la collection de ressources numériques de BAC répond au vaste mandat prévu par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html, soit d'acquérir le patrimoine documentaire du Canada, et répond aux exigences plus particulières, indiquées dans la Loi, concernant le transfert des documents ministériels et de l'administration publique qui sont d'intérêt historique ou archivistique¹ et le transfert de documents de l'administration publique qui sont à risque, aux exigences qui ont rapport au dépôt légal d'ouvrages publiés en ligne et à l'échantillonnage représentatif d'Internet, et aux réserves mentionnées dans les Règlements sur le dépôt légal des publications correspondants.

Portée

Le Cadre de travail du développement de la collection (2005) de Bibliothèque et Archives Canada établit comme une orientation clé pour la période 2005-2010 le perfectionnement des politiques, des procédures, des technologies et des compétences du personnel qui seront nécessaires pour travailler de manière efficace dans le domaine numérique. La première étape obligatoire de ce processus est de créer la présente politique de développement des collections, qui s'applique à tous les types de ressources numériques acquis ou produits par BAC.

Bibliothèque et Archives Canada est directement responsable de collectionner et de préserver le patrimoine documentaire numérique qui présente un intérêt durable pour l'histoire et la culture du Canada, ainsi que de le rendre accessible en permanence. BAC a commencé à acquérir des documents numériques sous forme d'ensembles de données vers le milieu des années 70. Depuis, le programme d'acquisition d'archives a évolué au fil des progrès technologiques et de la création d'objets numériques de plus en plus complexes tels que les bases de données, les textes, les images, les enregistrements sonores et les vidéos. BAC a commence l'acquisition systématique des publications numériques comme les enregistrements sonores sur disque compact pendant les années 80. Les CD-ROM sont assujettis au dépôt légal depuis 1993, les publications électroniques sur tous les types de format physique depuis 1995. L'acquisition organisée de publications sur Internet a commencé en 1993 grâce à des accords volontaires avec les éditeurs. L'expérimentation avec l'acquisition d'un nombre restreint de sites Web a débuté en 2000 et a continué depuis cette date. BAC a commencé à numériser le contenu de sa collection dès le début des années 90 et a considérablement accru le nombre de documents numérisés au fil des années.

Les ressources du patrimoine documentaire numérique acquis ou produits par BAC et qui font partie de la collection de BAC comprennent :

• Des publications numériques, publiées sur des supports physiques, tels que des disquettes, des disques compacts et des CD-ROM, ou en ligne sur Internet
  
  
• Des documents numériques, reçus en format numérique ou sur support physique
  
  
• Des sites Web, acquis individuellement ou dans le cadre d'une collecte plus vaste de domaines sélectionnés sur Internet
  
  
• Des ressources numériques qui visent à améliorer l'accès et qui sont des copies numériques de ressources en format traditionnel figurant dans la collection de BAC²
  
  
• Des ressources numériques qui résultent de la conversion de ressources de la collection BAC d'un format technique dépassé dans un format numérique, où la nouvelle version numérique remplace l'ancienne version originale
  
  

Avec le temps, cette liste évoluera sans doute en fonction des nouvelles formes de communication numérisée, des nouvelles technologies et des changements des besoins et des priorités de développement.

Défis

L'un des principaux défis de l'élaboration d'une politique sur les ressources numériques réside dans le volume considérable de ressources numériques de tous types qu'on produit et dans son augmentation exponentielle dans de nombreux secteurs. De plus, la vitesse à laquelle les ressources numériques peuvent disparaître ou devenir inaccessibles implique de prendre rapidement la décision de choisir et d'acquérir une ressource.

Parmi les autres défis, on peut citer :

• La nécessité d'analyser davantage le contenu pour déterminer sa qualité et sa valeur
  
  
• La nécessité de tenir compte des exigences et des capacités techniques et de les analyser pendant le processus d'acquisition
  
  
• La structure et le contenu des ressources sont souvent dynamiques
  
  
• Pour conserver l'accessibilité et l'authenticité, il faut pouvoir gérer activement la dépendance de une ressource par rapport aux changements rapides des matériels informatiques et des logiciels
  
  
• De nouvelles approches à la description sont nécessaires pour compléter les nouvelles méthodes de collecte et de conservation (par exemple collecte de sites Web) et pour s'adapter aux diverses méthodes de recherche de l'information en ligne (par exemple, l'accès aux mots clés dans le texte d'un article)
  
  
• Les nouveaux modèles de paternité et de propriété peuvent imposer des contraintes liées au droit d'auteur
  
  
• La collaboration des créateurs est essentielle au succès
  
  
• Les utilisateurs s'attendent à avoir accès à beaucoup d'information
  
  

Principes

Les principes et hypothèses essentiels qui guident la collecte de ressources numériques sont énoncés dans le Cadre de travail du développement de la collection de Bibliothèque et Archives Canada.

