Sources de renseignements fédéraux 2005-2006

Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Des descriptions destinées aux fichiers de renseignements personnels ordinaires ont été préparées pour préciser les renseignements personnels que l'on peut trouver dans les types de dossiers communément tenus par les institutions fédérales. Il s'agit de dossiers qui étayent les fonctions administratives, les procédures et les systèmes internes que possèdent toutes les institutions fédérales ou qu'elles se partagent.

Ces fichiers de renseignements portent l'identificateur unique « POU » dans le numéro de fichier que l'on trouve dans le fichier de renseignements personnels

Normes de conservation et de destruction des fichiers de renseignements personnels ordinaires

L'énoncé des normes de conservation et de destruction suivantes s'applique à tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires, à moins d'indication contraire dans un fichier de renseignements personnels spécifique.

• Les dossiers contenant les renseignements personnels décrits dans les fichiers ordinaires peuvent être conservés pendant diverses périodes de temps, selon la décision de chaque entité gouvernementale, à moins d'indication contraire.
• Au minimum, les renseignements personnels utilisés à des fins administratives doivent être gardés pendant au moins deux ans, à moins que l'individu ne consente à leur destruction antérieure. Toute destruction de ces dossiers doit être exécutée en vertu des Autorisations de disposition de documents établies par le bibliothécaire et archiviste du Canada.
  • Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, « fins administratives » s'entend de l'utilisation de renseignements dans le processus décisionnel qui affecte directement un individu.
• Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.

Accueil
Description : Ces renseignements sont recueillis pour consigner des données sur les activités liées à l'accueil et sur les circonstances dans lesquelles ces activités se déroulent. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom des fonctionnaires et le titre de leur poste, ainsi que le nom et le titre des invités du gouvernement (représentants d'autres gouvernements, du secteur privé, etc.). Ils peuvent aussi comprendre le nom de leur conjoint ou de la personne qui les accompagne et le nom de l'établissement où la fonction d'accueil a lieu ou encore le nom du traiteur.
Catégorie de personnes : Sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leurconjoint ou la personne qui les accompagne. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État à des fins officielles.
But : Des renseignements sur l'accueil sont conservés afin d'assurer l'exécution appropriée des fonctions d'accueil.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais d'accueil sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigencesrelatives à la divulgation proactive sont les suivants : description et date de l'activité d'accueil, participants, lieu et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les dépenses liées à l'accueil. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 933 et NDP 935
Numéro de fichier : POU 908

Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels 
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations effectuées auprès d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à la confidentialité et à l'accès à l'information. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Nota : Les renseignements personnels compris dans les dossiers institutionnels pertinents quant à la demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont soumis des demandes officielles de renseignements sous le contrôle de l'institution.
But : L'information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi que de révisions judiciaires. On combine également ces renseignements (sans identifier personne) pour rendre compte au Parlement de l'observation de ces lois.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des rapports sur les activités touchant l'AIPRP à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à d'autres institutions, p. ex. par l'entremise du SCDAI. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 930
Numéro de fichier : POU 901

Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Les renseignements personnels figurant dans ce fichier peuvent comprendre des demandes de renseignements générales, des conseils et des plaintes officielles et officieuses sur des actes fautifs. Les renseignements personnels peuvent comprendre la date et la nature des actes fautifs allégués, le nom de la personne présumée avoir commis les actes fautifs et tout autre renseignement pertinent, y compris le nom de la ou des personne(s) ayantdéclaré les actes fautifs ou touchée(s) par les actes fautifs allégués, les dossiers d'entrevue, d'enquête et d'analyse se rapportant aux événements ainsi que les rapports sur les décisions prises.
Catégorie de personnes : Les employés relevant de tous les ministères et organismes de la fonction publique énumérés dans la partie I, de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Toute personne ayant déclaré des actes fautifs allégués ou sur laquelle l'institution peut recueillir des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité et qui peut être touchée par une enquête sur les actes fautifs allégués.
But : L'information recueillie sert à mener des enquêtes et à régler les plaintes soumises conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail. Dans le cas des plaintes fondées, les renseignements personnels peuvent servir à déterminer les mesures correctives qu'il conviendrait de prendre, y compris des mesures administratives, disciplinaires ou juridiques. Les renseignements servent également à rédiger un rapport annuel qui informe l'administrateur général de l'institution des statistiques, des enjeux, des défis et des recommandations.
Usages compatibles : L'information peut en outre être utilisée aux fins d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921 Numéro de fichier : POU 906

Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de soupçonner qu'un réseau électronique dugouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse IP, les listes de sites consultés et des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'organisme et autres particuliers qui font usage des réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat et le personnel d'agence. Il peut s'agir également des membres du public, du personnel ministériel et des députés qui envoient des courriels à l'organisme ou à des personnes précises au sein de l'organisme.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'État ou encore de tentatives délibérées par des personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme afin de nuire au fonctionnement des réseaux électroniques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter des rapports àla direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 932
Numéro de fichier : POU 905

Planification de la continuité des activités (PCA)
Description : L'information contenue dans ce fichier comprend des renseignements figurant dans le programme de planification de la continuité des activités (PCA) de l'institution. Une institution fédérale met sur pied un programme de PCA pour assurer la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement.
Les renseignements personnels figurant dans un plan de continuité des activités peuvent inclure le nom, l'adresse du domicile, les numéros de téléphone au domicile, du téléavertisseur, du cellulaire des employés et des agents faisant partie des équipes d'intervention de la PCA de l'institution ainsi que d'autres renseignements semblables à utiliser en cas d'urgence concernant les ministres, le personnel exonéré et les cadres supérieurs. Y figurent également les noms et les coordonnées en cas d'urgence (y compris les numéros de téléphone cellulaire et de téléavertisseur) des fournisseurs de services d'intervention en cas de catastrophe ou de reprise et ceux des autres fournisseurs de services requis; des représentants fédéraux, provinciaux et municipaux avec lesquels il faudra peut-être communiquer pour qu'ils puissent aider l'institution dans une situation d'urgence.
Catégorie de personnes : Employés et agents faisant partie des équipes d'intervention de l'institution; ministres, personnel exonéré et cadres supérieurs; fournisseurs de services d'intervention en cas d'urgence ou de reprise et autres fournisseurs de services.
But : L'objet de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels contenus dans ce fichier consiste à garantir que l'institution pourra communiquer avec les personnes compétentes et responsables si les opérations régulières étaient interrompues.
Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent être communiqués à d'autres institutions fédérales,aux services policiers et d'incendie ainsi qu'à d'autres organismes d'intervention en cas d'urgence au fur et à mesure des besoins. Les renseignements non personnels peuvent servir à préparer des rapports à l'intention de la haute direction au sujet de la mise en œuvre des plans de continuité des activités de l'institution. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans le cadre d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 928
Numéro de fichier : POU 903

Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de personnes et de membres deleur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 936
Numéro de fichier : POU 910

Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer 
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur l'organisme / l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement, des personnes et des biensprésents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est parfois effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des événements passés, des incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 931
Numéro de fichier : POU 907

Système de gestion de la correspondance de la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution afinde donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations, d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel numéro 929 pour obtenir davantage de précisions).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 903
Numéro de fichier : POU 902

Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité.
Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans retard indu.
L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec lecoordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 929
Numéro de fichier : POU 904

Voyages
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les voyages liés aux activités officielles des institutions et sur les dépenses connexes. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants, ses relevés de dépenses mensuels et ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance.
Catégorie de personnes : Employés ou voyageurs (y compris les employés recrutés pour une période déterminée, employés occasionnels, employés temporaires provenant d'agences, bénévoles, étudiants, consultants, entrepreneurs et témoins) qui voyagent pour le compte d'une institution, leur conjoint ou conjoint de fait et les personnes à leur charge. Cela comprend les sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leur conjoint et les personnes à leur charge. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État ou les accompagnant à titre d'invités officiels.
But : Ces renseignements sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat d'une institution. Cela comprend des renseignements sur les droits et obligations de l'employé, les avances de voyage et les demandes de remboursement connexes.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais de voyage sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences relatives à la divulgation proactive sont les suivants : but du voyage; date(s) et destination(s); prix des billets d'avion et autres frais de déplacement; frais d'hébergement et de repas et faux frais; autres dépenses (toutes les autres dépenses engagées non comprises dans les champs d'information susmentionnés comme les dépenses liées à l'acquisition d'un passeport spécial, de visas et de photos connexes, à des appels téléphoniques au bureau ou à la maison, à la garde de personnes à charge au besoin, etc.); et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les voyages et les coûts. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 934
Numéro de fichier : POU 909