English | Contactez-nous | Aide | Recherche | Site du Canada | |||||
Quoi de neuf | Liens | Accueil |
|
Sources de renseignements fédéraux 2005-2006
IntroductionA. Avant-proposInfo Source : Sources de renseignements fédéraux vous aidera à trouver de l'information sur le gouvernement du Canada, son organisation et ses fonds de renseignements. Cette publication vous aidera aussi à déterminer où aller et à qui écrire ou téléphoner pour obtenir des renseignements gouvernementaux. Cette démarche sera probablement la seule que vous aurez à faire pour trouver la source des renseignements dont vous avez besoin. La présente publication est l'un des quatre outils de référence conçus pour aider les citoyens à exercer leurs droits en vertu de deux lois canadiennes : la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les publications d'Info Source aident les fonctionnaires à expliquer et à promouvoir la politique d'accès libre à l'information sur les activités fédérales. Info Source comprend les publications suivantes : Info Source : Sources de renseignements fédéraux
Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux
Info Source : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Bulletin
Info Source : Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements
Info Source est distribué aux bibliothèques, aux bureaux municipaux et aux bureaux du gouvernement fédéral partout au Canada. Il est bien comprendre les différences fondamentales entre la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements disponibles en vertu de ces lois et les procédures à suivre pour obtenir ces renseignements diffèrent. Les détails essentiels sont décrits dans les pages qui suivent. B. Ce que contient Info SourceLa présente publication d'Info Source comporte trois éléments principaux : 1) Introduction L'Introduction comprend :
2) Dossiers ordinaires de programme et fichiers de renseignements personnels ordinaires Dossiers ordinaires de programme : Certains renseignements sont recueillis et conservés par les institutions fédérales en appui aux fonctions et aux activités communes, telles les ressources humaines, la gestion du matériel et les services ministériels. On trouve dans la présente publication des descriptions ayant trait à certains dossiers de programmes ordinaires qui ont été élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les institutions peuvent déclarer un ou plusieurs dossiers ordinaires plutôt que d'élaborer des descriptions propres à l'institution. Fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires : Descriptions normalisées de renseignements personnels qui ont été élaborées par le Conseil du Trésor dans le but de décrire les renseignements personnels qu'on peut trouver dans les dossiers de la plupart des institutions fédérales. Ces descriptions figurent dans la présente publication. Les institutions ont le choix d'inscrire et de déclarer un ou plusieurs fichiers de renseignements personnels ordinaires plutôt que de constituer leurs propres FRP. 3) Chapitres Un chapitre est consacré à chaque ministère ou organisme du gouvernement fédéral assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou encore, assujetti uniquement à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque chapitre contient les éléments suivants (à noter que les institutions qui ne sont pas assujetties à la Loi sur l'accès à l'information n'ont pas à fournir ces éléments. L'information qu'elles doivent communiquer se limite aux fichiers de renseignements personnels) : Renseignements généraux sur l'institution :
Fonds de renseignements :
Renseignements supplémentaires :
C. Pour utiliser Info Source efficacementDéterminez le chapitre exact Si vous êtes dans l'incertitude quant à l'organisme ou ministère fédéral auquel vous devriez vous adresser, communiquez par lettre ou par téléphone avec le bureau de n'importe quel coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Pour les personnes handicapées D. Rôles et responsabilitésResponsabilités du Conseil du Trésor Responsabilités de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Si vous avez des questions au sujet de ces responsabilités, veuillez communiquer avec le Centre de gestion de l'information de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), au (613) 944-IMGI (4644) ou à l'adresse imgi@lac-bac.gc.ca. Responsabilités de chaque institution Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque ministère ou organisme est responsable des renseignements qu'il fournit. Institutions concernées Les institutions gouvernementales sont tenues de faire en sorte que les renseignements/dossiers soient gérés selon un cycle de vie déterminé. Il incombe à chaque institution gouvernementale de comprendre et de mettre en application toute législation au sujet de la conservation de l'information et, notamment, ses propres lois à ce sujet. Par conséquent, chaque institution gouvernementale doit définir la période pendant laquelle elle doit garder ses dossiers, y compris les dossiers administratifs communs visés par une APDD. La responsabilité de la décision de détruire un document, une fois que l'autorisation de disposer des documents a été établie et celle de choisir le moment où le document sera détruit incombent à l'institution gouvernementale concernée. Chaque institution fédérale compte un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Le personnel du bureau du coordonnateur répond aux questions et facilite la recherche des dossiers ou des renseignements demandés. On peut joindre les coordonnateurs en personne, par téléphone, par courrier électronique, par la poste ou en présentant un formulaire de demande au titre de l'accès à l'information et/ou de la protection des renseignements personnels. Commissaire à l'information Bureau du Commissaire à l'information
Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, une personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès à l'information à laquelle elle estime avoir droit peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question. Commissaire à la protection de la vie privée Lorsque le Commissaire a terminé son enquête, toute personne qui est d'avis qu'on ne lui a toujours pas accordé l'accès aux renseignements personnels auxquels elle estime avoir droit, peut demander à la Section de première instance de la Cour fédérale d'examiner la question. Vous pouvez communiquer par écrit ou par téléphone avec le bureau du Commissaire à : Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée
E. Loi sur l'accès à l'informationLa Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes et sociétés présentes au Canada le droit d'accès aux dossiers du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements personnels. La Loi complète plutôt qu'elle ne remplace les autres procédures d'obtention des renseignements gouvernementaux. Elle ne place aucune limite sur les autres méthodes d'accès sur demande auxquelles le grand public peut habituellement avoir recours. Éventail des renseignements Certains renseignements peuvent être exceptés ou exclus en vertu de la Loi : Exceptions : Les cas d'exceptions protègent certains types de renseignements dont la divulgation pourrait être dommageable; p. ex. certains renseignements relatifs à la sécurité nationale, à l'exécution de la Loi ou aux secrets commerciaux relèvent de cette catégorie. Exclusions : La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux renseignements qui sont déjà disponibles, p. ex. les publications et les ressources des bibliothèques et des musées. Les documents du Cabinet sont également exclus du champ d'application de la Loi. Nota : La Loi ne peut vous donner accès aux renseignements qui ne sont pas sous le contrôle du gouvernement fédéral — tels que les renseignements détenus par les gouvernements provinciaux ou municipaux, ou par des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux disposent de lois semblables à la Loi sur l'accès à l'information. Veuillez consulter à cette fin les pages bleues de votre annuaire téléphonique local. F. Loi sur la protection des renseignements personnelsDans le cadre de leurs activités quotidiennes, les ministères et organismes fédéraux recueillent des renseignements personnels auprès de presque tous les Canadiens. La Loi sur la protection des renseignements personnelsgarantit aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada l'accès à l'information à leur sujet qui est détenue par le gouvernement fédéral. La Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, entreposer et divulguer des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer. La plupart des renseignements sont disponibles sur demande Catégories de renseignements personnels détenus Certains renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués par le gouvernement fédéral en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple, les renseignements qui concernent une autre personne que le demandeur ou qui traitent de questions délicates liées à la sécurité nationale ou à des enquêtes judiciaires. Nota : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne permet pas de contrôler ou d'obtenir des documents qui ne sont pas détenus par le gouvernement fédéral, comme ceux qui sont conservés par un gouvernement provincial ou une municipalité, ou encore, par des organisations du secteur privé comme les banques commerciales et les bureaux de crédit. La plupart des gouvernements provinciaux ont une loi semblable à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en apprendre davantage à ce sujet, vous pouvez consulter la liste des institutions provinciales dans les pages bleues de votre annuaire téléphonique local. Certains renseignements personnels sont confidentiels Sauvegarde des renseignements personnels Divulgation de l'information Loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquent, par exemple, dans le cas d'une citation juridique. De telles divulgations sont discrétionnaires et assujetties à toute autre loi du Parlement. Fichiers de renseignements personnels Veuillez consulter la section J du glossaire pour obtenir les définitions des divers genres de FRP. G. Comment faire une demandeLoi sur l'accès à l'information
Si vous décidez de faire votre demande par lettre, il importe d'indiquer clairement que vous faites cette demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, et d'inclure ce qui suit :
