Cadre de Surveillance de la Classification

Le système de classification de la fonction publique fédérale vise à déterminer la valeur relative de tous les travaux effectués à la fonction publique de façon efficace, équitable et uniforme, et à établir les fondements de la rémunération des employés de la fonction publique.

Les normes de classification servent à déterminer la valeur relative du travail. Le Secrétariat du Conseil du Trésor met au point et transmet des directives eu égard à la gestion et à la surveillance du système de classification de même qu'à la mise en application de la politique à cet effet.

Les administrateurs généraux détiennent l'autorité de classifier les postes dans leurs ministères respectifs conformément à la politique du Conseil du Trésor, aux normes de classification appropriées et à toute directive émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les administrateurs généraux sont tenus de prendre des décisions de classification conformes à la politique, aux normes de classification applicables à un groupe professionnel particulier et aux directives mises au point et diffusées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Veuillez vous référer à l'annexe A dans lequel vous trouverez une liste des termes et des définitions qui vous seront utiles lors de la lecture de ce document.

Objectif du document 

• Présenter le nouveau cadre de surveillance de la classification.

Contexte

• En mars 2000, la présidente du Conseil du Trésor publiait Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada.
• Dans le cadre de ce document, le gouvernement souscrit à quatre principes de gestion, à savoir le souci des citoyens, les valeurs, les résultats et des dépenses judicieuses.
• Pour augmenter leur rendement, les ministères et les organismes doivent, entre autres choses, incorporer la fonction moderne de contrôleur à leurs pratiques de gestion.
• En avril 2001, à la suite d'un des engagements pris dans Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, on a conçu le Cadre de gestion intégré du risque qui concilie une approche d'ensemble du gouvernement avec l'établissement de priorités et de principes raisonnables régissant des dépenses judicieuses.
• La gestion du risque constitue une démarche systématique permettant d'établir de meilleurs plans d'action en déterminant et évaluant les questions liées au risque, en acquérant des connaissances à leur sujet, en agissant par rapport à ces questions et en les communiquant. Il s'agit :

• d'une démarche ministérielle et stratégique en vue de comprendre et de gérer les risques.
• d'un moyen de traiter les risques importants associés aux objectifs ministériels.
• un outil de renforcement de l'établissement des priorités, de l'affectation des ressources et de la prise de décisions.
• un élément contribuant à améliorer les résultats visés par la gestion et l'innovation.
• un élément essentiel de la gestion moderne et des organisations à haut rendement.

• dans le cadre de la mise en oeuvre Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, publié le 1^er juin 2001, une politique du Conseil du Trésor sur la surveillance active est entrée en vigueur.
• conformément à cette nouvelle politique, des systèmes appropriés doivent être mis en place afin d'assurer une surveillance et un contrôle adéquats. En faisant appel à une démarche de gestion du risque, les ministères sont supposés surveiller de façon active l'état d'avancement de leurs pratiques et de leurs contrôles en matière de gestion; le SCT, pour sa part, est supposé exercer un contrôle actif sur l'ensemble de la situation dans le domaine, à l'échelle du  gouvernement.

• Les résultats attendus de la surveillance active comprennent :

• un meilleur échange d'information et une compréhension accrue de l'efficacité des pratiques et des contrôles en matière de gestion, au sein des ministères et dans l'ensemble du gouvernement;
• des évaluations en temps opportun ainsi que des actions préventives ou correctives dans les domaines où des déficiences ou des lacunes en matière de contrôle ont été observées;
• de meilleures évaluations de l'efficacité des politiques du CT;
• une détermination précoce des besoins en matière d'ajustement aux politiques existantes ou aux nouvelles politiques du CT.

Tous les responsables des projets/programmes de surveillance seront mis au fait du cadre de gestion du risque et l'approche du CT en matière de surveillance active.

Rôle du conseil de gestion

En juin 1997, le premier ministre attribuait au Conseil du Trésor et à son Secrétariat le rôle de conseil de gestion du gouvernement.

D'après son mandat, le SCT doit travailler de concert avec les ministères et les organismes et les soutenir dans leurs efforts en vue d'améliorer leurs pratiques de gestion.

