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Sources de renseignements fédéraux 2005-2006
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Renseignements généraux |
(613) 995-2410 |
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Télécopieur |
(613) 947-7294 |
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Numéro sans frais |
1-800-267-0441 |
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ATME |
(613) 992-9190 |
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Site Internet |
Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, une personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès à l'information à laquelle elle estime avoir droit peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question.
Commissaire à la protection de la vie privée
Le Commissaire à la protection de la vie privée est un représentant du public qui possède le pouvoir d'examiner
les plaintes relatives aux irrégularités touchant la collecte, l'usage, l'entreposage, la divulgation et la façon
de disposer des renseignements personnels. Le Commissaire peut également vous aider si vous êtes insatisfait de la
réponse obtenue ou du temps qu'il a fallu pour l'obtenir. Lorsque le Commissaire recommande à une institution de
donner accès à ses dossiers et que l'institution refuse, on peut faire appel auprès de la Cour fédérale.
Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, toute personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès aux renseignements personnels auxquels elle estime avoir droit, peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question.
Vous pouvez communiquer par écrit ou par téléphone avec le bureau du Commissaire à :
Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée
Place de Ville, tour B
112, rue Kent, 3e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
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Renseignements généraux |
(613) 995-8210 |
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Télécopieur |
(613) 947-6850 |
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Numéro sans frais |
1-800-282-1376 |
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ATME |
(613) 992-9190 |
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Site Internet |
La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes et sociétés présentes au Canada le droit d'accès aux dossiers du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements personnels. La Loi complète plutôt qu'elle ne remplace les autres procédures d'obtention des renseignements gouvernementaux. Elle ne place aucune limite sur les autres méthodes d'accès sur demande auxquelles le grand public peut habituellement avoir recours.
Éventail des renseignements
Vous pouvez avoir accès à des renseignements conservés sous diverses formes, p. ex. des lettres, des notes de
service, des rapports, des photographies, des films, des microfilms et des données informatisées. La publication Info
Source a été conçue pour vous aider à repérer le ministère ou l'organisme fédéral qui détient
l'information que vous recherchez et vous aider à l'obtenir.
Certains renseignements peuvent être exceptés ou exclus en vertu de la Loi : Exceptions : Les cas d'exceptions protègent certains types de renseignements dont la divulgation pourrait être dommageable; p. ex. certains renseignements relatifs à la sécurité nationale, à l'exécution de la Loi ou aux secrets commerciaux relèvent de cette catégorie.
Exclusions : La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux renseignements qui sont déjà disponibles, p. ex. les publications et les ressources des bibliothèques et des musées. Les documents du Cabinet sont également exclus du champ d'application de la Loi.
Nota : La Loi ne peut vous donner accès aux renseignements qui ne sont pas sous le contrôle du gouvernement fédéral — tels que les renseignements détenus par les gouvernements provinciaux ou municipaux, ou par des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux disposent de lois semblables à la Loi sur l'accès à l'information. Veuillez consulter à cette fin les pages bleues de votre annuaire téléphonique local.
Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les ministères et organismes fédéraux recueillent des renseignements personnels auprès de presque tous les Canadiens. La Loi sur la protection des renseignements personnelsgarantit aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada l'accès à l'information à leur sujet qui est détenue par le gouvernement fédéral. La Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, entreposer et divulguer des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer.
La plupart des renseignements sont disponibles sur demande
Dans la plupart des cas, vous pouvez obtenir vos renseignements personnels sur demande. La présente publication d'Info
Source vous aide à déterminer le ministère ou l'organisme qui détient les renseignements et à les obtenir.
Catégories de renseignements personnels détenus
Vous connaissez sans doute déjà la plupart des programmes et des opérations du gouvernement qui font appel à des
renseignements personnels, comme l'impôt sur le revenu à l'Agence des douanes et du revenu du Canada, la
citoyenneté à Citoyenneté et Immigration Canada et le programme d'assurance-emploi à Développement social Canada.
Certains renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués par le gouvernement fédéral en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple, les renseignements qui concernent une autre personne que le demandeur ou qui traitent de questions délicates liées à la sécurité nationale ou à des enquêtes judiciaires.
Nota : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne permet pas de contrôler ou d'obtenir des documents qui ne sont pas détenus par le gouvernement fédéral, comme ceux qui sont conservés par un gouvernement provincial ou une municipalité, ou encore, par des organisations du secteur privé comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux ont une loi semblable à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en apprendre davantage à ce sujet, vous pouvez consulter la liste des institutions provinciales dans les pages bleues de votre annuaire téléphonique local.
Certains renseignements personnels sont confidentiels
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le gouvernement fédéral est tenu de
garder certaines catégories de renseignements personnels sous le sceau de la confidentialité. En général, de tels
renseignements ont trait à d'autres personnes, à la sécurité nationale et à l'exécution de la Loi.
Sauvegarde des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels et de la vie privée est un autre élément très important de la Loi
sur la protection des renseignements personnels. La Loi précise quand et comment le gouvernement peut
recueillir et entreposer des renseignements personnels et comment il peut en disposer. Elle précise également pour
quelles raisons et de quelle façon l'information peut être utilisée ou distribuée, et qui peut l'obtenir et en
faire usage.
Divulgation de l'information
Le gouvernement peut divulguer votre information à quelqu'un d'autre que vous seulement avec votre consentement ou
lorsque certains critères de la
Loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquent, par exemple, dans le cas d'une citation juridique. De telles divulgations sont discrétionnaires et assujetties à toute autre loi du Parlement.
Fichiers de renseignements personnels
Les fichiers de renseignements personnels donnent un aperçu du type de renseignements sur les personnes qui sont
détenus par les ministères et organismes fédéraux. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements
personnels, les fichiers de renseignements personnels doivent contenir tous les renseignements personnels
accessibles au moyen du nom d'une personne, d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'une autre
caractéristique exclusive à cette personne. Ces fichiers doivent aussi contenir les renseignements personnels qui
ont été ou qui sont utilisés, ou encore, qui peuvent servir à des fins administratives.
