Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) - Guide du Ministère

Table des matières

Section 1 – Généralités

1.1 Objectifs du système

1.2 Concept du système

Section 2 – Exigences de transfert de données

2.1 Population

2.2 Fréquence

2.3 Relations spéciales employé/poste

2.3.1 Plus d'un employé dans un même poste.

2.3.2 Employés intérimaires ou en affectation.

2.3.3 Employés en congé.

Section 3 –Transfert de fichier

3.1 Électronique

Section 4 – Contact pour questions

Annexe A – Description du fichier et validations

Liste de modificatifs

Nomination

Annexe B – Topogramme du fichier

Annexe C - Relevé sur la qualité des données

Section 1 – Généralités

1.1 objectifs du système

Le système d'information sur les postes et le classification (SIPC) est conçu pour recueillir de l'information sur les sujets suivants :

• les postes et les données sur la classification et les titulaires

• les données sur les désignations

• les données sur les exclusions

• les données sur les langues officielles

• À compter du 31 mars 1995, le SIPC a remplacé le Système de collecte de données sur les postes (SCDP), ainsi que le Système d'information sur les langues officielles (SILO).

1.2 concept du système

Le concept du système SIPC se fonde sur la réception d'une copie mensuelle des fichiers principaux des ministères. Le SIPC déterminera les changements qui ont été apportés depuis la dernière transmission de données, et maintiendra un historique des changements apportés à chaque poste. Le SIPC établira un lien historique avec un ancien dossier de poste dans les situations suivantes :

• transfert de contrôle ministériels

• les re–numérotations de postes

• les changements de classification de postes

• les changements de titulaires

Section 2 – Exigences de transfert de données

2.1 Population

La population du SIPC couvre les postes et les employés dans les institutions figurant aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques(LGFP).

Exigences relatives aux postes :

– tous les postes.

Exigences relatives aux employés :

– tous les employés répertoriés dans les systèmes ministériels.

2.2 Fréquence

Les ministères doivent envoyer leur fichier SIPC à tous les mois. Les petits organismes peuvent transmettre leur fichier moins fréquemment s'il n'y a pas eu de changements pendant le mois. Les fichiers SIPC peuvent être transmis à TPSGC à n'importe quel temps du mois.

Les mises à jour du SIPC se font à tous les vendredis.

Les données statistiques du Rapport annuel sur les langues officielles sont tirées du SIPC en date du 31 mars de chaque année.

2.3 Relations spéciales employé/Poste

2.3.1 Plus d'un employé dans un même poste.

Les ministères doivent créer un dossier SIPC complet de 600 caractères pour chaque cas d'occupation multiple d'employés dans un même poste.

2.3.2 Employés intérimaires ou en affectation.

Les ministères doivent créer un dossier SIPC complet de 600 caractères pour chaque cas d'intérim ou d'affectation. Voir l'élément no 66, « Indicateur de nomination/affectation », dans la description du fichier SIPC que l'on retrouve dans la section 4.

2.3.3 Employés en congé.

L'« indicateur de nomination/affectation » doit aussi être mis à jour lorsqu'un employé est en congé et que cette période de congé est enregistrée dans le système ministériel.

Section 3 –Transfert de fichier

3.1 Électronique

Les données ministérielles doivent être extraites du système d'information RH du ministère de façon mensuelle, selon les exigences détaillées dans les Annexes A et B. Ce fichier est transmis de façon électronique directement à TPSGC, qui en fera la validation de la qualité.

Cette validation vérifiera:

-  le format du fichier (i.e.: un fichier texte en format ASCII est requis),

-  le compte d'enregistrements (i.e.: un écart de 25% avec le compte précédent d'enregistrements fera l'objet de rejet), et

-  les validations selon l'annexe A.

Les relevés sur la qualité des données (voir l'annexe C) sont préparés et envoyés aux ministères qui ont fait parvenir leurs données SIPC. Les ministères sont tenus de revoir les relevés et faire les corrections nécessaires des données au sein de leur système d'information RH.

TPSGC fournit l'expertise technique relativement aux transferts électroniques des fichiers des ministères à ses systèmes centraux. Veuillez communiquer avec le Bureau de service au (819) 738–7782, afin d'obtenir ces services.

Section 4 – Contact pour questions

Les questions d'ordre général relativement au système SIPC et à ses règles commerciales doivent être adressées à l'AGRHFPC :

Les questions relatives aux caractéristiques techniques du transfert électronique de données doivent être adressées au Bureau de service à TPSGC au (819) 738–7782.

