1. Date d'entrée en vigueur
La politique révisée entre en vigueur le 1er juin 2000.
Elle remplace la Politique sur les paiements de transfert du 15 octobre
1996 et la Politique de remboursement de l'aide financière. Elle englobe
également la politique portant sur les paiements de transfert figurant
précédemment dans des documents de politiques séparés et aux termes des
décisions précises adoptées par le Conseil du Trésor. Les conditions
approuvées dans le cadre de programmes existants de paiements de transfert
continuent de s'appliquer jusqu'à la date la plus rapprochée, soit leur date
d'expiration ou le 31 mars 2005, et à ce moment-là les ministères
devront obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour remplacer ou renouveler
ces conditions.
2. Préface
2.1 On entend par « transfert » des transferts
d'argent, de produits, de services ou de biens provenant d'un crédit à
l'intention de particuliers, d'organismes ou d'autres paliers de gouvernement,
sans que le gouvernement fédéral reçoive des produits ou des services en
contrepartie. Les paiements en contrepartie de produits ou de services
représentent des marchés et sont assujettis au Règlement sur les marchés de
l'État, aux accords commerciaux et à la Politique sur les marchés.
2.2 Parmi les principaux types de transfert, on compte les
subventions, les contributions et les autres transferts définis à l'Appendice
A.
2.3 Le genre de transfert auquel un ministère a recours
pour répondre à ses objectifs de programme est déterminé par son mandat, ses
produits et services, ses clients et une évaluation des risques. Tous les
transferts peuvent être passés au peigne fin par le public et leur gestion
doit être effectuée de manière à en assurer l'ouverture et la transparence
auprès du public et en tenant compte de l'économie, de leur efficience et
efficacité. Les principes de base rattachés au contrôle parlementaire, au
pouvoir et à la responsabilisation dressent les balises sur lesquelles sont
fondées les décisions relatives à l'utilisation et à la gestion des
transferts.
3. Définitions
3.1 Veuillez consulter l'Appendice A pour obtenir des
définitions relatives à la présente politique.
3.2 Dans la présente politique, on a recours aux
expressions « subventions » ou « contributions » lorsque
les dispositions s'appliquent à un type précis de paiement de transfert et aux
« transferts » lorsque les dispositions visent tous les types de
paiements de transfert.
4. Objectif de la politique
Veiller à assurer une saine gestion des transferts, leur responsabilisation
et leur contrôle.
5. Énoncé de la politique
La politique du gouvernement consiste à :
- effectuer des transferts pour favoriser la politique du gouvernement
fédéral et les objectifs du programme ayant fait l'objet d'une
approbation;
- gérer les paiements de transfert en tenant compte des risques, de leur
complexité, de l'obligation d'obtenir des résultats et d'utiliser
judicieusement les ressources;
- exiger un remboursement des contributions versées à une entreprise qui
servent à lui permettre de générer des profits ou à en accroître la
valeur à moins d'une approbation contraire de la part du Conseil du
Trésor.
6. Application
La présente politique s'applique à tous les « ministères »
définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques
(LGFP). En cas de divergence entre la présente politique et la loi autorisant
un paiement de transfert, la loi prévaut.
7. Exigences de la politique
7.1 Responsabilité des ministères
7.1.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures
afin de veiller à ce qui suit :
- un contrôle efficace des programmes et des finances est conçu et assuré
dans le cadre des programmes de paiements de transfert ministériels;
- il est fait preuve d'une diligence raisonnable dans le choix et
l'approbation des bénéficiaires de paiements de transfert et dans la
gestion ainsi que l'administration des programmes;
- l'agent financier supérieur, de concert avec les principaux gestionnaires
de programmes, élabore des mesures de comptabilité efficientes et
efficaces et d'autres procédures afin de veiller à ce que les demandes de
paiement répondent aux exigences de la politique sur la vérification des
comptes conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP et aux exigences du
Règlement sur les demandes de paiement;
- la tenue appropriée des dossiers sur les programmes et la comptabilité
ainsi que d'autres documents pertinents est assurée afin de pouvoir
présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des
résultats obtenus, et de permettre la divulgation des sommes versées aux
bénéficiaires;
- un cadre de gestion et de reddition de comptes axé sur les résultats est
établi et prévoit des mécanismes appropriés de mesure et de
présentation des résultats, en rapport avec l'objectif, qui consiste à
fournir des ressources au moyen de transferts;
- les ministères sont dotés de la capacité d'exécuter et d'administrer
efficacement les programmes de paiements de transfert, y compris sur les
plans de la surveillance, de l'apprentissage et de la formation.
7.1.2 Lorsqu'un ministère doit présenter un rapport au Conseil du Trésor
aux termes de la présente politique, cette activité s'inscrit dans le cadre de
la présentation de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR)
à moins d'avis contraire énoncé dans la présente politique.
7.2 Admissibilité
7.2.1 Les ministères doivent établir des politiques et
des procédures pour veiller à ce que des paiements de transfert ne soient pas
versés aux ministères fédéraux. Toute autre organisation peut recevoir une
subvention ou une contribution en autant qu'elle respecte les critères
d'admissibilité et se conforme à tout accord pertinent concernant une
contribution.
7.2.2 Lorsqu'un ministère envisage l'octroi d'une
subvention ou d'une contribution à une société d'État figurant à l'article
85 et à la partie I de l'annexe III de la Loi sur la gestion des
finances publiques, il doit consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor
du Canada afin de déterminer s'il faut obtenir une approbation précise du
Conseil du Trésor. Une attention particulière doit être accordée pour
veiller à ce que les subventions ou les contributions ne remplacent pas
maintenant ou à l'avenir le financement servant de façon constante à
l'exploitation ou aux besoins en capital des sociétés d'État.
7.2.3 Les bénéficiaires doivent respecter le Code
régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les
conflits d'intérêt et l'après-mandat ainsi que le Code régissant les
conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique.
Le demandeur qui emploie ou qui a un actionnaire important qui est ou a été
(au cours des douze derniers mois) un titulaire de charge publique ou un
fonctionnaire fédéral doit montrer que le Code pertinent a été respecté.
7.3 Approbation des conditions
7.3.1 Les ministères doivent obtenir l'approbation du
Conseil du Trésor sur les conditions relatives à une catégorie de
bénéficiaires d'une subvention et les conditions de tous les programmes de
contribution propres à un bénéficiaire ou à une catégorie de
bénéficiaires. Parmi les exceptions, on compte la législation qui autorise
précisément un ministre à dresser ces conditions et à préciser le montant
et le bénéficiaire ainsi que les instances auxquelles le Conseil du Trésor a
délégué précisément un pouvoir à cette fin au ministre responsable.
7.3.2 Le ministre responsable peut approuver des
changements techniques et des exceptions aux conditions régissant les
subventions et les contributions précédemment approuvées par le Conseil du
Trésor de la façon suivante :
- les modifications et les exceptions doivent être conformes aux politiques
du Conseil du Trésor et aux décisions politiques du Cabinet;
- toute incidence financière repose sur le ministère (c.-à.-d. aucun
rajustement n'est apporté aux niveaux de référence ministériels);
- l'application des conditions peut être prolongée jusqu'à un an;
- selon chaque cas, une exception peut être apportée au montant maximal
exigible à tout bénéficiaire d'une contribution jusqu'à 25 % excédant
le montant maximal approuvé par le Conseil du Trésor;
- les ministères doivent consulter le Secrétariat pour savoir si
l'approbation du Conseil du Trésor est nécessaire avant d'apporter des
changements et informer le Secrétariat par écrit de toute modification ou
exception approuvées aux termes de ces dispositions dans un délai d'un
mois après leur approbation par le ministre responsable.