Veuillez consulter la section J du glossaire pour obtenir les définitions des divers genres de FRP.
Loi sur l'accès à l'information
Lorsque vous avez décidé de faire une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements
personnels, vous devez suivre certaines procédures simples :
Si vous décidez de faire votre demande par lettre, il importe d'indiquer clairement que vous faites cette demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, et d'inclure ce qui suit :
Frais et coûts
Des frais de 5 $ (sous réserve de modifications) s'appliquent à chaque demande d'accès à l'information et il peut
y avoir des frais supplémentaires. Vous serez avisé au préalable s'il y a des frais supplémentaires et on vous
demandera de verser un dépôt.
Les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre du receveur général du Canada à certaines exceptions près. Veuillez consulter la Section I – Institutions qui n'ont pas de compte du receveur général du Canada pour obtenir la liste des institutions qui exigent un paiement sous forme de chèque ou de mandat fait à l'ordre de l'institution, et non à celui du receveur général du Canada, pour traiter les demandes d'accès à l'information.
Délais
Lorsque vous faites une demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, les ministères et
organismes du gouvernement doivent en accuser réception dans un délai de 30 jours. Cependant, il peut y avoir des
cas spéciaux où il faudra plus de temps pour répondre à votre demande. Si vous êtes d'avis que le temps mis à
traiter votre demande est trop long, vouspouvez déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information
(voir
la Section D – Rôles et responsabilités).
Loi sur la protection des renseignements personnels
Lorsque vous avez décidé de faire une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements
personnels, vous devez suivre certaines procédures. N'oubliez pas que vous trouverez plus rapidement ce que vous
cherchez si vous savez déjà quel ministère ou organisme détient l'information que vous désirez : Obtenez un Formulaire
de demande d'accès à des renseignements personnels dans les endroits où la publication Info Source est
disponible (y compris le site Internet : www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/tbsf-fsct_f.asp).
Remplissez le formulaire et identifiez vous de façon à ce que le gouvernement puisse vérifier qui vous êtes, autrement dit, que c'est bien vous et non quelqu'un d'autre qui veut obtenir votre information. Plus les renseignements que vous fournirez seront précis, le plus promptement vous recevrez une réponse.
Faites parvenir le formulaire au coordonnateur de la protection des renseignements personnels du ministère ou organisme fédéral concerné. Il n'y a pas de frais pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pour apporter des changements aux renseignements
Si vous croyez que les renseignements qu'un organisme fédéral détient sur vous sont faux ou trompeurs, vous êtes
en droit d'en demander la rectification. Si cet organisme refusait de faire les modifications requises, il serait tenu
de porter une note à votre dossier faisant état de votre demande de correction.
Délais
En vertu de la Loi, l'information que vous demandez devrait vous être communiquée en tout ou en majeure
partie dans un délai de 30 jours ou moins après réception de la demande. Si une prorogation est nécessaire, vous
en serez avisé dans les 30 premiers jours et on vous donnera la raison pour laquelle une période supplémentaire de
30 jours pourrait être requise.
Si vous désirez obtenir plus de renseignements au sujet d'Info Source, de laLoi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier, tour Est
140, rue O'Connor, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
|
Renseignements généraux |
(613) 957-2400 |
|
Publications |
(613) 995-2855 |
|
Télécopieur |
(613) 996-0518 |
|
ATME |
(613) 957-9090 |
|
Référence générale de la bibliothèque |
(613) 996-5494 |
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Courriel |
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Site Internet |
Si vous désirez obtenir un exemplaire du Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements ou de la publication Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels -Bulletin, veuillez communiquer avec :
Le Centre de distribution du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier, niveau P-1W
300, avenue Laurier Ouest, pièce P-140
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
|
Téléphone |
(613) 995-2855 |
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Télécopieur |
(613) 996-0518 |
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Courriel |
Si vous désirez acheter un exemplaire de Sources de renseignements fédéraux ou de Sources de renseignements sur les employés fédéraux, veillez communiquer avec :
Les Éditions et services de dépôt
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0S5
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Courriel |
|
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Téléphone |
(613) 941-5995 |
|
Téléphone sans frais |
1-800-635-7343 (Canada et É.-U.) |
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Télécopieur |
(613) 954-5779 |
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Télécopieur sans frais |
1-800-565-7757 (Canada et É.-U.) |
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Site Internet |
Les quatre publications d'Info Source sont également disponibles gratuitement sur Internet à l'adresse suivante : www.infosource.gc.ca. Nota : Les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être transmises aux institutions appropriées dont les adresses apparaissent dans les pages suivantes.
Les demandes d'accès à l'information envoyées aux institutions ci-dessous doivent être accompagnées d'un chèque ou d'un mandat fait à l'ordre de l'institution et non à celui du receveur général du Canada :
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Administration canadienne de la sûreté du transport aérien |
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Administration de pilotage de l'Atlantique Canada |
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Administration de pilotage des Laurentides |
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Administration du pont Blue Water |
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Administration portuaire de Montréal |
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Administration portuaire de Port Alberni |
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Administration portuaire de Prince Rupert |
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Administration portuaire de Saint John |
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Administration portuaire de Toronto |
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Administration portuaire de Trois-Rivières |
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Administration portuaire de Vancouver |
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Administration portuaire de Windsor |
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Administration portuaire du fleuve Fraser |
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Administration portuaire du North-Fraser |
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Administration portuaire du Saguenay |
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Banque de développement du Canada |
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Banque du Canada |
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Bureau du directeur général des élections |
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Centre de recherches pour le développement international |
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Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels |
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Commission canadienne des affaires polaires |
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Commission canadienne du tourisme |
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Commission de la capitale nationale |
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Conseil canadien des normes |
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Conseil des arts du Canada |
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Corporation commerciale canadienne |
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Financement agricole Canada |
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La Corporation du pont international de la voie maritime, Ltée |
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La Société des ponts fédéraux limitée |
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Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée |
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Monnaie royale canadienne |
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Office d'examen des répercussions environnementales de la vallée du Mackenzie |
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Office des droits de surface du Yukon |
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Société canadienne d'hypothèques et de logement |
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Société d'assurance-dépôts du Canada |
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Société du Musée canadien des civilisations |
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Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada |
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Lexique |
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Terme |
Définition |
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Autorisation de disposition des documents |
Outil délivré par le bibliothécaire et archiviste du Canada pour guider les institutions fédérales qui désirent disposer de documents qui n'ont plus d'utilité fonctionnelle ou autre. Il existe trois façons de disposer des documents : en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à Bibliothèque etArchives Canada ou en autorisant leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada, c.-à-d. en les transférant à un organisme de service spécial ou à un autre ordre de gouvernement. |
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Autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents (APDD) |
Une APDD est une autorisation de disposition de documents accordée par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions gouvernementales sur une base pluri-institutionnelle dans le cas de documents gérés par toutes les institutions fédérales ou par un grand nombre d'entre elles, et qui permet aux institutions autorisées de disposer de documents sous réserve de certaines modalités. |
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Catégories de renseignements personnels |
Il s'agit de renseignements personnels dont on ne fait pas usage pour des fins administratives ou que l'on ne peut extraire au moyen d'un identificateur personnel. Ainsi, les opinions non sollicitées ou la correspondance générale sont comprises dans ces catégories.
