1.1 Le présent document fournit une orientation au sujet des responsabilités,
de la composition et du fonctionnement du comité de vérification des petits
ministères et organismes (PMO).
2.1 Le contrôleur général doit mettre sur pied un comité de vérification
afin de fournir une surveillance et une orientation des activités de vérification
interne qu'il effectue auprès des PMO. Les administrateurs généraux de PMO
qui effectuent des travaux de vérification interne dans leurs ministères
peuvent décider de consulter le comité de vérification des PMO pour obtenir
des renseignements sur la surveillance et l'orientation.
2.2 La présente directive est diffusée conformément à l'alinéa
7(1) (a) de Loi sur la gestion des finances publiques.
3.1 La présente directive entre en vigueur le 1er avril
2006 (se reporter au point 1.1 de la
politique).
4.1 Sous-comités des PMO
Avec l'approbation du contrôleur général, le comité de vérification des
PMO peut établir des sous-comités, liés aux différents portefeuilles, pour
s'acquitter plus efficacement de ses responsabilités.
4.2 Responsabilités du comité de vérification des PMO
4.2.1 Évaluation des risques
Le comité de vérification doit s'assurer que le contrôleur général
effectue, au moins chaque année, et présente au comité :
- une évaluation des risques importants auxquels sont exposés les PMO dans
l'ensemble de l'administration fédérale;
- une analyse sommaire du contexte de contrôle pour les PMO ou les
regroupements de PMO.
4.2.2 Vérifications internes effectuées par le contrôleur général
Le comité de vérification doit :
- s'assurer que le contrôleur général prépare une charte de vérification
interne pour l'exécution de vérifications internes dans les PMO, examiner
et approuver la charte et vérifier périodiquement si elle est toujours
pertinente. À tout le moins, la charte doit décrire :
- la portée des vérifications internes qui doivent être effectuées par
le Bureau du contrôleur général dans les PMO;
- le processus de planification de la vérification interne des PMO;
- les protocoles relatifs à la tenue des missions de vérification interne;
- le processus de rapport de la vérification interne;
- les protocoles de communications entre le comité, les administrateurs généraux
des PMO et le Bureau du contrôleur général.
- examiner périodiquement la pertinence des ressources fournies par le
contrôleur général pour la vérification interne des PMO;
- examiner périodiquement le rendement du Bureau du contrôleur général
dans la prestation des services de vérification interne dans les PMO;
- examiner et formuler des commentaires sur le plan de vérification interne
pour les PMO préparé par le contrôleur général et sur l'affectation des
ressources à la vérification interne;
- recevoir et recommander l'approbation des rapports de vérification
interne et les plans d'action de la gestion afin de donner suite aux
recommandations;
- être au courant des missions de vérification menées par les
administrateurs généraux des PMO qui ne figuraient pas dans le plan de vérification
interne approuvé et obtenir les rapports de ces missions.
4.2.3 Agents du Parlement et organismes centraux
Le comité de vérification doit :
- examiner les rapports de vérification du Bureau du vérificateur général
(BVG) et d'autres agents du Parlement et des organismes centraux qui
influent sur les PMO et, au besoin, recommander l'approbation des réponses
et des plans d'action élaborés par la direction des PMO, afin de donner
suite aux recommandations présentées;
- être informé des questions et priorités de vérification se rapportant
à la vérification des PMO qui ont été soulevées par les organismes
centraux;
- être informé des répercussions des initiatives gouvernementales sur les
PMO.
4.2.4 Suivi des plans d'action de la gestion
4.2.4.1 Le comité de vérification doit :
- s'assurer qu'il existe des dispositions efficaces pour assurer le suivi
des plans d'action de la gestion donnant suite aux recommandations de la vérification
interne, du BVG ou d'autres sources;
- recevoir périodiquement les rapports de suivi portant sur les mesures
prises.
4.2.4.2 Le contrôleur général doit soumettre périodiquement au comité de
vérification des rapports pour lui indiquer si les plans d'action de la gestion
ont été mis en œuvre et si les mesures prises ont été efficaces. Son
rapport doit cerner les enjeux à l'égard desquels, à son avis, les
gestionnaires ont accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère
ou le gouvernement.
4.3 Composition du comité de vérification des PMO
4.3.1 Le comité de vérification des PMO doit comprendre des membres indépendants
provenant de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Les membres qui
font partie de la fonction publique fédérale doivent se limiter aux
administrateurs généraux et aux sous-ministres adjoints principaux d'autres
ministères. D'ici le 1er avril 2009, le comité de vérification
des PMO doit être composé d'une majorité de membres externes.