La désignation du SCT en tant que conseil de gestion n'a pas invalidé les rôles conventionnels du Conseil du Trésor et de son Secrétariat, à savoir :

• agir à titre d'employeur de la fonction publique;
• instaurer des politiques financières, administratives et autres, à l'échelle du gouvernement;
• assumer des fonctions de gestion des ressources;
• approuver la conception et la prestation d'initiatives ministérielles d'établissement de rapports, de même que les ressources requises à cet effet.

À ces importantes fonctions établies se sont ajoutées des responsabilités, à savoir, fournir l'expertise nécessaire à la mise au point d'un programme d'amélioration des pratiques de gestion au sein des ministères et des organismes fédéraux, et assumer le leadership à cet effet.

L'approche du conseil de gestion eu égard à la nouvelle politique de classification

La nouvelle politique épouse l'approche du conseil de gestion sur les points suivants :

• Le Conseil du Trésor établit les principes de la politique en matière de délégation aux administrateurs généraux du pouvoir de classifier.
• Les administrateurs généraux doivent respecter ces principes quand ils gèrent la classification au sein de leurs ministères.
• Les administrateurs généraux, en accord avec les politiques, disposeront officiellement du pouvoir de classifier tous les groupes et tous les niveaux à l'exception de ceux qui sont préalablement visés par une autre politique (EX, CAP, PSG).
•  Les administrateurs généraux auront la possibilité de déléguer à leur tour le pouvoir de classifier aux:
• gestionnaires au sein de leurs ministères respectifs et/ou
• aux conseillers en ressources humaines qui sont employés par leurs ministères respectifs ou par un autre ministère.
• Les ministères choisiront la façon de fixer leurs propres cadres de responsabilité.
• Les ministères auront la possibilité de choisir les pratiques de gestion et les mesures appropriées afin de satisfaire à leurs besoins, et ce, en accord avec les paramètres du cadre établi par la politique et des renseignements compris dans les lignes directrices.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera et évaluera la façon dont les administrateurs généraux exercent leur  pouvoir de classification.

Le continuum à trois échelons

Le continuum de la responsabilité en matière de classification comprend trois échelons, à savoir :

Échelon 1 :    Les ministres du Conseil du Trésor

Échelon 2 :    L'administrateur général ministériel est responsable devant les ministres du Conseil du Trésor, par l'entremise du Secrétariat du Conseil du Trésor/le secrétaire du Conseil du Trésor est responsable devant les ministres du Conseil du Trésor

Échelon 3 :    Les gestionnaires ministériels et/ou les conseillers en RH sont responsables devant l'administrateur général ministériel.

Chaque échelon comprend trois niveaux de rapport, à savoir les processus, les produits et les résultats.  (Voir annexe A pour la définition des termes)

Au cours de discussions récentes sur la responsabilité, dont le Rapport du Groupe de travail sur les valeurs et l'éthique dans la fonction publique, une distinction a été établie entre les notions apparentées de responsabilité, responsabilisation et obligation de s'expliquer.

Responsabilité : Elle définit le domaine dans lequel le titulaire d'un poste à la fonction publique (qu'il soit élu ou non) peut agir; la responsabilité définit le pouvoir particulier accordé au titulaire d'un poste (conformément à la loi ou à un pouvoir délégué).

Responsabilisation : Il s'agit d'une façon d'appliquer ou d'expliquer la responsabilité. Elle implique :

• qu'il faut rendre des comptes sur la façon dont on s'est acquitté de ses responsabilités ou sur les mesures prises pour régler des problèmes;
• qu'il faut accepter personnellement les répercussions des problèmes causés par le poste ou du problème qui aurait pu être évité et corrigé si le titulaire du poste avait agi correctement.

Obligation de s'expliquer : Elle se rapporte au devoir d'informer et d'expliquer.

