Circulaire no : 1995-3
Date : le 13 juillet 1995
Aux : Administrateurs
généraux des ministères et chefs des
organismes
Objet : Réduction des frais
généraux et des formalités administratives
liés aux présentations au Conseil du
Trésor
Sommaire
La présente circulaire expose des
initiatives nouvelles en vue d'améliorer la gestion et la
reddition des comptes, grâce à une réduction
des frais généraux et des formalités
administratives dans les ministères. Ces initiatives
comprennent une réduction des présentations
techniques et d'importance secondaire au Conseil du
Trésor.
Contexte
Les changements annoncés ici
reflètent l'engagement continu du Conseil du trésor
et de son Secrétariat à réduire les frais
généraux et les formalités administratives.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor poursuit ses
démarches d'élimination des contrôles
superflus afin de rendre ses politiques plus rentables. Il est
conscient des économies et de l'amélioration des
services qui peuvent découler d'une gestion
ministérielle plus souple. Les modifications
présentes seront suivies par d'autres mesures de souplesse
qui s'inscrivent dans le cadre de l'examen des politiques du
Conseil.
Application
Les décisions s'appliquent à tous
les ministères énumérés aux
alinéas a), b) et d) de l'article 2 de la Loi sur la
gestion des finances publiques et à la Commission de
la capitale nationale, selon les paragraphes 2 iii) et iv) de
l'annexe à la présente circulaire.
Mise en oeuvre
Ces changements sont entrés en vigueur le
8 juin 1995.
Détails
Les détails sont annexés à
la présente circulaire.
Manuel du Conseil du Trésor
Ces changements et les nouvelles autorisations
seront incorporées dans le volume approprié du
Manuel du Conseil du Trésor.
Demandes de renseignements
Pour obtenir de plus amples renseignements ou des
éclaircissements sur les sujets mentionnés ici,
veuillez vous adresser aux services suivants du
Secrétariat du Conseil du Trésor :
- Groupe de la gestion des marchés, Direction de la
gestion des finances et de l'information (DGFI), pour les
politiques et règlements concernant l'impartition et la
passation de marchés au gouvernement;
- Groupe de la gestion des projets, de l'approvisionnement et
du risque de la DGFI, pour les projets d'immobilisations et les
grands projets de l'État;
- Division de la politique de la gestion financière de
la DGFI, pour la gestion de la trésorerie;
- Direction des ressources humaines, pour les autorisations
générales d'approbation des prestations de retraite
et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;
- Analyste des programmes de la Direction des programmes, pour
la gestion du matériel, les biens immobiliers, les
subventions, les contributions et les autres paiements de
transfert, les éléments non controversés
d'une inscription de poste au Budget des dépenses
supplémentaire, le traitement des décrets, la
remise de taxes et de pénalités, la Loi sur le
rétablissement agricole des Prairies, l'accès
au crédit 5 en cas de pénurie de fonds pour la paie
et la rationalisation de la politique du Conseil du
Trésor;
- Groupe de l'évaluation, de la vérification et
de l'examen de la DGFI, pour le système stratégique
de surveillance des politiques et des programmes du
Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le secrétaire du Conseil du Trésor
et contrôleur général du Canada
R. J. Giroux
Pièce jointe
Listes:
T004,T005,T006,T007,T008,T009,T010,T011,T012,T013,T022,T023,T024,T161,
TBO5, TBO6, TBO7, TB10
Annexe de la circulaire no 1995-3
La présente annexe décrit les
changements en vigueur depuis le 8 juin 1995.
1. Modifications apportées aux
politiques
Le Conseil du Trésor a approuvé
les neuf modifications suivantes.
i) Les limites des marchés sont
relevés dans trois ministères, l'Agence canadienne
de développement international (ACDI), l'Office national
du film (ONF) et Revenu Canada, pour indiquer que le gouvernement
appuie une concurrence accrue.
a) À l'ACDI, pour les marchés
concurrentiels au titre de l'aide internationale :
« passation » : de 4 millions à 10 millions de
dollars et « modifications » : de 2 millions à
5 millions de dollars.
b) À l'ONF, pour la passation de
marchés avec des producteurs de films : de 100 000 dollars
pour la « passation » et de 25 000 dollars pour les
« modifications » à 250 000 dollars pour la
« passation » et les « modifications »
réunies.
c) À Revenu Canada, pour des
marchés d'impression concurrentiels (au moyen du Service
des invitations ouvertes à soumissionner) :
« passation » : de 400 000 dollars à 1 million
de dollars et « modifications » : de 200 000 dollars
à 500 000 dollars.
ii) Les pouvoirs d'approbation des
ministères sont augmentés pour les projets
d'immobilisations d'une valeur inférieure à un
seuil approprié.
