CGI au gouvernement du Canada – Fiche de consultation rapide sur les rôles et responsabilités pour les employés - Questions et réponses
Cette ébauche donne une orientation générale et pratique aux employés
sur les rôles et les responsabilités en matière de gestion de l'information
dans le cadre des activités quotidiennes du gouvernement du Canada. C'est
de la fiche de consultation rapide qui donne des réponses aux questions
fréquemment posées ou qui se présent sous la forme d'une liste de
questions et de réponses. La fiche a été préparée par un groupe de
travail interministériel dont les membres proviennent de l'ARC, du MAECI,
du MPO, du MDN, de la BAC, de la GRC, d'ACC et du SCT.Les responsables des
centres décisionnels et des conseillers juridiques du SCT ont également
formulé des observations à ce sujet. Il se peut par contre que les
institutions souhaitent modifier les réponses afin de les adapter à leur
contexte.
1. Le fait de devoir rendre compte de la gestion de l'information
fait-il partie de mon travail?
2. Quelles sont mes responsabilités en matière de gestion de
l'information?
3. Qu'est-ce que la gestion de l'information?
4. Pourquoi devrais-je gérer l'information?
5. Quel type d'information devrais-je gérer?
6. La gestion de l'information va-t-elle représenter une
bonne partie de mon temps?
7. Comme devrais-je m'y prendre pour gérer l'information?
8. Quelle information devrais-je conserver?
9. Pendant combien de temps devrais-je conserver l'information?
10. Quelle information puis-je supprimer?
11. Quelle information devrais-je protéger?
12. Quelles mesures puis-je prendre pour m'aider à
protéger l'information?
13. Quels ressources et services sont à ma disposition pour m'aider
à gérer efficacement l'information?
14. Ou puis-je obtenir d'autres conseils sur la gestion de l'information
au sein du GdC?
Oui, toutes les personnes qui travaillent pour le gouvernement du
Canada (GdC) doivent rendre compte de la gestion de l'information dans le
cadre de leurs fonctions et attributions.
Vous devez gérer l'information afin de répondre aux exigences
opérationnelles et juridiques. Vous devez notamment :
- Documenter vos activités et vos décisions de documents.
- Classer et sauvegarder l'information.
- Protéger l'information de nature délicate.
- Assurer l'accès à l'information comme l'exigent la législation et les
politiques, et conformément à celles-ci.
- Partager les systèmes d'information et réutiliser l'information sous réserve
des exigences de la législation et les politiques.
- Protéger l'information qui présente une valeur historique ou à long terme.
- Protéger et conserver l'information essentielle à la reprise des activités.
- Satisfaire aux exigences en matière de langues officielles et de protection
des renseignements personnels.
Gérer l'information, c'est planifier, recueillir, acquérir,
organiser, sauvegarder, éliminer, protéger et conserver l'information. La
gestion de l'information exige le respect des lois, des politiques et des
procédures :
- Lois et politiques sur la gestion de l'information, comme celles sur la
sécurité de l'information, l'accès à l'information, la protection des
renseignements personnels, les langues officielles, les bibliothèques et
les archives.
- Lois et politiques visant les institutions, qui précisent les exigences en
matière de gestion de l'information comme :
- le type d'information à recueillir et à utiliser, et la façon de le faire;
- la durée de vie d'un programme ou d'un service;
- la durée d'utilisation de l'information pour les besoins opérationnels et
juridiques/ou à titre de preuve.
L'adoption de principes et de pratiques efficaces de gestion de l'information
maintient notre niveau de productivité et de service.
La gestion de l'information dans le cadre de nos activités quotidiennes
présente des avantages importants.
Avantages pour les employés :
- Accès à une information pertinente, fiable et complète, au besoin.
- Amélioration de la recherche documentaire - recherche et suivi plus faciles
et rapides.
- Incitation à partager et à réutiliser l'information, et facilitation à cet
égard.
Avantages pour le GdC :
- Amélioration des activités.
- Protection de l'information qui présente une valeur historique, aux fins
d'utilisation actuelle et future.
- Réduction des coûts de stockage sur support électronique et sur papier,
p. ex. serveurs et classeurs.
- Protection et conservation de l'information essentielle à la reprise des
activités.
- Aide le GdC à satisfaire à ces exigences juridiques.
Avantages pour les Canadiens :
- Conservation de l'information du gouvernement détenue efficacement comme bien
public pour le compte des Canadiens.
- Sauvegarde et protection des renseignements personnels et des renseignements
de nature délicate grâce au contrôle exercé par le gouvernement sur l'accès et
la divulgation non autorisés.
- Prestation rentable, efficace et responsable des services au public.
Vous devriez gérer toute l'information créée ou reçue dans le cadre
de l'exercice de vos fonctions aux fins de l'exécution des programmes, de
la prestation des services et de toute autre activité du GdC.
Vous gérez déjà de l'information tous les jours.
- En utilisant de bonnes pratiques de gestion de l'information, vous gagnerez
du temps et améliorerez votre productivité Exemple : En utilisant de
bonnes pratiques de gestion de l'information pour votre courriel, l'information
que vous produisez ou recevez sera stockée et récupérée rapidement.
Appliquez les principes de base d'une gestion efficace de l'information :
- Évitez le double emploi dans la collecte de l'information.
- Partagez et réutilisez l'information et les systèmes d'information, sous
réserve des restrictions juridiques.
