Guide des Fonds Renouvelables

Les sections suivantes visent à montrer comment certaines notions comptables se rapportent à un fonds renouvelable.

Les définitions suivantes donnent un aperçu du contexte dans lequel ces expressions sont employées :

- « avance à justifier » désigne une somme versée à titre d'avance à une personne, qui doit en rendre compte, et comprend les fonds de caisse à montant fixe et les avances de fonds de roulement;

- « fonds de caisse » désigne un montant en espèces destiné au règlement des menues dépenses;

- « avance permanente » désigne une avance à justifier consentie sous forme d'un montant fixe et pour une période indéterminée, qui est remboursée de façon à reconstituer ce montant fixe chaque fois qu'une comptabilisation des dépenses est effectuée (p. ex., pour les déplacements).

À l'heure actuelle, les unités de fonds renouvelable contrôlent leurs propres avances, qui figurent à titre d'élément d'actif dans l'état de l'actif et du passif.

Les fonds de caisse et les avances permanentes sont des avances à justifier et ne sont utilisés que lorsqu'un règlement immédiat est nécessaire ou lorsqu'il s'agit de la méthode de paiement la plus rentable.

Voici l'écriture comptable à passer pour créer ces avances dans le fonds renouvelable et le compte du ministère :

Une avance à justifier fournit à la personne qui la demande de l'argent pour une fin particulière telle qu'un déplacement ou permet d'accélérer le paiement d'un montant minime. Lorsqu'une avance est consentie, aucune dépense n'est comptabilisée. Les dépenses du fonds renouvelable ne sont comptabilisées qu'une fois que des pièces justificatives ont été présentées et que les montants en question ont été imputés au compte central.

Les débiteurs représentent les créances sur un particulier, une entreprise ou un organisme gouvernemental. Les intérêts courus sur les débiteurs en souffrance sont également considérés comme faisant partie des débiteurs. Tous les autres débiteurs sont considérés comme des créances diverses (p. ex., les acomptes remboursables).

Des frais d'intérêts ne sont pas imposés sur les débiteurs en souffrance d'autres ministères. Le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Conseil du Trésor aborde la question des frais d'intérêts sur les comptes en souffrance.

Il convient de facturer et de comptabiliser les débiteurs à titre de créances clients lorsque seulement le titre des marchandises est transféré au client, lorsque les services sont rendus ou lorsque les modalités contractuelles sont en vigueur. Il convient également de répartir ces postes entre l'actif à court terme et l'actif à long terme.

Le recouvrement des créances doit être effectué selon les modalités de la vente ou du service rendu. L'unité doit tenter de régler directement avec le débiteur les problèmes relatifs à des comptes en souffrance.

Le redressement ou la suppression des créances doit être effectué selon de saines pratiques de gestion. Les critères d'évaluation utilisés pour le redressement des créances en vue de leur recouvrement doivent être conformes aux PCGR. Lorsqu'il est justifié de le faire, les créances doivent être supprimées des comptes au moyen d'une imputation dans l'état des résultats, conformément au Règlement sur la radiation des créances.

Il convient d'établir un rapprochement entre les débiteurs à la fin de l'exercice (DAFE) et les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) d'autres ministères et les ministères débiteurs et payeurs. Ce rapprochement devrait être effectué de façon continue, de manière à ce qu'on puisse contrôler le recouvrement des créances internes. La créance peut soit être justifiée et devoir être remboursée, soit ne pas pouvoir être justifiée et donc être annulée.

Les débiteurs d'autres ministères ne sont pas assujettis à une provision pour créances douteuses. Des corrections sont toutefois permises en cas d'erreur de facturation, c'est-à-dire lorsque le montant indiqué est fautif ou en cas de paiement en double. (Voir également la section 6021, Provision pour créances douteuses.)

Un compte de contrôle doit être établi pour le rapprochement des écritures dans le grand livre auxiliaire des débiteurs, de sorte à s'assurer que tout rapport concernant les débiteurs fasse état de toutes les créances. Il incombe aux gestionnaires de veiller à ce que les opérations internes soient réglées rapidement. Tout au long de l'année, l'unité devrait le plus rapidement possible recouvrer les montants qui lui sont dus et payer ceux qu'elle doit dans le cadre d'opérations gouvernementales internes et assurer un contrôle adéquat en tout temps.

Il convient d'établir un rapport distinct pour les débiteurs d'autres ministères et pour ceux de tiers.

À la fin de l'exercice, le fonds renouvelable fait état des créances au receveur général conformément au MPCP.

