Sources de renseignements sur les employés fédéraux 2005-2006

Descriptions des fichiers de renseignements personnels ordinaires

Des descriptions destinées aux fichiers de renseignements personnels ordinaires ont été préparées pour préciser les renseignements personnels que l'on peut trouver dans les types de dossiers communément tenus par les institutions fédérales. Il s'agit de dossiers qui étayent les fonctions administratives, les procédures et les systèmes internes que possèdent toutes les institutions fédérales ou qu'elles se partagent. Ils décrivent l'information concernant la paye et les avantages sociaux, la formation et le perfectionnement, le rendement, etc.

Ces fichiers de renseignements portent l'identificateur unique « POE » dans le numéro de fichier que l'on trouve dans le fichier de renseignements personnels 

Normes de conservation et de destruction des fichiers de renseignements personnels ordinaires

L'énoncé des normes de conservation et de destruction suivantes s'applique à tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires, à moins d'indication contraire dans un fichier de renseignements personnels spécifique.

• Les dossiers contenant les renseignements personnels décrits dans les fichiers ordinaires peuvent être conservés pendant diverses périodes de temps, selon la décision de chaque entité gouvernementale, à moins d'indication contraire.
  
  
• Au minimum, les renseignements personnels utilisés à des fins administratives doivent être gardés pendant au moins deux ans, à moins que l'individu ne consente à leur destruction antérieure. Toute destruction de ces dossiers doit être exécutée en vertu des Autorisations de disposition de documents établies par l'Archiviste national du Canada.
  
  
  • Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, « fins administratives » s'entend de l'utilisation de renseignements dans le processus décisionnel qui affecte directement un individu.
    
    
• Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question
  
  

Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion
Description : Les dossiers contenant des renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des rapports sur les accidents; des réclamations pour les dommages subis; des décisions du tribunal; des règlements des transactions et la correspondance concernant des accidents survenus à des véhicules, des bateaux, des embarcations et des avions loués ou appartenant à l'État, ainsi qu'à des véhicules, bateaux, embarcations et avions privés utilisés à des fins professionnelles. Pour les renseignements au sujet des rapports d'enquête sur les accidents et sur les maladies ou les lésions personnelles, ainsi que les congés et avantages qui y sont associés, voir le fichier ordinaire no 907.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de conserver les renseignements se rapportant aux accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avionsurvenus à des employés du gouvernement.
Usages compatibles : Déterminer la responsabilité pour de tels accidents et approuver leur règlement.
Normes de conservation et de destruction :Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
Renvoi au dossier # : NDP 901 et NDP 913
Numéro de fichier : POE 908

Aide aux employés
Description : Les dossiers contenant des renseignements décrits dans ce fichier sont traités de façon confidentielle en ce qui touche la participation d'un employé au Programme d'aide aux employés (PAE). Ces dossiers peuvent comprendre des avis de mise en rapport volontaire ou obligatoire (connexe au rendement au travail); des dossiers de mise en rapport avecdes professionnels de la santé ou un organisme de réadaptation, et les rapports et la correspondance provenant de ces derniers; les interprétations non médicales concernant les capacités ou les limites de travail de l'employé. Tous les renseignements médicaux personnels sont conservés à titre de renseignements médicaux protégés dans un fichier administré par l'Agence des services d'hygiène du travail et du milieu. Les dossiers ayant trait aux lacunes en matière de rendement de l'employé, à l'absentéisme et aux questions disciplinaires doivent être conservés dans le fichier pertinent de renseignements personnels de l'organisme ou du ministère, et non dans les dossiers du PAE.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but d'étayer les renseignements nécessaires à l'administration du Programme d'aide aux employés. Il vise à déterminer si les employés ont besoin de counselling, s'il est nécessaire de leur faire passer une évaluation sur le plan médical ou de les faire participer à des programmes de réadaptation.
Usages compatibles : Étayer les décisions ayant trait aux mesures en matière d'aide aux employés.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 916

