Les documents que l'on trouve habituellement dans les cabinets des ministres
peuvent généralement être classés dans quatre grandes catégories : les
documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels
(selon la définition prévue à l'article 2 de la Loi sur les archives
nationales du Canada) ainsi que les documents personnels et à caractère
politique. Chacune de ces catégories est visée par une série de critères
particuliers en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi
sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la
preuve au Canada.
Les ministres doivent tenir des systèmes d'information distincts pour les
documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels
et les documents personnels et à caractère politique. Les documents
ministériels doivent être transférés des cabinets des ministres à
Bibliothèque et Archives Canada selon les modalités approuvées par son
administrateur général. Les sous-ministres doivent conseiller les ministres et
leurs personnels sur ces questions. La Politique sur la gestion de
l'information gouvernementale du Conseil du Trésor est présentée à
l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp.
On peut également obtenir des conseils auprès de la Direction des documents
gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada, qui publie la brochure
intitulée Lignes directrices sur la gestion de l'information consignée
dans un cabinet de ministre disponible à l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.ca/06/docs/minister_f.doc.
Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents et les Lignes
directrices concernant la conservation des documents publiées par Bibliothèque
et Archives Canada se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.ca/information-management/007/007007-1008_f.html.
Des mesures spéciales s'imposent pour protéger les documents du Cabinet; le
Bureau du Conseil privé a établi, au nom du premier ministre, des procédures
à cet effet. Le plus important est de renvoyer au Bureau du Conseil privé les
documents du Cabinet associés à un dossier qui a été traité. Les premiers
ministres ont de plus convenu, au fil des ans, que le greffier du Conseil privé
et les sous-ministres feraient en sorte que les documents confidentiels du
Conseil privé de la Reine pour le Canada confiés à la garde du gouvernement
par le Cabinet et les ministres seraient protégés des gouvernements
ultérieurs.
Les lignes directrices concernant l'utilisation des nouvelles technologies – comme le
courrier électronique, l'Internet et les réseaux locaux – évoluent au sein de la fonction
publique. Les ministres et leur personnel exonéré, doivent demander avis aux représentants désignés des
ministères au sujet de leur utilisation. Les ministres et leur personnel doivent considérer l'information
consignée par voie électronique comme étant identique à l'information consignée sur papier (p. ex.,
imprimés, photographies, documents, etc.).
En élaborant des systèmes d'information, les ministres doivent prévoir le
traitement, la manipulation et l'entreposage convenables de l'information
confidentielle et d'autres renseignements de nature délicate. Ils peuvent
obtenir aide et conseils auprès de l'agent de sécurité de leur ministère sur
le respect des normes du gouvernement concernant la sécurité matérielle et la
sécurité des communications et du traitement électronique des données.
Les ministres et leur personnel exonéré ont la responsabilité de s'assurer
que tous les documents du Cabinet et tous les documents officiels sont confiés
à la garde des autorités compétentes. Les ministres qui quittent leur poste
doivent utiliser les installations d'entreposage sûres et les services
d'archivage offerts par Bibliothèque et Archives Canada pour leurs documents
personnels et à caractère politique. Ils doivent également prendre des
mesures pour rappeler aux personnes qui quittent leur poste de leurs
responsabilités continues à garantir la confidentialité des renseignements
classifiés auxquels elles ont eu accès, pour annuler tous leurs pouvoirs (p.
ex., les autorisations d'accès, les clés et les cadenas) et pour retourner
tous les renseignements classifiés aux autorités compétentes. Le
fonctionnaire désigné chargé de la sécurité au cabinet du ministre devrait
mettre fin à l'emploi en personne et justifier officiellement le processus.
La Loi sur l'accès à l'information accorde au public le droit de
consulter les renseignements contenus dans les documents qui relèvent de
l'autorité des institutions gouvernementales. Un cabinet de ministre est
considéré distinct d'une institution fédérale. Par conséquent, les
ministres et leur personnel exonéré ne sont pas considérés comme étant des
employés ou des agents de l'institution. Cette interprétation fait
actuellement l'objet d'un examen étant donné la décision rendue récemment
par la Cour fédérale du Canada. On évalue toujours les répercussions de ce
jugement et il reste encore à déterminer si la Loi s'applique aux documents
ministériels. Avant de prendre des décisions concernant la divulgation de tout
document, y compris des demandes de remboursement des ministres et de leur
personnel exonéré, les cabinets des ministres devraient consulter les services
juridiques de leur institution.
La Loi sur l'accès à l'information se fonde sur les deux principes
suivants :
- les renseignements gouvernementaux devraient être à la disposition du
public;
- les exceptions nécessaires devraient être limitées et déterminées par
la Loi.
La Loi sur l'accès à l'information complète la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Cette dernière régit l'utilisation, la divulgation, la collecte, la
conservation et l'élimination des renseignements personnels, et élargit la
protection légale qui s'appliquait antérieurement aux renseignements
personnels détenus par une institution gouvernementale. La Loi sur la
protection des renseignements personnels confère aux particuliers le droit
à l'accès à l'information les concernant que détient une institution
gouvernementale. Bien que les cabinets de ministre ne soient pas considérés
comme faisant partie d'une « institution gouvernementale » aux fins de la Loi
sur la protection des renseignements personnels, les principes suivants
devraient néanmoins régir ces cabinets :
- Les renseignements personnels ne devraient être utilisés ou
divulgués qu'aux fins conformes à celles pour lesquelles ils ont été obtenus
à moins que la personne intéressée ne consente à la nouvelle utilisation ou
la nouvelle divulgation ou que la divulgation ne soit exigée par la Loi.