7.3.3 Le ministre responsable ne doit pas apporter de
modification aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor portant sur :
- les objectifs du programme de ces subventions ou contributions;
- la désignation du bénéficiaire ou la définition de la catégorie des
bénéficiaires admissibles;
- les barèmes financiers de base (c.-à-d. le montant total exigible en
vertu d'une catégorie de contributions le cas échéant ou le montant total
exigible par année le cas échéant);
- la limite du montant maximal exigible à un bénéficiaire défini dans
les conditions du programme;
- toute condition selon laquelle une contribution est remboursable;
- toute condition stipulée par le Conseil du Trésor ne peut être
modifiée sans son approbation.
7.3.4 Dans le cadre, les limites financières et les
restrictions prescrites par le Parlement au crédit applicable, le Conseil du
Trésor peut autoriser de nouvelles contributions et des changements aux sommes
à verser sans autre approbation du Parlement.
7.3.5 Lorsque la loi exige que les conditions soient
approuvées par le gouverneur en conseil, les présentations au Conseil du
Trésor doivent englober un décret provisoire approprié.
7.3.6 Les conditions, la documentation rattachée aux
programmes et les ententes doivent comprendre les dispositions d'annulation ou
de réduction des paiements de transfert advenant que les niveaux de financement
ministériels seraient modifiés par le Parlement.
7.3.7 Les conditions des programmes de transferts seront
approuvées par le Conseil du Trésor pour une durée d'au plus cinq ans ou
d'une autre durée que le Conseil du Trésor peut déterminer dans le cas de
programmes particuliers. Les ministères doivent évaluer au moyen d'une
évaluation officielle de programme ou d'un examen semblable et rendre compte de
l'efficacité des transferts au cours d'une demande de renouvellement des
conditions.
7.4 Approbation parlementaire et responsabilité
7.4.1 Des crédits distincts sont nécessaires dans le
Budget des dépenses lorsque les dépenses envisagées pour des transferts
atteignent ou dépassent au cours d'un exercice cinq millions de dollars
pour un programme donné ou comme il peut en être défini autrement par une
assemblée parlementaire.
7.4.2 Le paiement des subventions, autres que les
subventions législatives accordées en vertu des lois particulières concernant
les programmes, est autorisé par le Parlement au moyen de la Loi de crédits
qui a recours aux mots « les subventions inscrites au Budget des dépenses »
dans le libellé de crédit du programme en question. Ce libellé étend
l'autorité législative de la Loi de crédits aux transferts énumérés
dans les tableaux de transferts du Budget des dépenses où sont identifiés les
bénéficiaires éventuels et la somme maximale qui peut être payée. Le
montant des subventions ne peut être augmenté ou être redirigé à d'autres
bénéficiaires sans le consentement du Parlement.
7.4.3 Dans le Budget des dépenses, les catégories de
bénéficiaires de subventions peuvent être énumérées lorsqu'il n'est pas
possible d'inscrire les bénéficiaires visés ou de mentionner le montant exact
à payer à chacun. De tels groupements de subventions dans une catégorie
doivent normalement être limités à des paiements modestes versés à des
groupes de personnes ou d'organismes qui satisfont à des critères précis
d'admissibilité. Lorsqu'on a recours à des catégories, leur description doit
mentionner clairement le groupe visé de bénéficiaires ainsi que la nature du
programme ou l'objet de la subvention.
7.4.4 La Loi de crédits ne prévoit pas
d'admissibilité à un paiement. Sauf lorsque la loi précise « on doit
accorder un paiement », il n'y a aucune obligation de verser une
subvention, même lorsqu'un bénéficiaire a été désigné dans le Budget des
dépenses.
7.4.5 On signale au Parlement un programme de transferts au
moyen des tableaux de transferts intégrés à la partie II du Budget des
dépenses principal ou dans le Budget des dépenses supplémentaire. Pour chaque
programme de transferts dont le montant dépasse cinq millions de dollars, le
Rapport sur les plans et les priorités du ministère doit renfermer des textes
descriptifs additionnels, dont les objectifs visés, les résultats et
conséquences prévus et les réalisations marquantes.
7.4.6 Les frais liés aux activités de vérification,
d'évaluation et de surveillance des paiements de transfert entreprises par le
ministère doivent être imputés à son crédit de fonctionnement à moins que
le libellé d'un crédit précis permette à ces coûts d'être facturés à un
crédit de paiement de transfert.
7.4.7 Les ministères doivent comptabiliser les transferts
dans les comptes publics comme il est stipulé dans les directives sur les
comptes publics du receveur général. Les ministères doivent englober dans le
Rapport sur le rendement du ministère une preuve des résultats obtenus, liée
aux engagements en matière de résultats et aux résultats précis prévus dans
les Rapports sur les plans et les priorités pour chaque programme de transfert
dont la somme excède cinq millions de dollars.
7.5 Approbation, paiement et comptabilité
7.5.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et
des procédures afin de s'assurer :
- que les accords concernant la contribution sont fondés sur les
conditions rattachées aux programmes et approuvées par le Conseil du
Trésor, et traduisent le principe selon lequel l'aide au transfert est
offerte dans le cas de projets seulement à un niveau minimal pour
favoriser l'atteinte des objectifs du programme de transfert et des
résultats attendus;
- que les critères d'évaluation prédéterminés dans le cas des
demandes dans des catégories de subventions et pour des contributions
sont rendus publics et appliqués de façon uniforme;
- que la vérification des critères constants d'admissibilité et de
qualification d'un bénéficiaire d'une subvention est effectuée, et ce,
normalement avant d'effectuer un paiement, y compris un versement;
toutefois, le fait qu'une subvention ne soit pas soumise à une
vérification n'empêche pas d'effectuer une vérification après le
paiement. Lorsque la situation le justifie, l'accès à l'information
nécessaire à la vérification ou la présentation de cette information
par le bénéficiaire devrait constituer l'une des conditions de la
subvention;
- qu'il y a tout lieu de croire que le bénéficiaire d'une catégorie de
subvention se servira des fonds à des fins précises ou pour répondre à
des objectifs particuliers;
- que les contributions sont versées en tenant compte de l'atteinte des
objectifs de rendement énoncés dans l'accord concernant une contribution
ou à titre de remboursement des coûts admissibles engagés ou des
dépenses effectuées par un bénéficiaire. Cependant, la part du
gouvernement sur les dépenses autorisées peut être payée dans les cas
où les paiements sont essentiels à l'atteinte des objectifs du programme
et prévus à cette fin dans l'accord;
- qu'un bénéficiaire s'est conformé aux conditions d'un accord
concernant une contribution et a droit à ce paiement avant que le
ministère effectue un paiement dans le cadre de l'entente;
- que toute personne qui fait du lobbying pour le compte d'un demandeur
est enregistrée conformément à la Loi sur l'enregistrement des
lobbyistes.
7.5.2 Les ministères doivent comptabiliser les subventions ainsi que les
contributions comme il est stipulé dans les Normes comptables visées du
Conseil du Trésor.
7.6 Politique de gestion de trésorerie -
Versements de subventions et de paiements anticipés sur les contributions
7.6.1 Les paiements de transfert ne doivent pas être
versés aux bénéficiaires avant que le besoin ne se manifeste; les paiements
doivent concorder avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des
besoins de trésorerie.
7.6.2 Vu que la plupart des subventions visent à offrir un
appui financier échelonné ou à exiger du bénéficiaire à continuer à
respecter les exigences en matière d'admissibilité, elles doivent être
payées en versements, et ce, en fonction des besoins de trésorerie du
bénéficiaire.
7.6.3 Les ministères doivent appuyer leur disposition sur
un paiement anticipé d'une contribution en tenant compte des principes prudents
de gestion de trésorerie, c.-à-d. le montant de chaque paiement anticipé doit
être limité aux besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions
mensuelles d'encaisse du bénéficiaire, en tenant compte de tout paiement
anticipé non réglé. Afin de réduire les risques de trop-payés, une partie
de la contribution devrait seulement être payée suivant le compte rendu final
de la contribution par le bénéficiaire.