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Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels |
Chaque ministère ou organisme du gouvernement fédéral a un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dont le bureau est doté de personnel qui peut répondre à vos questions et vous aider à préciser les dossiers que vous désirez voir. |
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Couplage des données |
Activité de comparaison des renseignements personnels provenant de sources diverses, notamment de fichiers de renseignements personnels, afin de prendre des décisions au sujet de la personne sur laquelle portent ces renseignements. |
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Cycle de vie de l'information |
Le cycle de vie de l'information comprend toutes les étapes de planification, de cueillette, de création, d'acceptation et de saisie de l'information par une institution; son organisation, sa récupération, son utilisation, son accessibilité, sa dissémination et sa transmission; son entreposage, son entretien et sa protection; ainsi que sa disposition et sa préservation. |
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Dossier de programme |
Description des dossiers et des renseignements produits, recueillis et utilisés par chaque institution fédérale aux fins de l'exécution de son mandat. Les dossiers de programmes contiennent des pointeurs pour repérer les renseignements habituellement détenus dans les systèmes de tenue de dossiers des ministères et organismes fédéraux. Les descriptions des dossiers de programmes déterminent les sujets visés par les fonctions, les programmes et les activités d'une institution. |
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Dossier ordinaire de programme |
Descriptions des dossiers/renseignements produits, recueillis et utilisés par les institutions fédérales, par exemple, en matière de ressources humaines, de sécurité matérielle, etc. Les ministères et organismes fédéraux peuvent déclarer un seul ou tous les dossiers ordinaires de programmes dans leurs chapitres plutôt que d'élaborer des descriptions des dossiers de programme propres à chaque institution. |
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Fichier de renseignements personnels (FRP) |
Les fichiers de renseignements personnels donnent une brève description du type de données portant sur les personnes que détiennent les ministères et organismes fédéraux.
Les fichiers de renseignements personnels doivent contenir des renseignements personnels qui ont été utilisés, qui sont actuellement utilisés ou qui sont prêts à l'être à des fins administratives. |
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Fichiers de renseignements personnels Fichiers centraux |
Les fichiers centraux et les fichiers connexes sont conservés par des organismes centraux tels que la Commission de la fonction publique, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
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Fichiers de renseignements personnels– Fichiers ordinaires |
Il existe un certain nombre de fichiers de renseignements personnels ordinaires (fichiers ordinaires) qui contiennent les renseignements personnels qu'on retrouve dans les dossiers conservés par la plupart des institutions gouvernementales. Les institutions peuvent détenir un grand nombre de ces fichiers ou tous ces fichiers afin de décrire les renseignements personnels contenus dans leurs dossiers. On y retrouve des renseignements sur les demandes au titre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les systèmes de gestion de la correspondance de la direction, etc.
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Fichiers de renseignements personnels – Fichiers ordinaires sur les employés |
Il existe un certain nombre de fichiers de renseignements personnels ordinaires sur les employés (fichiers ordinaires sur les employés) qui contiennent les renseignements personnels qu'on retrouve dans les dossiers conservés par la plupart des institutions gouvernementales au sujet de leurs employés. Les institutions peuvent détenir un ou tous ces fichiers afin de décrire les renseignements personnels contenus dans leurs dossiers. On y retrouve des renseignements sur la rémunération et les avantages sociaux, la formation et le perfectionnement, le rendement, etc.
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Fichiers de renseignements personnels – Fichiers particuliers |
Les fichiers particuliers contiennent des renseignements personnels sur les membres du grand public et sur des employés fédéraux (en poste ou l'ayant déjà été).
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Fichiers de renseignements personnels – Fichiers particuliers sur les employés |
Les fichiers particuliers contiennent des renseignements personnels sur les employés. Ils sont créés par les ministères ou les organismes pour répondre à leurs besoins. Ces FRP figurent au volume complémentaire de la présente publication – Info Source – Source de renseignements sur les employés fédéraux.