Cartes d'identification et laissez-passer
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les photos, signatures, noms, prénoms et numéros de carte des détenteurs de laissez-passer, les formulaires d'identification ainsi que la correspondance liée à l'émission et au maintien des cartes d'identification et laissez-passer, de même que les registres de contrôle de l'accès.
Catégorie de personnes : Les employés et personnes en affectation ou à contrat, qui doivent avoir accès à une institution fédérale.
But : Ces documents ont pour but l'information sur l'émission, l'utilisation et l'annulation des cartes d'identification et laissez-passer, et de contribuer à assurer la sécurité des installations gouvernementales ainsi que celle des personnes et des biens qui se trouvent dans de telles installations.
Usages compatibles : Émission de cartes d'identification et de laissez-passer. De plus, avec le consentement de la personne visée, les photos conservées en dossier peuvent servir à des fins d'identification pour appuyer le contrôle de sécurité du personnel. La base de données des cartes d'identification et laissez-passer peut consigner les heures d'arrivée et de sortie des installations, et être utilisée dans les cas d'incidents touchant la sécurité comme des vols ou des situations d'urgence. Dans pareille éventualité, l'information peut être partagée avec les autorités policières pertinentes et les équipes d'urgence.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 931
Numéro de fichier : POE 917

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
Description : Les renseignements figurant dans des dossiers pertinents à ce sujet comprennent (1) des rapports confidentiels sur les biens, les exigibilités et la participation à des activités extérieures pouvant faire l'objet de rapports confidentiels conformément au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et (2) des rapports d'enquêtes et de la correspondance concernant des conflits réels ou potentiels entre les intérêts privés ou les biens de l'employé et ses fonctions et responsabilités officielles.
Catégorie de personnes : Les employés, actuels et anciens, d'institutions gouvernementales figurant à l'annexe I de la partie I de Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. But : Ces dossiers ont pour but de conserver les renseignements (1) indiquant s'il existe des possibilités de conflits d'intérêts pour les employés d'institutions gouvernementales figurant à l'annexe I de la partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique; (2) qui permettent de tenir un registre des conflits d'intérêts potentiels; et (3) de consigner les mesures d'observation d'après-mandat qui sont requises de l'employé, y compris les décisions réduisant le délai de prescription.
Usages compatibles : Résoudre des conflits d'intérêts réels et potentiels et appuyer les décisions prises au sujet des mutations, des mesures disciplinaires et des cessations d'emploi si des conflits d'intérêts existent. De plus,permettre aux agents désignés de déterminer si un ancien fonctionnaire respecte les mesures d'observation d'après-mandat qui lui sont applicables. Cela influe sur la capacité courante d'un agent public quant à la manière de traiter l'ancien fonctionnaire.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 915

Contrôle de sécurité du personnel (vérification de la fiabilité /autorisation de sécurité)
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les renseignements recueillis par les institutions gouvernementales lors de vérifications de la fiabilité et d'autorisations de sécurité relativement à des personnes qui travaillent ou qui soumettent une demande d'emploi auprès d'une institution fédérale à la suite d'une nomination, d'une affectation ou de l'obtention d'un contrat, conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS). Ces documents comprennent les formulaires de consentement et d'autorisation du personnel dûment remplis, la documentation pertinente sur les autorisations de sécurité et les antécédents personnels, les données attestant des études, titres et qualités professionnels, les données sur l'emploi, la vérification du casier judiciaire (y compris les empreintes digitales utilisées dans le cadre du contrôle de sécurité), la vérification de la solvabilité lorsqu'il y a lieu, des photos ainsi que d'autres renseignements personnels. L'information fournie par les candidats peut uniquement être partagée avec les agences d'évaluation du crédit, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRC) qui procède aux vérifications requises en vertu de la PGS, ou à des fins de transférabilité telle que définie dans la Norme sur la sécurité du personnel de la PGS, et les bureaux de la sécurité d'autres ministères fédéraux. Le niveau de fiabilité et les autorisations de sécurité peuvent être annexés au Dossier personnel de l'employé. Les détails des enquêtes menées par le SCRS sont conservés dans un fichier du SCRS.
Catégorie de personnes : Les personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral par voie de nomination,d'affectation, par l'entremise d'une agence de services temporaires ou d'un contrat, et dont le poste exige une vérification de la fiabilité ou une autorisation de sécurité.
But : Ces dossiers ont pour but de consigner et de conserver de l'information se rapportant à la détermination de l'identité, de l'honnêteté, de la fiabilité, de la pertinence et de la loyauté d'une personne dans le but de protéger les biens de l'employeur et de fournir l'information nécessaire à un contrôle de sécurité, conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité. Les institutions ont uniquement accès à l'information contenue dans ce fichier et non à l'information relative aux enquêtes du fichier du SCRS.
Usages compatibles : Justifier les décisions touchant les nouveaux employés, les mutations, les promotions, les mesures disciplinaires et les licenciements ou la résiliation d'ententes contractuelles.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 920 et NDP 921
Numéro de fichier : POE 924

