|
 |
Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation
Les recommandations formulées se rapportent aux priorités immédiates relatives à la
gestion des documents du gouvernement, à la nécessité, à plus long terme, d'établir
une infrastructure de GI viable et
au lancement de l'initiative du Gouvernement en direct. Il importe de rappeler que même si les
préoccupations au sujet de la gestion de l'information électronique étaient d'une importance
capitale dans l'esprit de ceux et celles qui ont participé au processus de consultation, les
recommandations figurant ci-après visaient la gestion de l'information peu importe la forme dans
laquelle elle se présente. À l'instar de ce qui se passe dans bon nombre des organisations
modernes, l'information sur papier demeure une composante clé de la prestation de la plupart des
programmes et services administrés par le gouvernement du Canada.
- Il faut concevoir une architecture de l'information et des normes de contenu dans le
contexte des travaux actuels visant à élaborer une architecture de données aux fins de
l'initiative du Gouvernement en direct (GD)..
- Il faut élaborer des outils de navigation pour faciliter l'accès à l'information et
son extraction.
- Il faut élaborer des politiques, des normes, des pratiques et des technologies pour
gérer les multiples formes de l'information (p. ex., version papier et version
électronique) qu'on retrouve habituellement sur le Web.
- Il faut établir des sites Web modèles ou des pratiques exemplaires qui témoignent des
aspects de la GI.
- Il faut intégrer les aspects propres à la GI aux programmes de formation, d'éducation
et de sensibilisation à l'initiative du GD..
- Il faut sensibiliser davantage les fonctionnaires à propos du rôle et de l'importance
des documents du gouvernement.
- Il faut améliorer les programmes de formation et d'éducation en matière de gestion
des documents, et rappeler aux sous-ministres et aux administrateurs généraux des
organismes quelles sont leurs responsabilités en la matière.
- Il faut établir un cadre redditionnel en matière de documents du gouvernement et
intégrer les aspects qui s'y rapportent aux outils de vérification et d'évaluation
ainsi qu'aux procédures de mesure du rendement.
- Il faut préparer un guide d'auto évaluation en gestion de documents à l'intention des
institutions publiques.
- Il faut utiliser la norme internationale de gestion de documents, qui devrait être
approuvée sous peu, pour élaborer une norme similaire à l'intention du gouvernement du
Canada.
- Il faut élaborer des guides et définir les pratiques exemplaires en matière de
gestion de documents.
- Il faut définir des programmes modèles de gestion de documents et créer un site Web
servant à l'échange d'information en la matière.
- Il faut s'entendre sur un ensemble d'exigences fonctionnelles relativement aux systèmes
de tenue de dossiers.
- Il faut concevoir des approches méthodologiques et technologiques améliorées pour la
gestion de documents.
- Il faut créer une norme de compétence en gestion de documents et élaborer des
programmes de formation, d'éducation et de recrutement.
- Régie interne : il faut créer une unité à l'intérieur du SCT pour remplir une
fonction de coordination en matière de
GI (conseiller la
DPI , orienter les initiatives
publiques en GI, etc.); il faut mettre sur pied un comité interministériel sur la GI
(possiblement un sous-comité relevant du comité chargé de la prestation électronique
des services), qui remplira une fonction de groupe consultatif sur les orientations, les
initiatives et les questions gouvernementales en matière de GI et sur les questions
connexes, et qui contribuera à orienter les activités du Forum de la GI ainsi que
d'autres groupes et comités actifs dans ce domaine; il faut préciser et, au besoin,
renforcer les rôles des organismes directeurs, des comités et des groupes
pangouvernementaux ainsi que des autres comités et groupes dont les activités sont
rattachées à la GI.
- Sensibilisation : il faut élaborer un programme de sensibilisation à la GI axé sur
les cadres supérieurs, les fonctionnaires en général et les personnes qui participent
à la création d'infrastructures de GI et de
TI; il faut incorporer les aspects relatifs à la GI aux cours, aux programmes, aux
conférences, etc.; il faut établir un site Web servant à l'échange d'information sur la GI et
préparer un lexique des termes utilisés en GI.
- Politique : il faut effectuer un examen des politiques de GI/TI en
vue d'élaborer une nouvelle politique de conception et de maintenance d'une infrastructure
de GI; il faut rédiger des modèles d'énoncés de principe sur la GI à l'intention des institutions
publiques.
- Normes : il faut élaborer une démarche normalisée aux fins de la description et de la
classification de l'information pour faciliter l'accès à l'information, son extraction
et sa préservation; il faut élaborer des normes et des pratiques en matière de
préservation de l'information; il faut incorporer des aspects relatifs à la GI aux
initiatives parrainées par le
SCT et à d'autres initiatives connexes, par exemple, la
planification de la reprise des activités; il faut prévoir un processus d'élaboration
de normes de GI à partir des résultats du programme de la NCTTI.
- Systèmes : il faut intégrer des aspects relatifs à la TI aux méthodologies de
conception de systèmes et aux outils connexes servant à planifier, à concevoir, à
installer, à entretenir et à évaluer les systèmes d'information; il faut élaborer des
exigences fonctionnelles, des modèles d'analyse de rentabilisation ainsi que des projets
exploratoires en GI afin de faciliter l'acquisition et la mise en place de systèmes
servant à gérer la création, l'utilisation et la préservation de l'information.
- Le personnel : il faut intégrer les stratégies, les concepts et autres éléments
relatifs à la GI à la conception de programmes d'éducation, de formation et de
recrutement visant les cadres supérieurs et les fonctionnaires en général; il faut
déterminer les compétences et les aspects du travail de GI au regard des fonctionnaires
et s'en servir comme point de départ pour établir des rapports redditionnels, des
descriptions de travail, des programmes de formation, d'éducation et de perfectionnement,
des stratégies de recrutement, des programmes de reconnaissance et de récompenses, ainsi
que des procédures de mesure du rendement; il faut définir des rapports redditionnels et
des profils d'emploi à l'égard des tâches d'élaboration et de maintenance d'une
infrastructure de GI, puis, à partir de profils de compétences, mettre en place une
initiative de développement de la collectivité de la GI; dans le cadre de l'initiative
de développement de la collectivité de la GI, il faut envisager de recruter un petit
groupe de spécialistes de la GI, qui travailleront dans des ministères choisis afin de
lancer les programmes de GI et de constituer la base d'une nouvelle collectivité de la
GI.
|