Annexe A – Description du fichier et validations

Liste de modificatifs 

 (*) Décembre 1997

1. Code de ministère/organisme

DEIP N^o : 1

Définition : Code identifiant le ministère ou l'organisme.

Structure : A(3)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Ce code n'est pas une abréviation du nom du ministère ou de l'organisme ni ne reflète les abréviations utilisées dans le cadre du Programme de coordination de l'image de marque.

b) Le code du ministère/de l'organisme est le même code utilisé par le Système de paie.

c) Les codes sont contrôlés et mis à jour par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et sont publiés dans le Rapport sur le rattachement des populations.

d) Obligatoire – l'utilisation d'un code invalide ou d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur critique et tout le dossier sera rejeté.

2. Numéro de poste

DEIP N^o : 12

Définition : Numéro unique pour identifier un poste.

Structure : X(5)9(4)X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) L'administration et le contrôle du numéro de poste incombent à chaque ministère.

b) Les positions 1 à 5 peuvent être utilisées pour identifier la direction. Il s'agit d'une case alphanumérique, cadrée à gauche, et les espaces intercalaires sont interdits.

c) Les positions 6 à 9 contiennent un numéro et des zéros à gauche sont requis. La position 10 est alphanumérique et ne peut pas être laissée en blanc.

d) Le code de ministère ne doit pas figurer dans le numéro de poste.

e) Chaque numéro de poste est unique au sein d'une organisation.

f) L'utilisation de caractères spéciaux est interdite.

g) Obligatoire – l'utilisation d'un code invalide ou d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur critique et tout le dossier sera rejeté.

NOTA : Lorsqu'un poste a plus d'un titulaire, veuillez soumettre un fichier SIPC complet pour chacun des titulaires. Indiquez la relation juridique tel que décrit à l'élément 65.

3. Code de classification du poste

DEIP N^o : 94–0

Définition : Code identifiant le groupe, le sous–groupe et le niveau du poste.

Structure : A(2)X(3)X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Se reporter au Chapitre 1 (Appendice D) du Manuel de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada pour la liste complète des codes de classification valides.

b) Obligatoire – l'utilisation d'un code invalide ou d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

4. Date d'entrée en vigueur de la classification du poste (mise à jour juin 1993)

DEIP N^o : 2–14

Définition : Date à laquelle le travail décrit dans la description de travail est assigné de façon officielle au poste.

Structure : 9(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La case comporte huit caractères et représente l'année, le mois, et le jour (AAAAMMJJ) de l'entrée en vigueur de la classification

b) Obligatoire – La case ne doit pas être en blanc et la date ne peut pas être anticipée.

5. Titre du poste – Anglais

DEIP N^o : 90

Définition : Courte phrase ou titre anglais décrivant la principale fonction du poste.

Structure : X(30)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Les abréviations sont acceptées.

b)  L'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

c)  Un poste qui rencontre la définition de gestionnaire sera identifié par un (M) avant le titre du poste.

d) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

6. Titre du poste – Français

DEIP N^o : 90

Définition : Courte phrase ou titre français décrivant la principale fonction du poste.

Structure : X(30)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Les abréviations sont acceptées.

b)  L'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

c)  Un poste qui rencontre la définition de gestionnaire sera identifié par un (G) avant le titre du poste.

d) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

7. Code de lieu géographique

DEIP N^o : 10–1

Définition : Code précisant le lieu géographique d'un poste.

Structure : X(7)

Actuellement, le structure dans le Système de paie est X(6)

Actuellement défini par Statistique Canada comme étant le 9(7)

Les systèmes des ministères devraient être modifiés de façon à admettre jusqu'à sept caractères, p. ex., X(7)

Remarque, règles de validation et règles commerciales :

a) Les valeurs de code valides sont des sous–ensembles sélectionnés de codes de la «Classification géographique type» établie et tenue à jour par Statistique Canada.

b) Cet élément d'information de groupe est une combinaison d'éléments de données : codes de province ou région (fiche n^o 230–0), comté ou division de recensement (fiche n^o 231–0) et municipalité ou subdivision de recensement (fiche n^o 232–0).

c) Le cliché d'enregistrement SIPC sera le X(7) pour cette case et le numéro sera cadré à gauche.

d) Le SIPC acceptera une case en blanc dans la position 7 jusqu'à ce que les ministères seront convertis à la nouvelle norme.

e) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

8. Code de sécurité

DEIP N^o :

Définition : Code indiquant les exigences de sécurité d'un poste.