La provision pour créances douteuses constitue une estimation, établie en fonction de faits et d'opinions, des pertes qui pourraient être subies dans le recouvrement des créances impayées. Le fait qu'il soit impossible d'établir des prévisions exactes ne dégage pas les gestionnaires de leur responsabilité de faire des estimations prudentes du montant de la provision.

Le montant de la provision pour créances douteuses doit être calculé en fonction des comptes en souffrance à la fin de l'exercice, et ce, après qu'on ait pris en compte toutes les circonstances connues à la date de l'examen.

Si, après avoir radié tous les comptes irrécouvrables connus à titre de créances douteuses, on s'attend à ce que des pertes supplémentaires soient subies lors du recouvrement des créances sur des tiers, une provision pour créances douteuses doit être établie.

Une fois qu'une créance a été comptabilisée dans les comptes du ministère, elle ne peut être supprimée des comptes à moins qu'il y ait paiement ou remise autorisée, qu'on ait renoncé à la créance ou qu'elle ait été radiée ou annulée.

Les créances sur des particuliers ou des organismes de l'extérieur de l'entité comptable du gouvernement doivent être supprimées des comptes du fonds conformément au Règlement sur la radiation des créances.

On présume que le montant de la provision pour créances douteuses est suffisant s'il n'y aucune indication du contraire.

La provision pour créances douteuses est comptabilisée au moyen d'une imputation sur les créances douteuses au cours de l'exercice dont il est fait rapport. La provision est incluse dans les créances nettes à titre de réduction de la valeur des créances en souffrance.

Voici l'écriture comptable à passer pour déterminer le montant de la provision pour créances douteuses.

De la documentation et une piste de vérification adéquates doivent être disponibles pour justifier les écritures passées pour rendre compte de la provision ou de la radiation.

Les débiteurs au 31 mars représentent les montants en souffrance à la fin de l'exercice en question. Il importe de signaler que l'exercice ne peut être prolongé aux fins du recouvrement des débiteurs, dont ceux d'autres ministères. Les montants recouvrés après le 31 mars sont considérés comme des opérations du nouvel exercice aux fins des fonds renouvelables.

Par conséquent, les dépenses du fonds renouvelable sont corrigées de ces recouvrements, mais INASAF ne l'est pas. Les débiteurs et les créditeurs figurant à l'état de l'actif et du passif indiquent les soldes au 31 mars. Lors du rapprochement, on inclut le recouvrement pendant la période prolongée dans les montants à valoir sur les crédits budgétaires après le 31 mars. L'état des résultats demeure inchangé.

À la fin de l'exercice, les ministères appliquent une politique différente pour le traitement des espèces recouvrées en avril. Les unités de fonds renouvelables doivent tenir compte de cette différence lors du rapprochement des autorisations utilisées. (Voir la section 7100, Rapprochement en fin d'exercice.)

Les stocks représentent les articles destinés à la vente au cours de l'exploitation d'une entreprise ou les articles qui servent à la fabrication de biens destinés à la vente.

Bien que les stocks ne soient pas encore comptabilisés comme un actif dans l'état de l'actif et du passif de l'administration fédérale, les unités de fonds renouvelables doivent constater l'existence des stocks dans leurs états financiers conformément aux PCGR.

Lorsqu'ils comptabilisent les stocks, les unités de fonds renouvelables doivent :

- identifier et quantifier les articles devant être inclus dans les stocks;

- déterminer la valeur comptable des biens matériels.

La méthode de contrôle des stocks varie en fonction de la nature de l'entreprise. Il se peut que les commerces de détail n'aient besoin que d'un type de compte et qu'une entreprise de fabrication, elle, ait besoin de trois comptes de stocks ou plus pour les matières premières, les produits en cours et les produits finis, par exemple. La comptabilité des stocks peut être tenue selon la méthode de l'inventaire permanent ou celle de l'inventaire périodique, ou une combinaison des deux. La méthode de l'inventaire permanent consiste à enregistrer dans le compte de stocks les mouvements d'entrée et de sortie des articles au fur et à mesure qu'ils se présentent. La méthode de l'inventaire périodique consiste à déterminer à la fin de chaque exercice la quantité et la valeur des articles stockés en procédant à un dénombrement de ces derniers.

