Forum de participation - Transcription HTML

DATE: le 27 janvier 2006

ENDROIT: Centre des congrès, Ottawa 

Forum de participation

Hélène Valin : J'aimerais maintenant inviter Chris à nous guider dans la prochaine partie de ce cheminement. Il a 23 ans d'expérience à différents gouvernements comme le gouvernement de – le ministère, plutôt, de la Défense nationale et celui des Transports. Il a occupé différents postes, y compris ceux de directeur des opérations et des services de réseau. Il est, en ce moment, directeur général, Services technologie et information à la Direction du dirigeant principal de l'information. Il est responsable de tous les services des hauts ministères. Il est membre également du Comité de gestion de l'information de cadres supérieurs du gouvernement. Il y a été co-champion d'une initiative aussi, où il a pu exercer son leadership et montrer sa passion pour les questions de GI. Je suis heureuse que Chris ait pu venir nous parler cet après-midi, et je lui souhaite la bienvenue au nom de tous. 

Chris Molinski : Merci beaucoup. Je suis très heureux d'être ici. Lorsque le Conseil du Trésor m'a téléphoné pour me parler de ceci, qu'on a parlé de participation, du nombre d'invités, je me suis dit oh là là. Au début, je pensais que c'était la journée de fun, s'amuser, et non « fund ». Il y a beaucoup de choses qu'on pourrait faire. Bon, je sais qu'il est tard, que c'est difficile de rester assis aussi longtemps, mais j'apprécie votre patience parce qu'il y a une chose que j'aime beaucoup, à laquelle que j'accorde une grande valeur. Ce sont les idées des gens du milieu de la GI. 

Je pense que, parfois, nous avons tendance, dans mon bureau à ne pas être en contacte avec la réalité. J'aimerais commencer par dire que, dans le milieu de la gestion de l'information, nous avons des postes assurés à vie. Tous les travailleurs des pays dont on a parlé au cours des 20 dernières années, eh bien c'est le temps de passer du côté de l'ombre.

C'est intéressant… J'ai commencé ma carrière en 78 au Centre des données de la Défense nationale, au DA-PRO. Est-ce que vous connaissez cette classification, DA-PRO? C'était processeur de données, traiteur de données. C'est semblable à ce que fait un administrateur, mais s'il y avait une grande séance en 78, nous traitions des données. Maintenant, nous gérons des infrastructures. 

Les technologies d'informations sont très importantes, mais il s'agit d'un facteur (inaudible)… pour les produits que nous devons fournir. J'ai passé le gros de ma carrière dans la technologie de l'information. Je suis au gouvernement depuis 27 ans, donc j'ai pas mal tout vu, du réseau principal au réseau distribué. J'ai pas mal tout vu, et il y a une chose avec laquelle nous avons perdu contact et nous n'aurions pas dû. Ce sont les aspects de l'information sur nos produits et sur notre prestation de services. 

Lorsque je suis arrivé à Transports Canada, je me suis demandé si c'était difficile, la gestion d'information. J'ai suivi la TI. C'est difficile. Ça ne peut pas être plus difficile. À l'époque, j'ai participé à un comité qui s'appelait ÉSO, Comité consultatif sur la gestion de l'information. C'est venu avant le Conseil des dirigeants principaux de l'information. Et pendant deux ans, j'ai pas entendu une seule fois discuter de gestion de l'information. On a parlé continuellement du prochain système d'exploitation de Microsoft, de protocoles d'Internet. Quand j'y repense, tout le monde était plongé là-dedans. Il y avait des questions difficiles à aborder, mais on n'aurait pas dû les régler sans tenir compte du contexte de la GI. 

Ce que nous avons fait, c'est que nous avons laissé tomber nos clients finalement, et c'est pourquoi eux, ils ont pris contrôle de certaines choses que nous aurions dû faire. C'est pas une mauvaise chose, du côté de la gestion de l'information, parce que c'est la responsabilité de tout le monde, mais du côté du TI, il n'y avait pas d'interopérabilité. 

Un autre point intéressant de ma carrière a été la première réunion de la gestion de la direction chez Transports Canada. Il y avait un comité formé de six sous-ministres d'Ottawa et tous les directeurs généraux, donc environ 12 cadres supérieurs dans une pièce. Et j'ai parlé des 10 principes de la gestion de l'information. Le premier était que l'information doit être fournie à ceux qui ont l'autorité, le cote de sécurité leur permettant de l'avoir. Je me suis dit que ça ne peut pas être difficile. Eh bien ils ont argumenté là-dessus pendant trois heures. Trois heures, on n'a même pas parlé des neuf autres points. 

Je suis rentré à mon bureau au 20e étage de la tour C. et je me suis dit que peut-être que je devrais me jeter du haut de la fenêtre. Dans quoi m'étais-je embarqué? Eh bien, cela m'a prouvé une chose. Nous n'avions pas fait la preuve de la gestion de l'information. 

