Conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des
finances publiques, le Conseil du Trésor peut agir à l'égard des grandes orientations applicables à l'administration
publique fédérale. En exerçant ce pouvoir, le Conseil du Trésor,
appuyé par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l'Agence
de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) :
-
définit et évalue les questions relatives à la gestion pour déterminer si une approche à l'échelle de toute la
fonction publique est nécessaire;
-
élabore, communique, examine, modifie et évalue les outils de politique;
-
surveille l'application des outils de politique, l'interprète et conseille les ministères à cet égard;
-
prend des décisions relativement à des présentations soumises par les ministères en application des mécanismes de
contrôle établis par une politique particulière;
-
rend compte au Parlement et au public du rendement en matière de gestion de l'ensemble de l'administration publique.
Le Conseil du Trésor doit rendre compte au Cabinet, qui agit à titre de gouverneur en conseil, et au Premier ministre des
politiques qu'il établit ainsi que du rendement en matière de gestion et du rendement financier de toute l'administration
publique. Tous les ministres, dont le président du Conseil du Trésor, doivent rendre compte au Premier ministre et au Parlement
de l'exercice des pouvoirs que leur confère la législation. Le secrétaire du Conseil du Trésor, le contrôleur général et
le président de l'AGRHFPC doivent quant à eux rendre compte au président du Conseil du Trésor des activités qu'ils
exercent à l'appui du Conseil du Trésor. Ils doivent également rendre des comptes au Premier ministre par l'entremise du
greffier du Conseil privé.
Les ministres sont responsables du fonctionnement efficace de leur ministère, ce qui comprend le respect des règles de
gestion établies dans la loi et les politiques du Conseil du Trésor. Les ministres doivent rendre compte individuellement au
Premier ministre et au Parlement du rendement de leur ministère. Pour en savoir davantage sur l'étendue des responsabilités
et des obligations redditionnelles des ministres, veuillez consulter le document du Bureau du Conseil privé intitulé Pour
un gouvernement responsable: un guide à l'intention des ministres.
Il incombe aux administrateurs généraux de faire appliquer les outils de politique obligatoires du Conseil du Trésor au sein
de leur organisation, d'en surveiller et vérifier l'application, de prendre les mesures correctives voulues en cas de
non-conformité, de signaler au SCT et à l'AGRHFPC les questions qui concernent la conformité et de donner des conseils sur l'élaboration
des politiques, bien souvent dans le cadre des travaux de comités et d'études spéciales coordonnées par le SCT et l'AGRHFPC.
Les administrateurs généraux doivent rendre compte à leur ministre, au Premier ministre par l'entremise du greffier du
Conseil privé et au Conseil du Trésor de l'application des politiques du Conseil du Trésor. Dans la pratique, l'administrateur
général s'acquitte bien souvent de son obligation de rendre compte au Conseil du Trésor par son interaction avec le
secrétaire du Conseil du Trésor ou le président de l'AGRHFPC. Cette interaction comprend le processus d'évaluation des
gestionnaires prévu par le CRG et la présentation de rapports à ces deux organismes ou la collaboration avec ceux-ci. Pour en
savoir davantage sur l'étendue de leurs obligations redditionnelles, les administrateurs généraux peuvent consulter le Guide
du sous-ministre du Bureau du Conseil privé et le document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Examen
des responsabilités et des responsabilisations des ministres et des hauts fonctionnaires – Répondre aux attentes des
Canadiennes et des Canadiens.
5. Application des outils de politique du Conseil du Trésor
Lorsqu'ils appliquent les outils de politique du Conseil du Trésor et dans l'exercice de toutes leurs fonctions, les
fonctionnaires doivent incarner les valeurs et afficher le comportement que préconise le Code de valeurs et d'éthique de
la fonction publique. Les ministères utilisent les outils de politique en observant les quatre mêmes principes de
reddition de comptes efficace utilisés pour l'élaboration des outils de politique, qui ont été examinés à la section 3.2.
Bien que leurs exigences varient selon le sujet traité, la plupart des outils de politique ont en commun un certain nombre d'exigences
générales que les administrateurs généraux doivent mettre en place pour que leur ministère puisse réaliser les résultats
attendus et les objectifs. Ces exigences générales sont expliquées dans la présente section.
Le Conseil du Trésor, le SCT et l'AGRHFPC doivent également s'assurer que les outils de politique sont utilisés; des
explications à ce sujet figurent ci-dessous.