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Fin administrative |
Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur la personne concernée. |
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Manuels |
Les directives, instructions, politiques ou procédures dont se servent le personnel d'un ministère ou organisme fédéral pour exécuter ses opérations, ses programmes ou ses activités. |
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Normes de conservation et de disposition |
Calendrier établissant la période pendant laquelle une institution doit conserver ses renseignements et ses dossiers. Ces normes indiquent également la méthode de disposition qui s'applique aux documents institutionnels lorsque ceux-ci n'ont plus d'utilité fonctionnelle, juridique ou autre et les documents auxquels les normes peuvent s'appliquer à des fins de disposition finale. |
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Numéro de fichier ou de FRP |
Numéro d'identification unique attribué par l'institution à chaque fichier de renseignements personnels dans le but de faciliter le jumelage entre le FRP et les dossiers et renseignements conservés dans son système de gestion de l'information. |
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Numéro de dossier de programme |
Numéro d'identification unique attribué à la description de chaque dossier de programme. Ce numéro est attribué par chaque institution en vue de faciliter le repérage des renseignements contenus dans ses dossiers. |
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Salle de lecture |
Tous les ministères et organismes du gouvernement sont tenus, aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, de mettre à la disposition du public une salle de lecture où leurs manuels peuvent être examinés. Une institution peut compter une ou plusieurs salles de lecture. |
Pour voir la liste à jour des coordonnateurs, visitez le lien suivant : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index_f.asp
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Numéro du dossier |
Dossiers de programme ordinaire |
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NDP 901 |
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NDP 902 |
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NDP 903 |
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NDP 904 |
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NDP 905 |
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NDP 906 |
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NDP 907 |
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NDP 908 |
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NDP 909 |
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NDP 910 |
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NDP 911 |
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NDP 912 |
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NDP 913 |
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NDP 914 |
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NDP 915 |
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NDP 916 |
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NDP 917 |
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NDP 918 |
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NDP 919 |
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NDP 920 |
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NDP 921 |
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NDP 922 |
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NDP 923 |
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NDP 924 |
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NDP 925 |
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NDP 926 |
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NDP 927 |
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NDP 928 |
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NDP 929 |
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information |
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NDP 930 |
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels |
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NDP 931 |
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NDP 932 |
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NDP 933 |
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NDP 934 |
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NDP 935 |
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NDP 936 |
Cette partie de l'Introduction décrit les dossiers communs à la plupart des institutions fédérales, notamment les dossiers sur le personnel, les finances, les achats, la gestion de la propriété, la gestion du matériel et les services centraux. Pour avoir accès aux dossiers ordinaires de programmes d'une institution fédérale, il s'agit d'adresser une demande au coordonnateur de l'AIPRP de cette institution à l'adresse indiquée dans les pages précédentes.
Accessoires de bureau
Description : Accessoires de bureau – généralités; machines à calculer; matériel de traitement des
données; appareils de reproduction; matériel de photographie et de reproduction sur microfilm; magnétophones;
machines à écrire.
Numéro du dossier : NDP 911
Accueil
Description : L'accueil consiste en l'organisation d'une réception, d'un repas ou d'une activité de
divertissement pour des invités d'institutions gouvernementales, notamment l'organisation d'activités sociales ou de
cérémonies conformément aux politiques et aux lignes directrices établies. Les dossiers concernant des activités
d'accueil peuvent contenir des renseignements sur les circonstances entourant la fonction, y compris toute activité
nécessitant une autorisation spéciale; le type d'accueil; les coûts; le lieu; le nombre de participants par
catégorie (invités, fonctionnaires); et les approbations par les fonctionnaires s'étant vu déléguer les pouvoirs
appropriés.
Sujets : Les dossiers peuvent contenir des renseignements sur la nature et la portée de la fonction, le type
de fonction, soit dîner, réception, etc., le lieu où se déroule la fonction, soit résidence privée, restaurant,
conférence, les contraintes financières, les fournisseurs de services liés à la fonction, les protocoles associés
à l'activité d'accueil, etc. Les dossiers peuvent aussi contenir des renseignements sur les politiques et les lignes
directrices relatives à l'accueil, les pouvoirs de signer des documents financiers, la publication de l'information
sur l'accueil affichée sur le Web, etc.
Numéro du dossier : NDP 933
Acquisitions
Description : Acquisitions – généralités; contrats; commandes locales; méthodes et
réglementation; réquisitions; accords d'offre permanente.
Numéro du dossier : NDP 912
Administration
Description : Administration générale; accidents en général; accidents de véhicules automobiles;
accords; remerciements; plaintes, demandes de renseignements; associations, clubs, sociétés; vérification, étude,
évaluation; insignes, emblèmes, drapeaux; bilinguisme et biculturalisme; cantines et installations connexes;
campagnes et sollicitations; cérémonies et célébrations; circulaires, directives, décrets, comités;
conférences, réunions, colloques; sociétés, compagnies, entreprises; mesures en cas d'urgence; inventions,
brevets, droits d'auteur; licences et permis; questions parlementaires; plans et programmes; rapports et statistiques;
visites et excursions.
Numéro du dossier : NDP 901
Administration et services de gestion
Description : Administration et services de gestion – généralités; gestion de la correspondance;
services de reproduction; traitement électronique des données; réseaux électroniques; gestion des formulaires;
services d'information; contentieux; bibliothèque; services de messagers et de courrier; services de gestion; gestion
des documents; services de sécurité; télécommunications; services de voyage et de transport; services de
secrétariat, de copistes et de traitement de texte; services de traduction.
Numéro du dossier : NDP 903
Bâtiments
Description : Bâtiments – généralités; acquisition; modifications et réparations; construction;
contrats, dommages; aliénation; incendies et prévention des incendies; entretien.
Numéro du dossier : NDP 906
Bâtiments et propriétés
Description : Bâtiments et propriétés – généralités; locaux; comptabilité et stocks;
planification et besoins; rapports et statistiques.
Numéro du dossier : NDP 905
Budgets
Description : Budgets – généralités; prévisions budgétaires et prévisions budgétaires
supplémentaires; prévisions de programmes.
Numéro du dossier : NDP 917
Classification des postes
Description : Classification – généralités; vérifications; classifications par catégories et par
groupes; postes individuels; normes.
Numéro du dossier : NDP 919
Comptes et comptabilité
Description : Comptes et comptabilité – généralités; comptes de caisse; créditeurs; créances;
avances permanentes.
Numéro du dossier : NDP 915
Coopération et liaison
Description : Coopération et liaison générales ainsi qu'aux niveaux fédéral, international,
provincial, universitaire, collégial et scolaire.