Les gestionnaires en information subissent beaucoup de stress. Beaucoup de parties intéressées se manifestent donc – bon, en fait les gestionnaires en général, c'est-à-dire, sont très occupés. Je suis un grand fan de Dilbert. Dans une certaine bande dessinée, on le voit qui travaille dans un bureau rempli de dossiers. Il y a un client qui arrive et qui donne au collègue de Dilbert un grand dossier au bureau des dossiers, volumineux. Le client s'en va et le collègue de Dilbert lance le dossier sur une grande pile de papier. Dilbert se dit « Je ne m'étais pas rendu compte que travailler dans un bureau de dossiers, c'était aussi facile ». 

En fait, c'est ce qu'on a fait. Le client nous le donne à nous, praticiens de la gestion de l'information, et s'attend à ce que nous fassions une gestion quelconque. Bien souvent, on ne nous a pas fourni les outils et les processus pour le faire. Voilà les difficultés que nous avons connues.

Je parlais à Bob Provick de la Bibliothèque et des Archives Canada. Il est au gouvernement depuis 1978. Nous avons eu une journée de planification ANC cette semaine. Nous voulions quelque chose de tactique et pratique pour l'avenir. J'étais très déçu mardi, parce que l'une des premières priorités a été de définir la gestion de l'information. J'en parlais à Bob et je dis – et lui, il me dit que nous tentons de la définir depuis 1978. Tout le monde a une définition différente et on s'attarde à la définition, et on commence pas le travail, souvent. Est-ce que nous avons toutes les réponses? Non. Est-ce que nous avons toutes les ressources pour tout faire? Pas du tout. Mais est-ce que nous pouvons progresser, travailler avec nos clients, travailler entre gouvernements pour commencer à mettre en place les bons outils, processus, et lignes directrices? Est-ce que nous pouvons commencer à montrer la valeur de la gestion de l'information? Il y a la formation du côté certification pour le praticien et côté sensibilisation pour le gestionnaire. C'est une étape importante parce qu'il faut que les gens se rendent compte que la gestion de l'information, ça concerne tout le monde et que tous ont un rôle à jouer. Il est normal de créer des attentes, et de ne pas créer des attentes trop élevées. 

Lorsque j'écoutais l'élaboration de politiques du Centre d'information, lorsqu'on écrit des définitions, bon, beaucoup de gens trouvent ça très ennuyant, s'endorment. Comme j'ai dit mardi, il faut arrêter de planifier et de faire quelque chose. Je ne veux pas dire qu'il ne faut pas planifier ou avoir une vision. Non. Il faut un cadre, mais si on n'avance pas, si on ne vise pas les traits les plus accessibles, eh bien nous nous retrouverons dans la même situation l'an prochain et l'année suivante et l'année suivante. C'est comme rouler une pierre dans le haut de la montagne. C'est très difficile de le faire seul, mais en équipe nous pouvons commencer l'ascension. 

Est-ce que j'ai une solution magique? Pas du tout! Mais est-ce que nous pouvons progresser? Certainement! Vous n 'avez qu'à voir les projets d'aujourd'hui qui font partie du fonds. Il y a d'excellents projets qu'on a vus aujourd'hui. Il y a beaucoup de gens qui sont passionnés pour leur travail en gestion de l'information. Il pourrait y avoir synergie, intégration. 

Il y a eu un exercice très utile, mais peut-être qu'il aurait fallu le faire dans le cadre de la politique de SGI. On aurait peut-être – ou de GIG plutôt. On aurait peut-être dû le faire à l'échelle gouvernementale, plutôt que de travailler chacun pour ce qu'on pense qui est important. C'est pas une mauvaise chose. C'est bon d'avoir recours à l'ingéniosité de tous, mais il faut une perspective pangouvernemental. La Politique sur la GIG est un point de départ. Il faut aussi qu'il y ait conformité. Mais ce qui est aussi important, et sans doute d'avantage, c'est la valeur pour nos clients. On ne peut pas forcer les gens à suivre une politique. Il faut les faire participer, leur montrer les résultats, et en faire une partie de la culture. 

Vous avez entendu parler de projets qui ont très bien fonctionné et d'autres qui ont moins bien fonctionné. Moi, je crois fermement qu'on apprend autant des projets qui n'ont pas bien fonctionné. 

Il faut qu'au bout du compte il y ait une raison de continuer. Ce n'est pas parce qu'une personne pense que c'est une bonne idée ou qu'il y a des fonds, qu'il vaille la peine de procéder. Non, il faut montrer une valeur à court terme. Il faut gagner l'appui des clients. On parlait de données d'entreprise. Pourquoi ne pas adopter une approche simple des termes convaincants? Le service à la clientèle nous a montré des choses. Il faut aller sur le terrain et commencer à travailler bien. On ne peut pas être parfait. 

Donc, il faut y aller. Ce sera mieux que ce qu'on fait aujourd'hui, bien souvent. Je ne veux pas vous demander de vous lever et de chanter la Macarena ou de danser, mais c'est une séance interactive, alors je pensais qu'on pourrait peut-être avoir des bals de lutte entre les différents groupes. Mais les ministères d'exploitation gagneraient certainement. Les agences des organismes centraux font un excellent travail pour nous comparer à ce qu'on faisait auparavant. Ils essaient vraiment de nous faire progresser. Regardez le Fonds sur la GIG, les journées de gestion d'information. Donc, je dois reconnaître le travail du Conseil du Trésor et de Bibliothèque et Archives Canada. 

