Thésaurus et vocabulaires contrôlés

Enregistrer un vocabulaire normalisé

Pour enregistrer un vocabulaire contrôlé ou un thésaurus

La Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été désignée par la Norme du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information NCTTI 39.2, Norme du vocabulaire contrôlé (www.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit392_f.asp) en tant que registraire des vocabulaires normalisés utilisés par le Gouvernement du Canada (GC). Par voie de conséquence, la BAC agira en tant qu'agent d'enregistrement pour le domaine gc.ca auprès de la Dublin Core Metadata Initiative (DCMI - http://dublincore.org/) pour assurer la conformité à la norme Dublin Core.

L'enregistrement d'un vocabulaire n'équivaut pas à une sanction officielle du vocabulaire par la Bibliothèque et Archives Canada ou par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

La fonction de registraire comporte deux volets:

• Rendre les vocabulaires normalisés accessibles pour utilisation par les moteurs de recherche, les créateurs d’information ainsi que les créateurs et les responsables de l’entretien des vocabulaires;

• Offrir un mécanisme central d’identification des éléments « méta » utilisés par les ministères et les agences du GC.

On peut enregistrer un vocabulaire en soumettant l’information demandée conformément aux règles et aux critères énoncés ci-dessous.

Veuillez noter que les organisations fédérales devraient d'abord consulter le Guide d'élaboration et de mise à jour des vocabulaires contrôlés du gouvernement du Canada et le Guide de mise en place des métadonnées pour les ressources Web du gouvernement du Canada avant d'élaborer un vocabulaire contrôlé.

Le gouvernement du Canada désire maintenir un nombre limité de schémas d'encodage reconnus pour utilisation par ses organisations. Ce faisant, il s'assure que les schémas satisfont les critères de base d'un vocabulaire contrôlé et prévient les problèmes d'interopérabilité qui pourraient résulter de la multiplicité des schémas.

RÈGLES

A. Critères d’enregistrement des vocabulaires normalisés

1. On peut enregistrer des vocabulaires contrôlés, des thésaurus, des listes unidimensionnelles de termes et d'ensembles de valeurs ou d'autres listes normalisées s'ils sont jugés pertinents dans le contexte des activités du gouvernement du Canada.

   Un vocabulaire contrôlé est une liste établie de terminologie, de mots ou de phrases normalisés pour indexer, analyser le contenu et récupérer des renseignements, habituellement dans un domaine d'information donné. Il se caractérise par son format homogène, sa syntaxe et peut inclure des synonymes et des renvois. Dans un vocabulaire contrôlé, un terme provenant d'un ensemble potentiel représente un concept et peut servir de terme représentatif de ce concept. Ainsi, dans un ensemble de ressources d'information, toutes les ressources concernant ce concept donné, ou pertinentes à celui ci, peuvent être indexées à l'aide du terme représentatif.

   Le thésaurus est un outil de contrôle de vocabulaire. En utilisant un thésaurus, on peut effectuer des recherches plus fructueuses. Le thésaurus est un sous-ensemble du langage qu'on utilise dans la vie quotidienne. Il comprend des renseignements sur les relations entre les mots et les phrases (par ex. : termes génériques (c. à d. plus généraux), termes spécifiques (c. à d. plus précis), termes préférentiels, termes non préférentiels ou termes associés). En général, le thésaurus est restreint à un domaine précis (par ex. : santé, éducation, documents gouvernementaux). Les chercheurs peuvent utiliser la terminologie qui leur est familière afin de trouver des renseignements pertinents.

   Une liste unidimensionnelle de termes preferred est une liste établie de termes normalisés à utiliser dans l'indexation et la recherche documentaire. Elle peut être classée en ordre alphabétique et ne pas indiquer les liens entre les termes. En règle générale, une liste unidimensionnelle se limite à un type particulier d'information, p. ex. types de documents, d'utilisateurs, ciblés par vedette matière. La liste est habituellement assez courte, pour faciliter la recherche de termes.