- L'accès aux renseignements personnels devrait être strictement
limité aux personnes qui ont un besoin légitime de connaître.
- Des mesures adéquates de sécurité doivent être mises en place et
maintenues pour protéger les renseignements personnels contre une divulgation
non autorisée.
- Les renseignements personnels qui ne sont plus requis devraient
être éliminés à moins que la loi n'exige la conservation de ces
renseignements.
Les documents concernant les ministres et le personnel exonéré qui se
trouvent dans une institution peuvent renfermer des renseignements personnels
qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la protection des renseignements
personnels. Ces documents ne doivent pas être divulgués, sauf en
conformité à ces lois.
Dossiers sur les demandes de remboursement des ministres et du
personnel exonéré
Tous les frais de voyage et d'accueil des ministres, des secrétaires
parlementaires et du personnel exonéré doivent être affichés sur les sites
Web de leurs institutions afin de favoriser la transparence et de faciliter
l'accès à ces renseignements par le public.
Les cabinets des ministres doivent rendre publics, par l'intermédiaire du
site Web de leur ministère, les frais d'accueil et de voyage. Les rapports
portent sur une période de 90 jours, et les ministres et leurs cabinets doivent
communiquer les renseignements dans les 30 jours suivants la période visée.
Cette politique s'applique aussi aux secrétaires parlementaires. Un guide sur
la façon d'afficher les renseignements sur le site Web institutionnel se trouve
à l'adresse Internet suivante : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/dthe-dfva/guidance_f.asp.
D'autres dossiers concernant les demandes de remboursement des ministres et
de leur personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements personnels qui
doivent être protégés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à
moins d'avoir obtenu le consentement de la personne concernée pour la
divulgation de ces renseignements. Par suite de cas de jurisprudence qui
appuient cette position, le Secrétariat a publié un Rapport de mise en oeuvre
no78 le 30 mars 2001 à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/impl-rep/impl-rep2001/Imp.Report78_f.htm
et un avis d'information no2002-2004 en date du 18 mars 2002 à
l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/atip-aiprp/in-ai/in-ai2002/2002-04_f.asp
afin de donner des directives à ce sujet. De plus, en mars 2002, le secrétaire
du Conseil du Trésor a transmis une lettre à ce sujet à ses homologues de
toutes les institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information.
Les trois documents indiquent la position du gouvernement à l'égard des
documents concernant les ministres et leur personnel exonéré et informent les
institutions que les dossiers concernant les demandes de remboursement des
ministres et de leur personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements
personnels ainsi que toute autre information doit peut-être être protégée en
vertu d'une autre exception et recommandent que les institutions prennent des
mesures raisonnables pour obtenir le consentement directement des personnes
concernées pour divulguer ces documents.
Loi sur la preuve au Canada
Les modifications apportées à la Loi sur la preuve au Canada, connues
sous la désignation de Règles déterminées dans l'intérêt public
s'appliquent à la divulgation des documents lorsqu'un tribunal demande au
gouvernement des renseignements dans le cadre d'une affaire judiciaire.
Les décisions relatives à la divulgation des renseignements gouvernementaux
en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur
la protection des renseignements personnels peuvent être examinées par
des organismes indépendants. Selon la loi applicable, le Commissaire à
l'information ou le Commissaire à la protection des renseignements personnels
effectue l'examen de premier niveau. La Cour fédérale, Section de première
instance, procède à l'étape suivante de l'examen, et les causes peuvent être
portées devant la Cour d'appel fédérale et finalement devant la Cour suprême
du Canada.
Dans un ministère ou un organisme assujetti à ces lois, un coordonnateur
ministériel désigné veille à l'application des deux lois. Cet agent reçoit
les demandes du public, conseille le ministre et les fonctionnaires du
ministère sur ce qui doit être divulgué ou non, et veille à la préparation
d'une réponse. Le coordonnateur assure également la protection des
renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des
renseignements personnels. En outre, les services du contentieux des
ministères fournissent des avis juridiques sur l'accès à l'information et la
protection des renseignements personnels.
Les deux lois reconnaissent précisément le droit à l'information des
personnes ayant une déficience sensorielle.
Les suggestions suivantes ont pour but d'aider les ministres à satisfaire
aux exigences de ces lois :
- désigner une seule personne-ressource de niveau supérieur dans le
cabinet du ministre qui soit au courant des deux lois et de leur incidence
sur les activités du ministère et puisse traiter directement avec le
coordonnateur ministériel les demandes de consultation concernant les
documents ministériels;
- tenir les documents de l'organisation à l'écart des documents personnels
et de nature politique, et adopter les usages que préconise le présent
document, en particulier les méthodes comptables;
- examiner les ordonnances de délégation en vertu des deux lois pour que
les attributions, fonctions et pouvoirs particuliers soient établis et
délégués au niveau approprié;
- veiller à ce que soient communiqués des rapports réguliers sur la
nature et l'état d'avancement des demandes de consultation dans le
ministère;
- appuyer de saines pratiques de gestion de l'information du ministère.
La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection
des renseignements personnels ne s'appliquent pas aux documents
confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Ces derniers sont
généralement exclus pendant 20 ans et les documents de travail, pendant un
maximum de quatre ans. Lorsqu'une demande de consultation concerne des documents
confidentiels du Cabinet, les ministres doivent consulter le Bureau du Conseil
privé avant d'y répondre. Le sous-ministre ou le coordonnateur de l'accès à
l'information de chaque ministère peut organiser ces consultations.
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