Les budgets des ministères renferment les fonds destinés aux activités
liées au portefeuille et aux autres activités officielles du gouvernement. Ils
s'ajoutent aux droits dont dispose un ministre à titre de député et n'en font
pas partie. Le présent document ne porte que sur les budgets des ministres.
Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon
détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés
publié par la Chambre des communes. Prière d'adresser les demandes de
renseignements sur ces droits au Bureau du contrôleur, Chambre des communes.
Le budget du ministre fait partie intégrante du budget du ministère et est
assujetti aux mêmes dispositions de la Loi sur la gestion des finances
publiques (LGFP) que celles qui s'appliquent à tous les autres fonds du
ministère. Ces dispositions ont pour but d'assurer le contrôle du Parlement
sur les fonds publics et prescrivent un cadre de contrôle financier à l'égard
de toutes les opérations financières. Bon nombre des dispositions de la LGFP
en matière de gestion financière sont appliquées dans le cadre de politiques
approuvées par le Conseil du Trésor. Par conséquent, à moins d'être
spécifiquement exonérés, les budgets d'un ministre sont également assujettis
aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor.
Les budgets des ministres se divisent en quatre parties et doivent être
contrôlés séparément. Ils sont alloués à même les niveaux de référence
de chaque ministère. L'annexe B renferme des détails précis sur la valeur des
budgets et leurs limites, notamment :
- le traitement du ministre et son indemnité d'automobile;
- les budgets salariaux du personnel exonéré du ministre;
- les budgets de fonctionnement du ministre;
- les budgets salariaux des employés du ministère.
Les ministres peuvent virer des fonds de leur budget de fonctionnement à
leur budget salarial du personnel exonéré, et vice versa. La limite annuelle
des virements, qui se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, a été établie de
façon proportionnelle en fonction de l'importance du budget alloué à un
ministre et dûment confirmé par écrit (voir l'annexe B). Lorsque des fonds
sont virés du budget de fonctionnement au budget salarial du personnel
exonéré, le ministère doit réserver un montant supplémentaire équivalent
à 20 p. 100 des fonds pour couvrir les frais rattachés aux avantages sociaux.
Par ailleurs, si des fonds sont virés du budget salarial du personnel exonéré
au budget de fonctionnement du ministre, le montant renferme 20 p. 100 des fonds
en remplacement des avantages sociaux des employés. Cette opération de 20 p.
100 ne fait pas partie des budgets du cabinet du ministre. Seuls les frais
directs précisés peuvent être imputés au budget salarial du personnel
exonéré. Aucun virement portant sur le budget salarial du ministère n'est
autorisé.
Les ministres peuvent utiliser le report de fonds du budget de fonctionnement
du ministère pour leur partie des fonds non dépensés du budget des ministres
alloué au personnel exonéré et de leur budget alloué au fonctionnement, d'un
exercice à l'autre, jusqu'à concurrence de 5 p. 100 de leur budget initial
établi au 1er avril. Les ministres peuvent indifféremment utiliser
ces fonds pour les salaires du personnel exonéré ou les dépenses de
fonctionnement dans leur cabinet ou la représentation régionale. Cette
autorisation ne s'applique pas au budget du personnel ministériel des
ministres.
Les dépenses inscrites au budget de fonctionnement du cabinet du ministre ou
au budget du personnel exonéré pour les activités du portefeuille ou les
autres activités officielles du gouvernement, sont imputées à un crédit de
« programme » ou de « fonctionnement » du ministère. Les fonds publics
utilisés pour financer ces dépenses doivent être engagés avec toute la
prudence et la probité qui s'imposent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada compile périodiquement des données sur les dépenses engagées à
l'égard des cabinets des ministres pour les traitements relatifs au personnel
exonéré et au personnel du ministère et les coûts de fonctionnement.
Il incombe à chaque ministre de répondre à toutes les demandes de
renseignements du public concernant les dépenses engagées pour son cabinet –
que ce soit par lui-même, son personnel ou en son nom – y compris leur
justification publique, le cas échéant.
