Indexation des pages Web du gouvernement fédéral
Lignes directrices en vue de l’élaboration d’une politique d’indexation

Version finale en date du 12 juillet 2002

Introduction

Les présentes recommandations d’une politique d’indexation concernent l’élément suivant de métadonnées de la normalisation des sites : Sujet, exprimé sous la forme <dc.subject>. Le présent document sert de ligne directrice en vue de l’élaboration d’une politique d’indexation pour chaque ministère. Il est fortement recommandé d’élaborer une politique ministérielle et de recourir à des experts locaux tels que :
•	les membres du centre d’expertise pour la Normalisation des sites Internet;
•	les membres du groupe de travail sur les métadonnées;
•	les bibliothécaires du ministère.

Raisons justifiant l’élaboration d’une politique d’indexation

1.	En vertu de la Norme 6.3 de la Normalisation des sites Internet (http://publiservice.cio-dpi.gc.ca/clf-nsi/inter/inter-06-tb_f.asp - 6.3), tous les sites Web du Gouvernement du Canada (GdC) doivent adopter cinq éléments de métadonnées de base aux fins de la description des ressources du Web, y compris l’élément <dc.subject>.
2.	L’indexation a pour objet de faciliter l’accès au contenu intellectuel et de le rendre plus précis.
3.	De mauvaises méthodes d’indexation réduisent le repérage lors des recherches d’information et ont d’importantes répercussions sur les coûts.
4.	Une politique d’indexation bien conçue permettra d’assurer un accès uniforme à toutes les ressources d’information du gouvernement.

Normes

Les politiques d’indexation devraient être élaborées et utilisées de concert avec les normes suivantes :
1.	NCTTI 39 : Norme de l’information et de la technologie du Conseil du Trésor, Partie 1 : Norme des métadonnées du Gouvernement en direct
http://publiservice.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391_f.asp

2.	NCTTI 39 : Norme de l’information et de la technologie du Conseil du Trésor, Partie 2 : Norme du vocabulaire contrôlé
http://publiservice.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit392_f.asp

Questions relatives à la politique

1.	Plus le nombre de documents indexés sera élevé, plus il sera nécessaire d’établir des priorités à l’égard des types de documents à indexer.

2.	En général, il faut indexer le plus grand nombre de pages possible, mais il faut indexer en premier lieu les principales pages telles que la page de bienvenue et la page d’accueil. De plus, il faut indexer les pages renfermant les éléments d’information suivants :
•	les programmes ou les services très en demande (notamment les services en ligne);
•	l’information au sujet des droits ou des obligations;
•	l’information au sujet des dangers ou des risques pour la santé, la sécurité ou l’environnement;
•	l’information nécessaire pour comprendre les priorités, les lois, les politiques, les programmes ou les services clés qui sont nouveaux.

La section 3 de la Norme des métadonnées du SCT (NCTTI 39.2) offre la liste complète des types de ressources auxquels les métadonnées (y compris les termes indexés) devraient être appliquées.

	http://publiservice.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391_f.asp

Niveau de spécificité

•	Afin de représenter un concept ou un sujet, il faut être aussi précis que vous le permet la liste des descripteurs autorisés.
•	Il faut utiliser autant de descripteurs autorisés qu’il est nécessaire, afin de décrire entièrement le contenu d’une ressource d’information.
•	Il faudra plus d’un descripteur pour décrire la plupart des ressources.

Sources de vocabulaire

Tel qu’il est indiqué dans la NCTTI 39.2, la source de vocabulaire contrôlé par défaut est le Thésaurus des sujets de base du Gouvernement du Canada (TSB)
(http://fr.thesaurus.gc.ca/thesf/thes_f.html).

Cela signifie qu’en l’absence d’un vocabulaire enregistré pertinent, il faut utiliser le TSB. Si votre organisme a élaboré son propre vocabulaire contrôlé aux fins d’indexation, celui-ci doit être enregistré auprès de la Bibliothèque nationale du Canada (BNC). On peut également choisir une source de vocabulaire contrôlé dans la liste des vocabulaires enregistrés figurant sur le site de la BNC. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la liste sur le site Web de la BNC.

	http://www.nlc-bnc.ca/8/4/r4-281-f.html

Langues officielles

Les documents sont indexés dans la langue de la ressource.

Formation

•	Des indexeurs peuvent être recrutés dans plusieurs domaines et apporter divers niveaux de compétences aux tâches requises. Les indexeurs peuvent inclure notamment :
•	les auteurs;
•	les concepteurs du contenu;
•	les bibliothécaires;
•	les indexeurs professionnels;
•	les Webmestres.
•	La formation requise peut varier selon les niveaux de compétences de chaque personne.
•	Il faudra tenir compte des compétences linguistiques des indexeurs puisque l’indexation doit être faite dans la langue de la ressource.

Assurance de la qualité

•	Il faudrait élaborer et mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité afin d’appuyer l’indexation et de s’assurer qu’un concept ou un sujet en particulier sera toujours représenté de la même manière.
•	Les gestionnaires de l’information devraient assurer l’uniformité et l’exactitude de l’information.
•	Les bibliothécaires du ministère constituent une bonne source d’expertise dans ce domaine et ils devraient être consultés.

Évaluation des risques

En l’absence de l’élaboration et de la mise en œuvre d’une politique d’indexation et de l’application des métadonnées, il se peut que les éléments de métadonnées soient incohérents et inadéquats. Cela pourrait entraver grandement l’efficacité et la qualité de l’extraction de l’information. Il est probable que l’indexation et l’application des métadonnées entraînent des coûts importants, peu importe si le travail est effectué correctement ou non. La révision des métadonnées appliquées incorrectes ou inadéquates augmentera les coûts à long terme.