Quelle que soit la méthode adoptée, les éléments qui composent le coût d'un article en stock dépendent des circonstances. Le coût d'un article peut comprendre les frais d'acquisition tels que les frais de transport. Pour les produits en cours et les produits finis, le coût peut comprendre le coût installé du matériel, ainsi que le coût de la main-d'oeuvre directe associée au produit. Est habituellement incluse dans le coût également la part des frais généraux pouvant être imputée à la production. Lorsque l'entreposage d'articles pendant une période importante fait partie intégrante du processus de fabrication, le coût peut également comprendre la part applicable des frais d'entreposage et, dans certains cas, les frais de possession. Il existe plusieurs méthodes de calcul de la valeur des stocks. Voici les méthodes les plus courantes :

- méthode du coût distinct —le coût de chaque article en stock est déterminé;

- méthode du coût moyen—le coût d'un article est déterminé en fonction du coût moyen pondéré de tous les articles semblables achetés à différents intervalles donnés;

- méthode de l'épuisement successif (en anglais First In, First Out - FIFO)—on attribue aux premiers articles vendus le coût des plus anciens articles en stock;

- méthode de l'épuisement à rebours (en anglais Last In, First Out - LIFO)—on attribue aux articles vendus le coût des plus nouveaux articles en stock (cette méthode n'est pas utilisée couramment au Canada);

- méthode du coût de revient standard—cette méthode est utilisée par les entreprises de fabrication et consiste à déterminer les coûts qui devraient être engagés pour un produit ou un service dans des conditions d'exploitation normales. Ces coûts standard sont ensuite comparés aux coûts réels pour que l'on puisse déterminer les écarts, les analyser et prendre les mesures correctives qui s'imposent;

- valeur de réalisation nette—cette valeur reflète le montant net que l'on pourrait obtenir de la vente d'un bien dans le cours normal des affaires.

Le coût des stocks doit être établi suivant la méthode qui permet le meilleur appariement des dépenses et des recettes, que cette méthode se fonde ou non sur la chronologie du mouvement des marchandises. Les stocks doivent être évalués selon le moins élevés des deux montant suivants à la date du bilan, soit le coût actuel ou la valeur de réalisation nette.

Dans les états financiers, il convient d'indiquer clairement :

la base d'évaluation des stocks et des grandes catégories de stocks, tout changement par rapport à la base d'évaluation utilisée au cours de l'exercice précédent et l'effet d'un tel changement sur le bénéfice net pour la période. Doit également figurer aux états financiers le montant des grandes catégories de stocks telles les produits finis, les produits en cours et les matières premières.

Si la méthode de détermination du coût produit un chiffre qui ne diffère pas sensiblement du coût le plus récent, l'expression « au coût » suffit à désigner la base d'évaluation. Autrement, la méthode d'évaluation doit être précisée.

Les stocks en consignation doivent faire l'objet d'un poste distinct au bilan et être portés en déduction d'un créditeur compensatoire. Si ces stocks sont nombreux, l'écriture doit être accompagnée d'une note. Le besoin de contrôle et de sécurité internes est encore plus important dans le cas des stocks de cette nature.

Il est préférable que la base d'évaluation des stocks provisoires soit la même que pour les stocks annuels.

Lorsque la désuétude des stocks est importante, les gestionnaires doivent faire preuve de jugement pour évaluer les opérations et assumer la responsabilité de leurs décisions dans le rapport de gestion.

Au moment de l'évaluation des stocks, il ne faut pas déduire les réserves pour diminution future de la valeur des stocks ou d'autres réserves semblables.

Il convient de supprimer les stocks désuets du compte des stocks et de l'imputer à un compte de dépenses. Lorsque les imputations sont importantes, il faut présenter des détails précis sur les stocks désuets.

À la fin d'un exercice, les crédits sont passés en charge avec toutes les créances en souffrance découlant des travaux exécutés, des marchandises reçues et des services rendus au plus tard le 31 mars. Lorsque le contrat précise qu'un paiement doit être versé dès l'achèvement des travaux ou à une étape déterminée, l'unité du fonds renouvelable doit évaluer l'état d'avancement des travaux dans le cas de projets qui ne peuvent être facturés au client avant le 31 mars. Il convient de documenter la meilleure estimation des travaux en cours, étant donné que le vérificateurs utiliseront cette estimation pour vérifier le montant consigné aux états financiers. La valeur des travaux exécutés et des services rendus est établie en fonction du rendement jusqu'au 31 mars inclusivement ainsi que des factures ou des estimations des créances en souffrance pour ce rendement.

La valeur des biens reçus est plus difficile à déterminer, car elle porte sur la propriété des biens, qui peut être interprétée comme le contrôle matériel ou la possession (de fait ou de droit) des biens, ce qui entraîne l'obligation légale de payer le fournisseur. Si la propriété est acquise avant le 31 mars et qu'il a été établi après inspection que les biens ont été fournis avant la date de comptabilisation, la valeur de ces biens est inscrite à titre de créance.

Si le contrôle matériel et la propriété des biens n'ont pas été transférés à l'unité du fonds renouvelable, seuls les paiements en souffrance pour les travaux en cours au 31 mars peuvent être comptabilisés comme une charge à payer, et ce, seulement si le contrat d'achat prévoit le paiement.