Dossier personnel d'un employé
Description : Ce fichier décrit l'information que peut renfermer le dossier personnel d'un employé, dossier qui contient des renseignements sur son emploi dans les institutions gouvernementales énumérées en annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels. C'est l'institution pour laquelle l'employé travaille actuellement qui détient le dossier personnel de ce dernier, lequel peut contenir les renseignements suivants : des caractéristiques personnelles telles que l'âge et le sexe, le numéro d'assurance sociale (NAS), le code d'identification de dossier personnel (CIDP), l'adresse domiciliaire, la citoyenneté, les études (diplômes, certificats et bulletins), les emplois précédents à l'extérieur de la fonction publique, les curriculums vitæ et les références.
Le dossier personnel de l'employé peut renfermer des renseignements sur la dotation en personnel, les présences et les congés, la rémunération, les avantages sociaux, les saisies-arrêts, la formation et le perfectionnement, les décisions relatives à la rémunération et à l'aptitude à l'emploi, les langues officielles, la discipline, le niveau d'autorisation de sécurité, le lieu de travail, les nominations, les mutations, les déploiements, les promotions et lesrétrogradations, les périodes d'emploi, y compris les périodes de probation, les mises en disponibilité et la durée de l'emploi, la classification, y compris les numéros de poste, les groupes, les niveaux, les titres et les traitements, les pensions et les assurances, y compris les noms des bénéficiaires. On peut également trouver dans ce dossier, le cas échéant, des renseignements concernant le service militaire, y compris les périodes et les domaines de service, les exclusions des négociations collectives, notamment le statut d'employé désigné et l'identification de l'agent de négociation, les réalisations professionnelles, y compris les publications, les brevets et les primes, les passeports et les permis d'arme à feu que requiert l'emploi ainsi que la cessation d'emploi, y compris les certificats et les motifs de départ. Vous trouverez dans d'autres fichiers ordinaires une description plus complète des renseignements que renferment les dossiers des institutions qui ont trait à certains des sujets précités.
Lorsqu'une personne change de ministère ou d'organisme (et que les deux institutions sont mentionnées en annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels), la première institution peut, avant de les transférer à l'autre, conserver les dossiers pertinents jusqu'à ce qu'elle ait fini de remplir toutes les formalités administratives requises.
Catégorie de personnes : Employés et anciens employés de l'institution.
But : Les dossiers personnels des employés sont conservés, d'une part, pour faciliter l'administration du personnel du ministère ou organisme employeur et, d'autre part, par souci de continuité et d'exactitude lorsqu'un employé est muté à un autre ministère ou organisme mentionné en annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les dossiers renfermant l'information décrite dans ce fichier servent à assurer la coordination des interventions du personnel dans les institutions gouvernementales, dans l'intérêt de l'employé aussi bien que de l'employeur. On se sert parfois de l'information pour planifier des interventions futures en se basant sur les profils démographiques actuels de l'effectif, notamment pour planifier la relève.
Usages compatibles : L'information peut être utilisée, entre autres, pour appuyer l'administration des fonctions du personnel qui sont énumérées dans la Description ci-dessus. Elle peut aussi servir à confirmer l'identité des employés en vue de leurpermettre l'accès aux sites Web et aux bases de données du gouvernement et du ministère. Certains des renseignements sont également fournis à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) afin de faciliter le versement des traitements; à divers régimes d'assurance-maladie provinciaux et à des assureurs collectifs, s'il y a lieu; à Développement sociale Canada (DSC) aux fins de l'assurance-emploi et des pensions; et à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à la province de Québec pour les besoins de l'impôt sur le revenu. Il peut y avoir échange de renseignements entre l'employeur actuel et l'employeur précédent du fonctionnaire pour que puissent être effectués des paiements finaux, y compris des paiements rétroactifs et le recouvrement de sommes dues à la Couronne dans le cas d'un employé qui quitte une organisation pour aller travailler pour une autre organisation. .
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont gardés par l'institution pour laquelle travaille actuellement l'employé pour toute la durée de son emploi, s'il s'agit d'une institution énumérée en annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels, plus un an après la dernière utilisation à des fins administratives des renseignements en question. Ils sont ensuite transférés au Centre fédéral de documents de la région de la capitale nationale, Bibliothèque et Archives Canada. Les dossiers du personnel civil sont détruits par le Bibliothèque et Archives Canada lorsque l'employé atteint l'âge de 80 ans, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière utilisation des renseignements à des fins administratives.
No. ADD : 98/005 et 98/018
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 901