Numéro du dossier : NDP 904
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Comprend du matériel se rapportant au traitement (administration et procédures internes)
des demandes officielles et officieuses présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et/ou de la Loi
sur la protection des renseignements personnels. Ces dossiers peuvent comprendre les demandes présentées par des
particuliers qui veulent accéder à l'information détenue par l'institution en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et/ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes et de
l'information relative à leur traitement, par exemple les logiciels utilisés par l'institution pour administrer les
demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, c'est-à-dire la base ATIP Flow, le
logiciel ATIP Image, le système de coordination des demandes d'accès à l'information (CDAI), etc. Ces dossiers
peuvent comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents
relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des
consultations de la part d'autres institutions ou auprès d'autres institutions; des demandes de conseil de la part de
hauts fonctionnaires de l'institution qui ont des préoccupations au sujet dela protection des renseignements
personnels et/ou de l'accès à l'information, etc.
Sujets : Ces dossiers peuvent comprendre du matériel visant des cas ayant donné lieu à un changement
dans la politique ou les procédures, du matériel relatif à des rapports destinés au Parlement au sujet de
l'administration des Lois; du matériel concernant certaines conférences; de l'information concernant des comités;
des exemplaires de la législation pertinente et des politiques connexes, ainsi que de l'information relative à
l'interprétation et à l'application de ces lois et politiques.
Numéro du dossier : NDP 930
Divulgation proactive
Description : Ces dossiers contiennent des renseignements sur la publication obligatoire sur les sites Web
institutionnels de certains renseignements gouvernementaux.
L'affichage de ces renseignements particuliers sur Internet vise à favoriser la transparence, à permettre au public
d'y avoir facilement accès et à faire en sorte que le gouvernement et les représentants du secteur public rendent
des comptes aux Canadiens en leur fournissant en temps opportun de l'information pertinente. Le but de cette
initiative de divulgation proactive est de garantir que ces renseignements seront présentés de la même façon
partout au gouvernement et qu'on les mettra à jour régulièrement en respectant les échéances et les lignes
directrices établies.
Les institutions fédérales doivent mettre les renseignements visés par la divulgation proactive à jour tous les
trois mois et doivent les afficher sur le Web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période.
Sujets : Ces dossiers comprennent des renseignements sur les outils et les directives fournis par le
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d'autres organismes importants à propos de la divulgation proactive, de
le tenue à jour des sites Web concernant la divulgation proactive, etc.
Numéro du dossier : NDP 935
Emploi et dotation en personnel
Description : Emploi et dotation en personnel – généralités; demandes; employés occasionnels et
employés engagés pour une période déterminée; concours; programmes; recrutement; demandes de personnel; emplois
d'été pour étudiants.
Numéro du dossier : NDP 920
Finances
Description : Finances – généralités; accords et ententes; affectations et virements; indemnités;
banques et opérations bancaires; chèques; réclamations; contrats; monnaie; charges; dépenses; droits; fonds;
avances de fonds renouvelables et de fonds de roulement; subventions; pouvoir de signature; taxes; indemnités et
frais de voyage.
Numéro du dossier : NDP 914
Formation et perfectionnement
Description : Formation et perfectionnement – généralités; présence; contenu des cours; évaluation
des cours; cours individuels; formation linguistique; nominations; plans; calendriers et directives; types de cours.
Numéro du dossier : NDP 927
Hygiène et sécurité professionnelles, bien-être
Description : Hygiène et sécurité professionnelles, bien-être – généralités; orientation;
services de santé; examens médicaux; services d'infirmerie; sports et loisirs; enquêtes.
Numéro du dossier : NDP 922
Langues officielles
Description : Langues officielles – généralités; détermination et désignation des postes
bilingues; programme des exigences linguistiques; recrutement; remplacement.
Numéro du dossier : NDP 923
Lois et législation
Description : Lois et législation générales, ministérielles, fédérales, étrangères,
provinciales.
Numéro du dossier : NDP 902
Matériel et fournitures
Description : Matériel et fournitures – généralités; comptabilité et stocks; catalogues;
vêtements; aliénation et surplus; aliments; formulaires; combustibles et carburants; laboratoire; prêts; entretien
et réparations; listes des prix; papeterie.
Numéro du dossier : NDP 909
Meubles et articles d'ameublement
Description : Meubles et articles d'ameublement – généralités; lits et literie; canapés et divans;
rideaux; classeurs; meubles et articles d'ameublement de maison et de bureaux; décorations murales.
Numéro du dossier : NDP 910
Pensions et assurances
Description : Pensions et assurances – généralités; régimes de pension de retraite; Régime de
pensions du Canada ou Régime des rentes du Québec; accords de réciprocité; régimes fédéraux, provinciaux et
privés d'hospitalisation et d'assurance médicale; Régime de prestations de décès; Assurance-invalidité; Régime
d'assurance-chômage.
Numéro du dossier : NDP 924
Personnel
Description : Personnel – généralités; accidents et blessures; nominations; présences;
distinctions et récompenses; Corps des commissionnaires; postes et niveaux; heures de travail et heures
supplémentaires; congés et jours fériés; promotions et reclassifications; règlements et directives; rapports et
statistiques; retraite et cessation d'emploi.
Numéro du dossier : NDP 918
Planification de la continuité des activités (PCA)
Description : Conformément à la Norme opérationnelle de sécurité – Programme de planification de
la continuité des activités (PCA) de 2004, les institutions doivent mettre en place un programme de PCA. Ce
programme assure la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la
sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du
gouvernement.
Le Programme de PCA va de pair avec la protection civile qui est prescrite par la loi ou la politique du gouvernement
(par exemple les plans d'évacuation des édifices et en cas d'incendie; les plans d'intervention civils). Il appuie
en outre la planification nécessaire au rétablissement des services autres qu'essentiels et des biens et ressources
connexes; les ministères devraient se servir de ce programme pour planifier les mesures à prendre concernant les
services autres qu'essentiels.
Le type d'incidents pouvant déclencher une PCA peut varier. Il peut s'agir d'un incident mineur, comme une panne
d'électricité dans un édifice donné ou d'une panne d'équipement ou de systèmes, ou d'un incident ayant des
répercussions à l'échelle de la province ou du pays. La PCA énonce et coordonne : les efforts du personnel de
l'institution; et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétabliespour garantir que l'institution
peut poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.