Structure : 9(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Les valeurs des codes sont les suivantes :

1 = Fiabilité de base (N.B.: Discontinué à compter du 1 Février 2002) *
2 = Cote de fiabilité *
3 = Confidentiel
4 = Secret
5 = Très secret

6  = Autre

* La Cote de fiabilité (code 2) - anciennement nommée Fiabilité approfondie - est le critère minimum de sécurité.

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

9. Direction/direction générale/division

DEIP N^o : 156

Définition : Nom donné à une unité organique d'un ministère ou d'un organisme.

Structure : X(20)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Facultatif – les abréviations courantes sont acceptées.

10. Numéro de poste du surveillant

DEIP N^o : 94–4

Définition : Numéro de poste (valide) dont relève le poste d'un point de vue organisationnel.

Structure : X(5)9(4)X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur. Remplir de zéros quand il n'y a pas de superviseur.

11. Numéro de poste antérieur

DEIP N^o : 12–1

Définition : Numéro de poste antérieur modifié par suite d'une intervention au niveau de la classification et (ou) d'une réorganisation.

Structure : X(5)9(4)X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) NE DOIT PAS AVOIR LA MÊME VALEUR QUE LE NUMÉRO DU POSTE, élément no. 2.

b) Obligatoire le cas échéant, autrement cette case peut rester en blanc.

12. Classification antérieure

DEIP N^o : 94–4

Définition : Code identifiant le groupe professionnel antérieur d'un employé, son sous–groupe et le niveau de son poste, lorsqu'une décision de classification modifie la classification du poste.

Structure : A(2)A(3)X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) NE DOIT PAS AVOIR LA MÊME VALEUR QUE LA CLASSIFICATION DU POSTE, élément no. 3.

b) Voir «Code de classification», point 3 de la présente annexe.

c) Obligatoire le cas échéant, autrement cette case peut rester en blanc.

13. Motif de la décision de classification

DEIP N^o : 240

Définition : Code identifiant la justification ou le motif entourant la dernière intervention d'évaluation de classification du poste.

Structure : A(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeur des codes et interprétations :

A = Changement dans les fonctions
B = Révision cyclique
C = Grief
D = Règlement d'un différend autre qu'un grief
E = Conversion
F = Examen ou contrôle CT
G = Vérification ou contrôle par le ministère
H = Formation et perfectionnement
J = Nouveau poste
R = Revue d'une décision de classification sans changements dans les fonctions, par suite de changements hiérarchiques.

Valeurs utilisables de façon facultative à des fins d'affaires par les ministères :

I = Re–structuration
K = Changement de numéro de poste
L = Ré–organisation

NOTA : Le code X = autre, a été éliminé. Lors d'un changement administratif où ce code était utilisé, les ministères sont priés d'utiliser le code antérieur valide déjà en dossier.

b) On n'utilise les codes «E, et F» que sur instruction de l'AGRHFPC.

c) Le code «h» doit être utilisé pour la reclassification des poste sous l'autorité d'un programme de formation et de perfectionnement de la CFP.

d) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

14. Code de ministère antérieur

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Code identifiant le ministère dont provenait le poste par suite de restructuration.

Structure : A(3)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Le code devrait être un code du ministère qui était valide antérieurement et qui peut être utilisé dans le SIPC afin de maintenir une historique d'un poste muté à un nouveau ministère lors d'une restructuration.

b) Ne doit pas avoir la même valeur que le code de Ministère, élément no. 1.

c) Obligatoire le cas échéant

15 à 45. (Chiffres impairs) Coordonnée – degré

DEIP N^o : 249

Définition : Code identifiant la coordonnée ou le degré spécifiés dans le plan d'évaluation applicable.

Structure : X(12)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La case est cadrée à gauche.

b) La fonction publique utilise actuellement quatre types de plans d'évaluation. On se reportera aux plans d'évaluation afin de déterminer laquelle des classifications exige des coordonnées, des degrés et des points :

1) Description du niveau – coordonnées et points non requis
2) Comparaison de facteurs – coordonnées requises seulement
3) Degré dominant – coordonnées requises seulement
4) Cotation numérique – coordonnées et points requis

c) Obligatoire le cas échéant – des exigences précises existent vis–à–vis la validation inter–éléments concernant cet élément et les points ayant trait aux coordonnées et aux degrés.

16 à 46. (Chiffres pairs) Valeur des points

DEIP N^o : 241

Définition : Points déterminés pour un facteur ou un élément de classification unique par l'analyse de poste et l'évaluation.