2. Seuls les vocabulaires développés et tenus à jour par le GC sont enregistrés.

   Le registre comprend également des vocabulaires normalisés externes bien connus. Ces vocabulaires sont ajoutés par BAC s'ils sont jugés pertinents pour les organismes du GC.

   Un vocabulaire appartenant au GC doit être créé et tenu à jour par un organisme autorisé.

   Un organisme autorisé reçoit un mandat au sein d'un ministère de développer et de tenir à jour le vocabulaire. À titre d'exemple d'organismes autorisés du GC on retrouve les centres d'expertise tel la Bibliothèque et le centre d'information de Statistique Canada, le Programme des services de dépôt de Communication Canada et le Bureau de la gestion intellectuelle de Bibliothèque et Archives du Canada ainsi que des petites entités qui effectuent la conception et l'entretien de vocabulaires, comme les membres de regroupements et de passerelles.

3. Les vocabulaires du GC doivent être bilingues.
   
   
4. Les vocabulaires du GC doivent être publiés sur le Web.

B. Titres des vocabulaires

1. Les vocabulaires normalisés seront dénommés d'après leurs titres officiels. Le nom de l'organisme responsable de l'entretien et propriétaire du vocabulaire est rarement suffisant puisque ce nom ne peut identifier sans équivoque un vocabulaire particulier.

2. Les titres du vocabulaire normalisé, dans chacune des langues, sont fournis pour les vocabulaires bilingues ou multilingues.

   Exemple : Thésaurus de Statistique Canada et Statistics Canada Thesaurus

3. Les versions remaniées d'un vocabulaire, et les versions modifiées et/ou traduites par une personne ou organisme autre que le propriétaire original devraient utiliser un nom local associé au service, au projet ou au nom du fournisseur.

   Exemple :
   Le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) a développé une version française d'une portion du Art and Architecture Thesaurus (AAT) (www.getty.edu/research/tools/vocabulary/aat/index.html), un ouvrage en langue anglaise, pour décrire les ressources de ses collections. Ce vocabulaire, bien que fondé sur le AAT, serait enregistré sous un nom local.

C.  Label du vocabulaire

Les labels sont nécessaires aux fins de l'identification-machine du vocabulaire. Ils servent de noms de cadre de classement dans les métabalises exigeant l'utilisation d'un vocabulaire normalisé.

C'est à l'agent ministériel effectuant l'enregistrement que revient la responsabilité d'assigner le label, en utilisant les lignes directrices suivantes :

1. Le label doit être unique.
   
   
2. Les identifications en usage et utilisant des acronymes ou des noms locaux peuvent servir de labels.
   
   
3. Les acronymes gouvernementaux officiels du PIF peuvent faire partie du label.
   
   
4. Les deux premières lettres de tout label d'un cadre de classement développé exclusivement pour utilisation au sein du GC doivent être gc. Le label ne contient aucun signe de ponctuation.

   Exemples :
   Thésaurus de Statistique Canada = gcstc
   Thésaurus des sujets de base du Gouvernement du Canada = gccore

   À NOTER : puisque les labels sont destinés à l'usage des machines, et non pas à l'usage humain, un nom bilingue n'est pas requis.

D. Qui peut enregistrer un vocabulaire normalisé

1. L'organisme autorisé du ministère ou l'organisme chargé de la tenue à jour du vocabulaire soumet le formulaire d'enregistrement au registraire des vocabulaires normalisés à BAC.

2. Au nom du GC, BAC enregistrera les vocabulaires externes biens connus.

3. Veuillez adresser vos questions au coordonnateur des métadonnées à BAC (meta_coord@lac-bac.gc.ca).

E. Comment enregistrer un vocabulaire

Complétez le formulaire d'enregistrement électronique. Vous recevrez une confirmation une fois l'enregistrement complété.