L'établissement de rôles, de responsabilités et d'attentes en matière de rendement clairs comprend les trois étapes
suivantes :
- tous les gestionnaires et employés savent que les outils de politique définissent leurs fonctions respectives et celles de
l'ensemble du ministère, et ils ont tous reçu une formation à cet égard;
- les exigences établies dans les outils de politique obligatoires servent à définir les responsabilités des
administrateurs généraux, des gestionnaires et des experts fonctionnels, s'il y a lieu. Lorsqu'ils attribuent les
responsabilités, les administrateurs généraux doivent s'efforcer de déléguer les pouvoirs décisionnels au niveau
approprié de l'organisation de manière à obtenir des résultats;
- de même, les objectifs et les résultats escomptés établis dans les outils de politique obligatoires servent à établir
des attentes raisonnables en matière de rendement pour les individus et les unités organisationnelles.
En plus de l'exigence concernant la formation des employés (ci-dessus), les trois exigences générales suivantes aident à
établir les moyens dont dispose le ministère pour répondre aux attentes :
- des ressources suffisantes sont affectées et utilisées efficacement pour appliquer les outils de politique du Conseil du
Trésor;
- des processus et des systèmes appropriés ont été établis pour organiser et contrôler les activités;
- Des renseignements de qualité sur les activités liées aux politiques sont recueillis et utilisés pour faire connaître
les décisions prises, surveiller la conformité aux exigences des outils de politique, évaluer les résultats, améliorer
continuellement les pratiques de gestion et présenter un compte rendu juste et fiable au moyen de rapports.
Les rapports sont l'un des principaux moyens qu'utilisent les ministères pour communiquer leurs plans, montrer qu'ils se
conforment à la politique et rendre compte de leurs réalisations. Ils se servent aussi des rapports pour respecter leur
engagement à l'égard de la valeur de la transparence de la fonction publique. Grâce aux rapports, le Conseil du Trésor, le
Parlement et le public peuvent examiner les succès et les échecs des gestionnaires d'un ministère.
Il existe divers mécanismes et exigences en matière de rapport, qui sont établis dans la loi, la politique du Conseil du
Trésor ou les décisions du Conseil du Trésor. Selon les exigences de la loi, les ministères doivent présenter directement au
Parlement ou à un autre organisme des rapports sur divers sujets relatifs à la gestion. Les rapports présentés aux termes des
exigences des politiques ou des décisions du Conseil du Trésor sont envoyés, en pratique, au SCT et à l'AGRHFPC. Certains de
ces renseignements servent à préparer à l'intention du Parlement d'autres rapports que le Conseil du Trésor est tenu de
présenter.
Les exigences en matière de rapports varient d'une politique à l'autre, mais elles reposent sur le principe que la prise
de décision dans chaque ministère et à l'échelle de l'administration publique devrait être fondée sur une base de
données commune. La portée, le détail et la fréquence des rapports sont fonction des coûts liés à la production, à l'examen
et à l'entreposage des rapports. Les exigences en matière de rapports sont établies de concert avec les ministères en vue de
les rendre efficaces en termes de coûts, de recueillir seulement les renseignements pertinents dont ont besoin les ministères et
le Conseil du Trésor pour déterminer si les résultats escomptés et les objectifs d'une politique sont réalisés.
Les ministères et le Conseil du Trésor ont chacun des responsabilités de supervision. Il incombe aux ministres et aux
administrateurs généraux de surveiller l'application des politiques dans leur ministère. De son côté, le Conseil du
Trésor, avec l'aide du SCT et de l'AGRHFPC, surveille l'application des politiques à l'échelle de l'administration
fédérale. (Il convient de noter qu'il incombe aussi au Conseil du Trésor de surveiller les dépenses de l'État, mais le
présent document ne porte pas sur cette question).
Les ministres et les administrateurs généraux doivent pouvoir compter sur une bonne expertise de la gestion et un solide
système de contrôles pour s'acquitter de leur responsabilité en matière de surveillance. La vérification interne et l'évaluation
des programmes sont des exemples de deux activités clés dans le domaine de la surveillance, et le Conseil du Trésor a établi
des politiques qui fixent des normes minimales de conduite pour ces activités.
L'autre outil de surveillance clé est le cadre de responsabilisation de gestion, qui décrit les dix conditions générales
et interdépendantes en matière de gestion que les administrateurs généraux doivent créer dans leur ministère. Le CRG sert à
évaluer le rendement global des gestionnaires. On évalue le rendement par rapport à chacun des éléments du CRG au moyen d'indicateurs
qui sont établis en partie en fonction des exigences les plus importantes et du niveau le plus élevé contenues dans les
politiques du Conseil du Trésor. Cette intégration des attentes à l'égard du CRG et des exigences des politiques du Conseil
du Trésor renforce le fait que le CRG et les politiques se complètent et se soutiennent mutuellement – ils sont tous deux
nécessaires à la gestion des ministères.
