CRGI - Indexation des pages Web du gouvernement fédéral :
Lignes directrices en vue de l’élaboration d’une politique d’indexation
Indexation des pages Web du gouvernement fédéral
Lignes directrices en vue de l'élaboration d'une politique d'indexation
Version finale en date du 12 juillet 2002
Table des matières
Introduction
Raisons justifiant l'élaboration d'une politique d'indexation
Normes
Questions relatives à la politique
Niveau de spécificité
Sources de vocabulaire
Langues officielles
Formation
Assurance de la qualité
Évaluation des risques
Les présentes recommandations d'une politique d'indexation concernent l'élément
suivant de métadonnées de la normalisation des sites : Sujet, exprimé sous
la forme <dc.subject>. Le présent document sert de ligne directrice en
vue de l'élaboration d'une politique d'indexation pour chaque ministère. Il est
fortement recommandé d'élaborer une politique ministérielle et de recourir à
des experts locaux tels que :
- les membres du centre d'expertise pour la Normalisation
des sites Internet;
- les membres du groupe de travail sur les métadonnées;
- les bibliothécaires du ministère.
- En vertu de la Norme 6.3 de la Normalisation des sites
Internet (http://www.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/inter/inter-06-tb_f.asp#6.3),
tous les sites Web du Gouvernement du Canada (GdC) doivent adopter cinq
éléments de métadonnées de base aux fins de la description des ressources
du Web, y compris l'élément <dc.subject>.
- L'indexation a pour objet de faciliter l'accès au contenu
intellectuel et de le rendre plus précis.
- De mauvaises méthodes d'indexation réduisent le repérage
lors des recherches d'information et ont d'importantes répercussions sur les
coûts.
- Une politique d'indexation bien conçue permettra d'assurer un
accès uniforme à toutes les ressources d'information du gouvernement.
Les politiques d'indexation devraient être élaborées et utilisées de concert
avec les normes suivantes :
- NCTTI 39 : Norme de l'information et de la technologie
du Conseil du Trésor, Partie 1 : Norme des métadonnées du Gouvernement
en direct
http://www.tbs-sct.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391_f.asp
- NCTTI 39 : Norme de l'information et de la technologie
du Conseil du Trésor, Partie 2 : Norme du vocabulaire contrôlé
http://www.tbs-sct.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit392_f.asp
- Plus le nombre de documents indexés sera élevé, plus il sera
nécessaire d'établir des priorités à l'égard des types de documents à indexer.
- En général, il faut
indexer le plus grand nombre de pages possible, mais il faut indexer en premier
lieu les principales pages telles que la page de bienvenue et la page
d'accueil. De plus, il faut indexer les pages renfermant les éléments
d'information suivants :
- les programmes ou les services très en demande (notamment les services en
ligne);
- l'information au sujet des droits ou des obligations;
- l'information au sujet des dangers ou des risques pour la santé, la
sécurité ou l'environnement;
- l'information nécessaire pour comprendre les priorités, les lois, les
politiques, les programmes ou les services clés qui sont nouveaux.
La section 3 de la Norme des métadonnées du SCT
(NCTTI 39.2) offre la liste complète des types de ressources auxquels les
métadonnées (y compris les termes indexés) devraient être appliquées.
http://www.tbs-sct.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391_f.asp
- Afin de représenter
un concept ou un sujet, il faut être aussi précis que vous le permet la
liste des descripteurs autorisés.
- Il faut utiliser
autant de descripteurs autorisés qu'il est nécessaire, afin de décrire
entièrement le contenu d'une ressource d'information.
- Il faudra plus d'un descripteur pour décrire la plupart des
ressources.
Tel qu'il est indiqué dans la NCTTI 39.2, la source de vocabulaire contrôlé
par défaut est le Thésaurus des sujets de base du Gouvernement du
Canada (TSB)
http://fr.thesaurus.gc.ca/thesf/thes_f.html
Cela signifie qu'en l'absence
d'un vocabulaire enregistré pertinent, il faut utiliser le TSB. Si votre
organisme a élaboré son propre vocabulaire contrôlé aux fins d'indexation,
celui-ci doit être enregistré auprès de la Bibliothèque nationale du Canada
(BNC). On peut également choisir une source de vocabulaire contrôlé dans la
liste des vocabulaires enregistrés figurant sur le site de la BNC. Pour de plus
amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la liste sur le site Web
de la BNC.
http://www.collectionscanada.ca/8/4/r4-281-e.html
Les documents sont indexés dans la langue de la ressource.
- Des indexeurs peuvent être recrutés dans plusieurs domaines et
apporter divers niveaux de compétences aux tâches requises. Les indexeurs
peuvent inclure notamment :
- les auteurs;
- les concepteurs du contenu;
- les bibliothécaires;
- les indexeurs professionnels;
- les Webmestres.
- La formation requise peut varier selon les niveaux de
compétences de chaque personne.
- Il faudra tenir compte des compétences linguistiques des
indexeurs puisque l'indexation doit être faite dans la langue de la ressource.
- Il faudrait élaborer et mettre en oeuvre un processus
d'assurance de la qualité afin d'appuyer l'indexation et de s'assurer
qu'un concept ou un sujet en particulier sera toujours représenté de la
même manière.
- Les gestionnaires de l'information devraient assurer
l'uniformité et l'exactitude de l'information.
- Les bibliothécaires du ministère constituent une bonne source
d'expertise dans ce domaine et ils devraient être consultés.
En l'absence de l'élaboration et de la
mise en oeuvre d'une politique d'indexation et de l'application des métadonnées,
il se peut que les éléments de métadonnées soient incohérents et inadéquats.
Cela pourrait entraver grandement l'efficacité et la qualité de l'extraction de
l'information. Il est probable que l'indexation et l'application des
métadonnées entraînent des coûts importants, peu importe si le travail est
effectué correctement ou non. La révision des métadonnées appliquées
incorrectes ou inadéquates augmentera les coûts à long terme.
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