7.6.4 Lorsque les versements et les paiements anticipés
sont nécessaires pour répondre aux objectifs du programme, les ministères
doivent être guidés par les dispositions de l'Appendice B.
7.6.5 Aucun paiement anticipé sur les contributions ne
doit être versé à un bénéficiaire au cours d'un exercice lorsqu'il est
probable que le bénéficiaire n'engagera pas les dépenses pertinentes avant
l'exercice suivant. Les avances requises pour le nouvel exercice doivent être
émises en date du 1er avril et imputées à un crédit prévu au
nouvel exercice. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, lorsque le
ministère estime que ceci est nécessaire pour la réalisation des objectifs du
programme et que l'accord le permet, une avance peut être accordée avant la
fin de l'exercice, mais elle ne doit pas dépasser les dépenses que le
bénéficiaire prévoit engager au cours d'avril.
7.6.6 Lorsqu'un accord concernant une contribution
s'échelonne sur plus d'un exercice et qu'une avance a été accordée à un
bénéficiaire au cours d'un exercice afin de donner suite aux dépenses
prévues du bénéficiaire au cours de cet exercice et qu'une partie de l'avance
n'a pas encore été utilisée par le bénéficiaire à la fin de l'exercice, le
ministère peut permettre de transférer la partie utilisée à titre d'avance
pour le nouvel exercice dans le cas où la somme de l'avance inutilisée ne
serait pas importante (c.-à-d. n'excédant pas les dépenses prévues du
bénéficiaire au cours du mois d'avril).
7.6.7 Les paiements anticipés sur des contributions ne
sont pas des avances comptables conformément à l'article 38(3) de la Loi
sur la gestion des finances publiques et au Règlement sur les avances
comptables.
7.6.8 Les ministères doivent obtenir l'approbation du
Conseil du Trésor pour toute exception à cette politique de gestion de la
trésorerie. Des exceptions seront envisagées lorsque le ministère peut
démontrer que les frais administratifs ajoutés en raison de paiements plus
fréquents sont plus importants que les frais d'intérêt supplémentaires
engagés par le gouvernement pour payer plus rapidement ou que la politique du
gouvernement ou les objectifs du programme soient compromis.
7.6.9 Lorsque le Conseil du Trésor a approuvé l'exception
à cette politique de gestion de trésorerie, les ministères doivent dans le
calcul du montant de transfert déduire la somme des frais d'intérêt
raisonnablement prévus imputés au gouvernement par l'adoption d'une telle
exception, à moins d'avis contraire approuvé par le Conseil du Trésor.
7.7 Aide relative aux dépenses en capital
7.7.1 Toute l'aide financière octroyée à un
bénéficiaire se présente sous forme de contribution et non de subvention à
moins d'avis contraire approuvé par le Conseil du Trésor.
7.7.2 Les ministères doivent établir des politiques et
des procédures pour veiller à ce que le gouvernement n'assume aucune
responsabilité dans le cas d'un prêt, d'un bail ou d'une autre obligation
contractuelle conclus par un bénéficiaire d'une contribution pour acquérir un
actif.
7.8 Contributions remboursables
7.8.1 Les ministères doivent établir des politiques et
des procédures afin de s'assurer que lorsqu'une contribution est versée à une
entreprise et vise à lui permettre de faire des profits ou d'augmenter la
valeur de l'entreprise, celle-ci doit repayer la contribution ou partager les
avantages financiers qui en découlent avec le gouvernement, proportionnellement
au niveau de risque qu'ils partagent.
7.8.2 Le remboursement d'une contribution n'est pas exigé
lorsque :
- Le principal objectif des paiements vise un soutien des revenus et un
équilibre des revenus pour les particuliers;
- Les paiements sont versés à une entreprise canadienne aux termes des
conditions stipulées dans l'Accord sur le partage de la production de
défense et l'Accord sur le partage du développement industriel pour la
défense lorsque les gouvernements sont les seuls organismes de financement;
- Les paiements visent principalement à favoriser la recherche et le
développement de base, dont les versements effectués grâce aux conseils
octroyant des subventions et d'autres entités gouvernementales dont le
mandat consiste à promouvoir la recherche et le développement;
- Une entreprise est gérée par un autochtone ou un groupe d'Autochtones et
les articles de constitution en personne morale ne permettent pas le
paiement ni la distribution des dividendes à des associés ou on ne
prévoit pas distribuer les dividendes (p. ex. lorsque les gains retenus
servent au réinvestissement dans sa propre entreprise ou dans le cadre
d'autres activités de développement économique ou d'autres installations
ou une programmation qui servent les intérêts de l'ensemble de la
communauté);
- Les paiements sont effectués aux sociétés d'État figurant à l'article
85 et aux parties I et II de l'Annexe III de la Loi sur la gestion des
finances publiques;
- Les paiements sont effectués conformément à une loi autre que la Loi
des crédits
7.8.3 Le ministre responsable du programme approuvé par le
Conseil du Trésor, ou son délégué, peut exempter les bénéficiaires de la
nécessité de repayer une contribution :
- lorsque la contribution est inférieure à 100 000 $;
- lorsque la contribution est versée à un organisme sans but lucratif qui
ne générera pas suffisamment de revenus pour repayer la contribution.
Cependant, un organisme sans but lucratif qui conclut une entente avec une
autre entreprise pour commercialiser un produit ou un processus devra
effectuer un remboursement;
- lorsqu'aucun avantage quantifiable ne profite au bénéficiaire comme
résultat direct de la contribution (p. ex. en raison des projets d'appui
sectoriel, du perfectionnement des travailleurs, de l'amélioration des
pratiques de gestion, de l'appui à la recherche et au développement de
base sans aucun produit ou processus commercial prévu);
- lorsque les avantages découlant de la contribution profitent au secteur
industriel en général ou à une tierce partie non liée (p. ex. une
contribution versée à une association industrielle ou à un institut pour
élaborer ou améliorer des normes ou des méthodes de production communes
utilisées par tous les membres);
- lorsqu'un projet est financé en vertu d'une entente internationale qui
est restreinte autrement et dans le cas de recouvrements;
- lorsque du point de vue du ministre responsable, une contribution précise
garantit une exception de remboursement et le ministère englobe
l'utilisation de ce pouvoir d'exception dans un rapport annuel présenté au
Conseil du Trésor.
7.8.4 Au besoin, les contributions doivent faire l'objet
d'un remboursement en tout ou en partie proportionnel au niveau de risque
partagé avec le bénéficiaire et d'après les critères particuliers définis
avec les accords concernant une contribution. En particulier :
-
- coûts en capital : Les contributions à l'égard des coûts en
capital des établissements, des agrandissements et de la modernisation
doivent être repayées selon un échéancier prédéterminé. Le
remboursement débutera habituellement au plus tard 3 ans après le
versement final de la contribution, et le remboursement au complet au plus
tard 10 ans après le versement final de la contribution.
-
- coûts d'exploitation ou fonds de roulement : Les contributions à
l'égard des coûts d'exploitation ou du fonds de roulement doivent être
repayées en fonction des critères suivants : le moment, la
rentabilité du projet ou de l'entreprise, les gains retenus ou d'autres
critères quantifiables acceptables qui permettent au gouvernement de
recouvrer équitablement son investissement. Le remboursement débutera
habituellement au plus tard 3 ans après le versement final de la
contribution, et le remboursement au complet au plus tard 10 ans après le
versement final de la contribution.
