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8 septembre 2005
Plan de communication pour Santé Canada (document de travail)
Loi sur l’emploi dans la fonction publique
Volet de la Loi sur la modernisation de la fonction publique
I. Question
La Loi sur l’emploi dans la fonction publique
(LEFP), dernier volet de la Loi sur la modernisation de la
fonction publique (LMFP), devrait entrer en vigueur le
31 décembre 2005.
II. Contexte
Ce plan de communication appuie le plan de communication
relatif à la LMFP, qui a été
élaboré en mars 2005, avant l’entrée
en vigueur de la Loi sur les relations de travail dans la
fonction publique (LRTFP) et de la Loi sur la gestion des
finances publiques (LGFP) en avril 2005, deux autres volets
de la LMFP. Le dernier volet, la LEFP, devrait être mis en
application en décembre prochain.
Tandis que la LRTFP et la LGFP touchaient surtout les
ressources humaines (RH) et la gestion, la LEFP aura une
incidence sur tous les employés de Santé Canada
(SC). Par conséquent, les activités
d’apprentissage et de communication seront
renforcées au cours des prochains mois de manière
à ce que l’ensemble de l’effectif soit
préparé à la mise en application.
Les organismes centraux, en particulier l’Agence de
gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
(AGRHFPC), la Commission de la fonction publique (CFP), le
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la
nouvelle École de la fonction publique du Canada (EFPC)
s’affairent à élaborer des politiques et des
documents élargis pour orienter et former les
fonctionnaires. Pour donner suite à ces lignes
directrices, SC est en train de concevoir ses propres politiques
et activités de formation dans le but de s’adapter
à la culture et aux besoins uniques du Ministère.
Une stratégie d’apprentissage ministérielle
de la LMFP a été élaborée; quelques
cours seront obligatoires pour certains employés.
III. Environnement public
Un environnement changeant
De nombreux changements dans l’environnement retiennent
l’attention, ce qui crée un climat
d’incertitude et contribue à la surdose
d’information et à l’augmentation de la charge
de travail, notamment la restructuration de SC, qui a eu lieu en
2005, l’initiative actuelle de renouvellement dans les
régions, les élections fédérales
prévues, l’initiative Service Canada (annonce du
lancement prévue pour septembre), les initiatives de
services partagés ou communs en matière de
ressources humaines, de services administratifs, de technologie
de l’information et d’approvisionnement, les
initiatives de modernisation des ressources humaines, ainsi que
le Sondage auprès des fonctionnaires
fédéraux de 2005.
Sensibilisation des employés
Le Comité exécutif du Ministère
chargé des Opérations (CEM‑Ops) appuie la
LMFP et est bien conscient des défis d’apprentissage
et de communication que posera la mise en oeuvre imminente de la
LEFP.
Jusqu’à maintenant, les secteurs de la gestion et
des RH connaissent mieux la LMFP que les employés
étant donné qu’ils ont été
ciblés directement par diverses activités
d’apprentissage et de communication au cours de la
dernière année et qu’ils ont vécu les
répercussions des lois qui sont entrées en vigueur
en avril dernier. Quant aux employés, comme ils
n’ont reçu que des renseignements limités et
très généraux au sujet de la LMFP par
l’intermédiaire de Nouvelles de SC et
d’articles occasionnels dans Intracom, ils sont
sensibilisés à divers niveaux.
Certains gestionnaires et conseillers en RH ont
récemment eu l’occasion de se familiariser avec la
nouvelle LEFP, puisqu’ils ont été
invités à participer aux activités
d’un groupe de travail ministériel chargé de
rédiger des politiques et des lignes directrices
ministérielles en matière de dotation ou à
assister à des séances de consultations au sujet de
ces politiques et de ces lignes directrices proposées.
Quelques conseillers en RH ont également assisté
à des séances d’information
présentées par la CFP sur le nouveau Cadre de
nomination, qui constitue la base des politiques et des lignes
directrices ministérielles en matière de dotation.