Les dépenses imputées au budget du personnel exonéré et au budget de
fonctionnement du ministre doivent se limiter aux types de dépenses qui peuvent
être imputées sur chacun de ces budgets en vertu de la loi; en d'autres
termes, les dépenses doivent clairement respecter les paramètres (portée, but
et limites) du budget.
Des dépenses précises doivent être imputées sur des budgets précis du
ministre, comme il est indiqué ci-dessous. Certaines dépenses peuvent être
remboursées à même le crédit 5 du Conseil du Trésor ou imputées au budget
de fonctionnement du ministère; elles sont également énoncées ci-dessous.
Les traitements et indemnités d'automobile des ministres sont des dépenses
législatives. Ces ressources sont donc accordées à titre permanent et ne sont
pas soumises à l'approbation annuelle du Parlement. Cependant, comme l'indique
la section 6.2, les ministres du Conseil du Trésor ont établi une politique
portant sur les véhicules automobiles.
Les ministres, à l'exception du premier ministre, reçoivent un budget
salarial de personnel exonéré pour leur permettre de gérer leur cabinet. Ce
budget s'ajoute à tout budget auquel le ministre a droit à titre de député
à la Chambre des communes. Le budget fourni par la Chambre des communes sert au
paiement du personnel du bureau à la Chambres des communes et du bureau de
circonscription.
Le Conseil du Trésor détermine périodiquement le montant du budget du
personnel exonéré des ministres, et le président du Conseil du Trésor avise
par écrit chaque ministre du montant annuel de son budget conformément à la
communication écrite antérieure. Les budgets pour le personnel exonéré
doivent être alloués à même les niveaux de référence approuvés des
ministères.
Les limites budgétaires ne peuvent être dépassées. Le ministre qui
désire passer outre ces limites budgétaires doit obtenir l'autorisation du
Conseil du Trésor. Le ministre doit discuter au préalable des demandes
d'exception avec le président du Conseil du Trésor.
Lorsqu'un ministre change de portefeuille au cours de l'exercice, le budget
du reste de l'année pour le nouveau portefeuille correspond au solde disponible
du portefeuille antérieur à la date du changement (après le paiement des
engagements non réglés). Lorsqu'un portefeuille est créé ou qu'un ministre
est nommé à un portefeuille après un changement de gouvernement, le nouveau
ministre reçoit, au prorata, un budget correspondant au solde de l'exercice en
cours, tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor.
Seuls sont imputables au budget salarial du personnel exonéré les frais
directs concernant le personnel, soit :
- les traitements (y compris les congés payés);
- le paiement des congés annuels non utilisés, à la demande du personnel
exonéré et avec l'approbation du ministre, à la cessation d'emploi ou
donnant lieu à un versement en argent à la fin de chaque exercice
financier;
- la rémunération de 30 jours aux membres du personnel exonéré lorsqu'un
ministre cesse d'exercer ses fonctions (consulter la section 3.7.5).
Le budget de fonctionnement du cabinet d'un ministre couvre toutes les
dépenses de fonctionnement du personnel exonéré ou du personnel du ministère
affecté au cabinet, pourvu qu'il soit engagé pour des activités du
portefeuille ou d'autres activités officielles du gouvernement.
Les dépenses suivantes doivent être imputées au budget de fonctionnement
du ministre :
- les cadeaux officiels, les frais de déplacement, d'accueil et d'autres
services se rapportant au ministère;
- les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
- les frais de réinstallation du personnel exonéré du cabinet du ministre
(à la nomination seulement);
- les frais liés au mobilier et à l'ameublement des ministres et de leurs
secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du
ministère;
- les frais relatifs aux services professionnels de placement;
- le coût des services professionnels et des services de travail temporaire
pour le cabinet du ministre;
- toutes les autres dépenses liées au fonctionnement du cabinet d'un
ministre.