Structure : 9(4)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La valeur des points pour chaque facteur ou élément doit correspondre à la norme de classification appropriée.
b) Obligatoire le cas échéant - la case doit être justifiée à droite avec des zéros à gauche et rester en blanc si elle n'est pas utilisée.
c) Le total des points sera effectué au bureau central et contrôlé en fonction de la norme de classification appropriée.
d) Si les points ne sont pas requis, on doit forunir soit des blancs ou 4 zéros. Il y aura erreur si d'autres valeurs sont fournies.

47. Numéro d'emploi

DEIP N^o : 123

Définition : Numéro d'identification utilisé quand un ou plusieurs postes ayant des fonctions identiques sont visés par une même décision de classification.

Structure : X(6) 9(4)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Obligatoire le cas échéant, autrement cette case peut rester en blanc.

48. Type de titulaire recherché

DEIP N^o :

Définition : Code enregistrant le statut d'emploi du titulaire ou du titulaire proposé pour un poste.

Structure : A(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeur des codes et interprétations :

A = Période indéterminée – Plein temps
B = Période indéterminée – Temps partiel
C = Saisonnier – Plein temps
D = Saisonnier – Temps partiel
E = Emploi à durée déterminée – Plein temps (moins de 3 mois)
F = Emploi à durée déterminée – Temps partiel (moins de 3 mois)
G = Emploi à durée déterminée – Plein temps (plus de 3 mois)
H = Emploi à durée déterminée – Temps partiel (plus de 3 mois)
K = Occasionnel – plein temps
L = Occasionnel – temps partiel
M = Emploi spécial
P = Occasionnel – plein temps (prolongé)
R = Occasionnel – temps partiel (prolongé)

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

49. Fonction

DEIP N^o : 242

Définition : Description d'un poste en fonction de son domaine de spécialité (p. ex., ressources humaines).

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La fonction/sous fonction n'est requise que pour les postes EX.

b) Les valeurs des codes sont les suivantes :

a = Services de gestion
b = Services financiers
c = Ressources humaines
d = Administration générale
e = Communications
f = Vérification et évaluation
g = Évaluation des programmes
h = Vérification interne
i = Services informatiques ou gestion de l'information
j = Politique et consultation
k = Planification
l = Autre

c) Facultatif – cette case peut rester en blanc.

50. Statut SMA

DEIP N^o : 248

Définition : Code identifiant la statut d'un poste de sous–ministre adjoint.

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Les valeurs de codes sont les suivantes :

1 = Sous–ministre adjoint
2 = Équivalent à un sous–ministre adjoint
3 = Sous–ministre–adjoint principal

b) Obligatoire – pour les postes classifiés EX4 et EX5.

51. Code facteur de poste de surveillant

DEIP N^o : 140

Définition : Code identifiant les coordonnées d'évaluation d'un système de cotation numérique pour les facteurs de classification des postes de surveillant.

Structure : X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Le caractère alphabétique représente le niveau de responsabilité de surveillance. Le caractère numérique représente le nombre d'employés surveillés.

b) Dans le système de paie, ce code de coordonnées de facteur de surveillance est utilisé pour déterminer la prime de surveillance à attribuer à un employé en vertu de certaines conventions collectives.

c) Le code ne s'applique qu'aux groupes suivants : GL, GS, PR, SR et HS.

d) Obligatoire le cas échéant, autrement cette case peut rester en blanc.

52. Processus d'évaluation

DEIP N^o : 306

Définition : Code identifiant le processus utilisé dans l'évaluation d'un poste.

Structure : 9(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

01 = Poste évalué sans recours à un comité de classification
02 = Poste évalué par un comité de classification
03 = Comité de l'AGRHFPC (règlement de litiges)
04 = Comité de grief
05 = Comités de classification inter–ministériels
06 = AGRHFPC, dans le cas d'un niveau non délégué
51–99 = Comités ministériels de classification

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

53. Autorisation de classification du poste

DEIP N^o : 98

Définition : Code identifiant le ministère compétent pour classifier un poste.

Structure : 9(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

1 = Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
2–7 = Ministère
8 = Centre de responsabilité possédant une délégation du pouvoir de classifier (aux gestionnaires hiérarchiques)
9 = Administrateur général ou directeur de l'organisme

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

53. Date d'autorisation de la classification

DEIP N^o : 2–16

Définition : Date à laquelle la classification courante est autorisée.