En outre, une réunion ministérielle des
planificateurs a été tenue, au cours de laquelle on
a dénoté un vif intérêt pour la
planification des ressources humaines, ce qui permettra aux
gestionnaires de tirer profit des possibilités accrues de
la nouvelle LEFP. La LEFP a également été le
sujet de discussions qui ont été tenues lors de
réunions des secteurs de la gestion et des RH, et dans le
cadre des activités de comités et de groupes de
travail.
IV. Considérations stratégiques
Défi : L’environnement actuel a
engendré un climat d’incertitude et une augmentation
de la charge de travail, en particulier pour les gestionnaires
qui devront jouer un rôle de chef de file dans le cadre de
la mise en application de la LEFP, une fois qu’ils auront
été formés, et aussi pour les professionnels
des RH, qui pavent la voie et qui fourniront des conseils
d’experts. Étant donné que les
responsabilités des gestionnaires en matière de
ressources humaines seront plus nombreuses à la suite de
l’entrée en vigueur de la LEFP, ceux‑ci auront
besoin de formation et de soutien soutenus pour mettre en oeuvre
les changements.
Occasion : Nous devons planifier, échelonner
dans le temps et cibler avec minutie les initiatives, et veiller
à ce que les activités et les produits de
communication et d’apprentissage véhiculent toute
l’information nécessaire. Nous devons faire montre
de franchise et de transparence et créer des occasions de
communication bidirectionnelle. Cela permettra de maximiser nos
efforts, tout en améliorant la clarté et la
crédibilité. On doit fournir aux gestionnaires les
outils, la formation et d’autres mesures de soutien
nécessaires pour que ceux‑ci comprennent leurs
rôles élargis en matière de dotation et dans
d’autres domaines.
Défi : À SC, on compte de nombreux
intervenants en matière de RH qui sont responsables de la
mise en oeuvre de la LMFP et de la LEFP, de même que de la
conception de matériel et d’activités
d’apprentissage et de communication. Le défi
consiste à assurer la cohérence, la clarté,
l’exactitude, la coordination et
l’établissement de liens en ce qui concerne la
prestation d’information. Il y aura des
répercussions vastes et à long terme sur beaucoup
de politiques, de procédures et de systèmes, ainsi
que sur la culture au sein du Ministère et de la fonction
publique. Cela pourrait créer de la confusion et
contribuer à l’augmentation du stress et de la
charge de travail.
Occasion : Nous devons établir des partenariats
entre les divers domaines liés aux ressources humaines
afin de faire tomber les cloisons inhérentes au
Ministère et d’améliorer l’efficience
des efforts de communication et d’apprentissage. Cette
approche intégrée et globale encouragera les
spécialistes des RH et les intervenants occupant des
postes clés à collaborer à toutes les
étapes, depuis la planification jusqu’à la
mise en oeuvre et au suivi. En travaillant ensemble, les
partenaires et les intervenants internes et externes pourront
réduire le nombre d’exposés et de
séances de formation qui sont nécessaires, tout en
rendant les séances universelles, ce qui aura une
incidence accrue sur les groupes cibles et permettra de gagner du
temps. Cette coopération permettra en outre aux divers
secteurs des RH de tirer parti des efforts de chacun, de
façon coordonnée.
Défi : Malgré l’augmentation du
nombre de moyens de communication au fil des années, les
employés préfèrent toujours recevoir
l’information de leur supérieur immédiat, en
face‑à‑face.
Occasion : Même si tous les moyens de
communication devraient être mis à contribution afin
de renforcer les messages, on continuera d’axer les efforts
sur les contacts personnels qui favorisent des occasions
immédiates d’échanges réciproques et
attirent davantage l’attention que les moyens de
communication électroniques comme les courriels et les
sites intranet. Par conséquent, les gestionnaires doivent
recevoir rapidement les outils et les renseignements dont ils ont
besoin pour pouvoir mettre en oeuvre les changements,
transférer les messages clés à leurs
employés et répondre aux préoccupations ou
aux questions. À cet égard, le système
d’aide aux gestionnaires (communications des RH) doit
être solide.
V. Objectifs de communication
- Faire prendre davantage conscience de la
portée, des retombées et des avantages de la LEFP,
et faire participer les employés au processus de
changement.