-
- coûts liés à l'innovation : Les contributions à l'égard des
coûts d'innovation ou d'entreprise notamment dans le développement de
nouveaux produits, la mise en marché, le développement technologique
doivent faire l'objet d'un remboursement selon le calendrier ou les
redevances tributaires du rendement de la société, de la division ou du
produit. Dans le dernier cas, les redevances doivent être structurées de
sorte que le bénéficiaire et le gouvernement puissent équitablement
récupérer leurs investissements; le paiement des redevances doit débuter
au plus tard 4 ans après le versement final de la contribution et n'est pas
nécessairement limité à un échéancier afin que l'on puisse récupérer
plus que la somme ayant fait l'objet d'une contribution. Tandis que le
remboursement ne doit jamais comporter de conditions sur la propriété ou
l'équité de la part du gouvernement, certaines circonstances uniques
peuvent se prêter à un partage des profits ou de la croissance de la
société.
7.8.5 Les ministères et organismes peuvent négocier des
conditions précises de remboursement afin de répondre aux capacités et
préoccupations particulières du bénéficiaire potentiel dans le cadre de
cette politique. Les ministères sont chargés de veiller à ce que des
recouvrements raisonnables soient effectués et que les intérêts du
gouvernement soient visibles dans les accords concernant une contribution.
7.8.6 Les ministères doivent établir des politiques et
des procédures pour faire en sorte que l'on fasse un suivi des bénéficiaires
de contributions exigibles afin de déterminer le moment de l'entrée en vigueur
des conditions de remboursement.
7.8.7 Dès que les conditions de remboursement entrent en
vigueur, les ministères doivent consigner les montants remboursables dans le
système de comptabilité du ministère à titre de somme due à la Couronne et
amorcer les mesures de prélèvement. On doit assurer la gestion de ces comptes
conformément à la Politique sur la gestion des créances (débiteurs).
Advenant qu'un compte ne peut être recouvré, la somme de ce compte doit être
radiée conformément au Règlement sur la radiation des dettes.
7.9 Subventions conditionnelles
7.9.1 Tous les aspects de la présente politique qui
renvoient aux subventions s'appliquent également aux subventions
conditionnelles, y compris les fonds de dotation. La politique propre aux
subventions conditionnelles sera ajoutée à une date ultérieure.
7.10 Propriété intellectuelle
7.10.1 En règle générale, la propriété intellectuelle
créée par un bénéficiaire d'un transfert appartient au bénéficiaire. Les
ministères peuvent envisager la nécessité de déterminer si les droits
partagés sur la propriété intellectuelle créée par un bénéficiaire
doivent être négociés dans le cadre d'un accord de paiement de transfert. Le
cas échéant, le potentiel de partage des droits de propriété intellectuelle
doit être défini dans les conditions du programme.
7.11 Responsabilité du bénéficiaire
7.11.1 Une entente écrite entre le ministère et un
bénéficiaire d'une subvention est obligatoire. Dans le cas des subventions
comportant de faibles risques et le seuil de signification est moindre,
cependant, le recours aux formulaires de demande d'une catégorie de subvention
et un échange de correspondance avec les bénéficiaires sont acceptables. Un
bénéficiaire éventuel d'une catégorie de subvention doit satisfaire aux
exigences d'admissibilité énoncées dans le programme de la subvention. Le
bénéficiaire d'une subvention n'est pas tenu de rendre compte des types de
dépenses qui sont engagées dans le cadre de la subvention.
7.11.2 Lorsqu'une subvention est payée en versements, la
seule condition à laquelle le bénéficiaire doit satisfaire est
l'admissibilité continue à la subvention.
7.11.3 Une subvention étant inconditionnelle, on ne
prévoit pas de solde à retourner, à moins que le type de subvention n'exige
d'y être constamment admissible (p. ex. bourses d'études) et que le
bénéficiaire cesse de remplir cette condition. Les sommes versées après
l'expiration de l'admissibilité ou les paiements effectués malgré les
renseignements inexacts ou frauduleux présentés au moment de la demande ou les
demandes erronées feront l'objet de mesures de recouvrement.
7.11.4 Les représentants des ministères peuvent faire
partie d'un comité ou conseil consultatif établi par un bénéficiaire au
chapitre d'une subvention ou d'une contribution offerte par un ministère. Cette
participation ne doit pas être perçue comme un contrôle du comité ou conseil
ni de l'utilisation des fonds. Les fonctionnaires doivent respecter le Code
régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les
conflits d'intérêts et l'après-mandat de même que le Code régissant
les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction
publique et s'y conformer.
7.11.5 Une entente doit être signée entre le ministère
et le bénéficiaire d'une contribution qui stipule les conditions de la
contribution, les résultats prévus à atteindre, les obligations des parties
en cause et les conditions relatives au paiement.
7.11.6 Le versement d'une contribution étant lié à
l'exécution de travaux et à la réalisation des objectifs fixés, le
bénéficiaire d'une contribution doit remplir et ne cesser de remplir les
conditions précises d'une entente avant le versement d'un paiement. Le
bénéficiaire doit également rendre compte de l'utilisation des fonds afin de
respecter les dépenses admissibles et de dresser des rapports sur les
résultats réellement atteints. Enfin, le bénéficiaire doit comptabiliser
tous les fonds reçus de toutes les sources pour un projet donné.
7.11.7 Les contributions sont assujetties à une
vérification pour veiller à ce que toutes les conditions, financières et
autres, soient remplies. Le droit d'un ministère à entreprendre une
vérification doit être clairement établi dans l'accord concernant une
contribution, que ce droit soit exercé ou non.
7.12 Remboursements et recouvrements
7.12.1 La somme d'argent qui reste après le paiement
anticipé à la fin d'un accord concernant une contribution et la somme de tout
décaissement refusée représentent des dettes dues à la Couronne et doivent
être consignées comme des sommes à recevoir et à recouvrer. Lorsqu'un
bénéficiaire n'a pas présenté de compte rendu comptable ou ne s'est pas
servi de la contribution à des fins autorisées, une demande de compte rendu
comptable ou de remboursement peut être effectuée en vertu des alinéas
76(1)b) et c) respectivement de la Loi sur la gestion des finances publiques.
7.12.2 Le remboursement d'un paiement en trop doit être
porté à l'actif du crédit auquel le paiement avait été imputé lorsque le
remboursement est reçu pendant l'exercice au cours duquel l'imputation a été
faite ou pendant les périodes comptables additionnelles à la fin de cet
exercice. Autrement, le remboursement doit être consigné comme recette non
fiscale et non porté à l'actif du crédit.
7.12.3 Le remboursement d'une contribution, comme il est
stipulé à l'article 7.8 de la présente politique, ne doit pas être porté à
l'actif d'un crédit, à moins que le libellé du crédit ou un autre pouvoir
parlementaire autorise ces remboursements d'être portés à l'actif d'un
crédit par rapport aux dépenses de paiements de transfert dans le crédit.
7.12.4 Les intérêts doivent être imputés aux
remboursements en souffrance et les conditions appropriées pour définir les
droits d'un ministère pour le faire doivent figurer dans les conditions des
ententes conformément au Règlement sur les intérêts et les frais
administratifs. Lorsque l'entente ne se penche pas sur cette question, le Règlement
sur les intérêts et les frais administratifs s'appliquent. La date
d'échéance des contributions remboursables doit être déterminée dans
l'entente. Lorsqu'un remboursement des paiements en trop est requis, la date
d'échéance doit correspondre au plus tard à la date à laquelle le
bénéficiaire doit présenter un rapport au ministère sur les résultats
atteints ou les dépenses engagées.
7.13 Cumul de l'aide
7.13.1 Les ministères doivent obtenir un énoncé d'un
bénéficiaire potentiel relativement à d'autres sources de financement
proposées pour un projet au moyen des données présentées sur les formulaires
de demande ou d'autres moyens propices avant l'approbation d'une contribution
dépassant 100 000 $ ou l'octroi d'une subvention dépassant
100 000 $.