- L'information doit être complète, exacte, à jour, pertinente et
compréhensible.
- Favorisez l'accès à l'information sous réserve des exigences de la politique
et des lois.
- Empêchez l'accès illégal à l'information.
- Protégez l'information contre les pertes et les dommages.
- Conservez l'information qui présente une valeur historique.
- Renseignez-vous auprès des conseillers/spécialistes en gestion de
l'information de votre institution, par exemple, sur la bibliothèque, les
formulaires, la gestion des dossiers, l'AIPRP, le courrier, la correspondance
de la direction ou les services de communication, etc.
Toutes les personnes qui travaillent pour le GdC doivent conserver l'information
enregistrée pour surveiller, faciliter ou justifier l'exécution des
programmes, la prestation des services et toute autre activité du GC,
si elle est requise pour :
- la prise de décisions, les activités de programmes et la prestation des
services;
- des mesures financières ou administratives pour reconstituer l'évolution des
décisions prises en matière de politique et de programme;
- présentent une valeur historique ou une importance pour la recherche;
- la vérification;
- des preuves ou à des fins juridiques;
- des fins stratégiques.
Les institutions doivent conserver l'information (sur support
électronique ou papier) conformément aux exigences de la législation
et les politiques, et en fonction des besoins opérationnels.
- La durée de conservation de l'information peut varier d'une journée à
30 ans, voire plus longtemps.
- Il se pourrait que l'information qui présente une valeur historique/culturelle
doive être transmise à la Bibliothèque du Canada et aux Archives du Canada.
- Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau de la
gestion de l'information de votre institution.
Les employés peuvent supprimer l'information qui n'est pas liée aux
activités, à l'exécution des programmes et à la prestation des services
du GdC, par exemple l'information non liée aux activités administratives,
aux transactions et aux processus décisionnels. Exemples :
- Les messages informels comme les invitations à un déjeuner.
- Les documents de travail qui ne sont pas mis en circulation officiellement
par leurs auteurs.
- Les ébauches commentées, lorsque les commentaires sont intégrés à une
version ultérieure du texte et ne constituent pas un élément justificatif des
décisions concernant l'évolution du document final.
- Les exemplaires d'un document fourni à titre de référence/d'information ou
pour des raisons de commodité uniquement.
- L'information hors contexte ou incohérente en raison de sa structure ou de
l'absence de structure.
Note :
- Les exigences liées à la conservation et à l'élimination de l'information
opérationnelle varient; veuillez consulter votre bureau de gestion de
l'information à cet égard.
- L'information portant sur un sujet visé par une demande d'AIPRP ne peut être
modifiée ni supprimée avant que l'on ait répondu à la demande en bonne et due
forme.
Toute l'information dont le GdC a la garde.
À noter :
- Respecter et protéger la vie privée des particuliers, c'est-à-dire les
renseignements personnels les concernant détenus par le GdC.
- Respecter et protéger la nature confidentielle de l'information du
gouvernement et du secteur privé.
- Protéger l'information à l'aide de mesures correspondant aux préjudices qui
pourraient être portés à l'intérêt national, à un particulier ou à une
entreprise, au cas où l'information serait compromise.
- Conserver les éléments d'information dans un tiroir ou un classeur pendant la
nuit ou des périodes d'absence prolongées.
- Veillez à ne pas laisser l'information protégée ou classifiée dans des
corbeilles à papier, des boîtes de recyclage, des tiroirs/classeurs non
verrouillés ou encore sur un bureau.
- Attribuer la désignation de sécurité pertinente à l'information : non
classifiée, désignée ou classifiée.
- Conserver sur une étagère ouverte de l'information classifiée, jusqu'au
niveau Secret, seulement si la pièce est conforme aux exigences de la GRC pour
les pièces protégées de « type B ».
- Éviter d'utiliser des renseignements de nature délicate dans les champs/lignes
de mention objet consultables.
- S'assurer que l'information n'est transmise qu'aux personnes qui sont
autorisées à y accéder. Cette consigne s'appuie sur le principe du
« besoin de savoir » selon lequel une autorisation de sécurité ne
donne pas le droit de voir toute l'information.
- Préserver l'intégrité de toute l'information consignée en s'assurant qu'elle
est sauvegardée de manière à en protéger la forme et l'état.
Bureaux de gestion de l'information (Dossiers, bibliothèque,
formulaires, courrier et services d'AIPRP) : Questions sur l'organisation
de l'information, la durée de conservation de l'information, l'information
qui peut être supprimée et/ou détruite. Formation sur le système de
gestion des dossiers, des documents et de l'information. Quoi faire avec l'information
non versée dans le système de gestion des dossiers, des documents et de l'information
(sur support papier ou électronique) au moment du départ du ministère?
Bureau de la sécurité : Questions sur la classification de
sécurité et l'information à clé publique (ICP).
Bureau des langues officielles : Exigences linguistiques
concernant la distribution de l'information au sein de l'organisation et
à l'extérieur.
Bureau des communications/relations publiques/affaires publiques : Comment
communiquer avec le public et accuser réception des lettres provenant du
public?
Administrateur du système/service de dépannage : Problèmes
concernant les logiciels pour les systèmes électroniques de gestion de l'information.
Bureau(x) de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels : Conseils sur les demandes d'accès à l'information.
Services juridiques : Conseils sur les questions juridiques -
interprétations.
|
