Sources de renseignements fédéraux 2005-2006

Introduction

A. Avant-propos

Info Source : Sources de renseignements fédéraux vous aidera à trouver de l'information sur le gouvernement du Canada, son organisation et ses fonds de renseignements. Cette publication vous aidera aussi à déterminer où aller et à qui écrire ou téléphoner pour obtenir des renseignements gouvernementaux. Cette démarche sera probablement la seule que vous aurez à faire pour trouver la source des renseignements dont vous avez besoin.

La présente publication est l'un des quatre outils de référence conçus pour aider les citoyens à exercer leurs droits en vertu de deux lois canadiennes : la

Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les publications d'Info Source aident les fonctionnaires à expliquer et à promouvoir la politique d'accès libre à l'information sur les activités fédérales.

Info Source comprend les publications suivantes :

Info Source : Sources de renseignements fédéraux

• Publication contenant des renseignements sur le gouvernement du Canada, son organisation et ses fonds de renseignements.
• Publication conçue pour aider les citoyens à trouver l'institution à laquelle ils doivent s'adresser pour présenter une demande de renseignements officielle ou non officielle.
• Publication où les personnes qui ne sont pas et qui n'ont jamais été à l'emploi du gouvernement peuvent trouver l'information dont ils ont besoin pour obtenir les renseignements personnels à leur sujet qui sont détenus par une institution gouvernementale, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux

• Publication contenant des renseignements qui aident les fonctionnaires et les anciens fonctionnaires à trouver les renseignements personnels détenus par le gouvernement fédéral.
• Publication conçue pour aider les employés et les anciens employés à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Bulletin

• Publication contenant des données statistiques sur les requêtes présentées chaque année en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des statistiques cumulatives depuis 1983.
• Publication donnant un aperçu des arrêts de la Cour fédérale en matière d'accès à l'information.

Info Source : Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements

• Publication donnant les adresses et numéros de téléphone des ministères et organismes visés par la Loi sur l'accès à l'information et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Publication donnant la liste des autres institutions associées au gouvernement fédéral pour en faciliter l'accès.

Info Source est distribué aux bibliothèques, aux bureaux municipaux et aux bureaux du gouvernement fédéral partout au Canada.

Il est bien comprendre les différences fondamentales entre la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements disponibles en vertu de ces lois et les procédures à suivre pour obtenir ces renseignements diffèrent. Les détails essentiels sont décrits dans les pages qui suivent.

B. Ce que contient Info Source

La présente publication d'Info Source comporte trois éléments principaux :

1) Introduction

L'Introduction comprend :

• Section A – Avant-propos
• Section B – Ce que contient Info Source
• Section C – Pour utiliser Info Source efficacement
• Section D – Un résumé des rôles et responsabilités des institutions fédérales qui sont chargées soit de la production d'Info Source, soit de fournir des données pour les publications d'Info Source.
• Sections E, F et G – Quelques points essentiels de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des indications pour trouver l'information désirée en utilisant Info Source ou pour présenter une demande officielle en vertu de l'une des deux lois.
• Section H – Renseignements sur les façons d'obtenir une copie de toute publication Info Source.
• Section I – Une liste des institutions qui exigent un paiement sous forme de chèque ou de mandat fait à l'ordre de l'institution, et non à celui du receveur général du Canada, pour traiter les demandes d'accès à l'information;
• Section J – Un glossaire des termes utilisés tout au long du document.

2) Dossiers ordinaires de programme et fichiers de renseignements personnels ordinaires Dossiers ordinaires de programme : Certains renseignements sont recueillis et conservés par les institutions fédérales en appui aux fonctions et aux activités communes, telles les ressources humaines, la gestion du matériel et les services ministériels.

On trouve dans la présente publication des descriptions ayant trait à certains dossiers de programmes ordinaires qui ont été élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les institutions peuvent déclarer un ou plusieurs dossiers ordinaires plutôt que d'élaborer des descriptions propres à l'institution.

Fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires : Descriptions normalisées de renseignements personnels qui ont été élaborées par le Conseil du Trésor dans le but de décrire les renseignements personnels qu'on peut trouver dans les dossiers de la plupart des institutions fédérales. Ces descriptions figurent dans la présente publication. Les institutions ont le choix d'inscrire et de déclarer un ou plusieurs fichiers de renseignements personnels ordinaires plutôt que de constituer leurs propres FRP.

3) Chapitres

Un chapitre est consacré à chaque ministère ou organisme du gouvernement fédéral assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou encore, assujetti uniquement à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque chapitre contient les éléments suivants (à noter que les institutions qui ne sont pas assujetties à la Loi sur l'accès à l'information n'ont pas à fournir ces éléments. L'information qu'elles doivent communiquer se limite aux fichiers de renseignements personnels) :

Renseignements généraux sur l'institution :

• Contexte
• Responsabilités
• Législation
• Organisation

Fonds de renseignements :

• Dossiers de programme
• Dossiers de programme ordinaires
• Fichiers de renseignements personnels
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires
• Catégories de renseignements personnels
• Manuels

Renseignements supplémentaires :

• Le nom de l'institution à l'ordre de laquelle tout paiement devrait être fait si l'institution ne détient pas de compte du receveur général du Canada.
• L'adresse d'une source d'information centralisée et des sources d'information régionales, le cas échéant.
• Les adresses des salles de lecture.

C. Pour utiliser Info Source efficacement

Déterminez le chapitre exact
Repérez le chapitre du ministère ou de l'organisme qui, d'après vous, aurait l'information et consultez les dossiers de programme et les fichiers de renseignements personnels.

Si vous êtes dans l'incertitude quant à l'organisme ou ministère fédéral auquel vous devriez vous adresser, communiquez par lettre ou par téléphone avec le bureau de n'importe quel coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Pour les personnes handicapées
Les personnes qui ne sont pas en mesure d'exercer leurs droits en ayant recours aux procédures habituelles peuvent obtenir de l'aide du bureau de l'un des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

D. Rôles et responsabilités

Responsabilités du Conseil du Trésor
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, le Conseil du Trésor est chargé de produire et de distribuer chaque année une publication décrivant les organisations gouvernementales, les responsabilités de programme et les dossiers avec suffisamment de clarté et de précision pour permettre au public d'exercer ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé de produire chaque année un répertoire des renseignements personnels qui permet d'expliquer au public quel traitement le gouvernement accorde aux renseignements personnels et qui aide le public à mieux exercer ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'acquitte de cette tâche en produisant chaque année la publicationInfo Source.

Responsabilités de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
Établi en application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives Canada assume diverses responsabilités liées à la disposition des renseignements produits par les institutions fédérales à l'appui des politiques publiques, de la gestion gouvernementale et de l'exécution des programmes. Ces responsabilités comprennent l'autorisation accordée aux institutions gouvernementales de détruire des documents, et la conservation des documents qui revêtent une importance historique ou d'archive.

Si vous avez des questions au sujet de ces responsabilités, veuillez communiquer avec le Centre de gestion de l'information de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), au (613) 944-IMGI (4644) ou à l'adresse imgi@lac-bac.gc.ca.

Responsabilités de chaque institution
Les institutions gouvernementales doivent fournir chaque année au Secrétariat du Conseil du Trésor des descriptions de leur organisation et de leurs fonds de renseignements. Ces descriptions servent à produire les publications exigées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la

Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque ministère ou organisme est responsable des renseignements qu'il fournit.

Institutions concernées
Les institutions gouvernementales sont tenues de fournir des descriptions de leur organisation et des renseignements qu'elles détiennent au Secrétariat du Conseil du Trésor, chaque année. Ces descriptions servent à la production de publications exigées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque ministère ou organisme est responsable des renseignements qu'il soumet.