Je trouve toujours intéressant de voir comment certaines choses fonctionnent. Est-ce que vous connaissez la norme de gestion Nex (phonétique). On a envoyé une lettre à tous les sous-ministres pour faire une analyse et on a renvoyé ça pour montrer, en 
18 ou 24 mois, comment ça serait mis en œuvre. La Politique sur la GIG entre en œuvre de 18 à 24 mois. Où en sommes-nous sur les priorités, les plans nationaux et les conséquences? Aussi pour les priorités du CRG. Bon, alors on dit « mettez-le dans les priorités du sous-ministre ». Bien oui, mais son cahier alors serait 400 pages de long, ils ont tellement de choses à faire.

Bon, je voulais transmettre quelques messages. Nous avons fait beaucoup de progrès. Depuis cette réunion dont je vous ai parlé chez Transports Canada, la gestion de l'information a pris beaucoup d'importance. On l'entend partout. On l'identifie dans le CRG. Il y a les principaux dirigeants de l'information qui poussent. On voit des cadres supérieurs qui ont commencé à comprendre l'importance de la gestion de l'information, pas du point de vue de la conformité, mais pour la façon de les aider à faire leur travail. Et, en grande partie, c'est grâce aux personnes dans cette salle, grâce aux praticiens en gestion de l'information qui, tous les jours, font un travail comme ils pensent qu'ils doivent le faire, parfois malgré la culture ou les politiques. 

Combien de responsables, de dirigeants de la mise en œuvre ministériels de la GIG y a-t-il? Tous les ministères ont un cadre supérieur qui est responsable de la mise en œuvre de la GIG. Alors, qu'est-ce que ça nous indique concernant le leadership dans l'environnement de la gestion de l'information? Bon, mais ça n'a pas besoin d'être négatif. Ce que ça signifie, pour vous dans cette salle, c'est d'utiliser cela comme catalyseur. Si on vous identifie pour faire quelque chose en quoi vous ne croyez pas, vous ne le ferez pas. Alors, il faut parler aux responsables, aux principaux responsables ministériels. Et, si la personne n'est pas la bonne, peut-être qu'il faut faire changer cette personne pour que ça soit une personne plus enthousiaste qui reprenne le dossier.

Trois questions aujourd'hui. Je vais lire les trois questions, et ensuite, on peut peut-être – vous pouvez peut-être en discuter à vos tables. Ce sont des questions assez simples, mais je veux vraiment avoir vos idées. 

Concernant le plan… d'abord, de quoi sommes-nous fiers dans ce que nous faisons en GI aujourd'hui? Deuxièmement, question des principaux défis, régler les principaux obstacles. Et vous croyiez que j'allais parler de ressources dans un premier temps. Oui, nous savons que les ressources représentent un problème, mais lorsqu'on veut on peut. Il y a parfois des approches pragmatiques. Bon. Mais troisièmement, quelles sont des étapes concrètes que vous, à titre de praticiens et de leaders de GI, dans vos ministères, vous pouvez mettre en place de façon collective pour nous aider à avancer dans ce domaine? 

Hélène Valin : Alors voilà le défi qui vous est lancé et on vous donne, dans ce dialogue l'occasion de dire à Chris ce que vous voulez qu'il dise aux leaders du milieu. Alors, nous retournons aux conversations aux tables. Attaquez les trois questions parce que vous allez être peut-être pencher envers une question plus qu'une autre. Alors qu'est-ce qui fonctionne? Quelles sont les difficultés? Mais, étant donné ce qui fonctionne et ce qui est difficile, que voulez-vous qu'on fasse pour pouvoir progresser? Alors, prenez sept ou huit minutes. Ensuite, j'aimerais voir au moins six personnes aux différents microphones, sinon plus. Alors, allez-y et, si vous ne faites pas le travail, vous allez devoir danser la Macarena. Alors, à vous pour un petit moment. 

Bon maintenant, Chris veut entendre. Vous voulez entendre quels sont les messages que vous voulez qu'on transmette après cette conférence. Chris a quelque chose à ajouter. Ensuite, vous devez vous rendre aux micros. Pas besoin d'avoir un énoncé parfait à dire, mais c'est une occasion importante pour vous de participer à une coopération au-delà des frontières pour voir quelles sont les idées, quelles sont les préoccupations. 

Chris Molinski : Deux autres pistes de réflexion. Je crois qu'il y a un premier prix, un lunch avec Jim Alexander. Alors d'abord, il y aura des notes de compte rendu. Cette personne qui aura la chance de gagner ce lunch. Et, je n'étais pas ici pour le lunch, mais si je comprends bien, mon collègue Nik Florakas a dit de très belles choses de moi. Alors merci, Nik. 

Hélène Valin : Alors, la journée a été longue mais allez-y. Levez-vous. Allez aux micros. Nous voulons vous entendre. Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit, qui a été bien fait dans le milieu ou quels sont les problèmes à régler? Ou quelles sont les mesures importantes pour l'avenir selon vous? Micro deux. 