Dotation
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les demandes de dotation; les descriptions de poste; les échelles de salaire; les profils de sélection; les affiches de concours; les demandes de mutation; les listes de mises à pied; les imprimés d'ordinateur relatifs au répertoire des ressources humaines; les demandes d'emploi des candidats; les listes de candidats; les évaluations des jurys de sélection, y compris les notes d'évaluation provenant du comité de dotation en personnel; les documents relatifs aux examens et à leurs résultats; les listes d'admissibilité; les offres d'emploi; les avis destinés aux candidats; les avis relatifs au droit d'appel et les documents à cet égard; la correspondance relative à ladotation faite par divers moyens, notamment par voie de concours et à l'aide du répertoire des ressources humaines. On trouve dans les dossiers du fichier une grande variété de renseignements personnels qui peuvent comprendre l'âge, le sexe, le niveau de scolarité, le Numéro d'assurance sociale (NAS) et les données d'auto-identification volontaire liées à l'équité en matière d'emploi. On peut également trouver des avis relatifs à des décisions de dotation dans le dossier personnel d'un employé.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers contiennent les renseignements utilisés pour la dotation de postes au sein des ministères et organismes fédéraux. Ils sont également une source de renseignements pour les programmes et les services d'équité en matière d'emploi.
Usages compatibles : Sélectionner des candidats, doter des postes et traiter les appels relatifs aux nominations et aux promotions. Il est possible de rattacher les données d'auto-identification volontaire liées aux programmes et aux services d'équité en matière d'emploi aux données consignées dans d'autres fichiers, à condition que l'on utilise ces renseignements personnels aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Sur demande, des renseignements peuvent être fournis à un participant à un processus de sélection conformément à la politique de la Commission de la Fonction publique (CFP) sur la «Communication de renseignements à la suite d'une sélection» en vue d'expliquer les raisons de la décision. Il faut, le cas échéant, inscrire le numéro du concours.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 918, NDP 919 et NDP 920
Numéro de fichier : POE 902

Évaluation du rendement
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent des évaluations, des rapports et de la correspondance concernant le rendement de l'employé au travail (habiletés, aptitudes, réalisations et intérêts).
Catégorie de personnes : Employés del'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de conserver des renseignements concernant le niveau de rendement de chacun des employés des ministères et organismes fédéraux. Il vise à déterminer le rendement de chacun des employés, notamment en ce qui a trait à la nécessité de donner des cours de formation et de perfectionnement, aux approbations de la rémunération au rendement, aux augmentations annuelles, au maintien en fonction, à la prolongation de la période de stage et au renvoi pendant un stage.
Usages compatibles : Étayer les décisions ayant trait aux promotions, aux mutations, aux rétrogradations, à l'aide aux employés, aux mesures disciplinaires et à la fin de l'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 912

Formation et perfectionnement
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent renfermer des renseignements personnels concernant les demandes pour suivre des cours et des évaluations; le Code d'identification de dossier personnel; le statut de membre d'un groupe visé par l'équité en matière d'emploi; les résultats des examens et certificats; les dossiers concernant le paiement des frais; la correspondance connexe à la participation des employés à des cours de formation et de perfectionnement parrainés par le gouvernement ou par des organismes privés. Il convient de signaler que les dossiers relatifs à la participation et aux résultats obtenus sont joints aux dossiers personnels des employés et que l'on trouve dans le fichier des évaluations du rendement les renseignements concernant les besoins en matière de perfectionnement de chaque employé en vue d'améliorer son rendement.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de fournir de la documentation pour l'administration des programmes de formation et de perfectionnement, y compris des programmes liés à l'équité en matière d'emploi, au sein des ministères etorganismes fédéraux.
Usages compatibles : Approuver et inscrire la participation des employés à des cours de formation et de perfectionnement et confirmer les réalisations des employés. Relier les données d'auto-identification volontaire aux renseignements consignés dans d'autres fichiers, afin de faciliter la mise en oeuvre et l'évaluation des politiques du gouvernement concernant les programmes d'équité en matière d'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 927
Numéro de fichier : POE 905