Les frais payés d'avance désignent les frais qu'une entité paie pour des services ou des fournitures qui n'ont pas encore été utilisés à la fin de l'exercice. Ces services ou fournitures peuvent comprendre, par exemple, un abonnement, la participation à une conférence ou des services de sécurité.

Selon les conventions et méthodes comptables du gouvernement, les dépenses sont comptabilisées dès qu'elles sont payées ou imputées à l'exercice. Par conséquent, les frais payés d'avance ne sont pas inscrits aux états financiers du gouvernement.

Au niveau des fonds renouvelables, des frais payés d'avance peuvent être constatés lors d'opérations conclues avec des tiers. Les paiements anticipés doivent être effectués conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Les frais payés d'avance sont inscrits et présentés aux états financiers selon leur classification à titre d'actif à court terme ou d'actif à long terme.

Les immobilisations sont comptabilisées selon la méthode utilisée par de nombreux organismes du secteur privé, c'est-à-dire en respectant les PCGR et en les constatant au coût historique. (Voir la Section 3060 du Manuel de l'ICCA.) Ce coût comprend la contrepartie versée pour l'acquisition, la construction, le développement ou la mise en valeur d'une immobilisation, y compris tous les coûts directement attribuable à l'acquisition, à la construction, au développement ou à la mise en valeur de l'immobilisation.

Les unités de fonds renouvelables doivent présenter les informations concernant les immobilisations conformément aux PCGR. Ainsi, l'unité du fonds renouvelable doit présenter les informations suivantes :

- le coût de l'immobilisation;

- l'amortissement cumulé;

- la méthode d'amortissement, la période d'amortissement et, s'il y a lieu, le taux d'amortissement.

Remarque : Au moment de la publication du présent guide, un projet de politique du Conseil du Trésor sur la comptabilisation des immobilisations était en voie d'élaboration, laquelle politique pourrait modifier ce qui précède.

Les unités de fonds renouvelables peuvent constituer une provision pour amortissement afin de couvrir les coûts en capital, mais elles ont peu de marge de manoeuvre en ce qui a trait à la conservation des fonds nécessaires pour couvrir les grandes dépenses en immobilisations. Les gains du fonds renouvelable doivent couvrir les dettes à long terme. Lorsqu'une unité de fonds renouvelable a besoin de fonds pour faire l'achat d'immobilisations importantes, elle peut négocier cas par cas des dispositions avec le ministère responsable ou le Conseil du Trésor.

L'unité du fonds renouvelable a intérêt à collaborer avec le ministère responsable à la planification et au développement de grands projets lorsque les besoins des deux parties sont les mêmes et que le moment est opportun.

L'unité du fonds renouvelable peut peut-être négocier une entente avec le Conseil du Trésor, en vertu de laquelle ce dernier joue le rôle du banquier disposé à fournir directement des fonds en contrepartie d'une hausse éventuelle des recettes du Trésor ou d'une diminution des niveaux d'autorisation à accorder au cours des années à venir.

Les créditeurs et les charges à payer constituent des éléments de passif à court terme et de passif à long terme distincts figurant au bilan. Les créditeurs, qui incluent habituellement les comptes fournisseurs, représentent les dettes contractées par une organisation et qui doivent être remboursées immédiatement ou à une date ultérieure. Les charges à payer représentent les obligations qui ont été contractées et qui devront être réglées à une date ultérieure.

Le compte budgétaire du fonds renouvelable, l'un des comptes du Canada, est assujetti aux procédures comptables applicables aux débiteurs à la fin de l'exercice (DAFE) de la même manière que les crédits budgétaires annuels, selon la Loi sur la gestion des finances publiques. La directive du receveur général sur les DAFE énonce les procédures détaillées qui ont été établies conformément à la politique du Conseil du Trésor.

L'unité du fonds renouvelable doit comptabiliser les débiteurs de la manière décrite dans les deux prochaines sections du présent guide.

Les autres ministères comprennent toutes les entités énumérées aux annexes I et II de la LGFP. Dans le cas des autres ministères, les créditeurs comprennent les dettes à court terme découlant de la réception de biens ou de services de ces ministères. Ces dettes doivent être considérées comme des charges passées aux créditeurs.

Les frais d'intérêts sur prélèvements constituent un exemple courant d'une charge à payer. (Voir la section 6270, Frais d'intérêts sur prélèvements.)