Question : Bon. Bien nous n'avons dépassé la question numéro un. Alors, de quoi sommes-nous le plus fiers? Et dans nos commentaires on a dit qu'un ministère a une très bonne solution de gouvernance avec des rôles et responsabilités. Quelqu'un d'autre était très fier de leur plan axé sur les fonctions qu'ils utilisent, et sont fiers également de la mise en œuvre qu'ils feront l'an prochain des dossiers électroniques, avant l'outil (inaudible)… parce qu'ils veulent procéder avant. Quelque chose d'autre que j'aime bien, on n'est pas du tout d'accord pour la façon de procéder. En d'autres termes, les gens réfléchissent, et ça signifie qu'on tire sur la corde. Autre chose, les directeurs communiquent avec les gens de la GI parce qu'ils n'ont pas un appui en GI, et ils le demandent. Les directeurs disent aux gens de GI « nous voulons votre appui direct ». 

Quelqu'un d'autre était fier d'un autre ministère où on avait une très, très bonne chose sur, notamment, une nouvelle banque de données sur les leçons électroniques tirées. Et le dernier point de fierté pour une initiative en particulier dans un ministère qui a un modèle fédéré, les gens de la direction de la GI demandent aux gens des services ministériels de reprendre cette fonction. On commence à penser aux besoins ministériels plutôt qu'à ceux dont eux ont besoin dans notre type d'environnement bien spécialisé. (Applaudissements.) 

Hélène Valin : Alors beaucoup de pistes de matière à réflexion. La recherche sur le leadership montre que les leaders qui réussissent le mieux sont conscients de leurs forces et s'en servent pour progresser. S'il y a de grandes lacunes, il faut en tenir compte, mais il faut tabler sur les réussites. C'est bien. Voyons d'autres exemples. Micro trois. 

Question : C'est Sabina encore. Alors, c'était un beau résumé des événements d'aujourd'hui, des progrès jusqu'à présent. Je termine ma troisième année à la fonction publique. J'ai réussi -- j'ai appris à diminuer mes attentes, mais au cours de ces trois dernières années. je dois dire que j'ai pu être témoin de progrès qui ont été accomplis. Je pense qu'il y a eu beaucoup de progrès du côté de la gestion de l'information. 

Alors, j'aimerais maintenant passer à la question deux, concernant les difficultés et les défis à relever. Je suis de l'Ouest. Je suis à l'administration centrale. Alors, j'ai tendance, lorsque je viens au centre, à exprimer haut et fort mon opinion. J'aime rappeler aux gens les risques qui existent liés aux disparités géographiques et la question de différents profils ministériels. Il faut en tenir compte lorsqu'on est là-bas, toutes ces belles choses qu'on peut utiliser. Beaucoup d'entre nous dans les ministères opérationnels devons être agiles dans nos réactions, dans la prestation de programmes. Donc nous, des services d'appui, nous devons y aller, mais parfois c'est très frustrant d'entendre toutes ces bonnes choses qu'ils développent et il y a des risques dans les petits ministères. On veut aller de l'avant. On prend le risque. On fait quelque chose, et ensuite il faut changer quelque chose plus tard en cours de route afin de montrer qu'on est conforme aux objectifs, le beau de la gestion de l'information gouvernementale. Et on doit se réadapter aux méthodes qui ont été choisies. Donc, il y a des coûts supplémentaires lorsqu'on fait œuvre de pionnier. Donc, il y a un équilibre à trouver en ce qu'il faut faire tout de suite. Il faut toujours que nous – quand même que nous continuions à travailler. Il faut tenir compte des différentes tailles et types de ministères et agences. Il y a 25 personnes. Il y a peut-être 100 personnes. Et ensuite, les méga-groupes, comme ceux qui sont représentés ici. Il faut reconnaître également la distribution géographique. 

Je mène le Conseil fédéral de l'Alberta pour les technologies et la gestion de l'information. Donc il s'agit d'un groupe, d'une communauté de praticiens. Puisque je suis à l'administration centrale, lorsque je parle à ces gens, je suis très sensible à ce que des gens devaient – leur administration centrale leur ont déjà dit parce que, souvent ils ne sentent pas au courant de ce qui se passe avec les groupes à l'administration centrale. Donc, j'aimerais souligner l'importance de la communication et de la coopération, non seulement entre partenaires, mais même dans un même ministère dans les différentes régions. 

Chris Molinski : Merci beaucoup. À partir du 23 janvier, nous sommes la région et vous êtes le centre. (Rires.) Oui, c'est cela. Alors, merci d'avoir soulevé ces points. Depuis le 23 janvier, vous êtes le centre. Bon. Nous avons tous des branches régionales, et c'est très important, parce que nous devons avoir une approche uniforme. J'ai trouvé dans les consultations, lorsqu'on fait participer les gens assez tôt, c'est important parce que les régions, souvent, sont plus près des gens sur le terrain et des clients par rapport aux gens de l'administration centrale, et il faut voir le point de vue du client sur ce qu'on doit les aider à faire. J'ai tendance à utiliser l'expression d'une vision d'une planification tactique, c'est-à-dire ce sont des gains à court terme. On pense gros, mais on agit par petites mesures. Est-ce qu'on va faire des erreurs? Oui, c'est certain, mais au moins on fait quelque chose et la grande erreur serait de ne rien faire. 

