Glossaire

Activité: 

• Les activités correspondent aux principales tâches accomplies par l'organisation pour réaliser chacun de ses programmes. 
  
• Plusieurs activités peuvent être associées au même programme d'une institution.

Autorisation de disposition des documents : Selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada , une autorisation de disposition des documents est l'instrument émis par l'archiviste national pour permettre aux institutions gouvernementales de disposer des documents administratifs inutiles en les détruisant, en les transférant aux Bibliothèque et Archives Canada ou en acquiesçant à ce qu'ils ne soient plus sous le contrôle du gouvernement du Canada.

• Document délivré par l'archiviste national permettant aux institutions fédérales de disposer des dossiers qui n'ont plus aucune valeur opérationnelle, soit en en permettant la destruction, soit en en demandant le transfert aux Bibliothèque et Archives Canada, soit en permettant que ces dossiers ne relèvent plus du contrôle du gouvernement du Canada.
• L'autorisation est accordée en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada 
• Il incombe à chacune des institutions fédérales de rendre des comptes sur la décision de détruire des dossiers et sur le moment de cette destruction. 
• Entre en jeu normalement lorsque les dossiers ne sont plus nécessaires à l'exécution des fonctions, opérations et activités organisationnelles de l'organisme concerné.

Autorisation pluri­institutionnelle de disposer des documents de l'administration fédérale (APDD): 

• Autorisation de disposition que l'Archiviste national accorde à un groupe d'institutions et qui concerne les registres gérés par l'ensemble des institutions ou par un certain nombre d'entre elles. Confère aux institutions habilitées le pouvoir de disposer de registres sous réserve de certaines modalités et conditions. 
• Les APDD ont été créées pour que les institutions n'aient plus à préparer individuellement des présentations pour l'Archiviste national et à négocier des ententes avec lui au sujet de registres de nature semblable sur le plan administratif ou opérationnel.

Catégorie de renseignements personnels :  

• Autres renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel, comme les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance.
• Cette catégorie a été incluse pour que les ministères ou organismes fédéraux rendent compte de tous les renseignements personnels qu'ils détiennent.

Confidentialité : l'obligation de ceux qui détiennent des renseignements personnels de les protéger et de ne pas les utiliser ou les communiquer de façon abusive.

Couplage des données : Activité de comparaison des renseignements personnels provenant de sources diverses, notamment de fichiers de renseignements personnels, afin de prendre des décisions au sujet de la personne sur laquelle portent ces renseignements.

Cycle de vie de l'information: Englobe les étapes de planification, collecte, création, réception et saisie des renseignements; leur organisation, récupération, utilisation, accessibilité, diffusion et transmission; leur mise en mémoire, mise à jour et protection; et leur destruction et conservation

Dossiers de programme :

• Fournissent des identificateurs des renseignements de programmes détenus par chaque ministère ou organisme fédéral dans son système de tenue des dossiers 
• Les descriptions des dossiers de programmes donnent la liste des sujets traités par ces programmes

Dossiers ordinaires de programme : Nombre de ministères et d'organismes ont recours aux dossiers ordinaires de programmes pour décrire les renseignements qu'ils détiennent sur des sujets administratifs communs à de nombreuses institutions, p. ex. comptes et comptabilité, budgets, bâtiments, etc.

• Description normalisée des dossiers qui portent sur les fonctions administratives, les systèmes et les procédures internes communes à toutes les institutions fédérales. 
• Les institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information peuvent déclarer des dossiers ordinaires au lieu de fournir une description de leurs dossiers particuliers.
• Exemples de dossiers ordinaires de programmes : comptes, registres comptables, budgets et dossiers sur les immeubles, etc. 

Fichiers centraux (PCE et PCU) :

• Décrivent l'information sur les employés de toutes les institutions fédérales ou de plusieurs d'entre elles.
• Fichiers maintenus, avec les fichiers apparentés, par des organismes centraux comme la Commission de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Identification au moyen du préfixe PCE ou PCU, intégré au numéro du fichier.

Fichiers de renseignements personnels (FRP) : 

• Comprennent un résumé du genre de renseignements que détiennent les ministères et organismes fédéraux sur les particuliers. 
• Incluent tous les renseignements de nature personnelle 
• qui sont organisés et marqués de manière qu'ils puissent être retrouvés par référence au nom d'un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication d'identification propre à ce particulier.
•  qui sont ou qui ont été utilisés à des fins administratives ou qui sont accessibles à ces fins.
• Il y a six types de fichiers de renseignements personnels (FRP)
  • Fichiers ordinaires (POE)
  • Fichiers centraux (PCE)
  • Fichiers particuliers – employés (PPE)
  • Fichiers particuliers – publics (PPU) 
  • Fichiers ordinaires publics (POU) 
  • Fichiers ordinaires centraux (PCU)

Fichiers de renseignements personnels : fichiers centraux 

• Ces fichiers, de même que les fichiers apparentés, sont gérés par des organismes centraux comme la Commission de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Renseignements sur le personnel de toutes les institutions fédérales ou de plusieurs d'entre elles. Identification au moyen du préfixe « PCE », qui est intégré au numéro du fichier.

Fichiers de renseignements personnels : fichiers particuliers – personnel 

• Employés anciens et actuels de la fonction publique.
• Description des renseignements personnels exigés par les ministères ou les organismes et conservés dans leurs registres. Identification au moyen du préfixe « PPE », qui est intégré au numéro du fichier.