Cette modification élimine l'exigence,
sauf lorsqu'elle est formellement maintenue par le Conseil du
Trésor, selon laquelle les ministères sont tenus de
demander au Conseil du Trésor d'approuver les projets
d'immobilisations d'une valeur inférieure à une
limite appropriée, limite qui, dans le cas des
ministères ayant des crédits d'immobilisations
distincts, se situe généralement aux environs de
20 millions de dollars ou de 10 pour 100 de leur budget
d'immobilisations, selon le moins élevé de ces
deux montants. Dans le cas des ministères n'ayant pas de
crédits d'immobilisations distincts, la limite se situe
à 3 millions de dollars.
Les pouvoirs d'approbation de chaque
ministère seront examinés à la
première occasion, afin d'approuver le plan
d'investissement à long terme, ou d'examiner le plan
d'activités.
Pour que le Conseil puisse demander qu'on
soumette des présentations relatives à des projets
d'un montant inférieur aux niveaux susmentionnés,
les ministères devront décrire brièvement
les projets d'investissement futurs dont le coût total
dépasse un seuil déterminé
(généralement 2 à 5 millions de dollars pour
les ministères qui ont des crédits pour
dépenses en capital et 1 million pour les autres
ministères) dans une annexe à leur plan
d'activités. À partir de ces renseignements, le
Secrétariat recommandera au Conseil quels projets, s'il y
en a, devraient faire l'objet d'une présentation à
des fins d'approbation préliminaire ou autre. La
viabilité et l'exactitude du plan d'investissement
à long terme du ministère, son processus interne
d'approbation des projets, l'importance du risque
occasionné par ce projet à l'ensemble du
gouvernement ou s'il touche aux intérêts des autres
ministères, seront les facteurs importants que le
Secrétariat prendra en considération quant à
la recommandation des projets au Conseil.
Si un projet futur n'a pas été
inscrit dans un plan d'activités, et qu'il est impossible
d'attendre le prochain plan, une demande pourra être
formulée auprès du Secrétariat, pour qu'il
détermine si une présentation à cet
égard est nécessaire.
iii) Le pouvoir est
délégué aux ministres responsables de
l'approbation de certains changements techniques et des
exemptions aux modalités régissant les subventions,
les contributions et les autres paiements de transfert.
a) Le pouvoir de modifier les modalités
déjà approuvées par le Conseil du
Trésor, sauf en ce qui touche :
- les objectifs de programme atteints grâce à une
subvention ou à une contribution;
- l'identité des bénéficiaires ou la
définition de la catégorie des
bénéficiaires admissibles;
- les paramètres financiers de base (c.-à-d. le
montant total payable au titre d'une catégorie de
contributions ou le montant total payable annuellement, le cas
échéant);
- le montant maximal payable à un
bénéficiaire;
- toute condition applicable au remboursement d'une
contribution;
- toute condition dont la modification ne peut pas se faire
sans l'approbation du Conseil du Trésor.
b) Le pouvoir de proroger l'application des
modalités pour une période allant jusqu'à un
an, dans la mesure où cette prorogation n'a pas de
conséquence financière en dehors du
ministère (c.-à-d. aucun rajustement des niveaux de
référence nécessaire).
c) Toutes les modifications aux modalités
effectuées aux termes de pouvoirs
délégués aux ministres responsables doivent
être conformes aux politiques du gouvernement et du Conseil
du Trésor.
d) Le pouvoir d'approuver des exceptions au
montant maximal payable à un bénéficiaire.
Ces exceptions peuvent aller jusqu'à 25 p. 100 du montant
maximal approuvé par le Conseil du Trésor, dans la
mesure où ces exceptions sont conformes à toutes
les politiques gouvernementales et aux décisions
stratégiques du Cabinet et n'ont pas d'incidence
financière en dehors du ministère.
e) Les ministères doivent consulter le
Secrétariat au sujet de la nécessité
d'obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor avant de
mettre en oeuvre les changements apportés en vertu de ces
pouvoirs délégués et informer le
Secrétariat, par écrit, de toute modification ou
exception approuvées aux termes de ces dispositions au
cours du mois qui suit l'approbation par le ministre
compétent.
iv) Les ministères pourraient demander
l'accès au crédit 5 en cas de pénurie de
fonds pour la paie au moyen d'une lettre de l'agent financier
supérieur adressée au directeur de la Division des
prévisions budgétaires au Secrétariat du
Conseil du Trésor. Le Secrétariat demanderait alors
au Conseil du Trésor d'approuver annuellement les demandes
en lui soumettant un aide-mémoire.