• Elle constitue un élément essentiel de toute relation de responsabilisation, à l'exclusion toutefois des conséquences personnelles qui en font partie;
• Les fonctionnaires doivent répondre de leurs actions devant les organes parlementaires, mais ils ne sont toutefois pas responsables de ces actions… (Une base solide - Rapport du Groupe de travail sur les valeurs et l'éthique dans la fonction publique - Résumé, page 3)

Il faut inclure un programme de surveillance régulière et systématique aux modèles d'évaluation de risque en matière de classification. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est d'avis que la surveillance constituera un processus d'examen des activités de classification, de la capacité et des résultats permettant de garantir de façon raisonnable que des décisions de classification sont prises en gardant en tête les objectifs suivants :

• recueillir l'information portant sur l'état de la classification dans les ministères;
• fournir aux décideurs des renseignements en temps opportun;
• mettre en application des mesures de redressement là où la chose s'impose.

Caractéristiques d'un programme de surveillance de la classification

Tous les ministères doivent rendre des comptes relativement à l'autorité de classification qui leur est déléguée. Bien que les objectifs globaux soient les mêmes pour tous, les ministères devraient adopter des méthodes de surveillance correspondant aux besoins particuliers de leur organisation. Les cadres ministériels devraient comporter les caractéristiques suivantes :

• des responsabilités clairement établies;
• l'examen des tendances au regard des valeurs et des indicateurs de performance convenus;
• les résultats sont portés à l'attention de la haute direction;
• des mesures correctives sont mises en oeuvre à la suite de ces résultats.

La fiabilité et la portée sont également des caractéristiques des programmes de surveillance ministériels. Un système de surveillance est fiable dans la mesure où il dispose de mécanismes appropriés pour protéger la qualité et l'opportunité des renseignements sur la classification et pour en assurer la sécurité. Un système de surveillance a une portée adéquate s'il permet d'évaluer les valeurs et le rendement énoncés dans le cadre.

La mise en oeuvre effective du système de surveillance est fonction du contexte ministériel. Plusieurs sources d'information peuvent être utilisées, notamment :

• les données statistiques,
• les pratiques de classification.
• les entrevues et/ou les sondages auprès des directeurs des ressources humaines, des clients et des employés.

Ce sont les ministères qui déterminent la fréquence de leurs activités de surveillance, lesquelles peuvent être menées à tous les six mois ou à tous les ans, selon leurs besoins particuliers. De plus, il est possible qu'on leur demande de participer à des initiatives de surveillance dirigées par le SCT et de répondre à des demandes de renseignements du SCT.

Les activités de surveillance spécifiques exercées par chaque ministère se fondent sur une évaluation des risques liés à la classification. L'évaluation des risques est un processus méthodique visant à évaluer et à intégrer des décisions professionnelles à l'égard de conditions ou d'effets défavorables susceptibles de se produire. (Voir les annexes C et D). En examinant les risques fonctionnels et organisationnels de la classification, l'évaluation des risques permet :

• de déterminer, de cibler et de maximiser l'efficacité des activités de surveillance;
• d'aider à établir la portée d'une évaluation de rendement donnée.

Dans la Politique su SCT sur la surveillance active, on peut lire ceci :

Pour satisfaire aux exigences de cette politique, les ministères doivent surveiller activement leurs pratiques et leurs contrôles de gestion en se fondant sur une approche de gestion des risques. Cela impose d'avoir mis en place au sein des ministères des moyens pour détecter et faire connaître dès que possible les risques et les lacunes inacceptables, les problèmes ou les défaillances de contrôle, de prendre rapidement et de façon efficace des mesures préventives et de correction quand de tels problèmes ayant des répercussions importantes sont relevés, et d'informer dès que possible le SCT de toute préoccupation importante en matière de gestion.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira du système de détection précoce à titre de complément aux rapports ministériels sur le rendement en  classification, dans le cadre du nouveau régime de responsabilisation.

En regard de la classification dans la fonction publique, le risque peut être défini ainsi :

un contexte de classification non conforme aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques non plus qu'aux politiques, aux lignes directrices et aux valeurs du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le système de détection précoce sert à cerner les risques potentiels associés au système de classification de la fonction publique. Le système de détection précoce :

• cerne les risques pour l'ensemble de la fonction publique et à l'échelle des ministères,
• constitue un outil d'évaluation du rendement pour le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères,
• contribue à évaluer la santé du système de classification de la fonction publique.       