Ce compte renferme tous les créditeurs ou toutes les charges à payer découlant d'opérations conclues avec des organismes non gouvernementaux. Lorsque l'unité du fonds renouvelable reçoit des biens ou des services d'un organisme non gouvernemental, elle doit passer les écritures comptables suivantes pour constater le passif et régler le compte :

Certains autres éléments de passif, tels les congés annuels, la rémunération rétroactive, les honoraires professionnels à payer, peuvent être combinés avec les comptes à payer. Les congés annuels et la rémunération rétroactive sont comptabilisés par les organismes centraux à l'échelle de l'administration centrale. Toutefois, l'unité doit également comptabiliser ses propres dettes en passant une écriture dans son système comptable. Comme ce type d'écriture propre aux fonds renouvelables n'influe pas sur les comptes centraux, il n'existe aucun élément de passif en double dans les comptes centraux.

Les employés syndiqués accumulent des congés annuels conformément à leur convention collective, tandis que les gestionnaires les accumulent conformément aux politiques du Conseil du Trésor régissant les conditions d'emploi. Les employés peuvent accumuler des congés annuels lorsqu'ils sont incapables de les utiliser pendant une année ou lorsqu'ils ont demandé un report pour des raisons particulières. En règle générale, les congés annuels ne peuvent être reportés que sur deux ans.

En cas de mutation, l'employé conserve ses congés annuels inutilisés. Ses congés peuvent lui être monnayés :

- à sa demande;

- conformément aux conditions d'emploi prévues dans la convention collective;

- suivant une directive du Conseil du Trésor.

Lorsqu'un employé demande que ses congés lui soient monnayés, c'est l'organisation au sein de laquelle l'employé travaille actuellement qui lui verse habituellement le paiement, même si le congé accumulé s'applique à une période d'emploi dans un autre organisme. Toutefois, la situation peut être plus complexe dans le cas des fonds renouvelables. Les sections suivantes portent sur le traitement des congés annuels accumulés inutilisés dans différentes circonstances.

L'unité du fonds renouvelable et le ministère d'accueil préparent une entente écrite dans laquelle ils précisent qui doit payer les congés annuels accumulés pour l'ensemble des employés ministériels mutés à l'unité du fonds renouvelable. Si un employé décide de faire monnayer ses congés avant de commencer à travailler à l'unité du fonds renouvelable, c'est au ministère d'accueil qu'il incombe de s'acquitter de ces frais. Lorsque les congés annuels inutilisés accumulés suivent l'employé, le ministère d'accueil en couvre les frais, s'ils sont acquittés dans les deux ans qui suivent le moment où l'employé a joint l'unité du fonds renouvelable. Au cours de cette période, l'employé doit soit utiliser ses congés accumulés, soit se les faire monnayer.

Pour prendre en compte cet élément, une note est ajoutée aux états financiers du fonds renouvelable selon laquelle le compte de passif de la provision pour congés annuels inutilisés ne comprend pas X $ au titre des congés annuels inutilisés accumulés des employés du ministère d'accueil qui ont été mutés à l'unité du fonds renouvelable. Il s'agit d'un élément de passif du ministère d'accueil.

Si une entente entre le ministère et l'unité du fonds renouvelable prévoit que tous les congés annuels inutilisés seront monnayés à la création du fonds, l'écriture comptable suivante est passée :

Au cours des deux premières années de fonctionnement de l'unité du fonds renouvelable, le ministère d'accueil monnaie l'ensemble des congés annuels inutilisés que les employés ont accumulés avant d'arriver à l'unité du fonds renouvelable s'ils demandent de se faire monnayer leurs congés plutôt que de les utiliser. L'écriture comptable peut prendre de nombreuses formes différentes selon que les congés annuels inutilisés aient déjà été signalés dans une note aux états financiers ou que le fonds renouvelable ait été défrayé directement du plein montant. Quelques situations différentes sont présentées ci-après.

Au cours de la période initiale de deux ans, l'employé choisit de se faire monnayer certains de ses congés annuels accumulés. Le ministère d'accueil n'a pas défrayé l'unité du fonds renouvelable des congés à la création du fonds.

Au cours de la période initiale de deux ans, l'employé choisit de se faire monnayer certains de ses congés annuels accumulés. Le ministère d'accueil a déjà défrayé l'unité du fonds renouvelable des congés.

L'employé a décidé d'utiliser ses congés plutôt que de se les faire monnayer. Cet événement peut être passé aux écritures une seule fois à la fin d'exercice; l'écriture enregistre alors tous les congés utilisés de cette façon pendant l'année. On présume que le ministère d'accueil a défrayé le fonds renouvelable de cet élément de passif à la création du fonds.

Si le ministère d'accueil n'a pas élaboré son propre processus de révision, le fonds renouvelable devrait l'informer des congés utilisés.