v) Les ministères sont autorisés
à inscrire des postes non controversés de nature
technique (c.-à-d. transferts de crédits en fin
d'exercice et augmentations des crédits requis uniquement
à des fins de conformité à la politique de
comptabilisation des opérations non monétaires) au
Budget des dépenses supplémentaire sans
devoir obtenir l'autorisation préalable du Conseil du
Trésor si un fonctionnaire (niveau de directeur au moins)
du Secrétariat a donné son accord
auparavant.
vi) Le Secrétariat du Conseil du
Trésor doit veiller à la mise en oeuvre des
procédures courantes, exposées dans le «Guide
des présentations au Conseil du Trésor» (
faisant partie du Manuel du Conseil du Trésor),
pour le traitement des décrets autorisant la conclusion
d'ententes fédérales-provinciales, de sorte que
l'intervention du Conseil du Trésor se limite aux
situations où des questions de fond sont soulevées
ou aux situations où le Conseil du Trésor est tenu
de formuler des recommandations avant que le décret ne
soit transmis au Bureau du conseil privé.
vii) Le Conseil a modifié la politique
sur la gestion du matériel comme suit :
a) L'énoncé de politique est
modifié pour inclure ce qui suit :
«Les ministères fournissent aux
employés le matériel leur permettant
d'exécuter leurs tâches de façon efficiente,
économique, productive et sans danger. »
b) Les exigences de la politique sont
modifiées pour inclure ce qui suit :
« Les systèmes automatisés
d'information et les soutiens technologiques doivent servir
à gérer les ressources matérielles et la
fonction de gestion du matériel, lorsque des
investissements sont rentables et qu'ils peuvent améliorer
la fonction de gestion du matériel.
Le coût total des stocks (achat et
entreposage) doit être apparent et être
supporté par l'utilisateur final.
Le mobilier, le matériel et
l'équipement doivent être mis à la
disposition des employés de façon équitable,
en fonction des services offerts. »
viii) Le Secrétariat du Conseil du
Trésor est dirigé de manière que les
rapports d'étape sur les grands projets de l'État
ne soient présentés que pour souligner des
étapes ou des événements clés, comme
il est spécifié dans la politique.
ix) La soumission annuelle du Rapport sur la
gestion de la trésorerie par le Secrétariat du
conseil du trésor est supprimée et, par
conséquent, les ministères n'auront plus à
soumettre annuellement des informations sur la gestion de la
trésorerie au Secrétariat du conseil du
trésor pour les fins de ce rapport.
2. Modifications aux lois et aux
règlements
Le Conseil du Trésor invite les
ministres compétents à proposer, si l'occasion se
présente, que les modifications suivantes soient
apportées aux lois et aux règlements.
i) Modifier les paragraphes 23(1) et (2) de la
Loi sur la gestion des finances publiques portant sur la
remise de taxes et de pénalités.
a) Modifier, comme il convient, l'article 23 afin
que le Conseil du Trésor ne soit plus tenu de recommander
l'adoption de décrets autorisant la remise de cotisations
au titre du Compte d'assurance-chômage, du Régime de
pensions du Canada ou d'un autre programme similaire du
gouvernement.
b) D'ici à ce que se présente une
occasion de modifier la Loi, instaurer des procédures
simplifiées pour demander au Conseil du Trésor de
recommander l'approbation de ces décrets. Plus
précisément, les présentations soumises
à ce sujet seraient considérées comme des
cas courants (seuls la première page de la
présentation et le décret même seraient
inclus dans les livres des ministres, sans le précis), et
les ministères devraient veiller à ce que les
présentations soient très courtes.
ii) Modifier la Loi sur le
rétablissement agricole des Prairies de manière
à éliminer les exigences anachroniques selon
lesquelles le Conseil doit approuver les limites.
Modifier l'article 9 (de sorte que le Conseil du
Trésor ne soit plus tenu d'approuver les projets ou les
plans entrepris en vertu de la Loi comportant une dépense
supérieure à 15 000 dollars en un exercice) comme
suit :
Supprimer l'alinéa suivant : « Aucun
projet ou plan particulier prévu par le paragraphe (1) et
comportant une dépense supérieure à quinze
mille dollars, en un exercice, ne peut être entrepris sans
le consentement du Conseil du Trésor. »
iii) Modifier la Loi sur la capitale
nationale et le Règlement sur les marchés de
l'État pour donner à la Commission de la
capitale nationale (CCN) une souplesse comparable à celle
des autres sociétés d'État.