Garderie en milieu de travail
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent renfermer des renseignements recueillis à partir d'enquêtes menées par les ministères auprès de leurs employés pour évaluer la demande de garderies en milieu de travail, à partir des dossiers des garderies en milieu de travail. Ces renseignements ont été compilés dans le but de déterminer l'aide financière permanente sur laquelle pourront compter les garderies pour ce qui est de la location des locaux, et d'évaluer la politique sur les garderies. Ils peuvent comprendre des données personnelles sur l'employé ou l'utilisateur, ou encore sur ses enfants, et peuvent porter sur la demande prévue, la probabilité qu'un employé inscrive un enfant dans une garderie parrainée par le ministère et les raisons qui pourraient l'inciter à l'y inscrire. les renseignements seront communiqués volontairement et ne pourront être utilisés qu'avec le consentement des employés.
Catégorie de personnes : Tous les employés des ministères et organismes fédéraux énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. 
But : Ces dossiers doivent servir à déterminer si l'intérêt et la demande sont suffisants pour que le ministère envisage réellement (étude de viabilité) la possibilité d'établir une garderie en milieu de travail. Ils permettront de déterminer le niveau d'aide que le gouvernement fédéral est prêt à accorder à la garderie en ce qui concerne la location des locaux. Ils serviront également à évaluer la politique sur les garderies.
Usages compatibles : Les renseignementscontenus dans ces dossiers seront utilisés pour effectuer les recherches et compiler les statistiques nécessaires à l'établissement d'une garderie. Ils permettront également d'évaluer et de surveiller la politique sur les garderies dans la fonction publique fédérale, ainsi que le niveau d'aide que le gouvernement fédéral est prêt à accorder dans le cadre de cette politique pour la location des locaux destinés aux garderies. L'information pourra être communiquée au Conseil du Trésor, au ministère, au comité constitué avec l'approbation du ministère, à un ministère gardien et au conseil d'administration de la garderie. C'est à partir de ces renseignements et de ceux tirés des fichiers mentionnés ci-dessous que le ministère pourra déterminer le nombre d'employés qui utilisent une garderie et leur profil.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 930

Griefs
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre les griefs présentés par les employés et par les représentants des unités de négociation; les accusés de réception et les réponses de la direction; les témoignages; les opinions juridiques; les rapports d'enquête et d'analyse; les descriptions de poste nécessaires lors de griefs sur la classification et toute la correspondance échangée au sujet des griefs.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de consigner les renseignements utilisés à tous les paliers de règlement des griefs, même au niveau de la Commission des relations de travail dans la Fonction publique.
Usages compatibles : Les renseignements décrits dans ce fichier sont utilisés exclusivement pour consigner et, le cas échéant, aider à résoudre les griefs à tous les paliers de la procédure, y compris les renvois à la Commission des relations de travail dans la Fonction publique.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec lecoordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 926
Numéro de fichier : POE 910

Harcèlement
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent renfermer de l'information concernant les plaintes de harcèlement et le règlement des problèmes de harcèlement, notamment la médiation et les enquêtes. Les données recueillies comprennent de la correspondance concernant les allégations de harcèlement; les entrevues réalisées avec les plaignants et les mis en cause; les entrevues avec les témoins des incidents; les rapports des enquêtes et les analyses des événements et des résultats, ainsi que les dossiers touchant les décisions prises au sujet d'incidents donnés ou de plaintes de harcèlement. Lorsqu'on a recours à la médiation, les profils et les évaluations des médiateurs, les ententes de médiation et de règlement, de mêmes que les notes et les opinions des médiateurs peuvent être versés au dossier. Ces renseignements doivent constituer un dossier distinct et ne doivent pas être placés dans le dossier personnel d'un plaignant.
Lorsqu'une mesure disciplinaire est prise à la suite d'une enquête, les renseignements peuvent être transférés dans un dossier de discipline pertinent et consister en de l'information décrite dans le fichier de renseignements personnels ordinaire consacré à la discipline.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution et autres personnes à l'emploi de la fonction publique.
But : Ces dossiers ont pour but de recueillir les renseignements nécessaires pour traiter les plaintes de harcèlement; pour établir, dans des circonstances données, s'il y a vraiment une situation de harcèlement et, dans l'affirmative, déterminer les mesures appropriées, notamment des mesures disciplinaires, pour mettre fin à cette situation.
Usages compatibles : Appuyer les décisions portant sur les mutations et les mesures disciplinaires à l'endroit des employés et assurer l'équité du processus de l'enquête, renseignements concernant les résultats et les recommandations de l'enquête pouvant être divulgués au plaignant et au mis en cause. À la suite d'une plainte fondée, on peut divulguer au plaignant toute mesure corrective ou disciplinaire. On peut utiliser des renseignements d'ordre général touchant des personnes qui ne peuvent être identifiées pour analyser les tendances etdonner de l'information aux personnes oeuvrant dans le domaine de la prévention et du règlement du harcèlement.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921 et NDP 926
Numéro de fichier : POE 919