7.13.2 Dans le cas des subventions et des contributions
dont le montant est supérieur à 100 000 $, les ministères devraient
s'assurer que la somme de la subvention ou de la contribution versée est
convenable lorsqu'on prévoit qu'un projet recevra une subvention et/ou une
contribution de plus d'un programme dans un ministère, de plus d'un ministère
ou d'un palier de gouvernement. Ils doivent tenir compte d'autres sources de
financement (qui englobent des contributions du secteur privé), y compris la
contribution prévue du bénéficiaire au chapitre des coûts admissibles du
projet. Les dispositions de remboursement doivent être incluses dans les
ententes portant sur la subvention ou la contribution advenant que d'autres
financements de cette nature seraient effectués de sources fédérales,
provinciales et municipales par rapport à ce qui avait été prévu.
7.13.3 En élaborant et en proposant les modalités des
programmes de subventions et de contributions, les ministères doivent tenir
compte des limites précises de l'aide gouvernementale totale (p. ex,
50 % des dépenses admissibles au titre du projet).
7.14 Ententes multilatérales
7.14.1 Les ministères doivent respecter les obligations
convenues par le Canada en tant que signataire d'ententes multilatérales
internationales afin de prévenir l'imposition de barrières commerciales
inappropriées au moment de la proposition des conditions sur les programmes de
paiements de transfert et au moment de la négociation des ententes avec les
bénéficiaires.
7.15 Contributions non monétaires
7.15.1 Le transfert d'actifs ou d'avantages non monétaires
(p. ex. véhicule mis à la disposition d'un bénéficiaire, l'utilisation de
l'espace de bureau ministériel, le transfert d'un terrain à un bénéficiaire)
dont la valeur globale est de 100 000 $ ou plus, doit être consigné et
comptabilisé à titre de paiement de transfert dans le cadre de la Politique
sur la comptabilisation des opérations non monétaires du Conseil du
Trésor et des Normes comptables du Conseil du Trésor.
7.16 Exigences de fin d'exercice
7.16.1 Pour obtenir des renseignements sur le traitement
comptable de fin d'année, veuillez consulter la Politique sur les créditeurs
à la fin de l'exercice.
7.16.2 La section 7.6 traite des restrictions relatives aux
paiements anticipés couvrant deux exercices.
8. Modalités d'application
On prévoit que les ministères adhèrent aux modalités d'application.
Toutefois, s'ils ont recours à d'autres modalités, elles doivent être
justifiées et documentées.
8.1 Présentations au Conseil du Trésor dans le
cas d'une approbation des conditions
8.1.1 Les présentations au Conseil du Trésor dans le cas
de l'approbation des conditions du programme s'appliquant aux subventions
destinées à une catégorie de bénéficiaires ou aux contributions doivent
renfermer ce qui suit :
- un énoncé clair des objectifs du programme de transfert;
- un énoncé clair de la manière dont les transferts favorisent la
réalisation des objectifs du programme, dont la désignation des
résultats et conséquences prévus;
- une définition claire du bénéficiaire ou de la catégorie de
bénéficiaires admissibles. Lorsqu'on prévoit inclure les sociétés
d'État au nombre des bénéficiaires admissibles, il faut faire mention
expresse de leur admissibilité;
- les limites proposées, soit les limites de l'aide gouvernementale
totale (p. ex., 50 % des dépenses admissibles au titre du
projet) et la méthode à employer pour déterminer les montants à
rembourser par le bénéficiaire dans les cas où cette aide dépasse le
niveau de financement prévu;
- une description des documents justificatifs qui doivent accompagner la
demande d'un bénéficiaire éventuel, description qui doit mentionner la
nécessité de divulguer la participation d'anciens fonctionnaires visés
par le Code régissant les conflits d'intérêt et l'après-mandat;
- une désignation du type et de nature des dépenses qui seraient
envisagés comme étant des coûts admissibles dans le cadre du programme
de contribution;
- la somme maximale payable à chaque bénéficiaire;
- l'assurance que l'on a mis en oe uvre les systèmes, les procédures et
les ressources ministériels pour accorder une diligence raisonnable dans
l'approbation des transferts et la vérification de leur admissibilité,
ainsi que la gestion et l'administration des programmes;
- les postes organisationnels, le cas échéant, auxquels le ministre
accordera des pouvoirs pour approuver, signer ou modifier les accords
concernant une contribution et les paramètres établis pour exercer ces
pouvoirs;
- à moins d'avis contraire stipulé dans la délégation des pouvoirs de
signer des documents financiers, les postes organisationnels auxquels le
ministre déléguera des pouvoirs pour approuver des paiements;
- la base de calcul et le moment des paiements (dont les précisions
concernant un calendrier des avances et des paiements réguliers ainsi que
les dispositions applicables concernant les retenues);
- lorsque les paiements anticipés s'écartent des lignes directrices
énoncées dans la présente politique, leur justification et les frais
connexes d'intérêt théorique pour l'État (cet intérêt étant
calculé au nombre et à la somme des avances versées plus tôt par
rapport au moment fixé dans les directives, à la période correspondant
à l'avance et au taux d'intérêt correspondant à 90 jours des Bons
du Trésor);
- dans le cas d'une contribution remboursable, les conditions de
remboursement total ou partiel, une description du processus qui sera
utilisé pour contrôler le remboursement éventuel et percevoir les
sommes exigibles, et l'application des frais d'intérêt sur les
remboursements exigibles;
- le nombre d'années pendant lesquelles les conditions sont censées
s'appliquer et pendant lesquelles des paiements seront effectués, de
même que la nature de tout examen de programme à effectuer visant à
évaluer l'efficacité du programme de transfert avant de proposer le
renouvellement d'un programme;
- un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les
indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les
méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères
d'évaluation servant à l'évaluation de l'efficacité des paiements de
transfert;
- un cadre fondé sur les risques servant à la vérification des
bénéficiaires des contributions, un plan de vérification interne et un
plan d'évaluation de programme du programme de paiement de transfert,
dont les fonds prévus à budgéter au chapitre des coûts relativement à
ces exigences;
- lorsque la législation prévoit l'approbation des conditions par le
gouverneur en conseil, une ébauche du décret visé;
- une explication de toute dérogation, le cas échéant, aux exigences de
la présente politique;
- les coûts supplémentaires pour la gestion et l'administration du
programme ainsi que la source des fonds;
- tout autre facteur jugé pertinent selon les circonstances.
8.1.2 Afin de tenir compte des fluctuations possibles des taux de change, les
ministères doivent consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
lorsqu'ils proposent un paiement reposant sur une évaluation effectuée par un
organisme international dans le cas d'une contribution du Canada à cet
organisme ou à ses projets.
8.2 Accords concernant une contribution
8.2.1 Les accords concernant une contribution doivent être
conclus entre un ministère et le bénéficiaire en tenant compte des
dispositions de l'Appendice C.
8.2.2 Dans quelques cas, les questions, comme les dépenses
admissibles et les plafonds, sont déjà prévues dans des brochures et dans
d'autres documents sur un programme particulier. Il n'est pas nécessaire alors
de reproduire dans un accord officiel les dispositions contenues dans ces
documents; il suffit de mentionner que l'on connaît et accepte les dispositions
qui s'y trouvent.
8.2.3 On doit demander conseil auprès des services
juridiques ministériels pour indiquer le libellé convenable dans les accords
concernant une contribution.
8.3 Fréquence de présentation des documents
comptables et des rapports par un bénéficiaire
8.3.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et
des procédures pour assurer convenablement un contrôle des résultats atteints
dans le cadre des accords concernant une contribution et obtenir de
l'information pertinente des bénéficiaires et de tierces parties qui
exécutent les programmes pour remplir les conditions de responsabilité
ministérielle.