Structure : 9(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La case comporte huit caractères et représente l'année, le mois, et le jour (AAAAMMJJ) d'autorisation de la classification.

b) Obligatoire – la case ne doit pas être en blanc et la date ne doit pas être anticipée.

55. Motif de l'exemption

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Motif d'exemption du poste de la négociation collective

Structure : X(3)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Les valeurs des codes sont les suivantes :

21 = Importantes fonctions concernant la politique/le programme du gouvernement
22 = Attributions de gestion à l'égard de fonctionnaires / ou s'occupe officiellement de présenter des griefs
23 = Participation directe au processus de négociations collectives
24 = Véritable conflit d'intérêts/équipe de gestion
25 =  Confidentiel à 21, 22, , ou 23
40 = Nomination par Arrêté–en–conseil
41 = Poste de gestionnaire ou poste à caractère confidentiel à un titulaire d'un poste statutaire
42 = Groupe EX ou équivalent de nom
43 = Avocat du ministère de la Justice
44 = Employés de l'AGRHFPC
45 = Fournit des conseils sur les relations de travail, etc. (y compris le groupe PE)
46 = Confidentiel à 42 ou à 43
47 = Code en attente, jusqu'à ce que l'exemption soit déterminée.
48 = Groupe PE
49 = Groupe OM
50 = Groupe MM
51 = Groupe AT

b) Obligatoire le cas échéant et cadrée à gauche, autrement cette case peut rester en blanc.

NOTA : Les codes de valeur 22A et 22B seront acceptés durant une période de transition, au cours de laquelle les ministères sont tenus de convertir ces valeurs à la valeur 22.

56. Code de désignation

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Code indiquant le statut du poste en ce qui a trait à des tâches touchant la sécurité du grand public.

Structure : 9(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

0 = Poste non désigné
1 = Poste désigné
2 = Désignation de remplacement
3 = Désignation conditionnelle/sur appel
4 = Statut contesté
5 = Impact de l'an 2000

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas erreur.

57. Date de la désignation

DEIP N^o : Nouveau

Définition : La date a laquelle une valeur de code de désignation est entrée ou modifiée dans un système ministériel.

Structure : X(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Cette case comporte huit caractères et représente l'année, le mois et le jour (AAAAMMJJ) où une valeur de code de désignation est enregistrée, valeurs 0 à 5.

b) Obligatoire pour toutes les valeurs, de 0 à 5.

58. Exigences linguistiques du poste

DEIP N^o : 74

Définition : Code identifiant la ou les langues officielles exigées pour l'exécution des tâches d'un poste.

Structure : 9(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

1 = Bilingue
2 = Anglais essentiel
3 = Français essentiel
4 = Anglais ou français essentiel

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

59. Indicateur de dotation impérative

DEIP N^o : 207

Définition : Code qui spécifie que les exigences linguistiques d'un poste bilingue doivent être complètement satisfaites au moment de la nomination ou de la mutation ainsi que les raisons de ces exigences.

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs de codes et interprétations :

1 = Aptitudes particulières – Dotation impérative d'un poste bilingue nécessitant un usage spécialisé ou technique dans toutes les habiletés linguistiques requises par le poste dans les deux langues officielles.

2 = Relations spéciales – Dotation impérative d'un poste bilingue impliquant l'existence de relations spéciales avec une communauté ou un groupe particulier ou ayant une portée opérationnelle importante.

3 = Poste bilingue indispensable – Dotation impérative d'un poste bilingue indispensable.

4 = Nomination ou déploiement pour une période spécifiée – Dotation impérative d'un poste bilingue nécessitant une nomination ou un déploiement pour une période spécifiée.

b) Obligatoire le cas échéant, autrement cette case peut rester en blanc.

60. Profil linguistique du poste

DEIP N^o : 69

Définition : Indique, pour un poste bilingue, le niveau de compétence requis en ce qui a trait à la lecture, à l'écriture et à l'interaction orale pour chacune des langues officielles utilisées. Les trois premières valeurs ont trait aux aptitudes en ANGLAIS tandis que les trois dernières valeurs ont trait aux aptitudes en FRANÇAIS.

Structure : X(6)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Ce code se compose de trois caractères pour chaque aptitude dans chacune des langues officielles :

Les premiers et quatrième caractères déterminent l'aptitude à lire.

Les deuxième et cinquièmes caractères déterminent l'aptitude à écrire.