Le système de détection précoce vise à échanger les types d'information suivants au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor et avec les ministères :

• un aperçu contextuel des ministères par rapport aux tendances globales de la fonction publique,
• les tendances particulières aux ministères par rapport aux tendances dans l'ensemble de la fonction publique,
• les secteurs de risques potentiels au niveau des ministères par rapport à ceux de l'ensemble de la fonction publique.

De plus, les résultats obtenus à l'aide du système de détection précoce permettront au Secrétariat du Conseil du Trésor de déterminer des études et des examens thématiques possibles portant sur la classification dans la fonction publique.

Ce nouveau système de détection précoce traduit la nouvelle approche la fonction de contrôleur, laquelle fait ressortir la nécessité d'établir des rapports sur les résultats obtenus à partir de renseignements adéquats.

Production de rapports - Lignes directrices sur les rapports ministériels de rendement en classification

Le SCT reconnaît que les exigences relatives au nouveau cadre comprendront un processus d'apprentissage pour les ministères et le SCT. Nous tenons compte du fait que les ministères auront besoin de temps pour perfectionner, à l'aide du SCT, leur capacité à rendre des comptes relativement aux résultats. Nous savons que les premiers rapports ministériels porteront surtout sur la description des processus actuellement en place et ne feront qu'une petite place à la discussion du rendement. Cependant, avec le temps, les rapports ministériels devront mettre davantage l'accent sur les résultats et sur le rendement.

On s'attend à ce que les ministères incluent dans leur rapport ministériel de classification les renseignements suivants, qui seront utilisés par la haute direction dans le cadre du processus décisionnel: 

• Les ministères devraient joindre leur stratégie de classification à leur plan d'activités dans les rapports ministériels.
• Les rapports ministériels traitent adéquatement de toutes les valeurs liées aux résultats (capacité financière, efficacité, efficience, intégrité, probité) et de celles liées aux processus (équité, objectivité et impartialité des conseils, transparence) du SCT.
• Les rapports ministériels ne devraient pas seulement contenir les résultats positifs.
• On encourage les ministères à produire des rapports sur les politiques et les lignes directrices du SCT eu égard à la façon dont elles facilitent ou rendent plus difficile la saine gestion du système de classification.

DÉFINITIONS

Pour assurer une terminologie uniforme, certains termes utilisés dans ce document sont définis comme suit :

Définitions en matière de classification

Comité de classification - un groupe formé d'au moins trois personnes autorisées par leur ministère respectif à évaluer le travail. Le comité devrait connaître le travail à évaluer et l'organisation où ce travail se fait. Lorsque possible, les comités de classification devraient être formés d'hommes et de femmes.

POLITIQUE SUR LE SYSTÈME DE CLASSIFICATION ET LA DÉLÉGATION DE POUVOIR : EXTRAIT SUR LA SURVEILLANCE

7. Surveillance

7.1 Le Secrétariat du Conseil du Trésor tient à jour des systèmes centraux d'information sur la classification, établit les indicateurs de rendement, procède à des vérifications et à des évaluations, et prend d'autres mesures pour contrôler et évaluer la manière dont un administrateur général prend ses décisions de classification. À cette fin :

7.1.1 il contrôle l'efficacité du système de classification et de sa mise en oeuvre;

7.1.2 il veille à l'intégrité du système de classification;

7.1.3 il relève les forces et les faiblesses du système de classification et de son administration connexe, y compris les risques inacceptables;

7.1.4 il aide les ministères à améliorer le système de classification en s'assurant que les pratiques exemplaires sont communiquées et que les mesures correctives et les suivis sont appropriés.          

7.2 Si un administrateur général ne prend pas les mesures correctives opportunes et appropriées, le secrétaire du Conseil du Trésor peut ordonner à l'administrateur général de corriger les erreurs de classification.