8.3.2 Lorsqu'une contribution est versée en tenant compte
de l'atteinte des objectifs de rendement ou du remboursement des dépenses
engagées, le bénéficiaire présentera un relevé comptable et un rapport
d'étape pour indiquer l'atteinte des objectifs de rendement au moment de la
réclamation d'un paiement. Les accords concernant une contribution doivent
indiquer au moins une présentation comptable intérimaire et finale sur
l'utilisation des fonds et les résultats atteints, sauf dans le cas de petites
contributions de courte durée, quand il faudrait alors présenter un compte
rendu final (y compris la disposition sur l'établissement de rapports portant
sur les objectifs de rendement).
8.3.3 Afin que l'on puisse contrôler efficacement les
paiements anticipés, il faut que le bénéficiaire en rende compte à temps. Si
possible, le bénéficiaire doit en rendre compte avant de recevoir un autre
paiement. Lorsque des paiements anticipés sont accordés chaque mois et qu'il
ne lui est pas pratique ou rentable d'en rendre compte chaque mois, le
bénéficiaire peut en rendre compte tous les deux mois ou tous les trimestres,
pourvu qu'on soit raisonnablement sûr que les fonds sont dépensés aux fins
autorisées.
8.3.4 Les ministères doivent déterminer la fréquence
exigée des rapports comptables de la part des bénéficiaires afin de minimiser
les frais administratifs pour les ministères et le bénéficiaire en tenant
compte des facteurs de risques appropriés, de la possibilité de faillite, de
diversion des fonds par le bénéficiaire ou d'utilisation à d'autres fins, et
de l'expérience précédente du ministère avec le bénéficiaire.
8.4 Exécution des programmes de transfert par de
tierces parties
8.4.1 Les ministères peuvent faire appel à un
entrepreneur par la conclusion d'un marché de service soumis aux politiques
relatives aux marchés (Politique sur les marchés, politique provisoire sur
l'indemnisation touchant les marchés et politique régissant le titre de
propriété intellectuelle découlant de marchés de l'État) pour administrer,
gérer ou présenter une subvention ou un programme de contribution dans le
cadre duquel l'entrepreneur peut mener des activités dont l'examen des demandes
de subventions ou contributions ou la vérification préalable des demandes de
paiement. Les accords concernant une contribution sont signés par le ministère
et les paiements sont versés par le ministère.
8.4.2 Les dispositions relatives à la prestation par un
entrepreneur devraient tenir compte du cadre de contrôle suivant :
- le ministre responsable doit continuer à rendre compte au Parlement de
l'utilisation des fonds publics et de l'intégrité des paiements;
- le ministère est chargé de définir l'information nécessaire à
l'évaluation de l'atteinte des objectifs relatifs aux transferts et
l'entrepreneur veille à recueillir cette information pour le ministère et
à lui en rendre compte;
- le ministère est chargé d'obtenir une assurance appropriée sur la
compétence de l'entrepreneur d'exécuter le programme et d'honorer toutes
les exigences s'y rattachant avant de conclure une entente avec
l'entrepreneur;
- une entente écrite doit être conclue entre le ministère et
l'entrepreneur qui énonce clairement les objectifs du programme de
transferts et les résultats prévus, les obligations et responsabilités de
l'entrepreneur et les moyens utilisés pour mesurer l'atteinte des objectifs
et en rendre compte. L'entente doit également prévoir un mécanisme de
résolution des différends et une clause portant sur la résiliation
advenant un échec du rendement;
- le ministère a la responsabilité de mettre en oe uvre des mesures
rentables de surveillance et de validation des activités des entrepreneurs
en tenant compte de l'expérience ministérielle, de la nature de l'entente,
des facteurs de risque et de son importance.
8.4.3 Les ministères peuvent verser une contribution à un
bénéficiaire qui, à son tour, distribue des paiements aux bénéficiaires
finals. C'est le cas lorsque des bénéficiaires initiaux choisissent librement
les bénéficiaires finals en n'ayant presque pas à recourir aux directives des
ministères (p. ex. une association universitaire qui distribue des fonds à des
chercheurs dans le cadre d'un processus d'examen par les pairs). Les accords
concernant une contribution entre les ministères et les bénéficiaires
initiaux dans de telles circonstances devraient tenir compte des dispositions
des sections 1 et 2 de l'Appendice C. Tous les fonds excédentaires que
possèdent les bénéficiaires initiaux en fin d'exercice à la fin du programme
doivent être comptabilisés et remboursés au besoin conformément aux
dispositions de la présente politique.
8.5 Exigences relatives à la vérification des
bénéficiaires
8.5.1 Les ministères sont chargés de vérifier si les
bénéficiaires de contributions ont observé les conditions d'admissibilité au
versement des contributions. Cette responsabilité comprend la vérification des
activités des bénéficiaires lorsqu'on le juge nécessaire.
8.5.2 Les ministères doivent élaborer un cadre de
vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions,
dont :
- la désignation des bénéficiaires dont les activités doivent faire
l'objet d'une vérification;
- le choix de vérificateurs compétents ou la reconnaissance de la
compétence des vérificateurs engagés par le bénéficiaire;
- la détermination à savoir si la portée, la fréquence et le moment des
vérifications répondent aux exigences du programme;
- la coordination des vérifications avec les autres participants à la
vérification des mêmes bénéficiaires;
- la désignation des mesures de suivi requises pour faire suite aux
résultats de la vérification.
8.5.3 Une vérification d'un bénéficiaire d'une
contribution peut être effectuée par un groupe de vérification ministériel
ou un vérificateur ayant conclu un marché avec un ministère.
8.5.4 Le ministère peut décider d'accepter l'avis d'un
vérificateur externe engagé par le bénéficiaire concernant le respect de la
totalité ou d'une partie des conditions d'admissibilité aux contributions en
question. Cet avis devrait être accompagné des états financiers vérifiés
et, s'il y a lieu, d'un rapport faisant état de l'utilisation des fonds publics
reçus à titre de contributions fédérales. Le ministère devrait obtenir
l'accord des agents de vérification afin que la vérification de la
contribution soit menée en vertu des normes de vérification généralement
acceptées et des dispositions de la présente politique.
8.5.5 Les ministères doivent adopter une seule mesure de
vérification si cela convient. Les ministères et organismes devraient
coordonner leurs activités touchant l'élaboration et l'exécution de leurs
plans de vérification des contributions en concluant des ententes de
collaboration réciproque en matière de vérification dans la mesure du
possible.
8.5.6 Les ministères doivent déterminer la portée des
vérifications des contributions fédérales lorsque les bénéficiaires sont
des ministères ou organismes provinciaux, après avoir dûment examiné les
vérifications préalables effectuées par la province en question.
8.5.7 Les ministères devraient envoyer chaque année aux
fonctionnaires provinciaux visés les plans de vérification ayant trait aux
bénéficiaires de contributions versées conjointement par les gouvernements
fédéral et provinciaux.
8.5.8 La vérification des bénéficiaires devrait se faire
conformément aux procédures suggérées pour la vérification des
contributions qui se trouvent dans la publication du Conseil du Trésor Guide
de vérification des contributions fédérales.
8.6 Langues officielles
8.6.1 Lorsqu'une contribution ou une subvention est
octroyée à des organismes non gouvernementaux offrant des services aux
collectivités dans les deux langues officielles, les institutions fédérales
doivent appliquer la politique des langues officielles intitulée
« Subventions et contributions ».
9. Surveillance
9.1 Les plans de vérification interne ministériels
doivent renfermer une disposition sur l'examen des politiques, des pratiques et
des contrôles de gestion interne des programmes de transferts. Le mandat des
vérifications doit comprendre une évaluation visant à déterminer si les
paiements de transfert sont gérés conformément à cette politique, de même
qu'une évaluation de l'efficacité des processus ministériels en place pour
contrôler si les bénéficiaires ont respecté les exigences des accords
concernant une contribution qui s'appliquent.