Langues officielles
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les inscriptions aux cours et les présences; des demandes de formation linguistique comprenant des données personnelles de base utilisées à des fins d'identification, comme la principale langue officielle de l'employé, sa date de naissance et son Code d'identification de dossier personnel (CIDP); les résultats des examens de connaissance linguistique; les certificats formation et la correspondance concernant les qualifications de l'employé en matière de langues officielles. Le fichier peut également comprendre un double de la formule destinée au Système d'information sur les langues officielles (SILO). Les examens linguistiques, les dossiers concernant la formation et les exemptions sont joints au dossier personnel de l'employé. On trouve également des données semblables dans les fichiers particuliers de la Commission de la Fonction publique et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Les renseignements décrits dans ce fichier ont pour but de fournir de la documentation nécessaire à l'administration des politiques en matière de langues officielles relatives aux employés de la Fonction publique fédérale. Il vise à justifier et à étayer les décisions touchant les qualifications en matière de langues officielles et les épreuves linguistiques, ainsi qu'à justifier le besoin en formation linguistique et à confirmer les réalisations des employés.
Usages compatibles : Étayer et justifier les décisions concernant chaque employé, en matière de questions de dotation, d'admissibilité à la prime au bilinguisme, de mutations et de promotions. Il permet également de déterminer le statut linguistique de l'employé et de vérifier l'administration des programmes relatifs aux langues officielles.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 923
Numéro de fichier : POE 906

Mesures disciplinaires
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des avis de mesures disciplinaires et des pièces de correspondance concernant les fautes de conduite des employés; des témoignages; des avis juridiques; des données d'enquête sur d'éventuelles fautes de conduite et des rapports d'analyse connexes. Il convient de noter que les avis de mesures disciplinaires peuvent être versés au dossier personnel des employés.
Catégorie de personnes : Employés et anciens employés du ministère ou de l'organisme. But : Ces dossiers ont pour but de conserver les renseignements utilisés aux fins de mesures disciplinaires dans les institutions gouvernementales et pour déterminer le besoin de prendre une mesure disciplinaire et la nature de celle-ci.
Usages compatibles : Appuyer les décisions concernant la paye et les avantages sociaux; les congés et les présences; les mutations, rétrogradations et cessations d'emploi.
Normes de conservation et de destruction : (1) Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question. (2) Documents concernant un employé en particulier, y compris les documents liés à des mesures disciplinaires – le délai à respecter en matière de disposition est précisé dans les conventions collectives pertinentes ou un minimum de deux ans suivant la date à laquelle la mesure disciplinaire a été prise, à condition qu'aucune autre mesure disciplinaire n'a été versée au dossier entre-temps. (3)Lorsqu'une mesure disciplinaire est annulée, c'est à l'institution qu'il incombe de s'assurer que les documents se rapportant à la mesure sont immédiatement détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 926
Numéro de fichier : POE 911

Politique de reconnaissance
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent aux fonctionnaires qui ont été nommés pour des primes, dans le cadre du Régime de la politique de reconnaissance du gouvernement fédéral. Ces renseignements peuvent comprendre des curriculum vitæ, des descriptions à l'appui de contributions méritoires concernant leurs fonctions, ou des suggestions pratiques en vue de l'amélioration des opérations de la Fonction publique, ainsi que des rapports de recommandations, dûment remplis.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires qui ont été nommés pour des primes, dans le cadre du Régime de la politique de reconnaissance.
But : Le fichier a pour but de déterminer les personnes qui ont été nommées pour des primes dans le cadre du Régime de la politique de reconnaissance du gouvernement fédéral.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ces dossiers sont utilisés pour établir des précédents au sujet des primes et pour fournir une vérification à rebours concernant les dépenses de fonds.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 918
Numéro de fichier : POE 920