Les troisième et sixième caractères déterminent l'interaction orale.

b) Valeurs des codes et interprétations :

•  = Non requis

A = Niveau inférieur à l'Évaluation de la langue seconde (ELS)
B = Deuxième niveau à l'Évaluation de la langue seconde (ELS)
C = Niveau supérieur à l'Évaluation de la langue seconde (ELS)
P = Aptitudes spécialisées ou connaissance supérieure de la langue
R = Niveau A dit instrumental (seulement avant le 15 octobre 1984)

c) Obligatoire si l'élément 58 «Exigences linguistiques du poste» est égal à «1». Autrement, cette case reste en blanc.

61. Code ayant trait aux exigences de communication

DEIP N^o : 208

Définition : Code identifiant certaines fonctions d'un poste ainsi que la ou les langues officielles requises pour s'en acquitter.

Structure : 9(6)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Le code se compose d'un caractère pour chacune des fonctions suivantes :

• Le 1^er caractère correspond aux services au public.
• Le 2^e caractère correspond aux services à caractère personnel fournis aux employés fédéraux.
• Le 3^e caractère correspond aux services centraux offerts aux employés fédéraux.
• Le 4^e caractère correspond aux fonctions de surveillance.
• Le 5^e caractère correspond à un niveau officiel dans la procédure de règlement des griefs.
• Le 6^e caractère correspond aux autres fonctions possibles.

b) Les valeurs des codes sont :

0 = Non requis
1 = Anglais et français
2 = Anglais seulement
3 = Français seulement
4 = Anglais ou français

c) Si l'élément Exigences linguistiques du poste (élément 58 est égal à «1», au moins un des codes de la case doit être égal à «1», autrement il en résultera un cas d'erreur.

d) Si l'élément Exigences linguistiques du poste (élément 58 est égal à «2, 3 ou 4», l'utilisation de la valeur «1» dans cette case entraînera un cas d'erreur.

e) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

62. Date de la prochaine révision (mise à jour décembre 1993)

DEIP N^o : 2–75

Définition : Date à laquelle le poste doit être révisé à laquelle le poste doit être aboli.

Structure : X(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La case comporte huit caractères et représente l'année, le mois, et le jour (AAAAMMJJ) où le poste doit normalement être révisé.

b) Cette case est facultative.

LES CASES 63 À 72 RESTENT EN BLANC SI LE POSTE EST VACANT

63. Code d'Identification de Dossier Personnel

DEIP N^o : 63

Définition : (CIDP) Numéro unique attribué par Approvisionnements et Services Canada afin d'identifier un employé.

Structure : CIDP X(9)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) (CIDP) validation MOD 11 – annexée. Une erreur de validation MOD 11 entraînera un cas d'erreur critique et tout le dossier sera rejeté.

b) Un zéro à gauche doit être utilisé afin de compléter le CIDP à huit caractères.

c) Si cette case est laissée en blanc, toutes les cases ayant trait aux employés (de 63 à 71) doivent être laissées en blanc.

64. Nom de famille

DEIP N^o : 4

Definition : Nom de famille de l'employé.

Structure : X(20)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a)  Obligatoire si le poste est occupé – cette case doit être justifiée à gauche et elle peut renfermer des caractères numériques et des espaces.

b)  Une erreur sera indiquée si le nom de famille est entré et le CIDP est en blanc.

65. Initiales

DEIP N^o : 5

Définition : Représente la première lettre de chaque nom de baptême.

Structure : X(3)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Obligatoire si le poste est occupé – cette case doit être cadrée à gauche.

66. Indicateur de nomination/affectation de l'employé

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Code indiquant la relation juridique de l'employé avec ce poste

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

1 = Poste d'attache
2 = Poste intérimaire (si appuyé par une mesure de dotation)
3 = CSS – congé sans solde
4 = Autres, p. ex., service extérieur, PAC, PAS etc.

b) Obligatoire si le poste est occupé – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

67. Classification de l'employé

DEIP N^o : 94–1

Définition : Code identifiant le groupe professionnel, le sous–groupe et le niveau de l'employé

Structure : X(2)X(3)X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Niveau de classification auquel l'employé est rémunéré.

b) Obligatoire si le poste est occupé – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

68. Date de la nomination de l'employé

DEIP N^o : 2–32

Définition : Date à laquelle l'employé a été nommé à ce poste ou date à laquelle sa nomination est entrée en vigueur.

Structure : X(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Cette case comporte huit caractères et représente l'année, le mois, et le jour (AAAAMMJJ) où le titulaire a été nommé à ce poste.

b) Obligatoire si le poste est occupé – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

69. Première langue officielle

DEIP N^o : 68

Définition : Première langue officielle de l'employé.