4.3.2 Le contrôleur général doit choisir conjointement avec les
administrateurs généraux des PMO pour identifier et embaucher des membres
externes dûment qualifiés, sujet à l'approbation du Conseil du Trésor. Il
doit également établir des profils de compétences pour les membres de l'extérieur
et des normes au sujet de leur mandat et de sa durée, des conditions de renvoi,
des conflits d'intérêts, de l'assurance-responsabilité, de la cote de sécurité,
de la rémunération et des protocoles pour le règlement des différends.
4.3.3 Le comité de vérification des PMO peut compter jusqu'à sept membres.
4.3.4 Les membres du comité de vérification doivent être sélectionnés de
manière que leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience
collectives permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence
et efficience. Les membres du comité de vérification ne doivent nullement être
en conflit d'intérêts réel ou perçu.
4.3.5 Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin
d'assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les
nominations initiales avoir une durée de moins de quatre années.
4.3.6 Tous les membres du comité de vérification doivent connaître la
nature des rapports financiers des secteurs privé ou public ou se familiariser
avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination.
Au moins un membre doit être un expert financier qui :
- comprend les principes comptables généralement reconnus et les états
financiers;
- est en mesure d'évaluer l'application générale de tels principes
relativement à la comptabilité en vue des prévisions budgétaires, des
charges et des réserves;
- possède l'expérience de la préparation, de la vérification, de
l'analyse ou de l'évaluation des états financiers contenant des questions
comptables dont l'envergure et le niveau de complexité sont généralement
comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à retrouver
dans les états financiers des petits ministères et organismes ou l'expérience
de la supervision active d'une ou plusieurs personnes participant à de
telles activités;
- comprend les mécanismes de contrôle interne et les procédures rattachées
aux rapports financiers;
- comprend les fonctions du comité de vérification.
4.3.7 Le contrôleur général doit nommer un membre pour présider le comité.
4.3.8 Le quorum pour le comité de vérification ou les sous-comités sera établi
par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.
4.3.9 Le président doit, au besoin, demander que des représentants du BVG
assistent aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans et
des constatations du BVG et d'autres questions d'intérêt mutuel. Le président
du comité de vérification ou du sous-comité doit inviter l'administrateur général
d'un PMO à assister à la réunion lorsqu'un point concernant tout particulièrement
ce PMO est inscrit à l'ordre du jour.
4.3.10 Les membres du comité de vérification doivent recevoir une
orientation et une formation au sujet des responsabilités et des objectifs du
comité par le contrôleur général.
4.4 Fonctionnement du comité de vérification des PMO
4.4.1 Les rôles, les responsabilités et le fonctionnement du comité et des
sous-comités de vérification des PMO doivent être étayés dans un mandat ou
une charte, approuvés par le comité de vérification des PMO. Le document doit
être revu périodiquement.
4.4.2 Le contrôleur général doit assurer un service de soutien
administratif et de secrétariat au comité de vérification et aux sous-comités
des PMO. Le président du comité de vérification des PMO doit préparer un
plan afin que les responsabilités annuelles et continues du comité soient
planifiées et exécutées intégralement. Le plan doit être soumis à
l'approbation du comité.
4.4.3 Le comité de vérification des PMO doit se réunir au moins quatre fois
l'an. On encourage le comité à établir le calendrier des réunions un an à
l'avance de sorte que la direction et les vérificateurs puissent préparer
l'information et les rapports requis pour appuyer son travail. La révision du
calendrier des réunions du comité de vérification constitue une mesure
exceptionnelle.
4.4.4 Le comité de vérification des PMO, à sa discrétion, peut tenir des
réunions individuelles et à huis clos avec les administrateurs généraux des
PMO ou avec d'autres fonctionnaires des PMO.
4.4.5 Le comité de vérification des PMO doit préparer un rapport annuel
qui :
- résume les activités du comité et leurs résultats;
- étaie toute préoccupation importante que le comité peut avoir
concernant les processus de la gestion des risques, de contrôle et à la
reddition de comptes des PMO;
- présente son évaluation relativement à la capacité et au rendement du
contrôleur général dans l'exécution des vérifications internes des PMO;
- présente, au besoin, des recommandations en vue de l'amélioration des
processus de la gestion des risques, de contrôle et de la reddition de
comptes, y compris des recommandations en vue de l'amélioration des
services de vérification interne dans les PMO.
4.4.5 Le rapport annuel du comité doit être transmis au Secrétaire du
Conseil du Trésor et au contrôleur général.
Veuillez adresser toutes questions au sujet de la présente directive au :
Bureau de la contrôleure générale adjointe, Vérification interne
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Courriel : ias-svi@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : (613) 952-3698
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