|
|
Documents du gouvernement du Canada
Employés/Chercheurs des ministères
Procédures à suivre par les employés/chercheurs des ministères qui désirent consulter des documents textuels assujettis à la Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/a-1/texte.html) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html)
Processus de consultation
- L'employé/chercheur envoie sa demande de documents à la Division de la référence et de la généalogie, par la poste ou par télécopieur, accompagnée des références archivistiques et d'une lettre d'autorisation de son employeur. L'employé/chercheur doit indiquer clairement sur sa demande la date à laquelle il aimerait consulter les documents. BAC exige un préavis minimum de 5 jours ouvrables.
- BAC examine la demande et détermine les conditions d'accès aux documents, puis informe l'employé/chercheur de la date à laquelle les documents seront disponibles pour consultation.
- Si la lettre d'autorisation contient des renseignements insuffisants, BAC communiquera avec l'employé/chercheur.
- Les documents ne peuvent être mis de côté au nom de l'employé/chercheur que pour une période de 30 jours, après quoi ils seront retournés aux locaux d'entreposage.
- Pour commander des photocopies de documents, voir Photocopies et reproductions.
Lettre d'autorisation
Quiconque désire être reconnu comme employé/chercheur d'un ministère doit présenter à BAC une lettre écrite sur le papier à en-tête officiel du ministère et signée par un gestionnaire occupant un poste au niveau de directeur. La lettre doit inclure les détails suivants :
- le nom de l'employé/chercheur proposé;
- le statut de l'employé/chercheur (c'est-à-dire indéterminé, déterminé ou contractuel);
- la cote de sécurité de l'employé/chercheur (vérification approfondie de la fiabilité, secret ou très secret);
- le but de la recherche (ou les documents qui sont nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels);
- les dossiers que l'employé/chercheur a la permission de consulter (tous les dossiers ministériels auxquels sa cote de sécurité lui donne accès ou les dossiers spécifiquement indiqués par groupe d'archives, numéro de volume et numéro de dossier);
- la permission ou l'interdiction de commander des photocopies;
- la date d'échéance de l'autorisation (maximum d'un an ou jusqu'à la fin de la période d'emploi déterminé ou du contrat de l'employé/chercheur). Si l'autorisation d'accès aux mêmes documents est prolongée, la lettre doit l'indiquer clairement.
- les coordonnées complètes de l'employé/chercheur;
- le numéro de carte d'usager (si disponible). Voir le Formulaire d'inscription pour la carte d'usager.
- le numéro de téléphone et l'adresse professionnelle du gestionnaire qui signe la lettre d'autorisation.
Voir le Modèle de lettre d'autorisation des employés/chercheurs des ministères.
Note : Les employés/chercheurs ne peuvent demander l'accès qu'aux documents de leur propre ministère. Pour consulter des dossiers d'un autre ministère, ils doivent obtenir la permission de ce ministère.
|