Fichiers de renseignements personnels : fichiers particuliers – public

• Description des renseignements personnels du public dont dispose l'institution qui déclare le fichier en question.
• Ces fichiers peuvent contenir la description de renseignements relatifs au public et aux employés de la fonction publique (anciens ou actuels). 
• Figurent seulement dans « Info Source : Sources de renseignements fédéraux ». Identification par le préfixe « PPU ».

Fichiers de renseignements personnel : fichiers ordinaire

• Description des renseignements qui peuvent figurer dans les fichiers administratifs relatifs aux employés que nombre d'institutions tiennent habituellement. 
• Plusieurs de ces fichiers – ou leur totalité – pourront être nécessaires pour décrire les renseignements détenus par l'institution. 
• Description des renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux, à la formation et au perfectionnement, au rendement, etc. Identification au moyen du préfixe « PSE », qui est intégré au numéro du fichier.

Fichiers ordinaires (POE et POU) :

• Description des renseignements qui peuvent figurer dans les fichiers administratifs relatifs aux employés que nombre d'institutions tiennent habituellement au sujet de leurs employés ou du public.
  
  • rémunération et avantages sociaux, formation et perfectionnement, rendement, etc.
    
• Tous ces fichiers ou plusieurs d'entre eux pourront être nécessaires pour décrire les renseignements personnels détenus par l'institution.
  
  • Ces fichiers doivent être individuellement enregistrés par chaque institution qui les utilise, et ensuite déclarés dans Info Source.
    
  • Les institutions gouvernementales ne conservent pas toutes chaque genre de renseignements personnels décrits dans les fichiers ordinaires.
    
  • Identification au moyen du préfixe « POE ou POU», qui est intégré au numéro du fichier.

Fichiers particuliers – employés (PPE) :

• Contiennent des renseignements personnels sur les employés qui sont propres aux exigences de chaque ministère ou organisme et qui sont détenus dans les systèmes de tenue des dossiers de ces derniers.

  • Visent les employés anciens et actuels de la fonction publique fédéral
  • Identification au moyen du préfixe PPE, intégré au numéro du FRP.

  Fichier particulier – public (PPU) :

  • Description des renseignements personnels :
    
    • de tous les segments de la population, sauf la fonction publique fédérale (employés fédéraux)
      
    • du grand public et des (ex et actuels) employés fédéraux 
      
  • Contenus seulement dans Info Source : Sources de renseignements fédéraux.
  • Identification au moyen du préfixe PPU

Fin administrative : Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur la personne concernée.

Lignes directrices concernant la conservation : Les institutions gouvernementales doivent faire en sorte que toutes les informations et tous les dossiers soient gérés selon un cycle de vie déterminé. Les lignes directrices concernant la conservation des documents indiquent combien de temps les informations/dossiers institutionnels doivent être gardés dans l'institution; quand ils ne sont plus requis pour satisfaire aux exigences administratives, juridiques, etc.; et quand ils peuvent faire l'objet d'une autorisation de disposition des documents afin d'en disposer de manière définitive.

Chaque institution gouvernementale doit comprendre et mettre en application toute législation au sujet de la conservation de l'information et, notamment, ses propres lois à ce sujet. Par conséquent, chaque institution gouvernementale doit définir la période pendant laquelle elle doit garder ses dossiers, y compris les dossiers administratifs communs visés par une APDD.

Manuels: Les manuels énumérés sous cette rubrique contiennent les directives, instructions, lignes directrices ou procédures qu'utilise le personnel d'un ministère ou d'un organisme pour exécuter les programmes et mener les activités.

Normes et lignes directrices concernant la conservation et la disposition:

• Fournissent un calendrier précisant la période de conservation des documents dans les institutions, soit :
  
  • la date à compter de laquelle les documents ne seront plus nécessaires pour satisfaire aux exigences opérationnelles, juridiques ou autres;
    
  • la date à compter de laquelle l'ADD peut s'appliquer.
    
• Le mode de disposition qu'il conviendra d'utiliser à la fin de la période de conservation des registres, c.­à­d. la destruction, l'aliénation ou le transfert, doit être précisé.

Numéro de dossier de programme ou de fichier de renseignements personnels:  

• Numéro d'identification unique situé à la fin de chaque dossier de programme ou fichier de renseignements personnels
• Aide le bureau d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à trouver les renseignements demandés 
• Attribué par chaque institution afin de permettre de récupérer les renseignements contenus dans leurs dossiers.

Numéro de registre de programme ou numéro de fichier 

• Numéro d'identification unique qui se trouve à la fin de chaque registre de programme ou de chaque fichier de renseignements personnels.
• Aide le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à trouver les renseignements demandés.
• Outil attribué par chaque institution – sert à accéder aux renseignements enregistrés.

Programme:  

• Un programme est une unité organisationnelle qui est établie pour poursuivre les objectifs du ministère tels qu'autorisés par le Parlement

• Un programme représente les principales responsabilités que gère l'organisation pour réaliser ses objectifs.

Protection des renseignements personnels : le droit des citoyens de contrôler la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

Registres de programmes: 

• Fournissent des repères quant aux renseignements relatifs aux programmes qui figurent dans les systèmes de conservation des dossiers des ministères et des organismes.
• Les descriptions des registres de programmes indiquent les domaines concernés. 

Sécurité : l'évaluation des menaces et des risques auxquels sont exposés les renseignements personnels et les mesures de protection adoptées.

Salle de lecture: Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, toutes les institutions gouvernementales doivent mettre à la disposition du public une salle de lecture où leurs manuels peuvent être examinés. Vous trouverez, sous la présente rubrique, l'adresse d'une ou de plusieurs salles de lecture.