Les institutions gouvernementales sont tenues de faire en sorte que les renseignements/dossiers soient gérés selon un cycle de vie déterminé. Il incombe à chaque institution gouvernementale de comprendre et de mettre en application toute législation au sujet de la conservation de l'information et, notamment, ses propres lois à ce sujet. Par conséquent, chaque institution gouvernementale doit définir la période pendant laquelle elle doit garder ses dossiers, y compris les dossiers administratifs communs visés par une APDD. La responsabilité de la décision de détruire un document, une fois que l'autorisation de disposer des documents a été établie et celle de choisir le moment où le document sera détruit incombent à l'institution gouvernementale concernée.

Chaque institution fédérale compte un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Le personnel du bureau du coordonnateur répond aux questions et facilite la recherche des dossiers ou des renseignements demandés.

On peut joindre les coordonnateurs en personne, par téléphone, par courrier électronique, par la poste ou en présentant un formulaire de demande au titre de l'accès à l'information et/ou de la protection des renseignements personnels.

Commissaire à l'information
Le Commissaire à l'information examine toute plainte officielle du public ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information. Si vous désirez formuler une plainte relative au refus de vous donner accès à l'information que vous recherchez, aux frais d'accès exigés, à la longueur du délai de réponse, au manque de services dans la langue officielle de votre choix, à la publication Info Source ou à toute autre question liée à la demande ou l'obtention de renseignements, vous pouvez communiquer avec le :

Bureau du Commissaire à l'information
Place de Ville, tour B
112, rue Kent, 22^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, une personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès à l'information à laquelle elle estime avoir droit peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question.

Commissaire à la protection de la vie privée
Le Commissaire à la protection de la vie privée est un représentant du public qui possède le pouvoir d'examiner les plaintes relatives aux irrégularités touchant la collecte, l'usage, l'entreposage, la divulgation et la façon de disposer des renseignements personnels. Le Commissaire peut également vous aider si vous êtes insatisfait de la réponse obtenue ou du temps qu'il a fallu pour l'obtenir. Lorsque le Commissaire recommande à une institution de donner accès à ses dossiers et que l'institution refuse, on peut faire appel auprès de la Cour fédérale.

Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, toute personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès aux renseignements personnels auxquels elle estime avoir droit, peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question.

Vous pouvez communiquer par écrit ou par téléphone avec le bureau du Commissaire à :

Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée
Place de Ville, tour B
112, rue Kent, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

E. Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes et sociétés présentes au Canada le droit d'accès aux dossiers du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements personnels. La Loi complète plutôt qu'elle ne remplace les autres procédures d'obtention des renseignements gouvernementaux. Elle ne place aucune limite sur les autres méthodes d'accès sur demande auxquelles le grand public peut habituellement avoir recours.

Éventail des renseignements
Vous pouvez avoir accès à des renseignements conservés sous diverses formes, p. ex. des lettres, des notes de service, des rapports, des photographies, des films, des microfilms et des données informatisées. La publication Info Source a été conçue pour vous aider à repérer le ministère ou l'organisme fédéral qui détient l'information que vous recherchez et vous aider à l'obtenir.

Certains renseignements peuvent être exceptés ou exclus en vertu de la Loi : Exceptions : Les cas d'exceptions protègent certains types de renseignements dont la divulgation pourrait être dommageable; p. ex. certains renseignements relatifs à la sécurité nationale, à l'exécution de la Loi ou aux secrets commerciaux relèvent de cette catégorie.

Exclusions : La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux renseignements qui sont déjà disponibles, p. ex. les publications et les ressources des bibliothèques et des musées. Les documents du Cabinet sont également exclus du champ d'application de la Loi.

Nota : La Loi ne peut vous donner accès aux renseignements qui ne sont pas sous le contrôle du gouvernement fédéral — tels que les renseignements détenus par les gouvernements provinciaux ou municipaux, ou par des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux disposent de lois semblables à la Loi sur l'accès à l'information. Veuillez consulter à cette fin les pages bleues de votre annuaire téléphonique local.

F. Loi sur la protection des renseignements personnels

Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les ministères et organismes fédéraux recueillent des renseignements personnels auprès de presque tous les Canadiens. La Loi sur la protection des renseignements personnelsgarantit aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada l'accès à l'information à leur sujet qui est détenue par le gouvernement fédéral. La Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, entreposer et divulguer des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer.