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

1 = Anglais
2 = Français

b) Obligatoire si le poste est occupé – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

70. Nature de la nomination – Langues officielles

SILO N^o : 201

Définition : Un code qui indique la nature de la nomination ou mutation au poste en vertu des dispositions du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP), du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) et des dispositions des politiques et directives du Conseil du Trésor.

Structure : X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

A)  La personne satisfait aux exigences linguistiques du poste au moment de la nomination ou mutation résultant d'un processus initié :

Nomination

Mutation

B)  La personne ne satisfait pas et est exemptée de satisfaire aux exigences linguistiques du poste au moment de la nomination ou mutation résultant d'un processus initié en vertu des dispositions du :

Nomination

Mutation

C)  La personne ne satisfait pas et est exemptée de satisfaire aux exigences linguistiques du poste au moment de la nomination intérimaire (excédant 4 mois) résultant d'un processus initié en vertu des dispositions du :

Légende

Note :

* En vertu des dispositions du guide sur les Langues officielles dans le processus de nomination de la Commission de la Fonction Publique du Canada (CFP), les résultats datant de plus de cinq ans seront toutefois considérés valides lorsque :

• ces résultats étaient valides au moment où on a informé les personnes visées de la décision de nomination ou de la nomination proposée (deuxième notification);

• le poste bilingue qu'occupe un employé ou une employée bilingue est reclassifié et que l'employée ou l'employée est confirmé à ce poste; ou,

• l'employé ou l'employée est en poste à l'étranger pendant la durée de l'affectation.

b) Obligatoire si le poste est occupé

71. Situation linguistique du titulaire

SILO N^o : 217

Définition : Élément indiquant la situation linguistique du titulaire d'un poste bilingue.

Structure : X(2)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) La case est en blanc quand le poste n'est pas un poste bilingue.

b) Série 10 – L'employé satisfait aux exigences linguistiques du poste.

10 = Attesté bilingue
11 =  Attente de résultats d'ELS
12 = Données linguistiques du poste manquantes– Nature de la nomination bilingue
13 = Poste Bilingue– Nature de la nomination manquante ou unilingue

c) Série 20 – L'employé ne satisfait pas aux exigences linguistiques, mais est exempté en raison :

20 = L'employé ne satisfait pas aux exigences linguistiques. Veuillez prendre note que l'AGRHFPC exige seulement cette valeur. Cependant, pour des raisons administratives, le système ministériel peut utiliser une ventilation supplémentaire et prévoir les codes 21 à 26 (voir ci–dessous).

21 = D'une exemption au moment de la nomination, d'une mutation ou lorsque l'employé conserve ses droits de titulaire en raison d'une re–numérotation de poste ou d'une restructuration ministérielle.

22 = D'une réidentification du poste de unilingue à bilingue.

23 = Du rehaussement du profil linguistique que le titulaire ne satisfait plus.

24 = De nouveaux résultats d'évaluation linguistique inférieurs au profil du poste. Le titulaire avait antérieurement satisfait aux exigences du poste.

26 = Du refus de passer un test au moment de la confirmation pour l'admissibilité à la prime.

d) Série 30 –Dotation non impérative.

30 = L'employé doit satisfaire aux exigences linguistiques pendant la période d'exemption.

e) Facultatif. Cette case peut être laissée en blanc. Une SLT sera produite par le système si le poste est bilingue.

72. Date limite pour satisfaire aux exigences linguistiques

SILO N^o : 225

Définition : Élément indiquant la date à laquelle un titulaire unilingue, nommé à un poste bilingue de dotation non impérative, qui doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste, est censé y satisfaire. Le cas échéant, cette date sera établie à deux ans de la date de la nomination.

Structure : X(8)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Le champ comporte huit caractères qui représentent l'année, le mois, et le jour (AAAAMMJJ) où le titulaire doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste.

b) Ce champ est calculé lorsque la 'Nature de la nomination' a la valeur '01' = consent à suivre un cours de langues. L'élément «Situation linguistique du titulaire» (élément 70) est aussi établi à la valeur «30» = doit satisfaire.

c) Facultatif – Si la case a été laissée en blanc, la date limite sera calculée.

73. Code de bureau (mise à jour avril 1995)

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Un code identifiant un bureau ou un genre de service selon la Loi ou le Règlement sur le service au public dans les deux langues officielles.