Sujets : Les documents relatifs à la planification continue des activités (PCA) peuvent comprendre les
renseignements suivants : plans de reprise; procédures de sauvegarde du réseau ou des données; ressources d'urgence
et de reprise; ententes sur les niveaux de service (y compris les protocoles d'entente conclus avec d'autres
institutions fédérales); fonctions opérationnelles à délai critique; membres des équipes d'intervention
d'urgence ou de reprise; documents essentiels; procédures relatives aux paliers d'intervention; procédures de
notification des équipes d'intervention d'urgence, du personnel de l'institution, du ministre, des organismes
fédéraux, provinciaux et municipaux; procédures d'activation; opérations du Centre de commandement, de contrôle
et d'urgence; délégation et désignation des pouvoirs; procédures détaillées relatives à la reprise et au
rétablissement des opérations; outils logiciels pour établir et tenir à jour la PCA; procédures relatives aux
relations avec les médias; etc.
Numéro du dossier : NDP 928
Réinstallation
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur la réinstallation de
personnes et de leur famille.
Sujets : Comprend des documents concernant les droits et obligations de l'employé, les obligations de
l'employeur, les tiers fournisseurs de services, les demandes de remboursement de frais de réinstallation, etc. Peut
aussi comprendre des renseignements sur des logements à louer, les déplacements vers de nouveaux endroits, la
recherche d'un nouveau logement p. ex. d'une maison et des hôtels/motels; des copies de politiques et de procédures
ministérielles concernant la réinstallation; de l'information sur des entreprises de déménagement et
d'entreposage; etc.
Numéro du dossier : NDP 936
Relations du travail
Description : Relations du travail – généralités; arbitrage; agents de négociation; conventions
collectives et interprétations; disciplines; griefs; exclusion des personnes préposées à la gestion ou à des
fonctions confidentielles; relations avec les syndicats.
Numéro du dossier : NDP 926
Ressources humaines
Description : Ressources humaines – généralités; gestion des carrières; répertoires; évaluation
du rendement; rapports et statistiques; besoins et utilisation.
Numéro du dossier : NDP 921
Sécurité matérielle
Description : Conformément à la Norme sur la sécurité matérielle émise en vertu de la Politique du
gouvernement sur la sécurité, les institutions fédérales ont la responsabilité de la mise en place et du maintien
de mesures appropriées (matérielles, réglementaires et psychologiques) pour prévenir, détecter et réagir aux cas
d'accès non autorisé et autres menaces. À cela s'ajoute l'application et le recours à des dispositifs et des
méthodes de détection pour détecter les tentatives d'accès ou les cas d'accès non autorisé ainsi que des outils
et des procédures servant à déclencher des interventions efficaces et appropriées.
Sujets : Cela comprend les documents liés à la conception de la sécurité matérielle; les
dispositifs de sécurité matérielle, les dispositifs de surveillance, les outils et les procédures d'accès
sécuritaire (laissez-passer, cartes d'identité), les zones à accès restreint; le rangement, le transport et la
transmission de biens et d'information; la destruction de biens et d'information et la protection du personnel et du
public en général.
Numéro du dossier : NDP 931
Services de technologie de l'information
Description : Comprend les dossiers sur l'équipement informatique et les logiciels connexes, tant au
niveau des réseaux d'ordinateurs ministériels que des postes de travail des employés, l'élaboration et l'entretien
des systèmes électroniques, l'aide technique et le soutien au niveau des réseaux, des systèmes de bureaux et des
bases de données. On peut également inclure la documentation sur l'architecture technologique, les normes et
l'infrastructure de l'organisme; les systèmes de courriel électronique et les plate-formes, l'achat de logiciels et
d'ordinateurs, le processus de planification annuelle lié à l'élaboration des systèmes informatiques; et les
procédés stratégiques qui sous-tendent le développement des applications et l'achat des systèmes.
Sujets : Ceci comprend le matériel associé aux systèmes informatiques, aux ordinateurs et/ouaux
logiciels – y compris l'équipement périphérique comme les imprimantes, les assistants numériques personnels
(ANP), les appareils à main sans fil, les manuels ou guides de l'usager, les procédés de gestion du changement, les
cours de formation en TI, les services d'aide au niveau des ordinateurs personnels et de bureau (dépannage),
l'entretien des ordinateurs, etc.
Numéro du dossier : NDP 932
Services publics
Description : Services publics – généralités; climatisation; électricité; eau et égouts;
enlèvement des ordures; gaz et pétrole; chauffage; éclairage; plomberie; ventilation.
Numéro du dossier : NDP 908
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information sont
utilisés pour gérer le cycle de vie complet, allant de la création ou de la collecte jusqu'à l'élimination, des
documents électroniques (courriels, documents de traitement de texte, chiffriers, graphiques, images, etc.) ainsi que
des dossiers non électroniques (copies papier, affiches, photographies, bandes-vidéo, bandes sonores, cartes, etc.).
Les renseignements contenus dans le système automatisé peuvent être soit enregistrés sur un support électronique
(c.-à-d. la saisie ou la création électronique d'un objet par la lecture optique), soit résumés (profil) puis
entrés manuellement dans le système automatisé. La gestion du cycle de vie des documents, des dossiers et de
l'information devrait faciliter l'observation du cadre législatif et stratégique existant du gouvernement fédéral.
Ce type de systèmes automatisés permet généralement de supporter l'intégration de la gestion des dossiers et des
documents ainsi que l'imagerie et la reconnaissance optique de caractères (ROC). Les autres caractéristiques
comprennent, entre autres, la fonction de recherche dans le dépôt central des sources d'information à partir d'un
mot ou une chaîne de mots (recherche dans l'index en texte intégral et extraction) et la production de rapports. Le
système automatisé peut aussi être intégré électroniquement dans le système de suivi de la correspondance de
l'institution que l'on utilise pour suivre de près le courrier d'arrivée afin des'assurer que les réponses
concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de
manière cohérente et sans délai.