Hélène Valin : Micro quatre puis ensuite deux. 

Question : Nous n'avons pas dépassé la question numéro un. Autour de la table, certains d'entre nous sommes dans le milieu de la gestion de l'information depuis quelques années, et c'est très facile de devenir cynique. Pourtant, nous avons pu facilement trouver plusieurs points dont nous sommes très fiers. Nous ne nous connaissons pas tous, mais nous avons pu trouver une liste intéressante. Une personne parlait toujours de sa fierté, du fait qu'il y a une petite collectivité, mais bien engagé sur la gestion de l'information. Ces gens sont peut-être un peu trop chargés, fatigués, mais il y a quand même encore beaucoup d'énergie, et ces gens sont résolus à continuer de travailler et de trouver ces pratiques dont nous avons besoin.

Deuxièmement, on a parlé du financement du Conseil du Trésor pour appuyer ces projets de GIG innovateurs. C'est excellent, parce que cela nous permet de prendre des risques et d'expérimenter. 

Troisièmement, moi j'ai parlé de l'initiative du Gouvernement en direct, surtout les activités de portail et de GRAP (phonétique) qui ont eu lieu au cours des cinq à six dernières années. Ceci a beaucoup fait progresser l'intégration horizontale d'information et le décloisonnement des ministères, et même dans les ministères et entre les gouvernements. Alors, c'est un aspect important, une bonne réalisation dont je suis très fière personnellement.

Et, enfin, quelqu'un a parlé de Parcs Canada. Leur directeur, leur directeur appuie les initiatives de gestion de l'information. C'est très utile. 

Donc c'est tout. Merci de l'occasion d'exprimer ces points. (Applaudissements.) 

Chris Molinski : Vous avez soulevez des points très valables. Lorsque vous parlez du milieu de la gestion de l'information, il ne faut pas sous-estimer l'importance de réseaux. L'an dernier, j'ai beaucoup participé à l'initiative de leaders de gestion de l'information où les ministères identifiaient des gens et les rassemblaient pour faire du réseautage, et ces gens retournaient dans leurs organismes pour agir à titre de leaders. Nous avons dit à ces gens que les leaders ne commencent pas toujours en haut, mais à tous les niveaux d'une organisation. Donc, en mettant en commun des échecs et des pratiques exemplaires, c'est très important. Alors je suis très heureux de voir ça.

Parfois, parce que nous travaillons sur le terrain, nous devenons cyniques. Mais nous avons beaucoup accompli. Et nous avons commencé le voyage qui va continuer. Alors c'est tout. C'est très bien. 

Question : (Inaudible) font notre fierté, le numéro un est la collaboration des gens dans l'industrie de la gestion de l'information. Il y a aussi l'intérêt. Il y a un intérêt global dans cette industrie-là. Tout le monde est intéressé, puis ils veulent savoir qu'est-ce qui se passe, puis comment les développements vont se poursuivre. Par la suite aussi, la reconnaissance des impacts de la gestion de l'information. Tout le monde reconnaît que la gestion de l'information c'est important, puis on veut tous voir des impacts et puis voir la gestion de l'information se poursuivre. 

En second lieu les défis. Il y a un manque de responsabilisation. Par la suite, il y a un manque de moyens aussi. C'est bien beau d'avoir des politiques et d'avoir plusieurs choses à faire. Si on n'a pas de moyens, on ne pourra pas arriver en bout de ligne.
Il y a aussi la recherche de la perfection. Quand on arrive avec une solution ou avec un outil, on s'attend souvent que les gens ont des attentes un petit peu trop élevées. On peut partir d'une certaine solution et l'améliorer. On ne peut pas s'attendre à ce que tout soit parfait la première fois. 

Et puis, par la suite, pour les solutions, il faudrait penser à la gestion de l'information avant les technologies de l'information pour avoir une meilleure planification et puis la responsabilisation des employés, que ça soit du bas vers le haut ou du haut vers le bas, que tout le monde soit responsable de ses actes. Merci. (Applaudissements.) 

Hélène Valin : Encore, j'entends l'idée que c'est important d'avoir une solution… pas nécessairement la solution parfaite pour avancer, et pour comme nous avons discuté ici, pour trouver des personnes qui sont converties, qui sont des champions qui pourraient aider la cause.  Micro trois. 

Question : Je n'ai pas beaucoup à dire. C'est plutôt une blague du vendredi après-midi. Nous avons commencé à parler de gestion de l'information et je pense que je distrais les gens avec mes commentaires. Nous avons commencé à parler de, si ces produits qui étaient biens. C'est la question numéro un. On n'a même pas fini la question numéro un. 