Le 31 mars de chaque année, l'unité du fonds renouvelable calcule les congés annuels inutilisés pour l'ensemble des employés et rajuste en conséquence ses comptes de passif et de dépenses. Elle doit avoir établi une politique de gestion de l'accumulation des crédits de congés annuels et du paiement de ces congés aux employés. Le calcul est uniquement fondé sur les reports de congés annuels visant des périodes de service des employés auprès de l'unité du fonds renouvelable. Comme il a été indiqué à la section précédente, le ministère d'accueil est responsable de la totalité des congés annuels inutilisés que l'employé accumule au cours de son service auprès de l'organisation. Il convient d'ajouter une note aux états financiers qui indique le montant de passif du ou des ministères d'accueil dont il n'est pas tenu compte. Le tableau suivant montre comment comptabiliser cette opération.

Lorsque les employés sont mutés de l'unité du fonds renouvelable, cette dernière sera responsable des congés annuels inutilisés comme l'a été le ministère d'accueil lorsque ses employés ont été mutés à l'unité et devra tenir des comptes de passif jusqu'à ce que les congés soient monnayés ou utilisés.

Les états financiers du gouvernement du Canada comprennent un élément de passif centralement comptabilisé qui est calculé pour l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement, y compris les organisations administrant des fonds renouvelables. Comme les états de l'unité du fonds renouvelable ne sont pas consolidés à ceux du gouvernement du Canada, il n'existe pas de double inscription (dans les états financiers de l'unité du fonds renouvelable et dans les Comptes du Canada).

La valeur des travaux exécutés et des services rendus est établie en fonction du rendement jusqu'au 31 mars inclusivement ainsi que des factures ou des estimations des créances en souffrance pour ce rendement.

La valeur des biens reçus est parfois difficile à établir, car elle porte sur la propriété des biens qui, elle, est interprétée selon les modalités du contrat. Très souvent, elle désigne le fait d'avoir le contrôle matériel ou la possession (réelle ou virtuelle) des biens, ce qui entraîne l'obligation légale de payer le fournisseur. Si la propriété est acquise avant le 31 mars et qu'il a été établi après inspection que les biens ont été fournis avant la date de comptabilisation, la valeur de ces biens est inscrite à titre de créance.

Si vous ne possédez pas le contrôle matériel et le titre de propriété des biens, seuls les paiements en souffrance au titre des travaux en cours terminés le 31 mars peuvent être inscrits comme créance, et ce, seulement si le contrat d'achat prévoit de tels paiements.

À la fin de l'exercice, inscrivez les dépenses pour toutes les créances en souffrance découlant des travaux exécutés, des biens reçus et des services rendus au plus tard le 31 mars.

Lorsque le contrat prévoit le paiement à l'achèvement ou à une date repère précise, vous devriez évaluer les travaux exécutés dans le cadre des projets que vous ne pouvez facturer au client le 31 mars.

Le compte des retenues de garantie à payer, qui constitue un pourcentage de la valeur d'un contrat, n'est utilisé que si le contrat le stipule. Le paiement définitif est effectué sur réception des biens ou sur fourniture des services conformément aux modalités contractuelles.

Le code attribué aux retenues de garantie se rapportant au fonds renouvelable indique la retenue de garantie à payer à la fois au niveau du fonds renouvelable et au niveau du ministère. À la fin de l'exercice, l'entité gouvernementale, par l'entremise du ministère d'accueil, déclare toutes les charges à payer, y compris les retenues de garantie du fonds renouvelable.

En raison de ces écritures, le ministère a porté une charge de 100 000 $ au compte des dépenses du fonds renouvelable. L'unité du fonds renouvelable n'a inscrit que 85 000 $ au compte de l'INASAF; le solde de 15 000 $ constitue donc un élément de rapprochement et est imputé à l'autorisation du fonds.

Les codes utilisés pour enregistrer l'opération de retenue de garantie précisent que le ministère doit payer la retenue de garantie au moyen de son compte des retenues de garantie. Le sous-code attribué à l'opération indique la partie qui est affectée à l'unité du fonds renouvelable.

Puisque la date d'arrêt des comptes de l'unité du fonds renouvelable diffère de celle du gouvernement, ces opérations pourraient faire partie du rapprochement entre l'INASAF et l'autorisation employée.

Les taux des RASE, établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor, constituent les coûts prévus de la prestation, par le gouvernement, des divers régimes d'avantages sociaux des employés et régimes d'assurance. Ces taux, exprimés en pourcentage des coûts totaux relatifs au personnel, sont groupés puis subdivisés en une composante prévue par la loi et une composante fondée sur des crédits annuels. Les frais prévus par la loi et les crédits votés au titre des RASE qui sont attribués à un ministère ou à un autre organisme sont des évaluations, s'assimilant à une évaluation des impôts fonciers.