9.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
surveillera l'efficacité de cette politique en passant en revue les rapports de
la vérification interne ministérielle et de l'évaluation des programmes, en
effectuant des examens lorsque c'est justifié et en évaluant les conditions
proposées des programmes de transferts.
9.3 La présente politique sera revue au moins une fois
tous les cinq ans.
10. Références
10.1 Autorité
Cette politique est établie en vertu de l'article 7 de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
10.2 Lois et règlements pertinents
Loi sur la gestion des finances publiques
Partie IV de la Loi sur les langues officielles
Règlement sur la radiation des créances
Règlement sur les intérêts et les frais administratifs
10.3 Politiques du Conseil du Trésor
Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel
Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre
crédits
Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice
Politique sur la vérification des comptes
Politique sur la gestion des créances (débiteurs)
Politique sur la comptabilisation des opérations non monétaires
Politique des langues officielles concernant l'octroi des subventions et des
contributions
Norme comptable sur les transferts du Conseil du Trésor (à paraître)
Les politiques figurent sur Internet à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques_e.asp
10.4 Autres publications
Guide de vérification des contributions fédérales du Conseil du Trésor
Manuel des présentations du Conseil du Trésor
Bulletin d'information du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs
financiers, 23 octobre 1996
Guide des dispositions financières et des modes de financement
Agence des douanes et du revenu du Canada, publication B-067 Traitement des
subventions et des contributions sous le régime de la Taxe sur les produits et
services (TPS)
Circulaire du CT 1995-3 : Réduction des frais généraux et des
formalités administratives liés aux présentations du Conseil du Trésor
11. Demandes de renseignements
Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à cette politique
à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la
présente politique, les agents de l'administration centrale des ministères
doivent communiquer avec :
Division des politiques de gestion financière et de comptabilité
Direction de la fonction de contrôleur
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier, Tour ouest
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A OR5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Définitions
Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes s'appliquent :
Accord concernant une contribution (contribution agreement) -
texte décrivant les modalités de l'engagement entre le ministère donateur et
le bénéficiaire éventuel d'une contribution.
Autres transferts (other transfer payments) - transfert fondé
sur une loi ou sur une entente qui comprend normalement une formule ou un
calendrier servant à déterminer le montant du transfert. Toutefois, lorsqu'un
tel paiement a été fait, le bénéficiaire peut redistribuer l'argent entre
les diverses catégories de dépenses prévues dans l'entente. Parmi certains
exemples, on compte les transferts à d'autres paliers de gouvernement comme les
paiements de péréquation et les paiements au titre du Transfert canadien en
matière de santé et de programmes sociaux.
Conditions (terms and conditions) - exigences générales et
précises qui doivent être approuvées par le Conseil du Trésor avant
l'élaboration d'un programme de transfert.
Contribution (contribution) - transfert conditionnel à un
particulier ou à un organisme à une fin précise qui peut faire l'objet d'un
compte rendu ou d'une vérification conformément à l'accord à son sujet. Les
contributions comprennent les modes optionnels de financement et les paiements
de transfert souples, qui sont des types de contributions créées pour
permettre au ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien d'atteindre
des objectifs de programmes tout particuliers.
Contribution remboursable (repayable contributions) -
contribution dont la totalité ou une partie est remboursable ou
conditionnellement remboursable conformément aux conditions de l'accord
concernant une contribution.
Diligence raisonnable (due diligence) - attention raisonnable
accordée à une question qui suffit à s'assurer que le financement offert
contribuera à répondre aux objectifs prévus du transfert et satisfera à
l'examen effectué par le public. Il s'agit notamment : a) de connaître la
raison d'être et l'objectif à atteindre; b) de compter sur la compétence et
la capacité de l'information, les ressources et les habiletés offertes; c) de
s'appuyer sur un engagement partagé sur les tâches à accomplir et une
connaissance des pouvoirs et des responsabilités respectifs; d) d'assurer de
façon constante un contrôle et une formation afin de veiller à une
réévaluation et à l'efficacité des mesures prises.
Entreprise (business) - désigne une activité commerciale, un
établissement industriel, des activités liées à l'achat et à la vente, le
commerce de biens et de services par des particuliers, des sociétés et des
autres personnes morales. Le terme englobe les collèges, les universités, les
instituts et les associations, les hôpitaux et laboratoires, les organismes et
conseils non gouvernementaux, les entreprises exploitées par des conseils de
bandes autochtones et des particuliers et partenariats dont le principal
objectif en demandant un financement du gouvernement fédéral consiste à faire
des profits ou à augmenter la valeur de leurs biens dans la quête de profits.
Paiement anticipé (advance payment) - paiement effectué en
vertu d'un accord concernant une contribution avant l'exécution de la partie de
l'accord pour laquelle le paiement est fait.
Paiement régulier (progress payment) - paiement fait
conformément à un accord concernant une contribution après l'exécution de la
partie de l'accord pour laquelle le paiement est fait, mais avant que l'accord
ait été réalisé au complet.
Programme (program) - groupe d'activités connexes, visant à
atteindre des objectifs ministériels précis, tel qu'approuvées par le
Parlement et décrites dans le Budget des dépenses.
Projet (project) - ensemble d'activités ou de fonctions qu'un
bénéficiaire entend entreprendre au moyen des fonds de contribution offerts
par un ministère.
Subvention (grant) - transfert à l'intention d'un particulier
ou d'un organisme qui n'est pas assujetti à un compte rendu ni à une
vérification, mais pour lequel le droit d'en bénéficier peut faire l'objet
d'une vérification et le bénéficiaire peut devoir remplir des conditions
préalables.
Total de l'aide gouvernementale (total government assistance) -
calcul du cumul de l'aide gouvernementale est fait selon les différents types
d'aide fédérale, provinciale et municipale suivants à l'égard des mêmes
coûts admissibles :
- toutes les subventions et l'aide envisagés;
- toute autre subvention ou contribution à laquelle le demandeur peut être
admissible;
- tous les nouveaux investissements effectués dans le cadre des activités
commerciales du demandeur sous forme de capital-actions ou de parts d'une
société d'État ou d'un ministère par rapport au total de
l'investissement effectué;
- les subventions implicites, dont les prêts à faible taux d'intérêt ou
sans taux d'intérêt en fonction de la différence entre le total de
l'intérêt exigible et celui qui serait exigible aux taux d'intérêts
commerciaux habituels;
- les prêts-subventions;
- les dispositions visant les pertes possibles sur les garanties d'emprunt
ou les prêts qui sont octroyés par les gouvernements, les ministres ou les
organismes créés aux fins de l'administration des programmes, sauf dans le
cas où l'aide serait offerte par une société d'État dont la principale
fonction est de nature bancaire. Cette disposition sera établie à un taux
de 5 % de la somme garantie ou de tout autre montant, et ce, d'après
l'expérience que l'on peut tirer des programmes;
- les crédits d'impôt à l'investissement auxquels le demandeur aurait
droit.
Transfert (transfer payments) - paiement imputé à un crédit
sans que l'on reçoive directement de produits ou de services en contrepartie
(mais le bénéficiaire peut devoir présenter un rapport ou d'autres
renseignements après avoir reçu un paiement). Les trois types de transferts
sont les subventions, les contributions et « les autres
transferts ».
Vérification (audit) - examen des comptes, des registres ou,
s'il y a lieu, de tout autre document pertinent du bénéficiaire.
Versement (installment payments) - l'un des paiements partiels
versés pour une subvention et effectués pendant une certaine période.