La première personne a dit, eh bien la gestion de l'information, c'est plus important maintenant qu'auparavant et moi je dis « Vraiment? » « Êtes-vous certain? » Alors retournons en arrière, parce que certains d'entre nous sommes au gouvernement depuis de nombreuses années. Est-ce que vous vous rappelez de l'examen des programmes un, deux, trois? Que s'est-il produit? On a dit aux ministères des gouvernements de s'occuper de leurs activités principales, d'oublier le reste. Alors si vous êtes l'immobilier ou si vous avez une autre activité, oubliez les finances, les ressources humaines, l'administration et les dossiers et la gestion de l'information. Ce n'est pas important. 

Quelques années plus tard, lorsque j'ai commencé à travailler dans le domaine de la GI, parce qu'auparavant j'étais dans la TI. Peut-être que j'aurais dû y rester. Enfin, c'est ce que je dis maintenant. Quelques années plus tard, je me suis joint à la gestion de l'information. Je me suis dit « ça sera un champ intéressant ». Et, la première chose que nous avons découverte à cause de tous ces éléments de programmes, c'est que nous étions rouillés. Nous n'avions plus de ressources en administration, en gestion de l'information et en TI. Alors le Conseil du Trésor a dit qu'il allait nous aider à l'élimination progressive des systèmes désuets. Alors, certains d'entre nous avons eu la chance d'obtenir un financement pour le remplacement graduel, afin de nous rattraper, afin d'avoir des politiques, des lignes directrices, un sensibilisation et toutes sortes de belles choses. 

Et c'est celà. Ils nous ont dit « venez nous voir une fois. Ne revenez pas. Vous avez votre argent. Faites ce que vous pouvez avec ça. » Alors, nous avons fait ce que nous avons pu. Bon, eh bien là, on n'est toujours pas à jour et alors, là le GED est arrivé. Et pas grand chose s'est produit. Eh bon là, la bonne chose qui est arrivée, c'est la Politique sur la GIG, qui est une bonne politique davantage intégrée à la précédente qui est simple et claire. Elle est bonne. Mais la politique est arrivée, mais le mauvais côté, c'est qu'il n'y a pas eu de ressources pour mettre en œuvre la politique, pas de suivi, rien. Alors, il y a une bonne et belle politique, mais c'est tout. 

Ensuite, le Conseil du Trésor est venu nous aider de nouveau. Ils ont dit « on va lancer le financement de projets GIG ». Super. Mais qu'est-ce qui se passe après? Ma conclusion est donc de dire « au lieu de commencer, on peu financer en cette (inaudible)… de financement, nous devrions nous assurer que les chefs de ministères comprennent que la GI, ça fait partie de leurs activités essentielles, et il faut qu'elles soient financées en conséquence. Et même au sein d'un ministère. Ce n'est pas seulement les organismes centraux vis-à-vis un ministère. Si un directeur de la gestion de l'information parle comme souvent nous prêchons dans le désert, parce que souvent les secteurs d'activités n'ont pas le temps ou les ressources nécessaires pour investir, parce qu'on n'accorde pas la valeur nécessaire à la gestion de l'information. Oui, il y a eu Gomery, mais Gomery, mis à part, en général, les secteurs responsables d'activités, veulent procéder à l'exploitation et, même si nous disons que la gestion de l'information c'est important, ils ne se rendent pas compte de cette importance puisqu'ils se sont passés d'une bonne gestion de l'information, pendant de nombreuses années. Alors, ils disent quelle différence ça fait? 

Au lieu d'apporter des petites solutions ponctuelles ici ou non, il faut aborder la question essentielle, soit à savoir si c'est important ou non? Et si oui, pourquoi les chefs de ministères ne s'en rendent-ils pas compte? 

Alors, une bonne conclusion pour un vendredi après-midi. Ça ne signifie pas qu'on n'a pas fait beaucoup, mais à titre de gouvernement, nous ne sommes vraiment pas où nous devrions être. Nous avons des idées, mais côté mise en œuvre, là, ça ne va pas. Bon, peut-être que je devrais prendre ma retraite avant. Je ne sais pas combien de temps ça prendra. (Applaudissements.) 

Chris Molinski : Alors j'ai quelques brèves observations. Premièrement, vous n'avez pas raconter de blague. Et, deuxièmement, j'ai mal à la tête. Non, vous avez soulevé une question fort intéressante, mais je pense qu'il faut revenir à ce qu'on disait, c'est-à-dire qu'il faut convaincre le client que la gestion de l'information est importante. Il faut, bien sûr, la collaboration, la bonne gestion et toutes sortes de choses du genre. Mais, je peux vous dire que si on peut obtenir la participation des clients, et qu'on peut leur prouver qu'il est important de faire des progrès sur ce plan-là, c'est bien.

Par exemple, à Transports Canada, il y a des outils que nous avons utilisés à travers le ministère, et lorsqu'on a parlé avec l'un de nos clients les plus difficiles, et on leur a prouvé que c'étaient les avantages, eh bien ce n'était pas parfait. Les procédures ne l'étaient pas, ni les autres aspects, mais il fallait quand même leur prouver qu'il y avait des avantages à tirer. 