Présences et congés
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des rapports sur les absences et les demandes de congé, ainsi que les certificats médicaux produits pour des congés de maladie. Sur tous ces documents, on doit inscrire le Code d'identification de dossier personnel (CIDP), et on doit également joindre la correspondance connexe aux présences et congés. Le dossier annuel portant sur les congés et les présences est joint au dossier personnel d'un employé. Certains renseignements relatifs aux congés et aux présences sont présentés sous forme de modules automatisés enregistrés dans des bases de données sur le personnel de l'organisme ou du ministère (systèmes présence/temps, congés et absences).
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but d'étayerl'administration des congés et des présences des employés au sein des ministères et organismes fédéraux.
Usages compatibles : Consigner les congés autorisés et les jours de présence; étayer les décisions relatives à la rémunération et aux avantages, notamment en ce qui a trait aux congés et à la fin d'emploi; et déterminer quelle est l'utilisation des congés et le taux d'absentéisme.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 918
Numéro de fichier : POE 903

Programme d'équité en matière d'emploi
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent des renseignements personnels sur les employés, notamment sur leurs études; leurs antécédents professionnels et leurs projets de carrière; leur formation et leur perfectionnement. Tous ces renseignements ont été recueillis au moyen de questionnaires ou d'entrevues, ou compilés à partir de leurs dossiers ou des systèmes de données automatisés. Les répondants, qui sont libres de fournir ces renseignements, indiquent leur sexe et s'ils sont autochtones, handicapés ou font partie d'une minorité visible. Le Code d'identification de dossier personnel (CIDP) peut servir à identifier les employés lorsque les ministères et organismes fédéraux ne peuvent pas utiliser un questionnaire anonyme ou lorsqu'il est nécessaire d'avoir ces indicatifs afin de pouvoir trouver le dossier de l'employé.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de recueillir toute la documentation nécessaire à la mise en oeuvre de la politique relative à l'équité en matière d'emploi pour tous les ministères et organismes fédéraux assujettis à l'annexe 1 de la Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. C'est grâce à ces renseignements qu'il est possible d'avoir toutes les données au sujet des employés, présentées selon leur sexe et leur groupe cible (femmes, autochtones et personnes handicapées et personnes faisant partie de minorités visibles). Ces renseignements sontutilisés afin de réaliser un profil personnel des employés et de comparer la situation des membres des groupes cibles avec celles des autres groupes au sein des ministères et organismes fédéraux et avec leurs homologues sur le marché du travail. Le Code d'identification de dossier personnel (CIDP) peut servir à établir un lien entre les renseignements contenus dans ce fichier et ceux conservés dans un autre fichier comprenant des renseignements sur les employés (par exemple, le Système d'information pour la gestion du personnel) et ce, à des fins statistiques et lorsque la conservation de tels renseignements est conforme aux usages pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis. Il est possible d'obtenir des données d'auto-identification dans les fichiers ministériels Dotation (POE 902) et Formation et perfectionnement (POE 905).
Usages compatibles : Le ministère peut recueillir des données à des fins statistiques, pour obtenir des renseignements sur les employés, ou encore à ces deux fins. Les renseignements personnels ne sont versés dans le Fichier de données sur les groupes visés par l'équité en matière d'emploi (SCT PCE 706) qu'à des fins statistiques. Les renseignements recueillis sont utilisés dans le cadre des programmes d'équité en matière d'emploi du gouvernement, afin de déterminer s'il y a discrimination systémique dans l'embauche, de l'éliminer s'il y a lieu et d'introduire des mesures temporaires spéciales qui permettront aux groupes cibles d'être admis et d'être représentés d'une manière équitable au sein de la Fonction publique fédérale. Les renseignements peuvent également être utilisés à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la politique connexe à l'équité en matière d'emploi..
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921
Numéro de fichier : POE 918