Appendice B - Versements de subventions et de
paiements anticipés des contributions
i. Versements de subventions
Les subventions sont normalement payées en versements pour correspondre aux
besoins de trésorerie du bénéficiaire. Le nombre minimal de versements est
déterminé en fonction de la valeur totale de la subvention à laquelle les
critères suivants s'appliquent :
Valeur totale de la subvention annuelle |
Nombre de versements
|
Jusqu'à 100 000 $ |
Un
|
100 001 $ - 500 000 $ |
Deux
|
500 001 $ - 1 000 000 $ |
Quatre
|
Plus de 1 000 000 $ |
Mensuel
|
Les ministères devraient utiliser leurs systèmes financiers pour établir
un calendrier de versements afin de minimiser le temps et les efforts
administratifs requis pour établir les versements.
ii. Paiement anticipé des contributions
Les contributions sont habituellement payées en fonction de la réalisation
des objectifs de rendement ou à titre de remboursement des dépenses engagées.
Lorsqu'un paiement anticipé est nécessaire, il doit se limiter aux besoins
immédiats de trésorerie du bénéficiaire et ne pas excéder la fréquence de
paiement suivante :
Valeur totale du montant annuel |
Durée de l'accord
|
|
Moins de 4 mois
|
4 mois ou plus
|
Avance initiale
|
Avances subséquentes
|
Jusqu'à 24 999 $ |
90 %
|
90 %
|
S.O.
|
25 000 $ - 100 000 $ |
90 %
|
Jusqu'à 75 %
|
Trimestriel
|
100 001 $ - 250 000 $ |
50 %
|
Premier trimestre
|
Trimestriel
|
250 001 $ - 500 000 $ |
50 %
|
Premier trimestre
|
Mensuel, à compter du 4e mois
|
Plus de 500 000 $ |
Mensuel
|
Premier mois
|
Mensuel
|
Dans le cas des accords dont la durée est inférieure à 4 mois, le
calendrier représente le pourcentage maximal qui peut être payé de façon
initiale, et le solde peut être payé mensuellement ou à la fin de l'accord.
Le montant de chaque paiement anticipé correspondrait à sa fréquence,
c.-à-d. un paiement trimestriel correspondrait à la somme approximative des
dépenses prévues par le bénéficiaire dans les trois mois suivants.
Appendice C - Exigences sur les accords concernant
une contribution
1. Dispositions de base à englober dans les accords
concernant une contribution :
- la désignation du bénéficiaire;
- l'objet de la contribution et les résultats devant être atteints;
- la date d'entrée en vigueur, la date de la signature et la durée de
l'accord;
- le bénéficiaire devrait se conformer aux exigences relatives au compte
rendu;
- les conditions financières et/ou non financières liées à la
contribution et les conséquences advenant un non-respect de ces
conditions;
- dans le cas des contributions supérieures à 100 000 $, une
exigence visant à ce que le bénéficiaire déclare toute source de fonds
proposée pour le projet avant ou peu après l'entrée en vigueur de
l'accord ainsi qu'une fois le projet achevé; une disposition relative au
remboursement au cas où l'aide gouvernementale totale excède les
montants prévus;
- les coûts autorisés ou les types ou catégories de dépenses
admissibles à un remboursement (les profits du bénéficiaire ne
représentent pas un « coût » ni une
« dépense », d'où leur non-inclusion possible);
- les conditions à remplir avant d'effectuer un paiement ou un calendrier
de paiement;
- la somme exigible maximale et les dispositions convenables pour que le
ministère puisse résilier l'accord et se retirer du projet si les
objectifs initiaux n'ont pas été honorés;
- une clause visant à limiter la responsabilité du gouvernement dans le
cas où le bénéficiaire conclurait un prêt, un contrat de
location-acquisition ou un autre contrat à long terme ayant trait au
projet pour lequel une contribution est accordée;
- le droit du ministre de mener une vérification d'un accord concernant
une contribution même dans le cas où une vérification ne serait pas
toujours effectuée;
- les dispositions relatives à l'annulation ou à la réduction des
transferts advenant que les niveaux de financement ministériels seraient
modifiés par le Parlement;
- les mesures à suivre pour récupérer les paiements si le
bénéficiaire ne respecte pas les dispositions de l'accord concernant une
contribution;
- une clause d'indemnisation en faveur de la Couronne;
- une clause qui stipule que le bénéficiaire ne doit pas se
représenter, y compris tout accord avec un entrepreneur, à titre de
partenaire ou d'agent de la Couronne;
- une disposition des biens acquis grâce à la contribution;
- une exigence visant à ce que le bénéficiaire déclare toute somme due
au gouvernement fédéral conformément à la législation ou aux accords
concernant une contribution et une reconnaissance que les sommes dues au
bénéficiaire peuvent être compensées par les montants exigibles par le
gouvernement;
- une exigence visant à ce que le bénéficiaire repaie les trop-payés,
les soldes non dépensés ainsi que les dépenses non approuvées et une
déclaration que ces sommes représentent des dettes envers la Couronne;
- une exigence visant à faire en sorte qu'aucun député de la Chambre
des communes ne puisse bénéficier d'une quelconque manière de l'accord
de financement ou des avantages qui en découlent;
- une exigence incluse comme condition de l'accord de financement qu'aucun
ancien titulaire de charge publique ou fonctionnaire qui est en
contravention du Code régissant la conduite des titulaires de charge
publique en ce qui concerne les conflits d'intérêt et l'après-mandat
ou du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat
s'appliquant à la fonction publique ne peut bénéficier d'un
avantage direct de l'accord de financement;
- une exigence selon laquelle tout paiement versé par le Canada en vertu
de l'accord de financement se fera sous réserve de l'attribution de
crédits par le Parlement pour l'année financière durant laquelle le
paiement doit être effectué;
- une exigence selon laquelle toute personne qui fait du lobbying pour le
compte d'un demandeur doit être enregistrée conformément à la Loi
sur l'enregistrement des lobbyistes.
2. Autres dispositions à intégrer dans les accords
concernant une contribution ou les ententes contractuelles avec de tierces
parties ou des bénéficiaires qui participent à la distribution des montants
des contributions :
- description du cadre de gestion et de responsabilité des
bénéficiaires initiaux;
- assurance que l'objet public du programme et que la nécessité d'offrir
un service transparent, juste et équitable ne fassent pas les frais du
désir de parvenir à une rentabilité;
- attentes claires et convenues entre les parties;
- rôles et responsabilités clairs, dont les rôles et les
responsabilités sur le plan financier;
- processus de prise de décisions clair, transparent et ouvert;
- assurance que les exigences ministérielles dans le choix et la gestion
des projets sont respectées;
- disposition sur une évaluation continue par le ministère pour veiller
à ce que le rendement réponde aux attentes et que le bénéficiaire
initial accorde une diligence raisonnable au choix et à la gestion des
projets;
- disposition décrivant les exigences ministérielles relativement aux
plans d'exploitation du bénéficiaire initial, dont les attentes sur le
rendement annuel et une description du processus utilisé pour
sélectionner et approuver les projets;
- droit du ministère d'avoir accès aux documents pertinents et aux
locaux des bénéficiaire initial et, lorsque cela est nécessaire, à
ceux des bénéficiaires finals;
- disposition claire sur la vérification du rendement du programme et des
bénéficiaires;
- disposition pour que le ministère puisse recevoir des rapports de
rendement et des rapports financiers périodiques (trimestriels et/ou
annuels) de bénéficiaires initiaux, approuvés par un agent de la
société, y compris, le cas échéant, des états financiers annuels
ayant fait l'objet d'une vérification accompagnés du rapport du
vérificateur externe et de son avis, et toute autre évaluation finale
financée en tout ou en partie par le programme de transfert;
- disposition visant à ce que le ministère puisse obtenir d'un
bénéficiaire initial une copie de toutes les ententes signées avec les
bénéficiaires ou y avoir un accès rapide;
- description des mesures de recours pour les bénéficiaires finals
visés par les décisions prises par un bénéficiaire initial;
- disposition visant à effectuer des examens, des évaluations et des
vérifications appropriés des programmes et précision sur les coûts
administratifs admissibles que peuvent être imputés par le
bénéficiaire initial à la contribution, conformément au compte rendu
des dépenses.
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