Si des questions non résolues se posaient au sujet de l'interprétation d'un outil de politique, les ministères devraient
entrer en contact avec le SCT ou l'AGRHFPC, pour obtenir une interprétation préalable afin de clarifier la question. Si
celle-ci demeure non résolue ou si un différend survient, le ministère peut demander au Conseil du Trésor de prendre une
décision au sujet de l'interprétation et de l'application de l'outil de politique.
Le Conseil du Trésor remplit sa fonction de surveillance d'une manière qui respecte les obligations redditionnelles qui
incombent aux ministres et aux administrateurs généraux en matière de gestion. Le Conseil du Trésor surveille la conformité
aux politiques, le maintien des systèmes de contrôle interne et, selon une évaluation du risque, certaines activités
ministérielles. Pour remplir ce rôle de surveillance, il s'appuie sur un certain nombre de sources telles que les
vérifications ministérielles, les évaluations de programme, les rapports ministériels sur le rendement, les présentations au
Conseil du Trésor, les rapports présentés au Conseil du Trésor conformément aux exigences des politiques, les rapports du
Bureau du vérificateur général, les Comptes publics et les discussions tenues avec les fonctionnaires à tous les niveaux. Tous
ces renseignements sont recueillis et examinés par le SCT et l'AGRHFPC et classés par rapport aux 10 éléments du CRG. Les
renseignements servent ensuite à mettre à jour les outils de politique et à faire connaître les discussions tenues avec les
administrateurs généraux concernant le rendement de leurs gestionnaires.
Conséquences
Les mesures que prend un ministère pour assurer l'application des politiques du Conseil du Trésor auront une incidence
considérable sur la relation de travail qui existera entre chaque ministère et le Conseil du Trésor. Le niveau de surveillance
qu'exercera le Conseil du Trésor sera principalement fonction du régime de gestion et de surveillance du ministère et des
mesures qu'il prendra pour résoudre les problèmes de non-conformité.
Lorsqu'une politique n'est pas observée, les causes profondes et les circonstances ayant mené à la dérogation sont
rarement simples. Plusieurs facteurs entrent souvent en ligne de compte. Il peut s'agir d'un manque de connaissances, d'une
surveillance insuffisante, de politiques et de règlements difficiles à interpréter ou à appliquer et, dans de rares cas, de
gestes délibérés nécessitant des mesures disciplinaires. Le rôle que joue la procédure d'enquête dans la détermination
des mesures correctives ou disciplinaires à prendre dépend de la mesure dans laquelle l'action ou l'inaction de certaines
personnes ou de certains ministères a contribué à la non-observation de la politique.
La décision du Conseil du Trésor de prendre d'autres mesures ou d'intervenir dans les cas de non-conformité (c.-à-d.
ayant des conséquences négatives pour les ministères) dépend du degré de risque en cause dans le problème de gestion à
résoudre. Les interventions peuvent revêtir diverses formes, y compris un suivi officieux, des demandes de renseignements
précis ou des rapports supplémentaires, des vérifications externes ou d'autres enquêtes, une orientation officielle quant
aux mesures préventives ou correctives à prendre par le ministère et le retrait du pouvoir.
Il incombe aux administrateurs généraux de mettre en œuvre les mesures correctrices appropriées dans leur ministère (y
compris des mesures ayant des conséquences négatives pour les individus). Ces mesures devraient aussi réduire la probabilité
de réapparition d'une situation analogue. Par souci d'uniformité dans l'approche du gouvernement à l'égard de la
non-conformité aux politiques, les politiques du Conseil du Trésor indiqueront les conséquences possibles pour les ministères
et, dans certains cas, pour les individus.
[1]Les mots « administrateurs généraux » et
« ministère » sont utilisés tout au long du présent document. La définition de ces mots varie selon l'objet
des politiques du Conseil du Trésor. Le mot « administrateur général » inclut généralement à la fois les
sous-ministres et les administrateurs généraux et, dans certains cas, il peut inclure les dirigeants de sociétés d'État.
Le mot « ministère » est employé en général dans le sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des
finances publiques, mais, dans certains cas spécifiques, il peut inclure les sociétés d'État. Toutefois, certains
organismes ont le pouvoir législatif d'établir leurs propres politiques dans le cas de certaines fonctions administratives,
et la politique du Conseil du Trésor ne s'applique pas dans ces cas-là.
[2] Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Code
de valeurs et d'éthique de la fonction publique, 2003, p. 9.
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