- Expliquer les rôles et
responsabilités des professionnels, des gestionnaires et
des employés du secteur des ressources humaines dans le
contexte de la nouvelle LEFP.
- Promouvoir les séances
d’information, les occasions de formation et d’autres
formes d’acquisition des connaissances, tout en favorisant
les activités internes de formation au détriment
des activités d’organismes centraux, au besoin.
- Assurer la continuité de
l’engagement de la haute direction à l’endroit
de cette initiative, de manière à ce que la
Loi reçoive l’appui et la visibilité
nécessaires à sa mise en oeuvre fructueuse.
- Positionner la Loi sur l’emploi dans
la fonction publique dans le vaste contexte de la Loi sur
la modernisation de la fonction publique dans les
activités de communication et d’apprentissage et
mettre en évidence les liens avec des initiatives
pertinentes en matière de RH, comme le Cadre de
planification des RH.
VI. Groupes visés
Les groupes visés, qui se trouvent dans la
région de la Capitale nationale (RCN) et dans les
régions, sont les suivants :
tous les cadres;
les conseillers en dotation;
les adjoints à la dotation;
d’autres conseillers et employés des services des RH;
les groupes d’équité en matière
d’emploi et leurs membres;
tous les employés;
les syndicats et les représentants syndicaux.
VII. Principaux messages relatifs à la
LEFP
- Les responsabilités des
gestionnaires en matière de ressources humaines
s’élargiront lorsque la nouvelle LEFP entrera en
vigueur. Les gestionnaires devront jouer un rôle de chef de
file dans le cadre de la mise en oeuvre, une fois qu’ils
auront reçu la formation appropriée.
- L’un des principaux changements de la
LEFP, c’est que le pouvoir de dotation sera
sous‑délégué au niveau le plus bas
possible, ce qui donnera aux gestionnaires davantage de latitude
en ce qui concerne l’embauche des bonnes personnes, au
moment et à l’endroit où elles sont
nécessaires. Pour équilibrer cela, la Loi
exige aussi des gestionnaires qu’ils expliquent leurs
décisions en matière de dotation, qui doivent
être liées aux plans des ressources humaines et aux
priorités d’affaires, et qu’ils respectent les
valeurs relatives à la dotation.
- Le deuxième changement le plus
important dans le nouveau système de dotation, c’est
que maintenant, il est possible d’élaborer des
processus et des programmes de nomination sur mesure afin de
mieux répondre aux objectifs stratégiques du
Ministère et de s’adapter aux plans des ressources humaines.
- Le troisième changement en
importance, c’est la nouvelle définition du
mérite, qui a deux volets. Premièrement, la
personne doit posséder les qualités essentielles
pour le poste, y compris la maîtrise des langues
officielles. Deuxièmement, le gestionnaire est
autorisé à prendre d’autres facteurs en
considération, comme les qualification
supplémentaire qu’il considère un atout, les
exigences opérationnelles, les priorités
d’affaires ainsi que les besoins organisationnels actuels
et futurs, lors de la prise de décisions en matière
de nomination.
- L’un des principaux avantages pour
les employés est que la Loi sur l’emploi dans la
fonction publique favorise les valeurs que sont
l’équité, la transparence et
l’accessibilité. Elle intègre
également les exigences relatives à
l’équité en matière d’emploi,
à la diversité et aux langues officielles dans les
plans de RH, renouvelant l’engagement du Ministère
en ce qui a trait à une main‑d’oeuvre qui soit
représentative de la diversité du Canada.
- La Loi sur l’emploi dans la
fonction publique encourage fortement les gestionnaires
à intégrer la planification des ressources humaines
à la planification des activités, de manière
à ce qu’ils puissent tirer pleinement profit des
avantages de la latitude accordée conformément
à la Loi.
- Conformément à la LEFP, les
ministères seront en mesure d’élaborer leurs
propres stratégies et processus de recrutement externe
pour lesquels ils auront la délégation
complète.