Sujets : Les dossiers concernant les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de
l'information peuvent comprendre des renseignements sur les besoins fonctionnels, les devis informatiques de
l'institution, l'initiative des systèmes partagés du Conseil du Trésor, la formation, les procédures d'utilisation
du système, les plans de mise en œuvre, les procédures d'entretien, les stratégies de portabilité, les
mécanismes de soutien technique, etc.
Numéro du dossier : NDP 929
Terrains
Description : Terrains – généralités; acquisitions; concessions; aménagement; aliénation;
clôturage; lutte contre les inondations; aménagement; paysager; aires de stationnement; routes; rues; trottoirs.
Numéro du dossier : NDP 907
Traitements et salaires
Description : Traitements et salaires – généralités; rémunération provisoire; retenues; taux de
rémunération; système de paie; rémunération fondée sur le rendement et rémunération au mérite des
fonctionnaires supérieurs; règlements; rajustements salariaux; indemnité de cessation d'emploi.
Numéro du dossier : NDP 925
Véhicules
Description : Véhicules – généralités; véhicules aériens, terrestres, marins; assurances;
entretien et réparations; normes de fonctionnement; immatriculation et permis.
Numéro du dossier : NDP 913
Vérification
Description : Rapports du Vérificateur général; rapports de vérification interne.
Numéro du dossier : NDP 916
Voyages
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués
par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat de leur institution. Ces dossiers peut aussi
comprendre également des renseignements concernant la divulgation proactive des frais de voyage pertinents
commel'indique le document d'orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil publié par le
Secrétariat du Conseil du Trésor.
Sujets : Comprend des documents concernant les indemnités de voyage ou les taux d'indemnités
quotidiennes, les demandes d'indemnités de voyage, les répertoires d'hôtels, les répertoires de transporteurs
aériens, etc. Peut aussi comprendre des copies de politiques et de procédures institutionnelles touchant les
voyages, notamment les droits et obligations de l'employé, les obligations de l'employeur et des paiements pour des
voyages institutionnels officiels.
Numéro du dossier : NDP 934
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No. Fichier |
Titre de fichiers de renseignements personnels ordinaires |
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POU 901 |
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels |
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POU 902 |
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POU 903 |
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POU 904 |
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information |
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POU 905 |
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POU 906 |
Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail |
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POU 907 |
Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer |
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POU 908 |
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POU 909 |
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POU 910 |
Des descriptions destinées aux fichiers de renseignements personnels ordinaires ont été préparées pour préciser les renseignements personnels que l'on peut trouver dans les types de dossiers communément tenus par les institutions fédérales. Il s'agit de dossiers qui étayent les fonctions administratives, les procédures et les systèmes internes que possèdent toutes les institutions fédérales ou qu'elles se partagent.
Ces fichiers de renseignements portent l'identificateur unique « POU » dans le numéro de fichier que l'on trouve dans le fichier de renseignements personnels
Normes de conservation et de destruction des fichiers de renseignements personnels ordinaires
L'énoncé des normes de conservation et de destruction suivantes s'applique à tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires, à moins d'indication contraire dans un fichier de renseignements personnels spécifique.
Accueil
Description : Ces renseignements sont recueillis pour consigner des données sur les activités liées
à l'accueil et sur les circonstances dans lesquelles ces activités se déroulent. Les renseignements personnels
recueillis peuvent comprendre le nom des fonctionnaires et le titre de leur poste, ainsi que le nom et le titre des
invités du gouvernement (représentants d'autres gouvernements, du secteur privé, etc.). Ils peuvent aussi
comprendre le nom de leur conjoint ou de la personne qui les accompagne et le nom de l'établissement où la fonction
d'accueil a lieu ou encore le nom du traiteur.
Catégorie de personnes : Sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les
personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi
que leurconjoint ou la personne qui les accompagne. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État,
leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré
parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un
ministre d'État à des fins officielles.
But : Des renseignements sur l'accueil sont conservés afin d'assurer l'exécution appropriée des
fonctions d'accueil.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais d'accueil sur les sites Web gouvernementaux favorise
la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun
de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux
exigencesrelatives à la divulgation proactive sont les suivants : description et date de l'activité d'accueil,
participants, lieu et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des
rapports sur les dépenses liées à l'accueil. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de
planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 933 et NDP 935
Numéro de fichier : POU 908
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre
autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes.
Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes
officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des
renseignements sur des consultations effectuées auprès d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la
part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à la confidentialité et à
l'accès à l'information. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse postale, les numéros de
téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement
de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la
demande.
Nota : Les renseignements personnels compris dans les dossiers institutionnels pertinents quant à la
demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont soumis des
demandes officielles de renseignements sous le contrôle de l'institution.
But : L'information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l'accès à
l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes
officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès
d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des
renseignements personnels ainsi que de révisions judiciaires. On combine également ces renseignements (sans
identifier personne) pour rendre compte au Parlement de l'observation de ces lois.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des
rapports sur les activités touchant l'AIPRP à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à d'autres
institutions, p. ex. par l'entremise du SCDAI. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de
recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 930
Numéro de fichier : POU 901
Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Les renseignements personnels figurant dans ce fichier peuvent comprendre des demandes de
renseignements générales, des conseils et des plaintes officielles et officieuses sur des actes fautifs. Les
renseignements personnels peuvent comprendre la date et la nature des actes fautifs allégués, le nom de la personne
présumée avoir commis les actes fautifs et tout autre renseignement pertinent, y compris le nom de la ou des
personne(s) ayantdéclaré les actes fautifs ou touchée(s) par les actes fautifs allégués, les dossiers d'entrevue,
d'enquête et d'analyse se rapportant aux événements ainsi que les rapports sur les décisions prises.
Catégorie de personnes : Les employés relevant de tous les ministères et organismes de la fonction
publique énumérés dans la partie I, de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
Toute personne ayant déclaré des actes fautifs allégués ou sur laquelle l'institution peut recueillir des
renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité et qui peut être touchée par une
enquête sur les actes fautifs allégués.