Si on parle des années '90, il y avait des montagnes de papier, mais la prochaine décennie, c'était toutes sortes de renseignements qu'on recevait de façon électronique. Pensez aux courriels, par exemple. Les gens qui s'occupent du papier pense que c'est un dossier important, et on devrait peut-être aller de l'avant avec les outils électroniques qui existent. Est-ce que ce sera parfait? Non. Mais au moins on aura une base sur laquelle on peut ensuite bâtir. Les ministères ont toutes sortes de priorités, et il faut savoir comment on peut leur montrer que la gestion de l'information est une question très importante. Il y a des exigences en matière de lois, de règlements, mais la gestion de l'information n'est pas régie par cela. Nous devons faire de la publicité. On doit dire « Écoutez, l'information est importante ». Alors il faut faire de la publicité. On peut aussi utiliser la voie de la gestion du risque. Alors il faut essayer de changer un peu la culture, changer la mentalité.

Hélène Valin : Vous vous souvenez de cette histoire (inaudible). Microphone numéro quatre. 

Question : Je ne suis pas assez grande. Vous m'entendez? Bon. Bonjour, Chris. (Rires.) Juste quelques observations. Il y a eu toutes sortes de prévisions, de théories. Tout d'abord, est-ce qu'il y a eu des problèmes parce qu'il y avait toutes sortes de boîtes en entrepôt? Je pense qu'on devrait être comme des disciples et essayer de transmettre le message. 

Disons qu'on se trouve devant l'ascenseur et le SMI est là. On peut au moins en parler pendant une minute. Écoutez, c'est important de faire de la publicité. Alors, il y a tout cet aspect communication. Ça ne devrait pas être un énorme fardeau. On ne devrait pas tout simplement prendre la GIG et dire « Écoutez, on va faire de la publicité ». C'est quand même difficile. Il faudrait quand même commencer à la base. C'est peut-être une façon d'aborder le problème. 

L'autre chose qu'on peut faire, c'est intégrer la GI aux activités de conception de méthodologie de systèmes. Les ministères ont déjà commencé à faire ce genre de travail. Ce n'est pas difficile de pousser un peu lorsqu'un gestionnaire vient nous dire « Écoutez, j'ai besoin d'un système ». Il faut que la question de la gestion de l'information joue un rôle. 

Vous avez aussi parlé d'obtenir la participation des experts en TI. Je pense qu'on devrait quand même aller les voir et essayer de les recruter. D'ailleurs, j'ai parlé à Andy à propos de ça hier, mais comment peut-on les attirer? Après tout, il y a toutes sortes de différentes structures, de classifications. C'est un obstacle. Les gens regardent ça plutôt que les compétences. Ce n'est pas nécessairement que ces gens-là vont être là à vie, mais il faut quand même essayer d'obtenir la collaboration des gens qui travaillent dans le domaine de la TI ou autre. Nous avons quand même réussi à obtenir des participants de Parcs Canada, par exemple. 

Aujourd'hui, on a parlé de toutes sortes de choses, surtout en ce qui concerne la sensibilisation de la GI, mais c'est très fragmenté. Le Conseil du Trésor a financé toutes sortes d'activités. On ne doit pas attendre plusieurs années. On doit agir dès maintenant. Il faut que les renseignements soient disponibles en ligne. Il faut que ce soit accessible. Comme on vient de le dire, il faut agir tout simplement. 

C'est une occasion d'obtenir la participation du secteur public, du secteur privé aussi. Il faut essayer de trouver un fournisseur, mais lorsqu'il s'agit de contenu, c'est là où les experts en GI ont un rôle important à jouer. 

Nous avons aussi essayé de faire une évaluation de coûts mensuels pour le Blackberry ou d'autres appareils. On dit, « voici ce que ça va vous coûter par mois ou par année pour un desktop ». On devrait peut-être ajouter une ligne au budget pour l'entreposage. On dit « voici ce que ça va vous coûter pour un document FMR et voici ce que ça va vous coûter pour les dossiers de votre entreprise. Ça ne vous coûtera rien d'ailleurs. Tout cela peut être un document FMR. Si ça n'a pas encore été classifié ». Eh bien là on peut essayer de se débarrasser des renseignements inutiles. On peut mettre tous ces renseignements-là sur le desktop et, une fois les outils en place, ce n'est plus notre responsabilité. C'est la responsabilité des autres ministères. C'est à eux de s'occuper de leurs renseignements, de s'assurer que les renseignements sont à jour, de les entreposer, etc. Je ne sais pas comment on peut mettre tout ça en œuvre mais enfin, ce sont les idées que j'avais. (Applaudissements.) 