Structure : X(10)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Obligatoire pour tous les postes occupés, bilingues ou unilingues, dans un bureau ou genre de service ayant une obligation d'offrir un service au public dans les deux langues officielles.

b) Lorsque le titulaire du poste fournit un service rattaché à plus d'un genre de services décrits par le Règlement, le ministère/institution doit indiquer le code de bureau pour le genre de service qui est considéré le plus important.

c) Doit correspondre à un code de bureau fourni à l'AGRHFPC par le ministère/institution dans le Relevé des bureaux.

d) Obligatoire le cas échéant – le champ doit être cadré à gauche.

74. Désignation proposée

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Code indiquant le statut proposé du poste en ce qui a trait à des tâches touchant la sécurité du grand public.

Structure : X(1)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a) Valeurs des codes et interprétations :

0 = Proposé comme poste non désigné
1 = Proposé comme poste désigné
2 = Proposé comme poste suppléant
3 = Proposé comme poste conditionnel

b) Facultatif – La case peut être en blanc.

75. Code de la classification nationale des professions

DEIP N^o : Nouveau

Définition : Le CNP est un système qui décrit les activités professionelles des canadiens.

Structure : X(4)

Remarques, règles de validation et règles commerciales :

a)  Le code de CNP de 4 caractères sera utilisé par l'AGRHFPC dans le SIPC. La structure du système CNP et les codes sont retrouvés sur le site Web du CNP du DRHC au : http://www23.hrdc-drhc.gc.ca/2001/f/generic/welcome.shtml

b)  Les postes qui rencontrent la définition de gestionnaire (sous le niveau EX) auront un code dans le groupe 01-- à 09-- 'catégorie de gestion'. Voir http://publiservice.hrma-agrh.gc.ca/leadership/mp-ps/documents/final_report/definition_f.asp

b) Obligatoire – l'utilisation d'une case en blanc entraînera un cas d'erreur.

Annexe B - Topogramme du fichier

Le topogramme du fichier SIPC élargi, apparaissant sur les deux prochaines pages, fournit des renseignements sur les 600 caractères d'information que les ministères doivent transférer à TPSGC, ainsi que sur le fichier élargi de 700 caractères d'information du SIPC qui seront maintenus par TPSGC et transférés à l'AGRHFPC.

Topogramme du fichier SIPC élargi

Annexe C – Relevé sur la qualité des données

Des spécimens de relevé d'erreurs apparaissent sur les pages qui suivent.

Le relevé d'erreurs PC2050 intitulé «Erreurs causant un rejet de l'enregistrement», affiche les enregistrements qui ont été rejetés en raison d'une des conditions suivantes :

• le Numéro de poste n'est pas valide

• le Numéro d'identification personnel n'est pas valide

• Le traitement de ces enregistrements est alors interrompu, et le ministère doit apporter les corrections nécessaires et resoumettre les enregistrements le mois suivant.

• Le relevé d'erreurs numéro PC1040, intitulé «Statistiques d'entrée», est produit et envoyé au ministère dans les cas où la différence de pourcentage de la population entre le fichier courant et le fichier antérieur est plus grand que 25%. Le traitement du fichier au complet est alors suspendu et ne reprendra qu'après examen auprès du ministère.

• Le relevé sur la qualité du fichier numéro PC6050 fournit des renseignements sur la qualité de 34 éléments d'information du SIPC, soit le nombre et le % de conditions suivantes :
  • (*) champs facultatifs en blanc
  • (*) champs remplis et valides
  • (*) champs remplis et non valides
  • (*) champs obligatoires en blanc

• Le relevé d'erreurs numéro PC2060, intitulé «Champs remplis et non valides», affiche des informations détaillées sur les données erronées rencontrées dans 16 des 75 champs fournis par les ministères

09/02/95

Position and Classification Information System / Système d'Information sur les Postes et la Classification

PC2050 – Critical errors – Rejected records / Erreurs causant un rejet de l'enregistrement – PC2050 – 

09/02/95

Position and Classification Information System /Système d'Information sur les Postes et la Classification

PC1040 – Quality control report /Relevé de controle sur la qualité – PC1040 –

Input statistics / Statistiques d'entree

Processing statistics / Statistiques sur le traitment

 09/02/95

Position and Classification Information System /Système d'Information sur les Postes et la Classification

pc6050 – Data quality report / Relevé sur la qualité du fichier – pc6050 –

DATE 28/08/95

** Protégé – Renseignements Personnels

Système d'Information sur les Postes et la Classification

Champs remplis et non valides – pc2060 – xxx