Les frais relatifs au personnel de l'unité du fonds renouvelable se distinguent des autres frais relatifs au personnel du ministère. Par conséquent, l'unité du fonds renouvelable doit prendre en compte la part des frais relatifs aux avantages sociaux des employés qui lui revient.

Le Secteur de la gestion des dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor confirme chaque année les taux qu'un fonds renouvelable doit appliquer à ses employés à temps plein et à ceux nommés pour une période déterminée. Au début de mars, le Secrétariat envoie une lettre aux agents financiers supérieurs à temps plein des ministères et organismes dans laquelle il les informe des coûts des avantages sociaux des employés et des montants qu'ils doivent lui verser au cours du prochain exercice.

Ces taux constituent des estimations des coûts éventuels que subira le gouvernement au cours du prochain exercice. En mars de l'année suivante, le Secrétariat calcule les coûts réels (estimation à jour) et les communique aux ministères et organismes, y compris aux unités du fonds renouvelable, à qui il incombe par la suite d'effectuer les redressements définitifs aux registres comptables avant la fin de l'exercice.

Les unités du fonds renouvelable se servent des facteurs de pourcentage des salaires et traitements qui suivent pour calculer les montants attribuables aux RASE en 1997-1998. Deux séries de taux s'appliquent au calcul des frais relatifs au personnel des fonds renouvelables, à savoir 22,8 p. 100 et 5,78 p. 100. Chaque année, le Conseil du Trésor indique quel taux doit être utilisé.

Le taux de 22,8 p. 100 s'applique à l'ensemble des frais relatifs au personnel visant les employés à temps plein, ce qui comprend les employés nommés pour une période déterminée de plus de six mois. Ce taux comprend les composantes qui suivent :

- un montant visant la cotisation d'employeur que le gouvernement verse au Compte de la pension de retraite de la fonction publique (CPRFP), au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Compte des prestations de décès supplémentaires (CPDS) et au Compte de l'assurance-emploi (A-E);

- un montant visant les cotisations aux régimes d'assurance des employés tels que le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires, d'autres régimes d'assurance et les charges sociales provinciales.

Le taux de 5,78 p. 100 s'applique aux employés saisonniers et à ceux nommés pour une période déterminée de moins de six mois qui ne contribuent pas au CPRFP et au CPRS et, par conséquent, ne sont pas couverts par les régimes d'assurance.

Dans sa lettre de directives, le Secrétariat du Conseil du Trésor précise que des règlements interministériels mensuels doivent être effectués. Ces règlements interministériels constituent le mécanisme grâce auquel peut être passée l'écriture pour la constatation des charges attribuables aux avantages sociaux des employés et le versement du montant au Secrétariat. Dans certains cas, les fonds renouvelables précisent des modalités de versement (par exemple, bimensuel, trimestriel ou semestriel) au Secrétariat, quoique ces frais doivent être inscrits mensuellement. L'unité du fonds renouvelable lance l'opération des RASE, ce qui donne lieu à l'inscription dans son système financier et produit l'opération des règlements interministériels.

L'exemple qui suit montre comment les frais relatifs aux avantages sociaux des employés sont comptabilisés dans le cadre de comptabilisation financière du fonds renouvelable et du gouvernement.

Contact au Secrétariat du Conseil du Trésor pour les opérations relatives aux avantages sociaux des employés :

Division des services financiers
Services ministériels
Secrétariat du Conseil du Trésor et ministère des Finances
5e étage, tour est
140, rue O'Connor
Ottawa (Ontario)
K1A OR5
Téléphone : (613) 995-5231

Afin d'offrir des occasions de développement personnel à leurs employés et de profiter temporairement des compétences d'employés spécialisés, les unités du fonds renouvelable peuvent conclure des ententes de détachement avec des ministères, des sociétés d'État et des organismes du secteur privé.

Les modalités de l'entente de détachement doivent indiquer en toutes lettres la manière dont le salaire et les avantages sociaux de l'employé seront traités. Les mécanismes suivants servent à comptabiliser les opérations financières relatives à une entente de détachement.

Pour bien comprendre les exemples, il convient de signaler que l'organisation dont fait partie l'employé ou celle qui détache l'employé auprès d'une autre organisation est appelée l'organisation d'attache, tandis que celle qui offre les occasions de perfectionnement ou qui requiert les compétences spécialisées constitue l'organisation d'accueil.

En général, l'organisation d'attache continue d'administrer les registres de paie de l'employé et de payer le salaire de ce dernier pour chaque période de paie. Par conséquent, elle facture à l'organisation d'accueil les salaire et traitements.