Rémunération et avantages
Description : Les dossiers contenant l'information décrite dans ce fichier peuvent comprendre des certificats de paye, des dossiers sur les indemnités et les retenues, lesquels renferment des renseignements sur la paye et les avantages sociaux de chaque employé, ainsi que le numéro d'assurance sociale (NAS) et la correspondancesur l'administration de la paye et des avantages sociaux. Les fichiers peuvent également comprendre des ordonnances de saisie-arrêt et de distraction de fonds, ainsi que des renseignements sur les retenues à la source pour les dons à des œuvres de charité.. (Nota : Les dossiers touchant les gains et la pension de retraite sont joints au dossier personnel de l'employé.)
Catégorie de personnes : Employés et anciens employés de l'institution.
But : La documentation décrite dans ce fichier sert à l'administration de la paye et des avantages sociaux dans les institutions gouvernementales et à approuver le paiement des traitements et des indemnités ainsi que les retenues. L'employé est tenu de fournir son NAS pour ce fichier, lequel est ensuite communiqué à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui s'en sert pour créer un Code d'identification de dossier personnel (CIDP). Le NAS est aussi communiqué à l'agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de l'impôt sur le revenu et pour les feuillets T4.
Usages compatibles : Permettre la vérification et le rapprochement des comptes relatifs à la paye (p. ex., la rémunération et autres sommes auxquelles a droit l'employé) et justifier le recouvrement des trop-payés et des dettes envers la Couronne et, le cas échéant, permettre, conformément au Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires, de procéder à la saisie-arrêt et à la distraction de fonds.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée exacte de la période de conservation de ces types de documents, prière de communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution concernée.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 924 et NDP 925
Numéro de fichier : POE 904

Sécurité et santé au travail
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des rapports d'enquête sur des accidents et sur des lésions ou des maladies professionnelles et la correspondance connexe, ainsi que des copies du Rapport d'enquête sur les accidents que doit remplir le superviseur; ces documents sont conservés par les organismes ou ministères au centre de responsabilité approprié. Conformément à la politique du Conseil du Trésor, le ministère ou organisme conserve également des dossiers sur les premiers soins administrés.
Développement sociale Canada (DSC) conserve des dossiers, concernant les employés, y compris des dossiers médicaux; les demandes d'indemnisation et la correspondance connexe; et des dossiers touchant les sommes déboursées. La Direction des services médicaux de Santé Canada conserve, sous le sceau de la confidentialité médicale, les dossiers d'examen de santé, et tous les renseignements médicaux personnels. Pour les renseignements au sujet des accidents de véhicule voir le fichier ordinaire no 908.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de fournir de la documentation nécessaire à l'administration des programmes de sécurité et de santé au travail au sein des ministères et organismes gouvernementaux, notamment la prévention des accidents, la protection de la santé et les autorisations de congés et d'indemnités touchant les lésions et les maladies professionnelles. Il vise à consigner tous les détails se rapportant à la sécurité et à la santé au travail ainsi que les causes d'accidents et de lésions, afin de prévenir les accidents, d'assurer la protection de la santé, et de permettre l'administration efficace de chaque programme de sécurité et d'hygiène au sein des organismes et ministères.
Usages compatibles : Étayer les décisions connexes aux compensations destinées aux travailleurs et aux congés d'accident du travail; servir de moyen permettant de prévenir les lésions, les maladies et les incapacités subséquentes qui découlent des conditions de travail ou qui sont aggravées par celles-ci; assurer que des individus sujets à certains risques professionnels déterminés soient en mesure de continuer à travailler sans préjudice pour leur santé, leur sécurité ou celle des autres; et établir des conditions qui permettront à certains individus qui souffrent de maladies ou d'incapacités de continuer à travailler dans des conditions contrôlées.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 922
Numéro de fichier : POE 907

Stationnement
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre les demandes de permis et la correspondance concernant le stationnement de véhicules à moteur dans les lieux qui sont loués par l'État ou qui lui appartiennent. Le fichier touchant la rémunération et les avantages renferme les dossiers se rapportant aux déductions pour le paiement des frais de stationnement, tandis que les dossiers portant sur les infractions de stationnement sont conservés par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou la ville d'Ottawa.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de recueillir des renseignements concernant l'administration des privilèges accordés en matière de stationnement.
Usages compatibles : Émettre les permis de stationnement.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 903
Numéro de fichier : POE 914