Engagements

En appliquant cette politique à sa propre collection, Bibliothèque et Archives :

• Assurera la collaboration et la planification intersectorielles pour tous les aspects du développement des collections numériques de BAC
  
  
• Assurera un engagement financier pour un programme d'acquisition, de description, d'accessibilité et de conservation des ressources numériques
  
  
• Assurera un accent organisationnel soutenant une approche d'entreprise coordonnée en matière de ressources numériques
  
  
• Appliquera une approche de gestion active, notamment en travaillant avec les créateurs à l'étape de la création des ressources numériques lorsque ce sera possible
  
  
• Appuiera l'élaboration de normes et la recherche qui facilitent la satisfaction des besoins organisationnels de BAC
  
  
• S'adaptera aux changements technologiques et à l'évolution des normes et des pratiques exemplaires

Collaboration

Bibliothèque et Archives Canada fait partie d'un grand réseau national qui vise à assurer la collecte, la conservation et l'accessibilité du patrimoine documentaire national. Ses partenaires sont : les archives, les bibliothèques, les musées, les créateurs, les éditeurs, les gouvernements et les utilisateurs de l'information.

BAC cherche à travailler avec d'autres institutions responsables des composantes du patrimoine documentaire numérique du Canada. Dans sa collaboration avec les autres organismes, BAC désire :

• Comprendre les buts, objectifs et besoins des créateurs et des consommateurs des ressources du patrimoine documentaire numérique
  
  
• Identifier les parties prenantes et les partenaires appropriés pour participer aux efforts nationaux
  
  
• Aider à élaborer des stratégies et des initiatives nationales qui assureront la diffusion des activités de collecte, de description, de prestation de services et de conservation
  
  
• Mettre en place des accords avec les membres de la communauté du patrimoine documentaire qui respectent les mandats de tous les membres de la communauté
  
  
• Collaborer activement avec les créateurs du patrimoine documentaire pour encourager et favoriser les pratiques qui permettront de collecter et de préserver le patrimoine numérique
  
  
• Élaborer et favoriser, en collaboration avec les créateurs, des normes et des lignes directrices pour orienter les créateurs ou les aider à transmettre des ressources numériques à BAC

Critères de sélection et d'acquisition

La sélection des ressources du patrimoine documentaire du Canada au format numérique répondra aux mêmes objectifs généraux que la sélection des ressources dans les autres formats. En d'autres termes, BAC créera :

• une collection complète d'ouvrages publiés au Canada qui décrit le patrimoine documentaire du Canada et les ouvrages d'intérêt pour le Canada publiés à l'étranger, et qui appuie la création d'une bibliographie nationale exhaustive afin de faire connaître ce patrimoine et de le rendre accessible;
  
  
• des collections de documents suffisamment complètes pour permettre de répertorier les fonctions et les activités du gouvernement du Canada;
  
  
• une collection représentative de documents ayant une valeur patrimoniale qui démontre le développement historique et la diversité de la société canadienne.

Le but est de dresser une liste exhaustive des publications numériques reçues au dépôt légal et une liste représentative des sites Web acquis par échantillonnage d'Internet. La sélection des documents numériques, tant privés que de l'administration publique, sera guidée par les mêmes méthodologies et pratiques que celles qui gèrent l'acquisition de documents dans les formats traditionnels.

Des politiques, critères et lignes directrices spécifiques à la sélection de ressources numériques pour la collection de BAC, tels les sites Web, sont aussi requis et constituent des composantes de la politique de développement de la collection.

BAC se procure aussi cas par cas des ressources numériques noncanadiens qui ne forment pas partie du patrimoine documentaire, mais qui sont nécessaires à l'appui du mandat de collection et des services au public.

Dans la plupart des cas, les ressources numériques jugés intéressants par BAC seront acquis et conservés par BAC dans sa collection permanente. BAC offrira aussi un accès organisé à un éventail de ressources numériques dont l'acquisition et la conservation relèvent d'autres institutions. Cette approche englobe les ressources numériques de valeur reconnue pour le patrimoine national qui sont acquis et conservés par d'autres institutions canadiennes à l'échelle locale ou régionale, les ressources numériques noncanadiens qui complètent la collection de BAC et les ressources numériques qui appuient la recherche ou le service à la clientèle de BAC.

Politiques connexes
BAC conserve de nombreux autres documents stratégiques et lignes directrices qui ont rapport aux documents numériques, notamment :

Lignes directrices relatives aux types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes d'information (juin 2004)

L'Édition électronique : guide des pratiques exemplaires à l'intention des éditeurs canadiens (2001)

¹ L'intérêt historique ou archivistique est déterminée par BAC en appliquant de la méthodologie de macro-évaluation telle qu'énoncée dans « Méthodologie d'évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle Partie A et Partie B » et « Préparation d'un rapport d'évaluation sur la disposition des documents gouvernementaux ».

² Ces copies sont produites sous le mandat de BAC qui vise à rendre le patrimoine documentaire accessible et ne sont donc pas des résultats du développement de la collection en soi. Elles sont conservées dans la collection de BAC en vertu des propositions et des normes énoncées dans la politique de préservation de BAC.

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