Frais et coûts Les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre du receveur général du Canada à certaines exceptions près. Veuillez consulter la Section I – Institutions qui n'ont pas de compte du receveur général du Canada pour obtenir la liste des institutions qui exigent un paiement sous forme de chèque ou de mandat fait à l'ordre de l'institution, et non à celui du receveur général du Canada, pour traiter les demandes d'accès à l'information. Délais Loi sur la protection des renseignements personnels Remplissez le formulaire et identifiez vous de façon à ce que le gouvernement puisse vérifier qui vous êtes, autrement dit, que c'est bien vous et non quelqu'un d'autre qui veut obtenir votre information. Plus les renseignements que vous fournirez seront précis, le plus promptement vous recevrez une réponse. Faites parvenir le formulaire au coordonnateur de la protection des renseignements personnels du ministère ou organisme fédéral concerné. Il n'y a pas de frais pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour apporter des changements aux renseignements Délais H. Où obtenir Info SourceSi vous désirez obtenir plus de renseignements au sujet d'Info Source, de laLoi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec : Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Si vous désirez obtenir un exemplaire du Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements ou de la publication Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels -Bulletin, veuillez communiquer avec : Le Centre de distribution du Conseil du Trésor
Si vous désirez acheter un exemplaire de Sources de renseignements fédéraux ou de Sources de renseignements sur les employés fédéraux, veillez communiquer avec : Les Éditions et services de dépôt
Les quatre publications d'Info Source sont également disponibles gratuitement sur Internet à l'adresse suivante : www.infosource.gc.ca. Nota : Les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être transmises aux institutions appropriées dont les adresses apparaissent dans les pages suivantes. I. Institutions qui n'ont pas de compte du receveur généralLes demandes d'accès à l'information envoyées aux institutions ci-dessous doivent être accompagnées d'un chèque ou d'un mandat fait à l'ordre de l'institution et non à celui du receveur général du Canada :
J. Termes utiles
|
Lexique |
|
Terme |
Définition |
Autorisation de disposition des documents |
Outil délivré par le bibliothécaire et archiviste du Canada pour guider les institutions fédérales qui désirent disposer de documents qui n'ont plus d'utilité fonctionnelle ou autre. Il existe trois façons de disposer des documents : en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à Bibliothèque etArchives Canada ou en autorisant leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada, c.-à-d. en les transférant à un organisme de service spécial ou à un autre ordre de gouvernement. |
Autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents (APDD) |
Une APDD est une autorisation de disposition de documents accordée par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions gouvernementales sur une base pluri-institutionnelle dans le cas de documents gérés par toutes les institutions fédérales ou par un grand nombre d'entre elles, et qui permet aux institutions autorisées de disposer de documents sous réserve de certaines modalités. |
Catégories de renseignements personnels |
Il s'agit de renseignements personnels dont on ne fait pas usage pour des fins administratives ou que l'on ne peut extraire au moyen d'un identificateur personnel. Ainsi, les opinions non sollicitées ou la correspondance générale sont comprises dans ces catégories.
|
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels |
Chaque ministère ou organisme du gouvernement fédéral a un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dont le bureau est doté de personnel qui peut répondre à vos questions et vous aider à préciser les dossiers que vous désirez voir. |
Couplage des données |
Activité de comparaison des renseignements personnels provenant de sources diverses, notamment de fichiers de renseignements personnels, afin de prendre des décisions au sujet de la personne sur laquelle portent ces renseignements. |
Cycle de vie de l'information |
Le cycle de vie de l'information comprend toutes les étapes de planification, de cueillette, de création, d'acceptation et de saisie de l'information par une institution; son organisation, sa récupération, son utilisation, son accessibilité, sa dissémination et sa transmission; son entreposage, son entretien et sa protection; ainsi que sa disposition et sa préservation. |
Dossier de programme |
Description des dossiers et des renseignements produits, recueillis et utilisés par chaque institution fédérale aux fins de l'exécution de son mandat. Les dossiers de programmes contiennent des pointeurs pour repérer les renseignements habituellement détenus dans les systèmes de tenue de dossiers des ministères et organismes fédéraux. Les descriptions des dossiers de programmes déterminent les sujets visés par les fonctions, les programmes et les activités d'une institution. |
Dossier ordinaire de programme |
Descriptions des dossiers/renseignements produits, recueillis et utilisés par les institutions fédérales, par exemple, en matière de ressources humaines, de sécurité matérielle, etc. Les ministères et organismes fédéraux peuvent déclarer un seul ou tous les dossiers ordinaires de programmes dans leurs chapitres plutôt que d'élaborer des descriptions des dossiers de programme propres à chaque institution. |
Fichier de renseignements personnels (FRP) |
Les fichiers de renseignements personnels donnent une brève description du type de données portant sur les personnes que détiennent les ministères et organismes fédéraux.
