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Sources de renseignements fédéraux 2005-2006
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Fichiers de renseignements personnels ordinaires
Des descriptions destinées aux fichiers de renseignements personnels ordinaires ont été préparées pour
préciser les renseignements personnels que l'on peut trouver dans les types de dossiers communément tenus par les
institutions fédérales. Il s'agit de dossiers qui étayent les fonctions administratives, les procédures et les
systèmes internes que possèdent toutes les institutions fédérales ou qu'elles se partagent.
Ces fichiers de renseignements portent l'identificateur unique « POU » dans le numéro de fichier que l'on
trouve dans le fichier de renseignements personnels
Normes de conservation et de destruction des fichiers de renseignements personnels ordinaires
L'énoncé des normes de conservation et de destruction suivantes s'applique à tous les fichiers de
renseignements personnels ordinaires, à moins d'indication contraire dans un fichier de renseignements personnels
spécifique.
- Les dossiers contenant les renseignements personnels décrits dans les
fichiers ordinaires peuvent être conservés pendant diverses périodes de temps, selon la décision de chaque entité
gouvernementale, à moins d'indication contraire.
- Au minimum, les renseignements personnels utilisés à des fins
administratives doivent être gardés pendant au moins deux ans, à moins que l'individu ne consente à leur
destruction antérieure. Toute destruction de ces dossiers doit être exécutée en vertu des Autorisations de
disposition de documents établies par le bibliothécaire et archiviste du Canada.
- Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, « fins
administratives » s'entend de l'utilisation de renseignements dans le processus décisionnel qui affecte directement
un individu.
- Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle
différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec
le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
Accueil
Description : Ces renseignements sont recueillis pour consigner des données sur les activités liées
à l'accueil et sur les circonstances dans lesquelles ces activités se déroulent. Les renseignements personnels
recueillis peuvent comprendre le nom des fonctionnaires et le titre de leur poste, ainsi que le nom et le titre des
invités du gouvernement (représentants d'autres gouvernements, du secteur privé, etc.). Ils peuvent aussi
comprendre le nom de leur conjoint ou de la personne qui les accompagne et le nom de l'établissement où la fonction
d'accueil a lieu ou encore le nom du traiteur.
Catégorie de personnes : Sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les
personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi
que leurconjoint ou la personne qui les accompagne. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État,
leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré
parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un
ministre d'État à des fins officielles.
But : Des renseignements sur l'accueil sont conservés afin d'assurer l'exécution appropriée des
fonctions d'accueil.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais d'accueil sur les sites Web gouvernementaux favorise
la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun
de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux
exigencesrelatives à la divulgation proactive sont les suivants : description et date de l'activité d'accueil,
participants, lieu et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des
rapports sur les dépenses liées à l'accueil. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de
planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 933 et NDP 935
Numéro de fichier : POU 908
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre
autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes.
Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes
officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des
renseignements sur des consultations effectuées auprès d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la
part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à la confidentialité et à
l'accès à l'information. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse postale, les numéros de
téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement
de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la
demande.
Nota : Les renseignements personnels compris dans les dossiers institutionnels pertinents quant à la
demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont soumis des
demandes officielles de renseignements sous le contrôle de l'institution.
But : L'information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l'accès à
l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes
officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès
d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des
renseignements personnels ainsi que de révisions judiciaires. On combine également ces renseignements (sans
identifier personne) pour rendre compte au Parlement de l'observation de ces lois.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des
rapports sur les activités touchant l'AIPRP à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à d'autres
institutions, p. ex. par l'entremise du SCDAI. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de
recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 930
Numéro de fichier : POU 901
Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Les renseignements personnels figurant dans ce fichier peuvent comprendre des demandes de
renseignements générales, des conseils et des plaintes officielles et officieuses sur des actes fautifs. Les
renseignements personnels peuvent comprendre la date et la nature des actes fautifs allégués, le nom de la personne
présumée avoir commis les actes fautifs et tout autre renseignement pertinent, y compris le nom de la ou des
personne(s) ayantdéclaré les actes fautifs ou touchée(s) par les actes fautifs allégués, les dossiers d'entrevue,
d'enquête et d'analyse se rapportant aux événements ainsi que les rapports sur les décisions prises.
Catégorie de personnes : Les employés relevant de tous les ministères et organismes de la fonction
publique énumérés dans la partie I, de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
Toute personne ayant déclaré des actes fautifs allégués ou sur laquelle l'institution peut recueillir des
renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité et qui peut être touchée par une
enquête sur les actes fautifs allégués.
But : L'information recueillie sert à mener des enquêtes et à régler les plaintes soumises
conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de
travail. Dans le cas des plaintes fondées, les renseignements personnels peuvent servir à déterminer les mesures
correctives qu'il conviendrait de prendre, y compris des mesures administratives, disciplinaires ou juridiques. Les
renseignements servent également à rédiger un rapport annuel qui informe l'administrateur général de
l'institution des statistiques, des enjeux, des défis et des recommandations.