Les coûts suivants doivent être assumés tel qu'indiqué ci-dessous :
Les ministères peuvent demander des fonds imputés au budget central (au
moyen du crédit 5 du Conseil du Trésor), comme pour les autres fonctionnaires
pour :
- les prestations parentales ou de maternité (prestations supplémentaires
d'emploi);
- la paye de vacances pour les congés annuels non utilisés au moment de la
cessation d'emploi lorsque l'employé est alors admissible à une indemnité
de départ;
- l'indemnité de départ.
Budgets de fonctionnement des ministères :
- Indemnité de cessation d'emploi.
Les frais relatifs au personnel ministériel affecté au cabinet d'un
ministre doivent être imputés au budget salarial du ministère. Ces frais
doivent être comptabilisés séparément, dans les dépenses associées au
fonctionnement du cabinet du ministre. Les frais rattachés au rajustement
paritaire, à la prime au bilinguisme et aux heures supplémentaires doivent
être comptabilisés dans le budget salarial du personnel ministériel affecté
au cabinet du ministre. Les autres frais relatifs au personnel doivent être
comptabilisés conformément aux méthodes ministérielles en vigueur pour les
employés de la fonction publique.
Les politiques du Conseil du Trésor concernant la gestion financière se
trouvent, en règle générale, dans les politiques relatives à la fonction de
contrôleur, à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/siglist_f.asp.
Ces politiques renferment des directives et des lignes directrices régissant
la comptabilité et le contrôle des dépenses. Elles énoncent également le
cadre d'application des pouvoirs financiers pour satisfaire aux exigences de la Loi
sur la gestion des finances publiques (LGFP). Essentiellement, il existe
deux types d'autorisations financières concernant les dépenses : le pouvoir de
dépenser et le pouvoir de payer.
Il y a deux exigences principales à respecter en matière de pouvoirs
financiers : 1) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser et de payer à
l'égard d'un paiement et 2) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser à
l'égard d'un paiement dont il profite personnellement, ni prendre part aux
étapes de traitement de sa rémunération et de ses avantages sociaux.
Renvoi : Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du
Conseil du Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-1_f.asp.
Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des
dépenses, contrôle des engagements, passation de marchés et confirmation de
l'exécution et des coûts du contrat.
Le ministre est chargé du personnel exonéré et des budgets de
fonctionnement du cabinet, et il est doté du pouvoir de dépenser. Le ministre
délègue souvent une certaine partie de ce pouvoir au chef de cabinet ou à
d'autres hauts fonctionnaires exonéré. Cependant, cette délégation ne
s'applique pas lorsque le ministre ou le ministre d'État désire embaucher ou
congédier des membres du personnel exonéré, ou fixer leurs salaires.
4.5.1.1 Engagement des dépenses
Ce pouvoir est délégué aux ministres pour leur permettre d'engager des
dépenses imputées sur leurs budgets, de commander des fournitures et des
services, d'embaucher du personnel, d'exécuter des fonctions d'accueil, etc.
Cependant, avant que les dépenses ne soient véritablement engagées, que le
marché ne soit conclu ou que l'entente ne soit signée, on doit obtenir
confirmation de la disponibilité des fonds, c.-à-d. le pouvoir d'engager des
fonds.
4.5.1.2 Pouvoir d'engager des fonds
En vertu de l'article 32 de la LGFP, les ministres, ou les agents financiers
agissant en leur nom, doivent contrôler les engagements et veiller à ce que
les fonds soient disponibles dans les crédits en vigueur pour exécuter
l'engagement financier qui découlerait du marché ou d'un autre accord.
Des mesures de contrôle des engagements et des dépenses doivent être
appliquées pour éviter tout dépassement du budget du personnel exonéré et
du budget de fonctionnement du ministre.
Renvoi : Politique sur le contrôle des engagements du Conseil du
Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-4_f.asp.