La comptabilisation du recouvrement du salaire ou des charges à cet effet doit être conforme au Manuel du plan comptable du Conseil du Trésor. Les unités du fonds renouvelable suivent la politique établie par la Direction des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor concernant la comptabilisation des ententes de détachement. Elles indiquent les méthodes qui permettront de produire d'excellents renseignements de la manière la plus rapide et la plus rentable possible.

Les exemples qui suivent présentent diverses situations de détachement.

Exemple 1 : L'unité du fonds renouvelable (organisation d'attache) détache un employé auprès d'un ministère (organisation d'accueil)

Les deux parties concluent une entente en vertu de laquelle un employé de l'unité du fonds renouvelable est détaché auprès d'un ministère. L'unité du fonds renouvelable continue d'administrer les salaire et avantages sociaux de l'employé, car ce dernier est réputé encore faire partie de son effectif. Comme l'unité du fonds renouvelable ne peut recouvrer que le salaire brut versé à l'employé, elle paie ce dernier et recouvre le montant du ministère d'accueil. Aucun recouvrement supplémentaire n'est effectué au titre des avantages sociaux de l'employé. En recouvrant les coûts du ministère d'accueil, l'unité du fonds renouvelable réduit ses dépenses salariales. Le calcul des avantages sociaux prévus par la loi et des frais d'assurance pour l'unité du fonds renouvelable étant fondé sur ses dépenses salariales nettes, le ministère d'attache ne prend pas en compte les frais salariaux de l'employé en détachement. Le ministère d'accueil tient compte de la part des RASE se rapportant aux coûts salariaux de l'employé lorsqu'il calcule la part des frais relatifs aux avantages sociaux de l'employé qui lui revient.

Exemple 2 : Un ministère (organisation d'attache) détache un employé auprès d'une unité du fonds renouvelable (organisation d'accueil)

Les deux parties concluent une entente en vertu de laquelle un employé d'un ministère est détaché auprès de l'unité du fonds renouvelable. La situation est traitée exactement de la même façon que dans l'exemple 1, sauf que les rôles du ministère et de l'unité du fonds renouvelable sont renversés.

Exemple 3 : Une unité du fonds renouvelable (organisation d'attache) détache un employé auprès d'une société d'État ou d'une organisation du secteur privé (organisation d'accueil)

Les deux parties concluent une entente en vertu de laquelle un employé de l'unité du fonds renouvelable est détaché auprès d'une société d'État ou d'une organisation du secteur privé. L'unité du fonds renouvelable continue d'administrer les salaire et avantages sociaux de l'employé et recouvre les coût totaux des salaire et avantages sociaux de l'employé pour le gouvernement. Le montant à recouvrer est fondé sur les droits de l'employé, le taux proportionnel des frais pour le gouvernement relatifs aux avantages sociaux prévus par la loi et aux cotisations aux régimes d'assurance de l'employé. Le montant recouvré au titre des droits de l'employé est appliqué en réduction des frais salariaux de l'unité du fonds renouvelable. La partie des RASE qui est imputée à la société d'État ou à l'organisation du secteur privé et recouvrée d'elle est enregistrée à titre de recettes non fiscales dans les comptes du ministère d'attache.

Exemple 4 : Une société d'État ou une organisation du secteur privé (organisation d'attache) détache un employé auprès d'une unité du fonds renouvelable (organisation d'accueil) (Échanges Canada)

Les deux parties concluent un contrat d'entreprise. L'unité du fonds renouvelable reçoit une facture pour la valeur des services que l'employé détaché lui fournira et le débit est imputé à ses dépenses salariales. Ce montant n'est toutefois pas appliqué à la base salariale lors du calcul du montant à remettre au Conseil du Trésor au titre des RASE. L'organisation d'attache continue de payer le salaire et les frais relatifs aux avantages de l'employé.

Exemple 5 : Une unité du fonds renouvelable (organisation d'attache) détache un employé auprès d'une autre unité du fonds renouvelable (organisation d'accueil)

Les deux parties concluent une entente en vertu de laquelle un employé est détaché d'une unité du fonds renouvelable à une autre. L'unité d'attache continue d'administrer les salaire et avantages de l'employé, mais ne recouvre de l'unité d'accueil que le salaire de l'employé. Comme l'indique l'exemple 1, l'unité d'attache calcule les frais relatifs aux RASE en fonction de ses frais salariaux nets (excluant le salaire de l'employé en détachement). En revanche, l'unité d'accueil inclut dans sa base salariale le salaire de l'employé en détachement lorsqu'elle calcule la part des frais relatifs aux RASE qui lui revient.