7.3 Les administrateurs généraux ont pour tâche :

7.3.1 d'établir des pratiques de gestion qui garantissent l'intégrité du système de classification;

7.3.2 de contribuer à la révision et à la mise à jour de la norme de classification par le Secrétariat du Conseil du Trésor;

7.3.3 de verser au moment opportun des données dans le système d'information sur la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor;

7.3.4 de relever promptement les conditions pouvant causer une défaillance du système de contrôle et de prendre des mesures précoces et efficaces pour les corriger;

• de signaler rapidement au Secrétariat du Conseil du Trésor les préoccupations importantes concernant la gestion du système de classification;
• de préparer des rapports ministériels de vérification interne sur la gestion et l'administration du système de classification et d'en fournir, en temps opportun, des versions électroniques dans les deux langues officielles au Secrétariat du Conseil du Trésor; 
• de préparer des rapports ministériels de surveillance interne sur la gestion et l'administration du système de classification et de fournir ces rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor lorsqu'il en fait la demande.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor établira un cadre d'évaluation puis évaluera et réexaminera la présente politique à l'intérieur d'une période de cinq ans.

Partie 1 Modèle d'évaluation du risque : risques fonctionnels

Valeurs : efficacité, capacité financière, intégrité, probité, équité, objectivité et impartialité dans les conseils, transparence

Partie 2 Modèle d'évaluation des risques : risques organisationnels et systémiques

Liste de contrôle en vue des rapports ministériels

Ce document a pour but d'aider les ministères et organismes à trouver l'information à inclure dans leurs rapports de rendement de la classification destinés à l'administrateur général.

Renseignements généraux

• Il n'y a pas de format déterminé.
• Les rapports doivent être équilibrés, faisant état autant des résultats positifs que des résultats négatifs.
• Les rapports sur la santé du programme de classification doivent être présentés à l'administrateur général du ministère responsable de l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion.
• Les rapports doivent être signés par le dirigeant des ressources humaines de l'organisation.
• Un exemplaire du rapport doit être envoyé au SCT.

Contenu des rapports

• Les rapports peuvent débuter par un sommaire explicatif ayant trait à des questions telles que :
• le réaménagement ou la fusion d'effectifs;
• le niveau d'activité;
• l'information démographique;
• les données sur les changements et les tendances dans la classification ministérielle;
• d'autres données quantitatives ou qualitatives.
• Les rapports doivent tenir compte de toutes les activités de classification.
• Le contenu des rapports pourra servir à répondre aux besoins en information des ministères et des organismes centraux et à alimenter le fonds documentaire sur la gestion des ressources humaines.

Perspectives futures

• Ouverture aux innovations proposées par les ministères.
• Projet visant la possibilité de formuler des commentaires sur le rendement à la suite d'une consultation interne.

Partie 1            RENSEIGNEMENTS CONTEXTUELS

Partie 2             RÉSULTATS DU RENDEMENT DE LA CLASSIFICATION - RAPPORT SELON LES RÉSULTATS ET LES VALEURS DES PROCESSUS

Partie 3             CONCLUSIONS/POSSIBILITÉS D'AMÉLIORATION DU RENDEMENT

Partie 4            DOCUMENTS JUSTIFICATIFS

INFORMATION MINISTÉRIELLE

• Contexte
• Profil organisationnel
• Attentes quant aux résultats clés du rendement organisationnel

RESSOURCES HUMAINES

• Attentes quant aux résultats clé en ressources humaines
• La fonction de classification - ses apports et ses répercussions
• Accomplissements clés du rendement

VALEUR DES RÉSULTATS

ACCOMPLISSEMENTS/RÉSULTATS, RÉPERCUSSIONS, EFFETS

• Aperçu
• Accomplissements/résultats

Répétez cette séquence pour chacun des accomplissements/résultats mentionnés

• Description de l'accomplissement/du résultat
• Lien avec les objectifs organisationnels
• Liens avec les autres valeurs (le cas échéant)
• Répercussions et effets

VALEURS DU PROCESSUS

ACCOMPLISSEMENTS/RÉSULTATS, RÉPERCUSSIONS, EFFETS

• Aperçu
• Répercussions/résultats

Répétez cette séquence pour chacun des accomplissements/résultats mentionnés

• Description de l'accomplissement/du résultat
• Lien avec les objectifs organisationnels
• Liens avec les autres valeurs (le cas échéant)
• Répercussions et effets

• Conclusions
• Possibilités d'amélioration
• Attentes du SCT