- Un employés aura la
possibilité de discuter de façon informelle avec le
gestionnaire d’embauche, du rejet de sa candidature dans le
processus interne de dotation, à n’importe quel
moment dans le processus. Si le gestionnaire détermine que
des erreurs ont été commises,
l’employé pourra être
réintégré dans le processus.
- Parmi les autres avantages pour les
employés, notons l’occasion de planifier leur
carrière et d’élaborer des plans
d’apprentissage personnels fondés sur des plans de
ressources humaines établis, l’élimination
des listes d’admissibilité, l’extention des
emplois pour une période déterminée sans
nomination, et un nouveau mécanisme de recours,
supervisé par le Tribunal de la dotation de la fonction publique.
- On prévoit que la Loi sur
l’emploi dans la fonction publique entrera en vigueur
le 31 décembre 2005. Il s’agit du dernier volet de
la Loi sur la modernisation de la fonction publique.
Messages supplémentaires
- Comprendre et mettre en oeuvre la nouvelle
Loi sur l’emploi dans la fonction publique prendra
du temps. Au cours des prochaines années, les
gestionnaires et les professionnels des ressources humaines
connaîtront de mieux en mieux la Loi et la
façon de mettre en oeuvre les changement de la meilleure
manière possible.
- La Direction des services en ressources
humaines fournira l’orientation, le soutien et les outils
nécessaires pour qu’on puisse comprendre et utiliser
le nouveau système de dotation à
Santé Canada.
- La Loi sur l’emploi dans la
fonction publique comprend de nouvelles dispositions qui
touchent les activités politiques des fonctionnaires. Ces
dispositions énoncent que les employés peuvent
participer à des événements politiques pour
autant que ceux-ci ne nuisent pas, ou ne semblent pas
nuire, à leur capacité de remplir leurs fonctions
d’une manière politiquement impartiale.
VIII. Approche en matière de
communication
- Proactive, coordonnée, opportune et
ciblée.
- Claire et concise, en langage clair (langage
de tous les jours) lorsque tous les employés sont
ciblés (éviter le jargon technique, ou
l’expliquer au besoin); personnelle (utilisation
d’études de cas, d’exemples pertinents, de
citations);
- Franche, transparente, créera des
possibilités d’échanges bidirectionnels,
accent mis sur les communications en face-à-face, encore
que les vecteurs de communication seront mis à
contribution, puisque le martèlement du message est la
clé de sa conservation en mémoire.
Les directions générales et les régions
pourront adapter les produits, dont le plan de communication de
la LEFP et la stratégie de communication relative à
la planification des RH, pour qu’ils concordent avec leurs
propres points de vue et leurs propres besoins. Elles devront
toutefois être cohérentes quant au message
véhiculé et à la méthode
employée.
Pour aider à réaliser les objectifs de
communication, il est important que ceux qui seront
chargés de piloter la mise en oeuvre de la LEFP disposent
d’outils (de produits) de communication communs. Le plan de
communication relatif à la LEFP et les outils connexes,
notamment la nouvelle présentation de la Loi sur la
modernisation de la fonction publique à Santé
Canada, seront donc distribués aux principaux
intervenants, tels qu’ils auront été
déterminés par l’équipe chargée
de la mise en oeuvre de la LMFP. Il pourrait s’agir des
personnes suivantes : gestion des RH (à tous les
échelons), notamment les directeurs régionaux des
RH, les conseillers des RH, les gestionnaires des RH occupant un
poste clé, les bureaux régionaux des
communications, les syndicats, etc.
Les directions et les bureaux régionaux sont
encouragés à utiliser des documents et à les
adapter au besoin dans le but de promouvoir la Loi sur
l’emploi dans la fonction publique par
l’intermédiaire de leur réseau intranet, de
bulletins, de messages électroniques, de séances de
formation ou d’information et d’autres
moyens.