Les fichiers de renseignements personnels doivent contenir des renseignements personnels qui ont été utilisés, qui sont actuellement utilisés ou qui sont prêts à l'être à des fins administratives. |
Fichiers de renseignements personnels Fichiers centraux |
Les fichiers centraux et les fichiers connexes sont conservés par des organismes centraux tels que la Commission de la fonction publique, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
|
Fichiers de renseignements personnels– Fichiers ordinaires |
Il existe un certain nombre de fichiers de renseignements personnels ordinaires (fichiers ordinaires) qui contiennent les renseignements personnels qu'on retrouve dans les dossiers conservés par la plupart des institutions gouvernementales. Les institutions peuvent détenir un grand nombre de ces fichiers ou tous ces fichiers afin de décrire les renseignements personnels contenus dans leurs dossiers. On y retrouve des renseignements sur les demandes au titre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les systèmes de gestion de la correspondance de la direction, etc.
|
Fichiers de renseignements personnels – Fichiers ordinaires sur les employés |
Il existe un certain nombre de fichiers de renseignements personnels ordinaires sur les employés (fichiers ordinaires sur les employés) qui contiennent les renseignements personnels qu'on retrouve dans les dossiers conservés par la plupart des institutions gouvernementales au sujet de leurs employés. Les institutions peuvent détenir un ou tous ces fichiers afin de décrire les renseignements personnels contenus dans leurs dossiers. On y retrouve des renseignements sur la rémunération et les avantages sociaux, la formation et le perfectionnement, le rendement, etc.
|
Fichiers de renseignements personnels – Fichiers particuliers |
Les fichiers particuliers contiennent des renseignements personnels sur les membres du grand public et sur des employés fédéraux (en poste ou l'ayant déjà été).
|
Fichiers de renseignements personnels – Fichiers particuliers sur les employés |
Les fichiers particuliers contiennent des renseignements personnels sur les employés. Ils sont créés par les ministères ou les organismes pour répondre à leurs besoins. Ces FRP figurent au volume complémentaire de la présente publication – Info Source – Source de renseignements sur les employés fédéraux.
|
Fin administrative |
Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur la personne concernée. |
Manuels |
Les directives, instructions, politiques ou procédures dont se servent le personnel d'un ministère ou organisme fédéral pour exécuter ses opérations, ses programmes ou ses activités. |
Normes de conservation et de disposition |
Calendrier établissant la période pendant laquelle une institution doit conserver ses renseignements et ses dossiers. Ces normes indiquent également la méthode de disposition qui s'applique aux documents institutionnels lorsque ceux-ci n'ont plus d'utilité fonctionnelle, juridique ou autre et les documents auxquels les normes peuvent s'appliquer à des fins de disposition finale. |
Numéro de fichier ou de FRP |
Numéro d'identification unique attribué par l'institution à chaque fichier de renseignements personnels dans le but de faciliter le jumelage entre le FRP et les dossiers et renseignements conservés dans son système de gestion de l'information. |
Numéro de dossier de programme |
Numéro d'identification unique attribué à la description de chaque dossier de programme. Ce numéro est attribué par chaque institution en vue de faciliter le repérage des renseignements contenus dans ses dossiers. |
Salle de lecture |
Tous les ministères et organismes du gouvernement sont tenus, aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, de mettre à la disposition du public une salle de lecture où leurs manuels peuvent être examinés. Une institution peut compter une ou plusieurs salles de lecture. |
Page précédente | Table des matières | Page suivante |
|
Haut de la page |
Avis importants |