Solution 1 : Modification de la Loi et
modification subséquente du Règlement sur les
marchés de l'État, de la manière
suivante :
- Abroger le paragraphe 15(3) de la Loi sur la capitale
nationale et modifier en conséquence la
Règlement sur les marchés de l'État
(rayer la CCN de la définition d'« autorité
contractante » à la page B-3), afin que la CCN ne
soit plus assujettie à ce règlement et ne soit plus
tenue de demander l'approbation du Conseil du Trésor avant
de conclure des marchés ou de les modifier.
Solution 2 : Présenter un nouveau
règlement aux termes de la Loi sur la capitale
nationale et de la Loi sur la gestion des finances
publiques, puis modifier le Règlement sur les
marchés de l'État, de la manière
suivante :
- Adopter un règlement aux termes des paragraphes 15(3)
de la Loi sur la capitale nationale et 41(1) de la Loi
sur la gestion des finances publiques, puis modifier le
Règlement sur les marchés de l'État
(rayer la CCN de la définition d'« autorité
contractante »). Ainsi, la CCN serait assujettie à
son propre règlement sur les marchés.
iv) Modifier la Loi sur la capitale
nationale (biens immobiliers) de manière que la
Commission de la capitale nationale ait la latitude voulue pour
faire des transactions immobilières sans avoir à
obtenir l'approbation du gouverneur en conseil.
Modifier l'article 15 de la Loi sur la
capitale nationale pour qu'il ne soit plus nécessaire
de faire approuver les transactions immobilières par le
gouverneur en conseil et pour déléguer au Conseil
du Trésor le pouvoir d'établir des limites
au-delà desquelles son approbation serait requise.
v) Modifier l'article 46 de la Loi sur
l'emploi dans la fonction publique de manière à
permettre à la Commission de la fonction publique
d'autoriser des personnes à faire prêter serment et
à recevoir des affidavits, des déclarations et des
affirmations solennelles aux termes de la Loi ou des
règlements s'y rattachant.
vi) Modifier la Loi sur les commissions
portuaires (biens immobiliers) pour permettre au ministre des
Transports d'approuver tous les baux touchant des
terrains.
Modifier le paragraphe 15(2) de la Loi afin qu'il
ne soit plus nécessaire de demander l'autorisation du
gouverneur en conseil pour louer un terrain pour une
période de plus de 25 ans.
Plus précisément, la modification
de l'article 15 aurait pour effet de supprimer
l'alinéa 15(2)b) et de modifier l'alinéa 15(2)a) de
manière à autoriser le ministre des Transports
à approuver tous les baux.
vii) Modifier le paragraphe 27(1) de la Loi
sur les ports et installations portuaires publics (biens
immobiliers) de sorte que le ministère ne soit plus tenu
de demander l'approbation du gouverneur en conseil pour louer des
terrains pour une période de plus de 25 ans.
3. Autorisations générales pour
l'approbation de prestations de retraite
Les autorisations générales
suivantes au titre de la Loi sur la pension de la fonction
publique sont accordées :
i) prestations de retraite dans le cas
d' inconduite,
ii) validation des options pour les services
passés ouvrant droit à pension,
iii) autorisation du président du
Conseil du Trésor de conclure des accords
réciproques de transfert de pension.
Les cas litigieux ou exceptionnels continueront
d'être soumis au Conseil de manière qu'il ne soit
porté préjudice aux droits de personne.
4. Rationalisation des politiques
Le Conseil a approuvé la poursuite de
l'examen de ses instruments de politique afin qu'ils soient
axés sur les résultats et qu'ils donnent plus de
souplesse aux ministères tout en clarifiant
l'étendue de sa responsabilité.
L'examen initial a donné lieu à
l'annulation de :
- la Politique sur le mobilier et l'ameublement,
- la Politique sur les oeuvres d'art,
- la directive sur l'Accroissement des pouvoirs et des
responsabilités ministériels.
5. Système stratégique de
surveillance des politiques et des programmes du
Secrétariat du Conseil du Trésor
Le Conseil du Trésor a approuvé les
trois éléments suivants du système :
i) l'intégration, dans les secteurs
d'activité individuels, d'une capacité de
surveillance dynamique et axée sur les risques qui
déterminera, d'une part, si la politique constitue
l'instrument le plus rentable pour obtenir des résultats
positifs et, d'autre part, la mesure dans laquelle de tels
résultats sont obtenus;
ii) la création d'une fonction
d'évaluation, de vérification et d'examen
chargée d'analyser l'efficacité des programmes qui
présentent des risques élevés et qui ont une
importance stratégique et de confirmer l'efficacité
des systèmes de surveillance existants;
iii) la réalisation, au besoin,
d'études à l'échelle du gouvernement pour
examiner les priorités les plus pressantes, comme les
dépenses de fin d'exercice.
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