La plupart des renseignements sont disponibles sur demande
Dans la plupart des cas, vous pouvez obtenir vos renseignements personnels sur demande. La présente publication d'Info Source vous aide à déterminer le ministère ou l'organisme qui détient les renseignements et à les obtenir.

Catégories de renseignements personnels détenus
Vous connaissez sans doute déjà la plupart des programmes et des opérations du gouvernement qui font appel à des renseignements personnels, comme l'impôt sur le revenu à l'Agence des douanes et du revenu du Canada, la citoyenneté à Citoyenneté et Immigration Canada et le programme d'assurance-emploi à Développement social Canada.

Certains renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués par le gouvernement fédéral en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple, les renseignements qui concernent une autre personne que le demandeur ou qui traitent de questions délicates liées à la sécurité nationale ou à des enquêtes judiciaires.

Nota : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne permet pas de contrôler ou d'obtenir des documents qui ne sont pas détenus par le gouvernement fédéral, comme ceux qui sont conservés par un gouvernement provincial ou une municipalité, ou encore, par des organisations du secteur privé comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux ont une loi semblable à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en apprendre davantage à ce sujet, vous pouvez consulter la liste des institutions provinciales dans les pages bleues de votre annuaire téléphonique local.

Certains renseignements personnels sont confidentiels
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le gouvernement fédéral est tenu de garder certaines catégories de renseignements personnels sous le sceau de la confidentialité. En général, de tels renseignements ont trait à d'autres personnes, à la sécurité nationale et à l'exécution de la Loi.

Sauvegarde des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels et de la vie privée est un autre élément très important de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi précise quand et comment le gouvernement peut recueillir et entreposer des renseignements personnels et comment il peut en disposer. Elle précise également pour quelles raisons et de quelle façon l'information peut être utilisée ou distribuée, et qui peut l'obtenir et en faire usage.

Divulgation de l'information
Le gouvernement peut divulguer votre information à quelqu'un d'autre que vous seulement avec votre consentement ou lorsque certains critères de la

Loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquent, par exemple, dans le cas d'une citation juridique. De telles divulgations sont discrétionnaires et assujetties à toute autre loi du Parlement.

Fichiers de renseignements personnels
Les fichiers de renseignements personnels donnent un aperçu du type de renseignements sur les personnes qui sont détenus par les ministères et organismes fédéraux. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les fichiers de renseignements personnels doivent contenir tous les renseignements personnels accessibles au moyen du nom d'une personne, d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'une autre caractéristique exclusive à cette personne. Ces fichiers doivent aussi contenir les renseignements personnels qui ont été ou qui sont utilisés, ou encore, qui peuvent servir à des fins administratives.

Veuillez consulter la section J du glossaire pour obtenir les définitions des divers genres de FRP.

G. Comment faire une demande

Loi sur l'accès à l'information
Lorsque vous avez décidé de faire une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous devez suivre certaines procédures simples :

• Consultez Info Source pour trouver le ministère ou organisme approprié.
• Obtenez un Formulaire de demande d'accès à l'information dans les endroits où la publication Info Source est disponible (y compris le site Internet : www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/tbsf-fsct_f.asp).
• Si vous préférez ne pas remplir un formulaire, vous pouvez envoyer une lettre faisant mention de la Loi (voir les détails ci-dessous).
• Joignez les frais de demande (voir les détails ci-dessous).
• Transmettez votre formulaire ou votre lettre au coordonnateur de l'accès
• l'information du ministère ou de l'organisme concerné.

Si vous décidez de faire votre demande par lettre, il importe d'indiquer clairement que vous faites cette demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, et d'inclure ce qui suit :

• le nom du ministère ou de l'organisme fédéral où vous croyez que les renseignements que vous recherchez sont détenus;
• la description (soyez aussi précis que possible) du ou des dossiers que vous désirez consulter;
• le mode de consultation des dossiers qui vous convient le mieux (p. ex. voulez vous recevoir des photocopies des documents originaux ou examiner les originaux au bureau où ils se trouvent?); votre nom et votre adresse (rue, ville ou village, province ou territoire, code postal), numéros(s) de téléphone, et votre signature;
• la date de votre demande; et
• les frais de demande.