Usages compatibles : L'information peut en outre être utilisée aux fins d'activités de recherche, de
planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au dossier # : NDP 921 Numéro de fichier : POU 906
Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à
l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur
l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de
soupçonner qu'un réseau électronique dugouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à
ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique du Conseil du Trésor sur
l'usage des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui
établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse IP, les listes de sites consultés et
des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou
de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués
à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et
la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'organisme et autres particuliers qui font usage des
réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat et le
personnel d'agence. Il peut s'agir également des membres du public, du personnel ministériel et des députés qui
envoient des courriels à l'organisme ou à des personnes précises au sein de l'organisme.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas
soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'État ou encore de tentatives
délibérées par des personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme afin de
nuire au fonctionnement des réseaux électroniques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à
la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des
réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra
être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter
des rapports àla direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de
planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 932
Numéro de fichier : POU 905
Planification de la continuité des activités (PCA)
Description : L'information contenue dans ce fichier comprend des renseignements figurant dans le
programme de planification de la continuité des activités (PCA) de l'institution. Une institution fédérale met sur
pied un programme de PCA pour assurer la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont
essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes
ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement.
Les renseignements personnels figurant dans un plan de continuité des activités peuvent inclure le nom, l'adresse du
domicile, les numéros de téléphone au domicile, du téléavertisseur, du cellulaire des employés et des agents
faisant partie des équipes d'intervention de la PCA de l'institution ainsi que d'autres renseignements semblables à
utiliser en cas d'urgence concernant les ministres, le personnel exonéré et les cadres supérieurs. Y figurent
également les noms et les coordonnées en cas d'urgence (y compris les numéros de téléphone cellulaire et de
téléavertisseur) des fournisseurs de services d'intervention en cas de catastrophe ou de reprise et ceux des autres
fournisseurs de services requis; des représentants fédéraux, provinciaux et municipaux avec lesquels il faudra
peut-être communiquer pour qu'ils puissent aider l'institution dans une situation d'urgence.
Catégorie de personnes : Employés et agents faisant partie des équipes d'intervention de
l'institution; ministres, personnel exonéré et cadres supérieurs; fournisseurs de services d'intervention en cas
d'urgence ou de reprise et autres fournisseurs de services.
But : L'objet de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels contenus dans ce fichier
consiste à garantir que l'institution pourra communiquer avec les personnes compétentes et responsables si les
opérations régulières étaient interrompues.
Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent être communiqués
à d'autres institutions fédérales,aux services policiers et d'incendie ainsi qu'à d'autres organismes
d'intervention en cas d'urgence au fur et à mesure des besoins. Les renseignements non personnels peuvent servir à
préparer des rapports à l'intention de la haute direction au sujet de la mise en œuvre des plans de continuité des
activités de l'institution. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans le cadre d'activités de recherche,
de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 928
Numéro de fichier : POU 903
Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés
à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de
la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du
bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du
fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son
conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux
sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses
déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été
détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais
immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants
et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les
entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de
personnes et de membres deleur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la
réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées
au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la
direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche,
de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 936
Numéro de fichier : POU 910
Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des
caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés
comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des
employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des
laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels
recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et
prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur
l'organisme / l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui
doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ
d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement,
des personnes et des biensprésents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est parfois
effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des événements passés, des
incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer
temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être
utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance
d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent
permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité
comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes
chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui
prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au
personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les
besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 931
Numéro de fichier : POU 907
Système de gestion de la correspondance de la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la
correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres
supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue
peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution
afinde donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements
personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de
télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a
inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations,
d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations
externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance
et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres
supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou
provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou
les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par
conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la
réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des
incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme
agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le
Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des
documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel numéro 929 pour obtenir
davantage de précisions).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 903
Numéro de fichier : POU 902
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les
documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer
ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit
enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés
manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des
renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité.
Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi
que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des
dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé
pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont
ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement
et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire
rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer
électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est
utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques,
les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans
retard indu.
L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant
laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez
communiquer avec lecoordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au dossier # : NDP 929
Numéro de fichier : POU 904
Voyages
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les voyages liés aux
activités officielles des institutions et sur les dépenses connexes. Les renseignements personnels recueillis
comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au
bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier
personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués,
des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants, ses relevés de dépenses
mensuels et ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les
reçus ont été détruits par inadvertance.
Catégorie de personnes : Employés ou voyageurs (y compris les employés recrutés pour une période
déterminée, employés occasionnels, employés temporaires provenant d'agences, bénévoles, étudiants, consultants,
entrepreneurs et témoins) qui voyagent pour le compte d'une institution, leur conjoint ou conjoint de fait et les
personnes à leur charge. Cela comprend les sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les
personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi
que leur conjoint et les personnes à leur charge. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État,
leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré
parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un
ministre d'État ou les accompagnant à titre d'invités officiels.
But : Ces renseignements sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués
par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat d'une institution. Cela comprend des renseignements
sur les droits et obligations de l'employé, les avances de voyage et les demandes de remboursement connexes.
La divulgation proactive de renseignements concernant les frais de voyage sur les sites Web gouvernementaux favorise
la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun
de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences
relatives à la divulgation proactive sont les suivants : but du voyage; date(s) et destination(s); prix des billets
d'avion et autres frais de déplacement; frais d'hébergement et de repas et faux frais; autres dépenses (toutes les
autres dépenses engagées non comprises dans les champs d'information susmentionnés comme les dépenses liées à
l'acquisition d'un passeport spécial, de visas et de photos connexes, à des appels téléphoniques au bureau ou à
la maison, à la garde de personnes à charge au besoin, etc.); et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des
rapports sur les voyages et les coûts. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification,
d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une
institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec
le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au dossier # : NDP 934
Numéro de fichier : POU 909
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