IX. Activités et produits de
communication
- Utiliser la présentation de
Santé Canada relative à la LMFP pour la publication
de tous les produits de communication et de formation (remarque :
le modèle de présentation qui a été
conçu par l’AGRHFPC plus tôt cette
année n’est pas utilisé par l’Agence,
ni par Santé Canada)
- Présenter des exposés aux
comités exécutifs ministériels,
régionaux ou de direction générale et
à d’autres comités de gestion
- Tenir des réunions, des
conférences et d’autres événements
spéciaux liés à la planification des RH, de
la LEFP ou de la LMFP
- Tenir des séances de consultation et de
formation à l’intention des gestionnaires et des
professionnels des ressources humaines
- Publier des messages dans Nouvelles de SC
à l’intention de tous les employés, notamment
dans Info‑Série sur la LMFP (publiée toutes
les deux semaines et de plus en plus souvent à mesure que
la date de mise en oeuvre approche)
- Publier des articles dans des bulletins comme
Intracom et Cap sur les RH, et dans les bulletins
des directions générales et des régions
- Publier des messages du sous‑ministre et
de la sous‑ministre déléguée, au
besoin (limiter au minimum)
- Se servir des réseaux de communications
internes et des ressources humaines présentant des liens
vers les régions et les directions
générales
- Se servir du Réseau des gestionnaires
(qui compte actuellement environ 600 membres)
- Se servir du site de la LMFP du site intranet
des RH, qui présente des liens vers les sites Web
gouvernementaux pertinents
- Utiliser l’adresse électronique
PSMA-info, qui permet aux employés de soumettre
leurs commentaires, leurs questions et leurs suggestions
- Diffuser de l’information au sujet de la
LMFP dans la section Quoi de neuf du réseau
intranet de SC, qui présente des liens vers le site de la
LMFP
- Présenter des liens vers le site
ministériel de la LMFP sur l’intranet des RH et les
réseaux intranet des régions et des directions
générales
- Présenter les points
généraux à faire valoir pour les
gestionnaires
- Envoyer des courriels directement aux groupes
visés, comme les gestionnaires ou les professionnels des
RH
- Mettre à jour les renseignements
clés à l’intention des gestionnaires (en
particulier ce qu’ils doivent savoir avant
l’entrée en vigueur, en décembre),
rassemblés aussi tôt que possible par
l’intermédiaire des réunions des
comités de gestion ou de messages
électroniques
- Présenter des exposés à
l’intention des gestionnaires et des employés
- Rédiger des foires aux questions
- Se servir de la brochure ou de la trousse
d’information sur la LEFP et la LMFP
- Utiliser les affiches promotionnelles de la
LEFP et de la LMFP 1
- Se servir de l’affiche sur la LEFP et la
LMFP pour annoncer les renseignements ou les séances de
formation (en gardant un espace pour que les RH ajoutent les
dates, les endroits, etc., au besoin)
- Produire d’autres articles promotionnels
comme des signets, des stylos, des tapis de souris 2
X. Budget
Le programme est responsable des activités et des
produits recommandés; il assurera leur mise en oeuvre soit
à l’interne, soit par contrats. Le secteur des
Communications fournira des conseils en matière de
communications et du soutien au besoin. Par conséquent,
aucun fonds ne sera puisé dans son budget.
XI. Évaluation
L’équipe de mise en oeuvre doit effectuer les
tâches suivantes :
- assurer le suivi du nombre de participants et
du niveau de participation (employés et gestionnaires) au
cours des séances de consultation, d’information et
de formation, ainsi que d’autres activités
d’apprentissage et de communication;
- examiner le nombre de demandes reçues
(par courriel ou d’une autre façon) ainsi que leur
type à la suite des activités d’apprentissage
et de communication;
- vérifier le nombre de demandes
d’accès aux sites intranet;
- vérifier à quelle
fréquence la LEFP et la LMFP figurent à
l’ordre du jour des réunions de la haute
direction
- diriger des groupes de discussion faisant
appel à des groupes cibles précis ou réalise
des sondages internes auprès des travailleurs.
Rédigé par : Michele Bittar Cybanski,
Coordination horizontale, Communications
Approuvé par : Équipe de mise en oeuvre
de la LMFP
1
Elles peuvent
être produites par les organismes responsables; nous
attendons encore la confirmation au sujet des produits que les
organismes mettront à la disposition des ministères
clients.
2 Ceux-ci
peuvent êtres produits par les organismes responsables.
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