Frais et coûts
Des frais de 5 $ (sous réserve de modifications) s'appliquent à chaque demande d'accès à l'information et il peut y avoir des frais supplémentaires. Vous serez avisé au préalable s'il y a des frais supplémentaires et on vous demandera de verser un dépôt.

Les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre du receveur général du Canada à certaines exceptions près. Veuillez consulter la Section I – Institutions qui n'ont pas de compte du receveur général du Canada pour obtenir la liste des institutions qui exigent un paiement sous forme de chèque ou de mandat fait à l'ordre de l'institution, et non à celui du receveur général du Canada, pour traiter les demandes d'accès à l'information.

Délais
Lorsque vous faites une demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, les ministères et organismes du gouvernement doivent en accuser réception dans un délai de 30 jours. Cependant, il peut y avoir des cas spéciaux où il faudra plus de temps pour répondre à votre demande. Si vous êtes d'avis que le temps mis à traiter votre demande est trop long, vouspouvez déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information (voir la Section D – Rôles et responsabilités).

Loi sur la protection des renseignements personnels
Lorsque vous avez décidé de faire une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous devez suivre certaines procédures. N'oubliez pas que vous trouverez plus rapidement ce que vous cherchez si vous savez déjà quel ministère ou organisme détient l'information que vous désirez : Obtenez un Formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels dans les endroits où la publication Info Source est disponible (y compris le site Internet : www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/tbsf-fsct_f.asp).

Remplissez le formulaire et identifiez vous de façon à ce que le gouvernement puisse vérifier qui vous êtes, autrement dit, que c'est bien vous et non quelqu'un d'autre qui veut obtenir votre information. Plus les renseignements que vous fournirez seront précis, le plus promptement vous recevrez une réponse.

Faites parvenir le formulaire au coordonnateur de la protection des renseignements personnels du ministère ou organisme fédéral concerné. Il n'y a pas de frais pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour apporter des changements aux renseignements
Si vous croyez que les renseignements qu'un organisme fédéral détient sur vous sont faux ou trompeurs, vous êtes en droit d'en demander la rectification. Si cet organisme refusait de faire les modifications requises, il serait tenu de porter une note à votre dossier faisant état de votre demande de correction.

Délais
En vertu de la Loi, l'information que vous demandez devrait vous être communiquée en tout ou en majeure partie dans un délai de 30 jours ou moins après réception de la demande. Si une prorogation est nécessaire, vous en serez avisé dans les 30 premiers jours et on vous donnera la raison pour laquelle une période supplémentaire de 30 jours pourrait être requise.

H. Où obtenir Info Source

Si vous désirez obtenir plus de renseignements au sujet d'Info Source, de laLoi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier, tour Est
140, rue O'Connor, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Si vous désirez obtenir un exemplaire du Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements ou de la publication Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels -Bulletin, veuillez communiquer avec :

Le Centre de distribution du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier, niveau P-1W
300, avenue Laurier Ouest, pièce P-140
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Si vous désirez acheter un exemplaire de Sources de renseignements fédéraux ou de Sources de renseignements sur les employés fédéraux, veillez communiquer avec :

Les Éditions et services de dépôt
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0S5

Les quatre publications d'Info Source sont également disponibles gratuitement sur Internet à l'adresse suivante : www.infosource.gc.ca. Nota : Les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être transmises aux institutions appropriées dont les adresses apparaissent dans les pages suivantes.

I. Institutions qui n'ont pas de compte du receveur général

Les demandes d'accès à l'information envoyées aux institutions ci-dessous doivent être accompagnées d'un chèque ou d'un mandat fait à l'ordre de l'institution et non à celui du receveur général du Canada :

J. Termes utiles