4.5.1.3 Pouvoir de conclure des marchés
Le pouvoir d'acquérir du matériel et des biens est délégué au ministre
par le ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux. Le ministre est
responsable, en bout de ligne, envers le Parlement pour toutes les activités
relatives aux marchés. Au sein du cabinet du ministre, le pouvoir de conclure
des marchés peut être délégué au chef de cabinet du ministre.
Les représentants auxquels sont délégués ces pouvoirs doivent l'exercer
avec prudence et probité de sorte que le ministre responsable agisse et
paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit de la Loi sur la
gestion des finances publiques, du Règlement sur les marchés de
l'État, ainsi que de la politique et des directives du Conseil du Trésor
sur les marchés. Des précisions sur la conclusion de marchés se trouvent à
la section 7.
En mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la
publication obligatoire des marchés de plus de 10 000 $. On trouvera des
précisions à ce sujet à la section 7.
4.5.1.4 Attestation et vérification du paiement des travaux,
des biens ou des services
Les dépenses engagées par des ministres et leur personnel exonéré sont
assujetties au processus de vérification des comptes et doivent être
attestées en vertu de l'article 34 de la LGFP avant de donner lieu au paiement.
En vertu de l'article 34 de la LGFP, les ministres sont tenus de confirmer
que les marchandises ont été reçues ou que les travaux ont été exécutés
de façon satisfaisante et que le prix demandé est raisonnable. Ce processus de
vérification des comptes comprend l'assurance que les modalités pertinentes du
marché, y compris le prix, la quantité et la qualité, ont été respectées
et, si un paiement anticipé est versé, l'assurance qu'il est requis en vertu
du marché et que les lois, règlements, décrets et politiques du Conseil du
Trésor applicables ont tous été respectés. Les agents financiers dotés du
pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP sont chargés d'assurer la
qualité de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 de
la LGFP.
Le processus de vérification des comptes doit produire des preuves
vérifiables de vérification, y compris l'identification des diverses personnes
qui ont exécuté la vérification.
Renvoi : Politique sur la vérification des comptes du Conseil du
Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-ct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/Accver_f.asp.
Le pouvoir de payer permet de demander des paiements. En vertu de l'article
33 de la LGFP et du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de
règlement, les demandes de paiement ne peuvent être exécutées que si le
paiement a été vérifié en vertu de l'article 34, si le crédit renferme des
fonds suffisants et si le paiement n'a pas déjà été effectué.
Le pouvoir de payer est habituellement délégué aux agents financiers
ministériels.
Le personnel des services financiers du ministère vérifie l'attestation du
ministre (ou de la personne qu'ils ont désignée) en vertu de l'article 34 et
les pièces justificatives requises avant de demander le paiement aux termes de
l'article 33.
Bien que certaines demandes de paiement produites par des ministres ne
doivent pas, pour des motifs de confidentialité, être étayées de reçus et
d'autres documents prouvant la réception des marchandises et/ou des services,
ces documents doivent néanmoins être conservés au cabinet du ministre. En
l'absence de pièces justificatives, le ministre doit habituellement présenter
une attestation officielle portant sa signature (et non celle d'un remplaçant).
Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur les demandes de paiement et
paiement à la date d'échéance, qu'on peut trouver à l'adresse Internet
suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-6_f.asp.
Aux termes de la politique gouvernementale, les ministères doivent :
- avoir une fonction de vérification interne efficace, indépendante et
objective qui dispose de ressources suffisantes pour fournir en temps
opportun des services d'assurance suffisants pour tous les aspects
importants de leur stratégie et de leurs pratiques de gestion des risques,
de leurs cadres de contrôle et pratiques de gestion, et de l'information
utilisée pour prendre des décisions et rendre des comptes;
- intégrer les résultats de la vérification interne à leurs méthodes
d'établissement des priorités, de planification et de prise de décisions;
- publier les rapports complétés en temps opportun et les rendre
facilement accessibles au public dans les deux langues officielles.
Toutes les dépenses imputées sur les crédits d'un ministère, y compris
celles engagées par un ministre ou son cabinet, sont assujetties à la
vérification interne.
|