But : L'information recueillie sert à mener des enquêtes et à régler les plaintes soumises
conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de
travail. Dans le cas des plaintes fondées, les renseignements personnels peuvent servir à déterminer les mesures
correctives qu'il conviendrait de prendre, y compris des mesures administratives, disciplinaires ou juridiques. Les
renseignements servent également à rédiger un rapport annuel qui informe l'administrateur général de
l'institution des statistiques, des enjeux, des défis et des recommandations.
Usages compatibles : L'information peut en outre être utilisée aux fins d'activités de recherche, de
planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921 Numéro de fichier : POU 906
Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à
l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur
l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de
soupçonner qu'un réseau électronique dugouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à
ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique du Conseil du Trésor sur
l'usage des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui
établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse IP, les listes de sites consultés et
des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou
de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués
à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et
la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'organisme et autres particuliers qui font usage des
réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat et le
personnel d'agence. Il peut s'agir également des membres du public, du personnel ministériel et des députés qui
envoient des courriels à l'organisme ou à des personnes précises au sein de l'organisme.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas
soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'État ou encore de tentatives
délibérées par des personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme afin de
nuire au fonctionnement des réseaux électroniques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à
la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des
réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra
être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter
des rapports àla direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de
planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 932
Numéro de fichier : POU 905
Planification de la continuité des activités (PCA)
Description : L'information contenue dans ce fichier comprend des renseignements figurant dans le
programme de planification de la continuité des activités (PCA) de l'institution. Une institution fédérale met sur
pied un programme de PCA pour assurer la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont
essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes
ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement.
Les renseignements personnels figurant dans un plan de continuité des activités peuvent inclure le nom, l'adresse du
domicile, les numéros de téléphone au domicile, du téléavertisseur, du cellulaire des employés et des agents
faisant partie des équipes d'intervention de la PCA de l'institution ainsi que d'autres renseignements semblables à
utiliser en cas d'urgence concernant les ministres, le personnel exonéré et les cadres supérieurs. Y figurent
également les noms et les coordonnées en cas d'urgence (y compris les numéros de téléphone cellulaire et de
téléavertisseur) des fournisseurs de services d'intervention en cas de catastrophe ou de reprise et ceux des autres
fournisseurs de services requis; des représentants fédéraux, provinciaux et municipaux avec lesquels il faudra
peut-être communiquer pour qu'ils puissent aider l'institution dans une situation d'urgence.
Catégorie de personnes : Employés et agents faisant partie des équipes d'intervention de
l'institution; ministres, personnel exonéré et cadres supérieurs; fournisseurs de services d'intervention en cas
d'urgence ou de reprise et autres fournisseurs de services.
But : L'objet de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels contenus dans ce fichier
consiste à garantir que l'institution pourra communiquer avec les personnes compétentes et responsables si les
opérations régulières étaient interrompues.
Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent être communiqués
à d'autres institutions fédérales,aux services policiers et d'incendie ainsi qu'à d'autres organismes
d'intervention en cas d'urgence au fur et à mesure des besoins. Les renseignements non personnels peuvent servir à
préparer des rapports à l'intention de la haute direction au sujet de la mise en œuvre des plans de continuité des
activités de l'institution. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans le cadre d'activités de recherche,
de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 928
Numéro de fichier : POU 903
Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés
à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de
la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du
bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du
fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son
conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux
sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses
déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été
détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais
immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants
et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les
entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de
personnes et de membres deleur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la
réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées
au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la
direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche,
de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 936
Numéro de fichier : POU 910
Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des
caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés
comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des
employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des
laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels
recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et
prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur
l'organisme / l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui
doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ
d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement,
des personnes et des biensprésents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est parfois
effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des événements passés, des
incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer
temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être
utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance
d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent
permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité
comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes
chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui
prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au
personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les
besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 931
Numéro de fichier : POU 907
Système de gestion de la correspondance de la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la
correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres
supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue
peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution
afinde donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements
personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de
télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a
inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations,
d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations
externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance
et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres
supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou
provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou
les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par
conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la
réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des
incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme
agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le
Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des
documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel numéro 929 pour obtenir
davantage de précisions).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 903
Numéro de fichier : POU 902
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les
documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer
ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit
enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés
manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des
renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité.
Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi
que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des
dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé
pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont
ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement
et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire
rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer
électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est
utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques,
les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans
retard indu.
L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec lecoordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 929
Numéro de fichier : POU 904
Voyages
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les voyages liés aux
activités officielles des institutions et sur les dépenses connexes. Les renseignements personnels recueillis
comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au
bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier
personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués,
des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants, ses relevés de dépenses
mensuels et ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les
reçus ont été détruits par inadvertance.
Catégorie de personnes : Employés ou voyageurs (y compris les employés recrutés pour une période
déterminée, employés occasionnels, employés temporaires provenant d'agences, bénévoles, étudiants, consultants,
entrepreneurs et témoins) qui voyagent pour le compte d'une institution, leur conjoint ou conjoint de fait et les
personnes à leur charge. Cela comprend les sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les
personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi
que leur conjoint et les personnes à leur charge. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État,
leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré
parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un
ministre d'État ou les accompagnant à titre d'invités officiels.
But : Ces renseignements sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués
par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat d'une institution. Cela comprend des renseignements
sur les droits et obligations de l'employé, les avances de voyage et les demandes de remboursement connexes.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais de voyage sur les sites Web gouvernementaux favorise
la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun
de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences
relatives à la divulgation proactive sont les suivants : but du voyage; date(s) et destination(s); prix des billets
d'avion et autres frais de déplacement; frais d'hébergement et de repas et faux frais; autres dépenses (toutes les
autres dépenses engagées non comprises dans les champs d'information susmentionnés comme les dépenses liées à
l'acquisition d'un passeport spécial, de visas et de photos connexes, à des appels téléphoniques au bureau ou à
la maison, à la garde de personnes à charge au besoin, etc.); et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des
rapports sur les voyages et les coûts. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification,
d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 934
Numéro de fichier : POU 909
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