Chris Molinski : Les Blackberry, eh bien, je me demande si ça ne crée pas une dépendance, honnêtement. Il ne faudrait pas les retirer parce que les gens deviennent trop habitués, trop dépendants. Mais vous avez raison. Il faut apprendre à tout gérer cela, de sensibiliser les gens de l'existence des outils, à les organiser. Évidemment, nous avons les processus manuels, mais la différence entre ceux qui travaillent en technologie de l'information et en gestion de l'information, eh bien, n'est pas très clair parce que, parfois les gens passent d'un domaine à l'autre. Et c'est une des choses que nous envisageons, parce qu'on a passé beaucoup de temps à la collectivité des CS et des IT. Et maintenant il faut parler de la gestion de l'information. Il faut voir à se mettre à jour. La gestion de l'information c'est beaucoup plus que simplement s'occuper de l'information. Il faut gérer la toile, le Web. Il faut aussi apprendre à gérer notre main d'œuvre parce que, je souligne encore une fois que, notre produit c'est l'information. Et si nous n'avons pas les travailleurs de l'information qui puissent aider notre clientèle à gérer tout cela et à offrir un service à notre clientèle, eh bien nous ne serons pas efficaces. Donc ça, c'est un défi pour nous. (Applaudissements.) 

Question : Les questions deux et trois de notre joyeuse table. Je pense que le dernier des conférenciers a dit quelque chose de très important. Et je vais faire une analogie. Nous nous noyons dans nos propres détritus. 

Chris Molinski : De quel ministère êtes-vous, vous?

Question : Défense nationale. (Rires.) En fait on garde tout. Nous ramassons tout. On a peur de se débarrasser des informations. Nous n'avons pas de façon systématique de faire notre ménage. On ne classifie pas notre information. Donc, on a du mal à la retrouver. Et si ma maison était organisée ainsi, ma maison exploserait. 

Je pense que notre plus grand défi c'est de se débarrasser de ce dont on a plus besoin. Et d'arrêter de faire des copies de tout ce que l'on a. Il faut que la gestion de l'information soit le problème de chacun d'entre nous, et pas le problème de quelqu'un d'autre. Il faut que l'information ne soit accessible, facile à obtenir parce que j'en ai besoin pour faire mon travail. C'est pas quelque chose de superflu. 

Les mesures concrètes que nous pourrions envisager. Eh bien, j'ai pris la parole à une conférence de gestion de l'information de la Marine il y a un an, et ils m'ont dit que nous n'avons pas les bons outils pour faire la gestion de l'information. Et j'ai dit « si vous ne faites pas de la gestion de l'information, non seulement vous ne faites pas votre travail, mais vous mettez vos marins en danger parce que vous ne faites pas ce que vous devriez faire. » Il faut commencer à faire cette gestion de l'information avec les outils dont nous disposons aujourd'hui et petit à petit, nous pourrons les améliorer et les remplacer. Ça veut dire prendre des petits pas. Et c'est bien d'avoir un système de gestion intégrée des dossiers, mais si je n'ai pas la possibilité d'inclure des méthodes données dans l'information de leur produit, ce n'est pas vraiment utile parce qu'il faut que je le fasse par après, et là, ça devient vraiment insurmontable. 

Troisièmement, on en a déjà parlé, il faut que nous puissions quantifier nos réussites, nos progrès et récompenser. C'est vrai pour les enfants. Si je dis à mes enfants « faites ceci » ou « ne faites pas cela » et que je ne dis rien, soit que lorsqu'ils font quelque chose ou qu'ils me désobéissent, eh bien ils vont continuer de me désobéir. Donc, je pense que la mise en œuvre de la gestion de l'information au gouvernement, dans les ministères, dans quel qu'organisme que ce soit, il faut utiliser la carotte et le bâton, parce que sinon ça ne marchera pas. 

Il y a 20 ans, nous étions excellents du point de vue de la gestion des dossiers, etc. Et finalement, les gens des technologies de l'information nous ont dit que les ordinateurs feraient cela beaucoup mieux que les gens. Nous nous sommes débarrassés des gens, et finalement ça ne marche pas. Je pense qu'il faut simplement repenser à ce que nous faisions bien par le passé et essayer de continuer de le faire bien, mais dans un environnement informatique. 

Chris Molinski : Merci beaucoup de tous ces commentaires. En fait moi, je suis très fier d'être fonctionnaire et je pense que vous l'êtes aussi, et c'est nous-mêmes qui allons être le catalyseur de notre propre progrès. Et je pense que nous avons déjà une bonne aire d'aller. Il faut continuer. Quand j'ai obtenu les 12, 14 millions de dollars pour mon projet, eh bien j'ai utilisé un peu d'extorsion, et il y avait une enquête au ministère de la Défense. On a essayé de se débarrasser de nos ordures, et j'ai dit au ministère des Transports, « Écoutez vous rendez-vous compte que si un avion s'écrase et que les gens sont blessés, tués, etc., on ne pourra pas utiliser que les documents – les pièces justificatives », donc là ils s'en sont vraiment rendus compte. Et voilà, c'est le message que je veux vous communiquer. Faites en sorte que ce que vous faites soit important pour notre clientèle, et il faut évidemment punir et récompenser, mais il faut faire avancer la – il faut démontrer la valeur d'une bonne gestion de l'information pour notre clientèle. 

Donc merci encore à tous et à toutes. Nous avons beaucoup apprécié vos contributions à cette discussion. (Applaudissements.) 

Hélène Valin : Merci beaucoup, Chris. Au nom de tous les participants, eh bien nous aimerions vous aider professionnellement et personnellement à poursuivre votre voyage dans le monde de la gestion de l'information. 

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